Costos e indicadores

Costos e Indicadores Costos e Indicadores LogísticosLogísticos

www.highlogistics.com logistics@une.net.co

POR:POR:

HIGH LOGISTICS LTDA HIGH LOGISTICS LTDA CONSULTORÍA Y FORMACIÓN EN LOGÍSTICA INTEGRALCONSULTORÍA Y FORMACIÓN EN LOGÍSTICA INTEGRAL

Recuperar Utilidades

• Mejora de los niveles de servicio.• Menor número de faltantes.• Reducción en los costes logísticos, de

administración y operación.

administración y operación.• Reducción de inventarios.• Menores ciclos de recuperación.• Diferir las inversiones.• Desinversión en activos fijos.

Analizamos los Procesos de Negocios

Sistema Logístico•Ubicación•Estrategia de operación•Adm. De Inventarios

Metas de negocios y estrategias

Requerimientos de servicio al cliente

Esta definido y alineado su Sistema Logístico?

•Adm. De Inventarios•Transito y transporte•Métodos de Planeación • Control•Organización

Planeación logística integrada

Diseño de sistemas integrados de adm.logística

Medidas generales de funcionamiento

Nuevos Escenarios

Datos a Tener en Cuenta?

COSTOS E INDICADORES LOGISTICOSDiciembre 2009

Diciembre 2009

COSTOS COSTOS

LOGISTICOSLOGISTICOS

ESQUEMA DEL SISTEMA LOGÍSTICOESQUEMA DEL SISTEMA LOGÍSTICOESQUEMA DEL SISTEMA LOGÍSTICOESQUEMA DEL SISTEMA LOGÍSTICOESQUEMA DEL SISTEMA LOGÍSTICOESQUEMA DEL SISTEMA LOGÍSTICOESQUEMA DEL SISTEMA LOGÍSTICOESQUEMA DEL SISTEMA LOGÍSTICO

SUMINISTROSTRANSPORTEPRIMARIO • PROCESAM. DE

ORDENES.

• MANEJO DE

TRANSPORTESECUNDARIO

PUNTOS DEENTREGA

PLANTA DE PRODUCCIÓN

• ALMACEN/TO

• MANEJO DE MCIA.

• REEMPAQUE

• MANEJO DE INFORMACIÓN

IMPORTANCIA COSTOS LOGÍSTICOSIMPORTANCIA COSTOS LOGÍSTICOS

SITUACIÓN ACTUAL:

� RENTABILIDAD.� EFICIENCIA OPERATIVA.� ROTACION.� SERVICIO AL CLIENTE.

OBJETIVO DE LAS EMPRESAS

� SERVICIO AL CLIENTE.� OPTIMIZACIÓN DE COSTOS.

� CAUSAS:� MÁRGENES PEQUEÑOS.� ALTA COMPETTIVIDAD Y LIBRE MERCADO� SER MAS COMPETITIVOS.� CONTROLAR LOS COSTOS OCULTOS.

COSTOS DE LA CADENA DE COSTOS DE LA CADENA DE DISTRIBUCIÓNDISTRIBUCIÓN

VARIABLES LOGISTICAS

% COSTOS LOGISTICOS

% COSTO LOGIST.

TRANSPORTE 3.13 43.4

BODEGAJE 1.78 24.7

INVENTARIOS 1.61 22.4

PROC. PEDIDOS 0.34 4.70

ADMINISTRACION 0.32 4.40

OTROS 0.02 0.00

7.2% 100%

Benchmarking de Costos Benchmarking de Costos Logísticos. Logísticos.

Fuente IAC Colombia. II 2002

2. EMPRESA COMERCIAL O DISTRIBUIDORA+ VENTAS INGRESOS- COSTOS MERCANCIA VENDIDA

DEVOLUCIONESDESCUENTOS

- GASTOS DE VENTAS Y ADMONTRANSPORTE

COSTOS LOGÍSTICOS vs....COSTOS LOGÍSTICOS vs....COSTOS LOGÍSTICOS vs....COSTOS LOGÍSTICOS vs....COSTOS LOGÍSTICOS vs....COSTOS LOGÍSTICOS vs....COSTOS LOGÍSTICOS vs....COSTOS LOGÍSTICOS vs....

TRANSPORTEBODEGAJEEMBALAJES

- MARGEN OPERACIONAL- GASTOS FINANCIEROS- UTLIDAD NETA

COSTOS LOGÍSTICOS

INGRESOS - COSTOS LOG= UTILIDAD ATRIBUIBLE A LA LOGÍSTICA

1. EMPRESA INDUSTRIAL INGRESOS

- COSTOS PRODUCTOS VENDIDOS

COMPRAS

PRODUCCION

- GASTOS DE VENTAS Y ADMON

PROCESAMIENTO PEDIDOS

TRANSPORTE

COSTOS LOGÍSTICOS VsCOSTOS LOGÍSTICOS VsCOSTOS LOGÍSTICOS VsCOSTOS LOGÍSTICOS VsCOSTOS LOGÍSTICOS VsCOSTOS LOGÍSTICOS VsCOSTOS LOGÍSTICOS VsCOSTOS LOGÍSTICOS VsEST. FINAN.EST. FINAN.EST. FINAN.EST. FINAN.EST. FINAN.EST. FINAN.EST. FINAN.EST. FINAN.

COSTOS

TRANSPORTE

BODEGAJE

INVENTARIOS.

