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CAPÍTULO I
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
Motivo del examen
El Examen Especial a la cuenta bienes inmuebles de propiedad del Gobierno Central,
en la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental, se efectuó en cumplimiento a la
Orden de Trabajo 07 de 4 de mayo de 2009, suscrita por el Auditor General, con cargo
al Plan Anual de Actividades para el año 2009.
Objetivos del examen
Generales
- Comprobar el grado de confiabilidad de los valores registrados en los estados
financieros del Gobierno Central en la cuenta bienes inmuebles.
- Verificar si los bienes inmuebles de propiedad de las entidades del Gobierno
Central que se encuentran registrados en sus estados financieros constan
físicamente y se hallan catastrados en los respectivos municipios y registradores
de la propiedad.
Específicos
- Comprobar que los estados financieros del Gobierno Central reflejen todos los
bienes inmuebles de su propiedad.
- Verificar que procedimientos adoptó el Ministerio de Finanzas para comprobar la
consistencia de la información ingresada en el sistema de los bienes inmuebles
de propiedad de las entidades del Gobierno Central.
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Alcance del examen
El Examen Especial, comprendió el análisis de los bienes inmuebles de propiedad de
los siguientes Ministerios: Finanzas; Trabajo y Empleo; Educación; Desarrollo Urbano
y Vivienda; Defensa Nacional; Agricultura, Ganadería, Acuacultura y Pesca;
Transporte y Obras Públicas; Minas y Petróleos; Salud Pública; Inclusión Económica y
Social; por el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2008,
en base a la información proporcionada por estas entidades, Subsecretaría de
Contabilidad Gubernamental, Registrador de la Propiedad de las ciudades de Quito,
Latacunga, Ambato, Dirección Metropolitana de Catastros del cantón Quito y Catastros
de los Municipios de Latacunga, Ambato y Riobamba.
La Contraloría General del Estado y la Unidad de Auditoría Interna de este Portafolio,
no efectuaron ningún examen al respecto.
Base Legal
El 5 de abril de 2001, con Acuerdo Ministerial 094 publicado en el Registro Oficial 306
de 16 del mismo mes y año, se expide el Reglamento Orgánico del Ministerio de
Economía y Finanzas, con el fin de establecer su administración a base de procesos y
subprocesos.
Con Decreto Ejecutivo 3410 de 2 de diciembre de 2002 publicado en el Registro Oficial
5 de 22 de enero de 2003, se expidió el texto unificado de la principal legislación
secundaria del Ministerio de Economía y Finanzas, en el que se definen los procesos
sustantivos y para su funcionamiento, se especifica los procesos directivos de apoyo y
asesoría.
El Decreto Ejecutivo 854 publicado en el Registro Oficial 253 de 16 de enero de 2008,
sustituye la denominación de Ministerio de Economía y Finanzas por el de Finanzas,
también dispone que en todo cuerpo normativo hasta con un nivel jerárquico de
decreto ejecutivo, se lo remplace con el citado nombre.
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Estructura Orgánica
El Decreto Ejecutivo 3410 publicado el 22 de enero de 2003, contiene el Texto
Unificado de la principal legislación secundaria del Ministerio de Economía y Finanzas,
el libro III de la Organización y Administración del Ministerio en su texto presenta a la
Coordinación de Consolidación y Evaluación de los Estados Financieros del Sector
Público, dependiente de la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental, con la
siguiente estructura:
PROCESOS DIRECTIVOS : Ministro de Finanzas
Subsecretaría General de Finanzas
PROCESO SUSTANTIVO : Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental
SUBPROCESO SUSTANTIVO : Coordinación Consolidación y Evaluación de
Estados Financieros del Sector Público
SUBSECRETARIA GENERAL DE FINANZAS
Misión:
Ejecutar los planes y políticas presupuestarias, fiscales, crediticias y financieras
establecidos dentro de la política económica, dirigir el sistema de administración
financiera gubernamental y optimizar la administración de los recursos públicos.
Ámbito de acción:
a) Administrar el Sistema Financiero de Gestión Pública;
b) Administrar el Presupuesto General del Estado;
c) Ejecutar los cobros y pagos del sector público;
d) Mantener registros contables;
e) Las demás que le asigne la ley y las normas secundarias.
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SUBSECRETARIA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
Misión:
Administrar el sistema de contabilidad gubernamental que permita disponer de los
estados financieros del sector público, proponer normas y directrices contables y
proporcionar asistencia técnica en materia de su competencia.
