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PROCESO DIRECCIONAMIENTO Y GESTIÓN ESTRATEGICA CÓDIGO DGE-PR-001
VERSIÓN 001
PROCEDIMIENTO FORMULACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL PLAN
ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL PÁGINA: 1 de 6
NOMBRE CARGO FECHA FIRMA
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
1. OBJETIVO
Formular y hacer seguimiento al plan estratégico del Centro Nacional de Memoria Histórica – CNMH, que oriente las acciones de la entidad.
2. ALCANCE
Desde la identificación y análisis de los elementos que componen el marco estratégico del CNMH hasta la formulación del plan estratégico.
3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO
Asesor de Planeación
4. DEFINICIONES
CONSEJO NACIONAL DE POLÍTICA ECONÓMICA Y SOCIAL - CONPES: Creado por la Ley 19 de 1958. Ésta es la máxima autoridad
nacional de planeación y se desempeña como organismo asesor del gobierno en todos los aspectos relacionados con el desarrollo económico
y social del país.
INDICADOR: Expresión cuantitativa o cualitativa que permite establecer el estado de avance en el cumplimiento de una meta/producto, en un momento determinado. META: Todo bien o servicio que el CNMH produce combinando recursos a partir de una tecnología de producción; debe ser una prioridad del Gobierno o del CNMH articulada al Plan Nacional de Desarrollo y contendrá un conjunto de metas y sus actividades interrelacionadas a un horizonte de 4 años MISIÓN: Es el objeto o razón de ser de la entidad. AREAS DE EFECTIVIDAD
PROCEDIMIENTO Formulación y actualización del Plan Estratégico
Institucional
CÓDIGO DGE-PR-001 VERSIÓN 001
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4. DEFINICIONES
OBJETIVO INSTITUCIONAL/OBJETIVO ESTRATÉGICO: Finalidad hacia la que se orientan las metas del plan, según las funciones y misión del Ministerio y de las entidades adscritas y vinculadas del sector. PERIODO FISCAL: El año fiscal comienza el 1° de enero y termina el 31 de diciembre de cada año. PLAN NACIONAL DE DESARROLLO – PND: “Carta de Navegación” del Gobierno donde se establecen los objetivos, metas y prioridades de la administración durante su cuatrienio. PLAN ESTRATÉGICO: Es una herramienta de gestión que orienta las acciones del Centro Nacional de Memoria Histórica para alcanzar objetivos acordes con la misión y con el Plan Nacional de Desarrollo; está conformado por los objetivos estratégicos y las metas/producto del cuatrienio. VISIÓN
5. NORMAS LEGALES
1. Constitución Política de Colombia, artículo 339.
1. Ley 152 de 1994, por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo.
2. Decreto 2693 de 2012 Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en línea de la República de Colombia,
se reglamentan parcialmente las Leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011, y se dictan otras disposiciones.
3. Decreto 4637 de 2011 Por el cual se por el cual se suprime y se crea una Secretaría y se suprime un programa en el Departamento Administrativo de
la Presidencia de la República y se dictan otras disposiciones.
6. CONDICIONES GENERALES
La definición de las metas del plan estratégico debe tener en cuenta los proyectos de inversión incluidos en el presupuesto del periodo fiscal.
PROCEDIMIENTO Formulación y actualización del Plan Estratégico
Institucional
CÓDIGO DGE-PR-001 VERSIÓN 001
PÁGINA 3 de 6
7. DESCRIPCIÓN
ID (QUÉ)
ACTIVIDAD
(CÓMO)
DESCRIPCIÓN TAREAS (S)
(QUIÉN)
RESPONSABLE
DOCUMENTOS Y/O
REGISTROS
1
Identificar los elementos que componen el marco estratégico del CNMH. Y definir la metodología para planeación estratégica.
Identifica en la ley de victimas que dio origen al CNMH, los decretos reglamentarios y demás normas pertinentes, las acciones que por mandato debe asegurar la entidad. Identifica en el plan nacional de desarrollo las estrategias o componentes que involucran al CNMH Analiza los elementos que componen el marco estratégico del CNMH: 1. Misión. 2. Visión. 3. Políticas 4. Objetivos institucionales.
Director General Asesor de planeación
Metodología para el ejercicio de Planeación estratégica.
2 Realizar un diagnóstico CNMH
Analiza los diferentes factores internos y externos relacionados con el CNMH, junto con sus políticas, objetivos y metas institucionales. Contrasta objetivos y metas formulados en la planeación estratégica y tácticas vigentes frente a la gestión del CNMH para determinar:
Asesor de Planeación Grupo de Planeación
Documento de diagnóstico del CNMH
PROCEDIMIENTO Formulación y actualización del Plan Estratégico
Institucional
CÓDIGO DGE-PR-001 VERSIÓN 001
PÁGINA 4 de 6
7. DESCRIPCIÓN
ID (QUÉ)
ACTIVIDAD
(CÓMO)
DESCRIPCIÓN TAREAS (S)
(QUIÉN)
RESPONSABLE
DOCUMENTOS Y/O
REGISTROS
1. Logros 2. Asuntos no cumplidos 3. Asuntos pendientes que deben ser incorporados en la
planeación estratégica
3
Realizar el ejercicio de planeación estratégica
Presenta la metodología para la realización del ejercicio de planeación estratégica y el diagnóstico del CNMH. Define objetivos, estrategias, indicadores y metas para el logro de la visión y el cumplimiento de la misión institucional.
Director General Asesor de Planeación Grupo Directivo y Asesor
Documento de planeación estratégica
4 Socializar plan estratégico al Consejo directivo
Socializa el plan estratégico al Consejo directivo ¿Hay ajustes? Si: Continuar con actividad 5 No: Continuar con actividad 6
Director General Asesor de Planeación
Acta de reunión de socialización el plan SIP-FT-001
5 Realizar ajustes Realiza ajustes al plan estratégico Asesor de Planeación Plan estratégico revisado
6
Aprobar y/o actualizar la planeación estratégica del CNMH.
Aprueba el plan estratégico Director General Plan estratégico aprobado
PROCEDIMIENTO Formulación y actualización del Plan Estratégico
Institucional
CÓDIGO DGE-PR-001 VERSIÓN 001
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7. DESCRIPCIÓN
ID (QUÉ)
ACTIVIDAD
(CÓMO)
DESCRIPCIÓN TAREAS (S)
(QUIÉN)
RESPONSABLE
DOCUMENTOS Y/O
REGISTROS
7
Divulgar documento de planeación estratégica
Divulga el plan estratégico a todos los servidores del CNMH y sociedad en general. Publica en la página web de la entidad.
Asesor de planeación
Listado de Asistencia SIP-FT-002 Reporte de consulta página
8. FLUJOGRAMA
Ver Flujograma
9. PUNTOS DE CONTROL
No. NOMBRE ACTIVIDAD MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
6 Aprobar y/o actualizar la planeación estratégica del CNMH.
Aprueba el plan estratégico Cuando se apruebe el Plan
Director General Plan estratégico
aprobado
10. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
1. Plan nacional de desarrollo
11. ANEXOS
No Aplica
PROCEDIMIENTO Formulación y actualización del Plan Estratégico
Institucional
CÓDIGO DGE-PR-001 VERSIÓN 001
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12. CONTROL DE CAMBIOS
ASPECTOS QUE CAMBIARON EN EL DOCUMENTO
DETALLE DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS FECHA DEL CAMBIO VERSIÓN
No Aplica Elaboración del documento DD/MM/AAAA 001
PROCESO DIRECCIONAMIENTO Y GESTIÓN ESTRATEGICA CÓDIGO DGE-PR-002
VERSIÓN 001
PROCEDIMIENTO FORMULACION DEL PLAN DE ACCIÓN PÁGINA: 1 de 5
NOMBRE CARGO FECHA FIRMA
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para asesorar la formulación de los planes de acción – plan de efectividad- de las diferentes áreas de la entidad y consolidarlo en el plan de acción institucional.
2. ALCANCE
Inicia con el establecimiento de los lineamientos para la formulación de los planes de acción, incluyendo la asesoría técnica para su formulación por parte de los directores técnicos y asesores. Finaliza con la consolidación de la información en el Plan de acción de la Entidad.
