Post on 02-Mar-2018
7/26/2019 Conceptos Bsicos de Sistemas
1/67
1
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRS
CONTADURA PBLICADISEO DE SISTEMAS CONTABLES
UMSA
CONCEPTOS BSICOS DE SISTEMAS
1. INTRODUCCIN
El trmino sistema es ampliamente utilizado en diversas situaciones de negocios y
en distintas reas de conocimiento. Por ejemplo, los economistas de un pas
hablan de un sistema econmico, los polticos se refieren al sistema poltico, los
abogados defienden la vigencia del sistema de derecho, los empresarios, la
vigencia de sistemas de libertades econmicas y de esta forma, podramos
encontrar una serie de contextos en los cuales el termino sistema es utilizado.
En el mundo de los negocios, la palabra sistema generalmente se refiere a todos
auellos elementos y relaciones, los cuales soportan y ayudan a la toma de
decisiones !ptimas en las empresas.
CONCEPTOS BSICOS DE SISTEMAS
7/26/2019 Conceptos Bsicos de Sistemas
2/67
2
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRS
CONTADURA PBLICADISEO DE SISTEMAS CONTABLES
UMSA
"na empresa es considerada como un sistema ue recibe y genera informaci!n, la
cual ser procesada y utilizada por alguna persona o entidad para el logro de sus
objetivos. #odas las empresas tienen funciones tpicas ue desarrollan en mayor omenor grado. $os sistemas ue soportan las decisiones de negocios, deben
poseer ciertas caractersticas a fin de garantizar ue las decisiones a ser tomadas
por los gerentes tengan el menor error.
El presente trabajo trata de los principales conceptos ue se deben dominar
acerca de los sistemas como herramienta de apoyo gerencial.
2. DEFINICION DE SISTEMAS
$a literatura en el rea de sistemas es bastante amplia y enfoca la definici!n de
los ue constituye un sistema una forma ms o menos similar.
"n sist!" es un conjunto de elementos, entidades o
componentes ue se caracterizan ciertos atributos
identificables ue tienen relaci!n entre s, y ue
funcionan para lograr un objetivo com%n.
&i analizamos detenidamente la definici!n, podemos
identificar los siguientes conceptos'
2.1. ELEMENTOS
&e habla de un conjunto de #!$t%s por cuanto todo
sistema es una agrupaci!n de piezas individuales ue
tienen interrelaci!n entre s. En la figura ()*, se
presenta un esuema conceptual de lo ue podra ser
un sistema contable subdividido en elementos y
subelementos.
CONCEPTOS BSICOS DE SISTEMAS
Sist!".Elementos ue secaracterizan por ciertosatributos ue tienenrelaci!n entre s.
E#!$t%s.Piezas individualesrelacionadas entre s.
7/26/2019 Conceptos Bsicos de Sistemas
3/67
3
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRS
CONTADURA PBLICADISEO DE SISTEMAS CONTABLES
UMSA
+ada m!dulo en orden jerruico de izuierda a derecha, puede considerarse un
elemento del sistema contable.
&ubelementos Elementos
&istemas
-"/0 ()* Esuema de un sistema contable en el ue se aplica el concepto de
sistemas.
2.2. ATRIBUTOS IDENTIFICABLES
CONCEPTOS BSICOS DE SISTEMAS
Mdulo de cuentas
Mdulo deparetros del
s!stea
Mdulo de consultade cuentas
S!stea conta"le#$eneral %ed&er'
Mdulo de reportes
Mdulo &eneradorde reportes
Mdulo de entrada
de o(!!entos
Mdulo deconsol!dac!n
Mdulo de consultas
Mdulo de consultade copro"antes
Mdulo de consultade paretros
7/26/2019 Conceptos Bsicos de Sistemas
4/67
)
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRS
CONTADURA PBLICADISEO DE SISTEMAS CONTABLES
UMSA
$os "t&i'(t%s i)$ti*i+"'#s de cada elemento estn
constituidos por las caractersticas individuales ue
posee cada uno de esos elementos, es decir losobjetivos especficos para los cuales fueron
dise1ados. En el caso del m!dulo de consultas de
cuentas de un sistema contable, los atributos
identificables pueden ser los siguientes a manera de
ejemplo'
Rst&i++i,$ $ # "++s% ) #%s )"t%s
Es decir, el m!dulo de consulta de cuentas restringir el acceso %nicamente a la
informaci!n referente a los elementos de las cuentas tales como c!digo,
descripci!n, tipo de cuenta, saldo de la cuenta, etc.
A#-%&it!%s ) !"$% ) #%s )"t%s
&e refiere principalmente en la forma en la cual sern tratados los datos y2o
recuperados del almacenamiento principal. En el caso del m!dulo de consulta de
los c!digos contables, el algoritmo de acceso implicara ue primero sea conocido
el c!digo contable ue se desee consultar y2o accesar, para luego obtener la
informaci!n deseada.
2./. RELACIONES
CONCEPTOS BSICOS DE SISTEMAS
At&i'(t%sI)$ti*i+"'#s.
+onstituidas por lascaractersticasindividuales ue poseecada elemento.
R#"+i%$s.&e refiere a la vinculaci!nue debe existir entre loselementos identificableso componentes delsistema.
7/26/2019 Conceptos Bsicos de Sistemas
5/67
7/26/2019 Conceptos Bsicos de Sistemas
6/67
+
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRS
CONTADURA PBLICADISEO DE SISTEMAS CONTABLES
UMSA
+uando se habla de objetivo com%n, se est especificando ue todos los
elementos componentes de un sistema deben estar elaborados para cumplir una
funci!n especfica. "n sistema de contabilidad debe ser un sistema ue este en lacapacidad de generar informaci!n financiera relevante para la empresa y no
generar informes detallados y extensos, ue solo sern de utilidad para los
usuarios ue trabajen con ese nivel de presentaci!n de informaci!n.
0 medida ue el volumen de transacciones se incrementa, se hace necesario el
manejo de sistemas auxiliares, por lo ue en principio el objetivo de un sistema
contable se deber limitar a manejar informaci!n financiera resumida y com%n a
cualuier sistema contable.
/. CLASIFICACIN DE LOS SISTEMAS DE UNA EMPRESA
$os sistemas desde el punto de vista de los negocios en las empresas y su
relaci!n con la contabilidad, se pueden clasificar de la siguiente manera'
&istemas de producci!n &istemas de ventas &istemas de administraci!n y finanzas
+ada uno de los sistemas al igual ue la definici!n es un conjunto de elementos
con caractersticas identificables ue estn relacionados o vinculados entre s y
guiados por un objetivo com%n. $as partes del sistema pueden ser un organismo,
un departamento o un subsistema. En otras palabras, todo sistema est
constituido por varios subsistemas, por otro lado, todo sistema es integrante de un
sistema ms grande 4suprasistema o macrosistema5.
CONCEPTOS BSICOS DE SISTEMAS
7/26/2019 Conceptos Bsicos de Sistemas
7/67
,
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRS
CONTADURA PBLICADISEO DE SISTEMAS CONTABLES
UMSA
6e acuerdo con el punto de vista ue se uiera utilizar, una empresa puede ser
considerada un sistema compuesto por varios departamentos 4subsistemas5 y es
parte de un sistema ms grande 4macrosistema5 ue es la misma sociedad de lacual es parte.
Por ejemplo, los sistemas de informaci!n de una
empresa sirven de base para sustentar las actividades y
procesos de un negocio, por lo tanto, reuiere conocer
hasta u punto se han mecanizado o automatizado los
procesos y transacciones relacionadas con las
principales actividades y reas operativas.
eneralmente, las empresas empiezan su experiencia con estos sistemas de
informaci!n, a travs de la implantaci!n de programas ue procesan la
informaci!n contable y financiera, su manejo estar a cargo de un funcionario
contable administrativo.
0ctualmente, gracias al desarrollo de la tecnologa es necesario realizar una
divisi!n del trabajo, es decir, identificar y crear sistemas basndonos en las
principales actividades y funciones de un negocio.
CONCEPTOS BSICOS DE SISTEMAS
7/26/2019 Conceptos Bsicos de Sistemas
8/67
-
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRS
CONTADURA PBLICADISEO DE SISTEMAS CONTABLES
UMSA
/.1. SISTEMAS DE PRODUCCIN
"n sistema de producci!n tiene como objetivo, manejar y controlar todas lasoperaciones ue se generan dentro del proceso productivo de una empresa
industrial o manufacturera, o en el proceso de prestaci!n de servicios de una
empresa de servicios.
+omo todo sistema dinmico, tiene elementos bsicos' insumos 4inputs5,
procesos, salidas 4outputs5.
Entradas 4-nputs5 o insumos' constituyen todo lo ue ingresa en un sistema
para permitir ue funcione. Pueden ser energa, informaci!n, materias
primas, o sea, todo y cualuier recurso ue alimente el sistema. $as
entradas provienen del ambiente externo.
&alidas 4outputs5 o resultados' es auello ue el sistema produce y
devuelve al ambiente externo.
Proceso 4throughput5 o transformaci!n' es lo ue el sistema 4o sus
subsistemas5 realiza con las entradas para proporcionar las salidas. Es el
funcionamiento interno del sistema.
CONCEPTOS BSICOS DE SISTEMAS
7/26/2019 Conceptos Bsicos de Sistemas
9/67
.
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRS
CONTADURA PBLICADISEO DE SISTEMAS CONTABLES
UMSA
/etroalimentaci!n 4feedbac75 o retroacci!n' es la influencia ue las salidas
del sistema ejercen sobre sus entradas, en el sentido de ajustarlas oregularlas de acuerdo con el funcionamiento del sistema. Existen dos tipos
de retroacci!n' la positiva 4ue acelera o aumenta las entradas para
ajustarlas a las salidas, cuando stas son mayores5 y la negativa 4ue
retarda o disminuye las entradas para ajustarlas a las salidas, cuando stas
son menores5.
Esta figura indica el flujo de esuemtico de las actividades comprendidas en la
producci!n en su forma ms concisa.
$as funciones principales del sistema de producci!n son las siguientes'
Planificaci!n de la producci!n Planificaci!n de la materia prima y otros costos +ontrol de la producci!n
E!6#%7 &istema de producci!n de una industria textil
CONCEPTOS BSICOS DE SISTEMAS
7/26/2019 Conceptos Bsicos de Sistemas
10/67
1/
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRS
CONTADURA PBLICADISEO DE SISTEMAS CONTABLES
UMSA
/.1.1. PLANIFICACIN DE LA PRODUCCIN
El objetivo principal del subsistema de planificaci!n de la producci!n es el de
poder determinar lo ue se va a producir en funci!n de un presupuesto estimado
de ventas, en trminos de cantidades, costos y recursos a utilizar, ya sean
recursos materiales o recursos humanos. El presupuesto de ventas generalmente
se encuentra incluido dentro del plan de mercadeo de la organizaci!n, y su
elaboraci!n constituye el primer paso para determinar la producci!n y los
elementos ue son necesarios para instrumentar el plan.