Ámbito de acción:
a) Generar, revisar y evaluar los estados financieros consolidados del sector público
no financiero;
b) Formular y mantener la normativa y directrices contables; y,
c) Las demás que le asigne la ley y las normas secundarias.
COORDINACIÓN DE CONSOLIDACION Y EVALUACION DE LOS ESTADOS
FINANCIEROS DEL SECTOR PÚBLICO
Misión:
Generar los estados financieros consolidados del sector público no financiero para
producir informes de resultados
Ámbito de acción:
a) Verificar consistencia de la información financiera presentada por las entidades del
sector público;
b) Generar y evaluar los estados financieros consolidados del sector público no
financiero;
c) Revisar y evaluar estados financieros por entidad del sector público no financiero;
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d) Elaborar informes de los resultados de los estados financieros del sector público
no financiero; y,
e) Las demás que le asigne la ley y las normas secundarias.
Monto de recursos analizados
El monto analizado corresponde al valor en libros e incluida en la información
proporcionada por las entidades seleccionadas como muestra, así:
ENTIDAD MONTO USD
MINISTERIO DE FINANZAS 3 294 360,99
MINISTERIO DE TRABAJO Y EMPLEO 2 581 656,92
MINISTERIO DE DESARROLLO URBANO Y VIVIENDA 5 629 077,77
MINISTERIO DE INCLUSIÓN ECONÓMICA Y SOCIAL 20 995 639,85
MINISTERIO DE TRANSPORTE Y OBRAS PÚBLICAS 7 363 083,35
MINISTERIO DE AGRICULTURA, GANADERÍA,
ACUACULTURA Y PESCA 3 283 753,27
MINISTERIO DE MINAS Y PETRÓLEOS 999 267,41
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL 4 332 707,80
FUERZA TERRESTRE 266 362 855,02
FUERZA AÉREA 695 931 221,53
FUERZA NAVAL 1 050 249,31
MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA *
MINISTERIO DE EDUCACIÓN **
TOTAL 1 011 823 873,22
* La entidad comunicó que no tiene registrado ningún valor por bienes inmuebles
** No proporcionó información de sus bienes
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Servidores relacionados
La nómina de servidores que actuaron durante el período analizado se encuentra
detallada en anexo 1.
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CAPÍTULO II
RESULTADOS DEL EXAMEN
Registro de inmuebles en el sistema de gestión financiera por parte de las
entidades públicas impide a la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental
emitir observaciones al respecto
Analizada la información remitida a la Unidad de Auditoría Interna por varios
Ministerios sobre los bienes inmuebles que mantienen en sus registros, se observa
que los montos de éstos en algunos casos no guardan consistencia con el valor real
de los mismos y en otros no consta ningún valor, anexos 3 y 4, sin que la
Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental haya efectuado un análisis de la misma
y emitido observación alguna, debido a que la información de los registros y ejecución
presupuestaria de las entidades ejecutoras son ingresadas directamente por éstas al
eSIGEF, bajo la normativa del Sistema de Administración Financiera SAFI, siendo de
su entera y exclusiva responsabilidad, dificultando a la Subsecretaría de Contabilidad
Gubernamental el análisis de los saldos ingresados en el sistema, ocasionando que
las cuentas de bienes inmuebles de esas instituciones, así como los del Gobierno
Central se encuentren subvaloradas.
La normativa vigente durante el período analizado, en cuanto a las funciones que debe
cumplir la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental, no se reformó de
conformidad con el avance tecnológico y utilización de herramientas informáticas que
automatizaron los procesos contables, manteniéndose ésta durante el período
analizado, sin embargo de que el eSIGEF fue implementado en enero de 2008.