EMBALAJES

MARGEN OPERACIONAL

- GASTOS FINANCIEROS

- UTLIDAD NETA

COSTOS LOGÍSTICOS

INGRESOS - COSTOS LOG= UTILIDAD ATRIBUIBLE A LA LOGÍSTICA

RELACIÓN COSTO DE TRANSPORTE,RELACIÓN COSTO DE TRANSPORTE,RELACIÓN COSTO DE TRANSPORTE,RELACIÓN COSTO DE TRANSPORTE,RELACIÓN COSTO DE TRANSPORTE,RELACIÓN COSTO DE TRANSPORTE,RELACIÓN COSTO DE TRANSPORTE,RELACIÓN COSTO DE TRANSPORTE,NÚMERO BODEGAS E INVENTARIOSNÚMERO BODEGAS E INVENTARIOSNÚMERO BODEGAS E INVENTARIOSNÚMERO BODEGAS E INVENTARIOSNÚMERO BODEGAS E INVENTARIOSNÚMERO BODEGAS E INVENTARIOSNÚMERO BODEGAS E INVENTARIOSNÚMERO BODEGAS E INVENTARIOS

COSTO DEL

SISTEMA

NUMERO DE C.D.

COSTO DEL TRANSPORTE

COSTO DEL INVENTARIO Y SERVICIO

PTO EQUILIB.

VENTAS Vs SERVICIOVENTAS Vs SERVICIO

Ingresos por Servicio

Contribución al Beneficio

Costos Logísticos

en: Costo

Beneficios ($)

Logísticos

Curva de Contribución al

Beneficio

en: Costo

Beneficios ($)

DIA CERO

DIA 30

DIA 45

DIA 80

DIA 95

DIA 140

COMPRA RECIBO PAGO PRODUCCION VENTA COBRO

CICLO DE CAJA Vs CICLO DE INVENTARIOSCICLO DE CAJA Vs CICLO DE INVENTARIOS

95 DIAS

CICLO DEL INVENTARIO

CICLO DE CAJA

65 DIAS

Reduciendo el ciclo de inventario se mejora el ciclo de caja aumentando la liquidez de la empresa

Costos LogísticosLas operaciones logísticas se encuentran

agrupadas en cinco procesos: • Gestión del Suministro• Almacenamiento

• Almacenamiento• Procesamiento de Pedidos y Servicio al

Cliente• Transporte y Distribución• Planeación y Gestión del Inventario

DETALLE COSTOS LOGÍSTICOSDETALLE COSTOS LOGÍSTICOSDETALLE COSTOS LOGÍSTICOSDETALLE COSTOS LOGÍSTICOSDETALLE COSTOS LOGÍSTICOSDETALLE COSTOS LOGÍSTICOSDETALLE COSTOS LOGÍSTICOSDETALLE COSTOS LOGÍSTICOS

APROVISIONAMIENTO

ALMACENAMIENTO

3 PEDIDOS3 COMPRAS

3 ESPACIO 3 ARRIENDO3 IMPUESTOS 3 SEGUROS

SALARIO PERSONALCOMUNICACIONESDOCUMENTOS

TENENCIA INVENTARIO

COSTO OPORT.

ROPTURA STOCK

DISTRIBUCION

ADMINISTRACION

3 SEGUROS3 MTTO Y REP.

3 EMBALAJE3 TRANSPORTE3 UNITARIZACION

3 ADMINISTRACION PERSONAL3 FLUJOS DE INFORMACION

CONTROL EXIST.

FLETES

COSTOS OCULTOSCOSTOS OCULTOSCOSTOS OCULTOSCOSTOS OCULTOSCOSTOS OCULTOSCOSTOS OCULTOSCOSTOS OCULTOSCOSTOS OCULTOS

OBSOLESCENCIA DETERIOROS Y DAÑOS

DEVOLUCIONES RETRASOS DESPACHOS

ROTURA DE STOCKNO EXISTENCIA EN EL MOMENTO DE

DESPACHAR.ë VALOR VENTAS NO REALIZADASë PERDIDA DE IMAGENë FAVORECE LA COMPETENCIA

DEVOLUCIONES

DIFERENCIAS DE CANTIDADES

INVENTARIADAS(ERRORES Y/O HURTOS)

RETRASOS DESPACHOS

LOS COSTOS DELOS COSTOS DELOS COSTOS DELOS COSTOS DEABASTECIMENTO Y COMPRASABASTECIMENTO Y COMPRASABASTECIMENTO Y COMPRASABASTECIMENTO Y COMPRAS

GESTIÓN DE INVENTARIOSGESTIÓN DE INVENTARIOSGESTIÓN DE INVENTARIOSGESTIÓN DE INVENTARIOSGESTIÓN DE INVENTARIOSGESTIÓN DE INVENTARIOSGESTIÓN DE INVENTARIOSGESTIÓN DE INVENTARIOS

COSTOS ASOCIADOS A LAS CANTIDADES PEDIDAS

• IMPUESTOS Y SEGUROS• RIESGO DE PERDIDA DADO POR ROBO• COSTO DE OPORTUNIDAD

• COSTO DE OPORTUNIDAD• COSTO DE COLOCAR ORDENES• SELECCIÓN DEL PROVEEDOR, SEGUIMIENTO, Y OTROS

CONTACTOS• RECOLECCIÓN Y PAGO DE FACTURAS• RECIBO , INSPECCIÓN Y MANEJO• PREPARACIÓN Y MANEJO SOBRE DOCUMENTO

AUTORIZADO

Gestión del SuministroGestión del SuministroA. Aprovisionamiento y Compras

1.Departamento de Compras2. Fletes del aprovisionamiento3. Comunicaciones4. Papelería

B. Mantenimiento de Materiales1. Costo Financiero del Inventario de Materiales

1. Costo Financiero del Inventario de Materiales2. Pérdidas de Inventario: Mermas, daños y obsolescencia3. Seguros

C. Almacenamiento de Materias Primas y Material de Empaque1. Depreciación o arrendamiento del espacio para almacenamiento2. Personal de la bodega de materiales3. Depreciación de equipos, muebles y enseres4. Servicios públicos

