Post on 24-Jan-2016
6.- LA COMUNICACIÓNESCRITA
a) LOS INFORMES
2
RECEPTORES DE LOS INFORMES Todo informe tiene un receptor y se debe tomar en cuenta.
¿ A QUIÉN VA DIRIGIDO ?Según sean los niveles organizacionales se requerirán
diferentes características en el informe.El trabajo se lleva a cabo mediante diversos procesos que
fluyen a lo largo de la organización.
¿ DE QUÉ DEPENDE EL CONTENIDO ? Determinado por las necesidades de información, tanto de
quién lo solicita, como de la data recopilada del que lo emite.Relacionado con el nivel jerárquico al que vaya dirigido y la complejidad de la toma de decisiones al que esté
ligado.
1.- GENERALIDADES
3
PREVER EL IMPACTO DEL INFORME Los informes tienen contenidos y ellos generan reacciones.
CONSECUENCIA PREDECIBLESCompruebe que las ventajas de sus planteamientos son
mayores que las desventajas.Evalúe el trabajo previo necesario y los requisitos para llevar
a cabo su informe.Prevea cualquier contingencia que se pueda presentar
PROPUESTAS DE CAMBIO Asegúrese que su informe mejorará los procesos concretos
y a las personas involucradas en los mismos.Comuníquese con todas las personas involucradas en el
informe para evaluar cómo les afectarán los cambios propuestos.
REUNIONES: Fortalece las relaciones y la confianza mutua Permiten una reacción instantánea Es necesario planificar y ser sinceros en los planteamientos
PUBLICACIONES: Permiten la transmisión de una amplia gama de mensajes Se puede provocar cierta interacción con las aportaciones de los lectores Si el contenido no es atractivo la gente acaba por no leerlas
4
ELECTRÓNICOS: Medio sumamente eficaz para comunicarse rápidamente Posibilita interacción y participación de los implicados Por la facilidad del uso puede significar sobrecarga en las comunicaciones
MARQUETIN INTERNO: Es un buen instrumento para venderle cambios al personal Ayudan a simplificar y explicar mensajes complejos Estas técnicas son capaces de suscitar respuestas inmediatas
CARTELERAS: Sirven para información oficial o uso general de los empleados Permiten que todos los empleados tengan acceso a la información No hay posibilidad de respuestas interactivas
TELÉFONO: Herramienta esencial para la comunicación personal Ausencia física de las personas que se comunican No es útil para mantener conversaciones largas y complejas
2.- OCASIONES DE INFORMAR
5
COMUNICACIÓN ESCRITA:-Expresión manifestada por el ser humano para dar y recibir información en forma escrita-Hay que conocer el lenguaje para darle sobriedad a la expresión-Para elaborar un buen informe escrito se requere de una correcta redacción
EL INFORME:- “En un mundo altamente competitivo y cambiante, el informe surge como un medio ideal para la transmisión de ideas, por cuanto constituye un mensaje simple o complejo, breve o extenso de lo que pueda ocurrir en una organización”.(Aura Babaresco, 2005)
b) BUEN USO DE LA LENGUA
6
CONCEPTO: Es la descripción de un problema o ciertos hechos analizados de antemano con miras a presentar soluciones u objetivos a alcanzar (Babaresco, 2005)
IMPORTANCIA: “ Los informes tienen como propósito promover decisiones y actos que son, con mucha frecuencia, del mayor interés para la actividad de la empresa”. (Babaresco, 2005)
CARACTERÍSTICAS: - Apoyarse en hechos- Ser objetivo y específico- Redactarse con lenguaje claro y de manera impersonal- Debe hacerse comprender- Tener título corto y representativo del objeto
CLASIFICACIÓN:
-Simple o Complejo
- Formal o informal
- Cortos o largos
EL
INFORME
7
-¿Qué título llevará el informe?
-¿Quién lo va a leer?
-¿Qué uso va a tener?
-¿Cuál es la propia opinión del informante?
-¿Hacia qué parte se inclina?
-¿Qué es capaz de hacer?
-¿Para quién se hace el informe?
