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O-C-01-V.10
Pág. 1 de 7
Vigencia: 30/06/2018
• Partes
Interesadas
Actividades
• Políticas de
Operación
Equipo de trabajo:
El servicio de certificación de personas en competencias laborales ofrecido por el IEMP
esta limitado a los siguientes temas:
-Proceso Disciplinario
-Proceso de Conciliación
Y será aplicado a:
- Todas las peersonas intersadas en las líneas de disciplinario y conciliación.
Alcance:
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
CERTIFICACION DE PERSONAS
Objetivo del proceso:Certificar en competencias laborales a personas, asegurandode manera oportuna el
cumplimiento de requisitos normativos y legales establecidos.
APROBO
(Nombre/Cargo):Dueño de proceso Certificación de Personas
Contenido: • Gestión del Riesgo
• Control de Cambios
• Anexo 1. Medición de la Gestión
• Anexo 2. Requisitos
• Anexo 3. Flujograma de Diseño
Aplicar la normalización y certificación de competencias para cualificar las habilidades de
servidores públicos y particulares.
Coordinador del proceso de certificación
Examinadores de Competencias y personal de apoyo
Objetivos estratégicos:
Dueño de proceso:
Tema de interésNivel de
importancia
ONAC1.ACREDITACIÓN
2.AUDITORIAS DE
VIGILANCIA ALTA
MANTENER
ACREDITACIÓN ALTA PROGRAMAR AUDITORIA
PLAN ANUAL
MANTENIMIENTO
ACREDITACIÓN
CONTRATOS
-POA
SENA NORMAS
MESA SECTORIAL
ALIANZA
CERTIFICACIÓNPLAN DE TRABAJO
IDENTIFICAR
NECESIDADES
PARTICIPACIÓN EN
CONSEJO EJECUTIVO
EXAMINADORESEVALUACIÓN DE
COMPETENCIA
RED DE
EXAMINADORES DE
COMPETENCIAS
LINEAMIENTOS PROCESO
PLAN DE TRABAJO
FORMACIÓN
PLAN DE INCENTIVOS
PARA VINCULAR
EXAMINADORES
TALLER
REUNIONES DIRECTIVOS
INVITACIONES
CURSO FORMACIÓN
EXPERTOS TÉCNICOSEXPERIENCIA
CONOCIMIENTOS
VALIDACIÓN
INSTRUMENTOS DE
EVALUACIÓN
PLAN DE TRABAJOINVITAR A TRAVÉS
DE DIRECTIVOS
REUNIONES
TALLERES
USUARIOS
ASPIRANTES
CANDIDATOS
PERSONAS
CERTIFICADAS
CERTIFICACIÓN PRESTAR SERVICIO
ESQUEMAS DE
CERTIFICACIÓN EN
COMPETENCIAS
OFRECER SERVICIO A
TODOS LOS
SERVIDORES
PLAN NACIONAL DE
CERTIFICACIÓN
COMITÉ DE
CERTIFICACIÓNMIEMBROS COMITÉ
CONCEPTO DE
CERTIFICACIÓN
VERIFICACIÓN
APLICACIÓN ESQUEMA
APROBACIÓN
EVALUACIÓN DE LA
COMPETENCIA
PROCESOS DE
CERTIFICACIÓN
FORMACIÓN
PROGRAMACIÓN
REUNIONES COMITÉCITACIÓN
COMITÉ DE PARTESREPRESENTANTES
EXTERNOS
PRESENTACIÓN PROCESO
RESULTADOS
RETROALIMENTACIÓN
PARTICIPACIÓN
APERTURA PROCESO
DIFUSIÓN
INFORMACIÓN
RESULTADOS
CONVOCATORIA
ALIANZAS
CITACIÓN
PROMOCIÓN
SUBCONTRATISTASFORMADORES
TALLERISTAS
FORMACIÓN
EXAMINADORES
CONSTRUCCIÓN DE
INSTRUMENTOS
VALIDACIÓN
INSTRUMENTOS
VALIDADOS
EXAMINADORES
FORMADOS
CONTRATOS
CONTENIDOSPLAN DE FORMACIÓN CITAR TALLERES
OTROS OEC
CERTICOM
RNA
OTROS
COMITÉ DE PARTES PARTICIPACIÓN RETROALIMENTACIÓN INVITACIÓN
ELABORAR
INVITACIONES
FIRMADAS POR
DIRECTOR
PARTES INTERESADAS
Acciones para
implementarla
ESTRATEGICO
PROVEEDORES
APOYO
OPERATIVO
Necesidades o
demandas del subgrupo
de interés
Estrategias
IDENTIFICACIÓN PARTES INTERESADAS PROCESO DE CERTIFICACIÓN DE PERSONAS
EXTERNO
Parte interesada Temas de interés
Nivel de
importanci
a
IEMP
Grupo Subgrupo
GOBIERNO
ICONTEC
DAFP
MINTRABAJO
REGLAMENTACIÓN
METODOLOGIAS
SERVICOS IEMP
NORMAS SECTORIALES
APOYO
INSTITUCIONAL
CONVENIOS
CERTIFICACIÓN PERSONAS PLAN ANUAL REUNIONES
JEFES DE DEPENDENCIAS
PGN
APOYO EXPERTOS
TÉCNICOS
FUENTE ASPIRANTES
AUDITORIA INTERNA
APOYO
INSTITUCIONAL
PROYECTAR ENTIDAD A
OTROS SERVICIOSOFRECER
EXTERNAMENTE
CERTIFICACIÓN
PLAN DE DIFUSIÓN
PLOGRAMA PILOTO DE
ECRTIFICACIÓN EXTERNA
IEMP
POA
CONTRATACIÓN
SIG
GESTIÓN
LINEA MISIONAL
ROI
CERTIFICACIÓN DE
COMPETENCIAS DE
SERVIDORES
PLAN NACIONAL DE
CERTIFICACIÓNLANZAMIENT0 PLAN
EXTERNO
PROCURADURIA
E P D
1Ciencias de la
administración
empresarial
estratégico de la institución
Determinar criterios de
operación del procesoCPC CPC
identificadas, valoradas y
evaluadas.