COSTO DE PROCESAR UNA COSTO DE PROCESAR UNA ORDEN DE COMPRAORDEN DE COMPRA

Manual 105

Computador 52EDI 22EDI + Código de Barras 16

US $US$ 105

US$ 52

Manual Computador EDI EDI + Códigode Barras

es US$ 52

US$ 22

LOS COSTOS DE LOS LOS COSTOS DE LOS LOS COSTOS DE LOS LOS COSTOS DE LOS INVENTARIOSINVENTARIOSINVENTARIOSINVENTARIOS

GESTIÓN DE INVENTARIOSGESTIÓN DE INVENTARIOSGESTIÓN DE INVENTARIOSGESTIÓN DE INVENTARIOSGESTIÓN DE INVENTARIOSGESTIÓN DE INVENTARIOSGESTIÓN DE INVENTARIOSGESTIÓN DE INVENTARIOS

COSTOS INTEGRALES DE INVENTARIOS

• COSTOS DE MANTENER EL INVENTARIO (CARRYNG COST)

• COSTOS DE OPORTUNIDAD (FINANCIEROS)

• COSTOS DE OPORTUNIDAD (FINANCIEROS)• COSTOS DE MANJEO Y MANIPULACION (DAÑOS Y

DETERIORO)• COSTOS DE OBSOLESCENCIA (DADOS DE BAJA)• COSTOS DE PERDIDAS Y FALTANTES (ROBOS)

COSTOS TOTAL INVENTARIOS

• COSTO INVERSION

POSESIÓN

• COSTO DE PEDIR

• COSTO DEVOLUCIONES

RENOVACIÓN ROTURA DE STOCK

INVERSION

• COSTO RIESGO

• COSTO CIUDADO

• IMPUESTOS

PEDIR (ORDENAR)

• COSTO DE SEGUIMIENTO

• COSTO DE DESPACHAR

DEVOLUCIONES

• COSTO PEDIDOS ESPECIALES

• COSTO TRANSPORTE ADICIONAL

• COSTO OCULTOS

COSTOS ASOCIADOS CON LAS DECISIONES DE CANTIDADES PEDIDAS

• Carryng inventory: no incluye el costo de los ítems en sí mismos. Se denota el costo relacionado con el mantenimiento de los ítems del inventario. Es usualmente

mantenimiento de los ítems del inventario. Es usualmente expresado como porcentaje del costo del inventario para un año

• Costos de las instalaciones del C.D• Cargo, manejo y transporte• Riesgo de obsolescencia dado por cambios

en la ingeniería o averías

Costos en la Gestión de Costos en la Gestión de InventariosInventarios

SUMA DE COSTOS DE MANTENER INVENTARIOSSUMA DE COSTOS DE MANTENER INVENTARIOS

VALOR DE INVENTARIO PROMEDIOVALOR DE INVENTARIO PROMEDIOI =I =

Proporción de los elementos del Costo de llevar Inventarios

% ProporciónInterés y Costo de Oportunidad 25 77%Obsolecencia y Deterioro 2 6%Almacenamiento y Manejo 4 12%Impuestos 1 3%Seguros 0,5 2%

32,5 100%Journal of Business Logistics. N° 89. 1996. "Economic Lot- Size Models for Cooperative Organizations"

•Costo de escasez o costos de agotar existencias:Son complejos de estimar. Se pueden asumir como una

Son complejos de estimar. Se pueden asumir como unaventa perdida o como un pedido pendiente. En el primercaso se convierte en la ausencia de un ingreso. En elsegundo caso se convierte en un costo extra deactividades y de trámite. En ambos casos se da a lugarun incuantificable muy grande que es la pérdida deconfianza de los clientes o hasta el cliente mismo.

LOS COSTOS DE LOS COSTOS DE LOS COSTOS DE LOS COSTOS DE BODEGAS Y ALMACENES BODEGAS Y ALMACENES BODEGAS Y ALMACENES BODEGAS Y ALMACENES

Almacenamiento de Producto Terminado

A. Costos Directo de Manipulación

1. Salario personal2. Depreciación de equipos

B. Costos Directos de Almacenamiento

1. Depreciación/arrendamiento de la bodega

2. Depreciación de equipos3. Arrendamiento de equipos4. Combustible y lubricantes5. Mantenimiento y repuestos6. Llantas7. Depreciación y reparación de

estibas y canastas8. Multas, daños, robos

la bodega2. Mantenimiento de la bodega3. Depreciación de la estantería4. Financiamiento estantería5. Mantenimiento estantería6. Impuestos 7. Seguros sobre la

infraestructura8. Servicios públicos y seguridad

C. Costos Administrativos

1. Salarios

Almacenamiento de Producto Terminado

2. Depreciación equipos de oficina3. Mantenimiento equipos de oficina4. Comunicaciones5. Papelería e implementos de oficina6. Pérdidas por daños, robos y errores

OBJETIVO: Controlar el valor unitario del costo

por almacenamiento propio o contratado..

DEFINICIÓN: consiste en relacionar el costo del almacenamiento y el numero de unidades almacenadas en un periodo determinado.

COSTO UNIDAD ALMACENADA

FORMULA=COSTO DEL ALMACENAMIENTO

-----------------------------------NUMERO DE UNID. ALAMACENADAS

NOTA: SIRVE PARA COMPARAR EL COSTO POR UNIDAD ALMACENADA Y ASI PODER DECIDIR SI ES MAS RENTABLE SUBCONTRATAR EL SERVICIO DE ALMACENAMIENTO O TENERLO PROPIO.

OBJETIVO: Controlar los costos unitarios por manejo de las unidades de carga de la bodega.

DEFINICIÓN: Porcentaje de manejo por unidad sobre

las gastos operativos del centro de distribución.

