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AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
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Sesión No. 3
Nombre: Modelos de Auditoría Administrativa. Parte 1.
Objetivo: El estudiante ubica el modelo de auditoría administrativa de William P.
Leonard.
Contextualización
Varios estudiosos de la auditoría administrativa han propuesto distintas formas de
metodología. En algunas de estas propuestas se han señalado renglones
específicos de actividades y conceptos que deben manejarse en el transcurso de
la auditoría administrativa; éstos, al ser tan particulares, se han constituido como
modelos.
En esta semana conocerás el modelo del autor William P. Leonard. Observarás la
finalidad o propósito que este autor le ha dado a la auditoría administrativa, así
como la forma de llevarla a cabo.
Siempre es importante conocer los diferentes modelos de auditoria administrativos
que han sido utilizados a través de los tiempos, para saber cuál de ellos pudieran
utilizarse en el proceso de revisión que llevemos a cabo o utilizar una combinación
de los métodos que mejor se acomoden a las necesidades de la empresa. La
propuesta de William P. Leonard es un modelo eficaz y que aún sigue vigente.
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Introducción al Tema
Uno de los precursores de la auditoría administrativa fue William P. Leonard, quien
presenta su modelo de auditoría administrativa en su libro titulado Evaluación de
los métodos y eficiencia administrativa publicado en 1991.
En su modelo, Leonard plantea que el objetivo principal de la auditoría
administrativa es descubrir las deficiencias o áreas de mejora que pudieran existir
en alguna de las partes de la empresa para realizar las recomendaciones que
permitan superar esas deficiencias.
Leonard define la auditoria administrativa como: “Un examen completo y
constructivo de la estructura organizativa de una empresa, institución o
departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus métodos de
control, medios de operación y empleo que se dé a sus recursos humanos y
materiales” (William, 1991: 46).
En esta definición se manifiesta el objetivo que Leonard adjudica a la auditoría
administrativa: el de revisar una función específica, un departamento o la empresa
completa con el fin de corregir u optimizar su funcionamiento. Además, propone
que el programa a seguir incluya los objetivos y el plan de ejecución aprobado por
la dirección.
De acuerdo con esto, el modelo de Leonard contempla dos partes (identificación
de las deficiencias o áreas de mejora para corregirlas y seguimiento)
desagregadas en cuatro etapas. A continuación, revisamos éstas y dejamos como
punto para que reflexiones si con tales etapas será suficiente obtener información
que permita hacer un diagnóstico de la situación de un área o empresa, y más
aún, mejorarla. (1)
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Explicación
3.0 Modelos de auditoría administrativa. Los modelos de la auditoría administrativa, son parámetros de medición de
aspectos relevantes en el momento de hacer la revisión de las actividades,
informes, operaciones, etc. de una empresa, existen varios modelos de los cuales
se estudiarán a los más importantes.
La finalidad de un modelo de auditoría administrativa es auxiliar a los directivos al
logro eficiente de la administración de las operaciones. Que se sigan una serie de
pasos o de procesos específicos en la revisión de cada una de las funciones que
forman a la organización. Arens, A. (2007).
3.1 Modelos de auditoría administrativa
¿Cuáles son las etapas del modelo de William P. Leonard? El modelo de Leonard comprende cuatro etapas, en cada una identifica los
factores precisos que él considera deberán ser evaluados antes y durante la
auditoría administrativa. Esto puedes apreciarlo en el siguiente esquema:
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Etapa 1:
En esta etapa se identifica el alcance de la auditoría, es decir, si debe enfocarse
sólo a una función, a un departamento o a toda la empresa. Además, implica un
análisis de los factores bajo los cuales opera la organización, los cuales son
determinantes para que el auditor plantee a la dirección de la empresa el alcance
y las limitaciones de la auditoría a realizar.
Los elementos de la organización que deben revisarse antes de establecer un
compromiso son:
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a) Planes y objetivos. Es importante que el auditor los revise junto con la
dirección para saber si representan o no lo que se quiere lograr, o bien, las
causas por las que no se están alcanzando.
b) Estructura organizacional. Representa la manera como se encuentran
distribuidas o repartidas las tareas en la organización.
c) Políticas y prácticas. Son los lineamientos establecidos por la
organización para indicar la manera cómo deben hacerse las cosas.
d) Reglamentos. Son todas las reglamentaciones gubernamentales
imputables a la organización.
e) Sistemas y procedimientos. Comprenden la forma como opera la
empresa.
f) Métodos de control. Son los parámetros que la organización establece
para asegurar que se están alcanzando los resultados, normalmente están
relacionados con la producción o ventas.
g) Mechas de operación. Mediante la auditoría deben evaluarse las
operaciones de la empresa para identificar sus necesidades.
h) Recurso humano. Este elemento es fundamental en las operaciones de la
empresa. En la auditoría, tomarlo en consideración implica estudiar con
cuánto personal se cuenta, así como sus labores, con el fin de determinar
si es suficiente y si están bien distribuidas sus funciones.
i) Instalaciones y equipo. Es menester revisar las instalaciones para
determinar las condiciones en que se encuentran y los años de vida útil.