proceso identificados
la entrega
2
Ente Acreditador
Estado
Expertos
Requisitos aplicables a un ente
certificador
POA
Examinadores
Planificación de la prestación
del servicios de certificaciónCPC
MT
APYCOC
Esquema de certificación
según tema
Plan de mantenimiento de
la acreditación como ente
certificador
Servidores Públicos
Personas Naturales
Personas
O-P-02 Esquema de certificación
disciplinario
O-P 28 Esquema de certificación
conciliación
Plan de mantenimiento de la
acreditación como ente certificador
NTC ISO IEC 17024
3
Comité de partes
Proceso de
Certificación
Esquema de certificación
Inventario de clientes
potenciales del servicio de
certificación
Programación de las
convocatorias de certificación
de competencias
CPC EE COC
Plan anual de certificación
(Elaborado)Dirección
Partes Interesadas
Plan anual de certificación (Elaborado)
4 Dirección
Plan anual de certificación
(Aprobado)
Presupuesto para el desarrollo
de las actividades de
certificación de competencias
CPC EE DIR
Plan Operativo Anual de
Inversión (Aprobado)
Plan anual de certificación
actualizado
Coordinado del Proceso de
Certificación
Plan Operativo Anual de Inversión
Plan anual de certificación
5
Proceso de
Certificación de
Personas
Plan de mantenimiento de la
acreditación como ente
certificador
Ejecutar el plan de
mantenimiento de la
acreditación como ente
certificador
CPCEE
Registros de ejecución de
actividades del plan de
mantenimiento
Proceso Certificación de
Personas
Plan de mantenimiento de la
acreditación como ente certificador
6
Comité de
Certificación
Coordinador Proceso
de Certificación
Esquema de certificación
Plan anual de certificación
actualizado
Plan Operativo Anual de
Inversión (Aprobado)
Ejecutar los esquemas de
certificación de acuerdo a las
áreas temáticas
CPC COC
Acta de aprobación o
rechazo por parte del comité
Personas certificadasServidores Públicos
O-P-02 Esquema de certificación
disciplinario
O-P 28 Esquema de certificación
Conciliación
Norma de competencia laboral
Base datos con seguimiento
PROVEEDORES
ACTIVIDADES DEL PROCESO DE CERTIFICACION DE PERSONAS
SALIDASDESCRIPCIÓN
ACTIVIDADES
PROCESOS CLIENTES DOCUMENTOS ASOCIADOSNo. ENTRADAS RESPONSABLE
ACTIVIDADES DEL PROCESO DE CERTIFICACION DE PERSONAS
7 CertificaciónSalidas No Conformes
Identificar y tratar las salidas
no conformesCPC
EE
CPC Salidas No conformes
(identificado y tratado)
Certificación
Dirección
Cliente
P-04 Control Salidas no conformes
F-18 Control Control Salidas no
conformes
8Coordinador Proceso
de Certificación
Plan de mantenimiento de la
acreditación como ente
certificador
Control de calidad del proceso CPC
Registro de autoevaluación
Registro de actividades
Registro de producto no
conforme (si aplica)
Registro de planes de
mejoramiento (si aplica)
Comité de Certificación
Comité de Partes de
Certificación
Director IEMP
ONAC
E-F-02 Formato de autoevaluación del
control
F-07 Acta de reunión
P-04 Procedimiento de control de
producto no conforme
F-20 Solicitud de acciones de mejora
9
Personas Certificadas
Certificación de
Personas
Base de Datos
Portafolio de Evidencias de
Certificación
Información de la persona
Certificada
Seguimiento a Personas
CertificadasCPC APY
COP
COC
Resultados seguimiento a
personas certificadas
Base de Datos
Persona Certificada
ONAC
Dirección
Base de datos
Informes del proceso
10Coordinador Proceso
de CertificaciónPlan de medición del proceso
Medición del desempeño del
procesoCPC
Informe de desempeño
Evaluación de la eficiencia y
eficacia
Comité de Certificación
Director IEMP P-06 Acciones de Mejoramiento
11Coordinador Proceso
de Certificación
Información de desempeño
Registro de autoevaluación
Registro de actividades
Salidas no conformes
registradas
Riesgos y oportunidades
identificados, evaluados y
valorados
Análisis de desempeño del
procesoCPC
Oportunidades de mejora
identificadas
Comité de Esquema de
Certificación
Director IEMP
I-21 Métodos de análisis de
información
F-20 Solicitud de acciones de mejora
12Coordinador Proceso
de Certificación
Oportunidades de mejora
identificadas
Elaboración e implementación
de acciones correctivas y de
mejora, con base en el
desempeño del proceso,
reportes de no
conformidades, riesgos y
oportunidades
CPCEE
EIPlanes de mejoramiento
Comité de Certificación
Comité de Esquema de
Certificación
Director IEMP
F-20 Solicitud de acciones de mejora
1
Determinar criterios de operación del proceso: Consiste en la definición de los elementos necesarios para la operación del proceso bajo condiciones controladas, para ello se identifican y definen: Riesgos y oportunidades
identificadas, valoradas y evaluadas, Políticas de operación, Indicadores de gestión del proceso identificados, Actividades posteriores a la entrega.
EXPLICACION
ACTIVIDADES DEL PROCESO DE CERTIFICACION DE PERSONAS
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
PLANEAR VERIFICAR
Origen Código HACER ACTUAR
INTERNO O-P-02
INTERNO 240403027 RESPONSABLES
INTERNO 240403039 E = EJECUTA
INTERNO O-F-06 P = PARTICIPA
INTERNO O-F-07 D = DECIDE
INTERNO O-F-08 CPC: Coordinado del Proceso MT: Metodólogo
INTERNO O-F-09 COC: Comité de Certificación EE: Examinador Experto
INTERNO O-F-10 APY: Colaborador Apoyo DIR: Director
Elaboración e implementación de acciones correctivas y de mejora, con base en el desempeño del proceso, reportes de no conformidades, riesgos y oportunidades: Con base en los análisis realizados, se proponen
acciones de mejora viables.
Titulo
Identificar y tratar las salidas no conformes: Se identifican las salidas no conformes del proceso de certificación de personas para evitar su uso no intencionado y se determina su tratamiento, de acuerdo a lo estipulado en l
procedimiento P-04 Control Salidas No Conformes.