El sistema de producci!n almacenara las formulas ue determinen los
reuerimientos de producci!n, lo cual nos lleva a la planificaci!n de la materia
prima y otros costos.
+ada empresa adopta un sistema de producci!n para realizar sus operaciones y
producir sus productos o servicios de la mejor manera posible, para as garantizar
su eficiencia y eficacia. El sistema de producci!n es la manera por la cual la
empresa ordena sus organismos y realiza sus operaciones de producci!n para
lograr una interdependencia l!gica entre todas las etapas del proceso productivo,desde el momento en ue los materiales y las materias primas salen de la bodega
hasta llegar al dep!sito como producto acabado.
$as entradas e insumos ue vienen de los proveedores ingresan en el sistema de
producci!n a travs de la bodega de materiales y materias primas, y all se
CONCEPTOS BSICOS DE SISTEMAS
7/26/2019 Conceptos Bsicos de Sistemas
11/67
7/26/2019 Conceptos Bsicos de Sistemas
12/67
12
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRS
CONTADURA PBLICADISEO DE SISTEMAS CONTABLES
UMSA
$os materiales directos forman parte sustantiva de los productos, determinan la
calidad y presentaci!n de los mismos en el mercado, tienen un valor econ!mico
significativo, son de fcil medici!n y control dentro del proceso productivo.
$os materiales indirectos por el contrario, aunue hacen parte del producto y son
indispensables para su elaboraci!n, no son fcilmente identificables por su
naturaleza dentro del producto o la orden de producci!n o tienen poco valor
econ!mico, por lo ue resulta ms conveniente considerarlos como costo
indirecto.
M"$% ) O'&"
+onsiderada como el costo total del recurso humano involucrado en la producci!n
del bien o prestaci!n del servicio. &i el personal se involucra de manera directa
con la producci!n del bien o prestaci!n del servicio es considerada 8ano de 9bra
6irecta, y en su costo se tienen en cuenta la totalidad de las erogaciones ue se
relacionen directamente con el bien o servicio.
&i el personal apoya el departamento de producci!n, ayudan
a la elaboraci!n del producto pero no de manera directa se
considera 8ano de 9bra indirecta y de igual forma en su
costo se tienen en cuenta la totalidad de las erogaciones por
este concepto.
C%st%s I$)i&+t%s ) F"'&i+"+i,$ % ) P&st"+i,$ )# S&4i+i%
&on auellos costos ue por su naturaleza no son fcilmente identificables, pero
ue son indispensables para la elaboraci!n del producto y2o prestaci!n del
servicio. 6entro de los costos indirectos encontramos materiales indirectos, mano
de obra indirecta y otros costos indirectos como depreciaciones 4fbrica,
mauinaria etc.5, servicios p%blicos, repuestos de mauinaria, mantenimiento de
CONCEPTOS BSICOS DE SISTEMAS
7/26/2019 Conceptos Bsicos de Sistemas
13/67
13
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRS
CONTADURA PBLICADISEO DE SISTEMAS CONTABLES
UMSA
mauinaria, elementos de aseo, envases y empaues, impuesto a la propiedad
raz, entre otros.
/.1./. CONTROL DE LA PRODUCCIN
6espus de determinar las necesidades de insumos y planificar la producci!n, es
necesario implantar medidas de control 4feedbac75 para todos los recursos ue se
manejan, para la captaci!n de se1ales o datos sobre los resultados de un proceso
y para la evaluaci!n 4monitorizar, medir y comparar5 de las se1ales para
determinar si avanzamos hacia los fines u objetivos.
"no de los controles ue se pueden implantar para el manejo de la producci!n, es
el ue hace referencia a la fijaci!n de estndares de producci!n para cada uno de
los elementos del costo de un producto. "n sistema de costos estndar permite
controlar y comparar la producci!n ue se espera y lo realmente incurrido o
consumido.
CONCEPTOS BSICOS DE SISTEMAS
7/26/2019 Conceptos Bsicos de Sistemas
14/67
1)
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRS
CONTADURA PBLICADISEO DE SISTEMAS CONTABLES
UMSA
$os +ostos Estndar representan los costos planeados o presupuestados de un
producto y se establecen mediante un estudio de ingeniera ue establece losestndares de cantidad y precio, antes del inicio de la producci!n, en
consecuencia, el establecimiento de los estndares, proporciona a la gerencia las
metas a alcanzar 4Planeaci!n o presupuesto de la producci!n5 y las bases para
comparar con los resultados reales ue se obtengan 4+ontrol5.
$os +ostos Estndares son auellos ue esperan
lograrse en determinado proceso de producci!n en
condiciones normales. #ambin se conocen como
+ostos Planeados, presupuestados, pronosticados
y costos programados. Por lo tanto los costos
estndar se convierten en objetivos fijados por la
gerencia ue funcionan como controles para
supervisar los resultados reales.
/.1./.1. FI3ACIN DE ESTNDARES
Para iniciar la fijaci!n de los estndares de costo, hay ue agrupar datos
fundamentales, ello hace ue suela exigirse el servicio de personal calificado
como ingenieros, proyectistas, umicos, ingenieros, expertos en producci!n y
tiempos y movimientos, etc., as como tambin funcionarios del departamento de
contabilidad de costos, ingeniera, producci!n, uienes debern recopilar entre
otros los hechos pertinentes a'
: +lase, calidad y cantidad de cada una de las materias primas.: +lase, calidad y cantidad de materiales para algunas piezas especficas.
Est8$)"& ) !"t&i" 6&i!"
CONCEPTOS BSICOS DE SISTEMAS
7/26/2019 Conceptos Bsicos de Sistemas
15/67
1*
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRS
CONTADURA PBLICADISEO DE SISTEMAS CONTABLES
UMSA
$os estndares de costo de materiales directos se dividen en' estndares de
precio y estndares de uso 4o cantidad o eficiencia5. El departamento decontabilidad de costos y2o compras, normalmente son los responsables de fijar el
estndar de precio porue tienen acceso rpido a los datos de precios,
condiciones de mercado y otros factores relevantes. El departamento de compras
es responsable de examinar cual proveedor otorgar el mejor precio, el nivel de
calidad deseado, plazos o exigencias de entrega y otros. 0nte modificaciones en
los precios, el departamento de contabilidad y2o compras pueden alterar de
manera peri!dica el precio estndar en respuesta a los cambios reales de los
precios de compra.
$os estndares de cantidad son especificaciones predeterminadas de la cantidad
de materiales directos ue deben usarse en la producci!n de una unidad
terminada y estos se deben calcular para cada material directo. &e desarrollan a
partir de estudios de ingeniera, anlisis de experiencias anteriores, periodos de
prueba en condiciones controladas. 6ebido a ue el departamento de ingeniera
dise1a el proceso de producci!n est en la mejor posici!n para fijar en forma
realista los estndares de calidad alcanzables.
Est8$)"& ) !"$% ) %'&"
$os estndares de 8ano de 9bra al igual ue los estndares de materiales
directos, se dividen en estndares de precio 4tarifas de mano de obra5 y
estndares de cantidad o eficiencia 4;oras de 8ano de 9bra 6irecta5.
Est8$)"&s ) P&+i%
CONCEPTOS BSICOS DE SISTEMAS
7/26/2019 Conceptos Bsicos de Sistemas
16/67
1+
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRS
CONTADURA PBLICADISEO DE SISTEMAS CONTABLES
UMSA
&on tarifas predeterminadas para un periodo. $a tarifa estndar de pago ue un
individuo recibir usualmente, se basa en el tipo de trabajo ue realiza y la
experiencia ue la persona ha tenido en el trabajo. &e deben tener en cuenta lossalarios ue se le han venido pagando ms un porcentaje 4
7/26/2019 Conceptos Bsicos de Sistemas
17/67
1,
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRS
CONTADURA PBLICADISEO DE SISTEMAS CONTABLES
UMSA
C8#+(#% Esti!")%. +onsiste en estimarlo anticipadamente. Es %til cuando
una operaci!n no se ha realizado antes, sobre todo en eventos donde la
operaci!n no se vaya a repetir y por lo tanto representa una operaci!n deuna consecuencia extraordinaria. Por lo tanto es posible desarrollar
formulas empricas, cedulas, tablas, graficas, de las cuales pueden
deducirse los estndares para las actividades no realizadas anteriormente,
a esto se le llaman estndares flexibles.
Est8$)"& ) C%st%s -$&"#s ) F"'&i+"+i,$
Para un manejo adecuado de los estndares de los costos indirectos convienetener en cuenta lo siguiente'
Di4isi,$ )6"&t"!$t"# % 6%& +$t&%s ) +%st% % 8&"s ) #%s CIF . El
prop!sito final de esta asignaci!n es el de facilitar la localizaci!n o
asignaci!n de estos en una de las reas o secciones de la empresa para
ejercer el control de dichos costos. El primer paso sera hacer un anlisis de
los costos por secciones o departamentos de la empresa entre reas
productivas o no productivas 4de servicios5, es decir una
departamentalizaci!n o descomposici!n primaria, separando los de
producci!n de los de servicio para hacer los cargos a los departamentos
ue utilizan dichos servicios. &e deben determinar las tarifas de los
departamentos del servicio para hacer los cargos directos a los
departamentos o secciones ue utilizan sus servicios.
S6"&"+i,$ ) #%s +%st%s *i%s 9 #%s +%st%s 4"&i"'#s. Este paso ue se
debe hacer posterior a la departamentalizaci!n teniendo en cuenta su
comportamiento, es decir' $os +- variables aumentan o disminuyen en
proporci!n al volumen de trabajo y por consiguiente su control se hace
sobre los niveles de actividad fijados. &i los +- fijos no se separan de los
CONCEPTOS BSICOS DE SISTEMAS
7/26/2019 Conceptos Bsicos de Sistemas
18/67
1-
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRS
CONTADURA PBLICADISEO DE SISTEMAS CONTABLES
UMSA
+- variables no podremos controlar y determinar si los ue suben o bajan
son los fijos o los variables.
$a capacidad normal se define de dos maneras'
C"6"+i)") P&8+ti+". Es la capacidad de producci!n de una empresa, en
condiciones normales. Esta capacidad es menor a la capacidad fsica mxima
debido a los paros inevitables por averas, reparaciones, mantenimientos, etc. 3o
es un estado de actividad excesiva, sino el punto ms alto al ue puede trabajar el
departamento sin someterse a un esfuerzo excesivo a los trabajadores o los
medios de producci!n. C"6"+i)") M)i". 6ebe ser aproximadamente el =>< de la capacidad
prctica.