-¿Quiénes más lo podrán leer?
c) REDACCIÓN DEL INFORME
1.- GENERALIDADES
8
PLAN DEL INFORME SIMPLE
GENÉRICO:- Membrete - Ciudad y fecha- Dependencia- Autoridad que lo elabora- Objeto- Texto o cuerpo- Fuentes consultadas- Anexos
TÉCNICO:- Carátula - Objeto del informe- Introducción- Antecedentes- Beneficios- Utilización y pruebas- Conclusiones y recomendaciones- Anexos- Firma del autor- Ciudad y fecha
CIENTÍFICO:- Carátula - Objeto del informe- Introducción- Procedimiento experimental- Resultados- Conclusiones-Anexos- Firma del autor- Ciudad y fecha
2.- LOS PLANES
9
PLAN DEL INFORME COMPLEJO
- Determinación y presentación del problema- Precisión del problema- Justificación del problema- Delimitación del problema- Marco teórico- Planteamiento y formulación del problema- Planteamiento de objetivo- Formulación de Hipótesis- Operacionalización de las Hipótesis- Metodología que se aplicará- Determinación de los métodos a utilizar- Concreción de la Población o Muestra de estudio- Selección de las técnicas de recolección de datos- Procesamiento y sistematización de la Información- Análisis e interpretación de la información- Conclusiones y recomendaciones- Fuentes consultadas- Anexos
10
PRIM
ERA
SECC
IÓN
(PRE
SEN
TACI
ÓN
)SE
GU
NDA
SEC
CIÓ
N
(TEX
TO)
I. Encabezamiento
Fecha
Servicio o Departamento que emite el informe
Nombre y cargo del firmante
Destinatario
II. Objeto Exposición concreta de los hechos
III. Cuerpo a. Hechos Descripción o desarrollo del
objeto
b. Demostración Apreciación y explicación de la demostración
IV. Conclusión Proposiciones
MODELO DEL INFORME SIMPLE3.- LOS MODELOS
11
I. PresentaciónPresentación del asunto
Presentación del problema
III. Cuerpo
1a. Parte
Transición
2a. Parte
3a. Parte
Transición
II. Preliminares Explicaciones Complementarias
Circunstancias, situación o Historial
Método de Información
Sumario de este documentoA. Demostración
B. Examen
C. Conclusión Parcial
Tesis, Antítesis o Ventajas e inconvenientes
D. Demostración
E. Examen
F. Conclusión Parcial
Tesis, Antítesis o Ventajas e inconvenientes
G. Demostración
H. Examen
I. Conclusión Parcial
Tesis, Antítesis o Ventajas e inconvenientes
IV. ConclusiónRecapitulación de C, F, I.
Proposiciones.
MODELO DEL INFORME COMPLEJO
12
MODELOS DE PESENTACIÓN DECAPÍTULOS
CAPÍTULO I
LA COMUNICACIÓN
El proceso comunicacional
b) Al margen izquierdo CAPÍTULO I
LA COMUNICACIÓN
El proceso comunicacional
a) Centralizado
c) A la sangría CAPÍTULO I
LA COMUNICACIÓN
El proceso comunicacional
13
3.5 CM
2.5 CM3.5 CM
2.5 CM
TEXTO NUMERO
4.- LOS MÁRGENES
14
a) Romanos: (I, IV, XII) Partes preliminares
b) Arábigos: (1, 4, 12) Cuerpo y partes finales
Nota: La carátula no se numera ni se cuenta, al igual que la guarda inicial u hoja de respeto.
El conteo en Romano es en mayúscula y se inicia en la página del título, la cual se cuenta pero no se numera.
5.- LA PAGINACIÓN
15
Al alinear las categorías y las definiciones del marco teórico comparándolas con el problema planteado de investigación, de tal forma que se pueda constatar si estos elementos fueron los más adecuados o suficientes para dar respuesta a los objetivos propuestos, se presenta una visión orgánica de este trabajo de investigación en donde las recomendaciones constituyen un indicador favorable del éxito alcanzado en el estudio, estableciendo las sugerencias convenientes sobre el tema abordado.
6.- LAS CONCLUSIONES
16
ALDRIDGE, Alan y otro: (2003), Topología del mundo social (Teoría y práctica de la Investigación mediante encuesta), Barcelona, España, Gedise, Traducción de Jordi Mundó.