Planificación de la prestación del servicios de certificación: Los miembros del proceso de certificación mantendrán confidencialidad de toda la información obtenida de las actividades asociadas al proceso, para lo cual
dejaran registro de dicho compromiso firmando el O-I 21 V.3 Compromiso de imparcialidad, independencia, integridad y confidencialidad
Se contará con esquemas de certificación en función de las áreas temáticas en las cuales el IEMP como organismo certificador de personas ofrezca, actualmete abarcan los temas Disciplinario y Conciliación.
Ejecutar el plan de mantenimiento de la acreditación como ente certificador y el plan de control: Se definen los recursos presupuestales de funcionamiento e inversión para el proceso, de acuerdo a la planificación del
mismo.
DOCUMENTOS (PROCEDIMIENTOS, INSTRUCTIVOS, FORMATOS,
DOCUMENTOS DE ORIGEN INTERNO)
Ejecutar los esquemas de certificación de acuerdo a las áreas temáticas: El plan de mantenimiento de la acreditación como ente certificador se realizará con base en los compromisos adquiridos con el ente acreditador.
Programación de las convocatorias de certificación de competencias: Comité de Partes de Certificación: director del IEMP-PGN, el coordinador de proceso del IEMP, el representante de las áreas a certificar y el
representante de las entidades externas de certificación y capacitación.
Presupuesto para el desarrollo de las actividades de certificación de competencias: Comité de Certificación: conformado por los expertos evaluadores en las normas de competencia laboral.
Control de calidad del proceso: La ejecución de los esquemas de certificación se realiza con base en las normas de competencia laboral que el Instituto impulse en el sector
NORMA DE COMPETENCIA LABORAL-Intermediar conciliación
extrajudicial conforme a la normativa de lo contencioso
administrativo
ESQUEMA DE CERTIFICACIÓN DISCIPLINARIO
INSCRIPCIÒN AL PROCESO
LISTA DE CHEQUEO DESEMPEÑO
LISTA DE CHEQUEO PRODUCTO
Medición del desempeño del proceso : La medición del desempeño del proceso, se realiza con base en el plan de medición, el cual especifica metas y frecuencia de medición y análisis establecido previamente.
Análisis de desempeño del proceso: Con base en los resultados de los planes de medición del proceso, se realiza análisis cualitativo y cuantitativo, determinando causas de resultados.
Seguimiento a Personas Certificadas: Se realiza para garantizar el mantenimiento de la certificación de competencia de las personas certificadas.
PLAN DE EVALUACIÓN Y RECOLECCIÓN DE EVIDENCIAS
EVALUACIÓN DE CONOCIMIENTO
NORMA DE COMPETENCIA LABORAL-Adelantar proceso
disciplinario de acuerdo con procedimiento técnico y régimen
normativo
ACTIVIDADES DEL PROCESO DE CERTIFICACION DE PERSONAS
INTERNO O-F-11 PCR: Persona Certificada COP: Comité de Partes
INTERNO O-F-14
INTERNO O-F-15
INTERNO O-F-16 Cargos Infraestructura Equipos
INTERNO O-F-17 Coordinador del Proceso Oficina Equipo de computo
INTERNO O-I-19 Metodólogo
INTERNO O-I-21 Evaluador Independiente
INTERNO O-I-22 Evaluador Experto
INTERNO O-I-23 Asistente Administrativo
INTERNO O-I-25 Comité de Certificación
INTERNO O-F-27
INTERNO O-P-28
INTERNO O-F-30
INTERNO O-F-31
INTERNO O-F-32
INTERNO O-I-34
INTERNO O-F-35
INTERNO 0-F-36
INTERNO M-02
INTERNO O-F-37
INTERNO O-P-40
INTERNO O-P-41
RECURSOS
PROCEDIMIENTO CALIFICACIÓN Y MANTENIMIENTO
COMPETENCIAS EXAMINADORES
PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO Y VIGILANCIA PERSONAL
CERTIFICADO
ESTUDIO DE CASO
HOJA DE RESPUESTA ESTUDIO DE CASO
INFORME -CONCEPTO DE COMPETENCIA
HOJA DE RESPUESTA CUESTIONARIO
ACUERDO USO DE LA CERTIFICACION
CONTROL PROGRAMACION DE AUDIENCIAS DE CONCILIACION
CLAVE DEL CUESTIONARIO
RESPUESTA APELACIONES
ESQUEMA DE CERTIFICACIÓN CONCILIACION
EVALUACION DE SATISFACCIÓN CERTIFICACION DE PERSONAS
PERFIL DEL EVALUADOR EXPERTO
BANCO DE PREGUNTAS
LISTA DE CHEQUEO DESEMPEÑO CONCILIACIÓN
ADMINISTRATIVA
MATRIZ BAREMACIONES
ANEXO 5 MANUAL DEL PROCESO DE CERTIFICACION DE
PERSONAS
COMPROMISO DE IMPARCIALIDAD
LISTA DE CHEQUEO PASOS DE CERTIFICACIÓN
INSTRUCTIVO CADENA DE CUSTODIA-ADMINISTRACIÓN,
APLICACIÓN Y RECOLECCIÓN DE INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN
ACTA DE RETIRO DEL PROCESO
FUNCIONES COMITÉS DEL PROCESO DE CERTIFICACIÓN
ACTIVIDADES DEL PROCESO DE CERTIFICACION DE PERSONAS
INTERNO O-P-42
INTERNO 0-I-43
INTERNO O-I-44
INTERNO O-F-46
PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN, AJUSTE, ALINEACIÓN, REVISIÓN
Y VALIDACIÓN INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN
INSTRUCTIVO RECOPILACIÓN DE EVIDENCIAS
INSTRUCTIVO FIABILIDAD Y VALIDEZ INSTRUMENTOS
LISTA CHEQUEO REQ. REV, POR DIR.-COMITÉ PARTES-
RESULTADOS VALIDACIÓN
ACTIVIDAD 2. Planificación de la prestación del servicios de certificación
ACTIVIDAD 4. Presupuesto para el desarrollo de las actividades de certificación de competencias
El programa de fortalecimiento de competencias de los colaboradores del proceso se desarrollará en coordinación con el proceso de capacitaciones del Instituto.
