Post on 21-Sep-2020
CÓDIGO DE
SERIESERIE CODIGO SUBSERIE/TIPOLOGiA UNIDAD
3 ACTAS 3.1 Actas Asamblea General Direccion
16 CIRCULARES 16.1 Circulares Direccion
31.1 Requerimientos Entes de Control y Vigilancia Direccion
*Requerimiento
*Pliego de cargos
*Respuesta
48.1 Derechos de Peticion Direccion
*Solicitud
*Respuesta
48.2 Quejas Direccion
*Solicitud
*Respuesta
48.3 Reclamos Direccion
*Solicitud
*Respuesta
48.4 Sugerencias Direccion
*Solicitud
*Respuesta
65.2 Sistema de Gestion de Calidad Direccion
*Formato Informe de Actividades
*Formato Lista Maestra de Documentos Externos
*Formato Lista Maestra de Documentos Externos
*Listado Maestro de Registros
*Formato de Medicion de Politica y Calidad
65 SISTEMAS DE GESTION
31ENTES DE CONTROL Y
VIGILANCIA
48PETICIONES, QUEJAS,
RECLAMOS Y SUGERENCIAS
CCD-CUADROS DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION GENERAL CODIGO: 10000
UBICACIÓN ESTRUCTURA
ORGANICA: CODIGO:
Archivo
Gestión
Archivo
CentralC.T E D S
3 ACTAS
3.1 Actas Asamblea General 2 3 X
16 CIRCULARES
16.1 Circular Interna
31 ENTES DE CONTROL
31.1 Requerimientos Entes de Control y Vigilancia 1 4 X X
*Requerimiento
*Pliego de cargos
*Respuesta
3
16.1 Circulares 2 3 X
TRD - TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
HOJA ___ 1___ DE ___2_____
CODIGO SERIE Y
SUBSERIENOMBRE SERIE, SUBSERIE/TIPOLOGiA
AÑOS DE
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
48PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y
SUGERENCIAS
48.1 Derechos de Peticion 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.2 Quejas 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.3 Reclamos 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.4 Sugerencias 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
65 SISTEMAS DE GESTION
65.2 Sistema de Gestion de Calidad 2 8 X X
*Formato Informe de Actividades
*Formato Lista Maestra de Documentos Externos
*Formato Lista Maestra de Documentos Externos
*Listado Maestro de Registros
*Formato de Medicion de Politica y Calidad
Elaboró: Leyda Duarte-
Acd Sistemas IntegradosCONVENCIONES
Revisó: CT: Conservación Total
Aprobó: E: Eliminación Firma:
D: Digitalización Nombre:
S: Selección Cargo:
RESPONSABLE DEL PROCESO
CÓDIGO: SO-GDO-F008
VERSIÓN: N° 04
2017
Esta subserie es considerada de carácter
Administrativo, se establece su
Conservación Total de acuerdo a la Ley
594 de 2000 (Art. 19, Parág.2).
Esta subserie es considerada de carácter
Administrativo, se establece su
Conservación Total de acuerdo a la Ley
Esta subserie es considerada de carácter
Administrativo, se establece su
Conservación Total de acuerdo a la Ley
594 de 2000 (Art. 19, Parág.2).
HOJA ___ 1___ DE ___2_____
OBSERVACIONES
Serie documental de valor Administrativo
y Fiscal, al perder sus valores primarios se
digitaliza y se elimina dejando un Acta
del Comité de Archivo.
Documentos electronicos en el Aplicativo
Eureka, se eliminan despues de dar
respuesta a las PQRS.
RESPONSABLE DEL PROCESO
Serie documental de valor Administrativo,
al perder sus valores primarios se
digitaliza y se elimina dejando un Acta
del Comité de Archivo.
CÓDIGO DE
SERIESERIE CODIGO SUBSERIE/TIPOLOGiA UNIDAD
3.18 Actas de Capacitacion Planeacion y Gestion
3.50 Actas de Comite Primario Planeacion y Gestion3.27 Actas de Comite de Eficacia Planeacion y Gestion3.50 Actas de Comite Primario Planeacion y Gestion3.62 Actas de Entrega de Premios Planeacion y Gestion
3.68 Actas de Formato Revision de
Capacitacion Planeacion y Gestion
3.91Actas de Revision de La Politica
Integral de la GestionPlaneacion y Gestion
3.93Actas de Seguimiento de
ResultadosPlaneacion y Gestion
31.1Requerimientos Entes de Control y
VigilanciaPlaneacion y Gestion
*Requerimiento
*Pliego de cargos
*Respuesta
35.1 Gestion de La Informacion Planeacion y Gestion
*Evidencia del Cargue de la
Informacion
*Solicitudes y Requerimientos de la
SSF
*Respuesta
35.4Gestion de Negocios Corporativos
de los NegociosPlaneacion y Gestion
*Prospectiva Corporativa:
*Vision, Mision y Objetivos
*Estrategias
*Cadena de Valor
*Competencias
35 GESTIONES
3 ACTAS
31
ENTES DE
CONTROL Y
VIGILANCIA
CCD-CUADROS DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
*BSC
*Prospectiva Negocio:
*Cadena de Valor
*Metas
*Matriz de Metas
*BSC Directivo
38.46Informes de Indicadores
Satisfaccion del ClientePlaneacion y Gestion
*Informe
*Encuestas de Satisfaccion al Cliente
*Sugerencias, Quejas, Reclamos o
Reconocimientos
*Te Endoso Mi Cliente
*Proactivos
38.48 Informes de Interventoria Planeacion y Gestion
*Carta Remisoria
*Informe
*Soporte Ejecucion del Contrato
38.52Informes de Oportunidad de
RespuestaPlaneacion y Gestion
*Carta Remisoria
*Informe
38.69Informes Oportunidad de
RespuestaPlaneacion y Gestion
*Carta Remisoria
*Informe
48.1 Derechos de Peticion Planeacion y Gestion
*Solicitud
*Respuesta
48.2 Quejas Planeacion y Gestion
*Solicitud
*Respuesta
48.3 Reclamos Planeacion y Gestion
*Solicitud
48
PETICIONES,
QUEJAS,
RECLAMOS Y
SUGERENCIAS
38 INFORMES
35 GESTIONES
*Respuesta
48.4 Sugerencias Planeacion y Gestion
*Solicitud
*Respuesta
59.4 Proyectos Corporativos Planeacion y Gestion
*Factibidad de Proyectos
*Solicitud o Requerimiento de la SSF
*Respuesta a los Requerimientos
*Informes de Seguimiento
61.2
Reportes Estadisticos a la
Superintendencia de Subsidio
Familiar
Planeacion y Gestion
*Informe
*Estadistica Reportadas a
Supersubsidio
*Reporte Recurso Humano Semestral
*Variables Trazadores del Sistema
Subsidio Familiar Mensual
*Costos Presupuestados Servicios
Subsidiados CAJASAN Anual
*Variables Servicios Sociales
Trimestral
*Variables Infraestructura Semestral
65.2 Sistema de Gestion de Calidad Planeacion y Gestion
*Formato Informe de Actividades
*Formato Lista Maestra de
Documentos Externos*Formato Lista Maestra de
Documentos Externos
*Listado Maestro de Registros
*Formato de Medicion de Politica y
65SISTEMAS DE
GESTION
59 PROYECTOS
61 REPORTES
48
PETICIONES,
QUEJAS,
RECLAMOS Y
SUGERENCIAS
OFICINA PRODUCTORA: UNIDAD DE PLANEACION Y GESTION CODIGO: 10100
UBICACIÓN ESTRUCTURA
ORGANICA: DIRECCION GENERAL CODIGO: 10000
Archivo GestiónArchivo
CentralC.T E D S
3 ACTAS
3.18 Actas de Capacitacion
3.50 Actas de Comite Primario
3.27 Actas de Comite de Eficacia
3.50 Actas de Comite Primario
3.62 Actas de Entrega de
Premios
3.68Actas de Formato Revision
de Capacitacion
3.91
Actas de Revision de La
Politica Integral de la
Gestion
3.93Actas de Seguimiento de
Resultados31 ENTRES DE CONTROL
31.1Requerimientos Entes de
Control y Vigilancia1 4 X X
*Requerimiento
*Pliego de cargos
*Respuesta
35 GESTIONES
35.1 Gestion de La Informacion 1 4 X X
1 4 X X
TRD - TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
HOJA ___ 1___ DE ___2_____
CODIGO SUBSERIENOMBRE
SUBSERIE/TIPOLOGiA
AÑOS DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
*Evidencia del Cargue de la
Informacion*Solicitudes y Requerimientos
de la SSF*Respuesta
35.4Gestion de Negocios
Corporativos de los
Negocios
2 3 X X
*Prospectiva Corporativa:
*Vision, Mision y Objetivos
*Estrategias
*Cadena de Valor
*Competencias
*BSC
*Prospectiva Negocio:
*Cadena de Valor
*Metas
*Matriz de Metas
*BSC Directivo38 INFORMES
38.46Informes de Indicadores
Satisfaccion del Cliente2 3 X X
*Informe
*Encuestas de Satisfaccion al
Cliente*Sugerencias, Quejas,
Reclamos o Reconocimientos
*Te Endoso Mi Cliente*Proactivos
38.48 Informes de Interventoria 1 19 X X
*Carta Remisoria
*Informe
*Soporte Ejecucion del
Contrato
38.52Informes de Oportunidad de
Respuesta1 4 X X
*Carta Remisoria
*Informe
48PETICIONES, QUEJAS,
RECLAMOS Y SUGERENCIAS
48.1 Derechos de Peticion 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.2 Quejas 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.3 Reclamos 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.4 Sugerencias 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
65 SISTEMAS DE GESTION
65.2Sistema de Gestion de
Calidad2 8 X X
*Formato Informe de
Actividades
*Formato Lista Maestra de
Documentos Externos*Formato Lista Maestra de
Documentos Externos
*Listado Maestro de Registros
*Formato de Medicion de
Politica y Calidad
Elaboró: Acd Sistemas
IntegradosCONVENCIONES
Revisó: Jorge Andres Triana CT: Conservación Total
Aprobó: Comité de Archivo E: Eliminación Firma:
D: Digitalización Nombre:
S: Selección Cargo:
RESPONSABLE DEL PROCESO
Norma Yolanda Hernandez
Gerente Unidad de Planacion y Gestion
CÓDIGO: SO-GDO-F008
VERSIÓN: N° 04
2017
Documentos con valor Jurídico,
Legal y Administrativo, que no
desarrolla valores secundarios, se
establece digitalizar y eliminar.
En la Eliminación se deja en Acta
del Comité de Archivo, según lo
establece el Acuerdo 039-2002
del AGN-Archivo General de la
Nación.
Serie documental de valor
Administrativo y Fiscal, al perder
sus valores primarios se digitaliza
y se elimina dejando un Acta del
Comité de Archivo.
HOJA ___ 1___ DE ___2_____
OBSERVACIONES
A los documentos se les aplica el
proceso de Digitalización según
lo establecido la Circular Externa
005 de 2012-AGN. En la
Eliminación se deja en Acta
firmada por el Presidente y Jefe
de Archivo del Comité de
Archivo, según lo establece el
Acuerdo 039-2002 del AGN-
Archivo General de la Nación.
Documentos con valor Jurídico,
Legal y Administrativo, que no
desarrolla valores secundarios, se
establece digitalizar y eliminar.
En la Eliminación se deja en Acta
del Comité de Archivo, según lo
Documentos con valor Jurídico,
Legal y Administrativo, que no
desarrolla valores secundarios, se
establece digitalizar y eliminar.
En la Eliminación se deja en Acta
Documentos con valor Jurídico,
Legal y Administrativo, que no
desarrolla valores secundarios, se
establece digitalizar y eliminar.
En la Eliminación se deja en Acta
del Comité de Archivo, según lo
establece el Acuerdo 039-2002
del AGN-Archivo General de la
Nación.
Documentos con valor Jurídico,
Legal y Administrativo, que no
desarrolla valores secundarios, se
establece digitalizar y eliminar.
En la Eliminación se deja en Acta
del Comité de Archivo, según lo
establece el Acuerdo 039-2002
del AGN-Archivo General de la
Nación.
RESPONSABLE DEL PROCESO
Norma Yolanda Hernandez
Gerente Unidad de Planacion y Gestion
Documentos electronicos en el
Aplicativo Eureka, se eliminan
despues de dar respuesta a las
PQRS.
Serie documental de valor
Administrativo, al perder sus
valores primarios se digitaliza y
se elimina dejando un Acta del
Comité de Archivo.
CÓDIGO DE SERIE SERIE CODIGO SUBSERIE/TIPOLOGiA UNIDAD
3.18 Actas de Capacitacion Alianzas y Relacionamiento
3.50 Actas de Comite Primario Alianzas y Relacionamiento
3.76 Actas de Mesas de Trabajo Alianzas y Relacionamiento
7.1 Alianza Corporativa Alianzas y Relacionamiento
*Envio de Novedades*Envio de Facturas
*Memos de Registro Contable
*Entradas y Salidas Tarjetas TIC *Alianza Comercial
19.1 Comite Alianzas y Convenios Alianzas y Relacionamiento
19.2 Comite Comercial Alianzas y Relacionamiento
31.1Requerimientos Entes de Control y
VigilanciaAlianzas y Relacionamiento
*Requerimiento
*Pliego de cargos
*Respuesta
38.48 Informes de Interventoria Alianzas y Relacionamiento
*Carta Remisoria
*Informe
*Soporte Ejecucion del Contrato
48.1 Derechos de Peticion Alianzas y Relacionamiento
*Solicitud
*Respuesta
48
PETICIONES,
QUEJAS,
RECLAMOS Y
SUGERENCIAS
38 INFORMES
19 COMITES
31
ENTES DE
CONTROL Y
VIGILANCIA
3 ACTAS
7 ALIANZAS
CCD-CUADROS DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
48.2 Quejas Alianzas y Relacionamiento
*Solicitud
*Respuesta
48.3 Reclamos Alianzas y Relacionamiento
*Solicitud
*Respuesta
48.4 Sugerencias Alianzas y Relacionamiento
*Solicitud
*Respuesta
50.5 Plan Integral de Bienestar Alianzas y Relacionamiento
*Encuestas
*Caracterizacion de la Empresa
*Actas Plan Integral de Bienestar
*Diagnostico
*Propuesta
*Contrato
*Estadisticas de Cobertura
65.2 Sistema de Gestion de Calidad Alianzas y Relacionamiento
*Formato Informe de Actividades
*Formato Lista Maestra de Documentos
Externos*Formato Lista Maestra de Documentos
Externos*Listado Maestro de Registros
*Formato de Medicion de Politica y
Calidad
65SISTEMAS DE
GESTION
50 PLANES
48
PETICIONES,
QUEJAS,
RECLAMOS Y
SUGERENCIAS
CÓDIGO: SO-GDO-F008
VERSIÓN: N° 04
2017
OFICINA PRODUCTORA: UNIDAD DE ALIANZAS Y RELACIONAMIENTOCODIGO: 10300
UBICACIÓN ESTRUCTURA
ORGANICA: DIRECCION GENERAL CODIGO: 10000
Archivo
Gestión
Archivo
CentralC.T E D S
3 ACTAS
3.18 Actas de Capacitacion
3.50Actas de Comite
Primario
3.76Actas de Mesas de
Trabajo 7 ALIANZAS
7.1 Alianza Corporativa 2 2 X X
*Envio de Novedades
*Envio de Facturas
*Memos de Registro
Contable
*Entradas y Salidas
Tarjetas TIC
*Alianza Comercial
19 COMITES
19.1Comite Alianzas y
Convenios
19.2 Comite Comercial
31 ENTRES DE CONTROL
A los documentos se les aplica el
proceso de Digitalización según
lo establecido la Circular
Externa 005 de 2012-AGN. En la
Eliminación se deja en Acta
firmada por el Presidente y Jefe
1 3 X X
A los documentos se les aplica el
proceso de Digitalización según
lo establecido la Circular
Externa 005 de 2012-AGN. En la
Eliminación se deja en Acta
firmada por el Presidente y Jefe
Esta serie tiene valores
contables. A los documentos se
les aplica el proceso de
Digitalización según lo
establecido en el Estatuto
Tributario con el Artículo 771-1,
Ley 6 de 1992 (Art.74) y la
Circular Externa 005 de 2012-
AGN. Se establece su
eliminación una vez cumplido
1 4 X X
TRD - TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
HOJA ___ 1___ DE ___3_____
CODIGO SUBSERIENOMBRE
SUBSERIE/TIPOLOGiA
AÑOS DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
OBSERVACIONES
31.1Requerimientos Entes
de Control y Vigilancia1 4 X X
*Requerimiento
*Pliego de cargos
*Respuesta
38 INFORMES
38.48Informes de
Interventoria1 19 X X
*Carta Remisoria
*Informe
*Soporte Ejecucion del
Contrato
48
PETICIONES, QUEJAS,
RECLAMOS Y
SUGERENCIAS
48.1 Derechos de Peticion 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.2 Quejas 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.3 Reclamos 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.4 Sugerencias 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
50 PLANES
50.5Plan Integral de
Bienestar1 3 X X
*Encuestas
*Caracterizacion de la
Empresa
A los documentos se les aplica el
proceso de Digitalización según
lo establecido la Circular
Externa 005 de 2012-AGN. En la
Eliminación se deja en Acta
firmada por el Presidente y Jefe
de Archivo del Comité de
Archivo, según lo establece el
Acuerdo 039-2002 del AGN-
Archivo General de la Nación.
Documentos electronicos en el
Aplicativo Eureka, se eliminan
despues de dar respuesta a las
PQRS.
Documentos con valor Jurídico,
Legal y Administrativo, que no
desarrolla valores secundarios,
se establece digitalizar y
eliminar. En la Eliminación se
deja en Acta del Comité de
Archivo, según lo establece el
Serie documental de valor
Administrativo y Fiscal, al
perder sus valores primarios se
digitaliza y se elimina dejando
un Acta del Comité de Archivo.
*Actas Plan Integral de
Bienestar
*Diagnostico
*Propuesta
*Contrato
*Estadisticas de
Cobertura
65 SISTEMAS DE GESTION
65.2Sistema de Gestion de
Calidad2 8 X X
*Formato Informe de
Actividades
*Formato Lista Maestra
de Documentos Externos*Formato Lista Maestra
de Documentos Externos*Listado Maestro de
Registros*Formato de Medicion de
Politica y Calidad
Elaboró: Leyda Duarte-Acd
Sistemas IntegradosCONVENCIONES
Revisó: CT: Conservación Total
Aprobó: E: Eliminación Firma:
D: Digitalización Nombre:
S: Selección Cargo:
RESPONSABLE DEL PROCESO
Serie documental de valor
Administrativo, al perder sus
valores primarios se digitaliza y
se elimina dejando un Acta del
Comité de Archivo.
A los documentos se les aplica el
proceso de Digitalización según
lo establecido la Circular
Externa 005 de 2012-AGN. En la
Eliminación se deja en Acta
firmada por el Presidente y Jefe
de Archivo del Comité de
Archivo, según lo establece el
Acuerdo 039-2002 del AGN-
Archivo General de la Nación.
CÓDIGO DE
SERIESERIE CODIGO SUBSERIE/TIPOLOGiA UNIDAD
3.18 Actas de Capacitacion Auditoria
3.50 Actas de Comite Primario Auditoria
3.54Actas de Compromiso de
AplicaciónAuditoria
3.99 Actas Entrega de Cargo Auditoria
3.101 Actas Externas Auditoria
3.104 Actas Internas Auditoria
3.107 Actas Socializacion de Informes Auditoria
25 CONTROLES 25.21Control de Prestamos
DocumentalesAuditoria
31.1Requerimientos Entes de Control y
VigilanciaAuditoria
*Requerimiento
*Pliego de cargos
*Respuesta
38.15Informes de Auditoria Basados en
RiesgosAuditoria
38.16Informes de Auditoria Control
InternoAuditoria
38.17Informes de Auditoria en Tiempo
RealAuditoria
38.18 Informes de Auditoria Interna Auditoria
38.20 Informes de Calidad Auditoria
38.22 Informe de Comite Primario Auditoria
38.48 Informes de Interventoria Auditoria
38 INFORMES
3 ACTAS
31
ENTES DE
CONTROL Y
VIGILANCIA
CCD-CUADROS DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
*Carta Remisoria
*Informe
*Soporte Ejecucion del Contrato
38.49 Informes de Investigacion Auditoria
38.62 Informes Finales Auditoria
43 MATRICES 43.1 Matriz de Riesgos Auditoria
48.1 Derechos de Peticion Auditoria
*Solicitud
*Respuesta
48.2 Quejas Auditoria
*Solicitud
*Respuesta
48.3 Reclamos Auditoria
*Solicitud
*Respuesta
48.4 Sugerencias Auditoria
*Solicitud
*Respuesta
49.1 Planeacion Anual de Auditoria Auditoria
49.2Planeacion Anual de Auditoria de
CalidadAuditoria
49.9 Planeacion Trimestral de Auditoria Auditoria
50 PLANES 50.3 Plan de Riesgos Auditoria
65.2 Sistema de Gestion de Calidad Auditoria
*Formato Informe de Actividades
*Formato Lista Maestra de
Documentos Externos*Formato Lista Maestra de
Documentos Externos*Listado Maestro de Registros*Formato de Medicion de Politica y
49PLANEACIONE
S
48
PETICIONES,
QUEJAS,
RECLAMOS Y
SUGERENCIAS
38 INFORMES
OFICINA PRODUCTORA: UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA CODIGO: 10400
UBICACIÓN ESTRUCTURA
ORGANICA: DIRECCION GENERAL CODIGO: 10000
Archivo
Gestión
Archivo
CentralC.T E D S
3 ACTAS
3.18 Actas de Capacitacion
3.50 Actas de Comite Primario
3.54Actas de Compromiso de
Aplicación
3.99 Actas Entrega de Cargo
3.101 Actas Externas
3.104 Actas Internas
3.107Actas Socializacion de
Informes
25 CONTROLES
25Control de Prestamos
Documentales1 1 x
31 ENTRES DE CONTROL
31.1Requerimientos Entes de
Control y Vigilancia1 4 X X
*Requerimiento
*Pliego de cargos*Respuesta
38 INFORMES
1 4 X X
TRD - TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
HOJA ___ 1___ DE ___2_____
CODIGO SUBSERIENOMBRE
SUBSERIE/TIPOLOGiA
AÑOS DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
38.15Informes de Auditoria
Basados en Riesgos1 9 x x
38.16Informes de Auditoria
Control Interno1 9 x x
38.17Informes de Auditoria en
Tiempo Real1 9 x x
38.18Informes de Auditoria
Interna1 9 x x
38.20 Informes de Calidad 1 9 x x
38.22 Informe de Comite Primario 1 9 x x
38.48 Informes de Interventoria 1 9 X X
*Carta Remisoria
*Informe*Soporte Ejecucion del
Contrato43 MATRICES
43,1 Matriz de Riesgos 1 9 x x
48PETICIONES, QUEJAS,
RECLAMOS Y SUGERENCIAS
48.1 Derechos de Peticion 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.2 Quejas 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.3 Reclamos 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.4 Sugerencias 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
49 PLANEACIONES
49.1Planeacion Anual de
Auditoria1 9 X
49.2Planeacion Anual de
Auditoria de Calidad1 9 X
49.9Planeacion Trimestral de
Auditoria1 9 X
50 PLANES
50.3 Plan de Riesgos 1 9 X
65 SISTEMAS DE GESTION
65.2Sistema de Gestion de
Calidad2 8 X X
*Formato Informe de
Actividades
*Formato Lista Maestra de
Documentos Externos*Formato Lista Maestra de
Documentos Externos
*Listado Maestro de Registros
*Formato de Medicion de
Politica y Calidad
Elaboró: ACD CONVENCIONES
Revisó: Jorge Triana CT: Conservación Total
Aprobó: comité de archivo E: Eliminación Firma:
D: Digitalización Nombre:
S: Selección Cargo:
RESPONSABLE DEL PROCESO
ANA MILENA SERRANO VESGA
Gerente Auditoria Interna
CÓDIGO: SO-GDO-F008
VERSIÓN: N° 04
2017
Se elimina por perdida de Vigencia
A los documentos se les aplica el
proceso de Digitalización según lo
establecido la Circular Externa 005 de
2012-AGN. En la Eliminación se deja en
Acta firmada por el Comité de
Archivo, según lo establece el Acuerdo
039-2002 del AGN-Archivo General de la
Nación.
Serie documental de valor
Administrativo y Fiscal, al perder sus
valores primarios se digitaliza y se
elimina dejando un Acta del Comité de
Archivo.
HOJA ___ 1___ DE ___2_____
OBSERVACIONES
Pasado su tiempo de retencion se
digitliza y se elimina
Documentos electronicos en el
Aplicativo Eureka, se eliminan despues
de dar respuesta a las PQRS.
Documentos con valor Jurídico, Legal y
Administrativo, que no desarrolla
valores secundarios, se establece
digitalizar y eliminar. En la
Eliminación se deja en Acta del Comité
de Archivo, según lo establece el
Acuerdo 039-2002 del AGN-Archivo
General de la Nación.
Se elimina por perdida de vigencia
RESPONSABLE DEL PROCESO
ANA MILENA SERRANO VESGA
Gerente Auditoria Interna
Se elimina por perdida de vigencia
Serie documental de valor
Administrativo, al perder sus valores
primarios se digitaliza y se elimina
dejando un Acta del Comité de Archivo.
CÓDIGO DE SERIE SERIE CODIGO SUBSERIE/TIPOLOGiA UNIDAD
3.5 Actas Calidad de Datos Aportes y Cuota Monetaria
3.18 Actas de Capacitacion Aportes y Cuota Monetaria
3.50 Actas de Comite Primario Aportes y Cuota Monetaria
3.83 Actas de Reunion Aportes y Cuota Monetaria
6.1 Afiliaciones de Empleadores Aportes y Cuota Monetaria
*Formulario Solicitud
Afiliacion
*Fotocopia Documento de
Identidad Representante *Relacion de Trabajadores y
Salarios*Certificado Paz y Salvo (Otra
Caja de Compensacion)
*Pantallazo de correo de
Aceptacion
*Certificado de Existencia y
Representacion Legal
(Camara de Comercio) *Resolucion de Aprobacion
del Ministerio de Proteccion
Social y Subregimen de
Compensacion (Sector
6.2Afiliaciones Independientes
y/o PensionadosAportes y Cuota Monetaria
*Solicitud Afiliacion
*Solicitud del Independiente
o Pensionado *Fotocopia Documento de
Identificacion Pensionado o
Independiente (Personas a
Cargo)*Registro Cilvil Beneficiarios
3 ACTAS
6 AFILIACIONES
CCD-CUADROS DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
*Pantallazo Correo de
*Reporte Mesada Pensional
*Certificado Paz y Salvo (Otra
Caja de Compensacion)
6.3Afiliacion de Trabajadores
y/o Personas a CargoAportes y Cuota Monetaria
*Formulario de Afiliacion
*Fotocopia Documento de
identidad Trabajador y
Conyuge*Constancia Laboral del
Conyuge*Declaracion Juramentada
(Formato Ministerio
Proteccion Social)*Registro Civil Personas a
Cargo y/o el Trabajador
Afiliado *Fotocopia Tarjeta Identidad
(Niños Mayores de 7 Años)
*Certificado Estudio (Niños
Mayores de 12 Años)*Certificado Medico EPS
(Personas a Cargo
Discapacitados)
*Partida de Defuncion Padre
o Madre Natural *Partida de Defuncion Padres
del Hermano(a) Huerfano(a)
*Certificado Padres de EPS
(Tipo de Afiliacion)*Certificacion de Custodia
(ICBF, Fiscalia, Comisaria u
otros)
31.1Requerimientos Entes de
Control y VigilanciaAportes y Cuota Monetaria
*Requerimiento
*Pliego de cargos
*Respuesta
38.48 Informes de Interventoria Aportes y Cuota Monetaria
38 INFORMES
31
ENTES DE
CONTROL Y
VIGILANCIA
6 AFILIACIONES
*Carta Remisoria
*Informe*Soporte Ejecucion del
Contrato46.1 Novedad de Empleados Aportes y Cuota Monetaria
*Formato de Control
46.2 Novedades Aporte Aportes y Cuota Monetaria
46.3
Novedades de Suspension y
Expulsion de Empresas
Afiliadas
Aportes y Cuota Monetaria
*Carta de Aviso de
Incumpliento*Carta de Cobros Persuasivos
*Informe de Visitas
*Liquidacion de Aportes*Plantilla de Liquidacion
Intereses*Acuerdo de Pago*Cobro Prejuridico
*Solicitud de Documentos
*Cobro Persuasivo
*Control del Acuerdo *Evidencias de Fiscalizacion*Carta Notificacion Expulsion
*Guias de Entrega de Cartas
*Formato Suspensión*Formato Expulsados
(Citacion Notificacion
Personal)*Notificacion de Aviso
62.6Recaudo Aportes
ParafiscalesAportes y Cuota Monetaria
*Cupones Manuales
*Reintegros
*Apropiaciones
*Conciliaciones
48.1 Derechos de Peticion Aportes y Cuota Monetaria
*Solicitud
*Respuesta
48.2 Quejas Aportes y Cuota Monetaria
*Solicitud
62
SEGURIDAD
SOCIAL Y
PARAFISCALES
48
PETICIONES,
QUEJAS,
RECLAMOS Y
SUGERENCIAS
38 INFORMES
46 NOVEDADES
*Respuesta
48.3 Reclamos Aportes y Cuota Monetaria
*Solicitud
*Respuesta
48.4 Sugerencias Aportes y Cuota Monetaria
*Solicitud
*Respuesta
65.2Sistema de Gestion de
CalidadAportes y Cuota Monetaria
*Formato Informe de
Actividades*Formato Lista Maestra de
Documentos Externos
*Formato Lista Maestra de
Documentos Externos*Listado Maestro de Registros
*Formato de Medicion de
Politica y Calidad70.1 Visitas Aportes y Cuota Monetaria
*Informe de Visitas (Formato
de Visita)
48
70 VISITAS
65SISTEMAS
DE GESTION
PETICIONES,
QUEJAS,
RECLAMOS Y
SUGERENCIAS
OFICINA PRODUCTORA: UNIDAD DE APORTES Y CUOTA MONETARIA CODIGO: 10510
UBICACIÓN ESTRUCTURA
ORGANICA: SUB DIRECCION DE ARTICULACION SOCIAL CODIGO: 10500
Archivo
Gestión
Archivo
CentralC.T E D S
3 ACTAS
3.5 Actas Calidad de Datos
3.18 Actas de Capacitacion
3.50 Actas de Comite Primario
3.83 Actas de Reunion
6 AFILIACIACIONES
6.1 Afiliaciones de Empleadores 1 19 X X X
*Formulario Solicitud Afiliacion
*Fotocopia Documento de
Identidad Representante Legal
(Persona Natural)*Relacion de Trabajadores y
Salarios*Certificado Paz y Salvo (Otra
Caja de Compensacion)*Pantallazo de correo de
Aceptacion *Certificado de Existencia y
Representacion Legal (Camara
de Comercio) *Resolucion de Aprobacion del
Ministerio de Proteccion Social y
Subregimen de Compensacion
(Sector Solidario)
1 4 X X
TRD - TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
HOJA ___ 1___ DE ___5_____
CODIGO SERIE Y SUBSERIENOMBRE SERIE,
SUBSERIE/TIPOLOGiA
AÑOS DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
6.2Afiliaciones Independientes y/o
Pensionados1 19 X X X
*Solicitud Afiliacion
*Solicitud del Independiente o
Pensionado *Fotocopia Documento de
Identificacion Pensionado o
Independiente (Personas a
Cargo)*Registro Cilvil Beneficiarios
*Pantallazo Correo de
*Reporte Mesada Pensional
*Certificado Paz y Salvo (Otra
Caja de Compensacion)
6.3Afiliacion de Trabajadores y/o
Personas a Cargo1 19 X X X
*Formulario de Afiliacion
*Fotocopia Documento de
identidad Trabajador y Conyuge*Constancia Laboral del Conyuge
*Declaracion Juramentada
(Formato Ministerio Proteccion *Registro Civil Personas a Cargo
y/o el Trabajador Afiliado
*Fotocopia Tarjeta Identidad
(Niños Mayores de 7 Años)
*Certificado Estudio (Niños
Mayores de 12 Años)
*Certificado Medico EPS
(Personas a Cargo
Discapacitados)*Partida de Defuncion Padre o
Madre Natural *Partida de Defuncion Padres del
Hermano(a) Huerfano(a)
*Certificado Padres de EPS (Tipo
de Afiliacion)
*Certificacion de Custodia (ICBF,
Fiscalia, Comisaria u otros)
31 ENTRES DE CONTROL
31.1Requerimientos Entes de
Control y Vigilancia1 4 X X
*Requerimiento
*Pliego de cargos
*Respuesta
38 INFORMES
38.48 Informes de Interventoria 1 19 X X
*Carta Remisoria
*Informe
*Soporte Ejecucion del Contrato
46 NOVEDADES
46.1 Novedad de Empleados 2 3 X X X
*Formato de Control
46.2 Novedades Aportes
46.3Novedades de Suspension y
Expulsion de Empresas Afiliadas
*Carta de Aviso de Incumpliento
*Carta de Cobros Persuasivos
*Informe de Visitas
*Liquidacion de Aportes
*Plantilla de Liquidacion
Intereses
*Acuerdo de Pago
*Cobro Prejuridico
*Solicitud de Documentos
*Cobro Persuasivo
*Control del Acuerdo
*Evidencias de Fiscalizacion
*Carta Notificacion Suspension *Carta Notificacion Expulsion
1 4 X X X
*Guias de Entrega de Cartas
*Formato Suspensión
*Formato Expulsados (Citacion
Notificacion Personal)
*Notificacion de Aviso
48PETICIONES, QUEJAS,
RECLAMOS Y SUGERENCIAS
48.1 Derechos de Peticion 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.2 Quejas 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.3 Reclamos 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.4 Sugerencias 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
62SEGURIDAD SOCIAL Y
PARAFISCALES
62.6 Recaudo Aportes Parafiscales 1 9 X X X
*Cupones Manuales
*Reintegros
*Apropiaciones
*Conciliaciones
65 SISTEMAS DE GESTION
65.2 Sistema de Gestion de Calidad 2 8 X X
*Formato Informe de Actividades
*Formato Lista Maestra de *Formato Lista Maestra de
Documentos Externos
*Listado Maestro de Registros
*Formato de Medicion de Politica 70 VISITAS
70.1 Visitas 2 X
*Informe de Visitas (Formato de
Visita)
Elaboró: Acd Sistemas
IntegradosCONVENCIONES
Revisó: CT: Conservación Total
Aprobó: E: Eliminación Firma:
D: Digitalización Nombre:
S: Selección Cargo:
RESPONSABLE DEL PROCESO
Nathalia Jimena Perez
Gerente Unidad de Aportes y Cuota Monetaria
CÓDIGO: SO-GDO-F008
VERSIÓN: N° 04
2017
Por tratarse de
documentos que tienen
que ver con la mision dela
entidad dentro de la
evolución administrativa,
al finalizar su tiempo de
retención en el Archivo
Central, se hace selección
por muestreo aleatorio del
2% para Conservación Total
en el Archivo Histórico, los
documentos sobrantes de
este proceso se eliminan
dejando Acta firmada por
el Presidente y Jefe de
Archivo del Comité de
Archivo, según lo
HOJA ___ 1___ DE ___5_____
OBSERVACIONES
A los documentos se les
aplica el proceso de
Digitalización según lo
establecido la Circular
Externa 005 de 2012-AGN.