ARIAS, Fidias: (1997), El Proyecto de Investigación, (Guía para su elaboración), Venezuela, Episteme, 2ª. Edición. Diccionario El Pequeño Larousse Ilustrado: (2000), Colombia, Larousse, 2ª. Reimpresión.
FEDÓN, Ernesto (2002): UNIESTAD: Paquete estadístico [Programa de Computación]. Valencia, Universidad Tecnológica del Centro, Trabajo de ascenso no publicado. 2ª. Edición revisada y ampliada.________ (1997), Análisis Factorial confirmatorio en la Validación del Constructo Competencia Docente del Profesor Universitario, España, . Sociedad Española de Pedagogía, Revista Bordón, No. 4.
Ley de Universidades: (1970), Venezuela, Gaceta oficial No. 1429. Extraordinaria de fecha 8 se septiembre de 1970, Ediciones Dabosan.
SANOJA, Nilda: (1991), Un Proyecto Factible de Desarrollo Profesional Docente para los Profesores de la Especialidad en Administración del Colegio Universitario “Francisco de Miranda”. Venezuela, Estudios de Postgrado. Universidad Pedagógica Experimental Libertador.
www.gestiondelconocimiento.com/modelo_nonaka.htm
www.fcoguerrero@codetel.net.do
sisbib.unmsm.edu.pe/bibvirtual/ tesis/Salud/Reyes_T_Y/Introducción.htm
7.- LAS FUENTES CONSULTADAS
17
HISTOGRAMA TORTA
RADIAL ICONOGRAFÍA
70
2550
90
Categoría 1
Categoría 2
Categoría 3
Categoría 4 0
5
Serie 1Serie 2Serie 3
Catego
ría 1
Catego
ría 2
Catego
ría 3
Catego
ría 4
012345
Serie 1Serie 2Serie 3
Ventas
1er trim.2º trim.3er trim.4º trim.
8.- UTILIZACIÓN DE LAS HERRAMIENTAS TÉCNICAS
18
TIPOS DE PRESENTACIONESToda presentación tiene un propósito básicamente persuasivo.
SEGÚN SU OBJETIVOInformativo
De análisis y toma de decisionesEducación y entrenamiento.
SEGÚN SU PREPARACIÓN PREVIANo preparadas.
Preparadas.Muy preparadas.
SEGÚN EL USO DE LAS AYUDAS VISUALESCon ayudas visuales.Sin ayudas visuales.
d) PRESENTACION DEL INFORME
19
• Los Colores transmiten Emociones.
• El color ejerce sobre la persona un triple poder:
Poder de impresionar.
Poder de expresión.
Poder de construcción.
1.- LOS COLORES Y SU INFLUENCIA
20
Los Colores y Su Influencia
21
Los Colores y Su Influencia
22
• Mejora el aprendizaje 78%
• Incita a leer 41%
• Atrae hacia las imágenes 18%
• Provoca la tendencia a actuar 26%
Uso efectivo de los Colores
23
Toda presentación involucra un mensaje didáctico y ésta mejora
notablemente,si va acompañada de medios
visuales.
Las ayudas visuales no constituyen el auditorio.
Redacte título con gancho: es lo primero que se lee.
En lo posible use imágenes en color, gráficos y diagramas.
2.- EL IMPACTO VISUAL
24
CLASIFICACIÓNDiapositivas, películas, proyectores,
retroproyectores, pizarrones o tableros,rotafolios, cartulinas, modelos o muestras
3.- CLASIFICACIÓN DE LAS AYUDAS AUDIOVISUALES
25
LOS COLORESLos colores reflejan y producen los estados deanimo del individuo.