COSTO POR UNIDAD DESPACHADA

FORMULA=COSTO TOTAL OPERATIVO BODEGA-------------------------------TOTAL UNIDADES DESPACHADAS

NOTA: SIRVE PARA COSTEAR EL PORCENTAJE DEL COSTO DE MANIPULAR UNA UNIDAD DE CARGA EN LA BODEGA O CENTRO DISTRIBUCIÓN

SUMA DE COSTOS DE MANTENER INVENTARIOSSUMA DE COSTOS DE MANTENER INVENTARIOS

VALOR DE INVENTARIO PROMEDIOVALOR DE INVENTARIO PROMEDIOI =I =

Proporción de los elementos del Costo de llevar Inventarios

% ProporciónInterés y Costo de Oportunidad 25 77%Obsolecencia y Deterioro 2 6%Almacenamiento y Manejo 4 12%Impuestos 1 3%Seguros 0,5 2%

32,5 100%Journal of Business Logistics. N° 89. 1996. "Economic Lot- Size Models for Cooperative Organizations"

•Costo de escasez o costos de agotar existencias:Son complejos de estimar. Se pueden asumir como una

Son complejos de estimar. Se pueden asumir como unaventa perdida o como un pedido pendiente. En el primercaso se convierte en la ausencia de un ingreso. En elsegundo caso se convierte en un costo extra deactividades y de trámite. En ambos casos se da a lugarun incuantificable muy grande que es la pérdida deconfianza de los clientes o hasta el cliente mismo.

OBJETIVO: Controlar el valor unitario del costo

por almacenamiento propio o contratado..

DEFINICIÓN: consiste en relacionar el costo del almacenamiento y el numero de unidades almacenadas en un periodo determinado.

COSTO UNIDAD ALMACENADA

FORMULA=COSTO DEL ALMACENAMIENTO

-----------------------------------NUMERO DE UNID. ALAMACENADAS

NOTA: SIRVE PARA COMPARAR EL COSTO POR UNIDAD ALMACENADA Y ASI PODER DECIDIR SI ES MAS RENTABLE SUBCONTRATAR EL SERVICIO DE ALMACENAMIENTO O TENERLO PROPIO.

OBJETIVO: Controlar los costos unitarios por manejo de las unidades de carga de la bodega.

DEFINICIÓN: Porcentaje de manejo por unidad sobre

las gastos operativos del centro de distribución.

COSTO POR UNIDAD DESPACHADA

FORMULA=COSTO TOTAL OPERATIVO BODEGA-------------------------------TOTAL UNIDADES DESPACHADAS

NOTA: SIRVE PARA COSTEAR EL PORCENTAJE DEL COSTO DE MANIPULAR UNA UNIDAD DE CARGA EN LA BODEGA O CENTRO DISTRIBUCIÓN

OBJETIVO: Calcular los gastos de la bodega respecto al

total de despachos efectuados.

DEFINICION: De cada 100 pesos que se despachan, que

porcentaje es atribuido a los gastos de operación.

COSTOS POR 100 PESOS DESPACHADOS

porcentaje es atribuido a los gastos de operación.

FORMULA=TOTAL VENTAS O DESPACHOS--------------------------------TOTAL COSTO OPERATIVO

NOTA: SIRVE PARA COSTEAR EL PORCENTAJE DE LOS GASTOS OPERATIVOS DE LA BODEGA RESPECTO A LA VENTAS DE LA EMPRESA

OBJETIVO: Controlar la contribución de las unidades despachadas por persona bodega..

DEFINICIÓN: consiste en conocer el # de unidades o cajas

despachadas por cada empelado del total despachado.

COSTO UNIDADES DESPACHADAS X EMPLEADO

despachadas por cada empelado del total despachado.

FORMULA=TOTAL UNIDADES DESPACHADAS------------------------------------NUMERO DE EMPLEADOS BODEGA

NOTA: SIRVE PARA COMPARAR LA PARTICIPACION EN UNIDADES DE CADA EMPLEADO Y PODER C OMPARAR CON OTRAS BODEGAS AFINES.

OBJETIVO: Cuantificar el costo del área de almacenamiento

respecto a los costos de operación interna.

DEFINICIÓN: consiste en conocer el valor de mantener un

COSTO METRO CUADRADO

DEFINICIÓN: consiste en conocer el valor de mantener un

metro cuadrado de bodega.

FORMULA=COSTO TOTAL OPERATIVO BODEGA------------------------------------TOTAL AREA DE ALMACENAMIENTO

NOTA: SIRVE PARA COSTEAR EL VALOR UNITARIO DE METRO CUADRADO Y ASI PODER NEGOCIAR VALORES DE ARRENDAMEINTO Y COMPARAR CON OTRAS CIFRAS DE BODEGAS SIMILARES.

LOS COSTOS DELLOS COSTOS DELLOS COSTOS DELLOS COSTOS DELTRANSPORTE DE CARGA Y TRANSPORTE DE CARGA Y TRANSPORTE DE CARGA Y TRANSPORTE DE CARGA Y

DISTRIBUCION DISTRIBUCION DISTRIBUCION DISTRIBUCION

Transporte Y Distribución De Producto Terminado

A. Transporte Subcontratado: Flete

B. Costos directos de transporte propio (si aplica) Salarios, Depreciación, Arrendamiento, Combustible y lubricante, Mantenimiento y

repuestos, Llantas, Papelería, Impuestos, Seguros Multas, daños, robos

C. Administración del transporte propio y la distribución interna1. Salario supervisores2. Depreciación equipo oficina3. Mantenimiento y reparaciones equipo oficina4. Mantenimiento 5. Comunicaciones6. Papelería e implementos de oficina

D. Devoluciones internas y externas

COMPONENTES DEL FLETECOMPONENTES DEL FLETE

FLETES

DISTANCIA Y

DESTINO

ALMACENAMIENTO

INSUMOS

UTILIDAD DEL

TRANSPORTADOR

FLETES ALMACENAMIENTO

ELEMENTOS DE TRANSPORTE

CIF DESTINOS, FOB PLANTA Y ALMACEN

FORMA DE PAGO

Precios que cobran las compañías transportistas por sus servicios.