En la Eliminación se deja
Por tratarse de
documentos que tienen
que ver con la mision dela
entidad dentro de la
evolución administrativa,
al finalizar su tiempo de
retención en el Archivo
Central, se hace selección
por muestreo aleatorio del
2% para Conservación Total
en el Archivo Histórico, los
documentos sobrantes de
este proceso se eliminan
dejando Acta firmada por
el Presidente y Jefe de
Por tratarse de
documentos que tienen
que ver con la mision dela
entidad dentro de la
evolución administrativa,
al finalizar su tiempo de
retención en el Archivo
Central, se hace selección
por muestreo aleatorio del
2% para Conservación Total
en el Archivo Histórico, los
documentos sobrantes de
este proceso se eliminan
dejando Acta firmada por
el Presidente y Jefe de
Archivo del Comité de
Archivo, según lo
establece el Acuerdo 039-
2002 del AGN-Archivo
General de la Nación.
Por tratarse de
documentos que tienen
que ver con la mision dela
entidad dentro de la
evolución administrativa,
al finalizar su tiempo de
retención en el Archivo
Central, se hace selección
por muestreo aleatorio del
2% para Conservación Total
en el Archivo Histórico, los
documentos sobrantes de
este proceso se eliminan
dejando Acta firmada por
el Presidente y Jefe de
Archivo del Comité de
Archivo, según lo
establece el Acuerdo 039-
2002 del AGN-Archivo
General de la Nación.
Documentos con valor
Jurídico, Legal y
Administrativo, que no
desarrolla valores
secundarios, se establece
Serie documental de valor
Administrativo y Fiscal, al
perder sus valores
primarios se digitaliza y se
elimina dejando un Acta
del Comité de Archivo.
Por tratarse de
documentos que tienen
que ver con la mision dela
entidad dentro de la
evolución administrativa,
al finalizar su tiempo de
retención en el Archivo
Central, se hace selección
por muestreo aleatorio del
2% para Conservación Total
en el Archivo Histórico, los
documentos sobrantes de
este proceso se eliminan
dejando Acta firmada por
el Presidente y Jefe de
Archivo del Comité de
Archivo, según lo
establece el Acuerdo 039-
2002 del AGN-Archivo
General de la Nación.
Serie documental de valor
Administrativo, al perder
sus valores primarios se
digitaliza y se elimina
dejando un Acta del
Comité de Archivo.
Por tratarse de
documentos que tienen
que ver con la mision de la
entidad dentro de la
evolución administrativa,
al finalizar su tiempo de
retención en el Archivo
Central, se hace selección
por muestreo aleatorio del
Documentos electronicos
en el Aplicativo Eureka, se
eliminan despues de dar
respuesta a las PQRS.
Por tratarse de
documentos que tienen
que ver con la mision dela
entidad dentro de la
evolución administrativa,
al finalizar su tiempo de
retención en el Archivo
Central, se hace selección
por muestreo aleatorio del
2% para Conservación Total
en el Archivo Histórico, los
documentos sobrantes de
este proceso se eliminan
dejando Acta firmada por
el Presidente y Jefe de
Archivo del Comité de
Archivo, según lo
establece el Acuerdo 039-
2002 del AGN-Archivo
General de la Nación.
Esta subserie hace
referencia a una
herramienta metodológica
de trabajo en el
seguimiento a la gestión.
Se elimina despues de su
tiempo de retencion en el
RESPONSABLE DEL PROCESO
Nathalia Jimena Perez
Gerente Unidad de Aportes y Cuota Monetaria
Serie documental de valor
Administrativo, al perder
sus valores primarios se
digitaliza y se elimina
dejando un Acta del
Comité de Archivo.
CÓDIGO DE
SERIESERIE CODIGO SUBSERIE/TIPOLOGiA UNIDAD
3.18 Actas de Capacitacion Programas de Impacto Social
3.36 Actas de Comite del Proyecto Programas de Impacto Social
3.50 Actas de Comite Primario Programas de Impacto Social
3.75 Actas de Mejoramiento Programas de Impacto Social
3.76 Actas de Mesas de Trabajo Programas de Impacto Social
3.83 Actas de Reunion Programas de Impacto Social
8.1Asignacion Auxilio por Atencion Integral a
la NiñezProgramas de Impacto Social
*Formulario Inscripcion AIN Jardines
*Recibo Servicio Público
*Fotocopia Registro Civil
*Certificacion de Ingresos de P adres o
Acudientes*Fotocopia Registro Civil
*Fotocopia Carne Afiliado CAJASAN y/o
*Carta Solicitud Beca
*Registro de Adjudicacion Anual de Becas
8.2Asignacion Subsidio al Desempleo
(FONEDE)Programas de Impacto Social
Postulación Subsidio de Desempleo
*Formulario Unico de Postulación Subsidio
Desempleo *Carta Terminacion Contrato del
Desempleado*Declaracion Extrajuicio y/o Certificado
de Pertenencia de Asociación Escritores,
Artístas y/o Deportistas*Documento de Identidad del Postulante
*Certificado Dependencia Economica
*Certificado Caja de Compensacion
3 ACTAS
8 ASIGNACIONES
CCD-CUADROS DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
*Estudio Postulacion Subsidio al Desempleo
*Carta y/o Certificado EPS
*Certificado Institución Educativa
*Carta de Beneficiario Traslado de Bono
*Autorizacion a Terceros
*Carta de Renuncia al Beneficio
*Ficha Verificación de Informacion al
Postulante o Beneficiario del Subsidio
*Carta de Renuncia o Aplazamiento a
CapactiacionAsignacion
*Cruce de Información
*Archivo Plano
*Archivo Excel
*Recibido Bonos Alimenticio
*Planillas Recibido del Bono
*Soportes Pago EPS y/o Educacion*Carta y/o Denuncio de Perdida de Bono
Seguimiento a Beneficiarios al Subsidio
de Desempleo
*Control Entrega de Bonos en Custodia
Seguimiento a los beneficiarios del Subsidio
de Desempleo*Novedades en la Asignación Semestral
(Anulación)*Reporte a Contabilidad
*Arqueo de Bonos
31.1Requerimientos Entes de Control y
VigilanciaServicios Administrativos
*Requerimiento*Pliego de cargos
*Respuesta
38.41Informes de Gestion al Comite de Control
de la Gestion (Digital)Programas de Impacto Social
38 INFORMES
31
ENTES DE
CONTROL Y
VIGILANCIA
8 ASIGNACIONES
*Carta Remisoria
*Informe
38.42 Informes de Gestion al Consejo(Digital) Programas de Impacto Social
*Carta Remisoria
*Informe38.48 Informes de Interventoria Servicios Administrativos
*Carta Remisoria
*Informe
*Soporte Ejecucion del Contrato
38.56Informes de Proyectos Aprobados por el
Consejo Directivo de CAJASANPorgrama de Impacto Social
*Carta Remisoria
*Informe
*Acta del Consejo Directivo
*Certificacion del Revisor Fiscal
38.70 Informes Planes de Mejora Programas de Impacto Social
*Carta Remisoria
*Informe
48.1 Derechos de Peticion Programas de Impacto Social
*Solicitud
*Respuesta
48.2 Quejas Programas de Impacto Social
*Solicitud
*Respuesta
48.3 Reclamos Programas de Impacto Social
*Solicitud
*Respuesta
48.4 Sugerencias Programas de Impacto Social
*Solicitud
*Respuesta
49 PLANEACIONES 49.10 Planeacion y Ejecucion de Visitas Programas de Impacto Social
48
PETICIONES,
QUEJAS,
RECLAMOS Y
SUGERENCIAS
38 INFORMES
54.1 Programa 40.000 Primer Empleo Programas de Impacto Social
1. Documentacion Inicial
*Hoja de Vida
*Certiificado del PILA
*Calculadora de Vacante
*Carta de Compromiso
*Certificado de Capacitacion en
Habilidades Transversales2. Documentacion para el Marco del
Convenio*Camara de Comercio No Mayor a 30 Dias
*RUT Actualizado
*Copia de Cedula del Representante Legal
*Antecedentes Fiscales
*Antecedentes Disciplinarios*Certificado de No Reorganizacion
*Copia de Planillas de Seguridad Social de
los Trabajadores*Certificado Bancario (Reciente)
3. Monitoreo de la Relacion Laboral (Mes
1)*Marco Convenio Legalizado
*Calculo del Convenio
*Copia Contrato Laboral
*Copia Manual de Funciones
*Carta de Asignacion del Tutor
4. Monitoreo de la Relacion Laboral (Mes
3)
*Certificado de Nomina (Firmado por
Representante Legal)
*Certificado del Tutor de Joven
*Planilla de Pago Seguridad Social
*Encuesta de Satisfaccion (Aplicada por el
Tutor)*Certiicado de Capacitacion en Habilidades
Transversales
54 PROGRAMAS
*Certificado de Capacitacion Interna de la
Empresa5. Monitoreo de la Relacion Laboral (Mes
6)Jovenes Vinculados;
*Certificado de Renovacion del Contrato
Laboral por los siguientes 6 meses*Certificado de Nomina Firmado por el
Representante Legal
*Certificado Firmado por el Tutor
*Encuesta de Satisfaccion (Aplicada por el
Tutor)*Encuesta de Satisfaccion (Aplicada por los
Jovenes del Programa)*Certificado de Visita a la Empresa Firmado
por el Gestor de Seguimiento
Jovenes No Vinculados:
*Certificado de Previo Aviso de
Desvinculacion del Joven*Certificado de Nomina Firmado por el
Representante Legal
*Certificado Firmado por el Tutor
*Planilla de Pago Seguridad Social
*Encuesta de Satisfaccion (Aplicada por el *Encuesta de Satisfaccion (Aplicada por los
Jovenes del Programa)
*Certificado de Visita a la Empresa Firmado
por el Gestor de Seguimiento6. Monitoreo de la Relacion Laboral (Mes
9)*Certificado de Nomina Firmado por el
Representante Legal*Certificado Firmado por el Tutor
*Planilla de Pago Seguridad Social
*Encuesta de Satisfaccion (Aplicada por el
Tutor)*Encuesta de Satisfaccion (Aplicada por los
Jovenes del Programa)*Certificado de Visita a la Empresa Firmado
por el Gestor de Seguimiento7. Monitoreo de la Relacion Laboral (Mes
12)*Certificado de Nomina Firmado por el
Representante Legal*Certificado Firmado por el Tutor
54 PROGRAMAS
*Planilla de Pago Seguridad Social
*Encuesta de Satisfaccion (Aplicada por el
Tutor)*Encuesta de Satisfaccion (Aplicada por los
Jovenes del Programa)*Certificado de Visita a la Empresa Firmado
por el Gestor de Seguimiento
54.3 Programas de Alianzas Programas de Impacto Social
65.2 Sistema de Gestion de Calidad Programas de Impacto Social
*Formato Informe de Actividades
*Formato Lista Maestra de Documentos
Externos
*Formato Lista Maestra de Documentos
Externos
*Listado Maestro de Registros
*Formato de Medicion de Politica y Calidad
65SISTEMAS
DE GESTION
54 PROGRAMAS
OFICINA PRODUCTORA: UNIDAD DE PROGRAMAS DE IMPACTO SOCIAL CODIGO: 10520
UBICACIÓN
ESTRUCTURA
ORGANICA: SUB DIRECCION DE ARTICULACION SOCIAL CODIGO: 10500
Archivo GestiónArchivo
CentralC.T E D
3 ACTAS
3.18 Actas de Capacitacion
3.50 Actas de Comite Primario
3.18 Actas de Capacitacion
3.36 Actas de Comite del Proyecto
3.50 Actas de Comite Primario
3.75 Actas de Mejoramiento
3.76 Actas de Mesas de Trabajo
3.83 Actas de Reunion
8 ASIGNACIONES
8.1Asignacion Auxilio por
Atencion Integral a la Niñez2 8 X X
*Formulario Inscripcion AIN
Jardines*Recibo Servicio Público
*Fotocopia Registro Civil
*Certificacion de Ingresos de P
adres o Acudientes*Fotocopia Registro Civil
1 4 X X
TRD - TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
CODIGO SUBSERIE NOMBRE SUBSERIE/TIPOLOGIA
AÑOS DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
*Fotocopia Carne Afiliado
CAJASAN y/o SISBEN
*Carta Solicitud Beca
*Registro de Adjudicacion
Anual de Becas
8.2Asignacion Subsidio al
Desempleo (FONEDE)2 8 X X
Postulación Subsidio de
Desempleo
*Formulario Unico de
Postulación Subsidio *Carta Terminacion Contrato
del Desempleado*Declaracion Extrajuicio y/o
Certificado de Pertenencia de
Asociación Escritores, Artístas
*Documento de Identidad del
Postulante
*Certificado Dependencia
Economica*Certificado Caja de
Compensacion *Estudio Postulacion Subsidio
al Desempleo
*Carta y/o Certificado EPS
*Certificado Institución
Educativa*Carta de Beneficiario Traslado
de Bono
*Autorizacion a Terceros*Carta de Renuncia al
Beneficio
*Ficha Verificación de
Informacion al Postulante o
Beneficiario del Subsidio
*Carta de Renuncia o
Aplazamiento a CapactiacionAsignacion
*Cruce de Información
*Archivo Plano
*Archivo Excel
*Recibido Bonos Alimenticio
*Planillas Recibido del Bono
*Soportes Pago EPS y/o
Educacion
*Carta y/o Denuncio de
Perdida de Bono
Seguimiento a Beneficiarios al
Subsidio de Desempleo
*Control Entrega de Bonos en
Custodia
Seguimiento a los beneficiarios
del Subsidio de Desempleo*Novedades en la Asignación
Semestral (Anulación)
*Reporte a Contabilidad
*Arqueo de Bonos
31 ENTRES DE CONTROL
31.1Requerimientos Entes de
Control y Vigilancia1 4 X X
*Requerimiento
*Pliego de cargos
*Respuesta
38 INFORMES
38.41
Informes de Gestion al Comite
de Control de la Gestion
(Digital)
1 4 X X
*Carta Remisoria
*Informe
38.42Informes de Gestion al
Consejo (Digital)1 4 X X
*Carta Remisoria
*Informe
38.48 Informes de Interventoria 1 19 X X
*Carta Remisoria
*Informe
*Soporte Ejecucion del
Contrato
38.56
Informes de Proyectos
Aprobados por el Consejo
Directivo de CAJASAN
1 4 X X
*Carta Remisoria
*Informe
*Acta del Consejo Directivo
*Certificacion del Revisor
Fiscal
38.70 Informes Planes de Mejora 1 4 X X
*Carta Remisoria
*Informe
48PETICIONES, QUEJAS,
RECLAMOS Y SUGERENCIAS
48.1 Derechos de Peticion 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.2 Quejas 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.3 Reclamos 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.4 Sugerencias 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
49 PLANEACIONES
49.10Planeacion y Ejecucion de
Visitas2 X
54 PROGRAMAS
54.1Programa 40.000 Primer
Empleo2 8 X X
1. Documentacion Inicial
*Hoja de Vida
*Certiificado del PILA
*Calculadora de Vacante
*Carta de Compromiso
*Certificado de Capacitacion
en Habilidades Transversales
2. Documentacion para el
Marco del Convenio
*Camara de Comercio No Mayor
a 30 Dias
*RUT Actualizado
*Copia de Cedula del
Representante Legal
*Antecedentes Fiscales
*Antecedentes Disciplinarios
*Certificado de No
Reorganizacion
*Copia de Planillas de
Seguridad Social de los
Trabajadores*Certificado Bancario
(Reciente)3. Monitoreo de la Relacion
Laboral (Mes 1)
*Marco Convenio Legalizado
*Calculo del Convenio
*Copia Contrato Laboral
*Copia Manual de Funciones
*Carta de Asignacion del Tutor
4. Monitoreo de la Relacion
Laboral (Mes 3)
*Certificado de Nomina
(Firmado por Representante
Legal)
*Certificado del Tutor de Joven
*Planilla de Pago Seguridad
Social
*Encuesta de Satisfaccion
(Aplicada por el Tutor)
*Certiicado de Capacitacion en
Habilidades Transversales
*Certificado de Capacitacion
Interna de la Empresa
5. Monitoreo de la Relacion
Laboral (Mes 6)
Jovenes Vinculados;
*Certificado de Renovacion del
Contrato Laboral por los
siguientes 6 meses
*Certificado de Nomina
Firmado por el Representante
Legal
*Certificado Firmado por el
Tutor
*Encuesta de Satisfaccion
(Aplicada por el Tutor)
*Encuesta de Satisfaccion
(Aplicada por los Jovenes del
Programa)
*Certificado de Visita a la
Empresa Firmado por el Gestor
de Seguimiento
Jovenes No Vinculados:
*Certificado de Previo Aviso de
Desvinculacion del Joven
*Certificado de Nomina
Firmado por el Representante
Legal
*Certificado Firmado por el
Tutor
*Planilla de Pago Seguridad
Social*Encuesta de Satisfaccion
(Aplicada por el Tutor)
*Encuesta de Satisfaccion
(Aplicada por los Jovenes del
Programa)*Certificado de Visita a la
Empresa Firmado por el Gestor
de Seguimiento6. Monitoreo de la Relacion
Laboral (Mes 9)
*Certificado de Nomina
Firmado por el Representante
Legal
*Certificado Firmado por el
Tutor
*Planilla de Pago Seguridad
Social
*Encuesta de Satisfaccion
(Aplicada por el Tutor)
*Encuesta de Satisfaccion
(Aplicada por los Jovenes del
Programa)
*Certificado de Visita a la
Empresa Firmado por el Gestor
de Seguimiento
7. Monitoreo de la Relacion
Laboral (Mes 12)
*Certificado de Nomina
Firmado por el Representante
Legal
*Certificado Firmado por el
Tutor
*Planilla de Pago Seguridad
Social
*Encuesta de Satisfaccion
(Aplicada por el Tutor)
*Encuesta de Satisfaccion
(Aplicada por los Jovenes del
Programa)
*Certificado de Visita a la
Empresa Firmado por el Gestor
de Seguimiento
54.3 Programas de Alianzas 1 4 X X
65 SISTEMAS DE GESTION
65.2 Sistema de Gestion de Calidad 2 8 X X
*Formato Informe de
Actividades
*Formato Lista Maestra de
Documentos Externos
*Formato Lista Maestra de
Documentos Externos
*Listado Maestro de Registros
*Formato de Medicion de
Politica y Calidad
Elaboró: CONVENCIONES
Revisó: CT: Conservación Total
Aprobó: E: Eliminación Firma:
D: Digitalización Nombre:
S: Selección Cargo:
RESPONSABLE DEL PROCESO
Alba Yaneth Gomez Meza
Gerente Unidad Programas de Impacto Social
CÓDIGO: SO-GDO-F008
VERSIÓN: N° 04
2017
S
A los documentos se les aplica
el proceso de Digitalización
según lo establecido la Circular
Externa 005 de 2012-AGN. En la
Eliminación se deja en Acta
firmada por el Presidente y
Jefe de Archivo del Comité de
Archivo, según lo establece el
Acuerdo 039-2002 del AGN-
Archivo General de la Nación.
TRD - TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
HOJA ___ 1___ DE ___6_____
DISPOSICIÓN FINAL
OBSERVACIONES
A los documentos se les aplica
el proceso de Digitalización
según lo establecido la Circular
Externa 005 de 2012-AGN. En la
Eliminación se deja en Acta
firmada por el Presidente y
Jefe de Archivo del Comité de
Archivo, según lo establece el
Acuerdo 039-2002 del AGN-
Archivo General de la Nación.
A los documentos se les aplica
el proceso de Digitalización
según lo establecido la Circular
Externa 005 de 2012-AGN. En la
Eliminación se deja en Acta
firmada por el Presidente y
Jefe de Archivo del Comité de
Archivo, según lo establece el
Acuerdo 039-2002 del AGN-
Archivo General de la Nación.
A los documentos se les aplica
el proceso de Digitalización
según lo establecido la Circular
Externa 005 de 2012-AGN. En la
Eliminación se deja en Acta
firmada por el Presidente y
Jefe de Archivo del Comité de
Archivo, según lo establece el
Acuerdo 039-2002 del AGN-
Archivo General de la Nación.
Documentos con valor Jurídico,
Legal y Administrativo, que no
desarrolla valores secundarios,
se establece digitalizar y
eliminar. En la Eliminación se
deja en Acta del Comité de
A los documentos se les aplica
el proceso de Digitalización
según lo establecido la Circular
Externa 005 de 2012-AGN. En la
Eliminación se deja en Acta
firmada por el Presidente y
Jefe de Archivo del Comité de
Archivo, según lo establece el
Acuerdo 039-2002 del AGN-
Archivo General de la Nación.
Serie documental de valor
Administrativo y Fiscal, al
perder sus valores primarios se
digitaliza y se elimina dejando
un Acta del Comité de Archivo.
A los documentos se les aplica
el proceso de Digitalización
según lo establecido la Circular
Externa 005 de 2012-AGN. En la
Eliminación se deja en Acta
firmada por el Presidente y
Jefe de Archivo del Comité de
Archivo, según lo establece el
Acuerdo 039-2002 del AGN-
Archivo General de la Nación.
Esta subserie hace referencia a
una herramienta metodológica
de trabajo en el seguimiento a
la gestión. No tiene valores
secundarios por lo que se
procede a eliminar.
Documentos electronicos en el
Aplicativo Eureka, se eliminan
despues de dar respuesta a las
PQRS.
A los documentos se les aplica
el proceso de Digitalización
según lo establecido la Circular
Externa 005 de 2012-AGN. En la
Eliminación se deja en Acta
firmada por el Presidente y
Jefe de Archivo del Comité de
Archivo, según lo establece el
Acuerdo 039-2002 del AGN-
Archivo General de la Nación.
Documentos con valor Jurídico,
Legal y Administrativo, que no
desarrolla valores secundarios,
se establece digitalizar y
eliminar. En la Eliminación se
deja en Acta del Comité de
A los documentos se les aplica
el proceso de Digitalización
según lo establecido la Circular
Externa 005 de 2012-AGN. En la
Eliminación se deja en Acta
firmada por el Presidente y
Jefe de Archivo del Comité de
Archivo, según lo establece el
Acuerdo 039-2002 del AGN-
Archivo General de la Nación.
A los documentos se les aplica
el proceso de Digitalización
según lo establecido la Circular
Externa 005 de 2012-AGN. En la
Eliminación se deja en Acta
firmada por el Presidente y
Jefe de Archivo del Comité de
Archivo, según lo establece el
Acuerdo 039-2002 del AGN-
Archivo General de la Nación.
A los documentos se les aplica
el proceso de Digitalización
según lo establecido la Circular
Externa 005 de 2012-AGN. En la
Eliminación se deja en Acta
firmada por el Presidente y
Jefe de Archivo del Comité de
Archivo, según lo establece el
Acuerdo 039-2002 del AGN-
Archivo General de la Nación.
RESPONSABLE DEL PROCESO
Alba Yaneth Gomez Meza
Gerente Unidad Programas de Impacto Social
Serie documental de valor
Administrativo, al perder sus
valores primarios se digitaliza y
se elimina dejando un Acta del
Comité de Archivo.
A los documentos se les aplica
el proceso de Digitalización
según lo establecido la Circular
Externa 005 de 2012-AGN. En la
Eliminación se deja en Acta
firmada por el Presidente y
Jefe de Archivo del Comité de
Archivo, según lo establece el
Acuerdo 039-2002 del AGN-
Archivo General de la Nación.
CÓDIGO DE SERIE SERIE CODIGO SUBSERIE/TIPOLOGiA UNIDAD
3.18 Actas de Capacitacion Credito Social
3.50 Actas de Comite Primario Credito Social
28.1 Otorgamiento Creditos Persona Natural Credito Social
*Lista de Chequeo
*Solicitud de Credito
*Documento de Identidad Deudor y Codeudor
*Desprendibles dos (2) iltimos Descuentos Nomina
Deudor y Codeudor
*Certificacion Laboral Deudor y Codeudor
*Reporte Centrales de Riesgo
*Novedades (Documentos Adicionales)
*Cotizacion
*Analisis de credito
*Pagare y Carta de Instruccion
*Contrato de Prenda (Vehiculo)
*Cruce de Cuentas
*Orden de Desembolso
*Gestion de Cobro (Sistema SIACC)
28.2 Otorgamientos Creditos sobre Cuota Monetaria Credito Social
*Solicitud de Credito
*Novedades
*Cotizacion
*Análisis del Credito
*Pagare Cuota Monetaria y Carta de Instrucciones
*Orden de Desembolso
CCD-CUADROS DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
3 ACTAS
28 CREDITOS
28.3 Otorgamientos Créditos Persona Jurídica Credito Social
*Lista de Chequeo
*Solicitud de Credito
*Certificado de Camara de Comercio
*Declaracion de Renta y/o Carta No Declarable
*Copia Balance General
*Copia Estado de Resultados*Autoliquidacion (Seguridad Social)
*Reporte de Centrales de Riesgo*Pagare y Carta de Instruccion
*Novedades
*Analisis de Credito
*Pagare y Carta de Instruccion
*Acta de Visita
*Orden de Desembolso
*Gestion de Cobro (Sistema SIACC)
31.1 Requerimientos Entes de Control y Vigilancia Credito Social
*Requerimiento
*Pliego de cargos
*Respuesta
38.48 Informes de Interventoria Credito Social
*Carta Remisoria
*Informe
*Soporte Ejecucion del Contrato
48.1 Derechos de Peticion Credito Social
*Solicitud
*Respuesta
48.2 Quejas Credito Social
*Solicitud
*Respuesta
38 INFORMES
48
PETICIONES,
QUEJAS, RECLAMOS
Y SUGERENCIAS
31ENTES DE CONTROL
Y VIGILANCIA
28 CREDITOS
48.3 Reclamos Credito Social
*Solicitud
*Respuesta
48.4 Sugerencias Credito Social
*Solicitud
*Respuesta
65.2 Sistema de Gestion de Calidad Credito Social
*Formato Informe de Actividades
*Formato Lista Maestra de Documentos Externos
*Formato Lista Maestra de Documentos Externos
*Listado Maestro de Registros
*Formato de Medicion de Politica y Calidad
65SISTEMAS
DE GESTION
48
PETICIONES,
QUEJAS, RECLAMOS
Y SUGERENCIAS
CÓDIGO: SO-GDO-F008
VERSIÓN: N° 04
2017
OFICINA PRODUCTORA: UNIDAD DE CREDITO SOCIAL CODIGO: 10530
UBICACIÓN ESTRUCTURA
ORGANICA: SUB DIRECCION DE ARTICULACION SOCIALCODIGO: 10500
Archivo
Gestión
Archivo
CentralC.T E D S
3 ACTAS
3.18 Actas de Capacitacion
3.50 Actas de Comite Primario
28 CREDITOS
28.1Otorgamiento Creditos
Persona Natural2 8 X X
*Lista de Chequeo
*Solicitud de Credito
*Documento de Identidad
Deudor y Codeudor
*Desprendibles dos (2)
iltimos Descuentos Nomina
Deudor y Codeudor*Certificacion Laboral
Deudor y Codeudor*Reporte Centrales de
Riesgo *Novedades (Documentos
Adicionales)
*Cotizacion
*Analisis de credito
*Pagare y Carta de
Instruccion *Contrato de Prenda
(Vehiculo)*Cruce de Cuentas
*Orden de Desembolso
*Gestion de Cobro (Sistema
SIACC)
A los documentos se les aplica el
proceso de Digitalización según lo
establecido la Circular Externa 005 de
2012-AGN. En la Eliminación se deja en
Acta firmada por el Presidente y Jefe de
Archivo del Comité de Archivo, según lo
Esta serie tiene valores contables. A los
documentos se les aplica el proceso de
Digitalización según lo establecido en el
Estatuto Tributario con el Artículo 771-
1, Ley 6 de 1992 (Art.74) y la Circular
Externa 005 de 2012-AGN. Se establece
su eliminación una vez cumplido sus
valores Administrativos y Contables, en
cumplimiento con la Ley 962 de 2005
(Art. 28), se deja en Acta firmada por el
Presidente y Jefe de Archivo del Comité
de Archivo, según lo establece el
Acuerdo 039-2002 del AGN-Archivo
General de la Nación. Codigo del
Comercio Art. 60 y Estatuto Organico
del Sistema Financiero Art. 96
2 8 X X
1 4 X X
TRD - TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
HOJA ___ 1___ DE ___3_____
CODIGO SUBSERIENOMBRE
SUBSERIE/TIPOLOGIA
AÑOS DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
OBSERVACIONES
28.2Otorgamientos Creditos
sobre Cuota Monetaria
*Solicitud de Credito
*Novedades
*Cotizacion
*Análisis del Credito
*Pagare Cuota Monetaria y
Carta de Instrucciones
*Orden de Desembolso
28.3Otorgamientos Creditos
Persona JurIdica
*Lista de Chequeo
*Solicitud de Credito
*Certificado de Camara de
Comercio
*Declaracion de Renta y/o
Carta No Declarable
*Copia Balance General
*Copia Estado de
Resultados
*Autoliquidacion (Seguridad
Social)
*Reporte de Centrales de
Riesgo
*Pagare y Carta de
Instruccion
*Novedades
*Analisis de Credito
*Pagare y Carta de
Instruccion
*Acta de Visita
*Orden de Desembolso
*Gestion de Cobro (Sistema
SIACC)
31 ENTRES DE CONTROL
31.1Requerimientos Entes de
Control y Vigilancia1 4 X X
*Requerimiento
*Pliego de cargos
*Respuesta
38 INFORMES
Serie documental de valor
Administrativo y Fiscal, al perder sus
valores primarios se digitaliza y se
elimina dejando un Acta del Comité de
Archivo.
Esta serie tiene valores contables. A los
documentos se les aplica el proceso de
Digitalización según lo establecido en el
Estatuto Tributario con el Artículo 771-
1, Ley 6 de 1992 (Art.74) y la Circular
Externa 005 de 2012-AGN. Se establece
su eliminación una vez cumplido sus
valores Administrativos y Contables, en
cumplimiento con la Ley 962 de 2005
(Art. 28), se deja en Acta firmada por el
Presidente y Jefe de Archivo del Comité
de Archivo, según lo establece el
Acuerdo 039-2002 del AGN-Archivo
General de la Nación. Codigo del
Comercio Art. 60 y Estatuto Organico
del Sistema Financiero Art. 96
2 8 X X
Esta serie tiene valores contables. A los
documentos se les aplica el proceso de
Digitalización según lo establecido en el
Estatuto Tributario con el Artículo 771-
1, Ley 6 de 1992 (Art.74) y la Circular
Externa 005 de 2012-AGN. Se establece
su eliminación una vez cumplido sus
valores Administrativos y Contables, en
cumplimiento con la Ley 962 de 2005
(Art. 28), se deja en Acta firmada por el
2 8 X X
38.48 Informes de Interventoria 1 19 X X
*Carta Remisoria
*Informe
*Soporte Ejecucion del
Contrato
48PETICIONES, QUEJAS,
RECLAMOS Y SUGERENCIAS
48.1 Derechos de Peticion 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.2 Quejas 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.3 Reclamos 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.4 Sugerencias 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
65 SISTEMAS DE GESTION
65.2Sistema de Gestion de
Calidad2 8 X X
*Formato Informe de
Actividades
*Formato Lista Maestra de
Documentos Externos
*Formato Lista Maestra de
Documentos Externos
*Listado Maestro de
Registros
*Formato de Medicion de
Politica y Calidad
Elaboró: s CONVENCIONES
Revisó: CT: Conservación Total
Aprobó: E: Eliminación Firma:
D: Digitalización Nombre:
S: Selección Cargo:
RESPONSABLE DEL PROCESO
Diana Marcela Camacho
Gerente Unidad de Credito Social
Serie documental de valor
Administrativo, al perder sus valores
primarios se digitaliza y se elimina
dejando un Acta del Comité de Archivo.
Documentos electronicos en el
Aplicativo Eureka, se eliminan despues
de dar respuesta a las PQRS.