Se debe contar con una base de datos, con la cual se pueda realizar trazabilidad de todo el proceso de un candidato, desde la inscripción hasta su certificación, así
como procesos de apelación.
Se debe tener copia digital de los portafolios de evidencias de cada candidato, asociado a la base de datos mencionada anteriormente.
El plan de difusiones del proceso se elaborará y ejecutará con la aprobación del director del IEMP; sin embargo al inicio de cada proceso de certificación se hará
una sensibilización por parte del dueño del proceso
El Instituto para asegurar la equidad, validez, confiabilidad y el desempeño general de cada instrumento y corregir las deficiencias identificadas y el
mantenimiento continuo de los mecanismos a utilizar para evaluar la competencia de los candidatos se propone:
-Recopilar y analizar las quejas, sugerencias u observaciones sobre los instrumentos y mecanismos que se utilizan en el proceso de certificación de la competencia.
-Realizar vigilancia constante de los cambios de la normatividad de referencia.
-Una vez por año se someterá a revisión por parte de un experto cada una de los instrumentos para evaluar la competencia, a partir del cual se espera obtener
observaciones y recomendaciones para la mejora. Cada norma de competencia contará con almenos un experto para su revisión.
-Con base en lo anterior realizar la propuesta de ajustes pertinentes.
-Presentar dichas modificaciones para aprobación ante el Comité de Partes de Certificación.
-Con base en la aprobación, incorporar los cambios en el sistema documental del proceso.
ACTIVDAD 8. Control de calidad del proceso
POLITICAS ESPECÍFICAS
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Todo colaborador del proceso, independiente a su responsabilidad y autoridad, debe recibir inducción general sobre el proceso y sus documentos asociados y
debe firmar el O-I 21 Compromiso de imparcialidad, independencia, integridad y confidencialidad
Para designar la responsabilidad de EXAMINADOR Experto se debe verificar que las competencias de la persona que aspira a dicha designación cumpla con el
perfil diseñado por parte del Instituto para tal efecto.
POLITICAS GENERALES
Para cada actividad del proceso se debe planificar, programar y asegurar la logística necesaria para su adecuada ejecución.
QUÉ? CUÁNDO? CÓMO? QUIÉN? EVIDENCIA
Verificar el cumplimiento de las
actividades propuestas en los
planes de mantenimiento y de
control
MensualmenteSeguimiento a
actividadesCoordinador del Proceso Plan de mantenimiento
Verificar el cumplimiento de las
actividades propuestas en los
planes de certificación y difusión
MensualmenteSeguimiento a
actividadesCoordinador del Proceso Acta de reunión
Recopilar y analizar las
observaciones resultado de la
aplicación de los instrumentos
de evaluación: Conocimiento,
desempeño y producto.
Cada vez que se aplique
un instrumento de
evaluación
Recopilación de
observaciones hechas
por los candidatos
Evaluador Experto
Registro de observaciones
adjunto a la emisión del
juicio
PUNTOS DE CONTROL
ACTIVIDADES
5. Ejecutar el plan de mantenimiento de la
acreditación como ente certificador y el plan de
control
6. Ejecutar los esquemas de certificación de
acuerdo a las áreas temáticas
8. Control de calidad del proceso
VERSION FECHANTC-ISO
9001:2008
NTCGP
1000:2009MECI 2005
NTC ISO/IEC
17024DESCRIPCION DE LA MODIFICACION
1 8/10/2012 4.2.3, 8.2.3 4.2.3, 8.2.3
*Control de gestión/información
*Control de
gestión/información/sistemas
de información
*Control de
evaluación/Autoevaluación
*Control de gestión/Actividades
de control/indicadores
4,4 Se elabora y se aprueba el documento
2 5/02/2013 4.2.3, 8.2.3 4.2.3, 8.2.3
*Control de gestión/información
*Control de
gestión/información/sistemas
de información
*Control de
evaluación/Autoevaluación
*Control de gestión/Actividades
de control/indicadores
4,4
Se incluye política de operación y punto de control a la actividad
6 de la caracterización.
Se complementa el cuadro de documentos internos.
Se actualizan los objetivos estrategicos de acuerdo al nuevo
plan Innovación y Virtualización 2013-2016 y se define el plan de
medición del proceso.
3 13/06/20134.2.3, 6.1,
6.3, 8.2.3
4.2.3, 6.1, 6.3,
8.2.3
*Control de gestión/información
*Control
estratégico/direccionamiento
estratégico/planes y programas
*Control de
gestión/información/sistemas
de información
Se actualiza las actividades del proceso diferenciando el Comité
de Esquema de Certificación del Comité de Certificación.
Se actualiza el cuadro de documentos internos.
4 28/01/2014*Control de gestión/Actividades
de control/indicadores
Se revisan los indicadores; se determina que el primer indicador
asociado a la acreditaciòn es absoluto y ya se cumplió; el
inidcador referente a personal certificado en la norma
240403007, se elimina del anexo de mediciòn por cuanto para el
futuro inmediato no se contempla la aprobación de esta norma
ni la ampliaciòn del alcance de la certificaciòn; el indicador de
personal certificado diferente a PGN no será objeto de medición
hasta tanto el proceso no este mas avanzado y la dirección del
IEMP defina esta posibilidad, por lo tanto tambien se elimina
del anexo; se incluye el indicador de Gestión del Proceso y el de
recursos se divide en dos indicadores, uno para la gestión con el
SENA y el otro propio del Proceso del IEMP.
5 5/06/20144.2.3, 6.1,
6.3, 8.2.3
4.2.3, 6.1, 6.3,
8.2.3
*Control de gestión/información
*Control
estratégico/direccionamiento
estratégico/planes y programas
*Control de
gestión/información/sistemas
de información
Ajuste en objetivo y alcance, se precisa su redacción.
Se define el concepto de categoria como aéras temáticas, en
consecuencia se destaca como entrada y producto "esquema de
certificación según tema". Se amplia la explicación de la
actividad 1.
Se ajustan las politicas de operación al alcance del proceso, ase
actualizan los requisitos con los de la norma NTC ISO IEC17024.
