Post on 27-May-2020
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M. en TI. Omar Téllez Barrientos
Administración de Proyectos
de Tecnología Informática
Unidad II Planeación de Proyectos de TI (Parte 2)
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Recursos de un proyecto
Tipos de recursos
• Humanos
• Materiales
Los administradores de proyectos deben saber como
administrar recursos limitados
Puede suceder que ciertos materiales no estén
disponibles, estén parcialmente disponibles, no puedan
tener la capacidad deseada, e incluso puede ser que no
estén cuando se requieran, todo esto desde luego afectará
al programa.
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Uso efectivo de los recursos
La nivelación de recursos, o suavizamiento,
es una técnica utilizada para minimizar las
fluctuaciones en el uso de los recursos.
La consideración de los recursos añade otra
dimensión a la planeación y la programación.
¿Por qué los recursos pueden restringir
el plan de un proyecto de TI?
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En muchos proyectos, las cantidades de los
distintos tipos de recursos disponibles para
realizar las actividades de un proyecto son
limitadas.
Varias actividades quizá requieran
simultáneamente de los mismos recursos y
puede ser que estos no los haya en cantidad
suficiente para satisfacer todas las demandas.
Si no se dispone de los recursos suficientes,
probablemente sea necesario reprogramar
algunas tareas para un tiempo posterior cuando
los recursos estén disponibles para ellas.
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Consideraciones
Tomar en cuenta las restricciones de recursos al
desarrollar un diagrama de red
Determinar el uso planeado de recursos para un
proyecto
Nivelar el uso de los recursos dentro del marco
de tiempo requerido del proyecto
Determinar el programa del proyecto más corto
con los recursos limitados disponibles
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PLANEACIÓN CON RECURSOS
RESTRINGIDOS
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USO PLANEADO DE LOS RECURSOS
Si se van a considerar los recursos en la planeación, es necesario señalar las cantidades y tipos de recursos necesarios para realizar cada tarea.
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Gráfica de empleo de recursos
¿Cuál es la ruta crítica del proyecto? Nivelación
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La siguiente figura presenta el nivel requerido de pintores y se
observa una utilización desigual, es decir que durante una parte del
proyecto se requieren cuatro pintores y un solo pintor durante otra
parte
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NIVELACIÓN DE LOS RECURSOS
La nivelación de recursos o suavizamiento es un método para desarrollar un programa que intente minimizar las fluctuaciones en los recursos requeridos y nivelados para que se apliquen de un modo tan uniforme como sea posible, sin extender el programa del proyecto mas allá del tiempo de terminación requerido.
Las tareas se pueden retrasar sólo hasta el punto donde se utilice toda su holgura.
Observa la en la Gráfica de empleo de
recursos que tareas se pueden demorar
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Se pueden llevar a cabo dos acciones alternativas
para nivelar los requisitos de recursos diarios para
los pintores:
Alternativa l. Demorar la actividad que tenga la holgura
más positiva "Habitaciones del sótano" (+8 días de demora)
en 6 días en forma tal que se inicie después de terminar
"Dormitorios". ¿En que beneficiaria esto?
Alternativa 2. Demorar " Dormitorios“ en forma tal que se
inicie el día 4, después de terminar “Habitaciones del
sótano". ¿En que beneficiaria esto?
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Ejemplo de la Alternativa l
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PROGRAMACIÓN CON RECURSOS
RESTRINGIDOS
La programación con recursos restringidos es un método para desarrollar el programa más corto cuando el número o la cantidad de recursos disponibles es fijo.
Este procedimiento es apropiado cuando los recursos disponibles para el proyecto son limitados y los límites no se pueden exceder.
Este sistema extenderá, si es necesario, el tiempo de terminación del proyecto, con el fin de mantenerse dentro de los límites de recursos.
Es un método en el que los recursos se asignan a las actividades con base en la menor holgura.
Cuando varias tareas requieren de lo mismo simultáneamente, las tareas con la menor holgura tienen prioridad.
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Disponibilidad
del número
de pintores
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Supóngase que se tiene la restricción de sólo dos
pintores.
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Primera asignación de recursos
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Segunda asignación de recursos
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Tercera asignación de recursos
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Gestión de los Recursos
Humanos del Proyecto Procesos:
Desarrollar el Plan de Recursos
Humanos
Adquirir el Equipo del Proyecto
Desarrollar el Equipo del Proyecto
Dirigir el Equipo del Proyecto
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Desarrollar el Plan de Recursos
Humanos: Salidas 1 Roles y Responsabilidades
Rol.
Autoridad.
Responsabilidad.
Competencia.
2 Organigramas del Proyecto
3 Plan para la dirección de Personal Adquisición de personal.
Calendarios de recursos.