El numeral 5.2.4.1 del Decreto 3410 con el cual se Expide el texto unificado de la
principal legislación secundaria del Ministerio de Finanzas en el 2003, establece los
ámbitos de acción para la Coordinación de Consolidación y Evaluación de los Estados
Financieros del Sector Público, de la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental,
los literales a) y c) señalan:
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“… a) Verificar consistencia de la información financiera presentada por las entidades del sector público; .- c) Revisar y evaluar estados financieros por entidad del sector público no financiero;…” El Auditor General mediante oficios requirió a las entidades sujetas a estudio, nos
informen si la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental, efectuó alguna
observación a los valores presentados en sus estados financieros, en comunicaciones
recibidas afirman que la citada Subsecretaría no emitió ninguna opinión al respecto,
para mayor ilustración transcribimos parte de lo señalado por el Ministerio de
Educación, en oficio 035-DIRFIN-CONT de 6 de julio de 2009, suscrito por la Directora
Nacional Financiera:
“… En lo referente a si hubo alguna observación a los valores presentados en los estados financieros por parte de la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental, comunico que no se realizó ninguna observación…” Con oficio DAIMF-2009-622 de 23 de diciembre de 2009, el Auditor General solicitó a
la Coordinadora de Tecnología Informática, nos comunique si el módulo de inventarios
del eSIGEF se encuentra en funcionamiento y que tipo de reportes financieros entrega
este sistema para que la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental, elabore los
estados financieros del Gobierno Central, en respuesta recibimos el oficio MF-SA-CTI-
2010-0005 de enero 6 de 2010, en donde manifiesta:
“…Con memorando N° MF-CTI-2009-1319, del 7 de diciembre de 2009, se solicita a la Subsecretaría Administrativa el reinicio del proceso de Contratación del Desarrollo del sistema de Gestión y Administración de Bienes del Sector Público. En este memorando constan los términos de referencia y alcance del mencionado sistema. El desarrollo e implementación de este sistema tiene un tiempo de duración de doce meses, a partir de la firma del contrato, incluido la implantación de varios pilotos en diferentes Instituciones Públicas… -Por todo lo indicado, en el transcurso del año 2010 se podría salir a producción con el Sistema de Gestión y Administración de Bienes del Sector Público…” Hecho subsecuente
Con Acuerdo 119, publicado en el Registro Oficial 52, Edición Especial de 13 de julio
de 2010, se expide la reforma al “Libro Tercero de la Organización y Administración
del Ministerio” del Decreto Ejecutivo 3410, el numeral 2.2.5.5 establece las
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atribuciones y responsabilidades de la Dirección de la Administración de Bienes y
Existencias del Sector Público, perteneciente a la Subsecretaría de Contabilidad
Gubernamental, los literales 1, 2 y 5, señalan:
“…1. Administrar el subsistema e-SICOBE para el control de los bienes de larga duración, existencias y especies valoradas. -2. Dirigir la capacitación a los responsables de la custodia de los activos en el uso permanente del subsistema e-SICOBE y atender consultas sobre la materia;… -5 Solicitar a las Entidades Públicas, información y documentación complementaria que sustente los registros contables…” Conclusión
Los montos por bienes inmuebles de propiedad de varias entidades del sector público
mantienen en sus registros contables, no guardan consistencia con el valor real de los
mismos, ocasionando que las cuentas por inmuebles se encuentren subvaloradas
tanto en las instituciones como en las del Gobierno Central.
Recomendación
El Subsecretario de Contabilidad Gubernamental:
1. En consideración a los nuevos roles establecidos para el Ministerio de Finanzas,
solicitará a las entidades públicas remitan la información de los bienes inmuebles
de su propiedad con valores actualizados y documentación de soporte, a fin de
validar la misma e incorporar en los estados financieros del Gobierno.
Entidades públicas no son administradas como un solo ente contable
Varios Ministerios con ámbito a nivel nacional, como: Educación, Defensa, Transporte
y Obras Públicas, Salud y Agricultura, no cuentan con una sola unidad financiera que
consolide la ejecución de su presupuesto y por ende sus estados financieros como un
solo ente contable, de conformidad con lo que establece el artículo 11 de la Ley
Orgánica de Administración Financiera y Control, que señala:
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“… Organización de la unidad financiera.- En cada entidad y organismo se establecerá una sola unidad administrativa responsable de su gestión financiera total. -.La unidad financiera será organizada según las características y necesidades de la entidad u organismo respectivo y dependerá directamente de la alta dirección...” La normativa del Sistema de Administración Financiera publicada en el Suplemento
del Registro Oficial 259 de 24 de enero de 2008, el numeral 1.1.1, define a los entes
financieros en los siguientes términos:
“… Constituyen entes financieros los organismos, entidades, fondos o proyectos creados por ley, decreto u ordenanza, con existencia propia e independiente, que administran recursos y obligaciones del Estado, bajo cuya responsabilidad estará el funcionamiento del Sistema Integrado de Administración Financiera. Si las circunstancias lo ameritan se desconcentrará el sistema, bajo la exclusiva responsabilidad del ente financiero institucional…” Lo expuesto se presenta por cuanto la normativa del Sistema de Administración
Financiera, SAFI, faculta el establecimiento de varios entes contables en una misma
entidad pública, en contraposición a lo que establece la Ley Orgánica de
Administración Financiera y Control, ocasionando que las entidades no consoliden la
información contable en un estado financiero único.