Se ajustan los indicadores
VERSION FECHANTC-ISO
9001:2008
NTCGP
1000:2009MECI 2014
NTC ISO/IEC
17024DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN
6 12/09/2014 4.2.3, 8.2.3 4.2.3, 8.2.3Modulo de Planeación y Gestión /
componente direccionaiento estrategico
De acuerdo a lo establecido por el proceso de control interno del IEMP (acta 57
de 2014 del SIG) se decide que la hoja de Requisitos, se convierta en anexo 2,
para que su actualización no implique el cambio de versión de todo el
documento de caracterización; en esta hoja tambien se incluyen los
documentos de origen externo que estaban referenciados en la hoja de
actividades. Este anexo 2 se actualiza en normas de referencia con MECI 2014.
CONTROL DE CAMBIOS
VERSION FECHANTC-ISO
9001:2015
NTCGP
1000:2009MECI 2014
NTC ISO/IEC
17024DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN
7 29/02/2016 8, 9 4.2.3, 8.2.3 *Control de gestión/información 4. 5. 10.
Se realizan ajustes en las actiividades relacionadas con especificar responsables
y en la explicación de algunos numerales- Se realizan algunas precisiones en las
póliticas específicas (2) de operación- Se elimina Indicador de certificación en
otras normas SENA. Se incluyeron y ajustaron nuevas entradas y salidas,
proveedores y procesos cliente.
8 15/06/2016
4.2
4.4
6.1
8.5.5
8.5
9.1
8.6
8.7
10
//
4.1
7.5.1
7.5
8.2.3
8.2.4
8.3
8.5.1
-Módulo: Control planeación y gestión
Componente: Direccionamiento
estratégico
-Módulo: Control de la Evaluación y
Seguimiento
Componente: Autoevaluación
Institucional.
-Módulo: Planeación y Gestión
Componente: Administración del riesgo
-Controles
-Módulo: Control de evaluación y
seguimiento
Componente: Planes de mejoramiento
4
5
Se identifican en ANEXO 2 los requistos aplicables de la norma ISO 9001:2015 y
requisitos MECI por Modulo y Componente
-Se incluye actividad ´´Determinar criterios de operación del proceso´´
-Act 2: se elmina el proveeedor Comite de Certificación, reemplazandose por
Proceso de Certificación y procesos cliente Comite de partes reeemplazandose
por Dirección
Partes Interesadas
-Act 3: se elmina el proveeedor Comité de Certificación, Coordinador Proceso
de Certificación y se agrega Dirección
-Act 5: Se incluyen las entradas Plan anual de certificación actualizado
Plan Operativo Anual de Inversión (Aprobado)
-Act 6: Se incluye la salida Evaluación del desempeño de evaluadores
-Se ajusta Anexo 1 Medición Gestión incluyendo indicadores nuevos
-Se incluye las actividades ´´Determinar criterios de operación del proceso´´,
´´Determinar criterios de operación para los proyectos´´ Y ´´Identificar y tratar el
producto/servicio no conforme´´.
-Se ajusta Anexo 1 Medición de Gestión de acuerdo a cuadro de mando integral
del proceso para 2016.
-Se elimina el termino acción preventiva.
9 26/10/2016 8.3 7.3
Módulo: Control planeación y gestión
Componente: Direccionamiento
estratégico
8.3 e)
8.4 d)
8.5
9.3
Se incluye Anexo 3. Flujograma de Diseño
Se ajusta actividad de SNC
Se actualiza control docuemntos externos
10 30/06/2018 4
-Módulo: Control planeación y gestión
Componente: Direccionamiento
estratégico
Se ajusta la caracterización con los objetivos del plan estratégico 2017-2020 y se
realizan otras actualizaciones con documentos generados
TIPO DE
OBJETIVOOBJETIVO INDICADOR
TIPO DE
INDICADORFORMULA
Certificados en la norma 240403039 Eficacia
(No. Personas Certificadas en la
norma 240403039/Total personas
certificadas IEMP)*100
Certificados en la norma 240403027 Eficacia
(No. Personas Certificadas en la
norma 240403027/Total personas
certificadas)*100
Gestión Eficacia
No. Actividades
ejecutadas/Activiades
programadas*100
Gestión Eficacia
No. Actividades
ejecutadas/Activiades
programadas*100
Recursos invertidos EN CERTIFICACION
IEMPEfectividad
(Recursos invertidos en el
proceso/No. Total de personas
certificadas)
Satisfacción EfectividadPromedio de las calificaciones de las
ciudades
ANEXO 1. MEDICIÓN DE LA GESTIÓN DEL PROCESO
1. Garantizar la prestación de todos los servicios y
productos misionales de investigación, capacitación,
publicaciones, nomralización y certificaciones.
10. Aplicar la normalización y certificación de
competencias para cualificar las habilidades de
servicios públicos y particulares.
Estratégicos
Misional
Certificar en competencias laborales a personas,
asegurandode manera oportuna el cumplimiento de
requisitos normativos y legales establecidos.
Estratégico
3. Posicionar al IEMP en las diferentes regiones del
país.
5. Lograr que los servicios misionales del IEMP
lleguen a la ciudadanía y garantizar la prestación de
todos los servicios y productos misionales de
investigación, capacitación, publicaciones,
normalización y certificaciones.
10. Aplicar la normalización y certificación de
competencias para cualificar las habilidades de
servicios públicos y particulares.
Gestión Eficacia
No. Actividades
ejecutadas/Activiades
programadas*100
No Número/Fecha Artículo
1 1991 Artículos 67, 69, 70 y 71.
2 Decreto 262 de 2000
Título VII, Título XIV Capítulos I, II,
IV, VI, Título XV Capítulo II; Título
XVI Capítulo I.
3 Decreto 2539 de 2005
7Resolución 484 de 29 de
diciembre de 2005
8 N/A
9 Ley 734 del 2002
10Portal Web Departamento
Nacional de Planeación.
11 Decreto 2888 de 2007
12 Ley 115 de 1994
13 Ley 1450 de 2011
14 Resolución 253 de agosto de 2012
15 Resolución 246 del 20/10/2012
16Ley 1581 de 2012 y Decreto
Reglamentario 1377 de 2013
17 Resolución 680 del 20 dic 2017
“Por la cual se adopta el Manual Específico de Funciones por Competencias
Laborales y Requisitos de los empleos de la Planta de Personal de la
Procuraduría General de la Nación y del Instituto de Estudios del Ministerio
Público”.
por medio de la cual se adopta el SIG del IEMP
Disposiciones generales para la proteccion de datos personales.