FLETESFLETES

�PESO ( $ / TON )

TARIFAS EN FUNCIÓN DE

�PESO ( $ / TON )

� PAQUETEO ( $ / CAJA , FUNCION KILOS)

�VOLUMEN (PESO PROMEDIO)

�DISTANCIA ( KILÓMETROS)(CIUDADES)

TIPOS DE FLETE MARÍTIMOTIPOS DE FLETE MARÍTIMO

VARIABLE (BASE)

VOLUMEN

FACTORES QUE INFLUYEN

PRODUCTO

UNIDAD COMERCIAL

AD - VALOREM

PESO VOLUMEN+ AD - VALOREM

VR. COMERCIAL

RELACIÓN PESO / VOL

MERCANCÍA PELIGROSA

TIPO DE ESTIBA

FLETE PREPAGADO

FLETE POR COBRARMODALIDADES

CALCULO TAMAÑO FLOTA TRANSPORTE

PROPIO

DISTANCIA KM2FORMULAS

CF + CV1X1 = C2 VX1 (FLETE)

X(CV1 - CV2)= CFX = CF

CV1-CV2

= Z+ PUNTO DE EQUILIBRIO

ANALISIS TRANSPORTE ANALISIS TRANSPORTE CONTRATADOCONTRATADO

VENTAJASVENTAJAS

•MAYOR DEDICACIÓN A OTRAS AREAS DE LA EMPRESA

•CARGAS Y VIAJES VARIABLES PUEDEN SER ABASTECIDOS

DESVENTAJASDESVENTAJAS

PERDIDA DE CONTACTO DIRECTO CON EL CONSUMIDOR

•RETROALIMENTACIÓN Y PROBLEMAS DE COMUNICACIÓN

PUEDEN SER ABASTECIDOS

•LOS COSTOS DE OPERACIÓN SON VARIABLES Y FLEXIBLES

•EL TRANSPORTADOR PUEDE PROMOVER UN SERVICIO MÁS EFICIENTE (ESPECIALIZADO)

•REDUCCIÓN EN LA INVERSION EN CAPITAL DE TRABAJO

COMUNICACIÓN

•RIESGO DE REDUCIR EL SERVICIO AL CLIENTE

•FALTA DE INFORMACIÓN VERAZ Y OPORTUNA ANTE PROBLEMAS

•POSIBLE RIESGO DE PERDIDA DE CLIENTES

OBJETIVO: Controlar el costo del transporte respecto alas

ventas de la empresa.

DEFINICIÓN: consiste en controlar el rubro respecto a las ventas

COSTOS DE TRANSPORTE

generadas en un periodo determinado.

FORMULA=COSTO DEL TRANSPORTE------------------------VALOR VENTAS TOTALES

NOTA: SIRVE PARA CONOCER EL PORCENTAJE DE LOS GASTOS POR TRANSPORTE Y ASI PODER APLICAR MEDIDAS QUE REDUZCAN ESTE IMPORTANTE COSTO LOGISTICCO.

OBJETIVO: Controlar la contribución de cada conductor

dentro de los gastos totales de transporte.

DEFINICIÓN: consiste en conocer el costo por de cada

COSTO POR CONDUCTOR

conductor dentro del total de gastos.

FORMULA=

COSTO TOTAL TRANSPORTES------------------------------NUMERO DE CONDUCTORES

NOTA: SIRVE PARA COSTEAR LA CONTRIBUCIÓN Y RELACIÓN DE CADA CONDUCTOR SOBRE LOS GASTOS GENERADOS EN TRANSPORTE.

Procesamiento de Pedidos y Servicio al Cliente

1. Salario personal2. Depreciación/arrendamiento del espacio3. Depreciación de equipos, muebles y enseres de oficina

3. Depreciación de equipos, muebles y enseres de oficina4. Comunicaciones5. Sistemas de información

LOS COSTOS DELOS COSTOS DELOS COSTOS DELOS COSTOS DELA LOGISTICA LA LOGISTICA LA LOGISTICA LA LOGISTICA

INTERNACIONAL (DFI)INTERNACIONAL (DFI)INTERNACIONAL (DFI)INTERNACIONAL (DFI)

Participación de la DFI en el Comercio Participación de la DFI en el Comercio Internacional (Colombia)Internacional (Colombia)

Comercializ.

Producción45%

Comercializ.25%

D.F.I.30%

PARAMETROS BASICOS DEL DFIPARAMETROS BASICOS DEL DFI

Directos:- Embalaje- Marcado

Indirectos:- Admón.(sueldos y salarios

- Duración decada servicio- Interfases

-Cumplimiento- Confiabilidad- Frecuencia

Costos TiempoCalidadservicios

- Marcado- Unitarización- Documentación- Manipulación- Transporte- Almacenaje- Aduaneros- Bancario- Agentes

(sueldos y salarios- Inventario(costo financiero)

- Interfases- Tiempo totalde tránsito- Tiempo deentrega

- Frecuencia- Velocidad- Comunicación- Otros

Matrices: País Exportador, deTránsito Internacional, PaísImportador y Resumen

I. EMBALAJE

Es la preparación para su envío al cliente extranjero, los numerosos gastosincurridos tiene lugar en el país exportador, y es el primer componente decosto de la DFI

II. MARCADOSe relaciona y complementa con el embalaje de la mercancía. La operación

COSTOS DIRECTOS DEL DFI

Se relaciona y complementa con el embalaje de la mercancía. La operaciónse realiza, en su totalidad en el país exportador.

III. DOCUMENTACIÓNIncluye los gastos en que se incurre para obtener la documentaciónrequerida, tanto en el país exportador como en el país importador.

IV. UNITARIZACIONEs la operación de juntar las piezas de carga en unidades como paletas o contenedores,y se lleva a cabo en el país exportador, el proceso contrario en el país importador.