Mediante oficio DAIMF-2009-152 de 4 de mayo de 2009, el Auditor General solicitó al
Subsecretario de Contabilidad Gubernamental, información relacionada con los
estados financieros del Gobierno Central, en respuesta recibimos el oficio MF-SCG-
UAP-2009-0418 de 22 del mismo mes y año, el que entre otras señala lo siguiente:
“… En base al nuevo Modelo de Gestión Financiera que se implementó en todas las entidades que conforman el Gobierno Central (3049 Unidades Ejecutoras), se ha requerido efectuar varias actividades en coordinación con el Proyecto de Administración Financiera SIGEF; para cumplir con los objetivos trazados… - Cada Unidad Ejecutora ingresa la información de los hechos económicos que han generado y el sistema de acuerdo a su estructura informática genera los Estados Financieros del Gobierno Central, automáticamente. Esto constituye ni más ni menos que otro software de contabilidad como una herramienta de apoyo a la Gestión Financiera…” Por otra parte, con oficio circular DAIMF-2009-167 de 8 de mayo de 2009, el Auditor
General solicitó a las entidades sujetas a estudio, nos remitan información referente a
los bienes inmuebles de su propiedad, en respuesta recibimos el oficio SGF-12-0181-
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2009 de 29 de mayo de 2009, suscrito por la Directora de Gestión Financiera del
Ministerio de Salud Pública, la que entre otras, manifiesta lo siguiente:
“… Cabe mencionar, que la Planta Central del Ministerio de Salud Pública debe realizar el registro y control observando las disposiciones de leyes vigentes para el efecto. En lo referente a la Subsecretaría Regional Costa Insular, Unidades Ejecutoras: SNEM, INH, Direcciones Provinciales de Salud, Hospitales, Áreas de Salud, los registros contables e inventarios de Bienes, son de responsabilidad de cada una de ellas, por ser Unidades Ejecutoras descentralizadas…” Hecho subsecuente
El numeral 2.2.5.1 del Acuerdo 119, publicado en el Registro Oficial 52, Edición
Especial de 13 de julio de 2010, establece las atribuciones y responsabilidades de la
Dirección de Análisis y Consolidación de los Estados Financieros del Sector Público,
de la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental, los literales 2 y 4, establecen:
“… 2. Dirigir la recepción de la información financiera para validación y análisis como requisito para elaborar los estados financieros consolidados trimestrales de las Entidades del Sector Público;… -Supervisar procesos de asistencia técnica y capacitación a las entidades del Sector Público…” Conclusión
Entidades del sector público, no cuentan con una unidad administrativa que consolide
su información financiera como un solo ente contable, debido a que la normativa del
SAFI faculta la descentralización de las actividades contables, ocasionando que los
saldos por bienes inmuebles en la administración central de las entidades no se
encuentre con montos reales.
Recomendación
Al Subsecretario de Contabilidad Gubernamental:
2. Considerando a lo establecido en la normativa del SAFI, respecto de los entes
contables en el sector público, asesorará a los funcionarios financieros de las
entidades, sobre esta materia.
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Bienes inmuebles en las entidades públicas se encuentran subvalorados
En la información relacionada con los bienes inmuebles registrados en las cuentas de
varias entidades públicas, proporcionada a la unidad de auditoría de este Portafolio, se
verificó que en unos casos estos valores no se ajustan a la situación actual del país,
en otros no se refleja ningún monto, además, existen bienes inmuebles que no han
ingresado a sus registros, tal es el caso de los bienes del Ministerio de Obras Públicas:
Direcciones de Cotopaxi y Guayas; Ministerio de Educación, Ministerio de Inclusión
Económica y Social en varias provincias; Ministerio de Defensa Nacional en las
Fuerzas Aérea y Naval y Ministerio de Salud Pública, (anexos 3 y 4).
