Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas

CONTRATACIONES CON EL ESTADO

LUIS ALFARO PEÑAluigialfieri@yahoo.com

NOVIEMBRE del 2011

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• Plan Estratégico Inst.

• Plan Operativo Inst.

• Determinación de necesidades

• Presupuesto Institucional

• Plan Anual de Contrataciones

• Expediente de contratación

• Designación del Comité Especial

• Elaboración de las Bases.

• Plan Estratégico Inst.

• Plan Operativo Inst.

• Determinación de necesidades

• Presupuesto Institucional

• Plan Anual de Contrataciones

• Expediente de contratación

• Designación del Comité Especial

• Elaboración de las Bases.

• Convocatoria.

• Registro de participantes

• Consultas

• Observaciones

• Presentación de propuestas

• Evaluación y calificación

• Otorgamiento de la Buena Pro

• Formalización del Contrato - Suscripción

• Convocatoria.

• Registro de participantes

• Consultas

• Observaciones

• Presentación de propuestas

• Evaluación y calificación

• Otorgamiento de la Buena Pro

• Formalización del Contrato - Suscripción

• Garantías

• Adelantos

• Adicionales y reducciones

• Ampliaciones y prórrogas

• Subcontratación

• Intervención Econó-mica de Obra

• Resolución

• Penalidades

• Recepción y conformidad

• Liquidación

• Garantías

• Adelantos

• Adicionales y reducciones

• Ampliaciones y prórrogas

• Subcontratación

• Intervención Econó-mica de Obra

• Resolución

• Penalidades

• Recepción y conformidad

• Liquidación

Actos Preparatorios SelecciónEjecución

Contractual

¿Por qué hacer un plan de compras?

Visión del gobierno Gestión interna de los servicios

Visión del gobierno Hacer más transparente el mercado de las compras públicas

◦ Reducir asimetrías de información◦ Facilitar la planificación comercial de los proveedores del estado

Fortalecer procesos de selección y modalidades de selección como fuente principal de suministro para las necesidades del sector público◦ Transparencia◦ Eficiencia

Descuentos por volumen Menores costos de proceso

◦ Control

Gestion interna de los Servicios Planificar las compras permite:

◦ Generar contratos de suministro Obtener descuentos por volumen Reducir los tamaños de pedido sin perder poder de negociación Reducir los costos de administración

◦ Reducir el fraccionamiento de las compras

◦ Mejorar la programación de actividades

◦ Generar estrategias de mejoramiento del abastecimiento

◦ Mejorar la planificación financiera

El PAC como instrumento de gestión logística

Finalidades:

• Programar• Difundir• Evaluar

Características:

• Obligatorio• Integral• Público• Formal

Directiva Nº 005-2009-OSCE/CD (10/06/09)

Elaboración del PAC

• Las Entidades determinarán sus requerimientos de bienes, servicios y obras en función de sus metas presupuestarias y los programarán de acuerdo a sus prioridades.

• Las Entidades utilizarán el Catálogo Único de Bienes, Servicios y Obras que administra el OSCE. Se adoptará el Catálogo de las Naciones Unidas.

Usuarios definen requerimientos

Consolidación de cuadro de

necesidadesSEACE

LOCAL Y WEB DE LA ENTIDAD

Elaboración del PAC y su relación con el PIA

Aprobación de PIA

Difundir:

Dentro de los 5 días hábiles de aprobado

Segundo Momento (15 días hábiles siguientes)

Primer Momento

PlanAnual

Aprobación

Modificación del PACEl PAC podrá ser modificado de conformidad con la asignación presupuestal o en caso de reprogramación de las metas institucionales:

•Cuando se tenga que incluir o excluir procesos de selección•Cuando el valor referencial difiera en más del 25% del valor estimado y ello varíe el tipo de proceso de selección.

– Aprobación y difusión de las modificaciones se hará en la forma prevista para su aprobación inicial.

Evaluación de la ejecución del PAC• El Titular evaluará semestralmente

ejecución del PAC. • Podrá adoptar medidas correctivas para

alcanzar metas y objetivos del POI y, también disponer el deslinde de las responsabilidades respectivas.

Beneficios para las áreas de abastecimiento

• Programar las compras

• Administrar la carga de trabajo

• Administrar las competencias del equipo

• Priorizar las oportunidades de mejoramiento

• Generar nuevas estrategias de suministro

Problemas comunes en la planificación de compras

• Demora o imprecisión de los usuarios en la entrega de información / Tdr / Et

• Falta de información /elaboración Ct• Nivel de agregación de productos inadecuado• Deficiencias en la planificación de los procesos que generan la

demanda• Falta de análisis de oportunidades• Falta de mecanismos de programación de actividades• Falta de mecanismos de seguimiento y evaluación

La planificación de compras

• Planificar compras significa definir:– Qué se comprará (a nivel de ítem)– Cuándo se necesitará– Qué cantidad se compraráSe debe definir e identificar además:

• Periodicidad de la compra• Tiempos de respuesta de proveedores• Restricciones legales

Definición de Expediente de Contratación

Conjunto de documentos en el que aparecen todas las actuaciones referidas a una determinada contratación, desde la decisión de adquirir o contratar hasta la culminación del contrato.