R-ist&% ) C%st%s st8$)"&
+uando se han establecido los estndares de materiales, 8ano de 9bra y +ostos
indirectos se alimenta la ;oja de Especificaciones Estndar o #arjeta de +osto
Estndar la cual describe los tres elementos del costo para un producto particular
en funci!n del precio y la cantidad estndar. El costo estndar de un producto esla suma del costo estndar de materiales, mano de obra y +-? cada uno de ellos
expresado en variables de cantidad y precio estndar.
/.2. SISTEMAS DE VENTAS
CONCEPTOS BSICOS DE SISTEMAS
7/26/2019 Conceptos Bsicos de Sistemas
19/67
1.
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRS
CONTADURA PBLICADISEO DE SISTEMAS CONTABLES
UMSA
El segundo sistema en el cual
se basa la actividad de un
negocio, lo constituye el sistema de ventas. "n sistema de ventas cubre lassiguientes funciones o subsistemas'
acturaci!n y cobranzas +ontrol de los canales de distribuci!n 8ercadeo
0 continuaci!n se explicar %nicamente el primer subsistema, debido a ue tiene
relaci!n directa con el principal objetivo de estudio de la materia' los sistemas
contables.
/.2.1. FACTURACIN Y COBRAN:AS
"n subsistema de facturaci!n y cobranzas debe tener separadas las principales
funciones, es decir, la facturaci!n segregada de los cobros. "n sistema de
facturaci!n se dise1a con el objetivo de registrar y controlar las operaciones de
ventas de la organizaci!n. "n sistema de cobranzas permite controlar el proceso
de cobranzas a travs del registro y mantenimiento de las cuentas por cobrar.
CONCEPTOS BSICOS DE SISTEMAS
7/26/2019 Conceptos Bsicos de Sistemas
20/67
2/
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRS
CONTADURA PBLICADISEO DE SISTEMAS CONTABLES
UMSA
En el cuadro ()*, se muestra en forma comparativa las principales funciones de un
sistema de facturaci!n y cobranzas.
F"+t(&"+i,$ C%'&"$;"s +ontrol de los precios de cada
producto. +lasificaci!n de productos por
grupos y subgrupos. Emisi!n de presupuestos. 6efinici!n de condiciones de
pago.
+ontrol de pedidos de clientes. Emisi!n de facturas, giros y
recibos. Emisi!n de las !rdenes de
entrega. 0nlisis de la gesti!n de ventas
o facturaciones. +onsulta de inventarios. 0ctualizaci!n de inventarios.
0ctualizaci!n de saldos declientes.
/egistrar las cuentas por cobrar
bajo diferentes condiciones de
cobro, intereses o formas de
financiamiento. /egistro de cancelaciones
parciales o totales. &eguimiento a los procesos de
cobranza. +lculo de comisiones de
vendedores. 0nlisis de cobranza. Emisi!n de notas de dbito y
crdito. Emisi!n de estados de cuenta. 0ctualizaci!n de saldos. +ontrol de gastos de cobranzas.
CUADRO 2
7/26/2019 Conceptos Bsicos de Sistemas
21/67
21
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRS
CONTADURA PBLICADISEO DE SISTEMAS CONTABLES
UMSA
+uentas por pagar +ompras 0ctivos fijos -nventarios @ancos /ecursos humanos +ontabilidad
/./.1. MANE3O DE INVERSIONES
"na entidad puede manejar una serie de inversiones bajo distintas modalidades y
monedas. "na empresa transnacional, por lo general, posee inversiones en
monedas de distintas denominaciones, por lo ue el departamento de tesorera sever necesitado de disponer de una herramienta ue le permita controlar
administrativamente todas las operaciones referentes a las inversiones realizadas.
"n sistema de inversiones puede manejar las siguientes funciones de control'
-nversiones a la vista 4call5 +olocaciones a plazo -nversiones en fondos mutuales -nversiones en papeles comerciales -nversiones en la bolsa de valores
Punto de observacin: Importancia del efectivo
CONCEPTOS BSICOS DE SISTEMAS
7/26/2019 Conceptos Bsicos de Sistemas
22/67
22
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRS
CONTADURA PBLICADISEO DE SISTEMAS CONTABLES
UMSA
8uchas empresas han visto como surge la necesidad de implantar controles sobre
el manejo y movilizaci!n de las cuentas ue representan el numerario y fondos
con los cuales se manejan las operaciones del negocio. #ales controles se dise1ancon el objetivo de reducir el riesgo de prdidas, debido a manejos dolosos con
este tipo de activo. 6esde la simple centrfuga de fondos llevada a cabo por
empleados de menor rango, hasta la posibilidad ue puedan tener los tesoreros de
grandes corporaciones para distraer fonos de capital de trabajo.
El principal objetivo de los estados financieros, es el reflejar la razonabilidad de las
cifras a una fecha determinada, con base en principios de contabilidad de
aceptaci!n general. Por las cuentas de efectivo de una compa1a pasanoperaciones de montos importantes, sean estas pocas o muchas operaciones, por
lo ue el saldo de las partidas de efectivo a una fecha determinada en el balance
general, deberan reflejar con razonable exactitud el disponible ue se tena en
esa oportunidad.
6ebe entenderse en este sentido ue el grado de seguimiento dado al efectivo
tiene ue ser inmediato y ajustado a estrictas medidas de control. "na instituci!n
financiera, por ejemplo, no puede dejar ue al cierre de un da de operaciones, los
cajeros no efect%en un cuadre y conciliaci!n de todos los movimientos realizados
en el da, ya ue ello conllevara a disminuir la confianza ue deben tener las
cifras reflejadas en el balance general. Por las razones antes explicadas, las
compa1as tratan de establecer sistemas y mtodos ue protejan a la entidad
contra errores o irregularidades.
"n sistema de control del efectivo asegurar ue los recursos y fondos
manejados se estn realizando sobre una base de autorizaci!n y segregaci!n de
funciones. &i la entidad no posee un sistema para la conciliaci!n de saldos para
cuentas con un gran volumen de operaciones, los saldos del efectivo reflejados en
los estados financieros, pudieran estar alejados de las cifras razonables. Por todas
CONCEPTOS BSICOS DE SISTEMAS
7/26/2019 Conceptos Bsicos de Sistemas
23/67
23
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRS
CONTADURA PBLICADISEO DE SISTEMAS CONTABLES
UMSA
estas razones, las partidas del efectivo deben ser constantemente controladas, ya
sean por sistemas manuales o mecanizados.
/./.2. CUENTAS POR PA=AR
$as cuentas por pagar se originan por la necesidad de financiamiento ue tiene
una empresa para la aduisici!n de bienes y2o servicios necesarios, ue le
permitan llevar a cabo el proceso de producci!n, o mantener operativamente las
funciones e apoyo de servicios a las distintas unidades del negocio. &e clasifica un
sistema de cuentas por pagar como de administraci!n y finanzas, debido a ue el
objetivo principal del sistema es el controlar todos los desembolsos realizados por
la empresa. 6entro de un sistema de cuentas por pagar, se pueden identificar las
siguientes funciones'
/egistro de los pasivos de la empresa 6efinici!n de condiciones de pago +lculo de intereses en caso de aplicarlos 8anejo de cancelaciones parciales o totales Proyecciones de tipo financiero 0nlisis de los pagos a realizar Envos de estados de cuenta +ontrol de retenciones de impuesto Emisi!n de !rdenes de pago eneraci!n de notas de dbito y2o crdito
/././.COMPRAS
CONCEPTOS BSICOS DE SISTEMAS
7/26/2019 Conceptos Bsicos de Sistemas
24/67
2)
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRS
CONTADURA PBLICADISEO DE SISTEMAS CONTABLES
UMSA
"n sistema
de compras
surge como
una necesidad para controlar todas las aduisiciones ue se realicen, ya sea para
el proceso de producci!n o para el funcionamiento de las operaciones e tipo
administrativo. Entre las principales funciones de un sistema de compras podemos
enumerar'
Emisi!n de Ardenes de compra +ontrol de mercanca recibida /egistro de proveedores y control de los mismos eneraci!n de puntos de reorden
0nlisis de las compras realizadas 8anejo de anticipos a proveedores
/./.. ACTIVOS FI3OS
0uellas empresas ue reuieren el uso intensivo de bienes de capital, necesitan
llevar un estricto control sobre el rengl!n de los activos fijos aduiridos.
$as cifras del rubro de activos fijos para una empresa manufacturera ue posea
varias plantas de producci!n, junto a los inventarios para la venta por lo general,
representan un monto importante con respecto al total de activos, por lo ue
surgir la necesidad de llevar un registro detallado de todos los activos fijos y los
inventarios ue se posean. 0dicionalmente, ciertos reuisitos de tipo legal
CONCEPTOS BSICOS DE SISTEMAS
7/26/2019 Conceptos Bsicos de Sistemas
25/67
7/26/2019 Conceptos Bsicos de Sistemas
26/67
2+
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRS
CONTADURA PBLICADISEO DE SISTEMAS CONTABLES
UMSA
inventarios conceptualmente maneja dos tipos de movimientos' entradas y
salidas. Para cada movimiento podemos identificar las siguientes operaciones'
E$t&")"s
+ompras de materia prima, materiales y suministros #ransferencia de productos entre almacenes #erminaci!n de fabricaci!n de productos 6evoluciones de productos
S"#i)"s
acturaci!n o venta de productos #ransferencia de productos entre almacenes 6estrucci!n de productos o incineraci!n +onsumo interno para la empresa
6entro del dise1o conceptual o esuema de funcionamiento, cada una de las
operaciones antes enumeradas, son llevadas a cabo mediante la implantaci!n de
las siguientes funciones previamente definidas'
/egistro de productos y definici!n de grupos de productos 6efinici!n de almacenes y localidades -ngreso de costos de factura y otros costos asociados al
inventario +ontroles sobre el movimiento de mercancas entre
distintos almacenes +ontroles sobre las devoluciones
CONCEPTOS BSICOS DE SISTEMAS
7/26/2019 Conceptos Bsicos de Sistemas
27/67
2,
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRS
CONTADURA PBLICADISEO DE SISTEMAS CONTABLES
UMSA
/./.?. BANCOS
"no de los rubros de los estados financieros sobre los cuales una compa1a debe
mantener un estricto control desde el punto de vista operativo y administrativo, lo
constituye el efectivo y sus euivalentes. 6esde la sencilla prctica de efectuar
reconteos o arueos peri!dicos, hasta el hecho de sistematizar todas las
operaciones, s reuiere ue existan algunas normas, procedimientos y controles
aplicables al efectivo. $as principales funciones ue debe llevar a cabo un sistema
para el manejo y control del mismo son las siguientes'
+reaci!n de bancos en el sistema mecanizado +ontrol sobre las operaciones de cheues manuales /egistro de retiros y dep!sitos Efectuar clculos de la disponibilidad bancaria +ontrol sobre las conciliaciones bancarias /egistro y control de notas de dbito y de crdito eneraci!n automtica de comprobantes contables
/./.@. RECURSOS UMANOS
8uchas veces limitado %nicamente a un sistema ue tenga la funci!n de procesar
una n!mina, realmente un sistema de recursos humanos abarca algo ms ue una
sola funci!n. eneralmente, los sistemas administrativos de recursos humanos
CONCEPTOS BSICOS DE SISTEMAS
7/26/2019 Conceptos Bsicos de Sistemas
28/67
2-
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRS
CONTADURA PBLICADISEO DE SISTEMAS CONTABLES
UMSA
son los ue mayores problemas generan desde el punto de vista de los registros
contables, debido a errores en la transferencia de informaci!n y porue, en
muchos casos, las regulaciones de tipo legal generan cambios frecuentes en losprogramas ue son usados para el procesamiento de la n!mina. El cuidado ue
debe existir en este sentido, es el de asegurar la integridad de los datos cuando
son transferidos a los registros financieros.