Lo señalado se presenta debido a que los funcionarios de las entidades públicas
encargados del registro contable, no actualizaron los valores de los bienes inmuebles
en su oportunidad, tampoco han efectuado procedimientos administrativo –
financieros, para revalorar a base de peritazgos los bienes inmuebles de su propiedad,
proceso que debió efectuarse en razón del cambio monetario que se produjo en el
país el año 2000, sumándose a esto que las entidades no cuentan con unidades
técnicas especializadas en valoración y revaloración de activos, tampoco las máximas
autoridades de las instituciones públicas, efectuaron los trámites pertinentes en el
Ministerio de la Vivienda, con el fin de que el titular de esa Cartera de Estado,
disponga a la DINAC, unidad técnica especializada en este proceso, efectúe un
estudio que permita valorar y revalorar los bienes inmuebles de las entidades del
Gobierno Central y sus resultados sean presentados a fin de que ingresen en los
registros institucionales, ocasionando que los saldos de las cuentas de bienes
inmuebles en las entidades y en la contabilidad del Gobierno Central se encuentren
subvalorados.
El artículo 18 del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de
Bienes del Sector Público, establece los avalúos de bienes inmuebles en los
siguientes términos:
“… El avalúo de los bienes inmuebles lo realizará la Dirección Nacional de Avalúos y Catastros, para lo cual se tomará en cuenta el valor del terreno, de las edificaciones y de todos los bienes que vayan a incluirse … con sus valores comerciales…”
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Las Normas Técnicas de Corrección Monetaria y Depreciación, publicadas en el
Registro Oficial 249 de 22 de enero de 2001, establecen los criterios técnicos para
actualizar las cifras lo más cercano a su valor de realización de las cuentas de Activo y
Pasivo no monetarios, a ser aplicadas en las entidades del sector público, respecto de
los bienes de larga duración, señala:
“… El valor contable de las inversiones en bienes de larga duración de similar naturaleza y condición, se actualizarán a los precios de mercado vigentes a fines de diciembre del 2000… - El procedimiento de actualización mediante el reavalúo en base a los precios vigentes en el mercado se aplicará sin restricción alguna a todos los bienes… constante en el Acuerdo No. 106 expedido por el Ministro de Economía y Finanzas, publicado en el Registro Oficial No. 131 del 31 de julio del 2000. – Para los bienes inmuebles se mantendrá la actualización realizada según el literal b) del numeral 19 del Acuerdo antes precisado…” La normativa del Sistema de Administración Financiera, publicada en el Suplemento
del Registro Oficial 259 de 24 de enero de 2008, el numeral 3.1.6 de los Principios de
Contabilidad Gubernamental, define a la reexpresión contable en los siguientes
términos:
“… El costo reexpresado, está constituido por el costo histórico actualizado a valor corriente, mediante el reconocimiento de cambios de valor, ocasionados por la exposición a fenómenos económicos exógenos. -Se utilizarán métodos sustentados en regulaciones legales, criterios técnicos, peritajes profesionales u otros procedimientos de general aceptación en la materia, que permitan expresar los activos, los pasivos, el patrimonio y sus variaciones, lo más cercano al valor actual al momento de su determinación…” Por otra parte, el Decreto Ejecutivo 1479 de 12 de diciembre de 2008, publicado en el
Registro Oficial 495 del mismo mes y año, crea la Unidad de Gestión Inmobiliaria del
Sector Público, INMOBILIAR adscrita a la Presidencia de la República, unidad
encargada de la administración y desarrollo del Catastro Único de Bienes Inmuebles
del Sector Público, CUBE, el artículo 3 de este decreto, establece las funciones de
esta unidad, el literal 9, señala:
“… Coordinar con la Dirección de Avalúos y Catastros de las Municipalidades, y en las que no tengan lo realizará a través de la Dirección Nacional de Avalúos y Catastros para la elaboración de avalúos para compra, venta, permutas, comodatos, subastas o remates, donaciones o arriendos de bienes para instituciones públicas a las que se refiere el artículo 2 de este decreto;…”
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Con oficio circular DAIMF-2009-167 de 8 de mayo de 2009, el Auditor General solicitó
a las entidades sujetas a estudio, nos remitan información referente a los bienes
inmuebles de su propiedad, en respuesta recibimos el oficio 035-DIRFIN-CONT de 6
de julio de 2009 suscrito por la Directora Nacional Financiera del Ministerio de
Educación al que adjunta el memorando 756-DNA de 23 de junio de 2009, por otra
parte el Ministerio de Salud Pública envía el oficio SGF-12-0181-2009 de 29 de mayo
de 2009, suscrito por la Directora de Gestión Financiera, los que entre otras,
manifiestan lo siguiente:
Memorando 756-DNA:
“… Comunico a usted que viene realizando las gestiones necesarias para realizar un levantamiento de todos los predios tanto urbanos como rurales, al igual que las instituciones públicas en general, desafortunadamente no cuentan con la información real de sus bienes patrimoniales lo que restringe las posibilidades de desarrollar planificadamente planes, programas y proyectos de ésta Secretaría de Estado…” Oficio SGF-12-0181-2009:
“… La Dirección Financiera no tiene registro alguno de bienes inmuebles; a pesar, de haber realizado múltiples trámites ante la Dirección de Gestión Administrativa, misma que de conformidad a la estructura orgánica vigente, es responsable del control correspondiente de Bienes Muebles e Inmuebles institucionales; sin embargo, no se ha recibido respuesta favorable alguna…”
El Registrador de la Propiedad del cantón Quito, en oficio 20 R.P.Q. de 15 de enero de
2010, manifiesta que a nombre de los Ministerios de Educación y de Salud se
encuentran registrados varios inmuebles, anexo 5.
