Cómo desarrollar el Plan del ProyectoPASO 2: Planeación

Resumen clase anterior

• Qué es un Charter?

• Cuándo elaboramos el Charter?

• Qué elementos incluye el Charter?

Presentación Charter - Grupos

Plan del Proyecto

Después de visualizar la misión por cumplir y sus objetivos, en la planeación

elaboramos el Plan del Proyecto que prevé cómo vamos a lograrlos.

El Plan del Proyecto funciona como un plan de vuelo o navegación, contra el cual

compararemos el avance, para evaluar periódicamente el desempeño del proyecto.

¿Para qué sirve?

Guía la ejecución y el control del proyecto Establece el estándar o punto de referencia contra el

cual evaluar el éxito del proyecto. Facilita la comunicación entre los involucrados Documenta los criterios de las nueve áreas y su

aprobación.

¿Qué incluye?Hay una serie de documentos y herramientas utilizadas en cada área.

ALCANCECharterDeclaración del AlcanceWBS (Work Breakdown Structure)

RECURSOS HUMANOSDiagrama Organizacional del ProyectoMatriz de Roles y Funciones

COMUNICACIÓNMatriz de ComunicaciónCalendario de EventosEstatus semanalReporte Mensual

¿Qué incluye?

TIEMPOPrograma del Proyecto – Ruta Crítica

COSTOEstimados de CostosPresupuesto Base – BaselinePrograma de Erogaciones – Flujo de Efeectivo

CALIDADListas de Verificación – Diagrama Causa/EfectoAnálisis de Precedentes (Benchmarking)

RIESGOMapa de RiesgosMatriz de Administración de Riegos

ABASTECIMIENTOSMatriz de Abastecimientos

INTEGRACIÓNControl de CambiosLecciones Aprendidas

¿Cómo desarrollarla?A partir del Charter, elaborar la Declaración del Alcance e ir integrando el WBS y cada uno de los planes de cada área

¿Cuándo utilizarla?

Elaborarla en la planeación y actualizarla a lo largo del proyecto.

1. Administración del Alcance

Su objetivo es asegurar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido y sólo el

trabajo requerido para terminar el proyecto exitosamente.

Existen dos herramientas para la planeación del Alcance:

• Declaración del Alcance

• WBS (Work Breakdown Structure – Desglose Estructurado de Trabajo)

Declaración del Alcance

A partir del Charter, el Gerente y su equipo podrán ampliar la Declaración del Alcance del proyecto para asegurar que el Cliente, el Patrocinador y el equipo confirmen cómo serán los entregables del proyecto.

Partimos de entregables finales y expectativas, donde se descomponen dichos entregables en sub-entregables o entregables parciales con sus descripciones y criterios de aceptación.

La Declaración del Alcance es como realizar pequeños Charters de cada entregable final, desglosándolos, describiéndolos, especificando como deben quedar para ser aceptados por el Cliente. De esta forma establecemos los criterios de aceptación.

Declaración del Alcance

Asegura que tanto el Cliente como el Patrocinador y el equipo del Proyecto confirmen cómo serán los entregables finales del proyecto.

¿Para qué sirve?

Descripción de los entregable finales y subentregables con el criterio SMARTCriterios de aceptación de entregables finales y sub-entregablesFases del proyecto, cuando así convenga.

¿Qué incluye?

Describir en dos o tres párrafos cada uno de los entregables finalesDeterminar los criterios de aceptación de cada entregable finalDefinir las fases del proyecto cuando así sea convenienteUtilizando la técnica de mapa mental, obtener sub-entregables de cada fase del proyecto o directamente desglosar cada entregable final en sub-entregables.Describir cada sub-entregableDeterminar los criterios de aceptación para cada uno de los sub-entregables

¿Cómo desarrollarla?

Declaración del Alcance

Establecerla durante el desarrollo del Plan y actualizarla a lo largo del proyecto, en caso de que cambi el Alcance.

¿Cuándo utilizarla?

Los entregables del proyecto son los bienes o servicios que surgen del proyecto. Los entregables de la Administración Profesional de Proyectos están basados en que cada proyecto requiere una administración ya sea formal o informal. Los entregables de la APP son Charter, calendarios, reportes, planes, etc.)

La APP establece unos Entregables

Declaración del Alcance

Por fases

Ejemplo Fases

Construcción de una Residencia

• Prediseño • Diseño• Construcción• Equipamiento y

movilización

Desarrollo de un curso

• Desarrollo del concepto• Diseño del curso• Pruebas Piloto• Producción del Material• Implementación • Cierre

WBS

Work Breakdown Structure o Desglose Estructurado del Trabajo

Luego de la Definición del Alcance, nos toca desglosar aun más los sub-entregables, hasta llegar a un nivel de control en el que cada elemento pueda ser:

• Asignado a una persona o empresa responsable• Programado• Costeado• Monitoreado.

Esta agrupación de entregables, para fines de control, es llamada WBS.Lo que no está incluido en esta estructura no lo consideramos como parte el proyecto y no existe.

WBS

Organiza y define el alcance total del proyecto mediante una estructura orientada a entregables, que incluye a todos los elementos del proyecto.

¿Para qué sirve?

Fases del proyecto y APPEntregables, sub-entregables, sub-sub-entregables, donde cada nivel inferior de la estructura representa una descripción detallada de los elementos del proyecto

¿Qué incluye?

Desarrollar un mapa mental, partimos de la declaración del alcance, desglosando el proyecto en entregables y subentregables.Decidir el formato por utilizar (tabular o gráfico)Identificar los entregables adicionales al nivel superior necesarios para completar el alcance del proyecto.Analizar cada entregable

¿Cómo desarrollarla?

WBS

Programación Curso

MesENERO 13 20 27

FEBRERO 3 10 17 24

3 10 17 24 31

Desarrollo del Plan de Proyecto* Administración del Alcance

Desarrollo del Plan de Proyecto* Cronograma y Presupuesto

Ejecución* Costos-Calidad-Terceros

Examen Parcial

Ejecución* RiesgosControlCierre

7 14 21

Gestión de la Construcción PROYECTO FINAL PROYECTO FINAL

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