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VII Convivio Nacional de Archivistas de Costa Rica

San José de Costa Rica7 de abril de 2014

El papel de los profesionales de gestión de documentos y archivos ante la serie

de normas ISO 30300

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Índice

1. Un poco de contexto2. El papel de los profesionales de gestión de 

documentos y archivos3. Actitudes….un cambio?

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Índice

1. Un poco de contexto‐ La normalización ISO‐ La normalización en gestión de documentos‐ Las ISO 30300

2. El papel de los profesionales de gestión de documentos y archivos

3. Actitudes….un cambio?

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La normalización ISO• ISO‐ Organización Internacional de Normalización. Es probablemente el organismo 

normalizador internacional más importante pero no el único.• Su fuerza se basa en unos estrictos procedimientos de aprobación de normas y el 

reconocimiento internacional de las mismas

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Normalización ISO en gestión de documentos

BP GESTIÓN DE 

DOCUMENTOS15489

Procesos y controles. Documentos electrónicos

METADATOS 23081

DIGITALIZACIÓN 13028

CONVERSIÓN Y MIGRACIÓN 

13008

REPOSITORIOS DIGITALES

17068

Metodología de análisis

ANALISIS DE LOS PROCESOS D E 

TRABAJO26122

TIC SISTEMAS

FUNCIONALIDADES ERM 

16175

HARDWARE

normas micrografía, escáner y 

discos ópticos

FORMATOS

normas PDF3200019005

ESPECIFICACIONES 14641

VERACIDAD FIABILIDAD15801

SISTEMA DE GESTIÓN 

Serie 30300

PRESERVACIÓN

BP 18492

OAIS14721

APRECIACIÓN DEL RIESGO

18128

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Las normas de sistemas de gestión: El éxito de ISO

Gestión de las organizaciones

Mejora continua

ISO 9000CALIDAD

Éxito 1994

Primera edición 1987

Certificable

Actual 2008

ISO 14001‐ gestión medioambientalISO 27001‐ gestión de la seguridad de la informaciónISO 50001‐ gestión de la energía

Prevista nueva edición 2015

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Creación

Registro

Clasificación

Metadatos

Acceso

Disposición

Aplicación de

 la gestió

n de

 do

cumentos

ISO 30300: gestión documental en sistemas de gestión

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Incluye  los documentos, las evidencias y la información 

corporativa en un aspecto más de los sistemas de gestión

Proporciona una herramienta y una metodología de gestión conocida y que permite 

comprobar el cumplimiento

Serie UNE ISO 30300‐ Sistemas de gestión para los documentos

ISO 30300: gestión documental en sistemas de gestión

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• ISO Publication– 30300. Published Stage: 60.60 (2011‐11‐09) TC/SC:ISO/TC 46/SC 11 Number of Pages: 17 

– 30301.Published Stage: 60.60 (2011‐11‐09) TC/SC:ISO/TC 46/SC 11 Number of Pages: 22

• News– 10 January 2012 Management systems for records– 16 November 2011 New ISO management system standards for records facilitate transparency in corporate governance

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ISO 30300: gestión documental en sistemas de gestión

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Una propuesta de profesionales

AUTOR: ISO TC46/SC11. Archives/records management (27 países miembros/12 observadores)

JUSTIFICACIÓN: A pesar de éxito relativo de la ISO 15489 entre los profesionales, el mensaje de la importancia estratégica de la gestión de los documentos no acababa de llegar a la alta dirección

EL CAMINO ESCOGIDO: Alinearse con la metodología de gestión y mejora continua más exitosa dentro de ISO: Los Management System Standards

LAS BASES: •Seguir las pautas para la redacción de este tipo de normas• Integrar los procesos y controles documentales definidos en la ISO 15489, en la parte operativa del sistema de gestión.