Es factible evaluar lapersonalidad de un individuoa través de la selección eimportancia de los coloresLos colores presentan sus propias características
4.- PREPARACIÓN Y UTILIZACIÓN DE AYUDAS VISUALES
26
• Aumenta la motivación• Mejora la comprensión• Estimula la retención• Más fácil de jerarquizar y diferenciar la información
El Color en las Presentaciones
27
Significado de los Colores• Alegría
• Pasión
• Emoción
• Acción
• Peligro
ROJO VERDE
• Esperanza
• Juventud
• Equilibrio
• Descanso
• Naturaleza
VIOLETA• Espiritualidad
• Calma
• Autocontrol
• Dignidad
NARANJA
• Placer
• Regocijo
• Fiesta
• Estimulación del
apetito
28
Significado de los Colores• Confianza
• Armonía
• Afecto
• Fidelidad
• Reserva
AZUL AMARILLO
• Fortuna
• Suerte
• Placer
• Adolescencia
• Prosperidad
ROSA• Ingenuidad
• Bondad
• Buenos Sentimientos
• Ausencia del Mal
• Ternura
BLANCO• Paz
• Inocencia
• Calma
• Estabilidad
• Divinidad
29
Significado de los Colores• Disolución
• Separación
• Tristeza
• Muerte
• Pesar
• Nobleza
NEGRO GRIS
• Elegancia
• Respeto
• Desconsuelo
• Aburrimiento
• Desánimo
• Indeterminación
MARRÓN• Cordialidad
• Comportamiento
Noble
DORADO • Misticidad
30
Selección del material de apoyo
PROF N T MD %
A 01 22 4.4 88
B 01 19 3.8 76
C 01 25 5 100
D 01 25 5 100
TOT. 04 91 3.92 80.9
PROF.: Profesor N: Número de alumnos encuestadosT: Total de puntos obtenidos en la dimensiónMD: Media aritmética en la dimensión%: Porcentaje obtenido en la dimensiónTOT.: Totales de las columnas N y T Promedio de las columnas MD y %
Elaboración propia, 2006
Tabla No. 10 Resultados de la dimensión 3 del Cuestionario de Profesores (CAD)
a) Cuadro
b) Histograma
Catego
ría 1
Catego
ría 2
Catego
ría 3
Catego
ría 4
0
2
4
6
Serie 1Serie 2Serie 3
31
CONECTARSE CON EL PÚBLICOCONECTARSE CON EL PÚBLICO
HostilidadIncredulidad
InterésAtención
PositivismoSeriedad
EscepticismoIndecisión
DistracciónDesinterés
Oposición
Interés Decisión
Desinterés
Neutral
INTERACCIÓN EXPOSITOR-AUDIENCIA
CON
OCI
MIE
NTO
S H
ABIL
IDAD
ES M
OTI
VACI
ÓN
INTERESANTEPEROABURRIDA
INFORMACIÓN SININTERACCIÓN
SIGNIFICATIVAY DIVERTIDA
DIVERTIDA YPOCO SIGNIFICATIVA
PRESENTACIÓN DE IDEAS
33
RETROALIMENTACIÓNRETROALIMENTACIÓNEn una comunicación eficaz se transmite con sinceridad.
Convoque a reuniones de equipo para comprobar el resultado de las decisiones. Para ello, se evaluará que tanto han penetrado en los destinatarios.
Obtenga información de las reacciones efectuando un sondeo.
Si la reacción es negativa, puede ser que no se haya comprendido o que realmente sea negativa.
Si la reacción es positiva es probable que algo permanezca oculto.
Al comprometer a todos los directivos, haciendo énfasis en su rol, la comunicación interna mejorará.
Cuando la comunicación es externa, planifique para comprobar su impacto.
Si más de una persona plantea necesidades es probable que sea el sentimiento colectivo
34
PUNTOS IMPORTANTES:1.- OBJETIVO(S)2.- IDENTIFICACIÓN3.- HISTORIA (ÚLTIMOS 10 A 5 AÑOS)4.- TÍTULOS ACADÉMICOS (DE LOS MÁS ALTOS A LOS MENORES)5.- PREMIOS Y RECONOCIMIENTOS6.- CUIDAR LA PRESENTACIÓN: ATRACTIVA, SOBRIA Y ELEGANTE
d) EL CURRÍCULO
¡¡¡ ATENCIÓN !!!
Para la Tutoría de la semana que viene cada grupo debe traer dos periódicos distintos (no importa la fecha)
TUTORIA No. 6
El grupo debe elaborar un informe con estas características:
a) Dirigido a la Gerencia de Recursos Humanosb) Con copia a todas las autoridades de la Empresac) El objetivo del informe es dar cuenta del aumento en
el número de personas que llegan tarde a su trabajo de la División de almacenamiento.