0lgunas de las funciones ue debe desarrollar un sistema de gesti!n de la n!mina
son las siguientes'
/egistro de empleados 6efinici!n de la estructura organizativa y sus cargos +reaci!n de tabuladores de suelo +onfiguraci!n de asignaciones y deducciones +lculo de prestaciones sociales y utilidades +lculos y emisi!n de liuidaciones 8anejo y control de prstamos +ontrol de comisiones a vendedores
+ontrol de vacaciones por empleado Emisi!n de reportes necesarios para entidades
gubernamentales.
/./.. CONTABILIDAD
Por excelencia, el sistema de contabilidad es el ue centraliza y agrupa todos los
movimientos generados por los subsistemas antes descritos. $a importancia de un
sistema contable radica en ue es la columna vertebral alrededor de la cual se
mueven todos los dems sistemas. &i el sistema de cuentas por pagar genera
informaci!n err!nea y sta es transferida al sistema contable, las cifras de los
estados financieros ue hayan sido afectados, tendrn ue ser analizadas y
corregidas manualmente con el consiguiente trabajo y prdida de tiempo ue ello
CONCEPTOS BSICOS DE SISTEMAS
7/26/2019 Conceptos Bsicos de Sistemas
29/67
2.
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRS
CONTADURA PBLICADISEO DE SISTEMAS CONTABLES
UMSA
ocasiona. "no de los principales temas de estudio del libro son los sistemas
contables, por lo ue su anlisis y explicaci!n ser realizado en varios captulos.
. ANLISIS DE SISTEMAS
"na de las debilidades ue se observan con cierta frecuencia en los
departamentos de informtica o de sistemas, es la inexistencia de alguna
metodologa ue se siga para analizar, desarrollar o efectuar cambios a los
programas. "no de los aspectos o puntos crticos del ciclo de vida de desarrollo de
sistemas +B6& es el referente a la apropiada documentaci!n de cada una de las
etapas por las cuales evoluciona o pasa un sistema.
El proceso de "$8#isis ) sist!"s se puede
definir como todas auellas actividades ue se
realizan para descomponer y explicar un sistema de
informaci!n en cada uno de sus elementos.
+uando utilizamos el trmino computadora,
inmediatamente debemos de pensar en el softCare
ue debe utilizar el euipo y el objetivo a cumplir
por el mismo. +uando unimos los conceptos de
computador y softCare, nace intuitivamente el concepto de sistemas de
informacin.
0ctualmente es posible encontrarse con una gran diversidad de softCare para todo
uso y2o reuerimientos, desde un sencillo recetario de cocina totalmente
automatizado hasta un sistema experto de varios miles de d!lares para anlisis
de crditos u otras funciones.
El concepto de sistemas de informaci!n nace por el trabajo de anlisis ue con
anterioridad se ha efectuado, ya sea si el softCare ha sido desarrollado por la
empresa o si fue aduirido a un proveedor. Para el caso en ue una empresa
compre softCare pre elaborado, no puede correr el riesgo e aduirir programas sin
CONCEPTOS BSICOS DE SISTEMAS
A$8#isis ) sist!"s
"+ti4i)")s ( s
&"#i;"$ 6"&"
)s+%!6%$& 9 6#i+"&
($ sist!" )
i$*%&!"+i,$.
7/26/2019 Conceptos Bsicos de Sistemas
30/67
3/
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRS
CONTADURA PBLICADISEO DE SISTEMAS CONTABLES
UMSA
al menos previamente, haber determinado los reuerimientos mnimos de
informaci!n, es decir, los anlisis de sistemas deben haber realizado un estudio de
lo ue la empresa necesita o dispone con respecto a'
-nformaci!n a procesar Bolumen de transacciones a procesar /euerimiento de informaci!n resumida o detallada
Podramos agregar otros reuerimientos determinables para el anlisis, sin
embargo, siguiendo el proceso de la informaci!n a travs de un sistema, los tres
aspectos mencionados cubren los puntos bsicos ue un sistema de informaci!n
debe abarcar en el cuadro ()(, se muestra un resumen comparativo de los riesgos
ue se pueden tomar si no se efect%a un trabajo previo de anlisis, sea si los
programas son desarrollados en la empresa.
&oftCare aduirido &oftCare desarrollado) $as necesidades de informaci!n
pueden no ser satisfechas en
raz!n a ue los parmetros del
sistema ya vienen preestablecidos.) $a capacidad del euilibrio de
procesamiento puede no satisfacer
los reuerimientos de los
programas aduiridos.) 6esde el punto de vista
econ!mico, el riesgo de los
programas aduiridos hasta el
momento en ue son puestos en
funcionamiento, estn limitados al
momento del costo del softCare, el
cual siempre es conocido.
) $os usuarios del sistema pueden
reuerir todo tipo de informaci!n y
ello podra hacer ue el desarrollo
del softCare se demore
sustancialmente) El desarrollo de sistemas puede
estar limitado en funci!n a las
capacidades de la muina y a los
recursos disponibles para su
desarrollo.) 8uchas veces se conoce la
pregunta' Dcundo comenzar el
desarrollo, pero se desconoce'
Dcundo terminar, y ello
ocasiona ue se incurra en costos
CONCEPTOS BSICOS DE SISTEMAS
7/26/2019 Conceptos Bsicos de Sistemas
31/67
31
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRS
CONTADURA PBLICADISEO DE SISTEMAS CONTABLES
UMSA
adicionales no previstos.+"06/9 ()( /iesgos ue se pueden correr por no analizar sistemas.
>. CICLO DE VIDA Y DESARROLLO DE SISTEMAS
El concepto de ciclo de vida y desarrollo de los sistemas constituye la piedra
angular de los sistemas de informaci!n computarizados haciendo un smil de lo de
lo ue sucede con un activo fijo a lo largo de su vida %til, es decir al construirse o
comprarse y luego , ponerse en funcionamiento para luego de crecer el
rendimiento ,hasta el punto ue hace necesario aduirir otro activo ,ponerlo enfuncionamiento y repetir el ciclo ?de esa misma forma un sistema ue se compra o
desarrolla ,se pone en funcionamiento y ,generalmente su rendimiento se degrada
en la medida en ue se va usando , en raz!n al crecimiento del volumen de
transacciones a procesar y las necesidades de informaci!n de los usuarios .en la
figura ()F ,se muestra comparativamente la fase o etapas por las cuales pasan un
sistema de informaci!n y la vida %til de un activo fijo de la empresa .
$as fases ue se pueden identificar en el ciclo de vida y desarrollo de sistemasson los siguientes'
0nlisis previo ijaci!n de reuerimientos 6ise1o y desarrollo de sistemas -mplantaci!n del sistema 8adurez y mantenimiento del sistema
+ada una de las fases anteriormente mencionadas posee ciertas caractersticas
ue las diferencian unas de otra, por lo ue el analista de sistemas tendr ue
conocer cada una en detalle para identificar en un sistema, cada una de las etapas
anteriormente nombrada .veamos cuales son las caractersticas de estas fases.
CONCEPTOS BSICOS DE SISTEMAS
7/26/2019 Conceptos Bsicos de Sistemas
32/67
32
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRS
CONTADURA PBLICADISEO DE SISTEMAS CONTABLES
UMSA
A+ti4% *i%
CVDS
-"/0 ()F comparaci!n entre la vida de un activo fijo y el +B6&.
CONCEPTOS BSICOS DE SISTEMAS
El ciclo se
repite
Construcc!n 0 copraInstalac!nManten!!entoBaa o des!ncorporac!nConstrucc!n 0 copra
El ciclo se
repite
ANA%ISIS PEIO OMAD4E5 6IMP%NTACION DE%
DISE7O 6 DESAO%%O
ANA%ISIS PEIO O8I9ACION DE
7/26/2019 Conceptos Bsicos de Sistemas
33/67
33
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRS
CONTADURA PBLICADISEO DE SISTEMAS CONTABLES
UMSA
>.1. ANLISIS PREVIO
El anlisis previo al desarrollo o aduisici!n de un sistema viene como
consecuencia del surgimiento de un problema, o reuerimiento de alg%n usuario o
grupo de usuarios en la empresa .en este momento, el departamento de sistemas
debe establecer alg%n mecanismo para controlar y procesar todos los
reuerimientos en ue vaya generndose en raz!n a las solicitudes de los
usuarios, y evaluar la factibilidad o viabilidad del futuro proyecto de sistemas.
El usuario una vez determinada e identificada la necesidad, podra solicitar la el
inicio de un +B6& a travs de un formulario como el ue muestra la figura ()G
para la fase de anlisis previo. En este formulario, se debe especificar la siguiente
informaci!n'
El departamento ue lo solicita $a persona ue hace la solicitud $a fecha de solicitud "na breve descripci!n del problema $a raz!n de la solicitud $os beneficios ue se esperan como consecuencia de la
solicitud $a aprobaci!n correspondiente ue realice un funcionamiento
de cierto nivel $a fecha de aprobaci!n
SOLICITUD DE ANLISIS DEL SISTEMA6epartamento ' echa de solicitud&olicitado por' 6a 8es a1o
CONCEPTOS BSICOS DE SISTEMAS
7/26/2019 Conceptos Bsicos de Sistemas
34/67
3)
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRS
CONTADURA PBLICADISEO DE SISTEMAS CONTABLES
UMSA
&ervicio solicitado '
/azones de la solicitud '
@eneficios 2 resultados esperados '
0probaci!n ' echa de aprobaci!n6a 8es a1o
igura ()G formularios para reuisitos de anlisis de sistemas
+on el cumplimiento de esta formalidad se habr dado inicio a la fase de anlisis
previo. El estudio y el anlisis previo generaran una de estas tres decisiones'
0probar el proyecto ya ue existe realmente la necesidad. /echazar el proyecto ya ue no es viable. Evaluar la factibilidad de comprar el sistema.