EL OBJETIVO: Poner en la hoja de ruta de las organizaciones que se modernizan la importancia estratégica de la buena gestión de sus documentos y evidencias

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El escenario de utilización

• La implantación de estos sistemas tienen fuertes requisitos. Las normas pueden ser utilizadas para:– Implantar un SGD 30301 formalizado– Como inspiración y filosofía

inspiración

formalización

comprobación por un tercero

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Indice

1. Un poco de contexto2. El papel de los profesionales de gestión de 

documentos y archivos– Antes de la implantación– Durante la implantación– Después de la implantación

3. Actitudes….un cambio?

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Los profesionales antes de la implantación

• Proponer, explicar y convencer a la alta dirección

• Marketing• Búsqueda de nuevos aliados entre los encargados de los otros sistemas de gestión• Oportunidad de pasar del plano operativo al plano estratégico

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¿Qué se necesita?

ENTENDIMIENTO DE LA NORMA:‐Qué es un sistema de gestión‐ Que beneficios se pueden obtener de su implantación

ENTENDIMIENTO DEL CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN:‐Quienes son los aliados‐ Que es lo que habría que hacer en la organización para implantarla

GANAS

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Los profesionales durante la implantación

• Planificar, diseñar procesos documentales, redactar política y procedimientos

•En dos niveles:• Estratégico• Operativo

INTERNO‐ Equipo de implementación

EXTERNO‐ Consultoría de implementación

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Implantación de los procesos documentales en las aplicaciones de gestión documental

Política Objetivos Riesgos Procesos Controles

Diseño de un proceso de gestión de documentos en un entorno ISO 30300

Las buenas prácticas de la ISO 15489 convertidas en 

requerimientos

Sistemas de informacion (TIC) que gestionan los documentos tanto electrónicos como en 

papel

Planificación operativa

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¿ Qué se necesita?

Conocimientos en profundidad:‐Sistemas de gestión‐Procesos documentales‐Entorno de la organización

Nueva forma de pensar en términos de objetivos estratégicos y planes para llevarlos a cabo. Sin dar nada por sabido o establecido

Nueva dimensión de la gestión de riesgosNueva visión de la integración con otros sistemasProcedimientos y documentación de los procesos

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Los profesionales en un SGD implantado

• Ejecutar procedimientos, asumir las funciones de los roles establecidos

Alta dirección

Representante dela dirección

Representante operativo

Papeles asignados

•Liderazgo•Revisión por la dirección

•Responsable•Rinde cuentas

•Implementa•Informa

•Operan

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¿Qué se necesita?

• Conocimientos técnicos necesarios para cada proceso asignado

• Capacitación y concienciación 

NO MUY DISTINTOS A LOS CONOCIMIENTOS TÉCNICOS DE CUALQUIER PROFESIONAL DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL O DE ARCHIVOS EN 

EJERCICIO

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Los profesionales en un SGD implantado

• Supervisar, auditar, evaluar, proponer cambios

‐Supervisar el funcionamiento‐ Auditar ( o ayudar a auditar) siempre que no haya sido parte implicada en la implantación

INTERNO‐ Equipo de Auditoría interna

EXTERNO‐ Consultoría de auditoria internaO auditoría de certificación

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¿ Que se necesita?

• Conocimientos de las técnicas de supervisión, análisis y evaluación. Poco énfasis en los programas de formación actual de profesionales

• Y en caso de auditar: conocimientos propios de auditoría nueva dimensión

• Entendimiento del ciclo de mejora continua, detección de no conformidades y acciones correctivas.

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Indice

1. Un poco de contexto2. El papel de los profesionales de gestión de 

documentos y archivos3. Actitudes….un cambio?

– Lo que yo aprendí– El entorno digital lo cambia todo

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Lección número 1

Escucha a los demás: de todo se aprende

Tú de archivos no tienes ni idea

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Lección número 2

Sé todo lo flexible que puedas

Yo soy archivero, no sé nada de objetivos estratégicos

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Lección número 3

No dejes nunca de aprender

En la universidad me enseñaron todo lo que necesito

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Lección número 4

Desaprende cuando haga falta

Esta propuesta atenta contra los principios básicos de la archivística

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Lección número 5

Busca alianzas cuando las necesites

Soy perfectamente capaz de implantar el sistema de gestión de documentos 

electrónicos

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El entorno digital afecta a la gestión de documentos

DEL….. AL…

RECORDSMANAGEMENTS

INFORMATION GOVERNANCE

PLANO OPERATIVO PLANO ESTRATÉGICO

DOER (to do) SAYER (to say)

ARCHIVO NUBE

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Y para concluir