Documentos con valor Jurídico, Legal y
Administrativo, que no desarrolla
valores secundarios, se establece
digitalizar y eliminar. En la
Eliminación se deja en Acta del Comité
de Archivo, según lo establece el
Acuerdo 039-2002 del AGN-Archivo
CÓDIGO DE SERIE SERIE CODIGO SUBSERIE/TIPOLOGiA DEPENDENCIA
3 ACTAS 3.50 Actas de Comite Primario Gestion Comercial
31.1Requerimientos Entes de
Control y VigilanciaGestion Comercial
*Requerimiento
*Pliego de cargos
*Respuesta
38.40 Informes de Gestion Gestion Comercial
*Carta Remisoria
*Informe
38.48 Informes de Interventoria Gestion Comercial
*Carta Remisoria
*Informe
*Soporte Ejecucion del Contrato
46.1 Novedad de Empleados
*Formato de Control
46.4 Novedades del Trabajador
*Incapacidades de Trabajador
*Certificaciones Bancarias
Trabajador y/o Embargos
46 NOVEDADES
38 INFORMES
31
ENTES DE
CONTROL Y
VIGILANCIA
CCD-CUADROS DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
*Solicitudes Varias (Certificados
Escolares, Discapacidad,
Defuncion Trabajador y/o
Personas a Cargo)
*Cartas Autorizacion Trabajador
y/o Embargos
*Retiros Personas a Cargo
*Cambios Medio de Pago
*Novedades Trabajador y/o
Nominas
*Pago Cuota Monetaria
(Reintegros y Demandas
Judiciales Aportes)
*Actualizacion de Datos
Trabajador y/o Persona a Cargo
48.1 Derechos de Peticion Gestion Comercial
*Solicitud
*Respuesta
48.2 Quejas Gestion Comercial
*Solicitud
*Respuesta
48.3 Reclamos Gestion Comercial
*Solicitud
*Respuesta
48.4 Sugerencias Gestion Comercial
*Solicitud
46 NOVEDADES
48
PETICIONES,
QUEJAS,
RECLAMOS Y
SUGERENCIAS
*Respuesta
65.2 Sistema de Gestion de Calidad Gestion Comercial
*Formato Informe de
Actividades
*Formato Lista Maestra de
Documentos Externos
*Formato Lista Maestra de
Documentos Externos
*Listado Maestro de Registros
*Formato de Medicion de
Politica y Calidad
70.1 Visitas Gestion Comercial
*Informe de Visitas (Formato de
Visita)
70 VISITAS
65SISTEMAS DE
GESTION
48
PETICIONES,
QUEJAS,
RECLAMOS Y
SUGERENCIAS
CÓDIGO: SO-GDO-F008
VERSIÓN: N° 04
2017
OFICINA PRODUCTORA: UNIDAD DE GESTION COMERCIAL CODIGO: 10610
UBICACIÓN
ESTRUCTURA SUB DIRECCION DE SERVICIO SOCIAL CODIGO: 10500
Archivo GestiónArchivo
CentralC.T E D S
3 ACTAS
3.50 Actas de Comite Primario
31 ENTRES DE CONTROL
31.1Requerimientos Entes de
Control y Vigilancia1 4 X X
*Requerimiento
*Pliego de cargos
*Respuesta
38 INFORMES
38.48 Informes de Interventoria 1 19 X X
*Carta Remisoria
*Informe
*Soporte Ejecucion del
Contrato
46 NOVEDADES
46.1 Novedad de Empleados 2 3 X X X
*Formato de Control
46.4Novedades del
Trabajador2 3 X X X
*Incapacidades de
Trabajador
*Certificaciones Bancarias
Trabajador y/o Embargos
Por tratarse de documentos que
tienen que ver con la mision
dela entidad dentro de la
evolución administrativa, al
finalizar su tiempo de retención
en el Archivo Central, se hace
selección por muestreo
aleatorio del 2% para
Conservación Total en el
Archivo Histórico, los
documentos sobrantes de este
proceso se eliminan dejando
Acta firmada por el Presidente
y Jefe de Archivo del Comité de
Archivo, según lo establece el
Acuerdo 039-2002 del AGN-
Archivo General de la Nación.
Documentos con valor Jurídico,
Legal y Administrativo, que no
desarrolla valores secundarios,
se establece digitalizar y
eliminar. En la Eliminación se
deja en Acta del Comité de
Archivo, según lo establece el
Serie documental de valor
Administrativo y Fiscal, al
perder sus valores primarios se
digitaliza y se elimina dejando
un Acta del Comité de Archivo.
TRD - TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
HOJA ___ 1___ DE ___2____
CODIGO SUBSERIENOMBRE
SUBSERIE/TIPOLOGIA
AÑOS DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
OBSERVACIONES
*Solicitudes Varias
(Certificados Escolares,
Discapacidad, Defuncion
Trabajador y/o Personas a
Cargo)
*Cartas Autorizacion
Trabajador y/o Embargos
*Retiros Personas a Cargo
*Cambios Medio de Pago
*Novedades Trabajador
y/o Nominas
*Pago Cuota Monetaria
(Reintegros y Demandas
Judiciales Aportes)
*Actualizacion de Datos
Trabajador y/o Persona a
Cargo
48
PETICIONES, QUEJAS,
RECLAMOS Y
SUGERENCIAS
48.1 Derechos de Peticion 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.2 Quejas 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.3 Reclamos 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.4 Sugerencias 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
65 SISTEMAS DE GESTION
65.2Sistema de Gestion de
Calidad2 8 X X
*Formato Informe de
Actividades
*Formato Lista Maestra de
Documentos Externos
Serie documental de valor
Administrativo, al perder sus
valores primarios se digitaliza y
se elimina dejando un Acta del
Comité de Archivo.
Por tratarse de documentos que
tienen que ver con la mision
dela entidad dentro de la
evolución administrativa, al
finalizar su tiempo de retención
en el Archivo Central, se hace
selección por muestreo
aleatorio del 2% para
Conservación Total en el
Archivo Histórico, los
documentos sobrantes de este
proceso se eliminan dejando
Acta firmada por el Presidente
y Jefe de Archivo del Comité de
Archivo, según lo establece el
Acuerdo 039-2002 del AGN-
Archivo General de la Nación.
Documentos electronicos en el
Aplicativo Eureka, se eliminan
despues de dar respuesta a las
PQRS.
*Formato Lista Maestra de
Documentos Externos
*Listado Maestro de
Registros
*Formato de Medicion de
Politica y Calidad
Elaboró: CONVENCIONES
Revisó: CT: Conservación Total
Aprobó: E: Eliminación Firma:
D: Digitalización Nombre:
S: Selección Cargo:
RESPONSABLE DEL PROCESO
Maria Margarita
Gerente Unidad de Gestion Comercial
Serie documental de valor
Administrativo, al perder sus
valores primarios se digitaliza y
se elimina dejando un Acta del
Comité de Archivo.
CÓDIGO DE SERIE SERIE CODIGO SUBSERIE/TIPOLOGiA UNIDAD
3.16 Actas de Boletin Encaja Comunicaciones
3.18 Actas de Capacitacion Comunicaciones
3.39 Actas de Comite Editorial Comunicaciones
3.50 Actas de Comite Primario Comunicaciones
3.53 Actas de Compromiso Comunicaciones
3.64Actas de Equipo de
ComunicacionesComunicaciones
3.90Actas de Reuniones Unidades de
CAJASANComunicaciones
12 BOLETINES 12.1 Boletines de Prensa Comunicaciones
31.1Requerimientos Entes de Control
y VigilanciaComunicaciones
*Requerimiento
*Pliego de cargos
*Respuesta
37.1Autorizacion Uso de Imagen
PersonalComunicaciones
37.2 Archivos Fotograficos Comunicaciones
37.3Diseño y Produccion de Material
ImpresoComunicaciones
*Portafolio de Servicios
*Machote Aprobado
3 ACTAS
31
ENTES DE
CONTROL Y
VIGILANCIA
CCD-CUADROS DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
37IMAGEN
CORPORATIVA
37.4 Elementos Publicitarios Comunicaciones
*Piezas Publicitarias Graficas
38.48 Informes de Interventoria Comunicaciones
*Carta Remisoria
*Informe
*Soporte Ejecucion del Contrato
48.1 Derechos de Peticion Comunicaciones
*Solicitud
*Respuesta
48.2 Quejas Comunicaciones
*Solicitud
*Respuesta
48.3 Reclamos Comunicaciones
*Solicitud
*Respuesta
48.4 Sugerencias Comunicaciones
*Solicitud
*Respuesta
53.1 Articulos Corporativos Comunicaciones
53.2 Banco de Fotografias Comunicaciones
*Registro Fotografico de Eventos
53.3 Folletos Corporativos Comunicaciones
53.4 Publicaciones Corporativas Comunicaciones
53.5 Revistas Corporativas Comunicaciones
56.1 Propuestas Comerciales Comunicaciones
*Orden de Publicidad
53PRENSA
CORPORATIVA
56 PROPUESTAS
38 INFORMES
48
PETICIONES,
QUEJAS,
RECLAMOS Y
SUGERENCIAS
37IMAGEN
CORPORATIVA
*Copias de la Contratación con
Medios Masivos
*Portafolio de Servicios
*Recepcion de Solicitud del
Servicio
*Planilla Solicitud del Servcio
*Planifiacion del Servicio
56.2Propuestas de Participacion en
EventosComunicaciones
60.10
Registros de Eventos
Institucionales en Medios
Audiovisuales
Comunicaciones
60.18Registro de Marcas Propias
CAJASANComunicaciones
65.2 Sistema de Gestion de Calidad Comunicaciones
*Formato Informe de Actividades
*Formato Lista Maestra de
Documentos Externos
*Formato Lista Maestra de
Documentos Externos
*Listado Maestro de Registros
*Formato de Medicion de Politica y
Calidad
56 PROPUESTAS
60 REGISTROS
65SISTEMAS
DE GESTION
CÓDIGO: SO-GDO-F008
VERSIÓN: N° 04
2017
OFICINA PRODUCTORA: UNIDAD DE COMUNICACIONES CODIGO: 10620
UBICACIÓN
ESTRUCTURA SUB DIRECCION DE SERVICIO SOCIAL CODIGO: 10600
Archivo GestiónArchivo
CentralC.T E D S
3 ACTAS
3.16 Actas de Boletin Encaja
3.18 Actas de Capacitacion
3.39 Actas de Comite Editorial
3.50 Actas de Comite Primario
3.53 Actas de Compromiso
3.64Actas de Equipo de
Comunicaciones
3.90Actas de Reuniones
Unidades de CAJASAN
12 BOLETINES
1 4 X X
TRD - TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
HOJA ___ 1___ DE ___3_____
CODIGO SUBSERIENOMBRE
SUBSERIE/TIPOLOGiA
AÑOS DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
OBSERVACIONES
A los documentos se les aplica
el proceso de Digitalización
según lo establecido la
Circular Externa 005 de 2012-
AGN. En la Eliminación se deja
en Acta firmada por el
Presidente y Jefe de Archivo
del Comité de Archivo, según
lo establece el Acuerdo 039-
2002 del AGN-Archivo General
de la Nación.
12.1 Boletines de Prensa 3 7 X X
Esta serie hace referencia a
los Comunicados de Prensa en
diferentes géneros
periodísticos y formatos. Esta
serie es considerada de
actividades y misional, se
establece su conservación
total ya que es parte del
patrimonio histórico, cultural
e investigativo de CAJASA de
acuerdo a la Ley 594 de 2000,
artículo 19, parágrafo 2. Por
ser una serie documental
considerada de valor 31 ENTRES DE CONTROL
31.1Requerimientos Entes de
Control y Vigilancia1 4 X X
*Requerimiento
*Pliego de cargos
*Respuesta
37 IMAGEN CORPORATIVA
37.1Autorizacion Uso de
Imagen Personal
37.2 Archivos Fotograficos
37.3Diseño y Produccion de
Material Impreso
*Portafolio de Servicios
*Machote Aprobado
37.4 Elementos Publicitarios 3 7 X X
*Piezas Publicitarias
Graficas38 INFORMES
38.48 Informes de Interventoria 1 19 X X
*Carta Remisoria
*Informe
*Soporte Ejecucion del
Contrato
48
PETICIONES, QUEJAS,
RECLAMOS Y
SUGERENCIAS
Documentos con valor
Jurídico, Legal y
Administrativo, que no
desarrolla valores
secundarios, se establece
digitalizar y eliminar. En la
Eliminación se deja en Acta
Esta serie hace referencia a
los Comunicados de Prensa en
diferentes géneros
periodísticos y formatos. Esta
serie es considerada de
actividades y misional, se
establece su conservación
total ya que es parte del
patrimonio histórico, cultural
e investigativo de CAJASA de
acuerdo a la Ley 594 de 2000,
artículo 19, parágrafo 2. Por
ser una serie documental
considerada de valor
3 7 X X
Serie documental de valor
Administrativo y Fiscal, al
perder sus valores primarios
se digitaliza y se elimina
dejando un Acta del Comité
de Archivo.
48.1 Derechos de Peticion 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.2 Quejas 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.3 Reclamos 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.4 Sugerencias 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
53 PRENSA CORPORATIVA
53.1 Articulos Corporativos
53.2 Banco de Fotografias
*Registro Fotografico de
Eventos
53.3 Folletos Corporativos
53.4Publicaciones
Corporativas
53.5 Revistas Corporativas
56 PROPUESTAS
56.1 Propuestas Comerciales 2 X
*Orden de Publicidad
*Copias de la Contratación
con Medios Masivos
*Portafolio de Servicios
*Recepcion de Solicitud
del Servicio
*Planilla Solicitud del
Servcio
*Planifiacion del Servicio
56.2Propuestas de
Participacion en Eventos2 X
60 REGISTROS
X
Esta subserie hace referencia
a una herramienta
metodológica de trabajo en el
seguimiento a la gestión. No
tiene valores secundarios por
lo que se procede a eliminar.
Esta serie hace referencia a
los Comunicados de Prensa en
diferentes géneros
periodísticos y formatos. Esta
serie es considerada de
actividades y misional, se
establece su conservación
total ya que es parte del
patrimonio histórico, cultural
3 7 X X
3 7 X
Documentos electronicos en el
Aplicativo Eureka, se eliminan
despues de dar respuesta a las
PQRS.
60.10
Registros de Eventos
Institucionales en Medios
Audiovisuales
60.18Registro de Marcas
Propias CAJASAN
65 SISTEMAS DE GESTION
65.2Sistema de Gestion de
Calidad2 8 X X
*Formato Informe de
Actividades
*Formato Lista Maestra de
Documentos Externos
*Formato Lista Maestra de
Documentos Externos
*Listado Maestro de
Registros
*Formato de Medicion de
Politica y Calidad
Elaboró: CONVENCIONES
Revisó: CT: Conservación Total
Aprobó: E: Eliminación Firma:
D: Digitalización Nombre:
S: Selección Cargo:
RESPONSABLE DEL PROCESO
Jalia Bibiana Guacaneme
Gerente Unidad de Comunicaciones
Esta subserie hace referencia
a una herramienta
metodológica de trabajo en el
seguimiento a la gestión. No
tiene valores secundarios por
lo que se procede a eliminar.
Serie documental de valor
Administrativo, al perder sus
valores primarios se digitaliza
y se elimina dejando un Acta
del Comité de Archivo.
CÓDIGO DE SERIE SERIE CODIGO SUBSERIE/TIPOLOGiA UNIDAD
3.18 Actas de Capacitacion Recreacion, Deportes y Hoteleria
3.50 Actas de Comite Primario Recreacion, Deportes y Hoteleria
3.57 Actas de Consejo Recreacion, Deportes y Hoteleria
3.61 Actas de Entrega de Cargo Recreacion, Deportes y Hoteleria
3.77 Actas de Plenaria Recreacion, Deportes y Hoteleria
17.1 Presupuesto de Cobertura Recreacion, Deportes y Hoteleria
17.2 Seguimiento de Cobertura Recreacion, Deportes y Hoteleria
25.15 Control de Mantenimiento Físico Recreacion, Deportes y Hoteleria
*Cronograma de Mantenimiento
*Control de Mantenimiento de
Aseo
*Control Mantenimiento de
Piscinas-Certificado de Piscina
25 CONTROLES
3 ACTAS
17 COBERTURA
CCD-CUADROS DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
*Control Medicion del PH
*Monitoréo de Caracteristicas del
Hotel
*Control de Plagas
25.25 Control de Reservas Recreacion, Deportes y Hoteleria
*Control de Reserva de Huespedes
*Registro de Ingreso de Huespedes
25.31 Control en Costos y BPM Recreacion, Deportes y Hoteleria
*Control Materia Prima no
Perecedera
*Control de Temperatura
*Bajas de MercancIa
*Plan de Alimentación Cocina
*Control de Calidad Alimentos
*Control de Comandas
Restaurante
25.40 Control Mantenimiento Aseo Recreacion, Deportes y Hoteleria
*Plan de Aseo por Zonas
*Lista Verificacion
Mantenimiento Sede
*Lista Verificacion de Salones
*Lista Verificacion Aseo en Baños
25 CONTROLES
25.43Control Planta de Tratamiento
de Agua ResidualRecreacion, Deportes y Hoteleria
*Lista de Chequeo
*Medicion Diaria de Parametros
25.49
Control Servicios de Alquileres
y/o Prestamos de Espacios o
Implementos Deportivos
Recreacion, Deportes y Hoteleria
*Prestamos Equipos e Insumos
Electricos Salones
*Control Prestamos de Juegos
*Prestamos Implementos
Deportivos
*Control Reserva de Salones
*Alquiler de Salones y Auditorios
*Reserva de Espacios de la Sede
31.1Requerimientos Entes de
Control y VigilanciaRecreacion, Deportes y Hoteleria
*Requerimiento
*Pliego de cargos
*Respuesta
35.2 Gestion de Redes y Alianzas Recreacion, Deportes y Hoteleria
*Seleccion Red Persona Natural
*Seguimiento a Proveedores
35 GESTIONES
31
ENTES DE
CONTROL Y
VIGILANCIA
25 CONTROLES
*Evaluacion Red Persona Natural
35.3Gestion de Alojamiento por
Intercambio Cajas de
Compensacion
Recreacion, Deportes y Hoteleria
*Solicitud de Alojamiento por
Intercambio
*Carta de Presentacion del
Cliente
*Evaluacion Satisfacción del
Cliente Alojamiento
35.6 Gestion de Redes y Alianzas Recreacion, Deportes y Hoteleria
*Seleccion Red Persona Natural
*Seguimiento a Proveedores
*Evaluacion Red Persona Natural
35.7 Gestion de Restaurantes Recreacion, Deportes y Hoteleria
*Solicitudes de Restaurante
*Apoyo Logistico
35.10 Gestion Hotelera Recreacion, Deportes y Hoteleria
*Planeacion Mensual de Eventos
*Logistica de Eventos
*Entrega Recepcion de Salones
35.11 Gestion Logistica Recreacion, Deportes y Hoteleria
*Apoyo Logistico
35 GESTIONES
*Asistencia Sedes
*Control Anulacion Facturas
36.19Historias Participantes Escuelas
DeportivasRecreacion, Deportes y Hoteleria
*Formato de Inscripcion
*Formato Compromiso de
Vinculacion
*Formato Autorizacion de Abeas
Data
*Formato Autorizacion Registro
Fotografico
*DI
38.48 Informes de Interventoria Recreacion, Deportes y Hoteleria
*Carta Remisoria
*Informe
*Soporte Ejecucion del Contrato
38.66 Informes Mensuales Recreacion, Deportes y Hoteleria
*Carta Remisoria
*Informe
48.1 Derechos de Peticion Recreacion, Deportes y Hoteleria
*Solicitud
*Respuesta
48.2 Quejas Recreacion, Deportes y Hoteleria
48
PETICIONES,
QUEJAS,
RECLAMOS Y
SUGERENCIAS
38 INFORMES
36 HISTORIAS
35 GESTIONES
*Solicitud
*Respuesta
48.3 Reclamos Recreacion, Deportes y Hoteleria
*Solicitud
*Respuesta
48.4 Sugerencias Recreacion, Deportes y Hoteleria
*Solicitud
*Respuesta
49.8Planeacion Operativa
Alojamiento Recreacion, Deportes y Hoteleria
*Reservas
*Registro de Ingreso de Huespedes
*Control Objetos Olvidados
*Rotacion de Colchones
*Limpieza y Desinfeccion Diaria
54.2 Programas de Adulto Mayor Recreacion, Deportes y Hoteleria
*Formato de Inscripcion
*Cronograma de Actividades
*Asistencia Semanal
*Encuesta de Satifaccion Cliente
Adulto Mayor
*Seguimiento a Proveedores
49 PLANEACIONESS
54 PROGRAMAS
48
PETICIONES,
QUEJAS,
RECLAMOS Y
SUGERENCIAS
54.10Programas de Escuelas
DeportivasRecreacion, Deportes y Hoteleria
*Formato de Inscripcion
*Asistencia
*Diagnostico Seguimiento y
Evaluacion Deportiva
*Control Escuelas Deportivas
*Aplicacion de Excedentes
*Ejecucion Ajuste 55%
*Encuesta de Satifaccion Cliente
Escuelas de Formacion Deportiva
*Seguimiento a Proveedores
54.11 Programas de Eventos Turisticos Recreacion, Deportes y Hoteleria
*Recepcion Solicitud del Servicio
*Cotizaciones
*Carta Aceptacion de Actividad
del Cliente
*Planificacion del Servicio
*Confirmacion Logistica
*Boucher
*Recomendaciones Guia en el
Evento
*Acta de Entrega de la Actividad
*Listado
*Polizas de Seguro
54 PROGRAMAS
*Evaluacion Satisfaccion del
Cliente Operador Turistico
*Facturacion y Pago
54.12 Programas de Olimpiadas Recreacion, Deportes y Hoteleria
*Control Entrega de Invitacion
Participacion
*Carta o Correo de Aceptacion
Participacion de Empresa
*Inscripcion
*Copia Factura
*Acta Reunion de Congreso
*Programacion
*Planilla de Resultados
*Acta de Entrega de Premios
*Seguimiento a Proveedores
*Encuestas Olimpiadas
Interempresas
54.14 Programas de Torneos Abiertos Recreacion, Deportes y Hoteleria
*Control Entrega de Invitacion
Participacion
*Carta o Correo de Aceptacion
*Inscripcion
*Copia Factura
*Acta Reunion de Congreso
*Programacion
*Planilla de Resultados
54 PROGRAMAS
*Acta de Entrega de Premios
*Seguimiento a Proveedores
*Encuestas Satisfaccion Cliente
Olimpiadas Interempresas Torneo
Abierto
54.17 Programa Vacaciones Deportivas Recreacion, Deportes y Hoteleria
*Inscripcion
*Asistencia
*Validacion de Ruta
*Seguimiento a Proveedores
*Encuesta Satisfaccion Cliente
Vacaciones Deportivas
54.18Programa Vacaciones
RecreativasRecreacion, Deportes y Hoteleria
*Inscripcion
*Asistencia Semanal
*Validacion de Ruta
*Seguimiento a Proveedores
*Encuesta Satisfaccion Cliente
Vacaciones Recreativas
59.7Proyectos de Recreacion y
DeportesRecreacion, Deportes y Hoteleria
*Ficha Formulacion de Proyectos
*Cronograma del Proyecto
*Reporte de Novedades
*Entregables Proyecto
59 PROYECTOS
54 PROGRAMAS
60.11Registros de Huespedes
Nacionales y/o ExtranjerosRecreacion, Deportes y Hoteleria
60.23 Registros de Redes y Alianzas Recreacion, Deportes y Hoteleria
60.28Registros Ingreso de Usuarios
Sedes RecreacionalesRecreacion, Deportes y Hoteleria
*Reserva Hospedaje
*Registro Ingreso de Huespedes
*Apoyo Logistico
*Paz y Salvo
60.29 Registros Nacionales de Turismo Recreacion, Deportes y Hoteleria
*Inscripcion
*Registro Nacional de Turismo
60.30Registros Servicios de
Enfermeria Sede RecreacionalRecreacion, Deportes y Hoteleria
*Registro de Actividades Sede
Recreativa
65.2 Sistema de Gestion de Calidad Recreacion, Deportes y Hoteleria
*Formato Informe de Actividades
*Formato Lista Maestra de
Documentos Externos
*Formato Lista Maestra de
Documentos Externos
65SISTEMAS DE
GESTION
60 REGISTROS
*Listado Maestro de Registros*Formato de Medicion de Politica
y Calidad
65SISTEMAS DE
GESTION
CÓDIGO: SO-GDO-F008
VERSIÓN: N° 04
2017
OFICINA PRODUCTORA: UNIDAD DE RECREACION, DEPORTE Y HOTELERIA CODIGO: 10630
UBICACIÓN ESTRUCTURA
ORGANICA: SUB DIRECCION DE SERVICIO SOCIAL CODIGO: 10600
Archivo GestiónArchivo
CentralC.T E D S
3 ACTAS
3.18 Actas de Capacitacion
3.50 Actas de Comite Primario
3.57 Actas de Consejo
3.61 Actas de Entrega de Cargo
3.77 Actas de Plenaria
17 COBERTURA
17.1 Presupuesto de Cobertura
17.2 Seguimiento de Cobertura
25 CONTROLES
25.15Control de Mantenimiento
Físico2 X
*Cronograma de
Mantenimiento
*Control de Mantenimiento
de Aseo
*Control Mantenimiento de
Piscinas-Certificado de
Piscina
*Control Medicion del PH
*Monitoréo de
Caracteristicas del Hotel
*Control de Plagas
Esta subserie hace
referencia a una
herramienta metodológica
de trabajo en el
seguimiento a la gestión.
No tiene valores
secundarios por lo que se
procede a eliminar.
A los documentos se les
aplica el proceso de
Digitalización según lo
establecido la Circular
Externa 005 de 2012-AGN.
En la Eliminación se deja en
Acta firmada por el
Presidente y Jefe de
2 1 X X
A los documentos se les
aplica el proceso de
Digitalización según lo
establecido la Circular
Externa 005 de 2012-AGN.
1 4 X X
TRD - TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
HOJA ___ 1___ DE ___4_____
CODIGO SUBSERIENOMBRE
SUBSERIE/TIPOLOGiA
AÑOS DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
OBSERVACIONES
25.25 Control de Reservas 2 X
*Control de Reserva de
Huespedes
*Registro de Ingreso de
Huespedes
25.31 Control en Costos y BPM 2 X
*Control Materia Prima no
Perecedera
*Control de Temperatura
*Bajas de MercancIa
*Plan de Alimentación
Cocina
*Control de Calidad
Alimentos
*Control de Comandas
Restaurante
25.40Control Mantenimiento
Aseo2 X
*Plan de Aseo por Zonas
*Lista Verificacion
Mantenimiento Sede
*Lista Verificacion de
Salones
*Lista Verificacion Aseo en
Baños
25.43
Control Planta de
Tratamiento de Agua
Residual
2 X
*Lista de Chequeo
*Medicion Diaria de
Parametros
25.49
Control Servicios de
Alquileres y/o Prestamos
de Espacios o
Implementos Deportivos
2 X
*Prestamos Equipos e
Insumos Electricos Salones
*Control Prestamos de
Juegos
Esta subserie hace
referencia a una
herramienta metodológica
de trabajo en el
seguimiento a la gestión.
No tiene valores
secundarios por lo que se
procede a eliminar.
*Prestamos Implementos
Deportivos
*Control Reserva de
Salones
*Alquiler de Salones y
Auditorios
*Reserva de Espacios de la
Sede
31 ENTRES DE CONTROL
31.1Requerimientos Entes de
Control y Vigilancia1 4 X X
*Requerimiento
*Pliego de cargos
*Respuesta
35 GESTIONES
35.2Gestion de Redes y
Alianzas2 3 X X
*Seleccion Red Persona
Natural
*Seguimiento a
Proveedores
*Evaluacion Red Persona
Natural
35.3
Gestion de Alojamiento
por Intercambio Cajas de
Compensacion
2 3 X X
*Solicitud de Alojamiento
por Intercambio
*Carta de Presentacion del
Cliente
*Evaluacion Satisfacción
del Cliente Alojamiento
35.6Gestion de Redes y
Alianzas2 3 X X
*Seleccion Red Persona
Natural
A los documentos se les
aplica el proceso de
Digitalización según lo
establecido la Circular
Externa 005 de 2012-AGN.
En la Eliminación se deja en
Acta firmada por el
Presidente y Jefe de
Archivo del Comité de
Archivo, según lo establece
el Acuerdo 039-2002 del
AGN-Archivo General de la
Nación.
Serie documental de valor
Administrativo y Fiscal, al
perder sus valores primarios
se digitaliza y se elimina
dejando un Acta del Comité
de Archivo.
Esta subserie hace
referencia a una
herramienta metodológica
de trabajo en el
seguimiento a la gestión.
No tiene valores
secundarios por lo que se
procede a eliminar.
*Seguimiento a
Proveedores
*Evaluacion Red Persona
Natural
35.7 Gestion de Restaurantes 2 3 X X
*Solicitudes de Restaurante
*Apoyo Logistico
35.10 Gestion Hotelera 2 3 X X
*Planeacion Mensual de
Eventos
*Logistica de Eventos
*Entrega Recepcion de
Salones
35.11 Gestion Logistica 2 3 X X
*Apoyo Logistico
*Asistencia Sedes
*Control Anulacion
Facturas
36 HISTORIAS
36.19Historias Participantes
Escuelas Deportivas4 6 X X
*Formato de Inscripcion
*Formato Compromiso de
Vinculacion
*Formato Autorizacion de
Abeas Data
*Formato Autorizacion
Registro Fotografico
*DI
38 INFORMES
38.48 Informes de Interventoria 1 19 X X
*Carta Remisoria
*Informe
*Soporte Ejecucion del
Contrato
38.66 Informes Mensuales 2 X
*Carta Remisoria
Esta subserie hace
referencia a una
herramienta metodológica
de trabajo en el
Documentos con valor
Jurídico, Legal y
Administrativo, que no
desarrolla valores
secundarios, se establece
digitalizar y eliminar. En
la Eliminación se deja en
Acta del Comité de
Archivo, según lo establece
el Acuerdo 039-2002 del
AGN-Archivo General de la
Nación.
Documentos con valor
Jurídico, Legal y
Administrativo, que no
desarrolla valores
secundarios, se establece
digitalizar y eliminar. En
la Eliminación se deja en
A los documentos se les
aplica el proceso de
Digitalización según lo
establecido la Circular
Externa 005 de 2012-AGN.
En la Eliminación se deja en
Acta firmada por el
Presidente y Jefe de
Archivo del Comité de
Archivo, según lo establece
el Acuerdo 039-2002 del
AGN-Archivo General de la
Nación.
*Informe
48
PETICIONES, QUEJAS,
RECLAMOS Y
SUGERENCIAS48.1 Derechos de Peticion 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.2 Quejas 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.3 Reclamos 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.4 Sugerencias 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
65 SISTEMAS DE GESTION
65.2Sistema de Gestion de
Calidad2 8 X X
*Formato Informe de
Actividades
*Formato Lista Maestra de
Documentos Externos
*Formato Lista Maestra de
Documentos Externos
*Listado Maestro de
Registros
*Formato de Medicion de
Politica y Calidad
Elaboró: CONVENCIONES
Revisó: CT: Conservación Total
Aprobó: E: Eliminación Firma:
D: Digitalización Nombre:
S: Selección Cargo:
RESPONSABLE DEL PROCESO
Leidy Marcela Carvajal
Gerente Unidad de Recreacion Deportes y Hoteleria
Documentos electronicos en
el Aplicativo Eureka, se
eliminan despues de dar
respuesta a las PQRS.
Serie documental de valor
Administrativo, al perder
sus valores primarios se
digitaliza y se elimina
dejando un Acta del Comité
de Archivo.