3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO
Profesional especializado en Planeación
4. DEFINICIONES
ESTRATEGIA: Manera que tiene la organización de conseguir sus objetivos, a partir de su misión y conforme a sus valores. FORMATO PLAN DE ACCIÓN: Es el registro de la formulación de actividades e indicadores, que permite visualizar los parámetros de la
planeación en términos de responsables, ejecutores, recursos requeridos, fechas programadas de inicio y terminación, metas e indicadores de gestión y los rangos de calificación.
PLAN DE ACCIÓN: Es un instrumento de programación y control de la ejecución anual de actividades que deben llevar a cabo las
dependencias para dar cumplimiento a las estrategias establecidas en el plan estratégico. PLANEACIÓN: Proceso para la búsqueda de un futuro deseado, mediante acciones organizadas, coordinadas y controladas que faciliten o
modifiquen una realidad.
PROCEDIMIENTO FORMULACION DEL PLAN DE ACCIÓN CÓDIGO DGE-PR-002 VERSIÓN 001
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5. NORMAS LEGALES
Constitución Política de Colombia título XI, Capitulo II, Art. 339: Establece las bases para la planeación nacional, entre ellas, la obligatoriedad de promulgar y adoptar un Plan de desarrollo.
Ley 152 de 1994 Por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo. Se establece los procedimientos y mecanismos para la elaboración, aprobación, ejecución, seguimiento, evaluación y control de los planes de desarrollo, se aplica a la Nación, las entidades territoriales y los organismos públicos de todo orden.
Decreto 4803 de 2011 Por el cual se establece la estructura del CNMH
6. CONDICIONES GENERALES
El plan de acción desarrollado por las áreas del CNMH así como los documentos desarrollados para el plan de acción de la entidad deben cumplir con los lineamientos establecidos por la Oficina asesora de planeación.
La oficina de planeación brindará acompañamiento técnico para la formulación del plan de acción de cada proceso, pero serán cada uno de los responsables de los planes los que consolidaran y presentarán la información para la aprobación final.
7. DESCRIPCIÓN
ID (QUE)
ACTIVIDAD
(COMO)
DESCRIPCIÓN TAREAS (S)
(QUIEN)
RESPONSABLE
DOCUMENTOS Y/O REGISTROS
1 Establecer lineamientos para la formulación del plan de acción de la entidad
Establece los lineamientos para la formulación del plan de acción
Asesor de planeación Guía de Formulación de
plan de Acción
2 Realizar acompañamiento técnico a procesos del CNMH
Brinda asesoría técnica para la formulación del plan de acción de las áreas del CNMH
Asesor de planeación
Listado de Asistencia SIP-FT-002
PROCEDIMIENTO FORMULACION DEL PLAN DE ACCIÓN CÓDIGO DGE-PR-002 VERSIÓN 001
PÁGINA 3 de 5
7. DESCRIPCIÓN
ID (QUE)
ACTIVIDAD
(COMO)
DESCRIPCIÓN TAREAS (S)
(QUIEN)
RESPONSABLE
DOCUMENTOS Y/O REGISTROS
Grupo de planeación
3 Formular planes de acción por proceso
Propone las actividades del plan de acción con indicadores y metas de acuerdo a la guía propuesta. Diligencia formato plan de acción
Directivos y asesores Plan de acción
DGE-FT-001
4 Analizar Información y consolidar el plan de acción
Analiza la información contenida en los planes de acción de cada área y consolida el plan de acción de la entidad. Comunica a directivos y asesores Hay ajustes? SI: continuar con actividad 5 NO: continuar con actividad 6
Asesor de planeación
Plan de Acción Consolidado
Comunicación interna
GDC-FT-008
5 Realizar ajustes Ajusta el plan de acción y los comunica a planeación
Directivos y asesores
Comunicación interna GDC-FT-008
Plan de Acción Ajustado
6 Aprobar el Plan de Acción Aprueba el plan de acción de la entidad Comité Estratégico
Acta SP-FT-001
Plan de Acción Aprobado
PROCEDIMIENTO FORMULACION DEL PLAN DE ACCIÓN CÓDIGO DGE-PR-002 VERSIÓN 001
PÁGINA 4 de 5
8. FLUJOGRAMA
Ver Flujograma
9. PUNTOS DE CONTROL
No. NOMBRE
ACTIVIDAD MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
4 Analizar Información y consolidar el plan de acción
Analiza la información contenida en los planes de acción de cada área y consolida el plan de acción de la entidad. Comunica a directivos y asesores Hay ajustes? SI: continuar con actividad 5 NO: continuar con actividad 6
Anual Asesor de planeación
Comunicación interna
GDC-FT-008
6 Aprobar el Plan de
Acción Aprueba el plan de acción de la entidad Anual Comité Estratégico
Acta SP-FT-001
Plan de Acción
10. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Guía Metodológica para la formulación del plan de acción
11. ANEXOS
No Aplica
PROCEDIMIENTO FORMULACION DEL PLAN DE ACCIÓN CÓDIGO DGE-PR-002 VERSIÓN 001
PÁGINA 5 de 5
12. CONTROL DE CAMBIOS
ASPECTOS QUE CAMBIARON EN EL DOCUMENTO
DETALLE DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS FECHA DEL
CAMBIO VERSIÓN
No Aplica Elaboración del documento DD/MM/AAAA 001
PROCESO DIRECCIONAMIENTO Y GESTIÓN ESTRATEGICA CÓDIGO DGE-PR-003
VERSIÓN 001
PROCEDIMIENTO MONITOREO DEL PLAN ESTRATÉGICO Y PLANES
DE ACCIÓN PÁGINA: 1 de 5
NOMBRE CARGO FECHA FIRMA
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
1. OBJETIVO
Establecer e implementar una metodología para el monitoreo del plan estratégico y del plan de acción con el fin de medir los niveles de cumplimiento de los objetivos estratégicos y las metas institucionales
2. ALCANCE
Inicia con la recopilación del análisis de indicadores de gestión por proceso, determinando los indicadores claves para medir la gestión del CNMH y finaliza con un informe de monitoreo del plan estratégico y plan de acción.
3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO
Profesional especializado de Planeación
4. DEFINICIONES
GESTIÓN: Es el conjunto de acciones y actividades coordinadas para dirigir y controlar una entidad, involucra la toma de decisiones orientada a cumplir la misión institucional. PLAN DE ACCIÓN: Es un instrumento de programación y control de la ejecución anual de actividades que deben llevar a cabo las dependencias para dar cumplimiento a las estrategias establecidas en el plan estratégico. MONITOREO: Acción que facilita que un determinado momento se pueda evaluar el avance del plan de acción y si es necesario implementar acciones para terminar o agilizar su ejecución
PROCEDIMIENTO MONITOREO DEL PLAN ESTRATÉGICO Y PLANES DE
ACCIÓN
CÓDIGO DGE-PR-003 VERSIÓN 001
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5. NORMAS LEGALES
Constitución Política de Colombia título XI, Capitulo II, Art. 339: Establece las bases para la planeación nacional, entre ellas, la obligatoriedad de promulgar y adoptar un PND.
Ley 152 de 1994: Por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo. Se establece los procedimientos y mecanismos para la elaboración, aprobación, ejecución, seguimiento, evaluación y control de los planes de desarrollo, se aplica a la Nación, las entidades territoriales y las metas del plan de acción organismos públicos de todo orden.
6. CONDICIONES GENERALES
El monitoreo se realizara a través de los Indicadores clave para la medición de la gestión, los cuales permitirán determinar si hay un avance en el propósito de lograr los objetivos propuestos e informes de gestión cada proceso del CNMH.
Los Informes de cumplimiento de metas e indicadores, incluyen metas de gobierno.
