Aula aux. administrativo 14

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CURSO DE AUXILIAR ADMINISTRATIVO COM INFORMÁTICA

Profº FABRÍZIO BARONICOORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com

Profº Fabrizio Baroni

REUNIÃO EMPRESARIAL

COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com

Conteúdos Abordados

Tipos de reuniões

Pontos importantes para a condução de uma reunião eficaz

Os tipos de participantes:

Recursos utilizados para a condução de uma reunião

Serve para dar autonomia a alguns profissionais, incentivar um brainstorm

(tempestade de ideias), alimentar informações sobre o “negócio” e até mesmo para criar assertividade nas

estratégias da empresa.

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Tipos de reuniões

Tipos de reuniões quanto a:

Periodicidade (ordinária e extraordinária) Presença (espontânea ou obrigatória) Espaço de fala e poder decisório

• Comunicativa • Normativa • Consultiva • Deliberativa• Ordinárias

São reuniões previamente planejadas pela empresa. Essas reuniões tendem a ser mais frequentes quando precisam

apresentar um novo projeto, mudanças no código de conduta da empresa,

reuniões de final de mês ou inicio de mês para repassar os pontos positivos e

negativos.

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Extraordinárias

São reuniões no caráter de urgência por determinação de superiores..

Essas reuniões acontecem quando a sua decisão final ira afetar a todos dentro da empresa desde a diretoria aos colaboradores de

nível operacional.

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• Planejamento Para solucionar problemas orientados para o futuro.

• Deliberativas Para tomada de decisões ou soluções de problemas.

As reuniões também podem ser classificadas pelo tema a ser tratado.

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Informativa

Para compartilhar dados ou informações, reunião com o objetivo de dar e colher informações, organizar, gerar e disseminar conhecimentos.

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Há reuniões de negócios com características próprias, como: café da manhã, brunch, almoço.

O café da manhã ou breakfast acontece entre 07 horas 30 minutos e 9 horas;

• O brunch ocorre entre 10 horas e 30 minutos e 12 horas • O almoço é marcado para 12 horas até 13 horas e 30 minutos.

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Pontos importantes para a condução de uma reunião eficaz

No meio corporativo, o não cumprimento de horários, a má condução e a falta de posicionamento sobre real propósito

das reuniões são falhas corriqueiras e cruciais

Convocação

Devem ser convocados para reunião somente aqueles que irão contribuir com os resultados; sendo assim, não há necessidade de convocar

todos os colaboradores do mesmo setor ou departamento.

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Definição da pauta

O primeiro passo é levantar os assuntos e organizar a pauta com metas claras;

Ao elaborar a pauta, procurar antecipar a melhor maneira de colocar o tema em discussão, envolver o grupo e organizar as pessoas para que haja maior interação;

Administração do tempo

As reuniões têm que ter hora para começar e terminar;

Chegar ao local antes da hora para acolher o grupo;

Manter o relógio por perto;

Solicitar que alguém controle o andamento da discussão;

Registrar num cartaz e/ou outro meio o roteiro da reunião.

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O coordenador é o mediador das discussões, por isto é ele que conduz os participantes até o objetivo;

Evitar que alguém monopolize a discussão ou que se formem conversas paralelas;

Ao longo da discussão tenta esgotar todos os item da pauta.

Coordenação das discussões

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Encerramento da reunião

Nesse momento deve ser retomado o objetivo da reunião, a fim de verificar se foi atingido e, também, para o esclarecimento de dúvidas.

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É importante agradecer a participação e a colaboração de todos, transmitir impressões sinceras sobre o grupo e colocar-se à disposição para quaisquer dúvidas, esclarecimentos ou um simples bate-papo informal.

Lembre-se, o término sempre deve ocorrer no horário combinado; ultrapassá-lo não é conveniente, a ansiedade desencadeada não permitirá que o grupo continue prestando atenção no que você estiver falando.