Expediente de Contratación

Contenido (Artículo 10º Reglamento)• Características técnicas y cantidad • Estudio de posibilidades que ofrece el mercado• Valor referencial• Disponibilidad Presupuestal• Tipo de proceso de selección• Modalidad de selección• Sistema de contratación• Modalidad de contratación• Fórmula de reajuste, de ser el caso.

Expediente de contratación

• Plazo de ejecución y entrega• Proceso según relación de items /etapa

/tramos /paquetes /lote• Tipo de proceso de selección• Inclusión Plan Anual• Aprobación del Expediente • Designación del Comité Especial• Notificación del encargo a los miembros del

comité especial

Expediente de contratación

• Elaboración y aprobación de basesPROCESO DE SELECCION

• Convocatoria• Consultas y absolución de consultas• Actas• Propuestas técnicas y económicas• Acta de evaluación y otorgamiento de Buena

Pro / Declaratoria de Desierto• Buena pro

Expediente de contratación

EJECUCION CONTRACTUAL• Contrato / documentación firma de contrato• Documentación de la ejecución contractual• Mecanismos de evaluación del cumplimiento• Penalidades /Mecanismos de aplicación• Liquidación contrato / Conformidad prestación y Pago• Garantías y seguros• Resolución de contrato• Adicionales• Reducciones• Prestaciones complementarias

Expediente de contratación

EJECUCION CONTRACTUAL• Registro ordenado de los contratos

– Vigencia– Garantías– Término del contrato– Cláusulas de prorroga– Texto del contrato

• Historial de los contratos vigentes– Estados de pago– Incidentes– Modificaciones– Informes / reportes de avance

• Registro ordenado de los documentos de garantía– Vigencias– Lugar de almacenamiento

Inicio

Área Usuaria / Requerimiento

Órgano encargado de las contrataciones

(OEC)

Estudio de posibilidades que ofrece el mercado

Definición de características

técnicas (C.T.) y valor referencial

(V.L.)

Determinación del tipo de proceso de selección: LP, CP, ADP, ADS, AMC.

Prohibición de FraccionamientoProhibición de Fraccionamiento

ABASTECIMIENTO ABASTECIMIENTO ESTRATEGICOESTRATEGICO

Aspectos Medio Ambientales y Sociales

COMPRAS VERDES

Que estamos haciendo Donde estamos

Adonde queremos llegar

Focalizar estrategias

Directas

MRO Operación

InversiónInfraestructuraEquipamientoProyectos

Insumos de producción

Materiales y servicios de uso común

MantenciónReparación

Operaciones

Clasificación de las comprasClasificación de las compras

Focalizar estrategias

ARTICULOS BASICOS

ARTICULOS ESTRATEGICOS

ARTICULOS BAJA IMPORTANCIA

ARTICULOS CUELLO DE BOTELLA

(-) RIESGO DEL MERCADO DEL SUMINISTRO (+)

(-)

I

MP

OR

TA

NC

IA D

EL

SU

MIN

IST

RO

(

+)

COSTOS DE TRANSACCIÓN

• Definición• Sector Público / Sector Privado• Cuales son • Los puedo eliminar?

MERCADO DE PROVEEDORES

GENERAR UN PORTAFOLIO DE PROVEEDORES (LISTADO INTERNO)

Lista amplia de proveedores

Lista amplia de proveedores

Proveedorespotenciales

Proveedorespotenciales

ProveedoresListado interno)

ProveedoresListado interno)

• Identificación de criterios básicos para identificación de proveedores

• Generar lista de proveedores- actuales- alternativos- no tradicionales

• Identificación de criterios de aceptabilidad

• Análisis de información pública

• Envío de RFI (Request for Information)

• Identificación de criterios para su determinación

• Pedidos de información específicos

• Benchmarking externo• Visitas y reuniones con los

clientes

La búsqueda de proveedores nuevos/no tradicionales será clave sobre todoen aquellos rubros en los que organización se encuentre en una posición desventajosa

La búsqueda de proveedores nuevos/no tradicionales será clave sobre todoen aquellos rubros en los que organización se encuentre en una posición desventajosa

Determinación de las Características Técnicas

Características técnicasSobre la base del PAC, el área usuaria debe requerir los bienes, servicios y obras. Ella será la responsable de definir con precisión las características, condiciones, cantidad y calidad de los bienes, servicios u obras, así como la finalidad pública de dicha contratación.

Determinación de características técnicas

•Reglamentos Sectoriales: Obligatorios si cuentan con el refrendo del MEF.•Normas Técnicas Nacionales de la Comisión de Reglamentos Técnicos de INDECOPI: Facultativos

Restricción:No alusión a marcas o nombres comerciales, patentes, diseños o tipos particulares, salvo estandarización.