7. DESCRIPCIÓN
ID (QUE)
ACTIVIDAD
(COMO)
DESCRIPCIÓN TAREAS (S)
(QUIEN)
RESPONSABLE
DOCUMENTOS Y/O REGISTROS
1 Recopilar y Consolidar la información para el seguimiento
Recopila y consolida la información proveniente de los diferentes proyectos y otras fuentes internas y externas. Consolida en informes de resultado periódico
Grupo de Planeación Informes de Indicadores
2 Elaborar informe de cumplimiento de metas
Hace seguimiento trimestral a las metas de los proyectos de acuerdo al plan de acción a través de
Asesor de Planeación
Informe de cumplimiento de
PROCEDIMIENTO MONITOREO DEL PLAN ESTRATÉGICO Y PLANES DE
ACCIÓN
CÓDIGO DGE-PR-003 VERSIÓN 001
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7. DESCRIPCIÓN
ID (QUE)
ACTIVIDAD
(COMO)
DESCRIPCIÓN TAREAS (S)
(QUIEN)
RESPONSABLE
DOCUMENTOS Y/O REGISTROS
del plan de acción indicadores Grupo de Planeación metas e indicadores
3
Presentar Informe de cumplimiento de metas del plan de acción
Presenta informe a la Dirección General e incorpora comentarios Requiere acciones correctivas? Si: continuar con actividad N° 4 No: continuar con actividad N°7
Asesor Planeación Director General
Acta de revisión informe SIP-FT-001
4 Realizar un diagnóstico de la situación
Analiza las causas del no cumplimiento de objetivos y metas propuestas. Elabora documento de diagnóstico y lo envía a los directores técnicos y asesores responsables.
Grupo de Planeación
Documento de diagnóstico Comunicación interna a directores con diagnóstico GDC-FT-008
5 Definir plan de acción correctivo
Determina el plan de acción correctivo Directores y asesores Plan de acción correctivo
6 Seguimiento al plan de acción correctiva
Hace seguimiento al plan de acción correctivo Hay Ajustes? SI: continua con actividad N°2 NO: Regresa a actividad N°4
Grupo de planeación Plan de acción correctivo
7 Presentar informe a entidades solicitantes
Consolida información y presenta informes de gestión a las entidades y organizaciones que lo
Grupo de Planeación Informe
PROCEDIMIENTO MONITOREO DEL PLAN ESTRATÉGICO Y PLANES DE
ACCIÓN
CÓDIGO DGE-PR-003 VERSIÓN 001
PÁGINA 4 de 5
7. DESCRIPCIÓN
ID (QUE)
ACTIVIDAD
(COMO)
DESCRIPCIÓN TAREAS (S)
(QUIEN)
RESPONSABLE
DOCUMENTOS Y/O REGISTROS
soliciten. Comunicación Oficial enviada GDC-FT-007
8. FLUJOGRAMA
Ver Flujograma
9. PUNTOS DE CONTROL
No. NOMBRE ACTIVIDAD MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
3 Presentar Informe de cumplimiento de metas del plan de acción
Presenta informe a la Dirección General e incorpora comentarios Requiere acciones correctivas? Si: Continuar con actividad N°4 No: Continuar con actividad N°7
Semestral Asesor Planeación Director General
Acta SIP-FT-001
6 Seguimiento al plan de acción correctiva
Hace seguimiento al plan de acción correctivo Se corrige? Si: Continuar con actividad. N° 2 No: Continuar a actividad N°4
Semestral Grupo de planeación Plan de acción correctivo
PROCEDIMIENTO MONITOREO DEL PLAN ESTRATÉGICO Y PLANES DE
ACCIÓN
CÓDIGO DGE-PR-003 VERSIÓN 001
PÁGINA 5 de 5
10. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
No Aplica
11. ANEXOS
No Aplica
12. CONTROL DE CAMBIOS
ASPECTOS QUE CAMBIARON EN EL DOCUMENTO
DETALLE DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS FECHA DEL CAMBIO VERSIÓN
No Aplica Elaboración del documento primera versión DD/MM/AAAA 001
PROCESO DIRECCIONAMIENTO Y GESTIÓN ESTRATEGICA CÓDIGO DGE-PR-004
VERSIÓN 001
PROCEDIMIENTO GESTIÓN DEL BANCO DE PROYECTOS PÁGINA: 1 de 7
NOMBRE CARGO FECHA FIRMA
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
1. OBJETIVO
Establecer e implementar la metodología para la formulación, registro, evaluación y seguimiento de los proyectos del Centro Nacional de Memoria Histórica CNMH.
2. ALCANCE
Desde la identificación de necesidades derivadas del ejercicio de planeación estratégica, incluyendo la asesoría técnica en la formulación de proyectos la validación de los mismos y la evaluación de fuentes de financiación, y Finaliza con el seguimiento a su ejecución.
3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO
Asesor de Planeación
4. DEFINICIONES
BANCO DE PROYECTOS: El banco de proyectos es una herramienta que permite vincular el direccionamiento estratégico con la formulación de los proyectos especiales bajo demanda, atendiendo a criterios y a la modalidad de financiación requerida para su ejecución. Representa un conjunto de propuestas presentadas bajo criterios especiales que optan a un potencial financiamiento de recursos con fondos nacionales o internacionales. DPS: Departamento de Prosperidad Social DNP: Departamento Nacional de Planeación FORMATO DE FORMULACIÓN DE PROYECTOS DE INVERSIÓN: Conjunto de características técnicas y de exposición impresa que se exigen para la presentación de un proyecto.
PROCEDIMIENTO GESTIÓN DEL BANCO DE PROYECTOS CÓDIGO DGE-PR-004 VERSIÓN 001
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4. DEFINICIONES
PROYECTO: Un proyecto se refiere a un conjunto de actividades orientadas a alcanzar uno o varios objetivos siguiendo una metodología definida con un grupo de trabajo idóneo, así como de otros recursos cuantificados en forma de presupuesto, que prevé el logro de determinados resultados sin contravenir las normas y buenas prácticas establecidas, y cuya programación en el tiempo responde a un cronograma con una duración limitada. PROYECTOS DE INVERSIÓN: Es toda intervención limitada en el tiempo que utiliza total o parcialmente recursos públicos, con el fin de crear, ampliar, mejorar, modernizar o recuperar la capacidad productora de bienes o servicios de la Institución. Un proyecto articula estratégicamente las acciones de una entidad a su misión y objetivos de acuerdo con las prioridades fijadas en el plan estratégico y en los planes acción. SUIFP: Sistema Unificado de Inversiones y Finanzas Públicas VIABILIDAD FINANCIERA Y TÉCNICA: Formalizar y organizar la gestión relacionada con la formulación de proyectos de inversión CNMH, de manera que cada Proyecto:
Sea coherente con los lineamientos Institucionales y estratégicos del CNMH
Atienda la metodología que para tal fin ha sido diseñada por el Departamento Nacional de Planeación.
Tenga la revisión y aprobación de los entes competentes para tal fin.
Se aseguren los recursos necesarios para su ejecución en los términos y condiciones bajo los cuales sea aprobado.
5. NORMAS LEGALES
Ley anual de presupuesto
Decreto 111 de 1996 Estatuto orgánico del presupuesto
Decreto anual del presupuesto
PROCEDIMIENTO GESTIÓN DEL BANCO DE PROYECTOS CÓDIGO DGE-PR-004 VERSIÓN 001
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6. CONDICIONES GENERALES
Todos los proyectos de inversión deben estar orientados a la implementación del Plan Estratégico y Planes de Acción del Centro Nacional de Memoria Histórica CNMH.
El Asesor de la Oficina de Planeación en conjunto con los responsables de las líneas estratégicas del Plan Estratégico podrá establecer convocatorias para la presentación de proyectos de inversión que comprometan la ejecución de recursos que provengan de otras fuentes.
7. DESCRIPCIÓN
ID (QUÉ)
ACTIVIDAD
(CÓMO)
DESCRIPCIÓN TAREAS (S)
(QUIÉN)
RESPONSABLE
DOCUMENTOS Y/O REGISTROS
1 Identificar las necesidades
Identifica las necesidades de las dependencias que se derivan del plan de acción
Directores y asesores No Aplica
2 Asesorar en la formulación de proyectos
Realiza acompañamiento y asesoría para formular proyectos
Grupo de Planeación Formulación de Proyectos
3 Definir y formular los proyectos
Define y formula los proyectos en el respectivo formato Entrega el formato de formulación de proyecto, los soportes y estudios técnicos que respaldan el proyecto a la Oficina de Planeación
Directores y asesores
Formulación de proyecto Comunicación interna de presentación de proyecto GDC-FT-008
PROCEDIMIENTO GESTIÓN DEL BANCO DE PROYECTOS CÓDIGO DGE-PR-004 VERSIÓN 001
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7. DESCRIPCIÓN
ID (QUÉ)
ACTIVIDAD
(CÓMO)
DESCRIPCIÓN TAREAS (S)
(QUIÉN)
RESPONSABLE
DOCUMENTOS Y/O REGISTROS
4 Validar proyectos Valida en conjunto con dirección general los proyectos formulados
Asesor de planeación Director general
Acta de reunión de validación SIP-FT-001
5 Revisar Proyectos formulados
Revisa que el formato esté diligenciado correctamente y los soportes técnicos estén completos. ¿El formato y los soportes respectivos cumplen con los requisitos definidos? Si: Continuar con actividad N.8 No: Continuar con actividad N.6
Grupo de planeación No Aplica
6 Devolver Proyecto y soportes
Elabora comunicación y devuelve el formato de formulación de proyectos de inversión junto con los soportes correspondientes, realizando las observaciones y haciendo las recomendaciones concernientes al Proyecto.
