KPIS: MUCHO MÁS QUE MÉTRICAS DE SU NEGOCIO

Carla Demarchi, Bernardina Molinolo

Historia

• Productiva• Eficiente• Jerárquica

• Optimización procesos

• Información estratégica analizada “post mortem”

• Ejecución estrategia por algunos usuarios

Historia técnica

• Operacional: WorkFlow, Business Process Management

• Estratégico: DW, OLAP, Query, BI

La situación actual

• Operacional:• Genera Valor Agregado a los procesos

• Continúan con la mejora continua• Acercar actores externos a la Performance

empresa: Proveedores, Clientes

RRHHAdministra

ción Talento

Administración

Organizacional

Administración

Tiempo

Finanzas

Plan Cuentas

CierrePeriodo

Ventas Administración Stock

Cuentas Cobrar

Administración

Fondos

Administración

Fondos

Compras

Requisiciones

Adquisiciones

Administración Stock

Cuentas Pagar

Administración Fondos

TI Mantenimiento

Administración

Nuevos Proyectos

Administración

Tiempo

Atención

Cliente

Satisfacción Cliente

Eficiencia Servicio

Administración

Contactos

Resolución

Reclamos

Marketing

Efectividad

Campañas

Nuevos Lanzamie

ntos

Administración

Eventos

La situación actual

• Demográficos• Comportamiento de Compra de Clientes

Tendencias de Mercado

• Market Share• Competencia de Precios

Competencias en Mercado

• Marco Regulatorio• Marco Impositivo

Regulaciones

• Mercado Laboral• Tasas de Interés

Tendencias Macro Económicas

Mapa estratégico

1

Mapa estratégico

2

Mapa estratégico

4

Mapa estratégico

5

Mapa estratégico

3

Mapa estratégico

6

• La estrategia: crear valor

• Existe una brecha: la diferencia entre la aspiración y la realidad

• Cómo cerrar la brecha de valor es la esencia de nuestra estrategia

Mapa estratégico

1

Mapa estratégico

2

Mapa estratégico

4

Mapa estratégico

5

Mapa estratégico

3

Mapa estratégico

6

RRHHAdministració

n Talento

Administració

n Organizacional

Administració

n Tiempo

Finanzas

Plan Cuenta

s

CierrePeriod

o

Ventas

Administración Stock

Cuentas

Cobrar

Administració

n Fondos

Administració

n Fondos

Compras

Requisiciones

Adquisiciones

Administració

n Stock

Cuentas

Pagar

Administració

n Fondo

s

TI Mantenimiento

Administració

n Nuevos Proyect

os

Administració

n TiempoAtenci

ón Client

e

Satisfacción

Cliente

Eficiencia

Servicio

Administració

n Contact

os

Resolución

Reclamos

Marketing

Efectividad

Campañas

Nuevos

Lanzamient

os

Administraci

ón Evento

s

Brecha de valor

Proceso Estratég

ico

Proceso Gerencial

Proceso Operativo

TRADUCCIÓN DE LA ESTRATÉGIA

LIDERAZGO EJECUTIVO

TAREA DE TODOS

ALINEAMIENTO DE LA EMPRESA

PROCESO CONTINUO

Achicar la brecha

Achicar la brecha

• Visibilidad de qué factores operativos provocan el rendimiento

• Responsabilidad para la toma de decisiones

• Coordinación multifunctional

• Identificar que algo hay que cambiar

• Ejecutar los cambios en el momento justo

Empresas Era 1 Empresas Era2

• Flexible• Innovadora• Colaborativa• Eficaz

• Productiva• Eficiente• Jerárquica

¿Qué necesitamos para evolucionar?

EPM es el puenteentre la estrategia y la acción

Empresas Era 1 Empresas Era2

Minimizando

la Brecha de Valor

EPM

EPM: Funcionalidades

• KPIs: Visibilidad de qué factores operativos provocan el rendimiento

KPIs: Funcionalidades

• Definición flexible

Definición flexible

GestiónResultados

GestiónIngresos

GestiónGastos

Valor Oportunidad de Mercado

Captaciónde Clientes

Retenciónde Clientes

Gestión GastosCadena Suministros

Gestión GastosOperativos

Gestión GastosGenerales

• Ventas Netas ($)• Ventas Cantidad

• Resultado Operativo ($)• Margen Operativo (%)

• Total Gastos ($)

• Gastos Cadena Suministros ($)• Índice Gastos Cadena Sum. (%)