Por la cual se adopta el Plan Estrategico del IEMP 2017-2020 GENERACIÓN
DE CONOCIMIENTO PARA EL MINISTERIO PÚBLICO Y LA CIUDADANIA
REQUISITOS APLICABLES
Titulo / Intención
Por medio del cual se establecen las competencias laborales generales para
los empleos públicos de los distintos niveles jerárquicos de las entidades
públicas
FUNDAMENTO LEGAL
Políticas de intervención de la PGN en las actuaciones acordes con Ley 906
de 2004
Constitución Política de Colombia
Por el cual se modifican la estructura y la organización de la Procuraduría
General de la Nación y del Instituto de Estudios del Ministerio Público; el
régimen de competencias interno de la Procuraduría General; se dictan
normas para su funcionamiento; se modifica el régimen de carrera de la
Procuraduría General de la Nación, el de inhabilidades e incompatibilidades
de sus servidores y se regulan las diversas situaciones administrativas a las
que se encuentren sujetos.
Sistema de Proyectos de Inversión SPI.
Por medio del cual se reglamenta la educación para el trabajo y el desarrollo
humano.
Guía del proceso disciplinario
Código Disciplinario Único
Por la cual se expide la Ley General de Educación.
Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo
18 Resolución 069 del 25/06/18
19 Resolución 163 del 04/09/14
Numeral Titulo Numeral Titulo Numeral Titulo Numeral Titulo
4.1 Requisitos generales 4.4Sistemas de gestión de calidad y sus
procesos4.1 Requisitos generales 4
REQUISITOS PARA ORGANISMOS DE
CERTIFICACIÓN
6.1 Acciones para tratar los riesgos 4.1 Requisitos generales
4.2 Gestión documental 7.5 Información documentada 4.2 Gestión documental 5REQUISITOS PARA EL PERSONAL DEL
ORGANISMO DE CERTIFICACIÓ
6.3 Infraestructura 7.1.3 Infraestructura 6.3 Infraestructura
5.1 Compromiso de la dirección 5.1 Liderazgo y compromiso 5.1 Compromiso de la dirección 6 PROCESO DE CERTIFICACIÓN
5.2 Enfoque al cliente 5.1.2 Enfoque en el cliente 5.2 Enfoque al cliente 10 SISTEMA DE GESTION
5.3 Política de calidad 5.2 Politica de Calidad 5.3 Política de calidad
5.4 Planificación 6Planificación para el sistema de gestión de
calidad5.4 Planificación
MECI 2014NTC GP 1000:2009
Módulo: Control planeación y gestión
Componente: Direccionamiento estratégico
NORMA NTC-ISO 9001:2008
Módulo: Control planeación y gestión
Componente: Direccionamiento estratégico
NORMA NTC-ISO 9001:2015
Módulo: Control planeación y gestión
Componente: Direccionamiento estratégico
Información y Comunicación
Módulo: Control planeación y gestión
Componente: Direccionamiento estratégico
Información y Comunicación
por medio de la cual se actualizan los grupos de trabajo al interior del IEMP
por medio de la cual se actualiza el SIG del IEMP
NORMAS DE REFERENCIA
NTC ISO/IEC 17024:2012
Módulo: Control planeación y gestión
Componente: Direccionamiento estratégico
Titulo
Módulo: Planeación y Gestión
Componente: Administración del riesgo
5.5Responsabilidad, autoridad y
comunicación5.3 Roles, responsabilidades y autoridades 5.5
Responsabilidad, autoridad y
comunicación
7.2Procesos relacionados con los
clientes8.2
Determinación de los requisitos para los
productos y servicios7.2
Procesos relacionados con los
clientes
7.3
Diseño y desarrollo
8.3
Diseño y desarrollo de los productos y
servicios7.3
Diseño y desarrollo
9.3.1
9.3.5
7.5Producción y prestación del
servicio8.5 Producción y prestación del servicio 7.5
Producción y prestación del
servicio
7.5.1Control de la producción y dela
prestación del servicio8.5.5 Actividades posteriores a la entrega 7.5.1
Control de la producción y de la
prestación del servicio
5.6 Revisión por la dirección 9.3 Revisión por la dirección 5.6 Revisión por la dirección
8.1 Generalidades
9.1
9.1.1
Seguimiento, medición, análisis y
evaluación
Generalidades
8.1 Generalidades
8.2.1 Satisfacción del cliente 9.1.2 Satisfacción del cliente 8.2.1 Satisfacción del cliente
8.2.3Seguimiento y medición de los
procesos9.1
Seguimiento, medición, análisis y
evaluación 8.2.3
Seguimiento y medición de los
procesos
8.2.4Seguimiento y medición del
producto8.6 Liberación de los productos y servicios 8.2.4
Seguimiento y medición del
producto y/o servicio
Módulo: Control de la Evaluación y Seguimiento
Componente: Autoevaluación Institucional
Módulo: Control de la Evaluación y Seguimiento
Componente: Autoevaluación Institucional
Módulo: Control planeación y gestión
Componente: Direccionamiento estratégico
Módulo Control de la planeación y del control
Componente de Direccionamiento Estratégico
Componente Administración del Riesgo
Eje Transversal de Comunicación e información
Control Estratégico/Direccionamiento
Estratégico
Control de gestión/Actividades de control
Módulo: Control de evaluación y seguimiento
Módulo: Control de la Evaluación y Seguimiento
Componente: Autoevaluación Institucional/
Auditoría Interna
Módulo: Control de planeación y gestión
Componente: Direccionamiento estratégico
Módulo: Control planeación y gestión
Componente: Direccionamiento estratégico
Información y Comunicación
8.3 Control de producto no confome 8.7Control de elementos de salida del proceso,
los productos y los servicios8.3
Control de producto y/o servicio no
confome
8.4 Análisis de datos 9.1.3 Analisis y Evaluación 8.4 Análisis de datos
8.5.1 Mejora continua
10
10.1Mejora
Generalidades8.5.1 Mejora continua
8.5.2 Acción correctiva 10.2 No Conformidad y acción correctiva 8.5.2 Acción correctiva
8.5.3 Acción preventiva 10.3 Acciones de Mejora 8.5.3 Acción preventiva
Externo NTC ISO/IEC 17024
Externo MAT - MRG - 004
EVALUACIÓN DE LA CONFORMIDAD, REQUISITOS GENERALES PARA LOS ORGANISMOS QUE REALIZAN LA
CERTIFICACIÓN
Controles
MATRIZ DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN Y INSTITUCIONAL (PGN)
Módulo Control de evaluación y seguimiento
Componente: Planes de Mejoramiento
DOCUMENTOS (PROCEDIMIENTOS, INSTRUCTIVOS, FORMATOS, DOCUMENTOS DE ORIGEN
EXTERNO)
E P D
1PGN
IEPM
Recursos Asignados
Talento Humano del proceso y PGN
PLANEAR DISEÑO DE INSTRUMENTOS
DE EVALUACIÓN DE COMPETENCIASCPC CPC
Diseño de instrumentos de
evaluación de competencias
(Planeado)
2 IEMP Personal del IEMP DEFINIR COORDINADOR DEL DISEÑO CPC CPC Coordinador de Diseño (Definido)
3 Certificación
-Requisitos funcionales y de desempeño.