Profesional especializado de la oficina de planeación
Comunicación interna devolviendo el proyecto GDC-FT-008
7 Realizar ajustes al Proyecto
Realiza ajustes según las observaciones recibidas por el profesional de planeación y completa los soportes para enviar a la Oficina de Planeación.
Directores y asesores Formulación de proyectos
8 Evaluar fuentes de financiación
Evalúa las diferentes fuentes de financiación ¿Presupuesto Nacional? SI: continuar con actividad N°9 No: continuar con actividad N°15
Asesor de Planeación
Evaluación de fuentes de financiación DGE-FT-003
9 Agrupar Proyectos y para formular macro
Realiza la agrupación y formulación de proyecto de inversión siguiendo la metodología establecida por el
Asesor de Planeación
Proyecto de inversión DNP EXT
PROCEDIMIENTO GESTIÓN DEL BANCO DE PROYECTOS CÓDIGO DGE-PR-004 VERSIÓN 001
PÁGINA 5 de 7
7. DESCRIPCIÓN
ID (QUÉ)
ACTIVIDAD
(CÓMO)
DESCRIPCIÓN TAREAS (S)
(QUIÉN)
RESPONSABLE
DOCUMENTOS Y/O REGISTROS
proyectos de inversión Departamento nacional de planeación DNP Grupo de Planeación Directores y Asesores
Informe síntesis agrupación de proyectos
10 Validar Macro proyectos de Inversión
Valida en conjunto con dirección general los proyectos formulados
Asesor de planeación Director general
Acta de reunión de validación SIP-FT-001
11 Registrar en el Banco de proyectos de la Nación
Radica el proyecto en el sistema de información establecido para ello SUIFP
Directores y/o gerentes de Proyecto
Ficha de proyecto SUIFP. EXT
12 Aprobar proyecto
Analiza y aprueba proyecto ¿Hay Ajustes? SI: Continuar con la actividad N°7 No: Continuar con actividad N°13
Asesor de planeación CNMH DPS DNP
Registro de trámite en el sistema. EXT Proyecto Codificado. EXT Acta de reunión de aprobación SIP-FT-001
13 Realizar seguimiento mensual
Hace seguimiento mensual a la ejecución del proyecto y elabora informe de avance cuantitativo y cualitativo
Directores y/o gerentes de proyecto Grupo de Planeación
Informe de avance
14 Realizar cierre de Hace balance del proyecto, cuantifica impacto y cierra Grupo de Planeación Informe Balance
PROCEDIMIENTO GESTIÓN DEL BANCO DE PROYECTOS CÓDIGO DGE-PR-004 VERSIÓN 001
PÁGINA 6 de 7
7. DESCRIPCIÓN
ID (QUÉ)
ACTIVIDAD
(CÓMO)
DESCRIPCIÓN TAREAS (S)
(QUIÉN)
RESPONSABLE
DOCUMENTOS Y/O REGISTROS
Proyecto proyecto.
Otros Recursos
15
Consolidar y priorizar proyectos que requieran otras fuentes de financiación
Consolida los proyectos que no se financian con presupuesto nacional y los prioriza. Entrega de fichas de proyectos priorizados al proceso de desarrollo de alianzas interinstitucionales y cooperación internacional.
Grupo de Planeación
Comunicación interna entregando fichas de proyectos no financiados GDC-FT-008
16 Registrar en el banco de proyectos los proyectos financiados
Registra los proyectos en banco de proyectos Actualiza ficha de formulación
Grupo de Planeación Formulación de proyectos
17 Realizar seguimiento a la ejecución y metas de proyectos
Hace el seguimiento a la ejecución y metas de cada proyecto
Grupo de Planeación
Acta de reunión de seguimiento SIP-FT-001 Informes de seguimiento
8. FLUJOGRAMA
Ver Flujograma
PROCEDIMIENTO GESTIÓN DEL BANCO DE PROYECTOS CÓDIGO DGE-PR-004 VERSIÓN 001
PÁGINA 7 de 7
9. PUNTOS DE CONTROL
No. NOMBRE ACTIVIDAD MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
4 Validar proyectos Valida en conjunto con dirección general los proyectos formulados
Anualmente Asesor de planeación Director general
Acta SIP-FT-001
12 Aprobar proyecto Analiza y aprueba proyecto
Anualmente
Asesor de planeación DPS DNP
Registro de trámite en el sistema. EXT Proyecto Codificado. EXT
10. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
No Aplica
11. ANEXOS
No Aplica
12. CONTROL DE CAMBIOS
ASPECTOS QUE CAMBIARON EN EL DOCUMENTO
DETALLE DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS FECHA DEL CAMBIO VERSIÓN
No aplica Elaboración del documento DD/MM/AAAA 001
PROCESO DIRECCIONAMIENTO Y GESTIÓN ESTRATEGICA CÓDIGO DGE-PR-005
VERSIÓN 001
PROCEDIMIENTO ELABORACION DEL PRESUPUESTO ANUAL PÁGINA: 1 de 11
NOMBRE CARGO FECHA FIRMA
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
1. OBJETIVO
Programar y realizar el seguimiento a la ejecución del plan anual del presupuesto del Centro Nacional de Memoria Histórica CNMH y
tramitar modificaciones de acuerdo a la dinámica interna de la entidad.
2. ALCANCE
Desde la solicitud de información para la elaboración del presupuesto, incluyendo la validación del presupuesto ante dirección general y el tramite en los aplicativos SUIF y SIIF. Finaliza con el seguimiento de la programación a la ejecución del presupuesto.
3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO
Asesor de Planeación
4. DEFINICIONES
MODIFICACIÓN PRESUPUESTAL:. Adiciones , reducciones, traslados, aplazamientos, distribuciones e incorporaciones
ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO: Estimación de ingresos y gastos necesarios para atender las necesidades de la entidad y
del Sector en cada vigencia fiscal. Este documento, se radica en la Dirección General del Presupuesto Nacional a más tardar, el 31
de marzo de cada año.
GASTOS DE FUNCIONAMIENTO: Los que tienen por objeto atender las necesidades en materia de gastos de personal, gastos
generales y transferencias corrientes, que son necesarias para cumplir a cabalidad con las funciones asignadas en la Constitución y
la Ley.
GASTOS DE INVERSIÓN: Conjunto de actividades registradas en el marco de un proyecto registrado en el Banco Proyectos de
Inversión Nacional - BPIN, encaminadas a acrecentar la capacidad de producción y la productividad en el campo de la estructura
física, económica y social.
PROCEDIMIENTO ELABORACION DEL PRESUPUESTO CÓDIGO DGE-PR-005 VERSIÓN 001
PÁGINA 2 de 11
4. DEFINICIONES
MARCO PRESUPUESTAL DE MEDIANO PLAZO: Proceso estratégico de proyección y priorización del gasto del Gobierno Nacional
que define unas cuotas de gasto sectorial que cubren un periodo de 4 años y es renovado anualmente.
PRESUPUESTO: Autorización máxima de ingresos y gastos que le permiten al Sector público, cumplir con la producción de bienes y
servicios públicos para la satisfacción de las necesidades de la población según la naturaleza del Sector.
PROPUESTA PRESUPUESTAL DE MEDIANO PLAZO: Actualización del marco de gesto de mediano plazo - MGMP que presenta
cada vigencia fiscal el Sector del Interior en cuanto rentas, recursos de capital, gastos y resultados esperados, para su discusión y
aprobación con el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y el Departamento Nacional de Planeación.
PROYECTO DE PRESUPUESTO GENERAL DE LA NACIÓN: Estimación definitiva de ingresos y gastos presentada por el Gobierno
Nacional a través del Ministerio de Hacienda y Crédito Público ante el Congreso de la República para su aprobación.
SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN FINANCIERA –SIIF-: Herramienta modular automatizada que integra y estandariza el
registro de la gestión financiera, propicia una mayor eficiencia en el uso de los recursos de la Nación y brinda información oportuna y
confiable. La administración general, está a cargo del Ministerio de Hacienda y Crédito Público - MHCP.
SISTEMA UNIFICADO DE INVERSIONES Y FINANZAS PÚBLICAS SUIFP : Herramienta que integra los procesos asociados a cada
una de las fases del ciclo de la inversión pública, acompañando los proyectos de inversión desde su formulación hasta la entrega de los
productos, articulándolos con los programas de gobierno y las políticas públicas
VIGENCIA FISCAL: El año fiscal comienza el 1° de enero y termina el 31 de diciembre de cada año. Después del 31 de diciembre no
pueden asumirse compromisos con cargo a las apropiaciones del año fiscal que se cierra en esa fecha y los saldos de apropiación no
afectados por compromisos, caducan sin excepción.
PROCEDIMIENTO ELABORACION DEL PRESUPUESTO CÓDIGO DGE-PR-005 VERSIÓN 001
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4. DEFINICIONES
VIGENCIAS FUTURAS: Son autorizaciones otorgadas para la asunción de obligaciones con cargo a presupuestos de vigencias
posteriores. Las vigencias futuras pueden ser ordinarios o excepcionales, sin perjuicio de lo anterior, como regla general, la
autorización de vigencias futuras en su monto máximo, el plazo y las condiciones, deben consultar las metas plurianuales del marco
fiscal de mediano plazo –MFMP; en lo relacionado con proyectos de inversión nacional deben contar con el concepto previo favorable
del Departamento Nacional de Planeación - DNP y el Ministerio del Ramo; y no pueden superar el periodo de gobierno, salvo los
proyectos de gasto de inversión los cuales pueden superar tal periodo siempre y cuando el Consejo Nacional de Política Económica y
Social –CONPES los declare de importancia estratégica.
5. NORMAS LEGALES
Ley anual de presupuesto
Decreto 111 de 1996 Estatuto orgánico del presupuesto
Decreto anual del presupuesto
Decreto 178 de 2003, “por el cual se dictan algunas disposiciones sobre el manejo de recursos públicos y la aplicación del Sistema Integrado de Información Financiera –SIIF- de la Nación
Decreto 4730 de 2005 “Por el cual se reglamentan normas orgánicas del presupuesto”.
6. CONDICIONES GENERALES
Todos los proyectos de inversión deben estar orientados a la implementación del Plan Estratégico y Planes de Acción del Centro Nacional de Memoria Histórica CNMH.
El Jefe de la Oficina de Planeación en conjunto con los responsables de las líneas estratégicas del Plan Estratégico podrá establecer convocatorias para la presentación de proyectos de inversión que comprometan la ejecución de recursos que provengan de otras fuentes.
PROCEDIMIENTO ELABORACION DEL PRESUPUESTO CÓDIGO DGE-PR-005 VERSIÓN 001
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6. CONDICIONES GENERALES
Tipo de Modificaciones al presupuesto y requisitos para solicitarlas :
o Traslado : Formato diligenciado de solicitud de modificación presupuestal, justificación técnica y económica Certificado de disponibilidad presupuestal Actualización del plan de Acción Viabilidad del Departamento Nacional de Planeación cuando se trate de proyectos de Inversión. Solicitud del registro previo del traslado presupuestal en el SIIF
o Distribución Formato diligenciado de solicitud de modificación presupuestal, justificación técnica y económica Viabilidad del Departamento Nacional de Planeación - DNP cuando se trate de proyectos de Inversión. Actualización del plan de Acción Normas o Convenios que justifican la distribución. Solicitud del registro previo del traslado presupuestal en el SIIF
o Adición Formato diligenciado de solicitud de modificación presupuestal, justificación técnica y económica Viabilidad del Departamento Nacional de Planeación - DNP cuando se trate de proyectos de Inversión. Actualización del plan de Acción Certificación de existencia de los recursos libres de afectación para ser incorporados. Certificado de disponibilidad presupuestal expedido por la entidad que hace entrega de los recursos Copia del convenio o acuerdo de cooperación cuando se trata de recursos de cooperación.
7. DESCRIPCIÓN
ID (QUÉ)
ACTIVIDAD
(CÓMO)
DESCRIPCIÓN TAREAS (S)
(QUIÉN)
RESPONSABLE
DOCUMENTOS Y/O REGISTROS
1 Solicitar información para elaboración de anteproyecto del
Solicita mediante comunicación oficial dirigida a cada Director(a) Técnico y/o grupos responsables y a la
Asesor de planeación Comunicación interna GDC-FT-008
PROCEDIMIENTO ELABORACION DEL PRESUPUESTO CÓDIGO DGE-PR-005 VERSIÓN 001
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7. DESCRIPCIÓN
ID (QUÉ)
ACTIVIDAD
(CÓMO)
DESCRIPCIÓN TAREAS (S)
(QUIÉN)
RESPONSABLE
DOCUMENTOS Y/O REGISTROS
presupuesto Dirección Administrativa y Financiera, la información necesaria para el diligenciamiento de los formularios establecidos por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y las directrices establecidas por el Departamento Nacional de Planeación - DNP para la elaboración del anteproyecto de presupuesto. Envía ficha de anteproyecto de presupuesto por dependencia.
Formularios que componen el anteproyecto del presupuesto. EXT Anteproyecto de Presupuesto DGE-FT-004
2
Recibir y revisar información solicitada para la elaboración del Anteproyecto
Verifica que la información remitida por las dependencias sea consistente y coherente con la planeación estratégica, con el plan de acción y con las metas, políticas y criterios establecidos en el marco de gasto de mediano plazo. ¿La información solicitada presenta inconsistencias? SI: Regresar a la actividad N° 1 NO: Continuar con la actividad N° 3
Grupo de planeación
Comunicación interna enviada por correo electrónico solicitando aclaración de inconsistencias GDC-FT-007
3 Consolidar información de cada dependencia
Consolida la información remitida por cada dependencia y elabora Anteproyecto de Presupuesto de funcionamiento e inversión
Grupo de planeación
Anteproyecto de Presupuesto de Funcionamiento e Inversión
4 Validar anteproyecto del Valida anteproyecto de presupuesto con Director Asesor de Planeación Acta de reunión
PROCEDIMIENTO ELABORACION DEL PRESUPUESTO CÓDIGO DGE-PR-005 VERSIÓN 001
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7. DESCRIPCIÓN
ID (QUÉ)
ACTIVIDAD
(CÓMO)
DESCRIPCIÓN TAREAS (S)
(QUIÉN)
RESPONSABLE
DOCUMENTOS Y/O REGISTROS
presupuesto con Dirección General
General Hay ajustes? SI: Continuar con actividad N.5 NO: Continuar con actividad N.6
aprobando presupuesto SIP-FT-001
5 Realizar Ajustes Realiza ajustes sugeridos Asesor de planeación Anteproyecto ajustado
6
Registrar y remitir la información del anteproyecto de presupuesto
Registra el anteproyecto de presupuesto en el sistema integrado de información financiera SIIF II, de conformidad con los perfiles establecidos para ello (Entidad-Consolidado-Programación presupuestal y Entidad-Programador-Presupuestal) e imprime el registro efectuado. Remite mediante correo electrónico los formularios diligenciados del anteproyecto de presupuesto, junto con el texto de justificación al Ministerio de Hacienda y Crédito Público – MHCP para su respectiva consolidación y presentación al Congreso de la Republica.