+on cierta frecuencia el inicio del desarrollo de un sistema no es adecuadamente
planteado por los usuarios ni por los analistas, y proyectos ue pudieran ser
CONCEPTOS BSICOS DE SISTEMAS
7/26/2019 Conceptos Bsicos de Sistemas
35/67
3*
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRS
CONTADURA PBLICADISEO DE SISTEMAS CONTABLES
UMSA
totalmente factibles son desestimados por no haber sido enfocados
adecuadamente, debido a ue debe existir alg%n tipo de control en el proceso de
desarrollo de sistemas el departamento de sistemas se deber abocar %nicamentehacia auellos proyectos ue resulten en una necesidad real a los usuarios y sean
viables.
Por ejemplo para una empresa puede ser de mayor costo beneficio el desarrollar
un sistema de contabilidad propio pero debido al nivel de estandarizaci!n y
diversidad de programas de aplicaci!n existentes para esta funci!n primero se
debe investigar si existe en el mercado un softCare ue satisfaga las necesidades
de informaci!n de la empresa en caso de ue no exista este softCare la empresatomara la decisi!n de desarrollar uno a la medida.
P($t% ) %'s&4"+i,$ sist!"s " #" !)i" 6%& ( s(&-$
"na de las razones por las cuales se desarrollan los sistemas se debe a los
reuerimientos de informaci!n ue tienen los usuarios en la empresa y ue por lo
general, no son cubiertos por los programas pre elaborado. "na de las razones
ue sirve para justificar el desarrollo de un sistema es ue su elaboraci!n es uesu elaboraci!n venga a mecanizar una suficiente cantidad de operaciones ue se
pueden estandarizar y no ue para cada caso exista una soluci!n especial o
particular por ejemplo las operaciones para empresas con funcionamiento similar
tomemos como muestra hospitales pueden ser estandarizadas de esta forma se
puede desarrollar un sistema de facturaci!n especial si pensamos en otras
empresas de actividades distintas como sera un hotel nos encontraremos ue
debido a las operaciones diferentes el sistema de facturaci!n desarrollado para un
hospital no cubrir probablemente las necesidades o reuerimientos de un hotel
por lo ue este tipo de establecimiento tendr ue recurrir a dos opciones
alternativas'
-ndagar si en el mercado existe alg%n softCare ue cubra con las
necesidades de informaci!n reuerida.
CONCEPTOS BSICOS DE SISTEMAS
7/26/2019 Conceptos Bsicos de Sistemas
36/67
3+
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRS
CONTADURA PBLICADISEO DE SISTEMAS CONTABLES
UMSA
6esarrollar un sistema a la medida
$a necesidad de desarrollar un sistema a la medida implica para la empresa
algunos riesgos tales como' demora en el desarrollo por problemas de falta de
metodologa para el desarrollo incurrir en los costos adicionales a los previamente
planificados o sencillamente no disponer de personal especializado. $os sistemas
a la medida se desarrollan para cubrir los reuerimientos de informaci!n ue no
son satisfechos por el softCare existente en el mercado.
$a principal ventaja de los sistemas hechos a la medida es la adaptaci!n total a
las caractersticas de las operaciones de una compa1a. +uando se desarrollansistemas bajo este concepto, los reuerimientos son fijados para las situaciones
particulares de la empresa. Este concepto debe aplicarse tomando en cuenta ue
se disponen de todos los recursos humanos, financieros y tecnol!gicos necesarios
a fin de concluir con xito el proyecto.
El ejemplo anteriormente planteado, se hace com%n para auellas empresas ue
por su grado de especializaci!n y necesidades de informaci!n, reuiere ue se
desarrollen sistemas de acuerdo con los reuerimientos particulares no as enauellas compa1as cuyas operaciones se encuentran totalmente estandarizadas,
y ue un softCare con ciertas caractersticas mnimas podra cubrir
satisfactoriamente los reuerimientos de informaci!n , la industria petrolera
representa un ejemplo del primer tipo y una empresa de servicios mediana, sera
un ejemplo para el segundo tipo de empresas.
>.2. FI3ACION DE REGUERIMIENTOS.
"na vez aprobada la factibilidad de un sistema, los analistas de sistemas pasan a
la fase de fijaci!n de reuerimientos, en la cual se debe empezar el trabajo de
campo para determinar las necesidades y objetivos del sistema ue se vaya a
desarrollar. Para realizar esto, los analistas deben sostener reuniones con todas
CONCEPTOS BSICOS DE SISTEMAS
7/26/2019 Conceptos Bsicos de Sistemas
37/67
3,
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRS
CONTADURA PBLICADISEO DE SISTEMAS CONTABLES
UMSA
las personas ue de una u otra forma tengan ue ver o estn involucradas en el
desarrollo del nuevo sistema.
En esta fase, se re%nen todos los datos relevantes al mximo nivel de detalle, de
tal forma ue se conozca en profundidad todas las operaciones o actividades ue
se vayan a mecanizar.
El mtodo utilizado para el levantamiento de informaci!n en esta fase, ser la
entrevista directa con las personas involucradas, previamente el analista deber
haber establecido un plan de entrevistas a realizar con especificaci!n de los
nombres, cargos, objetivo de la misma y fechas de realizaci!n, entre otras.
ijaci!n de reuerimientos determinar necesidades de sistema
"na vez aprobada la factibilidad de un sistema los analistas de sistema pasan a la
fase de reuerimientos, en la cual se debe empezar el trabajo de campo para
determinar las necesidades y objetivos ue se vaya a desarrollar. Para realizar
esto los analistas deben reunirse con todas las personas ue de una u otra forma
tengan ue ver o estn involucradas en el nuevo sistema.
En esta fase se re%nen todos los datos relevantes al mximo de detalle de tal
forma ue se conozca en profundidad todas las operaciones y actividades ue se
vayan a mecanizar. En la figura ()H, se muestra el sistema de un formulario ue
pueda ser utilizado por una forma apropiada de esta fase, en l se muestra , al
igual ue para el formulario mostrando la figura ()G, datos generales y detalles
necesarios, a fin de documentar apropiadamente las entrevista realizadas concada uno de los empleados o funcionarios involucrados.
El mtodo utilizados por el levanta miento de esta fase ser la entrevista directa
con las personas involucradas, previamente el analista deber haber establecido
un plan de entrevistas a realizar con especificaci!n de las nombres cargos,
CONCEPTOS BSICOS DE SISTEMAS
7/26/2019 Conceptos Bsicos de Sistemas
38/67
3-
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRS
CONTADURA PBLICADISEO DE SISTEMAS CONTABLES
UMSA
objetivo de la misma y fecha de aceptaci!n, entre otras. "n ejemplo de
planificaci!n de entrevistas se muestra en la figura ()I.
>.2.1. REUNION DE REGUERIMIENTOSDE SISTEMAS
6epartamento echa
&olicitado por 6a 8es 01o
.
CONCEPTOS BSICOS DE SISTEMAS
0genda
*. Personas participantes
(. 6escripci!n de la solicitud
F. @eneficios esperados
G. echa esperada de implementaci!n
H. 6ecisi!n
/esultados
*. Personas participantes'Juan onzales 2 directores de proyectos9scar ;ernndez2 contador generalJos arca 2analista de sistemas
(. 6escripci!n de solicitud'&olicitar modificaciones en los parmetros de contabilizaci!n de losmovimientos mecanizados de cuentas por pagar.
F. @eneficios esperados'Eliminar el trabajo manual generado como consecuencia de los erroresen los parmetros de contabilizaci!n automtico de las cuentas porpagar.
G. echa de esperada de implementaci!n6ebido a la urgencia del problema la soluci!n del mismo, deber serparta 6el pr!ximo cierre mensual de operaciones.
H. 6ecisi!n'
&e toma la decisi!n de nombrar un lder de proyectos para efectuar lasmodificaciones y correcciones ue amerite la situaci!n
7/26/2019 Conceptos Bsicos de Sistemas
39/67
3.
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRS
CONTADURA PBLICADISEO DE SISTEMAS CONTABLES
UMSA
6ecisi!n' fecha
0probaci!n estudio mayor 6a 8es 01o
>./. DISEO Y DESARROLLO DE SISTEMA
En los mercados altamente competitivos de hoy en da, las organizaciones y
empresas dependen cada vez ms de sus sistemas de informaci!n para alcanzar
sus objetivos con efectividad y eficiencia. $as nuevas tecnologas traen consigo
nuevas oportunidades para mejorar la comunicaci!n organizacional y, si no se
aprovechan, las organizaciones corren el riesgo de uedar en desventaja o de
fracasar en sus misiones. El centro tiene una larga experiencia en el anlisis,
dise1o e implementaci!n de sistemas de informaci!n en distintos mbitos'
aplicaciones de gesti!n y bases de datos, inteligencia ambiental 40m-5 y sistemas
ubicuos, -nternet de las +osas, gen!mica, etc. 0dems, el centro es experto en
diversos paradigmas de desarrollo de softCare, desde los ms tradicionales
desarrollos estructurados hasta los ms punteros marcos de desarrollo dirigido por
modelos.
El desarrollo de sistemas es un proceso ue consiste en dos etapas principales de
anlisis y dise1o de sistemas? comienza cuando la gerencia, o en algunas
ocasiones el personal de desarrollo de sistemas, se da cuenta de cierto sistema
del negocio necesita mejorarse.
CONCEPTOS BSICOS DE SISTEMAS
7/26/2019 Conceptos Bsicos de Sistemas
40/67
)/
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRS
CONTADURA PBLICADISEO DE SISTEMAS CONTABLES
UMSA
El ciclo de vida del desarrollo de sistemas es el conjunto de actividades de los
analistas, dise1adores y usuarios, ue necesitan llevarse a cabo para desarrollar y
poner en marcha un sistema de informaci!n. &e debe tener presente ue en lamayora de las situaciones del negocio, las actividades estn ntimamente
relacionadas y son inseparables.
En los mercados altamente competitivos de hoy en da, las organizaciones y
empresas dependen cada vez ms de sus sistemas de informaci!n para alcanzar
sus objetivos con efectividad y eficiencia. $as nuevas tecnologas traen consigo
nuevas oportunidades para mejorar la comunicaci!n organizacional y, si no se
aprovechan, las organizaciones corren el riesgo de uedar en desventaja o de
fracasar en sus misiones. El centro Pros tiene una larga experiencia en el anlisis,
dise1o e implementaci!n de sistemas de informaci!n en distintos mbitos'
aplicaciones de gesti!n y bases de datos, inteligencia ambiental 40m-5 y sistemas
ubicuos, -nternet de las +osas, gen!mica, etc. 0dems, el centro es experto en
diversos paradigmas de desarrollo de softCare, desde los ms tradicionales
desarrollos estructurados hasta los ms punteros marcos de desarrollo dirigido por
modelos.