Esta subserie hace
referencia a una
herramienta metodológica
de trabajo en el
CÓDIGO DE
SERIESERIE CODIGO SUBSERIE/TIPOLOGiA UNIDAD
2.2.Acreditacion para Funcionamiento como
Establecimiento EducativoEducacion Formal
*Acta de Inicio Contrato de Aporte con ICBF
*Certificacion de Bomberos *Certificaciones de Calidad
*Certificaciones y Licencias de Uso y
Funcionamiento de Infraestructura
*Concepto Sanitario
*Concepto Uso del Suelo
*Contrato de Aporte con ICBF
*Documentos Legales
*Escritura
*DANE
*Aprobacion de Costos Educativos
*Registro SIMAD
*PEI (Proyecto Educativo Institucional)
*Resoluciones Secretaria de Educacion
3.18 Actas de Capacitacion Educacion Formal
3.20 Actas de Comite Educacion Formal
3.23 Actas de Comite Consejo Directivo Educacion Formal
3.24 Actas de Convivencia Escolar Educacion Formal
3.29 Actas de Convivencia Escolar y Pedagogica Educacion Formal
3.41Actas de Comite Evaluacion y Promocion de
Centros EducativosEducacion Formal
3.49 Actas de Comite Paritario (SG SST) Educacion Formal
3.50 Actas de Comite Primario Educacion Formal
3.52 Actas de Comportamiento Educacion Formal
3.58 Actas de Consejo Academico Educacion Formal
3.59 Actas de Consejo Directivo Escolar Educacion Formal
2 ACREDITACIONES
3 ACTAS
CCD-CUADROS DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
3.66 Actas de Estandares de Calidad (ICBF) Educacion Formal
3.67 Actas de FONIÑEZ Educacion Formal
3.70 Actas de Informe de Satisfaccion al Cliente Educacion Formal
3.72 Actas de Izada de Bandera Educacion Formal
3.82 Actas de Recuperacion Educacion Formal
3.87 Actas de Reunion Padres de Familia Educacion Formal
3.96 Actas de Visita de Supervision Educacion Formal
3.106 Actas Proceso de Seleccion Niñas y Niños Educacion Formal
25.1 Control Bitacora de Medicamentos Educacion Formal
25.2 Control de Aguas Educacion Formal
*Monitoreo Cracteristicas del Agua
*Mantenimiento Tanques y Filtros
25.13 Control de Inventarios Educacion Formal
25.17 Control de Mantenimientos Educacion Formal
25.26 Control de Servicio No Conforme Educacion Formal
25.30 Control de Vectores Educacion Formal
*Registro Semanal Estado Control de Plagas
*Diagnostico Estado Control de Plagas
25.32 Control Entrega de Bienestarina a Beneficiarios Educacion Formal
25.33 Control Entrega de Material Pedagogico Educacion Formal
25.34Control Evaluacion Organoleptica de
Preparaciones Educacion Formal
25.35 Control Faltantes de Mercado Educacion Formal
25.36 Control Fichas Tecnicas e Insumos de Aseo Educacion Formal
25.37Control Gestion y Articulacion de Entes
TerritorialesEducacion Formal
25.38 Control Insumos Educacion Formal
*Botiquin
*Material Pedagogico
3 ACTAS
25 CONTROLES
25.39 Control Limpieza y Desinfeccion Educacion Formal
Registro de verificación de limpieza y
desinfecciónCronograma de desinfectantes
25.41 Control Muestras Microbiologicas de Alimentos Educacion Formal
25.44 Control Porcion Servida de Alimentos Educacion Formal
25.45 Control Prestamo Sala de Informatica Educacion Formal
*Formato de Horarios
*Formato Prestamo Activos Fijos
*Formato Préetamo Areas Especializadas
25.46 Control Recoleccion Manejo de Residuos Educacion Formal
*Registro Recoleccion Manejo de Residuos
25.48 Control Semanal de Alimentos Educacion Formal
25.50Control Soporte de Bienestarina Unidad de
Ejecucion Educacion Formal
25.51 Control Temperaturas Educacion Formal
31.1 Requerimientos Entes de Control y Vigilancia Retail
*Requerimiento
*Pliego de cargos
*Respuesta
32.1 Evaluacion del Servicio Educacion Formal
*Visitas Cajasan
*Visitas de Foniñez
32.2 Evaluacion del Servicio Academico Educacion Formal
*Seguimiento por Asignatura
*Lista de Verificacion de Caliificaciones
*Seguimiento a Estudiantes con Bajo Rendimiento
Academico32.3 Evaluacion del Servicio Educativo Educacion Formal
*Evalucion de Desempeño del Docente
*Evalucion Institucional
36.3 Historias Clinicas de Estudiantes Educacion Formal
36 HISTORIAS
32 EVALUACION
31
ENTES DE
CONTROL Y
VIGILANCIA
25 CONTROLES
*Hoja de Remision
*Ficha de Orientacion
*Atencion Consulta Psicologica
*Historia Clinica
*Hoja Seguimiento
*Pruebas Psicologicas Aplicadas
*Resultados de Remisiones a Especialistas
36.12Historias Estudiantes Educacion Basica
Primaria, Secundaria y Media TecnicaEducacion Formal
*Formulario Inscripcion
*Copia Documento de Identidad
*Copia Observador (Cuando Aplique)
*Certificado Estudios
*Entrevista Ingreso
*Matriz Resultado Entrevista
*Orden Matricula
*Copia Contrato Prestacion Servicios Educativos
*Pagaré
*Carta Autorizacion Pagare
*Autorizacion Consultas Centrales de Riesgos
*Autorizacion Uso Fotografias de Menores
*Paz y Salvo
*Constancia Retiro SIMAT
*Copia de Documento Identidad del Obligado
Principal (Responsable)*Copia de Documento Identidad Deudor Solidario
*Actas Convivencia Escolar
*Resoluciones Rectoriales
36.13Historias Estudiantes Educacion Formal de
AdultosEducacion Formal
*Copia Documento de Identidad
*Fotografias
*Prueba Clasificatoria (Primaria)
*Certificado Estudios (4ª Primaria)
*Orden Matricula
*Copia Contrato Prestacion Servicios Educativos
*Pagaré
*Carta Autorizacion Pagare
36 HISTORIAS
*Autorizacion Consultas Centrales de Riesgos
*Autorizacion Uso Fotografias de Menores
*Paz y Salvo*Copia de Documento Identidad del Obligado
Principal (Responsable)*Copia de Documento Identidad Deudor Solidario
*Actas Convivencia Escolar
*Formato de Anecdotario
*Resoluciones Rectoriales
36.14 Historias Estudiantes Jardines en Convenio Educacion Formal
*Formulario Inscripcion
*Acta Compromiso Padres de Familia
*Autorizacion Uso Fotografias de Menores
*Copia Registro Civil
*Criterio de Priorizacion
*Afiliacion Seguridad Social
*Copia Carne Vacunas
*Copia Carne Crecimiento y Desarrollo
*Certificado Medico
*Carta Dental
*Copia Documento Identidad Padres de Familia
*Copia Recibo Servicio Publico
*Ficha de Caracterizacion
*Rejilla Talla y Peso
*Formato de Observacion
*Escala Valoracion Cualitativa Individual
*Orden Matricula No Hogar
*Copia Contrato Prestacion Servicios Educativos
*Autorizacion de consultas a las centrales de
riesgos
*Autorizacion Uso Fotografias de Menores
*Paz y Salvo
*Constancia Retiro SIMAT
*Copia de Documento Identidad del Obligado
Principal (Responsable)
36 HISTORIAS
*Copia de Documento Identidad Deudor Solidario
*Actas Comite Conciliacion Disciplinaria
*Resoluciones Rectoriales
36.15 Historias Estudiantes Preescolar Educacion Formal
*Formulario de inscripcion
*Fotocopia de Registro Civil
*Fotocopia Carne Vacunas
*Certificado Medico
*Fotocopia Carne Crecimiento y Desarrollo
*Carta Dental con Esquema
*Constancia de Retiro SIMAT (Desde Prejardin)
*Carta Visual (Desde Jardin)
*Entrevista de Ingreso
*Orden de Matricula
*Copia Contrato Prestacion Servicios Educativos
*Pagare
*Carta Autorizacion Pagaré
*Autorizacion Consultas Centrales de Riesgos
*Autorizacion Uso Fotografias de Menores
*Paz y Salvo
*Constancia Retiro SIMAT
*Copia de Documento Identidad del Obligado
Principal (Responsable)*Copia de Documento Identidad Deudor Solidario
*Actas Comite Conciliacion Disciplinaria
*Resoluciones Rectoriales
38.47 Informes de Indice Sintetico Calidad Educativa Educacion Formal
*Carta Remisoria
*Informe
38.48 Informes de Interventoria Educacion Formal
*Carta Remisoria
*Informe
*Soporte Ejecucion del Contrato
38.64 Informes FONIÑEZ Educacion Formal
38 INFORMES
36 HISTORIAS
*Carta Remisoria
*Informe
38.71Informes Tecnicos, Administrativos y
FinancierosEducacion Formal
*Carta Remisoria
*Informe
41.1 Libro de Calificaciones Educacion Formal
41.4 Libro Diario de Clase o Diario de Campo Educacion Formal
48.1 Derechos de Peticion Educacion Formal
*Solicitud
*Respuesta
48.2 Quejas Eduacion Formal
*Solicitud
*Respuesta
48.3 Reclamos Educacion Formal
*Solicitud
*Respuesta
48.4 Sugerencias Educacion Formal
*Solicitud
*Respuesta
49.5 Planeacion de servicios Jardines Convenio Educacion Formal
*Cronogramas
*Lista de Chequeos
*Seguimiento de Aula
54.6Programas de Capacitacion Afiliados y
ParticularesEducacion Formal
*Inscripciones
*Matricula
*Registro Diario de Clases
*Registro Diario de Asistencia
*Control Mensual de Asistencia
*Control de Evaluaciones
*Informe Final
54 PROGRAMAS
41 LIBROS
48
PETICIONES,
QUEJAS,
RECLAMOS Y
SUGERENCIAS
38 INFORMES
54.7 Programas de Capacitación a Beneficiarios Educacion Formal
*Convocatoria
*Oferta Cursos
*Registro Diario de Clases
*Registro Diario de Asistencia
*Control de Evaluaciones
54.8 Programa de Capacitacion Talento Humano Educacion Formal
*Planeaciones
*Formato de Capacitaciones
*Evaluación del Evento Formativo
54.9 Programa de Emergencias y Evacuacion Educacion Formal
*Plan de Emergencias y Evacuacion
*Simulacros de Evacuacion
*Capacitaciones a Brigaditas
*Conformación de Brigadistas
54.15 Programa Formacion para Familias Educacion Formal
*Planeacion
*Registro de Asistencia
*Evaluacion del Evento Formativo
54.16 Programa Jornada Escolar Complementaria JEC Educacion Formal
*Presentacion de la Ficha Tecnica de las
Propuestas
*Evidencias de la Ejecucion
55.1 Promocion y Proclamacion de Estudiantes Educacion Formal
*Acta Genereral de Graduacion de Bachilleres
*Libro de Registro de Diplomas de Bachilleres
57.1Protocolizacion Nomina de Secretaria de
EducacionEducacion Formal
*Escritura de Protocolizacion
*Formatos Protocolizacion de Nomina
57.2 Protocolo de Salud y Nutricion Educacion Formal
*Protocolo
*Protocolo de Seguridad y Procedimientos para
Casos Fortuitos
59.10 Proyecto Educativo Institucional - PEI Eduacion Formal
59 PROYECTOS
57 PROTOCOLOS
55 PROCLAMACION
54 PROGRAMAS
*Proyecto Educativo Institucional - PEI
*Estructuras Curriculares
*Plan de Estudios
*Resolucion Aprobacion
*Proyectos Academicos
*Proyecto de Aula de Aprovechamiento de Tiempo
Libre*Programa de Educacion para la Sexualidad y
Construccion de la Ciudadania*Programa para la Educacion y el Ejercicio de los *Proyecto Etica y Valores
*Proyecto Democracia
*Programa Educacion Ambiental
*Proyecto de Educacion Vial
*Proyecto de Educacion Financiera
*Proyecto Pedagogico
*Actas PEI
50.11 POAI-Plan Operativo de Atencion Integral Educacion Formal
*Matrices del POAI
*Actas
60.1 RAM-Registro Asistencia Mensual Educacion Formal
60.2Registro de Remisiones de Niños y Niñas ICBF -
SNBF Educacion Formal
*Libro de Registro de Huespedes
*Estadíiticas
*Libro Registro de Huespedes
*SCH Sistema Control Hotelero
*Estadíiticas
60.4 Registros Atencion y Estimulacion Educacion Formal
60.5 Registros de Atencion Psicologia Educacion Formal
60.9 Registros de Entrada y Salida del Personal Educacion Formal
60.12 Registros de Visitantes Educacion Formal
60.13 Registros Niños y Niñas (Salida fuera horario) Educacion Formal
60.14 Registros Visitas Domiciliarias Educacion Formal
60.15 Rregistros Atencion Salud y Nutricion Educacion Formal
60.20Registro de Novedades y Situaciones Especiales
de los Niños y Niñas Educacion Formal
*Bitacora de Novedades y Situaciones Especiales
de Niños y Niñas
60 REGISTROS
59 PROYECTOS
60.26 Registros de Visitantes Educacion Formal
61 REPORTES 61.1 Reportes de Novedades Educacion Formal
63.2 Seguimiento a Estudiantes Educacion Formal
*Prueba de Dagnostico por Asignatura
*Seguimiento por Asignatura
*Control de Asistencia Diaria
*Actas
*Autoevalucion de Desempeño
*RAM-Registro de Asistencia Mensual
*Niños y Niñas Retirados
*Directorio de Niños y Niñas
*Seguimiento Novedades Niños y Niñas
63.3 Seguimiento al Diseño Curricular Educacion Formal
*Acta de Consejo de Academico
*Esquema de Dimensiones Obligatorias para
Preescolar
*Esquema de Areas Academicas Obligatorias y
Optativas para Educacion Basica y Media Tecnica*Esquema de Areas Academicas Obligatorias y
Optativas para Educacion Formal de Adultos
*Diseño General de Planes Especiales de Apoyo
*Informes de Avance de Proyectos
*Plan de Estudio
*Plan de Area o Dimension
*Formulacion de Proyectos
*Tecnologia de Informacion y su Impacto en los
63.4 Seguimiento a la Cobertura Educacion Formal
65.2 Sistema de Gestion de Calidad Educacion Formal
*Formato Informe de Actividades
*Formato Lista Maestra de Documentos Externos
*Formato Lista Maestra de Documentos Externos
*Listado Maestro de Registros
*Formato de Medicion de Politica y Calidad65SISTEMAS DE
GESTION
60 REGISTROS
63 SEGUIMIENTOS
65.3Sistema de Gestion de Seguridad y Salud en el
Trabajo Educacion Formal
*Plan de Seguridad y Salud en el Trabajo
*Planeaciones Actividades de Bienestar
*Capacitaciones Talento Humano
67.1 Aprobacion de Tarifas Educacion Formal
*Acta Aprobacion Tarifas de Consejo Directivo
*Certificacion Revisoria Fiscal
*Certificacion Contable
*Circular Rectorial del Cronograma de Matriculas
*Circular Rectorial del Calendario Academico
*Cicular de Aprobacion Institucion
*Indice Sintetico de Calidad
*Aplicativo Electronico de Autoevaluacion
*Circular Aprobacion Tarifas
67 TARIFAS
65SISTEMAS DE
GESTION
CÓDIGO: SO-GDO-F008
VERSIÓN: N° 04
2017
OFICINA PRODUCTORA: UNIDAD DE EDUCACION FORMAL CODIGO: 10640
UBICACIÓN ESTRUCTURA
ORGANICA: SUB DIRECCION DE SERVICIO SOCIAL CODIGO: 10600
Archivo
Gestión
Archivo
CentralC.T E D S
2.2
Acreditacion para
Funcionamiento como
Establecimiento Educativo
2 4 X
*Acta de Inicio Contrato de
Aporte con ICBF
*Certificacion de Bomberos
*Certificaciones de Calidad
*Certificaciones y Licencias de
Uso y Funcionamiento de
Infraestructura*Concepto Sanitario
*Concepto Uso del Suelo
*Contrato de Aporte con ICBF
*Documentos Legales
*Escritura
*DANE
*Aprobacion de Costos
Educativos
*Registro SIMAD
*PEI (Proyecto Educativo *Resoluciones Secretaria de
Educacion
3 ACTAS
3.18 Actas de Capacitacion
3.20 Actas de Comite
3.23Actas de Comite Consejo
Directivo
1 4 X X
A los documentos se les aplica el
proceso de Digitalización según lo
establecido la Circular Externa 005
de 2012-AGN. En la Eliminación se
deja en Acta firmada por el Documentos con valor
Administrativo, que no desarrolla
valores secundarios, se establece
digitalizar y eliminar. En la
Eliminación se deja en Acta del
Comité de Archivo, según lo
establece el Acuerdo 039-2002 del
AGN-Archivo General de la Nación.
A partir de la fecha de egreso del
estudiante, se mantendrá el
expediente en el Archivo de
Gestión, con fines de verificación
de antecedentes para la
3 7 X X
TRD - TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
HOJA ___ 1___ DE ___3____
CODIGO SERIE Y
SUBSERIE
NOMBRE SERIE,
SUBSERIE/TIPOLOGiA
AÑOS DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
OBSERVACIONES
Esta subserie es considerada de
carácter Administrativo y con
valores secundarios como
testimonio de la gestion de la
entidad, se establece su
Conservación Total de acuerdo a la
Ley 594 de 2000 (Art. 19, Parág.2).
3.24 Actas de Convivencia Escolar
3.29Actas de Convivencia Escolar y
Pedagogica
3.41
Actas de Comite Evaluacion y
Promocion de Centros
Educativos
3.49Actas de Comite Paritario (SG
SST)2 8 X X
Serie documental de valor
Administrativo y Fiscal, al perder
sus valores primarios se digitaliza y
se elimina dejando un Acta del 3.50 Actas de Comite Primario
3.52 Actas de Comportamiento
3.58 Actas de Consejo Academico
3.59Actas de Consejo Directivo
Escolar
3.66Actas de Estandares de Calidad
(ICBF)
3.67 Actas de FONIÑEZ
3.70Actas de Informe de
Satisfaccion al Cliente
3.72 Actas de Izada de Bandera
3.82 Actas de Recuperacion
3.87Actas de Reunion Padres de
Familia
3.96 Actas de Visita de Supervision
3.106Actas Proceso de Seleccion
Niñas y Niños
25 CONTROLES
25.1Control Bitacora de
Medicamentos
25.2 Control de Aguas
*Monitoreo Cracteristicas del
Agua*Mantenimiento Tanques y
Filtros
Esta subserie hace referencia a una
herramienta metodológica de
trabajo en el seguimiento a la
gestión.
Se establece su eliminación ya que
no se constituye en información de
carácter administrativo.
2 X
Esta subserie es considerada de
carácter Administrativo y con
valores secundarios como
testimonio de la gestion de la
entidad, se establece su
1 4 X X
A los documentos se les aplica el
proceso de Digitalización según lo
establecido la Circular Externa 005
de 2012-AGN. En la Eliminación se
deja en Acta firmada por el
Presidente y Jefe de Archivo del
Comité de Archivo, según lo
establece el Acuerdo 039-2002 del
AGN-Archivo General de la Nación.
3 7 X X
Documentos con valor
Administrativo, que no desarrolla
valores secundarios, se establece
digitalizar y eliminar. En la
Eliminación se deja en Acta del
Comité de Archivo, según lo
establece el Acuerdo 039-2002 del
AGN-Archivo General de la Nación.
A partir de la fecha de egreso del
estudiante, se mantendrá el
expediente en el Archivo de
Gestión, con fines de verificación
de antecedentes para la
1 4 X XA los documentos se les aplica el
proceso de Digitalización según lo
establecido la Circular Externa 005
3 7 X X
25.13 Control de Inventarios
25.17 Control de Mantenimientos
25.26Control de Servicio No
Conforme
25.30 Control de Vectores
*Registro Semanal Estado Control
de Plagas
*Diagnostico Estado Control de
Plagas
25.32Control Entrega de
Bienestarina a Beneficiarios
25.33Control Entrega de Material
Pedagogico
25.34Control Evaluacion
Organoleptica de Preparaciones
25.35 Control Faltantes de Mercado
25.36Control Fichas Tecnicas e
Insumos de Aseo
25.37Control Gestion y Articulacion
de Entes Territoriales
25.38 Control Insumos
*Botiquin
*Material Pedagogico
25.39Control Limpieza y
Desinfeccion
Registro de verificación de
limpieza y desinfección
Cronograma de desinfectantes
25.41Control Muestras
Microbiologicas de Alimentos
25.44Control Porcion Servida de
Alimentos
25.45Control Prestamo Sala de
Informatica
Esta subserie hace referencia a una
herramienta metodológica de
trabajo en el seguimiento a la
gestión.
Se establece su eliminación ya que
no se constituye en información de
carácter administrativo.
2 X
*Formato de Horarios
*Formato Prestamo Activos Fijos
*Formato Préetamo Areas
Especializadas
25.46Control Recoleccion Manejo de
Residuos
*Registro Recoleccion Manejo de
Residuos
25.48 Control Semanal de Alimentos
25.50
Control Soporte de
Bienestarina Unidad de
Ejecucion
25.51 Control Temperaturas
31ENTES DE CONTROL Y
VIGILANCIA
31.1Requerimientos Entes de
Control y Vigilancia1 4 X X
*Requerimiento
*Pliego de cargos
*Respuesta
32 EVALUACION
32.1 Evaluacion del Servicio
*Visitas Cajasan
*Visitas de Foniñez
32.2Evaluacion del Servicio
Academico
*Seguimiento por Asignatura
*Lista de Verificacion de
Caliificaciones
*Seguimiento a Estudiantes con
Bajo Rendimiento Academico
32.3Evaluacion del Servicio
Educativo
*Evalucion de Desempeño del
Docente
*Evalucion Institucional
36 HISTORIAS
36.3Historias Clinicas de
Estudiantes5 10 X X X
A los documentos se les aplica el
proceso de Digitalización según lo
establecido la Circular Externa 005
de 2012-AGN. En la Eliminación se
deja en Acta firmada por el
Presidente y Jefe de Archivo del
Comité de Archivo, según lo
establece el Acuerdo 039-2002 del
AGN-Archivo General de la Nación.
Cada historia clínica a eliminar,
deben estar relacionadas en un
acta de eliminación, en la cual
deberá consignarse la siguiente
información. Cuando el paciente
no se encuentre afiliado a una EPS,
los registros asistenciales deberán
entregarse y relacionados en acta
a la entidad Distrital o Territorial
de Salud de acuerdo a la
Resolucion 839 de 2017 del
Ministerio de Salud y Proteccion
1 4 X X
Serie documental de valor
Administrativo y Fiscal, al perder
sus valores primarios se digitaliza y
se elimina dejando un Acta del
Comité de Archivo.
Esta subserie hace referencia a una
herramienta metodológica de
trabajo en el seguimiento a la
gestión.
Se establece su eliminación ya que
no se constituye en información de
carácter administrativo.
2 X
*Hoja de Remision
*Ficha de Orientacion
*Atencion Consulta Psicologica
*Historia Clinica
*Hoja Seguimiento
*Pruebas Psicologicas Aplicadas
*Resultados de Remisiones a
Especialistas
36.12
Historias Estudiantes Educacion
Basica Primaria, Secundaria y
Media Tecnica
3 7 X X
*Formulario Inscripcion
*Copia Documento de Identidad
*Copia Observador (Cuando
Aplique)
*Certificado Estudios
*Entrevista Ingreso
*Matriz Resultado Entrevista
*Orden Matricula
*Copia Contrato Prestacion
Servicios Educativos
*Pagaré
*Carta Autorizacion Pagare
*Autorizacion Consultas
Centrales de Riesgos
*Autorizacion Uso Fotografias de
Menores
*Paz y Salvo
*Constancia Retiro SIMAT
*Copia de Documento Identidad
del Obligado Principal
(Responsable)
*Copia de Documento Identidad
Deudor Solidario
*Actas Convivencia Escolar
*Resoluciones Rectoriales
36.13Historias Estudiantes Educacion
Formal de Adultos3 7 X X
Documentos con valor
Administrativo, que no desarrolla
valores secundarios, se establece
digitalizar y eliminar. En la
Eliminación se deja en Acta del
Comité de Archivo, según lo
establece el Acuerdo 039-2002 del
AGN-Archivo General de la Nación.
A partir de la fecha de egreso del
estudiante, se mantendrá el
expediente en el Archivo de
Gestión, con fines de verificación
de antecedentes para la
expedición de certificados y
constancias que solicite el propio
interesado, que en este caso debe
ser el mismo egresado o su
delegado debidamente autorizado.
Agotado el tiempo de retención en
el Archivo Central se aplica el
proceso de digitalizacion y el
soporte papel podrá eliminarse.
Documentos con valor
Administrativo, que no desarrolla
valores secundarios, se establece
digitalizar y eliminar. En la
Eliminación se deja en Acta del
Comité de Archivo, según lo
establece el Acuerdo 039-2002 del
AGN-Archivo General de la Nación.
A partir de la fecha de egreso del
estudiante, se mantendrá el
expediente en el Archivo de
Gestión, con fines de verificación
de antecedentes para la
expedición de certificados y
constancias que solicite el propio
interesado, que en este caso debe
ser el mismo egresado o su
delegado debidamente autorizado.
Agotado el tiempo de retención en
el Archivo Central se aplica el
proceso de digitalizacion y el
soporte papel podrá eliminarse.
Cada historia clínica a eliminar,
deben estar relacionadas en un
acta de eliminación, en la cual
deberá consignarse la siguiente
información. Cuando el paciente
no se encuentre afiliado a una EPS,
los registros asistenciales deberán
entregarse y relacionados en acta
a la entidad Distrital o Territorial
de Salud de acuerdo a la
Resolucion 839 de 2017 del
Ministerio de Salud y Proteccion
*Copia Documento de Identidad
*Fotografias
*Prueba Clasificatoria (Primaria)
*Certificado Estudios (4ª
Primaria)
*Orden Matricula
*Copia Contrato Prestacion
Servicios Educativos
*Pagaré
*Carta Autorizacion Pagare
*Autorizacion Consultas
Centrales de Riesgos
*Autorizacion Uso Fotografias de
Menores
*Paz y Salvo
*Copia de Documento Identidad
del Obligado Principal
(Responsable)
*Copia de Documento Identidad
Deudor Solidario
*Actas Convivencia Escolar
*Formato de Anecdotario
*Resoluciones Rectoriales
36.14Historias Estudiantes Jardines
en Convenio3 7 X X
*Formulario Inscripcion
*Acta Compromiso Padres de
Familia
*Autorizacion Uso Fotografias de
Menores
*Copia Registro Civil
*Criterio de Priorizacion
*Afiliacion Seguridad Social
*Copia Carne Vacunas
*Copia Carne Crecimiento y
Desarrollo
*Certificado Medico
*Carta Dental
Documentos con valor
Administrativo, que no desarrolla
valores secundarios, se establece
digitalizar y eliminar. En la
Eliminación se deja en Acta del
Comité de Archivo, según lo
establece el Acuerdo 039-2002 del
AGN-Archivo General de la Nación.
A partir de la fecha de egreso del
estudiante, se mantendrá el
expediente en el Archivo de
Gestión, con fines de verificación
de antecedentes para la
expedición de certificados y
constancias que solicite el propio
interesado, que en este caso debe
ser el mismo egresado o su
delegado debidamente autorizado.
Agotado el tiempo de retención en
el Archivo Central se aplica el
proceso de digitalizacion y el
soporte papel podrá eliminarse.
Documentos con valor
Administrativo, que no desarrolla
valores secundarios, se establece
digitalizar y eliminar. En la
Eliminación se deja en Acta del
Comité de Archivo, según lo
establece el Acuerdo 039-2002 del
AGN-Archivo General de la Nación.
A partir de la fecha de egreso del
estudiante, se mantendrá el
expediente en el Archivo de
Gestión, con fines de verificación
de antecedentes para la
expedición de certificados y
constancias que solicite el propio
interesado, que en este caso debe
ser el mismo egresado o su
delegado debidamente autorizado.
Agotado el tiempo de retención en
el Archivo Central se aplica el
proceso de digitalizacion y el
soporte papel podrá eliminarse.
*Copia Documento Identidad
Padres de Familia
*Copia Recibo Servicio Publico
*Ficha de Caracterizacion
*Rejilla Talla y Peso
*Formato de Observacion
*Escala Valoracion Cualitativa
Individual
*Orden Matricula No Hogar
*Copia Contrato Prestacion
Servicios Educativos
*Autorizacion de consultas a las
centrales de riesgos
*Autorizacion Uso Fotografias de
Menores
*Paz y Salvo
*Constancia Retiro SIMAT
*Copia de Documento Identidad
del Obligado Principal
(Responsable)
*Copia de Documento Identidad
Deudor Solidario
*Actas Comite Conciliacion
Disciplinaria
*Resoluciones Rectoriales
36.15Historias Estudiantes
Preescolar3 7 X X
*Formulario de inscripcion
*Fotocopia de Registro Civil
*Fotocopia Carne Vacunas
*Certificado Medico
*Fotocopia Carne Crecimiento y
Desarrollo
*Carta Dental con Esquema
*Constancia de Retiro SIMAT
(Desde Prejardin)
*Carta Visual (Desde Jardin)
*Entrevista de Ingreso
*Orden de Matricula
Documentos con valor
Administrativo, que no desarrolla
valores secundarios, se establece
digitalizar y eliminar. En la
Eliminación se deja en Acta del
Comité de Archivo, según lo
establece el Acuerdo 039-2002 del
AGN-Archivo General de la Nación.
A partir de la fecha de egreso del
estudiante, se mantendrá el
expediente en el Archivo de
Gestión, con fines de verificación
de antecedentes para la
expedición de certificados y
constancias que solicite el propio
interesado, que en este caso debe
ser el mismo egresado o su
delegado debidamente autorizado.
Agotado el tiempo de retención en
el Archivo Central se aplica el
proceso de digitalizacion y el
soporte papel podrá eliminarse.
Documentos con valor
Administrativo, que no desarrolla
valores secundarios, se establece
digitalizar y eliminar. En la
Eliminación se deja en Acta del
Comité de Archivo, según lo
establece el Acuerdo 039-2002 del
AGN-Archivo General de la Nación.
A partir de la fecha de egreso del
estudiante, se mantendrá el
expediente en el Archivo de
Gestión, con fines de verificación
de antecedentes para la
expedición de certificados y
constancias que solicite el propio
interesado, que en este caso debe
ser el mismo egresado o su
delegado debidamente autorizado.
Agotado el tiempo de retención en
el Archivo Central se aplica el
proceso de digitalizacion y el
soporte papel podrá eliminarse.
*Copia Contrato Prestacion
Servicios Educativos
*Pagare
*Carta Autorizacion Pagaré
*Autorizacion Consultas
Centrales de Riesgos
*Autorizacion Uso Fotografias de
Menores
*Paz y Salvo
*Constancia Retiro SIMAT
*Copia de Documento Identidad
del Obligado Principal
(Responsable)
*Copia de Documento Identidad
Deudor Solidario
*Actas Comite Conciliacion
Disciplinaria
*Resoluciones Rectoriales
38 INFORMES
38.47Informes de Indice Sintetico
Calidad Educativa2 3 X X
*Carta Remisoria
*Informe
38.48 Informes de Interventoria 2 18 X X
*Carta Remisoria
*Informe
*Soporte Ejecucion del Contrato
38.64 Informes FONIÑEZ 2 3 X X
*Carta Remisoria
*Informe
38.71Informes Tecnicos,
Administrativos y Financieros2 8 X X
*Carta Remisoria
*Informe
41 LIBROS
41.1 Libro de Calificaciones
41.4Libro Diario de Clase o Diario
de Campo
Documentos con valor
Administrativo, que no desarrolla
valores secundarios, se establece
digitalizar y eliminar. En la
3 7 X X
Documentos con valor
Administrativo, que no desarrolla
valores secundarios, se establece
digitalizar y eliminar. En la Documentos con valor Jurídico,
Legal y Administrativo, que no
desarrolla valores secundarios, se
establece digitalizar y eliminar.
En la Eliminación se deja en Acta
del Comité de Archivo, según lo
Documentos con valor
Administrativo, que no desarrolla
valores secundarios, se establece
digitalizar y eliminar. En la
Eliminación se deja en Acta del Documentos con valor Jurídico,
Legal y Administrativo, que no
desarrolla valores secundarios, se
establece digitalizar y eliminar.
En la Eliminación se deja en Acta
del Comité de Archivo, según lo
Documentos con valor
Administrativo, que no desarrolla
valores secundarios, se establece
digitalizar y eliminar. En la
Eliminación se deja en Acta del
Comité de Archivo, según lo
establece el Acuerdo 039-2002 del
AGN-Archivo General de la Nación.
A partir de la fecha de egreso del
estudiante, se mantendrá el
expediente en el Archivo de
Gestión, con fines de verificación
de antecedentes para la
expedición de certificados y
constancias que solicite el propio
interesado, que en este caso debe
ser el mismo egresado o su
delegado debidamente autorizado.
Agotado el tiempo de retención en
el Archivo Central se aplica el
proceso de digitalizacion y el
soporte papel podrá eliminarse.
48PETICIONES, QUEJAS,
RECLAMOS Y SUGERENCIAS
48.1 Derechos de Peticion 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.2 Quejas 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.3 Reclamos 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.4 Sugerencias 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
49 PLANEACIONES
49.5Planeacion de servicios
Jardines Convenio2 X
*Cronogramas
*Lista de Chequeos
*Seguimiento de Aula
49.6Planeacion de Actividades
Pedagogicas
49.7 Planeacion Pedagogica
*Bitacora Elaboracion del
Proyecto Pedagogico del Aula
*Proyecto Pedagogico de Aula
*Banco Recursos Locativos
54 PROGRAMAS
54.6Programas de Capacitacion
Afiliados y Particulares3 7 X X
*Inscripciones
*Matricula
*Registro Diario de Clases
*Registro Diario de Asistencia
*Control Mensual de Asistencia
*Control de Evaluaciones
*Informe Final
Documentos con valor
Administrativo, que no desarrolla
valores secundarios, se establece
digitalizar y eliminar. En la
Eliminación se deja en Acta del
Comité de Archivo, según lo
establece el Acuerdo 039-2002 del
AGN-Archivo General de la Nación.
A partir de la fecha de egreso del
estudiante, se mantendrá el
expediente en el Archivo de
Gestión, con fines de verificación
de antecedentes para la
expedición de certificados y
constancias que solicite el propio
interesado, que en este caso debe
ser el mismo egresado o su
delegado debidamente autorizado.
Agotado el tiempo de retención en
el Archivo Central se aplica el
proceso de digitalizacion y el
soporte papel podrá eliminarse.
Esta subserie hace referencia a una
herramienta metodológica de
trabajo en el seguimiento a la
gestión. No tiene valores
secundarios por lo que se procede
a eliminar.
2 X
Esta subserie hace referencia a una
herramienta metodológica de
trabajo en el seguimiento a la
gestión. Se establece su
eliminación ya que no se
constituye en información de
Documentos electronicos en el
Aplicativo Eureka, se eliminan
despues de dar respuesta a las
PQRS.
54.7Programas de Capacitación a
Beneficiarios 3 7 X X
*Convocatoria
*Oferta Cursos
*Registro Diario de Clases
*Registro Diario de Asistencia
*Control de Evaluaciones
54.8Programa de Capacitacion
Talento Humano 3 7 X X
*Planeaciones
*Formato de Capacitaciones
*Evaluación del Evento
Formativo
54.9Programa de Emergencias y
Evacuacion 3 7 X X
*Plan de Emergencias y
Evacuacion
*Simulacros de Evacuacion
*Capacitaciones a Brigaditas
*Conformación de Brigadistas
54.15Programa Formacion para
Familias 3 7 X X
*Planeacion
*Registro de Asistencia
*Evaluacion del Evento
Formativo
54.16Programa Jornada Escolar
Complementaria JEC3 7 X X
*Presentacion de la Ficha
Tecnica de las Propuestas
*Evidencias de la Ejecucion
55 PROCLAMACION
55.1Promocion y Proclamacion de
Estudiantes3 7 X X
*Acta Genereral de Graduacion
de Bachilleres
Documentos con valor
Administrativo, que no desarrolla
valores secundarios, se establece
digitalizar y eliminar. En la
Eliminación se deja en Acta del
Comité de Archivo, según lo
establece el Acuerdo 039-2002 del
AGN-Archivo General de la Nación.
A partir de la fecha de egreso del
estudiante, se mantendrá el
expediente en el Archivo de
Gestión, con fines de verificación
de antecedentes para la
expedición de certificados y
constancias que solicite el propio
interesado, que en este caso debe
ser el mismo egresado o su
delegado debidamente autorizado.
Agotado el tiempo de retención en
el Archivo Central se aplica el
proceso de digitalizacion y el
soporte papel podrá eliminarse.
Documentos con valor
Administrativo, que no desarrolla
valores secundarios, se establece
digitalizar y eliminar. En la
Eliminación se deja en Acta del
Comité de Archivo, según lo
establece el Acuerdo 039-2002 del
AGN-Archivo General de la Nación.