Grupo de planeación Profesional especializado de la Dirección Administrativa y Financiera
Formularios que compone el anteproyecto del presupuesto. EXT Documento de Justificación Comunicación oficial enviada por correo electrónico GDC-FT-007 Reporte de programación anteproyecto de presupuesto (aplicativo en el SIIF)
PROCEDIMIENTO ELABORACION DEL PRESUPUESTO CÓDIGO DGE-PR-005 VERSIÓN 001
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7. DESCRIPCIÓN
ID (QUÉ)
ACTIVIDAD
(CÓMO)
DESCRIPCIÓN TAREAS (S)
(QUIÉN)
RESPONSABLE
DOCUMENTOS Y/O REGISTROS
7 Presentar anteproyecto del presupuesto
Convoca a Consejo Directivo del CNMH para exponer la proyección del presupuesto de la vigencia fiscal siguiente, con el fin de discutir el presupuesto global consolidado para la entidad. ¿Se requieren ajustes al anteproyecto de presupuesto? SI: Continuar con la actividad N° 8 NO: Continuar con la actividad N° 9
Asesor de Planeación Director general
Comunicación interna enviada por correo electrónico citando consejo directivo Acta de Presentación del anteproyecto SIP-FT-001
8 Ajustar versión final del anteproyecto de presupuesto.
Realiza los ajustes sugeridos por el Consejo Directivo al anteproyecto del presupuesto, en los formularios dispuestos para ello.
Asesor de planeación Anteproyecto de presupuesto ajustado.
9 Presentar anteproyecto de Presupuesto
Presenta ante el Departamento Nacional de Planeación y el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, las necesidades de recursos con su debida justificación.
Asesor de Planeación Director (a) Administrativo y Financiero
Comunicación oficial enviada presentando el anteproyecto GDC-FT-007 Documento de justificación Anteproyecto de presupuesto
PROCEDIMIENTO ELABORACION DEL PRESUPUESTO CÓDIGO DGE-PR-005 VERSIÓN 001
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7. DESCRIPCIÓN
ID (QUÉ)
ACTIVIDAD
(CÓMO)
DESCRIPCIÓN TAREAS (S)
(QUIÉN)
RESPONSABLE
DOCUMENTOS Y/O REGISTROS
10 Recibir y distribuir la cuota definitiva.
Recibe y distribuye la cuota para funcionamiento y por proyecto de Inversión Actualiza ficha de Proyección de Presupuesto
Director General Asesor de Planeación Director (a) Administrativo y Financiero
Comunicación oficial recibida asignando cuota. EXT Proyección de presupuesto DGE-FT-004
11 Comunicar distribución cuota.
Comunica a cada Director(a) Técnico y/o grupos responsables y a la Dirección Administrativa y Financiera las cuotas definitivas para realizar los ajustes al anteproyecto de presupuesto.
Asesor de Planeación Comunicación interna GDC-FT-008
12 Realizar ajustes al anteproyecto de presupuesto
Realiza los ajustes a las actividades de los proyectos de inversión y a los rubros de gastos de funcionamiento de acuerdo a las cuotas aprobadas. Actualiza ficha proyección de presupuesto Es Presupuesto de Inversión? Si Continuar con actividad13 No Continuar con GFN-PR-002 Proceso de Distribución, Asignación y ejecución de Presupuesto
Gerentes de Proyecto Director (a) Administrativo y Financiero
Formulario proyección de presupuesto DGE-FT-004
13 Cargar cuotas presupuestales en SUIFP
Registrar las cuotas presupuestales aprobadas para cada uno de los proyectos de inversión
Profesional Especializado en Planeación
Registro de cuotas presupuestales aprobadas en el
PROCEDIMIENTO ELABORACION DEL PRESUPUESTO CÓDIGO DGE-PR-005 VERSIÓN 001
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7. DESCRIPCIÓN
ID (QUÉ)
ACTIVIDAD
(CÓMO)
DESCRIPCIÓN TAREAS (S)
(QUIÉN)
RESPONSABLE
DOCUMENTOS Y/O REGISTROS
aplicativo SUIFP
14 Actualizar en SIIF y en el SUIFP el presupuesto anual.
Actualiza el presupuesto de inversión en el SIIF y los proyectos de inversión en el SUIFP Actualiza el presupuesto de funcionamiento en SIIF de acuerdo al Decreto de liquidación de presupuesto. Continua con Procedimiento “Elaboración, consolidación y administración del plan anual de adquisiciones” ABS-PR-001
Profesional Especializado en Planeación Profesional especializado en Presupuesto
Registro de Presupuesto en el aplicativo SUIFP y en el aplicativo SIIF
15
Realizar seguimiento a la programación de la ejecución del presupuesto
Hace seguimiento mensual a la ejecución presupuestal programada por los responsables de presupuesto. Elabora el informe de ejecución presupuestal del sector con base en los reportes del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF
Asesor Planeación Informe de Ejecución Presupuestal
16 Socializar los informes de ejecución y seguimiento
Socializa con los responsables de presupuesto los informes de ejecución y seguimiento de presupuesto.
Asesor de Planeación Acta de socialización de informes de ejecución. SIP-FT-001
8. FLUJOGRAMA
Ver Flujograma
PROCEDIMIENTO ELABORACION DEL PRESUPUESTO CÓDIGO DGE-PR-005 VERSIÓN 001
PÁGINA 10 de 11
9. PUNTOS DE CONTROL
No. NOMBRE ACTIVIDAD MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
6
Registrar y remitir la información del anteproyecto de presupuesto
Registra el anteproyecto de presupuesto en el sistema integrado de información financiera SIIF II, de conformidad con los perfiles establecidos para ello (Entidad-Consolidador-Programación presupuestal y Entidad-Programador-Presupuestal) e imprime el registro efectuado. Remite mediante correo electrónico los formularios diligenciados del anteproyecto de presupuesto, junto con el texto de justificación al Ministerio de Hacienda y Crédito Público – MHCP para su respectiva consolidación y presentación al Congreso de la Republica.
Anual
Grupo de planeación Profesional especializado de la Dirección Administrativa y Financiera
Formularios que compone el anteproyecto del presupuesto. EXT Anexo texto de justificación Comunicación oficial enviada por correo electrónico GDC-FT-007 Reporte de programación Anteproyecto de presupuesto (aplicativo en el SIIF)
10. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
No Aplica
11. ANEXOS
No Aplica
PROCEDIMIENTO ELABORACION DEL PRESUPUESTO CÓDIGO DGE-PR-005 VERSIÓN 001
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12. CONTROL DE CAMBIOS
ASPECTOS QUE CAMBIARON EN EL DOCUMENTO
DETALLE DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS FECHA DEL CAMBIO VERSIÓN
No Aplica Elaboración del documento DD/MM/AAAA 001
PROCESO DIRECCIONAMIENTO Y GESTIÓN ESTRATEGICA CÓDIGO DGE-PR-006
VERSIÓN 001
PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO A LA EJECUCION DEL PRESUPUESTO Y MODIFICACIONES
PÁGINA: 1 de 8
NOMBRE CARGO FECHA FIRMA
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
1. OBJETIVO
Realizar el seguimiento a la ejecución del plan anual del presupuesto del Centro Nacional de Memoria Histórica CNMH y tramitar
modificaciones de acuerdo a la dinámica interna de la entidad.
2. ALCANCE
Desde el seguimiento a la ejecución del presupuesto, gestionando solicitudes de modificación presupuestal recibidas por parte de las diferentes direcciones del CNMH y Finaliza con la notificación de respuesta a solicitud de modificación de presupuesto.
3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO
Asesor Planeación
4. DEFINICIONES
ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO: Estimación de ingresos y gastos necesarios para atender las necesidades de la entidad y del
Sector en cada vigencia fiscal. Este documento, se radica en la Dirección General del Presupuesto Nacional a más tardar, el 31 de
marzo de cada año.
GASTOS DE FUNCIONAMIENTO: Los que tienen por objeto atender las necesidades en materia de gastos de personal, gastos
generales y transferencias corrientes, que son necesarias para cumplir a cabalidad con las funciones asignadas en la Constitución y la
Ley.
GASTOS DE INVERSIÓN: Conjunto de actividades registradas en el marco de un proyecto registrado en el Banco Proyectos de
Inversión Nacional - BPIN, encaminadas a acrecentar la capacidad de producción y la productividad en el campo de la estructura física,
económica y social.
PRESUPUESTO: Autorización máxima de ingresos y gastos que le permiten al Sector público, cumplir con la producción de bienes y
PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO Y MODIFICACIONES
CÓDIGO DGE-PR-006 VERSIÓN 001
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4. DEFINICIONES
servicios públicos para la satisfacción de las necesidades de la población según la naturaleza del Sector.
PROYECTO DE PRESUPUESTO GENERAL DE LA NACIÓN: Estimación definitiva de ingresos y gastos presentada por el Gobierno
Nacional a través del Ministerio de Hacienda y Crédito Público ante el Congreso de la República para su aprobación.