-Requisitos legales y reglamentarios.
-Información proveniente de diseños previos
similares.
-Normas o códigos de prácticas en los que la
institución se haya comprometido.
-Requisito esencial para el diseño.
-Presentación de Metodologo
IDENTIFICAR ELEMENTOS DE
ENTRADA PARA EL DISEÑO
INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN DE
COMPETENCIAS
MTCPC
MT
Elementos de entrada
(Identificados)Certificación Presentación Metodologo
4 Certificación Elementos de entrada (Identificados)
REVISAR ELEMENTOS DE ENTRADA AL
DISEÑO INSTRUMENTOS DE
EVALUACIÓN DE COMPETENCIAS
CPCMT
Elementos de entrada (Revisados y
a satisfacción)
Elementos de entrada (Incompletos
y con ambigüedades)
Certificación Acta de revisión de Elementos de entrada
5 CertificaciónElementos de entrada (Incompletos y con
ambiguedades)
TOMAR ACCIONES REQUERIDAS
PARA PROBLEMAS EN LOS
ELEMENTOS DE ENTRADA
CPC MT CPCElementos de entrada (Completos y
Sin Ambigüedades)Certificación Acta de revisión de Elementos de entrada
6 Certificación
Elementos de entrada (Completos y Sin
Ambiguedades)
Criterios de redacción de preguntas,
Producto y
Normas de competencia
DESARROLLAR TALLER DE
ELABORACIÓN DE INSTRUMENTOS DE
EVALUACIÓN DE COMPETENCIA
MT PT CPC
Diseño de instrumento de
evaluacion de competencias
(Elaborado)
Certificación
O-P-42 Procedimiento elaboración,
ajustes, alineación, revision y validacion
de instrumentos de evaluación de
competencia.
O-F-17 Banco de Preguntas
7 CertificaciónDiseño de instrumento de evaluacion de
competencias (Elaborado)
REVISAR DISEÑO INSTRUMENTOS DE
EVALUACIÓN DE COMPETENCIASCPC ET
CPC
MT
Concepto de Revisión (Adecuado)
Concepto de Revisión (No
Adecuado)
Diseño (Revisado)
Certificación
-O-P-42 Procedimiento elaboración,
ajustes, alineación, revision y validacion
de instrumentos de evaluación de
competencia.
-O-F-038 Lista de chequeo de revisión de
Instrumentos
-Acta de Revisión de Instrumentos de
Evaluación de Com petencias
RESPONSABLE
FLUJOGRAMA DE DISEÑO INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN DE COMPETENCIAS
No. PROVEEDORES ENTRADAS
ACTIVIDADES
SALIDAS PROCESOS CLIENTES DOCUMENTOS ASOCIADOSDESCRIPCIÓN
8 Certificación Concepto de Revisión (No Adecuado)
EMPRENDER ACCIONES REQUERIDAS
POR PROBLEMAS EN LA REVISIÓN DEL
DISEÑO DE INSTRUMENTOS DE
EVALUACIÓN DE COMPETENCIAS
CPC CPC Concepto de Revisión (Adecuado) Certificación
9 Certificación Concepto de Revisión (Adecuado)
VERIFICAR EL DISEÑO DE
INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN DE
COMPETENCIAS
CPCDIR
CPC
Concepto de Verificación
(Confirmado)
Concepto de Verificación (No
Confirmado)
Diseño (verificado)
Certificación
Acta de Verificación de Instrumentos de
Evaluación de Competencias
O-P-42 Procedimiento elaboración,
ajustes, alineación, revision y validacion
de instrumentos de evaluación de
competencia.
10 Certificación Conceto de Verificación (No Confirmado)
EMPRENDER ACCIONES REQUERIDAS
POR PROBLEMAS EN LA
VERIFICACIÓN DEL DISEÑO DE
INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN DE
COMPETENCIAS
CPC CPCConcepto de Verificación
(Confirmado)Certificación
11 Certificación Concepto de Verificación (Confirmado)
VALIDAR EL DISEÑO DE
INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN DE
COMPETENCIAS
EE CPC
Concepto de Validación
(Confirmado)
Concepto de Validación (No
confirmado)
Diseño (Validado)
Certificación
O-P-42 Procedimiento elaboración,
ajustes, alineación, revision y validacion
de instrumentos de evaluación de
competencia.