El desarrollo de sistemas es un proceso ue consiste en dos etapas principales de
anlisis y dise1o de sistemas? comienza cuando la gerencia, o en algunas
ocasiones el personal de desarrollo de sistemas, se da cuenta de cierto sistema
del negocio necesita mejorarse.
El ciclo de vida del desarrollo de sistemas es el conjunto de actividades de los
analistas, dise1adores y usuarios, ue necesitan llevarse a cabo para desarrollar yponer en marcha un sistema de informaci!n. &e debe tener presente ue en la
mayora de las situaciones del negocio, las actividades estn ntimamente
relacionadas y son inseparables.
>./.1. INVESTI=ACIONES PRELIMINARES
CONCEPTOS BSICOS DE SISTEMAS
7/26/2019 Conceptos Bsicos de Sistemas
41/67
)1
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRS
CONTADURA PBLICADISEO DE SISTEMAS CONTABLES
UMSA
D+untas veces se est en situaciones en donde se pregunta si no existe una
mejor manera de hacer algo Por ejemplo, abrir una tienda departamental
adicional ue crear una necesidad para nuevos procedimientos de facturaci!n,cuando un alto porcentaje de clientes utiliza la cuenta de crdito de esta compa1a
de esta compa1a y compra en todas las tiendas. 6uplicar el n%mero de clientas
para agrandar las instalaciones y la introducci!n de muchos nuevos productos,
puede traer nuevos reuerimientos de pago e cuentas. "n cambio en las reas de
los gerentes departamentales puede guiarlos hacia nuevas formas para registrar
las ventas, con implicaciones para el sistema de entrada de pedidos basado en
computadora. "na compa1a en crecimiento, puede contemplar los sistemas de
informaci!n computarizados como una forma para hacer posible el crecimiento
continuo, sin tener dificultades en el proceso de los pedidos de los clientes.
&e puede inicias una petici!n por muchas razones, pero la clave es ue alguien,
ya sea gerente, un empleado o un especialista de sistemas, inicie un
reuerimiento para recibir ayuda de un sistema de informaci!n. +uando ese
reuerimiento se realiza, la primera actividad de sistemas, es decir, la
investigaci!n preliminar, se inicia. Esta actividad tiene tres partes' clasificaci!n dereuerimiento, estudio de la factibilidad y aprobaci!n del reuerimiento. El
resultado ser aprobar el reuerimiento para la atenci!n posterior o rechazarlo
como no factible para un desarrollo futuro.
>./.2. CLARIFICACIN DEL REGUERIMIENTO
En las empresas muchos reuerimientos de los empleados y usuarios no estn
establecidos claramente? por lo tanto, antes de ue pueda considerarse lainvestigaci!n del sistema, le proyecto reuerido debe examinarse para determinar
para determinar precisamente lo ue desea la empresa. "na simple llamada
telef!nica puede ser suficiente si la persona ue reuiere el servicio tiene una idea
clara, pero no sabe c!mo establecerla. Por otro lado, la persona ue hace el
reuerimiento puede estar simplemente pidiendo ayuda sin saber u es lo ue
CONCEPTOS BSICOS DE SISTEMAS
7/26/2019 Conceptos Bsicos de Sistemas
42/67
)2
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRS
CONTADURA PBLICADISEO DE SISTEMAS CONTABLES
UMSA
est mal o por u existe un problema. $a clarificaci!n del problema es este caso,
antes de poder llagar a otro paso, el reuerimiento de proyecto debe estar
claramente establecido.
>././. ESTUDIO DE FACTIBILIDAD
"n resultado importante de la investigaci!n preliminar es la determinaci!n de ue
el sistema reuerido es factible. Existen tres aspectos en el estudio de factibilidad
de la investigaci!n preliminar'
*. actibilidad tcnica. DPuede realizarse el trabajo para el proyecto con el euipo
actual, tecnologa de softCare y el personal disponible &i se reuiere nueva
tecnologa, Du probabilidades hay de ue pueda desarrollarse
(. factibilidad econ!mica. DExisten suficientes beneficios en la creaci!n del
sistema para hacer ue los costos sean aceptables 9, en forma inversa, Dson tan
altos los costos como para ue el proyecto no deba llevarse a cabo
F. actibilidad operativa. D&e utilizar el sistema si se desarrolla y pone en
marcha ;abr resistencia de los usuarios, ue los posibles beneficios reducirn
del sistema.
El estudio de factibilidad se lleva a cabo con un peue1o grupo de gente,
familiarizada con las tcnicas de los sistemas de informaci!n, ue entienden la
parte de la empresa ue ser afectada por el proyecto y tienen los conocimientos
suficientes del proceso de anlisis y dise1o de sistemas.
>./.. APROBACIN DEL REGUERIMIENTO
3o todos los proyectos reueridos son deseables o factibles. &in embargo,
auellos ue son tanto factibles como deseables deben anotarse para tomarlos en
cuenta. En algunos casos, el desarrollo puede comenzar inmediatamente, pero en
CONCEPTOS BSICOS DE SISTEMAS
7/26/2019 Conceptos Bsicos de Sistemas
43/67
)3
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRS
CONTADURA PBLICADISEO DE SISTEMAS CONTABLES
UMSA
la mayor parte, los miembros del departamento de sistemas estn ocupados en
otros proyectos ue se encuentran en marcha. +uando esto sucede, la gerencia
decide ue los proyectos son ms importantes y entonces los programas.6espus de ue se aprueba la reuisici!n de un proyecto, se estima su costo, la
prioridad, el tiempo de terminaci!n y los reuerimientos del personal ue se
utilizan, para determinar u lista existente los proyectos se incluirn.
Posteriormente, cuando se terminan algunos proyectos anteriores, puede iniciarse
el desarrollo de la aplicaci!n propuesta. En este momento, comienza la
recaudaci!n de datos y la determinaci!n de los reuerimientos.
>./.>. DETERMINACIN DE REGUERIMIENTOS
El punto clave de anlisis de sistemas se consigue al aduirir un conocimiento
detallado de todas las facetas importantes dentro del rea de negocios ue se
investiga.
Para contestar estas preguntas, los analistas de sistemas hablarn con diferentes
personas para recabar los detalles en relaci!n con el proceso, as como susopiniones sobre las causas por las cuales suceden las cosas de esa manera y
algunas ideas en relaci!n a modificarlas. &e utilizan cuestionarios para recopilar
esta informaci!n, aplicndolos a grandes ue no pueden entrevistarse en forma
individual. $as investigaciones detalladas tambin reuieren el estudio de
manuales y reportes, la observaci!n real de las actividades de las actividades de
trabajo y algunas veces la recabaci!n de formas y documentos para entender
completamente el proceso.
+onforme se recopilan los elementos, los analistas estudian los reuerimientos de
datos para identificar las caractersticas ue tendr el nuevo sistema, incluyendo la
informaci!n ue el sistema debe producir y las caractersticas operativas, como
CONCEPTOS BSICOS DE SISTEMAS
7/26/2019 Conceptos Bsicos de Sistemas
44/67
))
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRS
CONTADURA PBLICADISEO DE SISTEMAS CONTABLES
UMSA
son controles de procesamiento, tiempos de respuesta y mtodos de entrada y
salida.
>.. DISEO DEL SISTEMA
El dise1o de un sistema de informaci!n produce los elementos ue establecen
c!mo el sistema cumplir los reuerimientos indicados durante el anlisis de
sistemas. 0 menudo los especialistas de sistemas se refieren a esta etapa como
en dise1o l!gico, en contraste con desarrollo del softCare de programas, ue se
conoce como dise1o fsico.
$os analistas de sistemas comienzan por identificar los informes y otras salidas
ue el sistema producir. 0 continuaci!n los datos especficos con stos se
se1alan, incluyendo su localizaci!n exacta sobre el papel, la pantalla de
despliegue u otro medio. "sualmente, los dise1adores dibujan la forma o la
visualizaci!n como la esperan cuando el sistema est terminado.
El dise1o del sistema tambin describe los datos calculados o almacenados ue
se introducirn. $os grupos de datos individuales y los procedimientos de clculose describen con detalle. $os dise1adores seleccionan las estructuras de los
archivos y los dispositivos de almacenamiento, como son discos magnticos,
cintas magnticas o incluso archivos en papel. $os procedimientos ue ellos
escriben muestran c!mo se van a procesar los datos y a producir la salida.
$os documentos ue contienen las especificaciones de dise1o utilizan muchas
formas para representar los dise1os, diagramas, tablas y smbolos especiales,
algunos de los cuales el lector puede haber utilizado ya y otros ue pudieran ser
totalmente nuevos. $a informaci!n del dise1o detallado se pasa al grupo de
programaci!n para ue pueda comenzar el desarrollo del softCare.
$os dise1adores son responsables de proporcionar a los programadores las
especificaciones completas y escritas con claridad, ue establezcan lo ue debe
CONCEPTOS BSICOS DE SISTEMAS
7/26/2019 Conceptos Bsicos de Sistemas
45/67
)*
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRS
CONTADURA PBLICADISEO DE SISTEMAS CONTABLES
UMSA
hacer el softCare. +onforme comienza la programaci!n, los dise1adores estn
pendientes para contestar preguntas, esclarecer ideas confusas y manejar los
problemas ue confronten los programadores cuando utilicen las especificacionesde dise1o.
>..1. DESARROLLO DEL SOFTHARE
$os desarrollares del softCare pueden instalar o modificar? por ejemplo, softCare
comercial ue se haya comprado, o pueden escribir programas nuevos dise1ados
a la medida. $a decisi!n de u se va a hacer depende del costo de cada una de
las opciones, el tiempo disponible para describir el softCare y la disponibilidad deprogramadores. En forma usual, en las grandes empresas los programadores de
computadoras 4o la combinaci!n de analistas)programadores5 son parte del grupo
profesional permanente. $as compa1as ms peue1as en donde los
programadores permanentes no se han contratado, pueden obtener servicios
externos de programaci!n con base en un contrato.
$os programadores tambin son responsables de documentar el programa e
incluir los comentarios ue expliuen tanto c!mo y por u se utilizo cierto
procedimiento conforma se codifico de cierta forma. $a documentaci!n es esencial
para probar el programa y darle mantenimiento una vez ue la aplicaci!n se ha
puesto en marcha.