Os tipos de participantes:

Sabemos que é diferente o comportamento dos indivíduos isoladamente e em grupo.

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O que sempre procura um motivo pra divergir

Não conteste. Mantenha a calma. Tome cuidado para que ele não monopolize a reunião.

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O Positivo

Ele é um ponto de apoio. Permita que ele faça o uso da palavra sempre que necessário, pois normalmente contribui com

informações positivas e de interesse geral.

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O Sabe Tudo

Convém, em muitas circunstâncias, deixá-lo habilmente por conta do grupo.

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O Falante

Interrompa-o com habilidade. Limite o tempo que ele tem para falar, pois tende a divagar e ser prolixo.

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O Acanhado

Motive-o a participar fazendo perguntas fáceis para que tenha condições de respondê-las, de preferência algo relacionado com o que ele já conheça, com isto a autoconfiança aumenta gradativa- mente. Agradeça sempre sua contribuição, mas não exagere com

esta técnica.

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O que Não Aceita e Não Coopera

Explore sua ambição. Reconheça e use sua experiência e seu conhecimento. Respeite-o, mas não se deixe persuadir por ele.

Use sua experiência e bom senso de líder.

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O Desinteressado

Dirija-lhe perguntas sobre sua atividade profissional. Solicite habilmente exemplos de algo em que ele esteja interessado.

Procure motivá-lo e conscientizá-lo da importância de sua participação.

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O Desdenhoso

Não o critique, seja hábil, use a técnica do “sim, mas...”. Não tente justificativas diretas, pois talvez seja exatamente isto

que ele queira, para se auto afirmar perante todos.

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O Perguntador Persistente

Normalmente atrapalha o líder. Convém passar suas perguntas para o grupo respondê-las, entretanto, não convém exageros

desta técnica, pois pode causar impressão aos demais de que o líder se deixou persuadir por ele ou está inseguro.

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Recursos utilizados para a condução de uma reunião

Adequar os recursos às necessidades da reunião. Muitas vezes o excesso de recursos pode atrapalhar mais do que ajudar.

Flip-chart ou quadro branco:São ótimos para registrar ideias e construir conteúdos com o grupo.

Vídeo ou DVD: Realçam conceitos e mostram depoimentos. Tomar cuidado com a duração do vídeo.Retroprojetor:

Projeção eletrônica: Recomendada para apresentar materiais previamente elaborados em Power point.

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Material de leitura prévia:

Textos e informações para utilização nas discussões devem ser distribuídos com antecedência para que os participantes

tenham tempo de ler antes da reunião.

Material impresso para ser distribuído durante a reunião: mais utilizado para esquemas, tabelas e gráficos.

Sonorizadores

Dependendo da quantidade de participantes de uma reunião, será necessária a utilização de recursos de sonorização, como caixa de som; microfones e outros para ampliar a voz e atingir

todos participantes

Atividade

1 – Reunião ordinária se caracteriza por:

a)Reuniões que são convocadas sem aviso prévio

b)Reuniões que são agendadas e não ocorrem.

c)Reuniões previamente planejadas pela empresa.

d)Reuniões escolares

2 – Reunião extraordinária se caracteriza por:

a)Reuniões no caráter de urgência por determinação de

superiores

b)Reuniões que são agendadas e não ocorrem.

c)Reuniões previamente planejadas pela empresa.

d)Reuniões importantes apenas para os superiores.

3 – Quanto á presença, as reuniões podem ser:

a)Ordinária e extraordinária

b)Espontânea e extraordinária

c)Espontânea ou obrigatória.

d)Ordinária e obrigatória

4 – Tipo de reunião de negócio que ocorre entre 10 horas e 30 minutos e 12 horas :

a)Breakfast

b)Brunch

c)Jantar

d)Almoço

5 – No final da reunião os assuntos mais relevantes serão transcritos para:

a)Ata

b)E-mail.

c)Quadro

d)Ofício

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