KPIs: Funcionalidades

• Definición flexible

• Dependencias

Dependencias

GestiónResultados

GestiónIngresos

GestiónGastos

Valor Oportunidad de Mercado

Captaciónde Clientes

Retenciónde Clientes

Gestión GastosCadena Suministros

Gestión GastosOperativos

Gestión GastosGenerales

• Ventas Netas ($)• Ventas Cantidad

• Total Gastos ($)

Marketing

Marketing Ventas

Atención

ClienteVentas

Compras Ventas

Atención

Cliente

Compras Ventas TI

Compras Ventas RRHH

Dependencias

GestiónResultados

GestiónIngresos

GestiónGastos

Gestión GastosCadena Suministros

• Ventas Netas ($)• Ventas Cantidad

• Total Gastos ($)

• Gastos Cadena Suministros ($)• Índice Gastos Cadena Sum. (%)

• Pedidos de Ventas ($)• Plan de Ventas ($/%)

• Pedidos de Ventas ($)• Plan de Ventas ($/%)

• Precio Compra / Unidad ($)• Índice de Rechazo (%)• Puntualidad Proveedor (%)• Inventario ($)• Días Inventario • Rotación Inventario (%)

KPIs: Funcionalidades

• Definición flexible

• Dependencias

• Composición

Composición

Margen Operativo (%) = (Ventas – Gastos ) / Ventas

Total de Gastos ($) = Gastos Cadena Suministros + Gastos Operativos + Gastos

Generales

KPIs: Funcionalidades

• Definición flexible

• Dependencias

• Composición

• Escenarios

• Valores de referencia

Valores de Referencia

GestiónGastos

GastosEjecutados

GastosPlanificados

• Gastos Ejecutados ($)

• Gastos Planificados ($)

• Gastos Ejecutados ($)• Gastos Planificados ($)• Desvío Gastos Plan ($/%)

• Ejecutado >= Planificado * 0,8 ROJO• Ejecutado >= Planificado * 0,9 AMARILLO

EPM: Funcionalidades

• KPIs: Visibilidad de qué factores operativos provocan el rendimiento

• Roles: Responsabilidad para la toma de decisiones

Sist. Estratégico

s

Sist. Gerenciales

Sist. Operacionales

Analizan para ejecutar (contribuyen,

colaboran)

Analizan para informar,

tendencias

Analizan para

ejecutar cambios

Roles de decisión

DirectivosGerentesOperativos

Roles

Directivos

Gerentes

Operativos

Roles

Roles deCompras

Directivos

Gerentes

Operativos

Analizan para

Ejecutar

Analizan para

Informar

Analizan para

Ajustar

Roles de Ventas

Directivos

Gerentes

Operativos

Analizan para

Ejecutar

Analizan para

Informar

Analizan para

Ajustar

KPI

Precio PromedioCompra

Roles

EPM: Funcionalidades

• KPIs: Visibilidad de qué factores operativos provocan el rendimiento

• Roles: Responsabilidad para la toma de decisiones

• Proceso:

• Coordinación multifuncional

• Identificar que algo hay que cambiar

• Ejecutar los cambios en el momento justo

Proceso

PLANIFICAR PARA EVALUAR

EVALUAR PARA EJECUTAR

ANALIZAR PARA AJUSTAR

DEFINIR LA ESTRATEGIA PARA

PLANIFICAR

AJUSTAR

Definir la estrategia para planificar

Resultados del Negocio

Conductores del Negocio

Inversores Valor Inversores, Capitalización

Composición Capital

Clientes Satisfacción Cliente Market Share

Empleados Satisfacción y Retención Asistencia a Cursos

Proveedores Excelencia Performance Entregas a Tiempo

Estado Buenos Resultados Auditoría

Índice de Completitud

Planificar para evaluar

• Planificación Top-Down

• Planificación Bottom-Up

• Planificación de asignaciones: Proyectos

Evaluar para ejecutar• Conocimiento en la aplicación: Rol, Contexto,

KPI, Acción

VentasAtención Cliente

Marketing

TI ComprasFinancier

oRecursos Humanos

KPI

ACCION ACCIONACCION ACCION

• ROL=Proveedor

Compras Sus Atrasos en Entregas

Sus Adjudicaciones sobre el total de pedidos

Su Evolución de precios por

producto

KPIs proveedor

Mejor performance

para ser adjudicado

Acciónproveedor

Evaluar para ejecutar

• ROL = Comprador

Evaluar para ejecutar

Compras Atrasos en Entregas por

Proveedor

Adjudicaciones sobre el total de

pedidos por proveedor

Evolución de precios por producto, Proveedor

KPIsproveedores

Mejor Proveedor para ser

adjudicado

Accióncomprador

Evaluar para ejecutar• ROL=Comprador

• Control del valor referencia KPI

ComprasFinancier

o

Gastos Ejecutados >= Gastos Planificados *0.9 ROJO Gastos Ejecutados >= Gastos Planificados *0.8 AMARILLO