V. ALMACENAMIENTOEs el almacenamiento de los productos que se movilizan a través de lasoperaciones de la DFI, en el país exportador en embarque internacional odurante el transito aduanero y antes de llegar al local del importador en elpaís importador.

COSTOS DIRECTOS DEL DFI(continuación)

VI. MANIPULEOEs la manipulación a los productos (unidad de carga) desde el local delexportador al importador y a través del transito aduanero (cargue, descargue,rupturas de carga).

VII. ADUANEROSEs una revisión general de los mecanismos que gobiernan los derechos eimpuestos de aduana.

VIII. TRANSPORTEEs el pago por el servicio de transporte de mercancías, llamado “FLETE”. Este se definecomo la suma pagada al porteador por el traslado de mercancías a través de toda lacadena del DFI (ORIGEN - DESTINO).

IX. SEGUROEs uno de los servicios esenciales del comercio internacional vincula tres (3) elementosentre sí: el asegurado (exportador o importador), el asegurador (compañías de seguros)y el objeto asegurado (carga).

COSTOS DIRECTOS DEL DFI(continuación)

X. BANCARIOSSe genera en el país exportador o importador y esta relacionado con las condicionesestipuladas en el contrato de pagos internacionales que rige la transacción dentro delmarco del contrato de compraventa internacional.

XI. AGENTESDelegar en un departamento especializado externo o en agentes especializados el manejode toda la operación o parte de ella.

No obstante, en los dos (2) casos es conveniente que los exportadores e importadoressupervisen el proceso de la cadena de distribución en todos los productos.

• Pérdida del cliente• Pérdida de mercados

Consecuencias de una inadecuada gestión de DFI

Costos ocultos

• Pérdida de mercados• Pérdida de imagen• Exceso de inventarios• Mayor costo por tiempo de ejecutivos• Administración de quejas• Reprocesos: -Producción -Comercialización

“Lo que no se mide no sepuede controlar, y lo que no secontrolar no se puede

controlar no se puedegestionar”.

INDICADORES

LOGISTICOS

Indicadores de Gestión Empresariales

El término "Indicador" en el lenguaje común, se refiere a datosesencialmente cuantitativos, que nos permiten darnos cuenta decómo se encuentran las cosas en relación con algún aspecto de la

cómo se encuentran las cosas en relación con algún aspecto de larealidad que nos interesa conocer. Los Indicadores pueden ser:medidas, números, hechos, opiniones o percepciones que señalencondiciones o situaciones específicas.

Generalidades

Niveles de referencia: El acto de medir se realiza con base en lacomparación y para ello se necesita una referencia contra la cualcontrarrestar el resultado del indicador. Existen varios niveles: elhistórico, el estándar, el teórico, el que requieren los usuarios, los dela competencia, por política, los de consenso y los planificados.

Responsabilidad: Quién debe actuar de acuerdo al comportamiento

Responsabilidad: Quién debe actuar de acuerdo al comportamientodel indicador con respecto a las referencias escogidas.

Puntos de lectura e instrumentos: Se debe definir quién hace,organiza las observaciones y define las muestras y con quéinstrumentos.

Generalidades

Periodicidad: Es fundamental saber con qué frecuencia se debenhacer las lecturas: diaria, semanal o mensualmente.

Sistema de información: Debe garantizar que los datos obtenidosen las mediciones se presenten adecuadamente (agilidad yoportunidad) al momento de la toma de decisiones, para lograrrealizar la retroalimentación rápida en las actividades.

realizar la retroalimentación rápida en las actividades.

Consideraciones de gestión: Se necesita acumular elconocimiento generado por la experiencia en las actividades oprocesos y describir los beneficios generados por la implantación deindicadores como herramientas para la mejora continua de losprocesos en la organización.

Eficacia

Efectividad Productividad

Satisfacción cliente

Calidad de ejecución

Tiempo

Indicadores de Gestión Logística

Eficiencia

Recursos empleados

Satisfacción cliente

Calidad de ejecución

Tiempo

Características de los Indicadores de Gestión

Nombre: La identificación y la diferenciación de un indicador es vital, y su nombre,además de concreto debe definir claramente su objetivo y utilidad.

Forma de Cálculo: Se debe tener muy claro la fórmula matemática para el cálculo desu valor, lo cual indica la identificación exacta de los factores y la manera como ellosse relacionan.

Unidades: El valor de un determinado indicador está dado por las unidades las cualesvarían de acuerdo con los factores que se relacionan.

Glosario:

Glosario: Es fundamental que el indicador se encuentre documentado en términos deespecificar de manera precisa los factores que se relacionan en su cálculo. Ejemplo:

Manual o cartilla de indicadores, en la cual se especifican todos los aspectos atinentesa los indicadores que maneje la organización.

Metas Establecidas: El indicador debe tener un valor óptimo planteado como objetivoa alcanzar, lo que permite su comparación y seguimiento.

Comportamiento histórico del indicador: Establece la tendencia.

Generación de valor: El mejor valor logrado para dicho indicador, bien sea en laorganización o fuera de la misma.

Esquema de Implantación

1. Identificar el proceso a medir2. Conceptualizar cada paso del proceso3. Definir el objetivo del indicador y cada variable a medir4. Recolectar información inherente al proceso5. Cuantificar y medir las variables6. Establecer el indicador a controlar7. Comparar con el indicador global y el de la competencia

7. Comparar con el indicador global y el de la competenciainterna

8. Seguir y retroalimentar las mediciones periódicamente9. Mejorar continuamente el indicador10.Proyección y benchmarking externos

Matriz Logística de los Indicadores de Gestión

Se construye una tabla de procesos logísticos claves dedesempeño y se les asignan los indicadores de gestiónmás enfocados y relevantes de su operación logística yclasificados por el tipo de indicador que se desea medirpara tomar no solo correctivos a nivel interno sino como

para tomar no solo correctivos a nivel interno sino comocompararse con las mejores prácticas de cada sector paraconocer la brecha logística que existe en su mercadocompetitivo y así tomar medidas correctivas demejoramiento continuo.