Plan de liberación del personal.
Necesidades de capacitación.
Reconocimiento y recompensas.
Cumplimiento.
Seguridad.
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Adquirir el Equipo del Proyecto:
Salidas
1 Asignaciones del Personal del Proyecto
Directorio del equipo del proyecto.
2 Calendarios de Recursos
Cronograma de cada persona.
3 Actualizaciones al Plan para la Dirección del
Proyecto
Considerar: ascensos, jubilaciones, enfermedades, polémicas de
rendimiento y cambios en la carga de trabajo.
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Desarrollar el Equipo del
Proyecto: Salidas
1 Evaluaciones del Desempeño del Equipo
• De acuerdo a los objetivos acordados del proyecto
• Según el cronograma
• Según el presupuesto
• Mejoras en las habilidades
• Mejoras en las competencias y los sentimientos
• Menor índice de rotación del personal.
• Mayor cohesión del equipo
2 Actualizaciones a los Factores Ambientales de la
Empresa
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Dirigir el Equipo del Proyecto:
Salidas
1 Actualizaciones a los Factores
Ambientales de la Empresa • Entrada de las evaluaciones de rendimiento de la organización.
• Las actualizaciones de las habilidades del personal
2 Actualizaciones a los Activos de los Procesos
de la Organización • Documentación sobre lecciones aprendidas
3 Solicitudes de Cambio • Nuevos roles
4 Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto)
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El equipo de proyectos
Un equipo es un grupo de personas que trabajan en forma
interdependiente para lograr una meta común.
El trabajo en equipo es el esfuerzo cooperativo de los
miembros de un equipo para lograr esa meta común.
Se ha dicho que en un EQUIPO no existe el Yo -no hay
ganadores o perdedores individuales.
iCuando un proyecto es exitoso todos ganan!
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DESARROLLO Y EFECTIVIDAD
DEL EQUIPO DE PROYECTOS
B.W. Tuckrnan ha definido cuatro etapas del desarrollo del equipo:
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El equipo efectivo de proyectos
Una comprensión clara del objetivo del proyecto
Expectativas claras del papel y las responsabilidades
de cada persona
Una orientación hacia resultados
Un alto grado de cooperación y colaboración
Un alto grado de confianza
Características
Lista de verificación de la efectividad del equipo
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¿A que problemas se han
enfrentado cuando han trabajado
en equipo?
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Barreras a la efectividad del equipo
METAS NO
CLARAS
DEFINICIONES NO CLARAS DE LOS
PAPELES Y RESPONSABILIDADES
CARENCIA DE ESTRUCTURA
DEL PROYECTO
CARENCIA DE
COMPROMISO
COMUNICACIÓN
DEFICIENTE
LIDERAZGO
DEFICIENTE
ROTACIÓN DE LOS
MIEMBROS DEL
EQUIPO
COMPORTAMIENTO
DISFUNCIONAL
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¿Qué características debe poseer
un miembro efectivo del equipo?
Creación del equipo
Casey Stengel, el legendario director de equipos de béisbol,
dijo en una ocasión: "Es fácil conseguir los jugadores. La
parte difícil es hacer que jueguen juntos".
Fomentar la socialización
Ubicar a los miembros del equipo cerca
Reuniones periódicas
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CONFLICTOS EN LOS
PROYECTOS
Fuentes de conflicto
ALCANCE DEL TRABAJO
ASIGNACIONES DE RECURSOS
PROGRAMA
COSTO
PRIORIDADES
TEMAS ORGANIZACIONALES
DIFERENCIAS PERSONALES
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Manejo del conflicto
Los investigadores Blake Mouton y Kilmann Thomas han
identificado cinco enfoques que usan las personas para
manejar el conflicto.
EVITARLO O RETIRARSE
COMPETIR U OBLIGAR
ADAPTACIÓN O CONCILIACIÓN
CONCESIÓN
COLABORACIÓN, CONFRONTACIÓN O SOLUCIÓN
DE PROBLEMAS
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SOLUCIÓN DE PROBLEMAS Enfoque de nueve pasos para la solución de problemas
1. Desarrollar una exposición del problema.
2. Identificar las posibles causas del
problema.
3. Recopilar información y verificar las causas
más probables.
4. Identificar posibles soluciones.
5. Evaluar las soluciones alternativas.
6. Determinar la mejor solución.
7. Revisar el plan del proyecto.
8. Poner en práctica la solución.
9. Determinar si el problema ha sido resuelto.
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Gestión de los Costos del
Proyecto
Procesos:
Estimación de Costos
Preparación del Presupuesto de
Costos
Control de Costos
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El plan de gestión de costos puede
establecer:
Nivel de precisión.
Unidades de medida.