SuperaPlanificación,

EventoRECHAZADO

Evaluar para ejecutar• ROL= Gerente de Compras

VentasAtención Cliente

Marketing

TI ComprasFinancier

oRecursos Humanos

Aumento en

costos compra

Aumento en la

cantidad planificad

a

Inventario Bajo

Insatisfacción Cliente

Margen Ganancia

Cashflow

Atrasos de

Entregas

Analizar para ajustar

VentasAtención Cliente

Marketing

TI ComprasFinancier

oRecursos Humanos

Aumento en

costos compra

Inventario Bajo

Aumento de precio Cliente = Sucursal

Norte

Ajustar• Definir nuevos KPIs• Definir nuevos valores de referencia

para un KPI• Definir cambios en los escenarios

• Nuevos importes escenario de planificación

(Forecast)

• Analizar la planificación por otros valores

de dimensiones (Acceso a un nuevo

mercado)

• Analizar la planificación por otra dimensión

¿Cómo implementamos sistemas que permitan a las empresas

alcanzar estas características?

DW: Arquitectura

ERP

OLAP Reportes

Base de DatosOperacional

DW

ETL

Base de Datos

DW

DW: Diseño

ERP

OLAP Reportes

Base de DatosOperacional

DW

ETL

Base de Datos

DW

DW: Diseño

* Tiempo

* Empresa

* Región

* Centro Beneficio

* Producto

Compras Importe

Compras Cantidad

Ventas Importe

Ventas Cantidad

Centro Beneficio

Producto

Tiempo

Empresa

Región

DW: Fuente de Datos

Compras

ERP

OLAP Reportes

Stock ….Base de DatosOperacionalContabilidad

Presupuesto

DW

ETL

Base de Datos

DW

Base de DatosOperacional

EPM: Arquitectura

ERP

Stock ….

Base de Datos

EPM

Contabilidad

Presupuesto

Compras

EPM: Diseño

Base de Datos Contabilid

adPresupues

toCompr

as

EPM

Stock ….

KPIs

ERP

EPM: Diseño

* Tiempo

* Empresa

* Dimens. Dinámicas

* KPI

* Escenario

* Magnitud

ValorDimensionesDinámicas

Tiempo

Empresa KPI

Definición de KPIs

• KPIs básicos y compuestos

• Dimensiones de análisis

• Escenarios

• Condiciones

• Acciones

• Valores de referencia

• Roles y funciones

EPM: Diseño

* Tiempo

* Empresa

* Dimens. Dinámicas

* KPI

* Escenario

* Magnitud

ValorDimensionesDinámicas

Tiempo

Empresa KPI

EPM: DiseñoEjemplo

• KPI: Gastos Operativos

• Dimensiones: Mes, Empresa, Centro Costos

• Escenarios: Planificado, Ejecutado

• Condiciones: Ejecutado <= Planificado

• Valores de Referencia:

• Ejecutado >= Planificado * 0,8 Amarillo

• Ejecutado >= Planificado * 0,9 Rojo

EPM: DiseñoEjemplo

* Tiempo Setiembre/2009 Setiembre/2009

* Empresa Encuentro S.A. Encuentro S.A.

* Dimens. Dinámicas

CC Administración CC Administración

* KPI Gastos Operativos Gastos Operativos

* Escenario Planificado Ejecutado

* Magnitud $ $

Valor 100.000 84.200

EPM: Diseño

* Tiempo

* Empresa

* Dimens. Dinámicas

* KPI

* Escenario

* Magnitud

ValorDimensionesDinámicas

Tiempo

Empresa KPI

ActualizaciónPlanificación

Contabilidad

Presupuesto

Compras

EPM

Stock ….

KPIs

ERP

ActualizaciónEjecución

Contabilidad

Presupuesto

Compras

EPM

ERP

Stock ….

KPIs

Acciones

Contabilidad

Presupuesto

Compras

EPM

KPIs

Stock ….

Acciones

Alertas

ERP

Evaluación

Contabilidad

Presupuesto

Compras

EPM

KPIs

Stock ….

Acciones

OLAP Reportes

Dashboard

ERP

Alertas

EPM: Arquitectura

Contabilidad

Presupuesto

Compras

EPM

KPIs

Stock ….

Acciones

Alertas

OLAP Reportes

Dashboard

ERP

EPM en acción…

Innovación

Liderazgo

Colaboración

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• EPM: Enterprise Performance Management Karina Santo

Carla Demarchi, cdemarch@k2business.com

Bernardina Molinolo, molinolo@k2business.com

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