Matriz Logística de los Indicadores de Gestión

Indicadores Financieros y Operativos

Miden el costo total del proceso, es decir el valor monetariode servir a los clientes y planear, administrar, adquirir,distribuir y almacenar el inventario con destino a losclientes.

Indicadores Financieros y Operativos

Costos de Capital: Miden el costo de oportunidad de la empresa de tener recursosfinancieros atados a activos de la operación, los cuales se entienden por: Infraestructurafísica, flota de transporte, equipos de comunicaciones, y manejo de materiales(Estibadores, terminales de radio frecuencia, etc.), este indicador se calcula como:

Costos de Capital = valor total de los activos * tasa de capitalización de los activos

Costos Operativos: Miden los costos asociados a la ejecución y desempeño de lasactividades inherentes a los procesos logísticos y productivos, estos pueden ser:

Costo de la bodega por metro cuadradoCosto de despacho por unidadCosto operativo de bodega por empleadoCosto de transporte por camiónCosto de transporte por conductorCosto de transporte por unidad transportada

Indicadores de Tiempo

Ciclo total de un pedido: tiempo transcurrido desde el momento queun cliente pone el pedido hasta que el producto está entregado yfacturado y en algunos casos, cobrado.Ciclo de la orden de compra: indicador para los controlar los tiemposde respuesta y entrega de los proveedores.Ciclo de un pedido en bodega o almacén: tiempo que transcurredurante la gestión del pedido desde que es hecho el requerimiento en

durante la gestión del pedido desde que es hecho el requerimiento enel almacén hasta que este es despachado al cliente final.Tiempo de tránsito: lapso de tiempo que transcurre durante eltransporte de mercancías.Horizonte del pronóstico de inventarios: período de tiempo yfrecuencia de los estimados de demanda.

Indicadores de Calidad

Porcentaje de pedidos perfectos:

% de pedidos entrados correctamente% de pedidos completos con cantidades exactas% de pedidos recogidos con cantidades exactas% de pedidos empacados de acuerdo con cliente% de pedidos enviados sin daños o averías% de pedidos despachados a tiempo y al lugar indicado% de pedidos documentados perfectamente

% de pedidos documentados perfectamente

Porcentaje de Averías:

% de mermas de la mercancía% de averías en el empaque% de averías ocasionadas en el transporte

Indicadores de Productividad

Reflejan la capacidad de la función logística de utilizar eficientemente los recursosasignados, es decir, mano de obra, capital representado en inversiones de inventarios,vehículos, sistemas de información y comunicaciones, espacios de almacenamiento, etc.

El objetivo general de los recursos de logística es generar ventas, es decir, llegar a losmercados eficientemente optimizando los costos y mejorando márgenes de rentabilidad.

Como ejemplo de estos indicadores se presentan los siguientes:Número de cajas movidas por hombre

Número de cajas movidas por hombreNúmero de pedidos despachadosNúmero de órdenes recepcionadasNúmero de unidades almacenadas por metro cuadradoCapacidad de almacenamiento en estibas

Definición• Un SLA es un protocolo plasmado

normalmente en un documento decarácter legal por el que una compañíaque presta un servicio a otra se

Acuerdo de Niveles de Servicio ANS

que presta un servicio a otra secompromete a prestar el mismo bajo unasdeterminadas condiciones y con unasprestaciones mínimas

• Un SLA tratará de mantener y degarantizar la calidad de un serviciobrindado a un cliente

Definición• Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA), es el

mantenimiento de la disponibilidad de undeterminado servicio basado en uncompromiso que puede ser medido ydemostrado, del nivel de cumplimiento en suejecución.

• En un SLA se pueden establecer tantos

• En un SLA se pueden establecer tantosindicadores como se estime necesario y desu evaluación se obtienen por ejemplopenalizaciones a la empresa suministradora,identificación de puntos débiles del procesoe indicaciones para procesos de mejoracontinua en determinadas actividades.

Puntos Claves• Necesidades de los usuarios• Alcances y exclusiones de los servicios• Responsabilidades y límites• Cada uno de los involucrados debe estar

representado en la creación y en el proceso denegociación del SLA

negociación del SLA• Los elementos constitutivos deben ser:

– Mensurables– Específicos

• A mayor detalle menor ocurrencia de:– Malos entendidos– Expectativas no satisfechas

• Permitir tomar acción cuando los resultados caen pordebajo de los objetivos definidos

• Indicadores:– Objetivos alcanzables– Evaluación e interpretación objetiva

• Los datos que componen las métricas deben:– Ser obtenibles y no ser modificables

Puntos Claves

– Ser obtenibles y no ser modificables– Ser entendibles y con objetivos claramente definidos– Ser íntegros: Significativos (reflejan lo que se intenta

medir), Precisos (numéricamente correctos), Seguros(sin posibilidad de manipulación o engaño) yrepresentativos (que dan cuenta de volumen detransacciones)

– Ser conocidos por el personal apropiado únicamente• El SLA seguramente cambiará con el tiempo

Las Cinco Principales Fallas de un ANS o SLA

• La organización toda (usuarios y TI) no están preparados– TI no está profesionalizado– TI no cuenta con herramientas de gestión (de infraestructura

y de servicios)– No forma parte de la cultura de la empresa el establecimiento

de acuerdos (menos aún el cumplimiento de los mismos)• El SLA fue redactado o muy sintéticamente o muy

• El SLA fue redactado o muy sintéticamente o muyextensamente, con un lenguaje vago o incomprensible, condefiniciones retóricas

• El SLA no es apoyado a su vez con Acuerdos de NivelesOperativos (establecidos con proveedores)