Hecho subsecuente
El numeral 2.2.5.2 del Acuerdo 119, publicado en el Registro Oficial 52, Edición
Especial de 13 de julio de 2010, establece las atribuciones y responsabilidades de la
Dirección de Gestión del Gobierno Central, Entidades Descentralizadas y Autónomas,
de la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental, el literal 12, señala:
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“…12. Supervisar que las Entidades Públicas, remita información y documentación complementaria que sustente los registros contables o los saldos reflejados en los estados financieros;…”
Conclusión
Los saldos de las cuentas de bienes inmuebles en los registros de varias entidades, no
se ajustan a la situación económica actual del país en unos casos y en otros, no se
refleja ningún valor por este concepto, afectando directamente a las cuentas de
inmuebles de las entidades y por ende a los estados financieros del Gobierno Central.
Recomendaciones
Al Ministro de Finanzas:
3. Solicitará a las máximas autoridades de los Ministerios, dispongan a las unidades
financieras de su ámbito, depuren y actualicen los saldos de las cuentas de bienes
inmuebles, para ello realizarán las gestiones pertinentes en las unidades de
catastros de los municipios o en el Ministerio de la Vivienda a fin de que se
proceda con el avalúo y reavalúo de los bienes inmuebles de su propiedad y los
valores obtenidos reflejen en sus registros y en los estados financieros del
Gobierno Central.
Los resultados por la valoración y revaloración de bienes inmuebles, serán puestos
en conocimiento de la Unidad de Gestión Inmobiliaria del Sector Público,
INMOBILIAR, a fin de que ésta cuente con datos reales de los bienes que le
corresponde administrar y controlar.
Al Subsecretario de Contabilidad Gubernamental:
4. Dispondrá al Director de Análisis y Consolidación de los Estados Financieros del
Sector Público, asesore técnicamente a los Directores Financieros en los
procedimientos contables que deben adoptar las entidades públicas para regular y
ajustar las cuentas de bienes inmuebles.
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Propiedad de varios bienes inmuebles no se encuentra legalizada
Del análisis a la documentación de bienes inmuebles proporcionada por los siguientes
Ministerios: Obras Públicas, Defensa y Agricultura, se determinó que algunos de sus
bienes la situación jurídica no es adecuada respecto de la posesión efectiva de los
mismos, afectando directamente a los saldos de las cuentas de inmuebles de las
entidades y estados financieros del Gobierno Central, pues se desconoce si los bienes
descritos en sus comunicaciones son públicos o privados y a que entidades
pertenecen.
La falta de legitimación de los bienes inmuebles, se presenta por que en su
oportunidad las entidades públicas a través de las máximas autoridades, no
dispusieron el seguimiento de los trámites pertinentes en forma satisfactoria a los
intereses institucionales hasta concluir con el proceso y así poder determinar la
propiedad legítima de los mismos, para luego ingresar los resultados en sus estados
financieros y los del Gobierno Central, con el fin de que los saldos de la cuenta bienes
inmuebles de las entidades reflejen la realidad de los mismos.