Estudio de las posibilidades que ofrece el mercado

Estudio de mercado:Fundamentos

• Objetivo– Convertirse en compradores informados– Ayudar a definir la estrategia de licitación y los temas que deberán ser

abordados

• Beneficios– Ayuda a determinar la disponibilidad del bien o servicio– Ayuda a reconocer las alternativas que ofrece el mercado– Ayuda a especificar mejor las necesidades– Sirve para mantenerse al tanto de innovaciones y de las tendencias del

mercado– Ayuda a determinar la estrategia de licitación– Genera interés en los proveedores por participar de la licitación

Estudio de mercado:Contenidos

• Visión del mercado– Estructura organizacional del mercado

• Nacional / Regional / Internacional• Oferta / Demanda• Precios• Condiciones actuales del mercado

• Análisis de la logística– Análisis de costo-beneficio – Estructura de costos

• Desagregación de la cadena de servicios/bienes• Barreras de entrada / salida

Estudio de mercado:Cuando hacerlo

• Antes de la licitaciónAntes de comenzar, el estudio de mercado sirve para detectar las alternativas de solución disponibles

Estudio de mercado:Recomendaciones

Revise estudios previos. Considere información de otras instituciones.

Involucre a todos los actores relevantes en el proceso de adquisición.

Contacte a los especialistas en la materia, tanto en el gobierno como en la industria. Analice estrategias y mejores prácticas.

Estudio de las posibilidades que ofrece el mercado

• Basándose en las características técnicas definidas por el área usuaria, el OEC debe evaluar las posibilidades que ofrece el mercado para determinar:

– El valor referencial– Pluralidad de marcas y/o postores– Distribución de la buena pro– Información que pueda servir para establecer factores de

evaluación– La pertinencia de realizar ajustes a las características y/o

condiciones de lo que se va a contratar, entre otros aspectos.

Servicios de Cobranzas o RecuperacionesDe acuerdo al porcentaje que se fije en las bases, sobre el monto máximo a cobrar o recuperar

Honorarios de éxito: El V.R. es la suma del honorario fijo más el honorario

de éxito. Se considerará monto máximo que la Entidad pagaría como honorario de éxito.

VALOR REFERENCIALVALOR REFERENCIAL

Para establecer el valor referencial se debe tomar en cuenta lo siguiente:

Valor referencial

Fuentes 1. Valor histórico:Precio contratado por la Entidad respecto del requerimiento del bien o servicio de igual característica técnica.

2. Cotizaciones:Condición básica: Existencia de mercado competitivo

Constituyen una sola fuenteMétodo para discriminar cotizaciones

Fuentes3. Precios SEACELas consultas realizadas en el SEACE se harán respecto de valores adjudicados (con buena pro consentida) con otras entidades distintas al requirente.

4. Estructura de costos:Lo determina la Entidad en virtud de los costos de cada componente o partida del bien, servicio u obra a contratar.

Ejemplo: Servicio de limpieza

Resumen ejecutivo Finalidad:Dar a conocer el análisis realizado por la Entidad para la determinación del valor referencial.

Momento de elaboración:Luego del estudio de posibilidades que ofrece el mercado.

Contenido del resumen ejecutivo a) Fuentes empleadas (como mínimo 2 fuentes distintas)

Imposibilidad de consultar a más de una fuente debe ser sustentada.

b) Criterios, procedimientos y/o metodología utilizada.c) Valor referencial y antigüedad.d) Información adicional.

Comunicado Nº 002-2009-OSCE/PRE

Valor referencial

El OEC debe determinar el valor referencial.

El OEC puede solicitar el apoyo que requiera del área usuaria, la que estará obligada a brindarlo bajo responsabilidad.

Valor referencialMetodología: • Mayor Valor• Menor Valor• Promedio • Moda • Estructura de costos: consultorías, vigilancia limpieza.• Ninguna de las anteriores

En todos los casos debe sustentarse la metodología aplicada para determinar el valor referencial que

debe incluir 2 fuentes

Antigüedad del valor referencial

En ejecución y consultoría de obras: 6 meses En bienes y servicios: 3 meses

Obras que cuenten con expediente técnico:Se computa desde la fecha de determinación del presupuesto de obra consignada en el expediente técnico.

• Bienes, servicios y consultoría de obras:

Se computa desde la aprobación del expediente de contratación.

Además debe contener

En obras:– Expediente técnico (planos,

especificaciones técnicas, memoria descriptiva, presupuesto de obra)

– Declaración de viabilidad SNIP, de corresponder.

Aprobación del ExpedienteCada Entidad determina procedimientos y plazos para su elaboración y aprobación.

Será aprobado por el funcionario competente, de acuerdo a sus normas de organización interna.

En el caso de proceso de selección desierto:Nueva convocatoria deberá contar con una nueva aprobación del expediente, solo en caso se haya modificado algún extremo.

Custodia del expediente

OEC tiene a su cargo la custodia y responsabilidad del expediente de contratación, salvo en el período en el que dicha custodia está a cargo del Comité Especial.

!Muchas Gracias por su atencion !