Administración de Caja Chica

Bienvenido

El trabajo que desempeñamos día con día requiere de tiempo y recursos para su

realización; nuestro tiempo debemos administrarlo para atender con calidad a

nuestros clientes internos y externos; los recursos deberán ser planeados para

contar con todos los insumos para efectuar nuestras operaciones.

A través del presente tutorial revisaremos las tareas que deberás realizar para la

administración de la Caja Chica, fondo destinado para sufragar gastos menores de

la Operación.

Objetivo General

Al finalizar el presente tutorial, el participante conocerá el proceso de

administración de Caja Chica, las políticas que rigen su manejo, así como la

importancia de su participación en el registro de las transacciones para el correcto

empleo del fondo fijo asignado .empleo del fondo fijo asignado .

Introducción

Durante las labores cotidianas es común la utilización de distintos insumos para

poder llevar a cabo nuestras tareas; en Montepío Luz Saviñón contamos con un

área encargada del abastecimiento de dichos suministros; sin embargo existen

compras que por su naturaleza y uso común no se pueden planear, comprar, ni

pagar desde las oficinas de servicio.pagar desde las oficinas de servicio.

Para estos gastos cada sucursal cuenta con una CAJA CHICA, la cual tiene un fondo

fijo reembolsable periódicamente por medio de una orden de pago.

Asignación de Caja Chica

El responsable de la Caja Chica, habrá de recibir una orden de pago a su nombre

por el importe del fondo fijo que la Dirección de Contraloría autorice, asumiendo

así la responsabilidad y buen uso de los fondos asignados.

Todo gasto que no presente comprobante o que no sea autorizado será Todo gasto que no presente comprobante o que no sea autorizado será

cubierto por el responsable de la Caja Chica, por ello es importante asegurar su

proceso y administración

Gastos comprobables

A través de la Caja Chica, se realizan gastos menores comunes y frecuentes que

son necesarios para la Operación y administración de la Institución y nuestras

Sucursales

Todo pago debe ser respaldado con un Comprobante Fiscal Digital (XML) o Factura

Pre impresa en original.Pre impresa en original.

En el caso de Recolección de basura y Pasajes deberán de llenar un vale de gastos

sin comprobante (ver anexo)

…¿y como puedo saber cuales son los gastos autorizados?

Consulta la sección Anexo donde viene el listado con todos las operaciones en las que

podrás utilizar el fondo de la caja chica

Gastos comprobables

Ver anexo

En el rubro de Despensa, existen dos tipos de gastos:

Despensa gravada con el IVA y Despensa exenta del IVA

Gastos comprobables

Para determinar el monto de la despensa exenta y el monto

de la despensa gravada con IVA existe un archivo en Excel

que les ayuda a realizar el cálculo de lo que se habrá de

Ver anexo

que les ayuda a realizar el cálculo de lo que se habrá de

registrar

Gastos comprobablesSi eres el responsable de la administración de la caja chica, deberás asegurar que

las facturas que te sean entregadas tras la compra de un bien o el pago de algún

servicio, cumplan con todas las disposiciones fiscales vigentes para que la

Dirección de Contraloría haga su presentación ante las autoridades fiscales

correspondientes.

(Ver anexo Requisitos Fiscales en facturas

que es una lista con los datos a revisar en

cada factura)

Límite de caja chicaExiste un límite de $2,000.00 para realizar compras por medio de la Caja Chica,

por lo que solo procederán gastos, cuyo Total de factura sea igual o menor a

$2,000,aún cuando haya fondo disponible en caja.

Importante:

Si el límite de compra es hasta $2,000.00 (total en la factura) entonces el gasto

máximo que puedes realizar es de $1,724.16 pues sumando el IVA, nos da un total

de $2,000.00

Registro de GastoEs importante que se realice el registro de los gastos el mismo día en que se

efectúan las compras o pagos, pues en caso contrario se podría descontar al

responsable dela Caja la erogación de esos gastos vía nómina

Recuerda: debe coincidir la información del sistema con lo físico

Vamos ahora a realizar el registro en el Sistema de las compras realizadas

Registros en Sistema SAP

Paso 1

Registros en Sistema SAPDigita la Transacción FBCJ y presiona “enter” para acceder

Paso 2

Registros en Sistema SAPAparecerá la siguiente pantalla:

Da clic para desplegar el cuadro

“Libro de Caja: Dato”

Paso 3

Registros en Sistema SAPAparecerá la siguiente pantalla:

En el Campo Sociedad

captura MLS

Paso 4

Registros en Sistema SAP

Clic en el matchcode.