*Libro de Registro de Diplomas
de Bachilleres
57 PROTOCOLOS
57.1Protocolizacion Nomina de
Secretaria de Educacion2 3 X X
*Escritura de Protocolizacion
*Formatos Protocolizacion de
Nomina
57.2 Protocolo de Salud y Nutricion 2 3 X X
*Protocolo
*Protocolo de Seguridad y
Procedimientos para Casos
Fortuitos
54 PROGRAMAS
59.10Proyecto Educativo
Institucional - PEI
*Proyecto Educativo Institucional
- PEI
*Estructuras Curriculares
*Plan de Estudios
*Resolucion Aprobacion
*Proyectos Academicos
*Proyecto de Aula de
Aprovechamiento de Tiempo
Libre
*Programa de Educacion para la
Sexualidad y Construccion de la
Ciudadania
*Programa para la Educacion y el
Ejercicio de los Derechos
Humanos
*Proyecto Etica y Valores
*Proyecto Democracia
*Programa Educacion Ambiental
*Proyecto de Educacion Vial
*Proyecto de Educacion
Financiera
Documentos con valor
Administrativo, que no desarrolla
valores secundarios, se establece
digitalizar y eliminar. En la
Eliminación se deja en Acta del
Comité de Archivo, según lo
establece el Acuerdo 039-2002 del
AGN-Archivo General de la
NaciónAgotado el tiempo de
retención en el Archivo Central se
aplica el proceso de digitalizacion
y el soporte papel podrá
eliminarse.
Documentos con valor
Administrativo, que no desarrolla
valores secundarios, se establece
digitalizar y eliminar. En la
Eliminación se deja en Acta del
Comité de Archivo, según lo
establece el Acuerdo 039-2002 del
AGN-Archivo General de la Nación.
Documentos con valor
Administrativo, que no desarrolla
valores secundarios, se establece
digitalizar y eliminar. En la
Eliminación se deja en Acta del
Comité de Archivo, según lo
establece el Acuerdo 039-2002 del
AGN-Archivo General de la Nación.
*Proyecto Pedagogico
*Actas PEI
50.11POAI-Plan Operativo de
Atencion Integral2 3 X X
*Matrices del POAI
*Actas
54 PROGRAMAS
60.1RAM-Registro Asistencia
Mensual2 3 X X
Documentos con valor
Administrativo, que no desarrolla
valores secundarios, se establece
digitalizar y eliminar. En la
Eliminación se deja en Acta del
Comité de Archivo, según lo
60.2Registro de Remisiones de
Niños y Niñas ICBF - SNBF 2 X
*Libro de Registro de Huespedes
*Estadíiticas
*Libro Registro de Huespedes
*SCH Sistema Control Hotelero
*Estadíiticas
60.4Registros Atencion y
Estimulacion
60.5Registros de Atencion
Psicologia
60.9Registros de Entrada y Salida
del Personal
60.12 Registros de Visitantes
60.13Registros Niños y Niñas (Salida
fuera horario)
60.14 Registros Visitas Domiciliarias
60.15Rregistros Atencion Salud y
Nutricion
60.20
Registro de Novedades y
Situaciones Especiales de los
Niños y Niñas
*Bitacora de Novedades y
Situaciones Especiales de Niños y 60.26 Registros de Visitantes 2 X
Documentos con valor
Administrativo, que no desarrolla
valores secundarios, se establece
digitalizar y eliminar. En la
Eliminación se deja en Acta del
Esta Serie hace referencia a una
herramienta metodológica de
trabajo en el seguimiento a la
gestión.
Se establece su eliminación ya que
no se constituye en información de
carácter administrativo.
2 X
Documentos con valor
Administrativo, que no desarrolla
valores secundarios, se establece
digitalizar y eliminar. En la
Eliminación se deja en Acta del
Comité de Archivo, según lo
establece el Acuerdo 039-2002 del
AGN-Archivo General de la
NaciónAgotado el tiempo de
retención en el Archivo Central se
aplica el proceso de digitalizacion
y el soporte papel podrá
eliminarse.
54 PROGRAMAS
61.1 Reportes de Novedades 2 3 X X
Documentos con valor
Administrativo, que no desarrolla
valores secundarios, se establece
digitalizar y eliminar. En la
Eliminación se deja en Acta del
Comité de Archivo, según lo
establece el Acuerdo 039-2002 del
AGN-Archivo General de la Nación.63 SEGUIMIENTO
63.2 Seguimiento a Estudiantes 2 3 X X
*Prueba de Dagnostico por
Asignatura
*Seguimiento por Asignatura
*Control de Asistencia Diaria
*Actas
*Autoevalucion de Desempeño
*RAM-Registro de Asistencia
Mensual
*Niños y Niñas Retirados
*Directorio de Niños y Niñas
*Seguimiento Novedades Niños y
Niñas
63.3Seguimiento al Diseño
Curricular2 3 X X
*Acta de Consejo de Academico
*Esquema de Dimensiones
Obligatorias para Preescolar
*Esquema de Areas Academicas
Obligatorias y Optativas para
Educacion Basica y Media
Tecnica
*Esquema de Areas Academicas
Obligatorias y Optativas para
Educacion Formal de Adultos
*Diseño General de Planes
Especiales de Apoyo
Documentos con valor
Administrativo, que no desarrolla
valores secundarios, se establece
digitalizar y eliminar. En la
Eliminación se deja en Acta del
Comité de Archivo, según lo
establece el Acuerdo 039-2002 del
AGN-Archivo General de la Nación.
Documentos con valor
Administrativo, que no desarrolla
valores secundarios, se establece
digitalizar y eliminar. En la
Eliminación se deja en Acta del
Comité de Archivo, según lo
establece el Acuerdo 039-2002 del
AGN-Archivo General de la Nación.
*Informes de Avance de
Proyectos
*Plan de Estudio
*Plan de Area o Dimension
*Formulacion de Proyectos
*Tecnologia de Informacion y su
Impacto en los Estudiantes
63.4 Seguimiento a la Cobertura 2 3 X X
65 SISTEMAS DE GESTION
65.2 Sistema de Gestion de Calidad 2 8 X X
*Formato Informe de Actividades
*Formato Lista Maestra de
Documentos Externos
*Formato Lista Maestra de
Documentos Externos
*Listado Maestro de Registros
*Formato de Medicion de Politica
y Calidad
Elaboró: CONVENCIONES
Revisó: CT: Conservación Total
Aprobó: E: Eliminación Firma:
D: Digitalización Nombre:
S: Selección Cargo:
RESPONSABLE DEL PROCESO
Beatriz Solano
Gerente Unidad de Educacion Formal
Serie documental de valor
Administrativo y Fiscal, al perder
sus valores primarios se digitaliza y
se elimina dejando un Acta del
Comité de Archivo.
Documentos con valor
Administrativo, que no desarrolla
valores secundarios, se establece
digitalizar y eliminar. En la
Eliminación se deja en Acta del
Comité de Archivo, según lo
establece el Acuerdo 039-2002 del
AGN-Archivo General de la Nación.
CÓDIGO DE SERIE SERIE CODIGO SUBSERIE/TIPOLOGiA UNIDAD
2.2.
Acreditacion para
Funcionamiento como
Establecimiento
Educativo
Educacion para el
Trabajo y
Desarrollo
*Acta de Inicio Contrato
de Aporte con ICBF
*Certificacion de
Bomberos *Certificaciones de
Calidad
*Certificaciones y
Licencias de Uso y
Funcionamiento de *Concepto Sanitario
*Concepto Uso del Suelo
*Contrato de Aporte con
ICBF
*Documentos Legales
*Escritura
*DANE
*Aprobacion de Costos
Educativos
*Registro SIMAD
CCD-CUADROS DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
2 ACREDITACIONES
*PEI (Proyecto Educativo
Institucional)
*Resoluciones Secretaria
de Educacion
3.18 Actas de CapacitacionEducacion para el
Trabajo y
Desarrollo
3.21Actas de Comite
Academico Disciplinario
Educacion para el
Trabajo y
Desarrollo
3.22Actas de Comite
Comercial
Educacion para el
Trabajo y
Desarrollo
3.34
Actas de Comite de
Trabajo con otras
Unidades
Educacion para el
Trabajo y
Desarrollo
3.48Actas de Comite
Operativo
Educacion para el
Trabajo y
Desarrollo
3.50 Actas de Comite Primario
Educacion para el
Trabajo y
Desarrollo
3.58Actas de Consejo
Academico
Educacion para el
Trabajo y
Desarrollo
3.65Actas de Equipo de
Mejoramiento
Educacion para el
Trabajo y
Desarrollo3.84
Actas de Reunion con
Alumnos
Educacion para el
Trabajo y
Desarrollo
2 ACREDITACIONES
3 ACTAS
3.85Actas de Reunion con
Docentes
Educacion para el
Trabajo y
Desarrollo
3.86Actas de Reunion de
Seguimiento
Educacion para el
Trabajo y
Desarrollo3.87
Actas de Reunion Padres
de Familia
Educacion para el
Trabajo y
3.88Actas de Reuniones de
Trabajo
Educacion para el
Trabajo y
Desarrollo
3.89Actas de Reuniones
Internas
Educacion para el
Trabajo y
Desarrollo
3.92 Actas de Seguimiento
Educacion para el
Trabajo y
Desarrollo
3.103 Actas InformativasEducacion para el
Trabajo y
Desarrollo
3.108 Actas Varias
Educacion para el
Trabajo y
Desarrollo
7.2 Alianzas Educativas
Educacion para el
Trabajo y
Desarrollo
*Becas CERES/CAJASAN
*Formato de Postulados a
*Formato de Estudiante
*Formulario de Postulacion
de Becas para la
Educacion Superior*Formato Relacion de
Estudiantes Postulados
7 ALIANZAS
3 ACTAS
*Formato Certificacion
Liquidacion Informacion
11.1 Becas CERES
Educacion para el
Trabajo y
Desarrollo
*Formato Postulacion a
Becas
30.1Educacion Informal
Menos 160 Horas
Educacion para el
Trabajo y
Desarrollo
*Formato Plan Cursal
*Formato de Registro
Semanal*Retiro de Clases
*Informe Final del Curso
*Formulario de Inscripcion
30.2Formacion Tecnico
Laboral
Educacion para el
Trabajo y
Desarrollo
*Formato Acuerdo de
Practica*Registro de Asistencia
*Formato Ficha Educativa
*Modulo Lista de Chequeo
*Informe Final
*Induccion (Lista de
Chequeo)*Evaluacion Induccion
*Informe Final
30 EDUCACION INFORMAL
7 ALIANZAS
11 BECAS
31.1Requerimientos Entes de
Control y Vigilancia
Educacion para el
Trabajo y
Desarrollo
*Requerimiento
*Pliego de cargos
*Respuesta
35.8Gestion Eventos
Empresariales
Educacion para el
Trabajo y
Desarrollo
*Formato Solicitud Eventos
Empresariales y Sociales *Formato Liquidacion
Eventos Centro
Empresarial*Formato Control de
Entrega y Recepcion de
Auditorios
35.12 Gestion ProveedoresEducacion para el
Trabajo y
Desarrollo*Cotizaciones
36.10Historias de Vida
Estudiantes
Educacion para el
Trabajo y
Desarrollo
*Formato de Inscripcion
*Fotocopia Documento de
Identidas Estudiante
*Documento de Identidad
Afiliado
*Certificados de Estudio
*Hoja de Matricula
36 HISTORIAS
31ENTES DE CONTROL Y
VIGILANCIA
35 GESTIONES
38.7 Informes BSC
Educacion para el
Trabajo y
Desarrollo
*Carta Remisoria
*Informe
38.48 Informes de Interventoria
Educacion para el
Trabajo y
Desarrollo
*Carta Remisoria
*Informe
*Soporte Ejecucion del
Contrato
38.51Informes de Observatorio
Laboral
Educacion para el
Trabajo y
Desarrollo
*Carta Remisoria
*Informe
41.8
Libros Registro de
Certificados Otorgados
por Formacion
Academica
Educacion para el
Trabajo y
Desarrollo
41.9
Libros Registro de
Certificados Otorgados
por Formacion Laboral
Educacion para el
Trabajo y
Desarrollo
41.10
Libros Registro de
Constancias Asitencia de
Educacion Informal
Educacion para el
Trabajo y
Desarrollo
41 LIBROS
38 INFORMES
48.1 Derechos de Peticion
Educacion para el
Trabajo y
Desarrollo
*Solicitud
*Respuesta
48.2 Quejas
Educacion para el
Trabajo y
Desarrollo
*Solicitud
*Respuesta
48.3 Reclamos
Educacion para el
Trabajo y
Desarrollo
*Solicitud
*Respuesta
48.4 Sugerencias
Educacion para el
Trabajo y
Desarrollo
*Solicitud
*Respuesta
65.2Sistema de Gestion de
Calidad
Educacion para el
Trabajo y
Desarrollo
*Formato Informe de
Actividades
*Formato Lista Maestra de
Documentos Externos65 SISTEMAS DE GESTION
48PETICIONES, QUEJAS,
RECLAMOS Y SUGERENCIAS
*Formato Lista Maestra de
Documentos Externos
*Listado Maestro de
Registros
*Formato de Medicion de
Politica y Calidad
65 SISTEMAS DE GESTION
CÓDIGO: SO-GDO-F008
VERSIÓN: N° 04
2017
OFICINA PRODUCTORA: UNIDAD DE EDUCACION PARA EL TRABAJO Y DH CODIGO: 10650
UBICACIÓN ESTRUCTURA
ORGANICA: SUB DIRECCION DE SERVICIOS SOCIALES CODIGO: 10600
Archivo GestiónArchivo
CentralC.T E D S
2.2.
Acreditacion para
Funcionamiento como
Establecimiento Educativo
2 4 X
*Acta de Inicio Contrato de Aporte
con ICBF
*Certificacion de Bomberos
*Certificaciones de Calidad
*Certificaciones y Licencias de Uso
y Funcionamiento de *Concepto Sanitario
*Concepto Uso del Suelo
*Contrato de Aporte con ICBF
*Documentos Legales
*Escritura
*DANE
*Aprobacion de Costos Educativos
*Registro SIMAD
*PEI (Proyecto Educativo
Institucional)*Resoluciones Secretaria de
3 ACTAS
3.18 Actas de Capacitacion
3.21Actas de Comite Academico
Disciplinario
3.22 Actas de Comite Comercial
3.34Actas de Comite de Trabajo con
otras Unidades
3.48 Actas de Comite Operativo
3.50 Actas de Comite Primario
3.58 Actas de Consejo Academico
3.65 Actas de Equipo de Mejoramiento
3.84 Actas de Reunion con Alumnos
A los documentos se les aplica el
proceso de Digitalización según
lo establecido la Circular Externa
005 de 2012-AGN. En la
Eliminación se deja en Acta
firmada por el Presidente y Jefe
de Archivo del Comité de
Archivo, según lo establece el
Acuerdo 039-2002 del AGN-
Archivo General de la Nación.
TRD - TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
HOJA ___ 1___ DE ___4_____
CODIGO SERIE Y SUBSERIENOMBRE SERIE,
SUBSERIE/TIPOLOGiA
AÑOS DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
OBSERVACIONES
Esta subserie es considerada de
carácter Administrativo y con
valores secundarios como
testimonio de la gestion de la
entidad, se establece su
Conservación Total de acuerdo a
la Ley 594 de 2000 (Art. 19,
Parág.2).
1 2 X X
3.85 Actas de Reunion con Docentes
3.86 Actas de Reunion de Seguimiento
3.87Actas de Reunion Padres de
Familia
3.88 Actas de Reuniones de Trabajo
3.89 Actas de Reuniones Internas
3.92 Actas de Seguimiento
3.103 Actas Informativas
3.108 Actas Varias
7 ALIANZAS
7.2 Alianzas Educativas 2 3 X X
*Becas CERES/CAJASAN
*Formato de Postulados a Becas
*Formato de Estudiante
*Formulario de Postulacion de
Becas para la Educacion Superior
*Formato Relacion de Estudiantes
Postulados
*Formato Certificacion Liquidacion
Informacion Postulantes
11 BECAS
11.1 Becas CERES 2 3 X X
*Formato Postulacion a Becas
30 EDUCACION INFORMAL
30.1Educacion Informal Menos 160
Horas2 8 X X
*Formato Plan Cursal
*Formato de Registro Semanal
*Retiro de Clases
*Informe Final del Curso
*Formulario de Inscripcion
30.2 Formacion Tecnico Laboral 2 8 X X
*Formato Acuerdo de Practica
*Registro de Asistencia
*Formato Ficha Educativa
*Modulo Lista de Chequeo
*Informe Final
*Induccion (Lista de Chequeo)
*Evaluacion Induccion
*Informe Final
31 ENTES DE CONTROL Y VIGILANCIA
31.1Requerimientos Entes de Control
y Vigilancia1 4 X X
*Requerimiento
Serie documental de valor
Administrativo y Fiscal, al perder
sus valores primarios se
digitaliza y se elimina dejando
un Acta del Comité de Archivo.
A los documentos se les aplica el
proceso de Digitalización según
lo establecido la Circular Externa
005 de 2012-AGN. En la
Eliminación se deja en Acta
firmada por el Presidente y Jefe
de Archivo del Comité de
Archivo, según lo establece el
Acuerdo 039-2002 del AGN-
Archivo General de la Nación.
Documentos con valor
Administrativo, que no desarrolla
valores secundarios, se establece
Documentos con valor
Administrativo, que no desarrolla
valores secundarios, se establece
digitalizar y eliminar. En la
Eliminación se deja en Acta del
Comité de Archivo,
Serie documental de valor
Administrativo, al perder sus
valores primarios se digitaliza y
se elimina dejando un Acta del
Comité de Archivo.
1 2 X X
*Pliego de cargos
*Respuesta
35 GESTIONES
35.8 Gestion Eventos Empresariales
*Formato Solicitud Eventos
Empresariales y Sociales
*Formato Liquidacion Eventos
Centro Empresarial
*Formato Control de Entrega y
Recepcion de Auditorios
35.12 Gestion Proveedores
*Cotizaciones
38 HISTORIAS
36.10 Historias de Vida Estudiantes 3 7 X X
*Formato de Inscripcion
*Fotocopia Documento de
Identidas Estudiante
*Documento de Identidad Afiliado
*Certificados de Estudio
*Hoja de Matricula
38 INFORMES
38.7 Informes BSC 1 4 X X
*Carta Remisoria
*Informe
38.48 Informes de Interventoria 2 18 X X
*Carta Remisoria
*Informe
*Soporte Ejecucion del Contrato
38.51 Informes de Observatorio Laboral 1 4 X X
*Carta Remisoria
*Informe
48PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS
Y SUGERENCIAS
48.1 Derechos de Peticion 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.2 Quejas 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.3 Reclamos 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.4 Sugerencias 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
65 SISTEMAS DE GESTION
65.2 Sistema de Gestion de Calidad 2 8 X X
Serie documental de valor
Administrativo, al perder sus
valores primarios se digitaliza y
se elimina dejando un Acta del
Comité de Archivo.
Documentos electronicos en el
Aplicativo Eureka, se eliminan
despues de dar respuesta a las
PQRS.
Documentos con valor Jurídico,
Legal y Administrativo, que no
desarrolla valores secundarios,
se establece digitalizar y
eliminar. En la Eliminación se
deja en Acta del Comité de Documentos con valor
Administrativo, que no desarrolla
valores secundarios, se establece
digitalizar y eliminar. En la
Eliminación se deja en Acta del
Documentos con valor
Administrativo, que no desarrolla
valores secundarios, se establece
digitalizar y eliminar. En la
Documentos con valor
Administrativo, que no desarrolla
valores secundarios, se establece
digitalizar y eliminar. En la
Eliminación se deja en Acta del
Comité de Archivo.
Documentos con valor
Administrativo, que no desarrolla
valores secundarios, se establece
digitalizar y eliminar. En la
Eliminación se deja en Acta del
Comité de Archivo, según lo
establece el Acuerdo 039-2002
del AGN-Archivo General de la
Nación. A partir de la fecha de
2 3 X X
Serie documental de valor
Administrativo y Fiscal, al perder
sus valores primarios se
digitaliza y se elimina dejando
un Acta del Comité de Archivo.
*Formato Informe de Actividades
*Formato Lista Maestra de
Documentos Externos
*Formato Lista Maestra de
Documentos Externos
*Listado Maestro de Registros
*Formato de Medicion de Politica y
Calidad
Elaboró: CONVENCIONES
Revisó: CT: Conservación Total
Aprobó: E: Eliminación Firma:
D: Digitalización Nombre:
S: Selección Cargo: Gerente Unidad de Educacion para el Trabajo y Desarrollo Humano
Serie documental de valor
Administrativo, al perder sus
valores primarios se digitaliza y
se elimina dejando un Acta del
Comité de Archivo.
RESPONSABLE DEL PROCESO
Mercedes Galeano
CÓDIGO DE SERIE SERIE CODIGO SUBSERIE/TIPOLOGiA UNIDAD
2 ACREDITACIONES 2.2
Acreditacion para
Funcionamiento como
Establecimiento Educativo
Cultura y Eventos
3.18 Actas de Capacitacion Cultura y Eventos
3.50 Actas de Comite Primario Cultura y Eventos
3.76 Actas de Mesas de Trabajo Cultura y Eventos
3.84 Actas de Reunion con Alumnos Cultura y Eventos
3.89 Actas de Reuniones Internas Cultura y Eventos
3.92 Actas de Seguimiento Cultura y Eventos
3.103 Actas Informativas Cultura y Eventos
3.108 Actas Varias Cultura y Eventos
31.1Requerimientos Entes de Control
y VigilanciaCultura y Eventos
*Requerimiento
*Pliego de cargos
*Respuesta
35.8 Gestion Eventos Empresariales Cultura y Eventos
35.12 Gestion Proveedores Cultura y Eventos
36 HISTORIAS 36.11 Historias de Vida Estudiantes Cultura y Eventos
38.21 Informes de Cartera Cultura y Eventos
35 GESTIONES
38 INFORMES
3 ACTAS
31ENTES DE CONTROL Y
VIGILANCIA
CCD-CUADROS DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
38.48 Informes de Interventoria Cultura y Eventos
*Carta Remisoria
*Informe
*Soporte Ejecucion del Contrato
48.1 Derechos de Peticion Cultura y Eventos
*Solicitud
*Respuesta
48.2 Quejas Cultura y Eventos
*Solicitud
*Respuesta
48.3 Reclamos Cultura y Eventos
*Solicitud
*Respuesta
48.4 Sugerencias Cultura y Eventos
*Solicitud
*Respuesta
65.2 Sistema de Gestion de Calidad Cultura y Eventos
*Formato Informe de Actividades
*Formato Lista Maestra de
Documentos Externos
*Formato Lista Maestra de
Documentos Externos
*Listado Maestro de Registros
*Formato de Medicion de Politica y
Calidad
65SISTEMAS
DE GESTION
48
PETICIONES, QUEJAS,
RECLAMOS Y
SUGERENCIAS
38 INFORMES
CÓDIGO: SO-GDO-F008
VERSIÓN: N° 04
2017
OFICINA PRODUCTORA: UNIDAD DE CULTURA Y EVENTOS CODIGO: 10660
UBICACIÓN ESTRUCTURA
ORGANICA: SUB DIRECCION DE SERVICIO SOCIAL CODIGO: 10600
Archivo
Gestión
Archivo
CentralC.T E D S
2 ACREDITACIONES
2.2
Acreditacion para
Funcionamiento como
Establecimiento Educativo
2 4 X
*Acta de Inicio Contrato de
Aporte con ICBF
*Certificacion de Bomberos
*Certificaciones de Calidad
*Certificaciones y Licencias de
Uso y Funcionamiento de
Infraestructura
*Concepto Sanitario
*Concepto Uso del Suelo
*Contrato de Aporte con ICBF
*Documentos Legales
*Escritura
*DANE
*Aprobacion de Costos
Educativos
*Registro SIMAD
*PEI (Proyecto Educativo
Institucional)
*Resoluciones Secretaria de
Educacion
3 ACTAS
3.18 Actas de Capacitacion
3.50 Actas de Comite Primario
A los documentos se les aplica el
proceso de Digitalización según lo
establecido la Circular Externa 005
de 2012-AGN. En la Eliminación se
deja en Acta firmada por el
Presidente y Jefe de Archivo del
Comité de Archivo, según lo
establece el Acuerdo 039-2002 del
AGN-Archivo General de la Nación.
1 4 X X
Esta subserie es considerada de
carácter Administrativo y con
valores secundarios como
testimonio de la gestion de la
entidad, se establece su
Conservación Total de acuerdo a la
Ley 594 de 2000 (Art. 19, Parág.2).
TRD - TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
HOJA ___ 1___ DE ___2_____
CODIGO SUBSERIE NOMBRE SUBSERIE/TIPOLOGiA
AÑOS DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
OBSERVACIONES
3.76 Actas de Mesas de Trabajo
3.84 Actas de Reunion con Alumnos
3.89 Actas de Reuniones Internas
3.92 Actas de Seguimiento
3103 Actas Informativas
3108 Actas Varias
31 ENTRES DE CONTROL
31.1Requerimientos Entes de
Control y Vigilancia1 4 X X
*Requerimiento
*Pliego de cargos
*Respuesta
38 INFORMES
38.48 Informes de Interventoria 1 19 X X
*Carta Remisoria
*Informe
*Soporte Ejecucion del Contrato
48PETICIONES, QUEJAS,
RECLAMOS Y SUGERENCIAS
48.1 Derechos de Peticion 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.2 Quejas 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.3 Reclamos 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.4 Sugerencias 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
65 SISTEMAS DE GESTION
65.2 Sistema de Gestion de Calidad 2 8 X X
Serie documental de valor
Administrativo, al perder sus valores
primarios se digitaliza y se elimina
dejando un Acta del Comité de
Archivo.
Documentos electronicos en el
Aplicativo Eureka, se eliminan
despues de dar respuesta a las
PQRS.
Documentos con valor Jurídico,
Legal y Administrativo, que no
desarrolla valores secundarios, se
establece digitalizar y eliminar. En
la Eliminación se deja en Acta del
Comité de Archivo, según lo
establece el Acuerdo 039-2002 del
A los documentos se les aplica el
proceso de Digitalización según lo
establecido la Circular Externa 005
de 2012-AGN. En la Eliminación se
deja en Acta firmada por el
Presidente y Jefe de Archivo del
Comité de Archivo, según lo
establece el Acuerdo 039-2002 del
AGN-Archivo General de la Nación.
Serie documental de valor
Administrativo y Fiscal, al perder
sus valores primarios se digitaliza y
se elimina dejando un Acta del
Comité de Archivo.
1 4 X X
*Formato Informe de
Actividades
*Formato Lista Maestra de
Documentos Externos
*Formato Lista Maestra de
Documentos Externos
*Listado Maestro de Registros
*Formato de Medicion de
Politica y Calidad
Elaboró: CONVENCIONES
Revisó: CT: Conservación Total
Aprobó: E: Eliminación Firma:
D: Digitalización Nombre:
S: Selección Cargo:
RESPONSABLE DEL PROCESO
Mercedes Galeano
Serie documental de valor
Administrativo, al perder sus valores
primarios se digitaliza y se elimina
dejando un Acta del Comité de
Archivo.
CÓDIGO DE SERIE SERIE CODIGO SUBSERIE/TIPOLOGiA UNIDAD
2.1Acreditacion para Funcionamiento como
Establecimiento de Comercio Retail
*Licencia de Funcionamiento
*Concepto Sanitario Produccion
2.3 Licencia de Uso de Suelos Retail
2.4 Licencia de SAYCO Y ASIMPRO Retail
3.8 Actas de Actividades Retail
3.11 Actas de Arqueo Retail
3.18 Actas de Capacitacion Retail
3.19 Actas de Cartera Retail
3.26 Actas de Comite de Calidad Retail
3.32 Actas de Comite de Mercadeo Retail
3.37 Actas de Comite de Inventario Retail
3.50 Actas de Comite Primario Retail
3.60 Actas de Destruccion o Entrega de Mercancia Retail
3.92 Actas de Seguimiento Retail
3.94 Actas de Toma Fisica de Inventario Retail
3.100 Actas Entrega de Premios Retail
25.12 Control de Facturacion Retail
*Relacion Bonos BIG PASS
*Relacion Recaudos de Servicios
*Planilla Control Bonos Empresariales
*Control y Elaboracion Entrega Facturas por
Deducciones a Concesiones
*Memorando Cuenta de Cobro Consecion
*Facturas POS
*Soportes Factura o Documento REF. Oc Creditos
*Factura de Venta Credito
*Facturacion a Concesiones
*Facturacion Energia
*Descuentos a Proveedor
25.20 Control de Plagas Retail
*Cronograma Actividades Control de Plagas
25.23 Control de Recoleccion Residuos Solidos Retail
2 ACREDITACIONES
3 ACTAS
25 CONTROLES
CCD-CUADROS DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
*Recoleccion Residuos Solidos
31.1 Requerimientos Entes de Control y Vigilancia Retail
*Requerimiento
*Pliego de cargos
*Respuesta
36.1 Historias de Equipos Retail
36.10 Historias de Equipos Retail
*Hoja de Vida Equipos
*Listado de Equipos
*Cronograma de Mantenimiento
*Registro de Mantenimiento
*Registro de Calibración
36.18 Historias Parque Automotor Retail
*Hoja de Vida Vehiculos
*Revision Tecnicomecanica
*Fotocopia Factura
*Polizas
*Seguro
* Trabajos Mantenimiento
*Ordenes de Compra
*Tarjeta de Propiedad
*Seguro Sbligatorio-SOAT
38.48 Informes de Interventoria Retail
*Carta Remisoria
*Informe
*Soporte Ejecucion del Contrato
39.2 Impuesto de Industria y Comercio Retail
39.3 Impuesto de Regristro Mercantil Retail
39.4 Impuesto Predial Retail
40.5 Toma Fisica de Inventarios Retail
*Planilla de Asistencia del Personal en Inventario
*Mercancias sin Cargar en el Sistema
*Planilla de Gastos de Inventario
*Registro de Capacitacion
*Corte de Documentos de Inventario
41 LIBROS 41.3Libro de Medicamentos de Control Especial
Secretaria de SaludRetail
44.1 Despacho de Mercancia Retail
*Remision de Mercancia
44.2 Devolucion a Bodega o Proveedores Retail
40 INVENTARIOS
44 MERCANCIAS
38 INFORMES
41 IMPUESTOS
31ENTES DE CONTROL Y
VIGILANCIA
36 HISTORIAS
25 CONTROLES
*Devolucion a Bodega General o Proveedor
*Documento Devolucion de Mercancia
*Notas Debito y Credito
44.3 Intercambio de Mercancia Retail
*Relacion de Intercambio de Mercancia
44.4 Monitoreo de Precios Retail
*Shopping de Precios
*Memorando
44.5 Recepcion de Mercancia Retail
*Factura
*Documentos de Entrada
44.6 Ventas Institucionales Retail
*Planilla Control de Recorrido de Trazabilidad
48.1 Derechos de Peticion Retail
*Solicitud
*Respuesta
48.2 Quejas Retail
*Solicitud
*Respuesta
48.3 Reclamos Retail
*Solicitud
*Respuesta
48.4 Sugerencias Retail
*Solicitud
*Respuesta
56.3 Portafolio de Proveedores Retail
*Actualizacion de Portafolio y Registro de Novedades
58.3 Inscripcion de Proveedores Retail
*Formulario Inscripcion de Proveedores
*Camara de Comercio
*RUT-Registro Unico Tributario
*Fotocopia de Cedula Representante Legal
*Copia Factura
*Certificado de Cuenta Bancaria
65.2 Sistema de Gestion de Calidad Retail
*Formato Informe de Actividades
*Formato Lista Maestra de Documentos Externos
*Formato Lista Maestra de Documentos Externos
*Listado Maestro de Registros
65SISTEMAS
DE GESTION
56 PROPUESTAS
58 PROVEEDORES
48
PETICIONES, QUEJAS,
RECLAMOS Y
SUGERENCIAS
44 MERCANCIAS
*Formato de Medicion de Politica y Calidad
65SISTEMAS
DE GESTION
CÓDIGO: SO-GDO-F008
VERSIÓN: N° 04
2017
OFICINA PRODUCTORA: UNIDAD DE RETAIL CODIGO: 10700
UBICACIÓN ESTRUCTURA
ORGANICA:
DIRECCION GENERAL CODIGO: 10000
Archivo
Gestión
Archivo
CentralC.T E D S
2 ACREDITACIONES
2.1
Acreditacion para
Funcionamiento como
Establecimiento de Comercio
2 4 X
*Licencia de Funcionamiento
*Concepto Sanitario Produccion
2.3 Licencia de Uso de Suelos
2.4 Licencia de SAYCO Y ASIMPRO
3 ACTAS
3.8 Actas de Actividades
3.11 Actas de Arqueo
3.18 Actas de Capacitacion
3.19 Actas de Cartera
3.26 Actas de Comite de Calidad
3.32 Actas de Comite de Mercadeo
3.37 Actas de Comite de Inventario
3.50 Actas de Comite Primario
3.60Actas de Destruccion o Entrega
de Mercancia
3.92 Actas de Seguimiento
3.94Actas de Toma Fisica de
Inventario
3100 Actas Entrega de Premios
25 CONTROLES
25.12 Control de Facturacion 2 8 X X
*Relacion Bonos BIG PASS
*Relacion Recaudos de Servicios
*Planilla Control Bonos
Empresariales
Esta subserie hace referencia a los Estados
Financieros, hechos y operaciones que afectan
la situación financiera de la entidad de
acuerdo al Código de Comercio (Art. 59 y 60).
Esta serie tiene valores fiscales y contables. A
los documentos se les aplica el proceso de
Digitalización según lo establecido en el
Estatuto Tributario con el Artículo 771-1, Ley
6 de 1992 (Art.74) y la Circular Externa 005 de
2012-AGN. Se establece su eliminación una
vez cumplido sus valores Administrativos y
Contables, en cumplimiento con la Ley 962 de
2005 (Art. 28), se deja en Acta firmada por el
Presidente y Jefe de Archivo del Comité de
Archivo, según lo establece el Acuerdo 039-
2002 del AGN-Archivo General de la Nación.