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Etapa 2:
Cuando se tiene un panorama completo de los planes de la organización, de sus
procesos y de sus recursos, es momento de evaluarlos a partir de su adecuación
y aportación a la visión y misión de la organización. En esta etapa el auditor
cuenta con los elementos suficientes para demostrar a la dirección de la empresa
cuáles de sus áreas no están funcionando adecuadamente y cuáles cumplen con
las expectativas esperadas; para después poder desarrollar sus
recomendaciones.
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Etapa 3:
Con esta etapa se cierra el trabajo realizado por el auditor en todos sus aspectos
y recomendaciones. Comprende un documento escrito y su réplica oral. El auditor
debe tener mucho cuidado en la manera como presenta la información,
considerando a quién la dirigirá. Se presenta el informe en tres fases:
a) Discusión oral de aspectos importantes.
b) Redacción del informe con los descubrimientos y recomendaciones.
c) Presentación del informe final.
Etapa 4
Leonard dice que “su objetivo principal es completar cualquier asunto pendiente,
que forme parte de las recomendaciones, y sobre el cual no se haya hecho nada”
(William, 1991: 112). Además, considera que una auditoría a la que no se le da
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seguimiento no tendrá ningún valor para la organización, y que se debe designar
a una persona con suficiente autoridad para que se encargue de garantizar la
implementación de las recomendaciones.
El seguimiento implica vigilar que se lleven las siguientes actividades:
Revisión de las instalaciones
Apoyo por parte de los recursos humanos en el diseño de formas y
procedimientos.
Conclusión de cualquier asunto pendiente.
Verificación del informe con la alta gerencia. Franklin, E. B. (2007).
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Conclusión
El modelo que el autor William P. Leonard propone, que es una auditoría basada
en el proceso administrativo. Parte de que cada proceso, área o departamento, y
la organización misma, pueden y deben ser auditadas, sobre todo si presentan
deficiencias en su desempeño o funcionamiento.
En esta semana has conocido las cuatro etapas comprendidas en el modelo de
auditoría de Leonard. Éstas deben seguirse a lo largo del proceso de auditoría y
abarcan la planeación, revisión minuciosa de los procesos, evaluación y
presentación del informe; hasta el seguimiento, que es la comprobación de los
resultados logrados con la aplicación de las recomendaciones surgidas de la
auditoría.
Lo que Leonard espera que se realice es constatar que las recomendaciones den
los resultados esperados en el entendido de que éstos no se darán si no se cuenta
con las condiciones necesarias para ello. Es común que las organizaciones y el
personal encuentren pretextos para posponer la realización de nuevos proyectos,
lo cual ocurre muchas veces por desconocimiento o falta de claridad en las
instrucciones, así como por la creencia de que éstos significan incrementar la
carga habitual de trabajo.
De acuerdo con todo lo anterior, podemos decir que los rasgos del modelo de
Leonard apuntan a lograr que el personal se involucre en el proyecto y vislumbre
los beneficios que obtendrá después del proceso de auditoría.
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Para aprender más
William P. Leonard
Este link contiene información importante del Método de William P. Leonardo,
explica el concepto, importancia, alcance y limitaciones, como evitar la
ineficiencia en una empresa, etc.
UPICCSA (s/a). 4.1 William P. Leonard. Obtenido de:
http://www.sites.upiicsa.ipn.mx/polilibros/portal/polilibros/P_proceso/Audito
riayConsultoriaAdministrativa_Original/auditoriayconsuttoria/UMD/Unidad
%204/william.htm
Ejemplo de una Auditoria Administrativa
Este video te explica de manera práctica un ejemplo de la aplicación de una
auditoria interna.
Herrera, A. (2014). Auditoria Administrativa Parte 1 y Parte 2. Obtenido
de: https://www.youtube.com/watch?v=Du7QBcfphjI
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Actividad de Aprendizaje
Instrucciones:
Con la finalidad de profundizar en los conocimientos adquiridos a lo largo de esta
sesión realiza lo siguiente:
Investiga más información acerca del modelo de auditoria
administrativa de William P. Leonard y desarrolla varios cuadros
sinópticos que expliquen las aportaciones de este administrador.
Al final se pide guardarlo en formato PDF, con la finalidad de subirlo a la
plataforma de la asignatura.
Esta actividad representa el 5% de tu calificación y se tomará en cuenta lo
siguiente:
Tus datos generales
Imágenes
Referencias bibliográficas
Ortografía y redacción
Título
Cuadros sinópticos
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Bibliografía
Arens, A. (2007). Auditoría: un enfoque integral. México: Pearson Prentice
Hall.
Franklin, E. B. (2007). Auditoría administrativa: gestión estratégica del
cambio.México: Pearson Prentice Hall.
Mendivil, V. M. (2010). Elementos de auditoría. México: Cengage Learning.
William, L. (1991). Auditoria administrativa: evaluación de los métodos y
eficiencia administrativos. México: Diana.
Cibergrafía
UPICCSA (s/a). 4.1 William P. Leonard. Obtenido de:
http://www.sites.upiicsa.ipn.mx/polilibros/portal/polilibros/P_proceso/Audito
riayConsultoriaAdministrativa_Original/auditoriayconsuttoria/UMD/Unidad
%204/william.htm
Herrera, A. (2014). Auditoria Administrativa Parte 1 y Parte 2. Obtenido
de: https://www.youtube.com/watch?v=Du7QBcfphjI
(Copia y pega la liga para que salga el recurso)
Imágenes
(1) Propias
(2) https://pixabay.com/es