>..2. PRUEBA DE LOS SISTEMAS
6urante la prueba, el sistema se utiliza en forma experimental para asegurar ue
el softCare no falle? es decir, Kue corra de acuerdo a sus especificaciones y a la
manera ue los usuarios esperan ue lo haga. &e examinan datos especiales de
prueba en la entrada del procesamiento y los resultados para localizar algunos
problemas inesperados. Puede permitirse tambin a un grupo limitado de usuarios
ue utilice el sistema, de manera ue los analistas puedan captar si tratan de
CONCEPTOS BSICOS DE SISTEMAS
7/26/2019 Conceptos Bsicos de Sistemas
46/67
)+
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRS
CONTADURA PBLICADISEO DE SISTEMAS CONTABLES
UMSA
utilizarlo en forma no planeadas. Es preferible detectar cualuier anomala antes
de ue la empresa ponga en marcha el sistema y dependa de l.
En muchas compa1as la prueba se lleva a cabo por personas diferentes a
auellos ue los escriben en forma original? es decir si se utilizan personas ue no
conocen como se dise1aron ciertas partes de los programas, se asegura una
mayor y ms completa prueba, adems de ser imparcial, lo ue da a un softCare
ms confiable.
>../. PUESTA EN MARCA
+uando el personal de sistemas verifica y pone en uso el nuevo euipo, entrena al
personal.
&e instala la nueva aplicaci!n y constituye los archivos de datos ue se necesiten,
entonces el sistema est puesto en marcha.
6e acuerdo con el tama1o de la empresa ue emplear la aplicaci!n y el riesgo
asociado con su uso, los desarrolladores del sistema pueden escoger una prueba
piloto para la operaci!n del sistema solamente en un rea de la compa1a? por
ejemplo, en un departamento o s!lo con una o dos personas. 0 veces corrern en
forma paralela tanto el sistema anterior como el nuevo para comparar los
resultados de ambos? en otras situaciones, los desarrolladores pararn por
completo el sistema anterior un da y al siguiente empezarn a utilizar el nuevo.
+omo se puede apreciar, cada estrategia para la puesta en marcha tiene sus
mritos, ue dependen de la situaci!n del negocio considerado. &in importar la
estrategia para la puesta en marcha ue se haya utilizado, los desarrolladores
tendrn ue asegurarse ue el uso inicial del sistema est libre de problemas.
"na vez instalada, con frecuencia la aplicaci!n se utiliza por muchos a1os? sin
embargo, tanto la empresa como los usuarios cambiarn, y el medio ambienta
ser diferente tambin a travs del tiempo. Por lo tanto, la aplicaci!n indudable
CONCEPTOS BSICOS DE SISTEMAS
7/26/2019 Conceptos Bsicos de Sistemas
47/67
),
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRS
CONTADURA PBLICADISEO DE SISTEMAS CONTABLES
UMSA
mente necesitar mantenimiento? es decir, se harn cambios y modificaciones al
softCare, y a los archivos o procedimientos para cubrir los reuerimientos nuevos
de los usuarios.
$os sistemas de la empresa y el medio ambiente de los negocios estn en
continuo cambio. $os sistemas de informaci!n deben mantenerse de la misma
forma? es este sentido, la propuesta en marcha es un proceso continuo
"na vez determinados los reuerimientos del sistema y establecidos los objetivos
del mismo., se debe proceder a su desarrollo, al igual para construir un edificio,
previamente se elabora los planos de edificaci!n y una vez elaborados estos seproceder a la construcci!n previamente dicho, un sistema, a se construir de
manera similar, por lo ue en esta fase podemos distinguir dos etapas definidas'
6ise1o de sistema 6esarrollo de sistema
El dise1o y desarrollo de sistemas tiene el objetivo de especificar el sistema l!gico
como ira a funcionar, el sistema y la relaci!n entre sus distintas componentes. "na
de las metodologas ue garantizan el desarrollo de un sistema bajo mnimos
estndares de calidad, es el anlisis y dise1o estructural. Esta metodologa se
basa en una serie de herramientas de dise1os ue son las siguientes'
6iagramas de flujos de datos 6iccionarios de datos' procesos flujos entidades almacenamientos. +artas estructuradas 6iagramas de acci!n #ablas ;-P9 0rboles de decisi!n
CONCEPTOS BSICOS DE SISTEMAS
6ise1o y desarrollo de sistema especifica l!gica como ira a funcionar el
sistema y la relaci!n entre sus distintos componentes.
7/26/2019 Conceptos Bsicos de Sistemas
48/67
)-
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRS
CONTADURA PBLICADISEO DE SISTEMAS CONTABLES
UMSA
#ablas de decisi!n
>.>. IMPLANTACION DEL SISTEMA
En la fase de implantaci!n, las especificaciones del dise1o del sistema sirven
como base para la construcci!n del nuevo sistema. En este punto, los
programadores y los analistas de sistemas asumen diferentes
responsabilidades. El analista debe proveer especificaciones claras y correctas
al programador. El programador codifica, prueba y documenta los m!dulos de
programas, mientras ue el analista de sistema planifica la integraci!n de los
programas y asegura ue trabajen unidos para satisfacer las necesidades de la
organizaci!n.
0 lo largo de nuestra experiencia hemos tenido interesantes discusiones con
usuarios, clientes y colegas sobre el trmino a utilizar para denominar al proceso
ue ejecutamos cuando trabajamos con los usuarios de una 9rganizaci!n para
poner en funcionamiento un nuevo sistema de informaci!n.
Entendiendo la implantaci!n de un sistema de informaci!n como el proceso ue
tiene como fin %ltimo ue ese sistema se inserte en la 9rganizaci!n ue lo recibe,
ue interact%e adecuadamente con el resto de las acciones ue se ejecutan y con
las personas ue lo utilizan y ue funcione sin causarle problemas al resto de esa
9rganizaci!n.
+uando el prop!sito entonces es L-mplantarM y no solo L-mplementarM obviamente
el proceso es ms largo y complejo pero su beneficio ser ms amplio y duradero.
El xito se medir por la mejora sustancial en las operaciones ue dependen deese nuevo sistema, luego de haber pasado el lapso de estabilizaci!n en su uso.
"na vez desarrollado el sistema la siguiente fase es la implantaci!n del mismo es
decir, ponerlo en funcionamiento. Existen F estrategias principales para llevar a
cabo la implementaci!n, entre las cuales se pueden encontrar.
CONCEPTOS BSICOS DE SISTEMAS
7/26/2019 Conceptos Bsicos de Sistemas
49/67
).
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRS
CONTADURA PBLICADISEO DE SISTEMAS CONTABLES
UMSA
Pruebas piloto +orridas en paralelo -nstalaci!n inmediata.
>.>.1. PRUEBAS PILOTO
"na prueba piloto consiste en poner en funcionamiento el sistema en una sola
parte de la empresa y no una instalaci!n a la actualidad de usuarios de sistema.
$a raz!n principal por la cual se efect%a una prueba piloto, es con el fin de
asegurarse ue el sistema funcionara aceptablemente en todas las unidades y
divisiones ue sean similares, o iguales a la unidad escogida a la unidad como
prueba piloto.
Por ejemplo' "na direcci!n cooperativa puede elegir esta metodologa cuando se
desee estandarizar el softCare en todas las empresas del grupo. Es importantedestacar ue en principio, la instalaci!n piloto empezara en una sola empresa y
luego, de acuerdo con los resultados obtenidos y hachas las correcciones del caso
se procedern a la instalaci!n del sistema contable en la totalidad de las empresas
de la corporaci!n. 9tro ejemplo para aplicar este mtodo de aplica lo constituye
una cadena de supermercados e donde se desee instalar puntos de venta en cada
uno de las tiendas de las cadenas.
>.>.2. CORRIDAS EN PARALELO
CONCEPTOS BSICOS DE SISTEMAS
+onsiste en poner en funcionamiento el sistema en unasola unidad de la empresa.
+onsiste en procesar por un periodo determinado tanto el sistemanuevo como el ue ser reemplazado.
7/26/2019 Conceptos Bsicos de Sistemas
50/67
*/
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRS
CONTADURA PBLICADISEO DE SISTEMAS CONTABLES
UMSA
"na corrida en paralelo consiste en procesar por un periodo de tiempo
previamente determinando el sistema nuevo como el ue se desea implantar, a fin
de asegurarse ue el nuevo desarrollo satisface las necesidades planteadas en un
principio. $as corridas en paralelo no deben en efectuarse por periodos largos ya
ue el objetivo es asegurarse ue el nuevo sistema funcione adecuadamente y no
generar una mayor carga de trabajo, cosa ue pudiera suceder con la estrategia.
>.>./. INSTALACIN INMEDIATA.
@ajo el esuema de instalaci!n inmediata se establece ue el sistema empezar a
funcionar un da determinado, el sistema remplazado es puesto fuera de servicio.
"na instalaci!n inmediata debe utilizarse cuando se tenga unja alta seguridad ue
el nuevo sistema se utilizara a apropiadamente ue habr en el sistema, en el
momento ue es instalado.
+ada una de las estrategias tiene sus ventajas y desventajas, sin embargo, el
objetivo de personal de sistemas deber ser en todo caso llevar a cabo la
instalaci!n con el mnimo n%mero de fallas o errores y ocasionando el menor
impacto a nivel de los usuarios como consecuencia de los cambios efectuados.
>.?. MADURE: Y MANTENIMIENTO
$os aspectos humanos y tecnol!gicos ue influyen en el proceso de
implementaci!n de la concepci!n del mantenimiento y de la definici!n del modelo
de gesti!n, precisan ser caracterizados en la forma de variables cuantificables, o
CONCEPTOS BSICOS DE SISTEMAS
El sistema empezara a funcionar un da adecuado y el sistemareemplazado es puesto fuera del sistema reemplazado es puestafuera del servicio.
7/26/2019 Conceptos Bsicos de Sistemas
51/67
*1
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRS
CONTADURA PBLICADISEO DE SISTEMAS CONTABLES
UMSA
sea, asimilar un valor o un concepto bien definido para cada estado en ue las
variables ue modelan el sistema bajo estudio puedan presentarse, el cual es el
objetivo principal de este trabajo. Esta forma de anlisis permite al administradorconocer el estado actual de los recursos fsicos y humanos de la organizaci!n y,
junto al estado final ue es deseado, proponer alternativas de acci!n para eliminar
todos los aspectos ue no contribuyen de forma positiva para alcanzar el objetivo
propuesto
Es importante comprender ue todas las organizaciones 4y no est excluida la
funci!n mantenimiento5 atraviesan sus propios procesos de madurez y ue se
trata de un proceso ue debe preceder a excelencia. $a madurez es la calidad o el
estado de ser madura. +uando se aplica el concepto de madurez a una
organizaci!n operativa, se analiza el estado donde la organizaci!n se encuentra
en relaci!n a una condici!n ideal para conseguir sus objetivos.