O-F-39 Lista chequeo validación
instrumentos
O-F-30 Evaluación de la Satisfacción
O-F-09 Lista Chequeo Desempeño
12 Certificación Concepto de Validación (No confirmado)
EMPRENDER ACCIONES REQUERIDAS
POR PROBLEMAS EN LA VALIDACIÓN
DEL DISEÑO INSTRUMENTOS DE
EVALUACIÓN DE COMPETENCIAS
CPC CPC
Concepto de Validación
(Confirmado)Certificación
O-F-39 Lista chequeo validación
instrumentos
13 Certificación
Concepto de Revisión (Adecuado)
Concepto de Verificación (Confirmado)
Concepto de Validación (Confirmado)
Diseño (Validado)
Diseño (verificado)
Diseño (Revisado)
APROBAR Y LIBERAR DISEÑO DE
INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN DE
COMPETENCIAS
CPCDIR
CPC
Diseño de instrumentos de
evaliaciónd e competencias
(Arpobado y Liberado)
Dirección
Certificación
Acta de aprobación de Instrumento de
Evaluación de Competencias
O-F-17 Banco de Preguntas
N°
1
2
3
4
5
EXPLICACIÓN DE ACTIVIDADESPLANEAR DISEÑO DE INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN DE COMPETENCIAS:
DEFINIR COORDINADOR DEL DISEÑO: El coordinador del Diseño y Diagramación es el Coordinador Editorial/Lider del Proceson de Publicaciones o quien designe el Jefe de la Dicvisión de Investigaciones Sociopoliticas del IEMP
IDENTIFICAR ELEMENTOS DE ENTRADA PARA EL DISEÑO: Los elementos de entrada al Diseño y Digramación de Publicaciones del IEMP deben ser identificados completos y sin ambiguedades.
REVISAR ELEMENTOS DE ENTRADA: Se revisa que los elementos de entrada de Publicaciones hayan contemplado todo lo necesario para generar un Diseño y Diagramación satisfactorio para el IEMP y Autor y no posean ambigüedades
TOMAR ACCIONES REQUERIDAS PARA PROBLEMAS EN LOS ELEMENTOS DE ENTRADA: Los problemas detectados en la revisión de los elementos de entrada deben ser subsanados antes de continuar las sguienetes etapas del Diseño y Diagramación de Publicaciones.
6
7
8
9
10
11
12
13
PLANEAR VERIFICAR
Origen Código HACER ACTUAR
Interno O-P-42
Interno O-F-17 RESPONSABLES
Titulo
Procedimiento elaboración, ajustes, alineación,
revision y validacion de instrumentos de evaluación de
competencia.
Banco de Preguntas
EMPRENDER ACCIONES REQUERIDAS POR PROBLEMAS EN LA REVISIÓN DEL DISEÑO:
El proceso de Certificación de Personas emprende acciones para corregir los problemas identificados en la fase de revisión del diseño de Instrumentos de Evaluación de Competencias, se entiende que hasta que dichos problemas no sean solucionados no se procede con las siguientes
fases del diseño.
Los cambios generados por las correcciones aplicadas al diseño deben ser controladas a través del cambio del versión del diseño.
VERIFICAR EL DISEÑO DE INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN DE COMPETENCIAS: Se emite un concepto de Verificación ´´Confirmado´´ o ´´No Confirmado´´, mediante la aportación de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos especificados, para asegurarse de que las
salidas del diseño cumplen los requisitos de entrada.
EMPRENDER ACCIONES REQUERIDAS POR PROBLEMAS EN LA VERIFICACIÓN DEL DISEÑO:
El proceso de Certificación de Personas emprende acciones para corregir los problemas identificados en la fase de Verificación del diseño de Instrumentos de Evaluación de Competencias, se entiende que hasta que dichos problemas no sean solucionados no se procede con las
siguientes fases del diseño.
Los cambios generados por las correcciones aplicadas al diseño deben ser controladas a través del cambio del versión del diseño.
EMPRENDER ACCIONES REQUERIDAS POR PROBLEMAS EN LA VALIDACIÓN DEL DISEÑO:
El proceso de Certificación de Personas emprende acciones para corregir los problemas identificados en la fase de validación de Instrumentos para la Evalución de Compentecias, se entiende que hasta que dichos problemas no sean solucionados no se procede con las siguientes fases del
diseño.
Los cambios generados por las correcciones aplicadas al diseño deben ser controladas a través del cambio del versión del diseño y se deben conservar las diferentes versiones del diseño generadas durante el proceso.
LIBERAR Y APROBAR DISEÑO CURRICULAR:
El coordinador del diseño, con los conceptos Concepto de Revisión adecuado, Concepto de Verificación y Concepto de Validación confirmado, procede a aprobar y liberar el diseño, a partir de este momento se entiende que se puede hacer uso del Diseño del Instrumento de Evaluación
de Compencias, esto es, para prestar el Servicio de Certificación de Personas.
DOCUMENTOS (PROCEDIMIENTOS, INSTRUCTIVOS, FORMATOS, DOCUMENTOS
DE ORIGEN INTERNO)
VALIDAR EL DISEÑO DE INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN DE COMPETENCIAS:
La validación del diseño de Instrumentos de evqluación de competencias consiste en la emisión de un concepto de ´´Confirmado´´ o ´´No Confirmado´´, mediante la aportación de evidencia objetiva , de que se han cumplido los requisitos para una utilización o aplicación específica
prevista, esto para asegurarse de que los productos resultantes satisfacen los requisitos para su aplicación especifica y uso previsto.
GENERAR DISEÑO DE PUBLICACIÓN: El diseño y diagramación de las publicaciones del IEMP se generan y sue almacenana…
REVISAR DISEÑO DE INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN DE COMPETENCIAS:
Determinación de la conveniencia, adecuación o eficacia de un objeto para lograr unos objetivos establecidos.
Cada grupo presenta los productos del taller al metodólogo, quien revisa su estructura-adecuación a la metodología y deja evidencia e la Revisión en el del formato O-F-038 Lista de chequeo de revisión de Instrumentos, y en reunión de grupo de expertos temáticos se revisa la
conveniencia técnica de las preguntas.
Interno O-F-038 E = EJECUTA
P = PARTICIPA
D = DECIDE
CPC: Coordinador del Proceso MT: Metodólogo
COC: Comité de CertificaciónEE: Examinador
Experto
APY: Colaborador Apoyo DIR: Director
PT: Participante tallerCOP: Comité de
Partes
ET: Experto tematico
Cargos Infraestructura
Planta general suministrada por la
Procuraduría General de la Nación
Instalaciones suministradas por la
Procuraduría General de la Nación
(piso 16)
10 computadores
1 impresora HP láser Jet P4010
1 Impresora a color
1 fax
RECURSOS
Equipos
Lista de chequeo de revisión de Instrumentos