Codigo del Comercio Art. 60 y Estatuto
Organico del Sistema Financiero Art. 96
Serie documental de valor Administrativo,
Jurídico y Legal. En concordancia Ley 80 de
1993 Art. 50, 51, 52, 53 y 55. Se digitaliza
antes de su eliminacion y se deja Acta
1 4 X X
A los documentos se les aplica el proceso de
Digitalización según lo establecido la Circular
Externa 005 de 2012-AGN. En la Eliminación se
deja en Acta firmada por el Presidente y Jefe
de Archivo del Comité de Archivo, según lo
establece el Acuerdo 039-2002 del AGN-
Archivo General de la Nación.
2 3 X X
Esta subserie es considerada de carácter
Administrativo, se establece su Conservación
Total de acuerdo a la Ley 594 de 2000 (Art.
19, Parág.2).
TRD - TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
HOJA ___ 1___ DE ___5_____
CODIGO SERIE Y SUBSERIENOMBRE SERIE,
SUBSERIE/TIPOLOGIA
AÑOS DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
OBSERVACIONES
*Control y Elaboracion Entrega
Facturas por Deducciones a
Concesiones
*Memorando Cuenta de Cobro
Consecion
*Facturas POS
*Soportes Factura o Documento
REF. Oc Creditos
*Factura de Venta Credito
*Facturacion a Concesiones
*Facturacion Energia
*Descuentos a Proveedor
25.20 Control de Plagas 2 X
*Cronograma Actividades Control
de Plagas
25.23Control de Recoleccion
Residuos Solidos2 X
*Recoleccion Residuos Solidos
31 ENTRES DE CONTROL
31.1Requerimientos Entes de
Control y Vigilancia1 4 X X
*Requerimiento
*Pliego de cargos
*Respuesta
36 HISTORIAS
36.8 Historias de Equipos 2 8 X X
*Hoja de Vida Equipos
*Listado de Equipos
*Cronograma de Mantenimiento
*Registro de Mantenimiento
*Registro de Calibración
36.1 Historias Parque Automotor 2 8 X X
*Hoja de Vida Vehiculos
*Revision Tecnicomecanica
*Fotocopia Factura
*Polizas
*Seguro
* Trabajos Mantenimiento
*Ordenes de Compra
*Tarjeta de Propiedad
*Seguro Sbligatorio-SOAT
38 INFORMES
38.48 Informes de Interventoria 2 18 X X
*Carta Remisoria
*Informe
*Soporte Ejecucion del Contrato
Documentos con valor Jurídico, Legal y
Administrativo, que no desarrolla valores
secundarios, se establece digitalizar y
eliminar. En la Eliminación se deja en Acta
del Comité de Archivo, según lo establece el
Acuerdo 039-2002 del AGN-Archivo General de
Esta serie tiene valores fiscales y contables. A
los documentos se les aplica el proceso de
Digitalización según lo establecido en el
Estatuto Tributario con el Artículo 771-1, Ley
6 de 1992 (Art.74) y la Circular Externa 005 de
2012-AGN. Se establece su eliminación una
vez cumplido sus valores Administrativos y
Contables, en cumplimiento con la Ley 962 de
2005 (Art. 28), se deja en Acta firmada por el
Presidente y Jefe de Archivo del Comité de
Archivo, según lo establece el Acuerdo 039-
2002 del AGN-Archivo General de la Nación.
Codigo del Comercio Art. 60 y Estatuto
Organico del Sistema Financiero Art. 96
Esta subserie hace referencia a una
herramienta metodológica de trabajo en el
seguimiento a la gestión. Se elimina despues
de su tiempo de retencion en el archivo de
gestion.
Serie documental de valor Administrativo y
Fiscal, al perder sus valores primarios se
digitaliza y se elimina dejando un Acta del
Comité de Archivo.
Esta subserie hace referencia a los Estados
Financieros, hechos y operaciones que afectan
la situación financiera de la entidad de
acuerdo al Código de Comercio (Art. 59 y 60).
Esta serie tiene valores fiscales y contables. A
los documentos se les aplica el proceso de
Digitalización según lo establecido en el
Estatuto Tributario con el Artículo 771-1, Ley
6 de 1992 (Art.74) y la Circular Externa 005 de
2012-AGN. Se establece su eliminación una
vez cumplido sus valores Administrativos y
Contables, en cumplimiento con la Ley 962 de
2005 (Art. 28), se deja en Acta firmada por el
Presidente y Jefe de Archivo del Comité de
Archivo, según lo establece el Acuerdo 039-
2002 del AGN-Archivo General de la Nación.
Codigo del Comercio Art. 60 y Estatuto
Organico del Sistema Financiero Art. 96
39 IMPUESTOS
39.2Impuesto de Industria y
Comercio
39.3Impuesto de Regristro
Mercantil
39.4 Impuesto Predial
40 INVENTARIOS
40.5 Toma Fisica de Inventarios 2 8 X X
*Planilla de Asistencia del
Personal en Inventario
*Mercancias sin Cargar en el
Sistema
*Planilla de Gastos de Inventario
*Registro de Capacitacion
*Corte de Documentos de
Inventario
41 LIBROS
41.3
Libro de Medicamentos de
Control Especial Secretaria de
Salud
1 3 X X
Serie documental de valor Administrativo, y
Legal. En concordancia Ley 80 de 1993 Art.
50, 51, 52, 53 y 55. Se digitaliza antes de su
eliminacion y se deja Acta firmada por el
Presidente y Jefe de Archivo del Comité de
Archivo, según lo establece el Acuerdo 039-
2002 del AGN-Archivo General de la Nación.
44 MERCANCIAS
44.1 Despacho de Mercancia
*Remision de Mercancia
44.2Devolucion a Bodega o
Proveedores
*Devolucion a Bodega General o
Proveedor
*Documento Devolucion de
Mercancia
*Notas Debito y Credito
44.3 Intercambio de Mercancia
*Relacion de Intercambio de
Mercancia
44.4 Monitoreo de Precios
*Shopping de Precios
*Memorando
44.5 Recepcion de Mercancia
*Factura
*Documentos de Entrada
44.6 Ventas Institucionales
*Planilla Control de Recorrido de
Trazabilidad
Esta serie tiene valores fiscales y contables. A
los documentos se les aplica el proceso de
Digitalización según lo establecido en el
Estatuto Tributario con el Artículo 771-1, Ley
6 de 1992 (Art.74) y la Circular Externa 005 de
2012-AGN. Se establece su eliminación una
vez cumplido sus valores Administrativos y
Contables, en cumplimiento con la Ley 962 de
2005 (Art. 28), se deja en Acta firmada por el
Presidente y Jefe de Archivo del Comité de
Archivo, según lo establece el Acuerdo 039-
2002 del AGN-Archivo General de la Nación.
Codigo del Comercio Art. 60 y Estatuto
Organico del Sistema Financiero Art. 96
2 3 X X
A los documentos se les aplica el proceso de
Digitalización según lo establecido en la
Circular Externa 005 de 2012-AGN. Se
establece su eliminación una vez cumplido sus
valores Administrativos y Contables, en
cumplimiento con la Ley 962 de 2005 (Art.
Esta serie tiene valores contables. A los
documentos se les aplica el proceso de
Digitalización según lo establecido en el
Estatuto Tributario con el Artículo 771-1, Ley
6 de 1992 (Art.74) y la Circular Externa 005 de
2012-AGN. Se establece su eliminación una
vez cumplido sus valores Administrativos y
Contables, en cumplimiento con la Ley 962 de
2005 (Art. 28), se deja en Acta firmada por el
Presidente y Jefe de Archivo del Comité de
Archivo, según lo establece el Acuerdo 039-
2 8 X X
48PETICIONES, QUEJAS,
RECLAMOS Y SUGERENCIAS
48.1 Derechos de Peticion 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.2 Quejas 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.3 Reclamos 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.4 Sugerencias 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
56 PROPUESTAS
56.3 Portafolio de Proveedores 1 X
*Actualizacion de Portafolio y
Registro de Novedades
58 PROVEEDORES
58.3 Inscripcion de Proveedores 2 3 X X
*Formulario Inscripcion de
Proveedores
*Camara de Comercio
*RUT-Registro Unico Tributario
*Fotocopia de Cedula
Representante Legal
*Copia Factura
*Certificado de Cuenta Bancaria
65 SISTEMAS DE GESTION
65.2 Sistema de Gestion de Calidad 2 8 X X
*Formato Informe de Actividades
*Formato Lista Maestra de
Documentos Externos
*Formato Lista Maestra de
Documentos Externos
*Listado Maestro de Registros
*Formato de Medicion de
Politica y Calidad
Elaboró: CONVENCIONES
Revisó: CT: Conservación Total
Aprobó: E: Eliminación Firma:
D: Digitalización Nombre:
S: Selección Cargo:
RESPONSABLE DEL PROCESO
Nubia Esther
Gerente Unidad de Retail
Serie documental de valor Administrativo, al
perder sus valores primarios se digitaliza y se
elimina dejando un Acta del Comité de
Archivo.
Esta subserie hace referencia a una
herramienta metodológica de trabajo en el
seguimiento a la gestión. Se elimina despues
de su tiempo de retencion en el archivo de
Serie documental de valor Administrativo, al
perder sus valores primarios se digitaliza y se
elimina dejando un Acta del Comité de
Archivo.
Documentos electronicos en el Aplicativo
Eureka, se eliminan despues de dar respuesta
a las PQRS.
CÓDIGO DE SERIE SERIE CODIGO SUBSERIE/TIPOLOGiA UNIDAD
3.18 Actas de Capacitacion Salud
3.20 Actas de Comite Salud
3.26 Actas de Comite de Calidad Salud
3.50 Actas de Comite Primario Salud
3.56 Actas de Conciliacion Salud
3.83 Actas de Reunion Salud
31.1 Requerimientos Entes de Control y Vigilancia Salud
*Requerimiento
*Pliego de cargos
*Respuesta
36.2 Historia de Equipos Biometricos Salud
36.4 Historias Clinicas Medicas Salud
36.5 Historias Clinicas Ocupacionales Salud
36.6 Historias Clinicas Odontologicas Salud
38.10 Informes Consolidados de Procedimientos Salud
*Carta Remisoria
*Informe
40.2 Inventarios Leches Salud
40.3 Inventarios Vacunas Salud
40.4 Reporte de Inventarios Fisicos Salud
48.1 Derechos de Peticion Salud
*Solicitud
*Respuesta
48.2 Quejas Salud
*Solicitud
*Respuesta
48.3 Reclamos Salud
*Solicitud
*Respuesta
48.4 Sugerencias Salud
*Solicitud
*Respuesta
54.4 Programa de Ambiente Fisico Salud
54 PROGRAMAS
40 INVENTARIOS
48
PETICIONES, QUEJAS,
RECLAMOS Y
SUGERENCIAS
36 HISTORIAS
38 INFORMES
3 ACTAS
31ENTES DE CONTROL Y
VIGILANCIA
CCD-CUADROS DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
54.13 Programa de Odolologia Extramural Salud
*Adulto Mayor
*Coberturas
*Financiero
*Ingresos por Lineas de Servicios
60.3 Registros Administrativos Salud
60.19 Registros de Medicina General y Especializada Salud
60.21Registros de Odontologia General y
EspecializadaSalud
60.22 Registros de P y P Salud
60.25 Registros de Seguridad y Salud en el Trabajo Salud
63 SEGUIMIENTOS 63.1Seguimiento a Contratos, Convenios,
Licitaciones y OtrosSalud
65.2 Sistema de Gestion de Calidad Salud
*Formato Informe de Actividades
*Formato Lista Maestra de Documentos Externos
*Formato Lista Maestra de Documentos Externos
*Listado Maestro de Registros
*Formato de Medicion de Politica y Calidad
66 SUBSIDIOS 66.3 Subsidios en Especie Salud
54 PROGRAMAS
60 REGISTROS
65SISTEMAS
DE GESTION
CÓDIGO: SO-GDO-F008
VERSIÓN: N° 04
2017
OFICINA PRODUCTORA: UNIDAD DE SALUD CODIGO: 10800
UBICACIÓN ESTRUCTURA
ORGANICA: DIRECCION GENERAL CODIGO: 10000
Archivo
Gestión
Archivo
CentralC.T E D S
3 ACTAS
3.18 Actas de Capacitacion
3.20 Actas de Comite
3.26Actas de Comite de
Calidad
3.50Actas de Comite
Primario
3.56 Actas de Conciliacion
3.83 Actas de Reunion
31 ENTRES DE CONTROL
31.1Requerimientos Entes de
Control y Vigilancia1 4 X X
*Requerimiento
*Pliego de cargos
*Respuesta
36 HISTORIAS
36.2Historia de Equipos
Biometricos
36.4Historias Clinicas
Medicas
36.5Historias Clinicas
Ocupacionales
38 INFORMES
38.10Informes Consolidados
de Procedimientos1 2 X X
*Carta Remisoria
Cada historia clínica a eliminar,
deben estar relacionadas en un
acta de eliminación, en la cual
deberá consignarse la siguiente
información. Cuando el paciente
no se encuentre afiliado a una
EPS, los registros asistenciales
A los documentos se les aplica el
proceso de Digitalización según
lo establecido la Circular
Externa 005 de 2012-AGN. En la
Eliminación se deja en Acta
firmada por el Presidente y Jefe
5 10 X X X
Serie documental de valor
Administrativo y Fiscal, al perder
sus valores primarios se
digitaliza y se elimina dejando
un Acta del Comité de Archivo.
1 4 X X
TRD - TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
HOJA ___ 1___ DE ___4_____
CODIGO SUBSERIENOMBRE
SUBSERIE/TIPOLOGiA
AÑOS DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
OBSERVACIONES
A los documentos se les aplica el
proceso de Digitalización según
lo establecido la Circular
Externa 005 de 2012-AGN. En la
Eliminación se deja en Acta
firmada por el Presidente y Jefe
de Archivo del Comité de
Archivo, según lo establece el
Acuerdo 039-2002 del AGN-
*Informe
40 INVENTARIOS
40.2 Inventarios Leches
40.3 Inventarios Vacunas
40.4Reporte de Inventarios
Fisicos
48PETICIONES, QUEJAS,
RECLAMOS Y
SUGERENCIAS48.1 Derechos de Peticion 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.2 Quejas 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.3 Reclamos 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.4 Sugerencias 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
54 PROGRAMAS
54.4Programa de Ambiente
Fisico
54.13Programa de Odolologia
Extramural
*Adulto Mayor
*Coberturas
*Financiero
*Ingresos por Lineas de
Servicios
60 REGISTROS
60.3Registros
Administrativos
60.19Registros de Medicina
General y Especializada
60.21Registros de Odontologia
General y Especializada
60.22 Registros de P y P
Esta subserie hace referencia a
una herramienta metodológica
de trabajo en el seguimiento a la
gestión. Se establece su
eliminación ya que no se
constituye en información de
carácter administrativo.
2 X
A los documentos se les aplica el
proceso de Digitalización según
lo establecido la Circular
Externa 005 de 2012-AGN. En la
Eliminación se deja en Acta
firmada por el Presidente y Jefe
de Archivo del Comité de
Archivo, según lo establece el
Acuerdo 039-2002 del AGN-
Archivo General de la Nación.
2 3 X X
Documentos electronicos en el
Aplicativo Eureka, se eliminan
despues de dar respuesta a las
PQRS.
A los documentos se les aplica el
proceso de Digitalización según
lo establecido la Circular
Externa 005 de 2012-AGN. En la
Eliminación se deja en Acta
firmada por el Presidente y Jefe
60.25Registros de Seguridad y
Salud en el Trabajo
63 SEGUIMIENTOS
63.1
Seguimiento a
Contratos, Convenios,
Licitaciones y Otros
3 X
Esta subserie hace referencia a
una herramienta metodológica
de trabajo en el seguimiento a la
gestión. Se establece su
eliminación ya que no se
constituye en información de
carácter administrativo.65 SISTEMAS DE GESTION
65.2Sistema de Gestion de
Calidad2 8 X X
*Formato Informe de
Actividades
*Formato Lista Maestra
de Documentos Externos
*Formato Lista Maestra
de Documentos Externos
*Listado Maestro de
Registros
*Formato de Medicion de
Politica y Calidad
Elaboró: CONVENCIONES
Revisó: CT: Conservación Total
Aprobó: E: Eliminación Firma:
D: Digitalización Nombre:
S: Selección Cargo:
RESPONSABLE DEL PROCESO
Monica Jerez
Gerente Unidad de Salud
Esta subserie hace referencia a
una herramienta metodológica
de trabajo en el seguimiento a la
gestión. Se establece su
eliminación ya que no se
constituye en información de
carácter administrativo.
Serie documental de valor
Administrativo y Fiscal, al perder
sus valores primarios se
digitaliza y se elimina dejando
un Acta del Comité de Archivo.
2 X
CÓDIGO DE SERIE SERIE CODIGO SUBSERIE/TIPOLOGiA UNIDAD
3.18 Actas de Capacitacion Vivienda y Construccion
3.23 Actas de Comite Consejo Directivo Vivienda y Construccion
3.42 Actas de Comite Externo Vivienda y Construccion
3.47 Actas de Comite Interno Vivienda y Construccion
3.50 Actas de Comite Primario Vivienda y Construccion
3.78 Actas de Procesos de Visita Vivienda y Construccion
3.83 Actas de Reunion Vivienda y Construccion
3.95 Actas de Vecindad Vivienda y Construccion
3.97 Actas de Visitas Tecnicas Vivienda y Construccion
3.101 Actas Externas Vivienda y Construccion
3.104 Actas Internas Vivienda y Construccion
15.1 Certificados de Elegibilidad Vivienda y Construccion
15.3 Certificados de Proyectos Vivienda y Construccion
15.4 Certificados de Viabilidad Vivienda y Construccion
15.5 Certificados de Vivienda Vivienda y Construccion
15.8 Certificados Viabilidad de Proyectos Vivienda y Construccion
31.1 Requerimientos Entes de Control y Vigilancia Vivienda y Construccion
*Requerimiento
*Pliego de cargos
*Respuesta
38.1 Informes a Consejo Directivo Vivienda y Construccion
*Carta Remisoria
*Informe
38.2 Informes a Direccion Vivienda y Construccion
*Carta Remisoria
*Informe
38.4Informes a la Superintendencia de Cajas de
SubsidioVivienda y Construccion
*Carta Remisoria
*Informe
38.5 Informes a Ministerio de Vivienda Vivienda y Construccion
*Carta Remisoria
*Informe
38.9 Informes Clima Laboral Vivienda y Construccion
31ENTES DE CONTROL
Y VIGILANCIA
38 INFORMES
3 ACTAS
15 CERTIFICADOS
CCD-CUADROS DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
*Carta Remisoria
*Informe
38.14 Informes Cronograma Anual de Postulaciones Vivienda y Construccion
*Carta Remisoria
*Informe
38.23 Informes de Comites Vivienda y Construccion
*Carta Remisoria
*Informe
38.39 Informes de FOVIS Vivienda y Construccion
*Carta Remisoria
*Informe
38.43 Informes de Gestion Financiera Vivienda y Construccion
*Carta Remisoria
*Informe
38.45 Informes de Habilidades Vivienda y Construccion
*Carta Remisoria
*Informe
38.48 Informes de Interventoria Vivienda y Construccion
*Carta Remisoria
*Informe
*Soporte Ejecucion del Contrato
38.53 Informes de Presupuesto Anual Vivienda y Construccion
*Carta Remisoria
*Informe
38.55 Informes de Procesos del Proyecto Vivienda y Construccion
*Carta Remisoria
*Informe
38.57 Informes de Resultados Vivienda y Construccion
*Carta Remisoria
*Informe
38.59 Informes del Fondo FOVIS Vivienda y Construccion
*Carta Remisoria
*Informe
38.65 Informes FOVIS Trimestral Vivienda y Construccion
*Carta Remisoria
*Informe
38.71Informes Seguimiento Visita Entes de Control y
VigilanciaVivienda y Construccion
*Carta Remisoria
*Informe
38 INFORMES
48.1 Derechos de Peticion Vivienda y Construccion
*Solicitud
*Respuesta
48.2 Quejas Vivienda y Construccion
*Solicitud
*Respuesta
48.3 Reclamos Vivienda y Construccion
*Solicitud
*Respuesta
48.4 Sugerencias Vivienda y Construccion
*Solicitud
*Respuesta
58.3 Inscripcion de Proveedores Vivienda y Construccion
*Formulario Inscripcion de Proveedores
*Camara de Comercio
*RUT-Registro Unico Tributario
*Fotocopia de Cedula Representante Legal
*Copia Factura
*Certificado de Cuenta Bancaria
59.1 Certificaciones de Proyectos Vivienda y Construccion
59.3 Proyectos Construccion de Vivienda Vivienda y Construccion
*Estudio de Factibilidad
*Estudio Tecnico Financiero
*Acta Aaprobacion Consejo Directivo
*Copia Escritura Compra Terreno
*Resolucion Promocion de Oferta
*Reglamentacion de Compras y Contratacion para
el Proyecto
Tramite Documentacion Legal
*Licencia de Demolicion
*Licencia Construccion y Urbanismo
*Boletin Nomenclatura
*Permiso de Ventas
*VºBª Propiedad Horizontal
*Aprobacion Diseño Servicios Publicos
*Disponibilidad Servicios PUblicos
*MatrIcula Servicios Publicos
*Actas Comision de Consejo
*Informes Interventora Tecnica y Financiera
*Informe de Interventoria
*Actas Comite de Obra
58 PROVEEDORES
59 PROYECTOS
48
PETICIONES,
QUEJAS, RECLAMOS
Y SUGERENCIAS
Compraventa de Vivienda
*Orden de Promesa de Compraventa
*Autorizacion Pago Subsidio de Vivienda Afiliados
Cajasan
*Fotocopia Cedula
*Fotocopia Registro Civil
*Partida de Matrimonio Original
*Carta al Beneficiario Asignación Subsidio de
Vivienda
*Certificacion de Fondos de Cesantias
*Plano Vivienda
*Afiliacion CAJASAN
*Formulario Información Personal
*Certificado de Ingresos y Retenciones
*Certificado Laboral
*Certificado del Banco Cuenta de Ahorro
Programado
*Promesa de Compraventa
*Consignaciones
*Acta de Entrega
59.6Proyectos de Mejoramiento de Vivienda y
ConstruccionVivienda y Construccion
59.8 Proyectos de Vivienda Rural Vivienda y Construccion
*Calificacion de Proyectos
*Elegibilidad de Proyectos
59.9 Proyectos de Vivienda Urbana Vivienda y Construccion
*Calificacion de Proyectos
*Elegibilidad de Proyectos
65.2 Sistema de Gestion de Calidad Vivienda y Construccion
*Formato Informe de Actividades
*Formato Lista Maestra de Documentos Externos
*Formato Lista Maestra de Documentos Externos
*Listado Maestro de Registros
*Formato de Medicion de Politica y Calidad
66.1Asignacion Subsidio Vivienda de Interes Social
para AfiliadosVivienda y Construccion
Postulacion al Subsidio de Vivienda Afiliados:
Vivienda Nueva, Usada, Construccion en Sitio
Propio y Mejora
65SISTEMAS DE
GESTION
66 SUBSIDIOS
59 PROYECTOS
*Actas de Asignacion de Subsidio
*Postulacion al Subsidio de Vivienda Afiliado
*Convocatoria
*Formulario de Postulacion
*Documentos Soportes del Formulario
*Renuncia a la Postulacion
*Fotocopia Cedula de Ciudadania
*Carne de Afiliado
Asignacion Subsidio de Vivienda Afiliados:
Vivienda Nueva, Usada, Construcción en Sitio
Propio y Mejora
*Carta Asignacion del Subsidio
*Acta de Asignacion del Subsidio
Renuncia a la Asignacion
*Formato Renuncia
*Carta Original de Subsidio
*Carta de Autorizacion
*Solicitud Movilizacion
*Consignacion
Aplicacion Subsidio de Vivienda Afiliados:
Vivienda Nueva, Usada, Construccion en Sitio
Propio y Mejora
Adquisicion de Vivienda Nueva VI-FOV-FO31
Adquisicion de Vivienda Usada G-VI-04
*Autorizacion de Compra del Inmueble por parte
de CAJASAN
*Carta de Asignacion del Subsidio (Original)
*Fotocopia Ampliada de la Cedula de Ciudadania
para mayores de 18 años del Grupo Familiar
*Formato Autorizacin para Pago de Subsidio
Familiar de Vivienda F-VI-13
*Carta Solicitud de Pago (Cuenta de Cobro) y
Documento Equivalente (CAJASAN)
*Copia de Cedula del
Vendedor/Oferente/Constructor
*Copia de la Certificacion Bancaria del
Vendedor/Oferente/Constructor
*Copia del Formulario del RUT del
Vendedor/Oferente/Constructor
66 SUBSIDIOS
*Recibos de Servicios Publicos (Agua y Luz)
*Certificado de Tradicion y Libertad (No superior a
30 dias)
*Certificado de Existencia y Habitabilidad
(CAJASAN)
*Acta de Entrega de la Vivienda (Original firmado
por los mayores de 18 años del Grupo Familiar)
*Copia de Escritura Publica Expedida por Notaria
Mejoramiento de Vivienda Urbana VI-FOV-FO30
Documentos Primarios
*Formulario de Postulacion
*Forotocopia de Cedula de Ciudadania
*Fotocopia del Registro Civil de Matrimonio
*Certificacion Laboral
*Declaracion Extrajuicio
*Declaracion de Asistencia Talle ABC Vivienda
Documentos Secundarios
*Certificado Medico
*Certificado Fondo de Empleados
*Certificado de Fondo Nacional
Informacion de Cruces de Postulacion
*Certificado
*Cruce Presta Propiedad
*Cruce de Beneficio Familiar Vivienda
Construccion Sitio Propio VI-FOV-FO30
Documentos Primarios
*Formulario de Postulacion
*Fotocopia de Cedula de Ciudadania
*Fotocopia del Registro Civil de Matrimonio
*Certificacion Laboral
*Declaracion Extrajuicio
*Declaracion de Asistencia Talle ABC Vivienda
Documentos Secundarios
*Certificado Medico
*Certificado Fondo de Empleados
*Certificado de Fondo Nacional
Informacion de Cruces de Postulacion
*Certificado
66 SUBSIDIOS
*Cruce Presta Propiedad
*Cruce de Beneficio Familiar Vivienda
Postulacion al Subsidio de Nacional de Vivienda
Urbana y Rural a CCFF
No Postulados o No Asignados
Cobro Contraescritura 100%
*Cuenta de Cobro de la Constructora
*Carta de Asignacion de Subsidio Original
*Autorizacion Pago Subsidio Familiar de Vivienda
Familiar (F-VI-13)
*Fotocppia de Cedula Mayores de Edad
*Certificado de Tradicion y Libertad No Mayor a 30
Dias
*Acta de Entrega de Vivienda Firmadda por la
Partes (Vendedor/Comprador)
*Copia de Recibos o Disponibilidad de Servicios
Publicos
*Certificado de Visita de Existencia y
Habitabilidad
*Ficha Tecnica de la Visita de Existencia y
Habitabilidad
*Copia de la Escritura de la Vivienda
*Certificado de Representacion Legal de la
Empresa
*RUT de la Empresa Constructora u Oferente
*Tarjeta Profesional
*Copia Cedula Representante Legal Constructora
*Copia Licencia de Construccion del Proyecto
*Certificacion de la Cuenta Banacaria del
Constructor/Oferente
Cobro Anticipado
*Carta Remisoria para el Cobro
*Acta de Iniciación de Obras
*Certificado de Libertad y Tradicion
*Elegibilidad o Licencia de Construccion
*Contrato de Encargo Fiduciario
*Fotocopia del Documento de Identidad Ampliada
del Representación Legal
*Fotocopia del NIT de la Fiducia
66 SUBSIDIOS
*Fotocopia del NIT del Fondo Comun Ordinario
*Certificacion de la Cuenta donde se
Administraran los Recursos Expedida por la
Entidad Bancaria.
*Promesas de Compraventa
*Autorizacion del Giro Firmada por el Beneficiario
*Póliza de Cumplimiento
*Recibo Original del Pago de la Poliza de
Cumplimiento.
*Certificacion de Compania Reaseguradora
Calificacion AA
*Condiciones Generales de la Poliza
*Representación Legal del Oferente
*Fotocopia Ampliada de la Cedula del
Representante Legal
*Contrato de Interventoria
*Representacion Legal del Interventor
*Poliza de Cumplimiento del Interventor
*Fotocopia Ampliada de la Cedula del Interventor
*K de Contratacion
*Fotocopia de la Tarjeta Profesional
*Terna de Eleccion del Interventor Certificada por
la Fiducia
*Certificacion de Disponibilidad de los Servicios
Publicos
Cobro 20% Contra Escritura
*Carta Remisoria
*Fotocopia de Escritura
*Cuenta de Cobro
*Certificado de Libertad y Tradicion
*Licencia de Construcción o Elegibilidad
*Certificado de Existencia y Habitabilidad (Visita)
*Acta de Entrega de la Vivienda
66.2Asignacion Subsidio de Vivienda de Interes
Social-FONVIVIENDAVivienda y Construccion
66 SUBSIDIOS
Postulacion Subsidio de Vivienda
Independientes: Vivienda Nueva, Usada,
Mejora y Arrendamiento
*Convocatoria
*Formulario de Postulacion
*Documentos Soportes del Formulario
*Renuncia a la Postulacion
*Movilizacion Cesantias y/o Ahorro Programado
*Captura de Bolsas
*Recursos de Reposicion
*Tramite de Elegibilidad del Proyecto
*Fotocopia Cedula de Ciudadania
*Carne de Afiliado
Preseleccion Subsidio a Independientes
*Resolucion de Preseleccion Emitida por el
Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo
Territorial (MAVDT)
*Carta Remisoria de Preseleccion
*Formulario con sus Documentos
*Carta de Aprobación del Credito
*Certificado de Auditoria
Asignacion Subsidio de Vivienda Independientes
*Resolución de Asignacion
*Carta Asignacion
*Listado de Beneficiarios
*Renuncia a la Asignación
*Carta Remisoria
*Anexo 10 (Listado de Renuncia)
*Formato de Solicitud de Renuncia
Movilización de Cesantías y/o Ahorro
Programado:
*Carta de Autorizacion
*Solicitud Movilizacion
*Consignacion
Corrección de Datos
*Carta Remisoria a CAVIS UT
*Carta Solicitud de Corrección de Datos
*Copia Carta Asignación
*Cédulas y/o Registros Civíles
66 SUBSIDIOS
*Formatos Impresos
Aplicacion Subsidio de Vivienda Independientes
Cobro contra escritura 100%:
*Forocopia de la Escritura
*Elegibilidad del Proyecto o Licencia de
Construccion (Desplazados No Aplica)
*Camara de Comercio, NIT y Cedula del
Representante Legal de la Constructora
(Desplazado No Aplica)
*Certificado de Obra de Planeacion
*Certificado de Tradicion y Libertad
*Carta Asignacion del Subsidio
*Recibos de Servicios Publicos
*Autorizacion de Giro
*Cuenta de Cobro de la Constructora
*Acta de Entrega de la Vivienda
*Certificado de Existencia de Habitabilidad
(CAJASAN)
Pagos de Subsidio Contra Escritura para Enviar a
CAVIS
*Carta Remisoria
*Formatos Impresos
*Anexo 32
*Certificacion Bancaria
*Certificado de Auditoria
Cobro Anticipado
*Acta de Iniciacion de Obras
*Certificado de Libertad y Tradicion
*Elegibilidad o Licencia de Construccion
*Contrato de Encargo Fiduciario
*Representacion Legal
*Fotocopia Ampliada de la Cedula del
Representante Legal
*Fotocopia del NIT de la Fiducia
*Fotocopia del NIT del Fondo Comun Ordinario
*Certificacion de la Cuenta donde se
Administraran los Recursos Expedida por la
Entidad Bancaria
*Promesas de Compraventa
66 SUBSIDIOS
*Autorizacion del Giro Firmada por el Beneficiario
*Carta de Asignación del Subsidio
*Poliza de Cumplimiento
*Recibo Original de Pago de la Poliza de
Cumplimiento
*Certificacion de Compania Reaseguradoea
Calificacion AA
*Condiciones Generales de la Poliza
*Representacion Legal del Oferente
*Fotocopia Ampliada de la Cedula del
Representante Legal
*Contrato de Interventoria Igual al del
FONVIVIENDA
*Representacion Legal del Interventor
*Poliza de Cumplimiento del Interventor
*Fotocopia Ampliada de la Cedula del Interventor
*K de Contratacion
*Fotocopia de la Tarjeta Profesional
*Terna de Elección del Interventor Certificada por
la Fiducia
*Certificacion de Disponibilidad de los Servicios
Publicos
*Poliza de Cumplimiento
*Pagare
*Carta de instrucciones
*Anexo 14
Formatos para Enviar a Cavis para el Cobro:
*Carta Remisoria
*Certificado de Auditoria
*Formatos Impresos
*Certificacion Bancaria
*Poliza de Cumplimiento y sus Anexos
*Pagare y Carta de Instrucciones
*Anexo 14
*Carta del Oferente
Proceso de Cobro 20% Contra Escritura
*Escritura
*Poliza de Cumplimiento y Listado de
Beneficiarios
66 SUBSIDIOS
*Cuenta de Cobro
*Carta Remisoria
*Certificado de Libertad y Tradicion
*Licencia de Construcción o Elegibilidad
*Certificado de Existencia y Habitabilidad
(FONEDE)
*Certificado de Cumplimiento de Norma Tecnica
(Anexo 32)
Movilizacion 20% Contra Escritura para Enviar a
CAVIS
*Certificado de Auditoria
*Formatos Impresos
*Prueba de Vigencia de la Poliza
*Carta del Oferente
*Anexo 32
Novedad de Poliza
*Carta Remisoria
*Formato de la Novedad
Aplicacion Subsidio Desplazados Modalidad
Arrendamiento
*Contrato de Arrendamiento
*Carta Asignacion Subsidio del Gobierno Nacional
*Cedulas Arrendador y Arrendatario
*Autorizacion para Movilizacion de la Cuenta del
Ahorro Programado a la Cuenta del Arrendador
*Certificacion Bancaria
*Desprendible de Apertura de la Cuenta del Banco
Agrario
*Constancia de Vigencia del Contrato Sucrito por
las Partes
Movilizacion del Subsidio Familiar de Vivienda
Modalidad de Arrendamiento
*Carta Remisoria
*Formatos Impresos
*Certificacion Bancaria
*Certificado de AuditorIa
68.1Talleres de Formacion y Educacion para el
Trabajo y Desarrollo HumanoVivienda y Construccion
68.2 Talleres Informativos ABC Vivienda y Construccion68 TALLERES
66 SUBSIDIOS
*Formato de Asistencia del Taller
*Formato de Encuesta de Satisfaccion del Cliente
68 TALLERES
CÓDIGO: SO-GDO-F008
VERSIÓN: N° 04
2017
OFICINA PRODUCTORA: UNIDAD DE VIVIENDA Y CONSTRUCCION CODIGO: 10900
UBICACIÓN ESTRUCTURA ORGANICA: DIRECCION GENERAL CODIGO: 10000
Archivo
Gestión
Archivo
CentralC.T E D S
3 ACTAS
3.18 Actas de Capacitacion
3.23 Actas de Comite Consejo Directivo
3.42 Actas de Comite Externo
3.47 Actas de Comite Interno
3.50 Actas de Comite Primario
3.78 Actas de Procesos de Visita
3.83 Actas de Reunion
3.95 Actas de Vecindad
3.97 Actas de Visitas Tecnicas
3101 Actas Externas
3104 Actas Internas
15 CERTIFICADOS
15.1 Certificados de Elegibilidad
15.3 Certificados de Proyectos
15.4 Certificados de Viabilidad
15.5 Certificados de Vivienda
15.8 Certificados Viabilidad de Proyectos
31 ENTRES DE CONTROL
31.1 Requerimientos Entes de Control y Vigilancia 1 4 X X
*Requerimiento
*Pliego de cargos
*Respuesta
38 INFORMES
1 4 X X
TRD - TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
HOJA ___ 1___ DE ___12_____
CODIGO SUBSERIE NOMBRE SUBSERIE/TIPOLOGiA
AÑOS DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
OBSERVACIONES
Serie documental de valor Administrativo y Fiscal,
al perder sus valores primarios se digitaliza y se
elimina dejando un Acta del Comité de Archivo.