• El SLA no fue enfocado a las necesidades de las áreas usuarias• El SLA tiene objetivos de eficiencia inalcanzables, tanto para el

servicio de soporte como para los usuarios

Ejemplo de un ANS o SLA• Descripción y ubicación del grupo de usuarios• Aprobaciones recibidas• Período cubierto por el acuerdo• Servicios que serán provistos• Servicios que serán excluidos• Componentes soportados

• Componentes soportados• Componentes que son considerados críticos• Cómo pueden acceder los usuarios a los servicios

de soporte• Horario de atención del servicio de soporte• Opciones para atención del servicio de soporte

fuera de horario

• Responsabilidades del usuario• Responsabilidades del servicio de soporte• Límites del servicio de soporte• Procedimiento usuario para el registro de incidentes• Procedimientos internos de escalamiento• Procedimientos de seguimiento

Ejemplo de un ANS o SLA

• Procedimientos de seguimiento• Prioridad de los llamados y tiempos de respuesta

requeridos• Mediciones de servicio a ser alcanzadas• Reportes a ser generados por el servicio de soporte• Si hubieran, tarifas de soporte y pagos por uso del

servicio

• Identificar las variables que se encuentran en los objetivos delprograma o proyecto, en sus metas y en sus resultados,seleccionando los “conceptos claves”del programa o proyecto.

• Construir un significado colectivo de la variable (acuerdo sobre loque se entiende por cada variable).

• Combinar las variables en fórmulas matemáticas que resulten en

Aspectos relevantes en la construcción de los indicadores

• Combinar las variables en fórmulas matemáticas que resulten enindicadores que representan ámbitos específicos de lasvariables.

• Diseñar todos los indicadores que sean necesarios paraexpresar cada significado, cobertura o alcance de las variables.

• Priorizar y seleccionar los indicadores. Se requiere que el equipoidentifique un conjunto de criterios de ponderación y selecciónde indicadores de acuerdo con las

• características específicas del programa.

Interpretación de Indicadores de acuerdo a los polos de movimientos

Construcción de indicadores de economía, eficacia, perfeccionamiento, calidad, entre

Construcción de indicadores de economía, eficacia, perfeccionamiento, calidad, entre otros

Distribución de Indicadores de Gestión por Procesos

Se definen como el “COCIENTE ENTRE LA CAPACIDADUTILIZADA Y LA DISPONIBLE”

Indicadores de utilización para inventario• Horas de equipo utilizadas/horas de equipo disponibles.• Pedidos servidos/capacidad máxima de servir pedidos.

Indicadores de Utilización

• Pedidos servidos/capacidad máxima de servir pedidos.• Líneas de productos servidas/capacidad de líneas de

productos.• Unidades manipuladas/cantidad máxima de unidades que

es posible manipular• horas de inventario real mercancía/horas programadas

inventario.

Indicadores de utilización para administración• Horas de trabajo utilizadas/Horas de trabajo disponibles.• Volumen de pedidos procesado/capacidad de procesar

pedidos.• Pedidos recibidos/ Capacidad de procesar pedidos.• Horas dedicadas a responder reclamos/ horas

Indicadores de Utilización

• Horas dedicadas a responder reclamos/ horas disponibles.

Indicadores utilización para Bodegas• Área utilizada / Área disponible• Cantidad de productos recibidos / Capacidad de recepción • Horas muelle utilizadas / Capacidad muelle

Usado para calcular, entre otros:• Tiempo que se utiliza en mejorar los niveles de servicio en

un proyecto dado.• Nivel de la satisfacción del cliente.• Tiempo de mejoras de asuntos relacionados con los

niveles de servicio.

Indicadores de Rendimiento

niveles de servicio.• Impacto de la calidad de los recursos financieros

adicionales necesarios para realizar el nivel de serviciodefinido.

• Para una organización es necesario al menos que puedaidentificar sus propios KPI's.

La clave para esto son:• Tener predefinido de antemano un proceso de negocio.• Tener claros los objetivos/rendimiento requeridos en el

proceso de negocio.• Tener una medida cuantitativa/cualitativa de los resultados

y que sea posible su

Indicadores de Rendimiento

y que sea posible su• comparación con los objetivos.• Investigar variaciones y ajustar procesos o recursos para

alcanzar metas a corto plazo

Indicadores de productividad para bodegas• Cajas despachadas / Horas de trabajo• Costo mercancía despachada / Personal bodega.• Valor del inventario / Área mt2 bodegas• Costo de bodega / Costo mercancía despachada• Costo distribución / Ventas totales

• Costo distribución / Ventas totalesIndicadores de productividad para transporte• Vehículos cargados/Horas de trabajo de carga.• Peso cargado/Horas de trabajo de carga.• Unidades cargadas/Horas de trabajo de carga.• Tm x Km. transportadas/Horas de viaje.

Indicadores de productividad para almacenamiento• Valor de los artículos recibidos/Horas de trabajo.• Peso manipulado en recepción y expedición/Horas de

trabajo.• Pedidos servidos/Horas de trabajo.• Ordenes de compra procesadas/Horas de trabajo.

• Ordenes de compra procesadas/Horas de trabajo.• Grupos de productos previstos/Horas de trabajo.• Artículos previstos/Horas de trabajo.• Grupos de productos planeados/Horas de trabajo.• Artículos planeados/Horas de trabajo.• Transacciones de control de inventario/Horas de equipo.

Indicadores de productividad para administración• Valor de los pedidos introducidos/Horas de equipo.• Pedidos introducidos/Día.• Líneas de artículos introducidas/Día.• Pedidos introducidos/Costos totales.• Líneas introducidas/Costos totales.

• Líneas introducidas/Costos totales.• Valor de los pedidos introducidos/Costos totales.• Preguntas de clientes atendidas/Horas de trabajo.• Preguntas de clientes atendidas/Costo de comunicación

con clientes.

Costos e indicadores

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