La Norma de Control Interno 110–13 CONTROL ADMINISTRATIVO DE BIENES,
vigente durante el período analizado establece lo siguiente:
“… La máxima autoridad de cada entidad del sector público dispondrá la formulación de procedimientos que permitan el control administrativo de todas las operaciones que constituyan eventuales responsabilidades o derechos por bienes, valores, documentos, compromisos y garantías que no afecten su estructura patrimonial…” El artículo 3, literal 3 del Decreto Ejecutivo 1479 de 12 de diciembre de 2008,
establece como función de la Unidad de Gestión Inmobiliaria del Sector Público,
INMOBILIAR, la siguiente:
“… Establecer la situación técnico - jurídica de los bienes inmuebles de las instituciones señaladas en el artículo 2 de este decreto, no solo sobre los cuales se ha establecido o consolidado el derecho de dominio sino también de aquellos que se encuentran invadidos, abandonados, arrendados, entregados en comodato, en posesión de otras personas, en posesión de la entidad; o aquellos que falten por regularizar su situación jurídica; en definitiva de aquellos que se tengan la expectativa legítima de acceder al dominio o que se encuentren bajo cualquier otra modalidad
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contemplada en las leyes. Esta función se extiende a las cuotas de participación fiduciaria que representen derecho de dominio para las instituciones a las que se refiere este instrumento…” El artículo 8 del Decreto ibídem, señala como competencia de las instituciones
públicas la defensa jurídica de sus bienes en los siguientes términos:
“… Es de competencia de cada institución pública la defensa jurídica relacionada al derecho de dominio y demás derechos que procedan en materia de inmuebles y de la Procuraduría General del Estado de conformidad con la Ley…” El artículo 27 de la Ley para la Promoción de la Inversión y la Participación Ciudadana,
incluye luego del artículo 64 de la Ley de Modernización del Estado el siguiente:
"… Los bienes inmuebles que estén en posesión material de buena fe, no interrumpida, de las instituciones del Estado por más de cinco años, y que carecieren de títulos de propiedad legalmente inscritos a nombre de dichas instituciones, pasarán, por mandato de esta Ley, a ser de propiedad de las posesionarias. Los registradores de la propiedad de los cantones en los que dichos inmuebles se hallaren ubicados inscribirán las transferencias de dominio, previo auto que, al efecto, expedirán los jueces competentes, a petición de parte…" Conclusión
Entidades públicas no tienen legalizada la posesión efectiva de varios bienes
inmuebles, sin que las autoridades de turno de esas instituciones hayan realizado los
trámites respectivos, para definir la situación de los mismos, lo que implica que las
cuentas de inmuebles se encuentren subvaloradas aspecto que afecta a los saldos de
los estados financieros del Gobierno Central.
Recomendación
Al Ministro de Finanzas
5. Solicitará a las máximas autoridades de los Ministerios, dispongan a sus unidades
jurídicas, iniciar o continuar según el caso, con los trámites legales pertinentes,
hasta su conclusión con el objeto de definir la situación de los bienes inmuebles,
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los resultados serán incluidos en sus registros, procedimiento que permitirá contar
con saldos reales en las cuentas de bienes inmuebles institucionales y estados
financieros del Gobierno Central. Las acciones adoptadas y los resultados
obtenidos serán puestos en conocimiento de la Subsecretaría de Contabilidad
Gubernamental y de la Unidad de Gestión Inmobiliaria del Sector Público,
INMOBILIAR, con el fin de que actualice su base de datos.
Dificultad en el seguimiento de bienes inmuebles de las entidades públicas
Auditoría a fin de confirmar, se procedió a solicitar información de los bienes
inmuebles que se encuentran inscritos en los libros de los Registradores de la
Propiedad de los cantones: Quito, Latacunga, Ambato y Riobamba y en las unidades
de catastro de los municipios de estas ciudades, recibiendo en respuesta que es
necesario identificar a las entidades con los nombres que a través del tiempo se las
conocía, a fin de que la información se ajuste a la realidad histórica de cómo están
registradas en estas instituciones.
Luego de revisada la información enviada por la Unidad de catastros del Municipio del
cantón Quito y del Registrador de la Propiedad de este mismo cantón, se puede
verificar que en sus registros constan bienes a nombre de instituciones cuya razón
social ya no se halla vigente, como son los ministerios de: Bienestar Social, Previsión
Social y Trabajo, Trabajo y Bienestar Social e Industrias, Comercio, Integración y
Pesca, esta situación dificulta la identificación y seguimiento de los bienes inmuebles
así como poder determinar a que entidad pertenece el bien inmueble, esto debido a
que los Ministerios sujetos a estudio han sufrido cambios en sus razones sociales por
la división de varios de ellos, sin que las nuevas instituciones hayan actualizado la
información de los bienes inmuebles en las entidades registradoras, tampoco
efectuaron procedimientos tendientes a legalizar la propiedad de los mismos,
afectando directamente a los saldos de la cuenta bienes inmuebles de las instituciones
y estados financieros del Gobierno Central.