5. NORMAS LEGALES
Ley anual de presupuesto
Decreto 111 de 1996 Estatuto orgánico del presupuesto
Decreto anual del presupuesto
Decreto 178 de 2003, “por el cual se dictan algunas disposiciones sobre el manejo de recursos públicos y la aplicación del Sistema Integrado de Información Financiera –SIIF- de la Nación
Decreto 4730 de 2005 “Por el cual se reglamentan normas orgánicas del presupuesto”.
6. CONDICIONES GENERALES
Todos los proyectos de inversión deben estar orientados a la implementación del Plan Estratégico y Planes de Acción del Centro Nacional de Memoria Histórica CNMH.
Tipo de Modificaciones al presupuesto y requisitos para solicitarlas :
o Traslado Formato diligenciado de solicitud de modificación presupuestal y justificación técnica y económica Certificado de disponibilidad presupuestal. Actualización del plan de Acción Viabilidad del Departamento Nacional de Planeación cuando se trate de proyectos de Inversión. Solicitud del registro previo del traslado presupuestal en el SIIF o Distribución Formato diligenciado de solicitud de modificación presupuestal, justificación técnica y económica Viabilidad del Departamento Nacional de Planeación - DNP cuando se trate de proyectos de Inversión.
PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO Y MODIFICACIONES
CÓDIGO DGE-PR-006 VERSIÓN 001
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6. CONDICIONES GENERALES
Actualización del plan de Acción Normas o Convenios que justifican la distribución. Solicitud del registro previo del traslado presupuestal en el SIIF
o Adición (Incorporación) Formato diligenciado de solicitud de modificación presupuestal, justificación técnica y económica Viabilidad del Departamento Nacional de Planeación - DNP cuando se trate de proyectos de Inversión. Actualización del plan de Acción Certificación de existencia de los recursos libres de afectación para ser incorporados. Certificado de disponibilidad presupuestal expedido por la entidad que hace entrega de los recursos Copia del convenio o acuerdo de cooperación cuando se trata de recursos de cooperación.
7. DESCRIPCIÓN
ID (QUÉ)
ACTIVIDAD
(CÓMO)
DESCRIPCIÓN TAREAS (S)
(QUIÉN)
RESPONSABLE
DOCUMENTOS Y/O REGISTROS
1 Realizar seguimiento a la ejecución del presupuesto
Solicita la información necesaria para hacer el seguimiento mensual a la ejecución presupuestal programada. Elabora el informe de ejecución presupuestal del sector con base en los reportes del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF y en la base de datos de ejecución del plan de compras
Asesor Planeación Profesional especializado en Planeación
Comunicación interna por correo electrónico solicitando información de ejecución. Acta de seguimiento a la ejecución del presupuesto SIP-FT-001
PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO Y MODIFICACIONES
CÓDIGO DGE-PR-006 VERSIÓN 001
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7. DESCRIPCIÓN
ID (QUÉ)
ACTIVIDAD
(CÓMO)
DESCRIPCIÓN TAREAS (S)
(QUIÉN)
RESPONSABLE
DOCUMENTOS Y/O REGISTROS
Informe de Ejecución Presupuestal
2 Presentar informe de ejecución
Presenta el Estado de avance a los responsables de ejecución con las observaciones para toma de decisiones pertinentes Presenta mensualmente Informe de avance al director general y al comité sectorial del DPS Presenta mensualmente Informe de obligaciones al DNP y al DPS
Asesor de planeación
Informe de Obligaciones. EXT Informe de Ejecución presupuestal Comunicación enviada por Correo electrónico
3 Identificar Modificaciones
Identifica las modificaciones necesarias con base al seguimiento a la ejecución presupuestal Solicita la modificación al grupo de planeación
Asesor de Planeación Gerentes de Proyecto
Solicitud de Modificación DGE-FT-005 Acta de reunión modificación SIP-FT-001
PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO Y MODIFICACIONES
CÓDIGO DGE-PR-006 VERSIÓN 001
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7. DESCRIPCIÓN
ID (QUÉ)
ACTIVIDAD
(CÓMO)
DESCRIPCIÓN TAREAS (S)
(QUIÉN)
RESPONSABLE
DOCUMENTOS Y/O REGISTROS
4 Revisar Viabilidad de Modificación
Revisa viabilidad de Modificación Es viable la modificación? Si continuar con Actividad N. 5 No Fin de procedimiento
Grupo de Planeación
Solicitud de Modificación DGE-FT-005 Comunicación Interna GDC-FT-008
5
Aprobar internamente solicitud modificación
Aprueba internamente la solicitud de modificación Requiere aprobación de consejo directivo? Si continuar con actividad N. 6 No continuar con Actividad N.7
Asesor de Planeación
Solicitud de Modificación DGE-FT-005 Comunicación Interna GDC-FT-008
6 Tramitar solicitud ante Consejo directivo
Elabora acto administrativo y presenta al consejo directivo El Consejo aprueba? Si Continuar con Actividad N.7 No Fin de Procedimiento
Asesor de Planeación Acta de reunión de consejo directivo SIP-FT-001
7 Registrar Solicitud de Modificaciones en SUIFP
Ingresa la solicitud al aplicativo SUIFP con sus respectivos soportes.
Gerente de Proyecto
Registro de solicitud de modificación en aplicativo SUIFP. EXT
PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO Y MODIFICACIONES
CÓDIGO DGE-PR-006 VERSIÓN 001
PÁGINA 6 de 8
7. DESCRIPCIÓN
ID (QUÉ)
ACTIVIDAD
(CÓMO)
DESCRIPCIÓN TAREAS (S)
(QUIÉN)
RESPONSABLE
DOCUMENTOS Y/O REGISTROS
8 Hacer solicitud de Modificación a instancia encargada.
Envía Solicitud a la instancia encargada Asesor de Planeación
Comunicación oficial enviada
GDC-FT-007
9 Realizar seguimiento a solicitud
Hace seguimiento a través de diferentes medios Grupo de planeación
Comunicación oficial enviada
GDC-FT-007
10 Notificar el resultado del trámite al solicitante
Recibe concepto oficial de solicitud y notifica al solicitante
Es Favorable?
SI Continuar con GFN-PR-002 Procedimiento de distribución y ejecución presupuestal
No Fin de procedimiento
Grupo de planeación
Comunicación oficial recibida. EXT
Comunicación interna
GDC-FT-008
11 Archivar comunicación oficial de modificación
Archiva y custodia el documento que formaliza la modificación presupuestal, de acuerdo con el procedimiento de retención documental.
Grupo de Planeación
Comunicación oficial recibida. EXT
8. FLUJOGRAMA
Ver Flujograma
PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO Y MODIFICACIONES
CÓDIGO DGE-PR-006 VERSIÓN 001
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9. PUNTOS DE CONTROL
No. NOMBRE ACTIVIDAD MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
5 Aprobar internamente solicitud modificación
Aprueba internamente la solicitud de modificación Requiere aprobación de consejo directivo? SI: Continuar con actividad N°6 NO: Continuar con Actividad N°7
Cuando se presente solicitud de modificacion
Asesor de Planeación
Solicitud de Modificación DGE-FT-005 Comunicación Interna GDC-FT-008
10. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Aplicativo SUIFP. EXT
11. ANEXOS
No Aplica
PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO Y MODIFICACIONES
CÓDIGO DGE-PR-006 VERSIÓN 001
PÁGINA 8 de 8
12. CONTROL DE CAMBIOS
ASPECTOS QUE CAMBIARON EN EL DOCUMENTO
DETALLE DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS FECHA DEL CAMBIO VERSIÓN
No Aplica Creación del documento DD/MM/AAAA 01
PROCESO DIRECCIONAMIENTO Y GESTIÓN ESTRATEGICA CÓDIGO DGE-PR-007
VERSIÓN 001
PROCEDIMIENTO RENDICION DE CUENTAS PÁGINA: 1 de 7
NOMBRE CARGO FECHA FIRMA
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
1. OBJETIVO
Presentar la metodología que el CNMH utiliza para la presentación de resultados de gestión a la ciudadanía en general, así como la manera
que estos resultados contribuyen a la consecución de los objetivos planteados por el gobierno Nacional
2. ALCANCE
Desde la preparación del plan de rendición de cuentas de la entidad, incluyendo la preparación de acciones para la consolidación de la información necesaria para realizar la rendición de cuentas en audiencia pública y de manera permanente a la ciudadanía. Finalizando con la evaluación y retroalimentación del proceso como insumo para la planeación del proceso en la siguiente vigencia.