Enlaces con los procedimiento.
Umbrales de control.
Reglas de valor ganado.
Formatos de informe.
Descripciones del proceso.
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Estimación de Costos: Salidas
Estimaciones de Costos de las
Actividades
Información de Respaldo de la
Estimación de Costos de las
Actividades
Cambios Solicitados
Plan de Gestión de Costos
(Actualizaciones)
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Preparación del Presupuesto de
Costos: Salidas
Línea Base de Costo
Requisitos para la Financiación del
Proyecto
Plan de Gestión de Costos
(Actualizaciones)
Cambios Solicitados
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Control de Costos: Salidas
Estimaciones de Costos (Actualizaciones)
Línea Base de Costo (Actualizaciones)
Mediciones del Rendimiento
Conclusión Proyectada
Cambios Solicitados
Acciones Correctivas Recomendadas
Activos de los Procesos de la Organización
(Actualizaciones)
Plan de Gestión del Proyecto
(Actualizaciones)
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La clave para el control efectivo del costo es analizar su
desempeño sobre una base oportuna y periódica.
ESTIMACIÓN DEL COSTO DEL
PROYECTO
Elementos
Mano de obra.
Materiales.
Subcontratistas y asesores.
Alquiler de equipos e instalaciones.
Viajes.
Contingencias
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ELABORACIÓN DEL
PRESUPUESTO DEL PROYECTO
Pasos:
• El costo estimado del proyecto se asigna a diversos
paquetes de trabajo en la EDT.
• El importe de cada paquete de trabajo se distribuye a lo
largo de su duración, con el fin de determinar cuánto
del presupuesto se gastó en cualquier momento.
Asignación del costo total presupuestado (CTP)
Enfoque de arriba hacia abajo
Enfoque de abajo hacia arriba
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Asignación de costos a paquetes de trabajo individuales en la
EDT
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Ejemplo:
Diagrama de red para
un proyecto de
desarrollo de un
Sistema de
Información
EDT y CTP
Sistema de Inf.
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Desarrollo del costo
presupuestado acumulado
Semana
CTP 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Diseñar 24 4 4 8 8
Construir 60 8 8 12 12 10 10
Instalar y probar 16 8 8
Total 100 4 4 8 8 8 8 12 12 10 10 8 8
Acumulado (CPA) 4 8 16 24 32 40 52 64 74 84 92 100
El CPA es la línea base que se utilizará para analizar el
desempeño del costo del proyecto.
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Curva del costo presupuestado y acumulado
para el proyecto
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DETERMINACIÓN DEL COSTO REAL
Costo real
Costo comprometido
Comparación del costo real con el costo presupuestado
Semana Total
Gastado
1 2 3 4 5 6 7 8 CTP
Diseñar 2 5 9 5 1 22
Construir 2 8 10 14 12 46
Instalar y probar 0
Total 2 5 9 7 9 10 14 12 68
Acumulado (CRA) 2 7 16 23 32 42 56 68 68
Costo real
por periodos
Hay una variación de 4000 dolares respecto al CPA
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Costos presupuestado y real acumulados
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DETERMINACIÓN DEL VALOR DEL
TRABAJO REALIZADO (VALOR
DEVENGADO)
Semana
1 2 3 4 5 6 7 8
Diseñar 10% 25% 80% 90% 100% 100% 100% 100%
Construir 0 0 0 5% 15% 25% 40% 50%
Instalar y probar 0 0 0 0 0 0 0 0
Porcentaje de terminación acumulado por periodos
Nota: Las cantidades son porcentajes de terminación acumulados.
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Semana
CTP 1 2 3 4 5 6 7 8
Diseñar 24 2.4 6 19.2 21.6 24 24 24 24
Construir 60 3 9 15 24 30
Instalar y probar 16
Acumulado (VDA) 100 2.4 6 19.2 24.6 44 39 48 54
Valor devengado acumulado (VDA) asociado,
para cada paquete
Valor devengado = % de terminación * CTP
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Valor presupuestado, real y devengado
acumulados
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ANÁLISIS DEL DESEMPEÑO
DEL COSTO
CTP (costo total presupuestado)
CPA (costo presupuestado acumulado)
CRA (costo real acumulado)
VDA (valor devengado acumulado)
Se usan para determinar si el proyecto se está realizando dentro del presupuesto y
si el valor del trabajo realizado está de acuerdo con el costo real.
De acuerdo al ejemplo del SI se observa que al finalizar la semana 8:
Se habían presupuestado 64,000 dólares, para llevar a cabo todo el
trabajo programado a realizase durante las primeras 8 semanas
Al concluir esta fecha se habían gastado realmente 68,000 dólares
El valor devengado del trabajo realmente realizado era de 54,000
dólares.