$a madurez de la organizaci!n para el mantenimiento significara entonces ue la
organizaci!n est perfectamente condicionada para tratar sus proyectos. Pero la
CONCEPTOS BSICOS DE SISTEMAS
7/26/2019 Conceptos Bsicos de Sistemas
52/67
*2
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRS
CONTADURA PBLICADISEO DE SISTEMAS CONTABLES
UMSA
madurez dentro de la organizaci!n para el mantenimiento es explicada por la
suma de la acci!n 4habilidad de actuar y decidir5, de la actitud 4deseo de estar
involucrado5 y del conocimiento 4una comprensi!n del impacto de la voluntad dehacer algo nuevo y de la acci!n5.
Para hacer una evaluaci!n de la madurez dentro de la funci!n mantenimiento es
preciso medir el estado en ue la empresa se encuentra.
"no de los factores ue influyen de forma negativa en el momento de implementar
una nueva concepci!n o tipo de gesti!n del mantenimiento es el desconocimiento,
o no tener una percepci!n completa del ambiente tecnol!gico y humano ue est
presente en la organizaci!n. &e hace necesario tener un mecanismo para tener
una retroalimentaci!n entre el estado actual de la madurez, los objetivos
estratgicos y los planes de acci!n para mejorar la madurez de la organizaci!n.
Enfocndonos en la madurez y comportamiento en el sistema contable y sistema
de informaci!n nos referimos de la manera siguiente.
0l igual ue un activo fijo reuiere de mantenimiento o reparaciones menores, un
sistema de informaci!n tambin necesita de modificaciones y mantenimiento, ya
sea a nivel de la estructura de los datos o a los programas ue componen el
sistema de informaci!n.
En la fase de madurez y mantenimiento todo sistema necesita ue se le realicen
modificaciones menores para mantener su operatividad. "na reparaci!n mayor de
un activo fijo puede a veces resultar insatisfactorio, por lo ue la aduisici!n de un
CONCEPTOS BSICOS DE SISTEMAS
Madure; < anten!!ento=> od!?cac!ones enores para antener laoperat!(!dad del s!stea
7/26/2019 Conceptos Bsicos de Sistemas
53/67
*3
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRS
CONTADURA PBLICADISEO DE SISTEMAS CONTABLES
UMSA
activo nuevo solucionara las deficiencias de funcionamiento del activo fijo.
-gualmente, el mantenimiento a un sistema de informaci!n puede no resultar
suficiente y se hace necesario, el inicio de un nuevo ciclo de vida y desarrollo desistemas.
Existen se1ales ue pueden identificarse en un sistema contable para ver si se
encuentra en la etapa de madurez'
$os tiempos de respuesta para la generaci!n de informaci!n son
razonablemente aceptables. El c!digo de cuentas dise1ado en un principio soporta y maneja todas las
operaciones actuales de la empresa. $os procesos automticos de contabilizaci!n no generan problemas en la
codificaci!n de los movimientos. El mantenimiento del sistema, est enfocado a subsanar errores fsicos de
la informaci!n almacenada en el computador.
El mantenimiento de un sistema de informaci!n contable, generalmente se realiza
a corregir errores en'
$as bases de datos $o programas
El mantenimiento a las bases de datos ue almacenan la informaci!n, se presenta
por errores de informaci!n, inconsistencias o prdidas de la misma por causas
ajenas a interacci!n ajena con los datos, tales como fallas de procesador central o
cadas de tensi!n. "n error de inconsistencia se presenta como consecuencia
CONCEPTOS BSICOS DE SISTEMAS
Manten!!ento a las "ases de datos se presta por errores a la!n@orac!n !ncons!stenc!as o prd!das por la !sa a causas aenas a!nteracc!n d!recta con datos=
7/26/2019 Conceptos Bsicos de Sistemas
54/67
*)
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRS
CONTADURA PBLICADISEO DE SISTEMAS CONTABLES
UMSA
directa de la interacci!n con los datos y genera informaci!n errada en su
organizaci!n l!gica. "na de las inconsistencias ms comunes en los sistemas, se
origina por la desorganizaci!n ue a veces se presenta en la informaci!n y laconsecuente generaci!n de reportes ue no reflejen apropiadamente los datos.
El mantenimiento a los programas de un sistema contable generalmente se
presenta por errores en la programaci!n o nuevas necesidades de informaci!n, no
previstas en un principio de acuerdo con los reuerimientos iniciales.
6ebe ponerse especial cuidado a las se1ales ue emite un sistema de informaci!n
cuando est en el momento de reuerir el inicio de un nuevo ciclo de vida y
desarrollo de sistemas.
Es com%n encontrar situaciones en las cuales se invierten recursos en poner
correctivos temporales ue no solucionan el problema de fondo de un sistema? al
igual ue para un activo fijo, debe tenerse en cuenta ue existe un mximo de
rendimiento, a partir del cual se degrada el mismo, independientemente de ue
reciba mantenimiento en forma intensiva.
?. RESUMEN DEL CAPITULO
+ada vez ms, se hace necesario ue los profesionales del rea contable y de las
disciplinas administrativas aduieren conocimientos bsicos de sistemas. El
termino sistema tiene amplios usos en las empresas y los negocios. "na empresa
puede ser considerada como un sistema ue recibe y genera informaci!n ue ser
procesada o utilizada por una entidad. ormalmente se puede considerar un
sistema como un conjunto de elementos entidades operacionales componentes
ue se caracterizan por ciertos atributos identificables ue tienen relaci!n entre s,
y ue funcionan para lograr un objetivo com%n. Para lograr sus objetivos, las
CONCEPTOS BSICOS DE SISTEMAS
Manten!!ento a los pro&raas se presta por errores en la pro&raac!no nue(as neces!dades de !n@orac!n=
7/26/2019 Conceptos Bsicos de Sistemas
55/67
**
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRS
CONTADURA PBLICADISEO DE SISTEMAS CONTABLES
UMSA
empresas disponen de los sistemas de informaci!n la teora de sistemas a
establecido distintas clasificaciones de los sistemas, sin embargo al aplicarlo a las
empresas y desde el punto de vista de nuestro inters, consideramos lossiguientes' sistemas de producci!n, de ventas y de administraci!n y finanzas.
Previo al establecimiento de los sistemas de informaci!n en una empresa, estos
deben ser analizados y definidas aspectos tales como' informaci!n a procesar,
volumen de transacciones y los reuerimientos de informaci!n o detallada.
"no de los sistemas ms importantes, es el ciclo de vida y desarrollo de sistemas
+B6& 4ciclo de vida y desarrollo de sistemas5, el cual establece ue todos los
sistema, as tienen un comportamiento diferente a lo largo de su vida %til. Bariosautores especializados establecen distintas fases en el +B6&4ciclo de vida y
desarrollo de sistemas5 pero en todo caso, se maneja bsicamente las siguientes'
0nlisis previo, fijaci!n de reuerimientos, dise1o y desarrollo de sistema
implantaci!n del sistema, madurez y mantenimiento del sistema. +ada una de
estas fases tiene actividades especficas ue pueden ayudar a entender la vida %til
de un sistema
@. CONCLUSIONES
$os sistemas constituyen uno de los aspectos estratgicos claves para el buen
hacer de la empresa. Para ello es necesario ue la totalidad de la organizaci!n
est consciente de su utilidad, tanto por parte de la alta direcci!n, la cual ha de
tenerlos en cuenta a la hora de realizar el proceso de planificaci!n estratgica de
la empresa, como por parte de los distintos usuarios de la empresa. ;a de existir
una poltica de informaci!n y motivaci!n dentro de la empresa. &i esto se lleva acabo, la empresa lograr superar a sus competidores, podr aumentar su poder
de negociaci!n e incluso podr evitar la entrada de nuevos competidores logrando
la denominada Lventaja competitiva sostenibleM.
0 la hora de planificar, desarrollar e implantar los sistemas ha de realizarse por
parte de la empresa un alineamiento de la estrategia global de la compa1a y los
CONCEPTOS BSICOS DE SISTEMAS
7/26/2019 Conceptos Bsicos de Sistemas
56/67
*+
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRS
CONTADURA PBLICADISEO DE SISTEMAS CONTABLES
UMSA
sistemas, identificando las principales necesidades y evaluando los distintos
mtodos de satisfacci!n, teniendo presente en todo momento cules son las
tecnologas de informaci!n disponibles en el mercado y como estas puedenutilizarse.
0dems han de definirse claramente cuales son los objetivos de los sistemas. El
proceso de desarrollo de los sistemas de negocio afectar en gran medida al xito
o fracaso de la organizaci!n? las organizaciones tendrn ue adecuarlos a sus
recursos de capital y las necesidades de la organizaci!n.
$a posesi!n de la compa1a, los ordenadores ms avanzados, los mejores
programas y la mejor red de telecomunicaciones no resulta indicativo de un mejor
sistema, pues en ocasiones puede ue con tecnologas de informaci!n ms
modestas se satisfagan de igual manera las necesidades de la compa1a. Por ello
toda empresa ha de considerar los sistemas de informaci!n como un todo, un
elemento ms de su poltica de negocio.
. RECOMENDACIONES
+ualuier tarea empresarial se compone de una combinaci!n de actividades
independientes, ue suelen representarse como bloues funcionales. +uando
cada una de ellas se representa de forma sistemtica en relaci!n a las dems, el
resultado es un Lsistema de negocioM.
Para definir el sistema adecuado para la empresa se sugiere y recomienda
comenzar estudiando el sistema de negocio de la industria, ue es el conjunto
interrelacionado de actividades creadoras de valor en las cuales participan variasempresas, organizaciones e instituciones de la industria. El sistema contempla
actividades ue van desde la obtenci!n de materias primas o de conocimiento
hasta la entrega al consumidor final 4 incluyendo actividades de posventa como
devoluciones, garantas, mantenimiento, etc5. +ada una de ellas crea valor para
CONCEPTOS BSICOS DE SISTEMAS
7/26/2019 Conceptos Bsicos de Sistemas
57/67
*,
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRS
CONTADURA PBLICADISEO DE SISTEMAS CONTABLES
UMSA
los clientes. Este anlisis en el marco de la cadena de valor de la industria le
permitir al empresario entender en u parte de ella operar su proyecto.
Posteriormente se deber identificar el sistema de negocio de la empresa. Para talefecto, deber basarse en un modelo genrico y adaptarlo a las necesidades de
su caso particular.
inalmente se deber identificar las actividades clave ue le permitan
diferenciarse de la competencia.
E!6#%76ell y su sistema de negocio
6ell -nc. es uno de los fabricantes de euipos informticos ms importantes del
mundo. +omo muchos de sus competidores, la empresa ofrece una gama de
productos diversificados y ha desarrollado una prestigiosa imagen de marca.
&in embargo, en un sector caracterizado por la intervenci!n de m%ltiples niveles
de intermediarios, el xito de 6ell se basa en su sistema de negocio,
fundamentado en la venta directa a los consumidores a travs d