3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO
Profesional especializado en Planeación
4. DEFINICIONES
Rendición de cuentas: Es el deber legal y ético que tiene toda entidad o persona de responder e informar por la administración, manejo
y rendimiento de fondos, bienes y/o recursos públicos asignados y los resultados en el cumplimiento del mandato que le ha sido conferido
y el derecho de la ciudadanía a ser informada y solicitar explicaciones sobre las acciones y decisiones de la Administración. Su ejercicio
fortalecer la democracia, incentivar la buena gestión, mejorar la gobernabilidad y la legitimidad, generar debate y permite la identificación
de acciones de mejora.
Audiencia Pública: La Audiencia Pública es un espacio de participación ciudadana, propiciado por las Entidades u Organismos de la Administración
Pública, donde personas naturales o jurídica y las organizaciones sociales se reúnen en un acto público para intercambiar información, explicaciones,
evaluaciones y propuestas sobre aspectos relacionados con la formulación, ejecución y evaluación de políticas y programas a cargo de cada entidad,
así como sobre el manejo de los recursos para cumplir con sus objetivos contribuyendo con el cumplimiento de los planes de desarrollo público.
PROCEDIMIENTO RENDICION DE CUENTAS CÓDIGO DGE-PR-007 VERSIÓN 001
PÁGINA 2 de 7
5. NORMAS LEGALES
Constitución Política de Colombia de 1991, art 270 Participación ciudadana
LEY 489 de 1998, art 32 y39 por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones.
LEY 734 DE 2002 por la cual se expide el Código Disciplinario Único
DECRETO 1599 DE 2005 por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano
LEY 1474 DE 2011 por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.
DECRETO 2482 DE 2012 Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión CONPES 3654 Política de Rendición de Cuentas de la Rama Ejecutiva a los Ciudadanos
6. CONDICIONES GENERALES
Corresponde al grupo de planeación la función de consolidar y reportar los diferentes formularios que integran el informe de la Rendición de cuentas. Adicionalmente, la función de recopilar, revisar, conciliar y reportar la información requerida por los diferentes entes de control.
La responsabilidad de recopilar, y remitir la información con sus anexos a la oficina de planeación para ser consolidados y posteriormente reportados al ente de control, está en cada una de las direcciones del CNMH.
7. DESCRIPCIÓN
ID (QUÉ)
ACTIVIDAD
(CÓMO)
DESCRIPCIÓN TAREAS (S)
(QUIÉN)
RESPONSABLE
DOCUMENTOS Y/O REGISTROS
1 Preparar el plan de rendición de cuentas
Define el esquema del Plan Anual de Rendición de Cuentas de acuerdo a la disponibilidad de recursos, su ejecución, monitoreo, control e implementación.
Asesor de Planeación Profesional Especializado en Planeación
Plan de Trabajo de rendición de cuentas
PROCEDIMIENTO RENDICION DE CUENTAS CÓDIGO DGE-PR-007 VERSIÓN 001
PÁGINA 3 de 7
7. DESCRIPCIÓN
ID (QUÉ)
ACTIVIDAD
(CÓMO)
DESCRIPCIÓN TAREAS (S)
(QUIÉN)
RESPONSABLE
DOCUMENTOS Y/O REGISTROS
tiene en cuenta los contenidos mínimos que solicita el DAFP y el CONPES para elaborar e integrar a la estrategia de divulgación Usa evaluación de periodos anteriores para la adecuada y clara presentación de gestión del CNMH
2 Presentar el plan de Rendición de cuentas
Presenta el plan al comité directivo para aprobación Sugiere ajustes al plan de rendición de cuentas y asigna tareas a los integrantes del comité. Es aprobado? SI Continuar con actividad N°3 NO: Continuar con actividad N°1
Comité directivo
Plan de trabajo de rendición de cuentas aprobado Acta de Comité directivo aprobando el plan SIP-FT-001
3 Preparar acciones para la rendición de cuentas
Coordina junto con Servicio al ciudadano, Control interno y Comunicaciones las acciones de recopilación, revisión, conciliación y divulgación de la gestión del CNMH
Profesional especializado en planeación Responsables procesos CNMH
Plan de trabajo de rendición de cuentas Acta de Comité técnico SIP-FT-001 Comunicación interna enviada por correo electrónico
PROCEDIMIENTO RENDICION DE CUENTAS CÓDIGO DGE-PR-007 VERSIÓN 001
PÁGINA 4 de 7
7. DESCRIPCIÓN
ID (QUÉ)
ACTIVIDAD
(CÓMO)
DESCRIPCIÓN TAREAS (S)
(QUIÉN)
RESPONSABLE
DOCUMENTOS Y/O REGISTROS
solicitando información.
4 Sensibilizar para la rendición de cuentas
Realiza una jornada de sensibilización de la tarea de rendición de cuentas al interior de la entidad Invita a los servidores a las audiencias de rendición de cuentas de entidades del sector.
Profesional especializado en planeación
Lista de asistencia SIP-FT-002 Comunicación interna enviada por correo electrónico invitando a servidores.
5 Consolidar Información
Recopila la información solicitada para rendición de cuentas a las diferentes dependencias de la entidad. Revisa contenidos y concilia de acuerdo a los lineamientos y prepara informe de rendición de cuentas para divulgar Elabora documento resumen que dé cuenta de los Compromisos adquiridos para la vigencia, los logros más significativos y los retos para la próxima vigencia, estos contenidos son presentados y/o comentados durante la Audiencia Pública.
Profesional especializado en planeación
Informe de Rendición de cuentas
PROCEDIMIENTO RENDICION DE CUENTAS CÓDIGO DGE-PR-007 VERSIÓN 001
PÁGINA 5 de 7
7. DESCRIPCIÓN
ID (QUÉ)
ACTIVIDAD
(CÓMO)
DESCRIPCIÓN TAREAS (S)
(QUIÉN)
RESPONSABLE
DOCUMENTOS Y/O REGISTROS
Prepara los instrumentos de socialización para la rendición de cuentas (Presentaciones, piezas de apoyo) Proceso de Difusión de Memoria Histórica DMH-PO
6 Realizar rendición de cuentas en audiencia
Realizar la audiencia pública de acuerdo a los lineamientos del DPS Asiste y presenta el informe de gestión de la entidad articulados a otras entidades del sector Ejecuta las acciones planeadas adicionales de rendición de cuentas
Asesor Planeación Comunicación Oficial enviada GDC-FT-08
7 Realizar rendición de cuentas permanente a la ciudadanía
Realiza la rendición de cuentas de acuerdo a los lineamientos establecidos por el CNMH en la planeación de rendición de cuentas anual
Asesor de Planeación Pagina web
8 Evaluar el proceso
Evalúa el proceso de rendición ante la ciudadanía. Preguntar, si fue claro el proceso de presentación de información Tabular las respuestas de las preguntas y hace análisis de la información recopilada y elabora un Informe
Grupo de Planeación
Informe de Evaluación procesos de Rendición de cuentas
PROCEDIMIENTO RENDICION DE CUENTAS CÓDIGO DGE-PR-007 VERSIÓN 001
PÁGINA 6 de 7
8. FLUJOGRAMA
Ver Flujograma
9. PUNTOS DE CONTROL
No. NOMBRE ACTIVIDAD MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
2 Presentar el plan de Rendición de cuentas
Presenta el plan al comité directivo para aprobación Sugiere ajustes al plan de rendición de cuentas y asigna tareas a los integrantes del comité. Es aprobado? SI Continuar con actividad N°3 NO: Continuar con actividad N°1
Anual Comité directivo
Plan de trabajo de rendición de cuentas aprobado Acta de Comité directivo aprobando el plan SIP-FT-001
10. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
No Aplica
11. ANEXOS
No Aplica
PROCEDIMIENTO RENDICION DE CUENTAS CÓDIGO DGE-PR-007 VERSIÓN 001
PÁGINA 7 de 7
12. CONTROL DE CAMBIOS
ASPECTOS QUE CAMBIARON EN EL DOCUMENTO
DETALLE DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS FECHA DEL CAMBIO VERSIÓN
No Aplica Elaboración del documento DD/MM/AAAA 01