Al desplegarse la siguiente

pantalla selecciona la sucursal

Correspondiente (4 dígitos)

Paso 5

Registros en Sistema SAP

Clic en tomar

selección

Paso 6

Registros en Sistema SAP

Clic en Match code del campo

Operación Contable

Selecciona el tipo de gasto a

registrarregistrar

Paso 7

Registros en Sistema SAP

A continuación ingresa el

importe de la compraimporte de la compra

Paso 8

Registros en Sistema SAP

Captura el número de la factura

En el campo Referencia

Paso 9

Registros en Sistema SAP

El Centro de costos al que

perteneces, lo seleccionas

abriendo el matchcodeabriendo el matchcode

Paso 10

Registros en Sistema SAP

En el campo Texto ingresa

“Gastos de caja chica” para todo

tipo de gasto registrado

Paso 11

Registros en Sistema SAP

Finalmente clic en el

ícono Grabar

¡Listo hemos terminado la captura!

Ahora deberás enviar un correo a: y.lopez@montepio.org.mx para pedir el visto

bueno a mas tardar el día 25 de cada mes.

Registros en Sistema SAP

Contabilización de la operaciónUna vez que obtienes el visto bueno por parte del analista de Cuentas por Pagar,

entrarás al sistema nuevamente en la transacción FBCJ

Clic en el

ícono Contabilizar

Reembolso de comprobantesEs importante que una vez que has obtenido el visto bueno por parte de Cuentas

por Pagar y que has contabilizado la operación, envíes tus documentos ya que el

reembolso esta sujeto a la recepción física de lo comprobantes

Los comprobantes que envíes deberás conservarlos escaneados por un

periodo de seis meses para cualquier aclaración

Envío de comprobantesTodos los documentos que entregues para la comprobación de gastos por medio

de la caja chica, deberán presentarse con nombre, número de empleado y firmados

y en su caso una explicación o justificación de la compra.

Los comprobantes de tamaño menor a una hoja se deberán pegar en una hoja

recicladareciclada

Por cada factura deberás adjuntar la hoja de requisitos fiscales (check list)

Envío de comprobantesToda la documentación para la comprobación de la caja chica se enviará por medio

de valija sigue las instrucciones en la siguiente liga:

http://mxmlsrv05/ComunidadMLS/Lists/Noticias%202011/DispForm.aspx

?ID=297&Source=http%3A%2F%2Fmxmlsrv05%2FComunidadMLS%2

FLists%2FNoticias%25202011%2FAllItems%2EaspxFLists%2FNoticias%25202011%2FAllItems%2Easpx

Envío de comprobantes

Facturas electrónicasA partir éste año 2012 surge la obligación fiscal de solicitar las facturas electrónicas

en un archivo PDF y otro con la extensión XML

Facturas electrónicasEjemplo de Factura en

formato PDF

Facturas electrónicas

Ejemplo de

Factura

electrónica

Archivo XML

Facturas electrónicasTodos los archivos XML de cada factura que recibas, tendrás que renombrarlos de

la siguiente manera: Fecha de contabilización (DD/MM/AA)– Numero de factura

Por ejemplo: 030912-TRW654 Y 030912- AWX120

Archivo XML renombrado

Archivo XML original

Facturas electrónicasAhora todos los archivos XML los vamos a guardar ingresando esta dirección

en el explorador de Windows http://mxmlssp2010/CCC/SitePages/Inicio.aspx

Archivo XML renombradoArchivo XML renombrado

Facturas electrónicasEn esta dirección http://mxmlssp2010/CCC/SitePages/Inicio.aspx se abrirá la

siguiente pantalla

Facturas electrónicasSelecciona la zona a la que pertenece la sucursal a tu cargo.

Facturas electrónicasSelecciona la sucursal a tu cargo.

Facturas electrónicasSelecciona la opción “Tipo” dando clic

Facturas electrónicasFinalmente da clic en “Cargar documento” para subir tus archivos.

Facturas electrónicasEs importante que el área de Cuentas por Pagar cuente con los archivos XML

(Facturas Electrónicas) correctos y renombrados; pues de otra manera no

podremos gestionar el reembolso de estos gastos

Para el caso de las facturas Pre-impresas y CBB tendrás que subir la imagen

escaneada de la factura en un archivo PDF, para poder validar la información

registrada

AnexosPara tener acceso a los documentos adicionales que te ayudaran el proceso de

registro y comprobación gastos de caja chica, dentro de la intranet sigue la ruta:

Mis Herramientas, Direccion de Contraloria, Cuentas por Pagar.

Desde donde los podrás descargar.Desde donde los podrás descargar.

GRACIASY recuerda que cualquier duda o comentario, estamos a tus órdenes :

Yasir Edith López Mociños

y.lopez@montepio.org.mx

Extensión 1055

Analista de Cuentas por Pagar