A los documentos se les aplica el proceso de
Digitalización según lo establecido la Circular
Externa 005 de 2012-AGN. En la Eliminación se deja
en Acta firmada por el Presidente y Jefe de Archivo
del Comité de Archivo, según lo establece el
Acuerdo 039-2002 del AGN-Archivo General de la
Nación.
2 X
Esta subserie hace referencia a una herramienta
metodológica de trabajo en el seguimiento a la
gestión. No tiene valores secundarios por lo que se
procede a eliminar.
38.1 Informes a Consejo Directivo 1 4 X X
*Carta Remisoria
*Informe
38.2 Informes a Direccion 1 4 X X
*Carta Remisoria
*Informe
38.4Informes a la Superintendencia De Subsudio
Familiar1 4 X X
*Carta Remisoria
*Informe
38.5 Informes a Ministerio de Vivienda 1 4 X X
*Carta Remisoria
*Informe
38.9 Informes Clima Laboral 1 4 X X
*Carta Remisoria
*Informe
38.14 Informes Cronograma Anual de Postulaciones 1 4 X X
*Carta Remisoria
*Informe
38.23 Informes de Comites 1 4 X X
*Carta Remisoria
*Informe
38.39 Informes de FOVIS 1 4 X X
*Carta Remisoria
*Informe
38.43 Informes de Gestion Financiera 1 4 X X
*Carta Remisoria
*Informe
38.45 Informes de Habilidades 1 4 X X
*Carta Remisoria
*Informe
38.48 Informes de Interventoria 1 19 X X
*Carta Remisoria
*Informe
*Soporte Ejecucion del Contrato
38.53 Informes de Presupuesto Anual 1 4 X X
*Carta Remisoria
*Informe
38.55 Informes de Procesos del Proyecto 1 4 X X
*Carta Remisoria
*Informe
A los documentos se les aplica el proceso de
Digitalización según lo establecido la Circular
Externa 005 de 2012-AGN. En la Eliminación se deja
en Acta firmada por el Presidente y Jefe de Archivo
del Comité de Archivo, según lo establece el
Acuerdo 039-2002 del AGN-Archivo General de la
Nación.
Documentos con valor Jurídico, Legal y
Administrativo, que no desarrolla valores
secundarios, se establece digitalizar y eliminar.
En la Eliminación se deja en Acta del Comité de
Archivo, según lo establece el Acuerdo 039-2002
del AGN-Archivo General de la Nación.
A los documentos se les aplica el proceso de
Digitalización según lo establecido la Circular
Externa 005 de 2012-AGN. En la Eliminación se deja
en Acta firmada por el Presidente y Jefe de Archivo
del Comité de Archivo, según lo establece el
Acuerdo 039-2002 del AGN-Archivo General de la
Nación.
38.57 Informes de Resultados 1 4 X X
*Carta Remisoria
*Informe
38.59 Informes del Fondo FOVIS 1 4 X X
*Carta Remisoria
*Informe
38.65 Informes FOVIS Trimestral 1 4 X X
*Carta Remisoria
*Informe
38.71Informes Seguimiento Visita Entes de Control y
Vigilancia1 4 X X
*Carta Remisoria
*Informe
48 PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS
48.1 Derechos de Peticion 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.2 Quejas 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.3 Reclamos 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.4 Sugerencias 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
58 PROVEEDORES
58.3 Inscripcion de Proveedores 2 X
*Formulario Inscripcion de Proveedores
*Camara de Comercio
*RUT-Registro Unico Tributario
*Fotocopia de Cedula Representante Legal
*Copia Factura
*Certificado de Cuenta Bancaria
59 PROYECTOS
59.1 Certificaciones de Proyectos
59.3 Proyectos Construccion de Vivienda
*Estudio de Factibilidad
*Estudio Tecnico Financiero
*Acta Aaprobacion Consejo Directivo
*Copia Escritura Compra Terreno
*Resolucion Promocion de Oferta
Esta subserie hace referencia a una herramienta
metodológica de trabajo en el seguimiento a la
gestión. No tiene valores secundarios por lo que se
procede a eliminar.
A los documentos se les aplica el proceso de
Digitalización según lo establecido la Circular
Externa 005 de 2012-AGN. En la Eliminación se deja
en Acta firmada por el Presidente y Jefe de Archivo
del Comité de Archivo, según lo establece el
Acuerdo 039-2002 del AGN-Archivo General de la
Nación.
2 3 X X
Documentos electronicos en el Aplicativo Eureka,
se eliminan despues de dar respuesta a las PQRS.
A los documentos se les aplica el proceso de
Digitalización según lo establecido la Circular
Externa 005 de 2012-AGN. En la Eliminación se deja
en Acta firmada por el Presidente y Jefe de Archivo
del Comité de Archivo, según lo establece el
Acuerdo 039-2002 del AGN-Archivo General de la
Nación.
*Reglamentacion de Compras y Contratacion para el
Proyecto
Tramite Documentacion Legal
*Licencia de Demolicion
*Licencia Construccion y Urbanismo
*Boletin Nomenclatura
*Permiso de Ventas
*VºBª Propiedad Horizontal
*Aprobacion Diseño Servicios Publicos
*Disponibilidad Servicios PUblicos
*MatrIcula Servicios Publicos
*Actas Comision de Consejo
*Informes Interventora Tecnica y Financiera
*Informe de Interventoria
*Actas Comite de Obra
Compraventa de Vivienda
*Orden de Promesa de Compraventa
*Autorizacion Pago Subsidio de Vivienda Afiliados
Cajasan
*Fotocopia Cedula
*Fotocopia Registro Civil
*Partida de Matrimonio Original
*Carta al Beneficiario Asignación Subsidio de Vivienda
*Certificacion de Fondos de Cesantias
*Plano Vivienda
*Afiliacion CAJASAN
*Formulario Información Personal
*Certificado de Ingresos y Retenciones
*Certificado Laboral
*Certificado del Banco Cuenta de Ahorro Programado
*Promesa de Compraventa
*Consignaciones
*Acta de Entrega
59.6Proyectos de Mejoramiento de Vivienda y
Construccion
59.8 Proyectos de Vivienda Rural
*Calificacion de Proyectos
*Elegibilidad de Proyectos
59.9 Proyectos de Vivienda Urbana 2 3 X X
*Calificacion de Proyectos
*Elegibilidad de Proyectos
65 SISTEMAS DE GESTION
65.2 Sistema de Gestion de Calidad 2 8 X X
*Formato Informe de Actividades
*Formato Lista Maestra de Documentos Externos
*Formato Lista Maestra de Documentos Externos
*Listado Maestro de Registros
*Formato de Medicion de Politica y Calidad
66 SUBSIDIOS
2 3
Serie documental de valor Administrativo, al perder
sus valores primarios se digitaliza y se elimina
dejando un Acta del Comité de Archivo.
X X
A los documentos se les aplica el proceso de
Digitalización según lo establecido la Circular
Externa 005 de 2012-AGN. En la Eliminación se deja
en Acta firmada por el Presidente y Jefe de Archivo
del Comité de Archivo, según lo establece el
Acuerdo 039-2002 del AGN-Archivo General de la
Nación.
66.1Asignacion Subsidio Vivienda de Interes Social para
Afiliados3 2 X X
Postulacion al Subsidio de Vivienda Afiliados:
Vivienda Nueva, Usada, Construccion en Sitio
Propio y Mejora
*Actas de Asignacion de Subsidio
*Postulacion al Subsidio de Vivienda Afiliado
*Convocatoria
*Formulario de Postulacion
*Documentos Soportes del Formulario
*Renuncia a la Postulacion
*Fotocopia Cedula de Ciudadania
*Carne de Afiliado
Asignacion Subsidio de Vivienda Afiliados: Vivienda
Nueva, Usada, Construcción en Sitio Propio y
Mejora
*Carta Asignacion del Subsidio
*Acta de Asignacion del Subsidio
Renuncia a la Asignacion
*Formato Renuncia
*Carta Original de Subsidio
*Carta de Autorizacion
*Solicitud Movilizacion
*Consignacion
Aplicacion Subsidio de Vivienda Afiliados: Vivienda
Nueva, Usada, Construccion en Sitio Propio y
Mejora
Adquisicion de Vivienda Nueva VI-FOV-FO31
Adquisicion de Vivienda Usada G-VI-04
*Autorizacion de Compra del Inmueble por parte de
CAJASAN
*Carta de Asignacion del Subsidio (Original)
*Fotocopia Ampliada de la Cedula de Ciudadania para
mayores de 18 años del Grupo Familiar
*Formato Autorizacin para Pago de Subsidio Familiar
de Vivienda F-VI-13
*Carta Solicitud de Pago (Cuenta de Cobro) y
Documento Equivalente (CAJASAN)
*Copia de Cedula del Vendedor/Oferente/Constructor
*Copia de la Certificacion Bancaria del
Vendedor/Oferente/Constructor
*Copia del Formulario del RUT del
Vendedor/Oferente/Constructor
*Recibos de Servicios Publicos (Agua y Luz)
*Certificado de Tradicion y Libertad (No superior a 30
dias)
A los documentos se les aplica el proceso de
Digitalización según lo establecido la Circular
Externa 005 de 2012-AGN. En la Eliminación se deja
en Acta firmada por el Presidente y Jefe de Archivo
del Comité de Archivo, según lo establece el
Acuerdo 039-2002 del AGN-Archivo General de la
Nación.
*Certificado de Existencia y Habitabilidad (CAJASAN)
*Acta de Entrega de la Vivienda (Original firmado por
los mayores de 18 años del Grupo Familiar)
*Copia de Escritura Publica Expedida por Notaria
Mejoramiento de Vivienda Urbana VI-FOV-FO30
Documentos Primarios
*Formulario de Postulacion
*Forotocopia de Cedula de Ciudadania
*Fotocopia del Registro Civil de Matrimonio
*Certificacion Laboral
*Declaracion Extrajuicio
*Declaracion de Asistencia Talle ABC Vivienda
Documentos Secundarios
*Certificado Medico
*Certificado Fondo de Empleados
*Certificado de Fondo Nacional
Informacion de Cruces de Postulacion
*Certificado
*Cruce Presta Propiedad
*Cruce de Beneficio Familiar Vivienda
Construccion Sitio Propio VI-FOV-FO30
Documentos Primarios
*Formulario de Postulacion
*Fotocopia de Cedula de Ciudadania
*Fotocopia del Registro Civil de Matrimonio
*Certificacion Laboral
*Declaracion Extrajuicio
*Declaracion de Asistencia Talle ABC Vivienda
Documentos Secundarios
*Certificado Medico
*Certificado Fondo de Empleados
*Certificado de Fondo Nacional
Informacion de Cruces de Postulacion
*Certificado
*Cruce Presta Propiedad
*Cruce de Beneficio Familiar Vivienda
Postulacion al Subsidio de Nacional de Vivienda
Urbana y Rural a CCFF
No Postulados o No Asignados
Cobro Contraescritura 100%
*Cuenta de Cobro de la Constructora
*Carta de Asignacion de Subsidio Original
A los documentos se les aplica el proceso de
Digitalización según lo establecido la Circular
Externa 005 de 2012-AGN. En la Eliminación se deja
en Acta firmada por el Presidente y Jefe de Archivo
del Comité de Archivo, según lo establece el
Acuerdo 039-2002 del AGN-Archivo General de la
Nación.
*Autorizacion Pago Subsidio Familiar de Vivienda
Familiar (F-VI-13)
*Fotocppia de Cedula Mayores de Edad
*Certificado de Tradicion y Libertad No Mayor a 30
Dias
*Acta de Entrega de Vivienda Firmadda por la Partes
(Vendedor/Comprador)
*Copia de Recibos o Disponibilidad de Servicios
Publicos
*Certificado de Visita de Existencia y Habitabilidad
*Ficha Tecnica de la Visita de Existencia y
Habitabilidad
*Copia de la Escritura de la Vivienda
*Certificado de Representacion Legal de la Empresa
*RUT de la Empresa Constructora u Oferente
*Tarjeta Profesional
*Copia Cedula Representante Legal Constructora
*Copia Licencia de Construccion del Proyecto
*Certificacion de la Cuenta Banacaria del
Constructor/Oferente
Cobro Anticipado
*Carta Remisoria para el Cobro
*Acta de Iniciación de Obras
*Certificado de Libertad y Tradicion
*Elegibilidad o Licencia de Construccion
*Contrato de Encargo Fiduciario
*Fotocopia del Documento de Identidad Ampliada del
Representación Legal
*Fotocopia del NIT de la Fiducia
*Fotocopia del NIT del Fondo Comun Ordinario
*Certificacion de la Cuenta donde se Administraran
los Recursos Expedida por la Entidad Bancaria.
*Promesas de Compraventa
*Autorizacion del Giro Firmada por el Beneficiario
*Póliza de Cumplimiento
A los documentos se les aplica el proceso de
Digitalización según lo establecido la Circular
Externa 005 de 2012-AGN. En la Eliminación se deja
en Acta firmada por el Presidente y Jefe de Archivo
del Comité de Archivo, según lo establece el
Acuerdo 039-2002 del AGN-Archivo General de la
Nación.
*Recibo Original del Pago de la Poliza de
Cumplimiento.
*Certificacion de Compania Reaseguradora
Calificacion AA
*Condiciones Generales de la Poliza
*Representación Legal del Oferente
*Fotocopia Ampliada de la Cedula del Representante
Legal
*Contrato de Interventoria
*Representacion Legal del Interventor
*Poliza de Cumplimiento del Interventor
*Fotocopia Ampliada de la Cedula del Interventor
*K de Contratacion
*Fotocopia de la Tarjeta Profesional
*Terna de Eleccion del Interventor Certificada por la
Fiducia
*Certificacion de Disponibilidad de los Servicios
Publicos
Cobro 20% Contra Escritura
*Carta Remisoria
*Fotocopia de Escritura
*Cuenta de Cobro
*Certificado de Libertad y Tradicion
*Licencia de Construcción o Elegibilidad
*Certificado de Existencia y Habitabilidad (Visita)
*Acta de Entrega de la Vivienda
66.2Asignacion Subsidio de Vivienda de Interes Social-
FONVIVIENDA3 2 X X
Postulacion Subsidio de Vivienda Independientes:
Vivienda Nueva, Usada, Mejora y Arrendamiento
*Convocatoria
*Formulario de Postulacion
*Documentos Soportes del Formulario
*Renuncia a la Postulacion
*Movilizacion Cesantias y/o Ahorro Programado
*Captura de Bolsas
*Recursos de Reposicion
*Tramite de Elegibilidad del Proyecto
*Fotocopia Cedula de Ciudadania
*Carne de Afiliado
Preseleccion Subsidio a Independientes
*Resolucion de Preseleccion Emitida por el Ministerio
de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial
(MAVDT)
*Carta Remisoria de Preseleccion
*Formulario con sus Documentos
*Carta de Aprobación del Credito
*Certificado de Auditoria
Asignacion Subsidio de Vivienda Independientes
A los documentos se les aplica el proceso de
Digitalización según lo establecido la Circular
Externa 005 de 2012-AGN. En la Eliminación se deja
en Acta firmada por el Presidente y Jefe de Archivo
del Comité de Archivo, según lo establece el
Acuerdo 039-2002 del AGN-Archivo General de la
Nación.
A los documentos se les aplica el proceso de
Digitalización según lo establecido la Circular
Externa 005 de 2012-AGN. En la Eliminación se deja
en Acta firmada por el Presidente y Jefe de Archivo
del Comité de Archivo, según lo establece el
Acuerdo 039-2002 del AGN-Archivo General de la
Nación.
*Resolución de Asignacion
*Carta Asignacion
*Listado de Beneficiarios
*Renuncia a la Asignación
*Carta Remisoria
*Anexo 10 (Listado de Renuncia)
*Formato de Solicitud de Renuncia
Movilización de Cesantías y/o Ahorro Programado:
*Carta de Autorizacion
*Solicitud Movilizacion
*Consignacion
Corrección de Datos
*Carta Remisoria a CAVIS UT
*Carta Solicitud de Corrección de Datos
*Copia Carta Asignación
*Cédulas y/o Registros Civíles
*Formatos Impresos
Aplicacion Subsidio de Vivienda Independientes
Cobro contra escritura 100%:
*Forocopia de la Escritura
*Elegibilidad del Proyecto o Licencia de Construccion
(Desplazados No Aplica)
*Camara de Comercio, NIT y Cedula del
Representante Legal de la Constructora (Desplazado
No Aplica)
*Certificado de Obra de Planeacion
*Certificado de Tradicion y Libertad
*Carta Asignacion del Subsidio
*Recibos de Servicios Publicos
*Autorizacion de Giro
*Cuenta de Cobro de la Constructora
*Acta de Entrega de la Vivienda
*Certificado de Existencia de Habitabilidad
(CAJASAN)
Pagos de Subsidio Contra Escritura para Enviar a
CAVIS
*Carta Remisoria
*Formatos Impresos
*Anexo 32
*Certificacion Bancaria
*Certificado de Auditoria
Cobro Anticipado
*Acta de Iniciacion de Obras
*Certificado de Libertad y Tradicion
*Elegibilidad o Licencia de Construccion
*Contrato de Encargo Fiduciario
*Representacion Legal
*Fotocopia Ampliada de la Cedula del Representante
Legal
*Fotocopia del NIT de la Fiducia
A los documentos se les aplica el proceso de
Digitalización según lo establecido la Circular
Externa 005 de 2012-AGN. En la Eliminación se deja
en Acta firmada por el Presidente y Jefe de Archivo
del Comité de Archivo, según lo establece el
Acuerdo 039-2002 del AGN-Archivo General de la
Nación.
*Fotocopia del NIT del Fondo Comun Ordinario
*Certificacion de la Cuenta donde se Administraran
los Recursos Expedida por la Entidad Bancaria
*Promesas de Compraventa
*Autorizacion del Giro Firmada por el Beneficiario
*Carta de Asignación del Subsidio
*Poliza de Cumplimiento
*Recibo Original de Pago de la Poliza de
Cumplimiento
*Certificacion de Compania Reaseguradoea
Calificacion AA
*Condiciones Generales de la Poliza
*Representacion Legal del Oferente
*Fotocopia Ampliada de la Cedula del Representante
Legal
*Contrato de Interventoria Igual al del FONVIVIENDA
*Representacion Legal del Interventor
*Poliza de Cumplimiento del Interventor
*Fotocopia Ampliada de la Cedula del Interventor
*K de Contratacion
*Fotocopia de la Tarjeta Profesional
*Terna de Elección del Interventor Certificada por la
Fiducia
*Certificacion de Disponibilidad de los Servicios
Publicos
*Poliza de Cumplimiento
*Pagare
*Carta de instrucciones
*Anexo 14
Formatos para Enviar a Cavis para el Cobro:
*Carta Remisoria
*Certificado de Auditoria
*Formatos Impresos
*Certificacion Bancaria
*Poliza de Cumplimiento y sus Anexos
*Pagare y Carta de Instrucciones
*Anexo 14
*Carta del Oferente
Proceso de Cobro 20% Contra Escritura
*Escritura
*Poliza de Cumplimiento y Listado de Beneficiarios
*Cuenta de Cobro
*Carta Remisoria
*Certificado de Libertad y Tradicion
*Licencia de Construcción o Elegibilidad
*Certificado de Existencia y Habitabilidad (FONEDE)
A los documentos se les aplica el proceso de
Digitalización según lo establecido la Circular
Externa 005 de 2012-AGN. En la Eliminación se deja
en Acta firmada por el Presidente y Jefe de Archivo
del Comité de Archivo, según lo establece el
Acuerdo 039-2002 del AGN-Archivo General de la
Nación.
*Certificado de Cumplimiento de Norma Tecnica
(Anexo 32)
Movilizacion 20% Contra Escritura para Enviar a
CAVIS
*Certificado de Auditoria
*Formatos Impresos
*Prueba de Vigencia de la Poliza
*Carta del Oferente
*Anexo 32
Novedad de Poliza
*Carta Remisoria
*Formato de la Novedad
Aplicacion Subsidio Desplazados Modalidad
Arrendamiento
*Contrato de Arrendamiento
*Carta Asignacion Subsidio del Gobierno Nacional
*Cedulas Arrendador y Arrendatario
*Autorizacion para Movilizacion de la Cuenta del
Ahorro Programado a la Cuenta del Arrendador
*Certificacion Bancaria
*Desprendible de Apertura de la Cuenta del Banco
Agrario
*Constancia de Vigencia del Contrato Sucrito por las
Partes
Movilizacion del Subsidio Familiar de Vivienda
Modalidad de Arrendamiento
*Carta Remisoria
*Formatos Impresos
*Certificacion Bancaria
*Certificado de AuditorIa
68 TALLERES
68.1Talleres de Formacion y Educacion para el Trabajo
y Desarrollo Humano
68.2 Talleres Informativos ABC
*Formato de Asistencia del Taller
*Formato de Encuesta de Satisfaccion del Cliente
Elaboró: CONVENCIONES
Revisó: CT: Conservación Total
Aprobó: E: Eliminación Firma:
D: Digitalización Nombre:
S: Selección Cargo:
RESPONSABLE DEL PROCESO
Carlos Martin Diaz
Gerente Unidad de Vivienda y Construccion
Esta subserie hace referencia a una herramienta
metodológica de trabajo en el seguimiento a la
gestión. No tiene valores secundarios por lo que se
procede a eliminar.
2 X
A los documentos se les aplica el proceso de
Digitalización según lo establecido la Circular
Externa 005 de 2012-AGN. En la Eliminación se deja
en Acta firmada por el Presidente y Jefe de Archivo
del Comité de Archivo, según lo establece el
Acuerdo 039-2002 del AGN-Archivo General de la
Nación.
CÓDIGO DE SERIE SERIE CODIGO SUBSERIE/TIPOLOGiA UNIDAD
.
3.2 Actas Baja de Cartera Subdireccion de Soporte Estrategico
3.23 Actas de Comite Consejo Directivo Subdireccion de Soporte Estrategico
3.46 Actas de Comite de Seguimiento Subdireccion de Soporte Estrategico
3.55Actas de Compromisos con Gerentes
de NegociosSubdireccion de Soporte Estrategico
3.77 Actas de Plenaria Subdireccion de Soporte Estrategico
18.1 Cobro de Cartera Subdireccion de Soporte Estrategico
*Seven (Digital)
*Carta Gestion de cobro 1ª
18.2 Cobro Industrial Subdireccion de Soporte Estrategico
18.3 Cobro Juridico Subdireccion de Soporte Estrategico
18.4 Cobro Prejuridico Subdireccion de Soporte Estrategico
18.5 Cruce de Cuentas Gestion Humana Subdireccion de Soporte Estrategico
18.6 Paz y Salvo Subdireccion de Soporte Estrategico
20.1 Compras de Bienes y Servicios Subdireccion de Soporte Estrategico
*Solicitudes
*Cotizaciones
*Orden de Compra y/o de Trabajo
*Copia de FacturaCOMPRAS20
3 ACTAS
18 COBROS
CCD-CUADROS DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
*Documento Equivalente
*Copia de Ingreso (cuando aplique)
*Orden de Servicio
31.1Requerimientos Entes de Control y
VigilanciaSubdireccion de Soporte Estrategico
*Requerimiento
*Pliego de cargos
*Respuesta
35.9 Gestion Financiera Subdireccion de Soporte Estrategico
*Egresos Contables
*Ingresos Contables
*Ejecucion Finanicera
38.13 Informes Coomeva Subdireccion de Soporte Estrategico
*Carta Remisoria
*Informe
38.21 Informes de Cartera Subdireccion de Soporte Estrategico
*Carta Remisoria
*Informe
38.26 Informes de Ejecucion de Inversiones Subdireccion de Soporte Estrategico
*Carta Remisoria
*Informe
38.48 Informes de Interventoria Subdireccion de Soporte Estrategico
*Carta Remisoria
*Informe
*Soporte Ejecucion del Contrato
38.58 Informes de Revisoria Fiscal Subdireccion de Soporte Estrategico
*Carta Remisoria
*Informe
35 GESTIONES
38 INFORMES
COMPRAS
31ENTES DE CONTROL Y
VIGILANCIA
20
38.63 Informes Financieros a Entes de
ControlSubdireccion de Soporte Estrategico
*Carta Remisoria
*Informe Anual Financiero
*Informe Gestión Trimestral
*Copia Acta Consejo Directivo
*Ejecucion de Inversiones
*Comparativo Ejecucion
*BSC
*Gestión Adelantada
*Ejecucion Ingresos Trimestre
*Ejecucion Egresos Trimestre
*Ejecucion Informacion Financiera
*Ejecucion Trimestral de Inversiones por
Proyecto*Estado P y G de Mercadeo
*Estado P y G de Salud
*Informe de Ejecucion de Inversiones
*Gestion Adelantada en el Trimestre
Frente a los Programas Relacionados con
el Plan ColombiaInforme de Cumplimiento de Gestion
48.1 Derechos de Peticion Subdireccion de Soporte Estrategico
*Solicitud
*Respuesta
48.2 Quejas Subdireccion de Soporte Estrategico
*Solicitud
*Respuesta
48.3 Reclamos Subdireccion de Soporte Estrategico
*Solicitud
*Respuesta
48.4 Sugerencias Subdireccion de Soporte Estrategico
*Solicitud
48
PETICIONES, QUEJAS,
RECLAMOS Y
SUGERENCIAS
38 INFORMES
*Respuesta
51 PRESUPUESTOS 51.1 Presupuesto Anual Subdireccion de Soporte Estrategico
54.5Programas de Atención Integral a la
NiñezSubdireccion de Soporte Estrategico
*Informe Cumplimiento de Gestion
*Pliego de Cargos
*Jornada Escolar Complementaria
59 PROYECTOS 59.2 Proyecto de Costos ABC Subdireccion de Soporte Estrategico
65.2 Sistema de Gestion de Calidad Subdireccion de Soporte Estrategico
*Formato Informe de Actividades
*Formato Lista Maestra de Documentos
Externos
*Formato Lista Maestra de Documentos
Externos
*Listado Maestro de Registros
*Formato de Medicion de Politica y
Calidad
65 SISTEMAS DE GESTION
54 PROGRAMAS
48
PETICIONES, QUEJAS,
RECLAMOS Y
SUGERENCIAS
CÓDIGO: SO-GDO-F008
VERSIÓN: N° 04
2017
OFICINA PRODUCTORA: SUB DIRECCION DE SOPORTE ESTRATEGICO CODIGO: 11000
UBICACIÓN ESTRUCTURA ORGANICA: DIRECCION GENERAL CODIGO: 10000
Archivo
Gestión
Archivo
CentralC.T E D S
3 ACTAS
3.18 Actas de Capacitacion
3.50 Actas de Comite Primario
3.2 Actas Baja de Cartera
3.23 Actas de Comite Consejo Directivo
3.46 Actas de Comite de Seguimiento
3.55Actas de Compromisos con Gerentes
de Negocios
3.77 Actas de Plenaria
18 COBROS
18.1 Cobro de Cartera
*Seven (Digital)
*Carta Gestion de cobro 1ª
18.2 Cobro Industrial
18.3 Cobro Juridico
18.4 Cobro Prejuridico
18.5 Cruce de Cuentas Gestion Humana
18.6 Paz y Salvo
31 ENTRES DE CONTROL
20.1 Compras de Bienes y Servicios 2 8 X X
*Solicitudes
*Cotizaciones
*Orden de Compra y/o de Trabajo
*Copia de Factura
*Documento Equivalente
*Copia de Ingreso (cuando aplique)
*Orden de Servicio
31 ENTRES DE CONTROL
31.1Requerimientos Entes de Control y
Vigilancia1 19 X X
*Requerimiento
*Pliego de cargos
Documentos con valor Jurídico, Legal y
Administrativo, que no desarrolla valores
secundarios, se establece digitalizar y
eliminar. En la Eliminación se deja en
Acta del Comité de Archivo, según lo
establece el Acuerdo 039-2002 del AGN-
Esta serie tiene valores contables. A los
documentos se les aplica el proceso de
Digitalización según lo establecido en el
Estatuto Tributario con el Artículo 771-1,
Ley 6 de 1992 (Art.74) y la Circular
Externa 005 de 2012-AGN. Se establece su
eliminación una vez cumplido sus valores
Contables, en cumplimiento con la Ley
962 de 2005 (Art. 28), se deja en Acta
firmada por el Presidente y Jefe de
Serie documental de valor Administrativo
y Fiscal, al perder sus valores primarios se
digitaliza y se elimina dejando un Acta del
Comité de Archivo.
2 8 X X
Esta serie tiene valores contables. A los
documentos se les aplica el proceso de
Digitalización según lo establecido en el
Estatuto Tributario con el Artículo 771-1,
Ley 6 de 1992 (Art.74) y la Circular
Externa 005 de 2012-AGN. Se establece su
eliminación una vez cumplido sus valores
Contables, en cumplimiento con la Ley
962 de 2005 (Art. 28), se deja en Acta
firmada por el Presidente y Jefe de
1 4 X X
TRD - TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
HOJA ___ 1___ DE ___4_____
CODIGO SERIE Y SUBSERIENOMBRE SERIE,
SUBSERIE/TIPOLOGiA
AÑOS DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
OBSERVACIONES
*Respuesta
31 ENTRES DE CONTROL
35.9 Gestion Financiera 2 8 X X
*Egresos Contables
*Ingresos Contables
*Ejecucion Finanicera
38 INFORMES
38.48 Informes de Interventoria 1 19 X X
*Carta Remisoria
*Informe
*Soporte Ejecucion del Contrato
48PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y
SUGERENCIAS
48.1 Derechos de Peticion 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.2 Quejas 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.3 Reclamos 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.4 Sugerencias 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
65 SISTEMAS DE GESTION
65.2 Sistema de Gestion de Calidad 2 8 X X
*Formato Informe de Actividades
*Formato Lista Maestra de
Documentos Externos
*Formato Lista Maestra de
Documentos Externos
*Listado Maestro de Registros
*Formato de Medicion de Politica y
Calidad
Elaboró: CONVENCIONES
Revisó: CT: Conservación Total
Aprobó: E: Eliminación Firma:
D: Digitalización Nombre: Martha Liliana Quintero
S: Selección Cargo: Subdirectora Soporte Estrategico
Serie documental de valor Administrativo,
al perder sus valores primarios se
digitaliza y se elimina dejando un Acta del
Comité de Archivo.
RESPONSABLE DEL PROCESO
Documentos electronicos en el Aplicativo
Eureka, se eliminan despues de dar
respuesta a las PQRS.