La Norma de Control Interno 110-13 CONTROL ADMINISTRATIVO DE BIENES,
VALORES Y DOCUMENTOS, vigente durante el período analizado señala lo
siguiente:
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“…La máxima autoridad de cada entidad del sector público dispondrá la formulación de procedimientos que permitan el control administrativo de todas las operaciones que constituyan eventuales responsabilidades o derechos por bienes, valores, documentos, compromisos y garantías que no afecten su estructura patrimonial. – Los bienes recibidos en fideicomiso, comodato o almacenaje, serán controlados administrativamente, identificando a su propietario, el origen de los mismos y el motivo de la custodia…” La Norma de Control Interno para las entidades, organismos del sector público y de las
personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos 406-01,
Unidad de Administración de Bienes, en vigencia, señala:
“… Toda entidad u organismo del sector público, cuando el caso lo amerite, estructurará una unidad encargada de la administración de bienes. La máxima autoridad a través de la unidad de administración de bienes, instrumentará los procesos a seguir en la planificación, provisión, custodia, utilización, traspaso, préstamo, enajenación, baja, conservación y mantenimiento, medidas de protección y seguridad, así como el control de los diferentes bienes, muebles e inmuebles, propiedad de cada entidad u organismo del sector público y de implantar un adecuado sistema de control interno para su correcta administración…” Cabe señalar que en la Jefatura de Avalúos y Catastros del Municipio de Latacunga no
se encuentra registrado el edificio del MIES de esa ciudad; en Chimborazo este
Ministerio nos informó respecto de 4 bienes inmuebles de su propiedad, sin embargo,
la unidad de catastros del Municipio de Riobamba nos comunica únicamente el
registro de dos, desconociéndose la situación de los otros dos.
El Registrador de la Propiedad del cantón Ambato, en oficio 47 de 8 de diciembre de
2009, manifiesta que se encuentran registrados 5 bienes inmuebles a nombre de
varios Ministerios cuya razón social ya no está vigente, como son los siguientes:
Previsión Social; Industrias, Comercio, Integración y Pesca; y, Obras Públicas y
Comunicaciones.
Igualmente, el Registrador de la Propiedad del cantón Quito, con oficio 20 R.P.Q. de
15 de enero de 2010, manifiesta, que han revisado los índices de los Registros de
Propiedad desde el año de 1965 hasta el 2010, y se encuentran registrados 18
inmuebles a nombre de los siguientes Ministerios: Bienestar Social; Industrias,
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Comercio, Integración y Pesca; Previsión Social y Trabajo; Trabajo y Bienestar Social;
Previsión Social.
Hecho subsecuente
El numeral 2.2.5.5 del Acuerdo 119, publicado en el Registro Oficial 52, Edición
Especial de 13 de julio de 2010, establece las atribuciones y responsabilidades de la
Dirección de la Administración de Bienes y Existencias del Sector Público,
perteneciente a la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental, los literales 3 y 4,
disponen:
“…3. Supervisar la identificación de los bienes de larga duración productivos e improductivos del Sector Público, formulando una estrategia para la enajenación de los activos improductivos; -4. Dirigir la elaboración de Manuales de procedimientos y políticas para el manejo de los activos…” Conclusión
Los cambios de razones sociales por la división de las entidades públicas ocasionan
dificultad en la identificación de los bienes inmuebles, toda vez que de acuerdo a la
información remitida por los Registradores de la Propiedad y Unidades Catastrales
Municipales no se puede determinar en que institución se encuentran registrados
estos activos, afectando a los estados cuentas de inmuebles de las instituciones y
estados financieros del Gobierno Central.
Recomendación
Al Ministro de Finanzas
6. Solicitará a las máximas autoridades de los Ministerios sujetos a estudio,
dispongan a las unidades responsables del control de bienes, elaboren un catastro
de los bienes inmuebles y actualicen los datos en las entidades registradoras de la
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propiedad y catastros municipales de los respectivos cantones en donde se hallen
ubicados los mismos.
Dr. Romeo Olalla AUDITOR GENERAL