Documentos con valor Jurídico, Legal y
Administrativo, que no desarrolla valores
secundarios, se establece digitalizar y
eliminar. En la Eliminación se deja en
Acta del Comité de Archivo, según lo
Esta serie tiene valores contables. A los
documentos se les aplica el proceso de
Digitalización según lo establecido en el
Estatuto Tributario con el Artículo 771-1,
Ley 6 de 1992 (Art.74) y la Circular
Documentos con valor Jurídico, Legal y
Administrativo, que no desarrolla valores
secundarios, se establece digitalizar y
eliminar. En la Eliminación se deja en
Acta del Comité de Archivo, según lo
establece el Acuerdo 039-2002 del AGN-
CÓDIGO DE SERIE SERIE CODIGO SUBSERIE/TIPOLOGiA UNIDAD
3.6 Actas Comite de Archivo Servicios Administrativos
3.10Actas de Adjudicacion de
Bienes Dados de BajaServicios Administrativos
3.18 Actas de Capacitacion Servicios Administrativos
3.50 Actas de Comite Primario Servicios Administrativos
3.79 Actas de Proveedores Servicios Administrativos
3.80 Actas de Proyectos Servicios Administrativos
3.98Actas Eliminacion
DocumentalServicios Administrativos
3.102Actas Feria del Bien
UsadoServicios Administrativos
9.1 Auditoria Externa Servicios Administrativos
9.2 Auditoria Interna Servicios Administrativos
23 CONSECUTIVOS 23.1Consecutivos de
Comunicaciones EnviadasServicios Administrativos
25.5
Control de Apertura y
Cierre de Instalaciones o
Sedes
Servicios Administrativos
*Lista de Apertura y
Cierre de Supermercados
*Formato de Inspeccion de
Apertura y Cierre de Sede
Puerta del Sol
*Inspeccion, Apertura y
Cierre Instalaciones y
Sedes
25.16
Control de
Mantenimiento y
Reparacion
Servicios Administrativos
25.18 Control de Pagos Servicios Administrativos
25.19 Control de Parqueadero Servicios Administrativos
25.21Control de Prestamos
DocumentalesServicios Administrativos
25.27Control de Servicios
PublicosServicios Administrativos
25.47Control Salida e Ingreso
de ActivosServicios Administrativos
*Salida de Activos Fijos y
o Bienes Devolutivos para
Mantenimiento
*Traspaso de Activos
25.55Minutas de Control de
Servicio Servicios Administrativos
31.1Requerimientos Entes de
Control y VigilanciaServicios Administrativos
*Requerimiento
*Pliego de cargos
31ENTES DE CONTROL Y
VIGILANCIA
25 CONTROLES
3 ACTAS
9 AUDITORIAS
CCD-CUADROS DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
*Respuesta
36.7 Historias de Activos Fijos Servicios Administrativos
*Mantenimiento
*Traspaso de Activos Fijos
o Bienes Devolutivos
*Manual de Equipos
36.8Historias de Bienes
InmueblesServicios Administrativos
*Historico de
Mantenimiento
*Registro de Proveedor de
Elaboración del
Mantenimiento
*Planos
36.9Historias de Bienes
MueblesServicios Administrativos
*Histórico de
Mantenimiento
*Registro del Proveedor
del Mantenimiento
36.18Historias Parque
AutomotorServicios Administrativos
*Hoja de Vida Vehiculos
*Revision
Tecnicomecanica
*Fotocopia Factura
*Polizas
*Seguro
* Trabajos Mantenimiento
*Ordenes de Compra
*Tarjeta de Propiedad
*Seguro Sbligatorio-SOAT
38.1Informes a Consejo
DirectivoServicios Administrativos
*Carta Remisoria
*Informe
38.2 Informes a Direccion Servicios Administrativos
*Carta Remisoria
*Informe
38.5Informes a Ministerio de
ViviendaServicios Administrativos
*Carta Remisoria
*Informe
38.6
Informes a
Superintendencia de
Cajas de Compensacion
Servicios Administrativos
*Carta Remisoria
*Informe
38.8Informes BSC de
Indicadores de GestionServicios Administrativos
*Carta Remisoria
*Informe
38.9 Informes Clima Laboral Servicios Administrativos
*Carta Remisoria
31ENTES DE CONTROL Y
VIGILANCIA
36 HISTORIAS
38 INFORMES
*Informe
38.12Informes Contables
MensualesServicios Administrativos
*Carta Remisoria
*Informe
38.14Informes Cronograma
Anual de PostulacionesServicios Administrativos
*Carta Remisoria
*Informe
38.48Informes de
InterventoriaServicios Administrativos
*Carta Remisoria
*Informe
*Soporte Ejecucion del
Contrato
40.1 Inventarios de Activos Servicios Administrativos
*Reporte de Activos
*Carta Remisoria
42.1 Licencias Uso de Radios Servicios Administrativos
Licencias Ministerio
Comunicaciones
48.1 Derechos de Peticion Servicios Administrativos
*Solicitud
*Respuesta
48.2 Quejas Servicios Administrativos
*Solicitud
*Respuesta
48.3 Reclamos Servicios Administrativos
*Solicitud
*Respuesta
48.4 Sugerencias Servicios Administrativos
*Solicitud
*Respuesta
50.1Plan de Mantenimiento
de InfraestructuraServicios Administrativos
*Cronograma
*Certificado de Recibido
de Trabajos Ejecutados
50.6Planes de Mantenimiento
de Maquinas y EquiposServicios Administrativos
*Cronograma
58.3Inscripcion de
ProveedoresServicios Administrativos
*Formulario Inscripcion de
Proveedores
*Camara de Comercio
*RUT-Registro Unico
Tributario
*Fotocopia de Cedula
Representante Legal
*Copia Factura
*Certificado de Cuenta
Bancaria
60.6Registros de
CapacitacionesServicios Administrativos
58 PROVEEDORES
60 REGISTROS
48PETICIONES, QUEJAS,
RECLAMOS Y SUGERENCIAS
50 PLANES
42 LICENCIAS
38 INFORMES
40 INVENTARIOS
60.7Registros de
Comunicaciones EnviadasServicios Administrativos
60.8Registros de
Comunicaciones InternasServicios Administrativos
60.24Registro de Seguimiento
Camaras de SeguridadServicios Administrativos
60.27Registros Electronicos de
CorrespondenciaServicios Administrativos
65.1Sistema de Gestion
AmbientalServicios Administrativos
*Variables Ambientales
*Seguridad Ambiental
*Normas de Seguridad y
Esctructuas
*Analisis Laboratorio
Factores Ambientales
*Entrega Resultados
Caracterizacion de Aguas
*Resoluciones
65.2Sistema de Gestion de
CalidadServicios Administrativos
*Formato Informe de
Actividades
*Formato Lista Maestra de
Documentos Externos
*Formato Lista Maestra de
Documentos Externos
*Listado Maestro de
Registros
*Formato de Medicion de
Politica y Calidad
65.4Sistema de Gestion
DocumentalServicios Administrativos
*Encuestas Estudio Unidad
Documental
*PGD-Programa de
Gestion Documental
*RIA-Reglamento Interno
de Archivo
*CCD-Cuadro de
Clasificiacion Documental
*TRD-Tablas de Retencion
Documental
*TVD-Tablas de Valoracion
Documental
*FUID-Formato Unico de
Inventario Documental
*Folium
69.1Titulos de Propiedades
de Bienes InmueblesServicios Administrativos
*Escrituras
*Registro Instrumentos
Publicos
69 TITULOS
65SISTEMAS
DE GESTION
60 REGISTROS
CÓDIGO: SO-GDO-F008 VERSIÓN: N°
04 2017
OFICINA PRODUCTORA: UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS CODIGO: 11010
UBICACIÓN
ESTRUCTURA SUB DIRECCION SOPORTE ESTRATEGICO CODIGO: 11000
Archivo GestiónArchivo
CentralC.T E D S
3 ACTAS
3.6 Actas Comite de Archivo
3.10Actas de Adjudicacion de
Bienes Dados de Baja
3.18 Actas de Capacitacion
3.50 Actas de Comite Primario
3.79 Actas de Proveedores
3.80 Actas de Proyectos
3.98 Actas Eliminacion Documental
3.102 Actas Feria del Bien Usado
9 AUDITORIAS
9.1 Auditoria Externa
9.2 Auditoria Interna
23 CONSECUTIVOS
23.1Consecutivos de
Comunicaciones Enviadas2 3 X X
Esta subserie es considerada de carácter Administrativo, se establece
su Conservación Total de acuerdo a la Ley 594 de 2000 (Art. 19,
Parág.2).
Por ser una subserie documental considerada de valor histórico, se
deberá garantizar su conservación de acuerdo al tipo de activo o
soporte en que haya sido generado el documento (físico, electrónico
o digital).
25 CONTROLES
25.5Control de Apertura y Cierre
de Instalaciones o Sedes2 X X
*Lista de Apertura y Cierre de
Supermercados
*Formato de Inspeccion de
Apertura y Cierre de Sede
Puerta del Sol
*Inspeccion, Apertura y Cierre
Instalaciones y Sedes
25.16Control de Mantenimiento y
Reparacion
25.18 Control de Pagos
25.19 Control de Parqueadero
25.21Control de Prestamos
Documentales
25.27 Control de Servicios Publicos
25.47Control Salida e Ingreso de
Activos2 8 X X
A los documentos se les aplica el proceso de Digitalización según lo
establecido la Circular Externa 005 de 2012-AGN. En la Eliminación se
deja en Acta firmada por el Presidente y Jefe de Archivo del Comité
de Archivo, según lo establece el Acuerdo 039-2002 del AGN-Archivo
General de la Nación.
X X2
2 8 X XA los documentos se les aplica el proceso de Digitalización según lo
establecido la Circular Externa 005 de 2012-AGN. En la Eliminación se
deja en Acta firmada por el Presidente y Jefe de Archivo del Comité
1 4 X X
TRD - TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
HOJA ___ 1___ DE ___ 6___
CODIGO SUBSERIE NOMBRE SUBSERIE/TIPOLOGiA
AÑOS DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
OBSERVACIONES
A los documentos se les aplica el proceso de Digitalización según lo
establecido la Circular Externa 005 de 2012-AGN. En la Eliminación se
deja en Acta firmada por el Presidente y Jefe de Archivo del Comité
de Archivo, según lo establece el Acuerdo 039-2002 del AGN-Archivo
General de la Nación.
*Salida de Activos Fijos y o
Bienes Devolutivos para
Mantenimiento
*Traspaso de Activos
25.55Minutas de Control de
Servicio 2 X
31 ENTRES DE CONTROL
31.1Requerimientos Entes de
Control y Vigilancia1 4 X X
*Requerimiento
*Pliego de cargos
*Respuesta
31 ENTRES DE CONTROL
36.7 Historias de Activos Fijos 2 8 X X
*Mantenimiento
*Traspaso de Activos Fijos o
Bienes Devolutivos
*Manual de Equipos
36.8 Historias de Bienes Inmuebles 2 8 X X
*Historico de Mantenimiento
*Registro de Proveedor de
Elaboración del Mantenimiento
*Planos
36.9 Historias de Bienes Muebles 2 8 X X
*Histórico de Mantenimiento
*Registro del Proveedor del
Mantenimiento
36.18 Historias Parque Automotor 2 8 X X
*Hoja de Vida Vehiculos
*Revision Tecnicomecanica
*Fotocopia Factura
*Polizas
*Seguro
* Trabajos Mantenimiento
*Ordenes de Compra
*Tarjeta de Propiedad
*Seguro Sbligatorio-SOAT
38 INFORMES
38.1 Informes a Consejo Directivo 2 3 X X
*Carta Remisoria
*Informe
38.2 Informes a Direccion 1 4 X X
*Carta Remisoria
*Informe
38.5Informes a Ministerio de
Vivienda2 3 X X
*Carta Remisoria
*Informe
38.6Informes a Superintendencia
de Cajas de Compensacion2 3 X X
*Carta Remisoria
A los documentos se les aplica el proceso de Digitalización según lo
establecido la Circular Externa 005 de 2012-AGN. En la Eliminación se
deja en Acta firmada por el Presidente y Jefe de Archivo del Comité
de Archivo, según lo establece el Acuerdo 039-2002 del AGN-Archivo
General de la Nación.
Esta serie evidencia la administración de los Activos Fijos, Bienes
Muebles e Inmuebles a través de las historias individuales, en
concordancia con la Ley 769 de 2002 capítulos VII y VIII, Decreto 410
de 1971 Código de Comercio artículos 922 y 953.
Conservar en medio físico durante los 10 primeros años de retención
documental y posteriormente, a partir del año 11, reproducir por
cualquier medio técnico (microfilm) o tecnológico (imagen digital)
observando el cumplimiento de las disposiciones legales que regulan
este procedimiento podrán ser destruidas en el soporte papel,
siempre y cuando se haya garantizado su reproducción dando alcance
al tiempo de retención establecido en la fase de Archivo Central.
Se establece su eliminación una vez cumplido sus valores legales y
administrativos, ya que no desarrolla valores secundarios.
Serie documental de valor Administrativo y Fiscal, al perder sus
valores primarios se digitaliza y se elimina dejando un Acta del
Comité de Archivo.
A los documentos se les aplica el proceso de Digitalización según lo
establecido la Circular Externa 005 de 2012-AGN. En la Eliminación se
deja en Acta firmada por el Presidente y Jefe de Archivo del Comité
de Archivo, según lo establece el Acuerdo 039-2002 del AGN-Archivo
General de la Nación.
*Informe
38.8Informes BSC de Indicadores
de Gestion1 2 X X
*Carta Remisoria
*Informe
38.9 Informes Clima Laboral 2 78 X X
*Carta Remisoria
*Informe
38.12 Informes Contables Mensuales 2 8 X X
*Carta Remisoria
*Informe
38.14Informes Cronograma Anual
de Postulaciones1 X
*Carta Remisoria
*Informe
38.48 Informes de Interventoria 1 19 X X
*Carta Remisoria
*Informe
*Soporte Ejecucion del
Contrato
40 INVENTARIOS
40.1 Inventarios de Activos 2 8 X X
*Reporte de Activos
*Carta Remisoria
42 LICENCIAS
42.1 Licencias Uso de Radios 5 5 X X
Licencias Ministerio
Comunicaciones
48PETICIONES, QUEJAS,
RECLAMOS Y SUGERENCIAS
48.1 Derechos de Peticion 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.2 Quejas 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.3 Reclamos 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.4 Sugerencias 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
50 PLANES
50.1Plan de Mantenimiento de
Infraestructura2
*Cronograma
*Certificado de Recibido de
Trabajos Ejecutados
50.6Planes de Mantenimiento de
Maquinas y Equipos2
*Cronograma
58 PROVEEDORES
58.3 Inscripcion de Proveedores 2 X
*Formulario Inscripcion de
Proveedores
*Camara de Comercio
Esta subserie hace referencia a una herramienta metodológica de
trabajo en el seguimiento a la gestión. No tiene valores secundarios
por lo que se procede a eliminar.
Esta subserie hace referencia a una herramienta metodológica de
trabajo en el seguimiento a la gestión. No tiene valores secundarios
por lo que se procede a eliminar.
Documentos con valor Jurídico, Legal y Administrativo, que no
desarrolla valores secundarios, se establece digitalizar y eliminar.
En la Eliminación se deja en Acta del Comité de Archivo, según lo
establece el Acuerdo 039-2002 del AGN-Archivo General de la Nación.
Documentos electronicos en el Aplicativo Eureka, se eliminan
despues de dar respuesta a las PQRS.
Esta serie tiene valores contables. A los documentos se les aplica el
proceso de Digitalización según lo establecido en el Estatuto
Tributario con el Artículo 771-1, Ley 6 de 1992 (Art.74) y la Circular
Externa 005 de 2012-AGN. Se establece su eliminación una vez
Documentos con valor Jurídico, Legal y Administrativo, que no
desarrolla valores secundarios, se establece digitalizar y eliminar.
En la Eliminación se deja en Acta del Comité de Archivo, según lo
establece el Acuerdo 039-2002 del AGN-Archivo General de la Nación.
Esta subserie hace referencia a una herramienta metodológica de
trabajo en el seguimiento a la gestión. No tiene valores secundarios
por lo que se procede a eliminar.
Esta serie tiene valores contables. A los documentos se les aplica el
proceso de Digitalización según lo establecido en el Estatuto
Tributario con el Artículo 771-1, Ley 6 de 1992 (Art.74) y la Circular
Externa 005 de 2012-AGN. Se establece su eliminación una vez
cumplido sus valores Administrativos y Contables, en cumplimiento
A los documentos se les aplica el proceso de Digitalización según lo
establecido la Circular Externa 005 de 2012-AGN. En la Eliminación se
deja en Acta firmada por el Presidente y Jefe de Archivo del Comité
de Archivo, según lo establece el Acuerdo 039-2002 del AGN-Archivo
General de la Nación.
*RUT-Registro Unico Tributario
*Fotocopia de Cedula
Representante Legal
*Copia Factura
*Certificado de Cuenta
Bancaria
60 REGISTROS
60.6 Registros de Capacitaciones
60.7Registros de Comunicaciones
Enviadas
60.8Registros de Comunicaciones
Internas
60.24Registro de Seguimiento
Camaras de Seguridad
60.27Registros Electronicos de
Correspondencia
65 SISTEMAS DE GESTION
65.1 Sistema de Gestion Ambiental 2 8 X X
*Variables Ambientales
*Seguridad Ambiental
*Normas de Seguridad y
Esctructuas
*Analisis Laboratorio Factores
Ambientales
*Entrega Resultados
Caracterizacion de Aguas
*Resoluciones
65.2 Sistema de Gestion de Calidad 2 8 X X
*Formato Informe de
Actividades
*Formato Lista Maestra de
Documentos Externos
*Formato Lista Maestra de
Documentos Externos
*Listado Maestro de Registros
*Formato de Medicion de
Politica y Calidad
65.4Sistema de Gestion
Documental2 8 X X
*Encuestas Estudio Unidad
Documental
*PGD-Programa de Gestion
Documental
*RIA-Reglamento Interno de
Archivo
*CCD-Cuadro de Clasificiacion
Documental
*TRD-Tablas de Retencion
Documental
*TVD-Tablas de Valoracion
Documental
Esta subserie hace referencia a una herramienta metodológica de
trabajo en el seguimiento a la gestión. No tiene valores secundarios
por lo que se procede a eliminar.
Serie documental de valor Administrativo, al perder sus valores
primarios se digitaliza y se elimina dejando un Acta del Comité de
Archivo.
2 X
Esta subserie hace referencia a una herramienta metodológica de
trabajo en el seguimiento a la gestión. No tiene valores secundarios
por lo que se procede a eliminar.
*FUID-Formato Unico de
Inventario Documental
*Folium
69 TITULOS
69.1Titulos de Propiedades de
Bienes Inmuebles2 8 X
*Escrituras
*Registro Instrumentos Publicos
Elaboró: Leyda Duarte-
Acd Sistemas IntegradosCONVENCIONES
Revisó: CT: Conservación Total
Aprobó: E: Eliminación Firma:
D: Digitalización Nombre:
S: Selección Cargo:
RESPONSABLE DEL PROCESO
Serie documental de carácter misional por ser parte de la
Documentacion Legal de la entidad, se establece su conservación
total ya que es parte del patrimonio histórico, cultural e investigativo
de CAJASAN, Ley 594 de 2000.
Serie documental de valor Administrativo, al perder sus valores
primarios se digitaliza y se elimina dejando un Acta del Comité de
Archivo.
CÓDIGO DE SERIE SERIE CODIGO SUBSERIE/TIPOLOGiA UNIDAD
3.9 Actas de Adaptacion Laboral Gestion Humana
3.18 Actas de Capacitacion Gestion Humana
3.25 Actas de Comite Convivencia Laboral Gestion Humana
3.35 Actas de Comite de Vivienda Gestion Humana
3.38 Actas de Comite Dotacion Gestion Humana
3.40 Actas de Comite Educacion Gestion Humana
3.44 Actas de Comite Gestion Humana Gestion Humana
3.49 Actas de Comite Paritario (SG SST) Gestion Humana
3.50 Actas de Comite Primario Gestion Humana
3.51 Actas de Comite Relaciones Laborales Gestion Humana
3.76 Actas de Mesas de Trabajo
27.3 Libranzas Gestion Humana
*Creditos Permisos Sindicales
31.1 Requerimientos Entes de Control y Vigilancia Gestion Humana
*Requerimiento
*Pliego de cargos
*Respuesta
36.16 Historias Laborales Gestion Humana
*Solicitud de Talento Humano
*Hoja de Vida
*Pruebas Psicotecnicas
*Pruebas Tecnicas
*Informe Resultados de Pruebas
*Examenes de Ingreso
31ENTES DE CONTROL
Y VIGILANCIA
36 HISTORIAS
3 ACTAS
27 CREDITOS
CCD-CUADROS DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
*Afiliacion ARL, EPS, AFP y CCF
*Apertura de Cuenta
*Contrato Laboral
*Fotocopia Documento de Identidad
*Referencias Personales y Laborales
*Hoja Testigo Capacitacion
36.17 Historias Laboral de Aprendices Gestion Humana
*Carta de Presentacion Aprendices
*Autorizacion Datos Personales
*Hoja de Vida
*Soportes de la Hoja de Vida
*Pruebas Psicotecnicas
*Examenes de Ingreso (Etapa Productiva)
*Afiliacion EPS
*Afiliciacion ARL(Etapa Productiva)
*Apertura de Cuenta
*Contrato de Aprendizaje
38.48 Informes de Interventoria Gestion Humana
*Carta Remisoria
*Informe
*Soporte Ejecucion del Contrato
46.4 Novedades del Trabajador Gestion Humana
*Incapacidades de Trabajador
*Certificaciones Bancarias Trabajador y/o
Embargos
*Solicitudes Varias (Certificados Escolares,
Discapacidad, Defuncion Trabajador y/o Personas
a Cargo)
*Cartas Autorizacion Trabajador y/o Embargos
*Retiros Personas a Cargo
*Cambios Medio de Pago
*Novedades Trabajador y/o Nominas
*Pago Cuota Monetaria (Reintegros y Demandas
Judiciales Aportes)
*Actualizacion de Datos Trabajador y/o Persona a
Cargo
48.1 Derechos de Peticion Gestion Humana
*Solicitud
*Respuesta
48.2 Quejas Gestion Humana
*Solicitud
48
PETICIONES,
QUEJAS, RECLAMOS
Y SUGERENCIAS
38 INFORMES
46 NOVEDADES
36 HISTORIAS
*Respuesta
48.3 Reclamos Gestion Humana
*Solicitud
*Respuesta
48.4 Sugerencias Gestion Humana
*Solicitud
*Respuesta
62.1 AFP-Administradora Fondo de Pensiones Gestion Humana
62.2 ARL-Administradora de Riesgos Laborales Gestion Humana
62.3Autoliquidaciones de Seguridad Social y
ParafiscalesGestion Humana
*Planilla de Pago Unica (PILA)
*Autorizacion Descuento Incapacidad
62.4 CCF-Caja de Compensacion Familiar Gestion Humana
62.5 EPS-Empresa Promotora de Salud Gestion Humana
65.2 Sistema de Gestion de Calidad Gestion Humana
*Formato Informe de Actividades
*Formato Lista Maestra de Documentos Externos
*Formato Lista Maestra de Documentos Externos
*Listado Maestro de Registros
*Formato de Medicion de Politica y Calidad
62SEGURIDAD SOCIAL
Y PARAFISCALES
65SISTEMAS
DE GESTION
48
PETICIONES,
QUEJAS, RECLAMOS
Y SUGERENCIAS
CÓDIGO: SO-GDO-F008
VERSIÓN: N° 04
2017
OFICINA PRODUCTORA: UNIDAD DE GESTION HUMANA CODIGO: 11030
UBICACIÓN ESTRUCTURA
ORGANICA: SUB DIRECCION DE SOPORTE ESTRATEGICOCODIGO: 11000
Archivo
Gestión
Archivo
CentralC.T E D S
3 ACTAS
3.9 Actas de Adaptacion Laboral
3.18 Actas de Capacitacion
3.25Actas de Comite Convivencia
Laboral
3.35 Actas de Comite de Vivienda
3.38 Actas de Comite Dotacion
3.40 Actas de Comite Educacion
3.44Actas de Comite Gestion
Humana
3.49Actas de Comite Paritario (SG
SST)
3.50 Actas de Comite Primario
3.51Actas de Comite Relaciones
Laborales
3.76 Actas de Mesas de Trabajo
27 CREDITO
TRD - TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
HOJA ___ 1___ DE ___4_____
CODIGO SUBSERIE NOMBRE SUBSERIE/TIPOLOGiA
AÑOS DE
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
OBSERVACIONES
A los documentos se les
aplica el proceso de
Digitalización según lo
establecido la Circular
Externa 005 de 2012-AGN.
En la Eliminación se deja
en Acta firmada por el
Presidente y Jefe de
Archivo del Comité de
Archivo, según lo establece
el Acuerdo 039-2002 del
AGN-Archivo General de la
Nación.
1 4 X X
27.3 Libranzas 2 8 X X
*Creditos Permisos Sindicales
31 ENTRES DE CONTROL
31.1Requerimientos Entes de
Control y Vigilancia1 4 X X
*Requerimiento
*Pliego de cargos
*Respuesta
36 HISTORIAS
36.16 Historias Laborales 2 78 X X
*Solicitud de Talento Humano
*Hoja de Vida
*Pruebas Psicotecnicas
*Pruebas Tecnicas
*Informe Resultados de
Pruebas
*Examenes de Ingreso
*Afiliacion ARL, EPS, AFP y CCF
*Apertura de Cuenta
*Contrato Laboral
*Fotocopia Documento de
Identidad
*Referencias Personales y
Laborales
*Hoja Testigo Capacitacion
Esta subserie documental
evidencia las actuaciones
de los trabajadores desde
su vinculación laboral
hasta el momento de su
retiro ya sea por renuncia,
terminación de contrato
laboral o por el
reconocimiento de la
pensión, en concordancia
con la Constitución Política
de Colombia artículos 15,
25, 29, 39, 43, 48, 53, 55,
56, 123, 125 y 130, Ley 190
de 1995, Ley 594 de 2000
artículo 25, Ley 100 de
1993, Ley 909 de 2004,
Decreto Ley 2663 de 1950
Código Sustantivo del
Trabajo, Decreto 1145 de
2004, Circular 004 de 2002
del Departamento
Administrativo de la
A los documentos se les
aplica el proceso de
Digitalización según lo
establecido en el Estatuto
Tributario con el Artículo
Serie documental de valor
Administrativo y Fiscal, al
perder sus valores
primarios se digitaliza y se
elimina dejando un Acta
del Comité de Archivo.
36.17Historias Laboral de
Aprendices2 18 X X
*Carta de Presentacion
Aprendices
*Autorizacion Datos Personales
*Hoja de Vida
*Soportes de la Hoja de Vida
*Pruebas Psicotecnicas
*Examenes de Ingreso (Etapa
Productiva)
*Afiliacion EPS
*Afiliciacion ARL(Etapa
Productiva)
*Apertura de Cuenta
*Contrato de Aprendizaje
38 INFORMES
38.48 Informes de Interventoria 1 19 X X
*Carta Remisoria
*Informe
*Soporte Ejecucion del
Contrato
NOMINA
Nomina 2 78 x x Transferir únicamente la
nómina al Archivo Central,*Novedades de Nomina conservar muestra del 1%
para Archivo Histórico46 NOVEDADES
46.4 Novedades del Trabajador 2 78 X X
*Incapacidades de Trabajador
*Certificaciones Bancarias
Trabajador y/o Embargos
Esta subserie evidencia las
posibles reclamaciones de
los derechos laborales,
sobre todo en lo
relacionado con los
reconocimientos de
pensiones, reliquidaciones,
bonos pensiónales, cálculos
actuariales, sustituciones
pensiónales, entre otros,
en concordancia con la
Constitución Política de
Colombia artículos 15, 25,
29, 48, 53, 55, 56, 123 y
125, Ley 190 de 1995
artículo 17, Ley 100 de
1993, Ley 909 de 2004,
Decreto Ley 2663 de 1950
Código Sustantivo del
Trabajo artículo 264,
Resolución 1242 de 2010
del ICBF artículo 3,
numerales 6, 8 y 14.
Documentos con valor
Jurídico, Legal y
Administrativo, que no
desarrolla valores
secundarios, se establece
digitalizar y eliminar. En
la Eliminación se deja en
Acta del Comité de
Esta subserie documental
evidencia las actuaciones
de los Aprendice desde su
vinculación laboral hasta el
momento de su retiro ya
sea por renuncia o
terminación de contrato
laboral. A los documentos
se les aplica el proceso de
Digitalización según lo
establecido la Circular
Externa 005 de 2012-AGN.
En la Eliminación se deja
en Acta firmada por el
Presidente y Jefe de
Archivo del Comité de
Archivo, según lo establece
el Acuerdo 039-2002 del
*Solicitudes Varias
(Certificados Escolares,
Discapacidad, Defuncion
Trabajador y/o Personas a
Cargo)
*Cartas Autorizacion
Trabajador y/o Embargos
*Retiros Personas a Cargo
*Cambios Medio de Pago
*Novedades Trabajador y/o
Nominas
*Pago Cuota Monetaria
(Reintegros y Demandas
Judiciales Aportes)
*Actualizacion de Datos
Trabajador y/o Persona a
Cargo
48PETICIONES, QUEJAS,
RECLAMOS Y SUGERENCIAS
48.1 Derechos de Peticion 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.2 Quejas 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.3 Reclamos 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.4 Sugerencias 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
Documentos electronicos
en el Aplicativo Eureka, se
eliminan despues de dar
respuesta a las PQRS.
Esta subserie evidencia las
posibles reclamaciones de
los derechos laborales,
sobre todo en lo
relacionado con los
reconocimientos de
pensiones, reliquidaciones,
bonos pensiónales, cálculos
actuariales, sustituciones
pensiónales, entre otros,
en concordancia con la
Constitución Política de
Colombia artículos 15, 25,
29, 48, 53, 55, 56, 123 y
125, Ley 190 de 1995
artículo 17, Ley 100 de
1993, Ley 909 de 2004,
Decreto Ley 2663 de 1950
Código Sustantivo del
Trabajo artículo 264,
Resolución 1242 de 2010
del ICBF artículo 3,
numerales 6, 8 y 14.
62SEGURIDAD SOCIAL Y
PARAFISCALES
62.1AFP-Administradora Fondo de
Pensiones
62.2ARL-Administradora de
Riesgos Laborales
62.3
Autoliquidaciones de
Seguridad Social y
Parafiscales
*Planilla de Pago Unica (PILA)
*Autorizacion Descuento
Incapacidad
62.4CCF-Caja de Compensacion
Familiar
62.5EPS-Empresa Promotora de
Salud
65 SISTEMAS DE GESTION
65.2 Sistema de Gestion de Calidad 2 8 X X
*Formato Informe de
Actividades
*Formato Lista Maestra de
Documentos Externos
*Formato Lista Maestra de
Documentos Externos
*Listado Maestro de Registros
*Formato de Medicion de
Politica y Calidad
X X
Serie documental de valor
Administrativo, al perder
sus valores primarios se
digitaliza y se elimina
dejando un Acta del
Comité de Archivo.
Por tratarse de
documentos que tienen
que ver con la mision dela
entidad dentro de la
evolución administrativa,
al finalizar su tiempo de
retención en el Archivo
Central, se hace selección
por muestreo aleatorio del
2% para Conservación Total
en el Archivo Histórico, los
documentos sobrantes de
este proceso se eliminan
dejando Acta firmada por
el Presidente y Jefe de
Archivo del Comité de
Archivo, según lo establece
2 8
2 8 X X
Elaboró: Leyda Duarte-
Acd Sistemas IntegradosCONVENCIONES
Revisó: CT: Conservación Total
Aprobó: E: Eliminación Firma:
D: Digitalización Nombre:
S: Selección Cargo:
RESPONSABLE DEL PROCESO
Damaris Shirley Porras
Gerente Unidad de Gestion Humana
CÓDIGO DE SERIE SERIE CODIGO SUBSERIE/TIPOLOGiA UNIDAD
3.7 Actas con Unidades Tecnologia
3.12 Actas de Auditoria Tecnologia
3.18 Actas de Capacitacion Tecnologia
3.28 Actas de Comite de Compras Tecnologia
3.30Actas de Comite de Gestion de
ProyectosTecnologia
3.31 Actas de Comite de la Demanda Tecnologia
3.33 Actas de Comite de Tecnologia Tecnologia
3.45Actas de Comite de Gestion de
ProyectosTecnologia
3.50 Actas de Comite Primario Tecnologia
3.71 Actas de Interventoria Contractual Tecnologia
3.73Actas de Levantamiento de
Requerimientos FuncionalesTecnologia
3.76 Actas de Mesas de Trabajo Tecnologia
3.88 Actas de Reuniones de Trabajo Tecnologia
3.105 Actas Mesa de Servicio Tecnologia
4.1 Activos Fijos Tecnologia
*Formato de Plan de Mantenimiento de
Activos Fijos
*Formato de Traspaso y Baha de Activos
Fijos
*Formato de Ingresos de Recursos
Informaticos
*Formato Orden de Salida
*Acta de Traslado de Recursos
Informaticos
5.1 Administracion de Bases de Datos Tecnologia
Copias de Seguridad de:
*SISAFI (Subsidio, Afiliaciones y Aportes)
*SIACC (Sistemas de Ingresos
Administrativos., Crédito y Cartera)
*POS Mercadeo (Tarificador Dali)
*SCM (Sistema Ccentral de Mercadeo)
5
ADMINISTRACION DE
TECNOLOGIAS
INFORMATICAS
3 ACTAS
4 ACTIVOS
CCD-CUADROS DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
*Caktus
*Tarificador Dali
5.2Administracion de Redes y
ComunicacionesTecnologia
Copias de Seguridad de:
*Red (Incluye Fuentes de Aplicaciones)
*Discos Compartidos
*Mantenimiento de Plataforma
*Contrato
*Factura
*Informe Final
5.3 Administracion de Software Tecnologia
*Requerimientos de Software Existente
*Control de Cambios
*Formato de Capacitacion y Entrega
*Manual Software
*Pruebas del Software
*Instalacion del Software
*Requerimiento Nuevo Software
25.14 Control de Licenciamientos Tecnologia
*Evidencia de Software Libre
*Informes Anuales de Consolidacion de
Licencias
*Copia de Facturas de Licencias
*Licencias (Registro en Internet)
31.1Requerimientos Entes de Control y
VigilanciaTecnologia
*Requerimiento
*Pliego de cargos
*Respuesta
34 FACTURACION 34.4 Facturacion Cocentradores Tecnologia
35.5 Gestion de Proyectos Tecnologia Tecnologia
*Contrato
*Cronograma
*Actas de Aceptacion de Entregables
*Acta de Entendimiento
*Entregables del Proyecto
*Capacitaciones
35 GESTIONES
25 CONTROLES
31ENTES DE CONTROL Y
VIGILANCIA
5
ADMINISTRACION DE
TECNOLOGIAS
INFORMATICAS
*Memorando Autorizaciones de Pago
*Comunicaciones
*Facturacion
*Informes de Cierre Contrato
35.13 Gestion Recursos Informaticos Tecnologia
*Adquisicion Nuevas Tecnoloigias
*Hoja de Vida Equipos
*Software Inventarios Tecnología IT
*Copias Facturas Compra
*Cartas de Garantia
*Remisiones de Entrega
*Ordenes de Compra
38.19 Informes de Avance Tecnologia
*Carta Remisoria
*Informe
38.24 Informes de Concentradores Tecnologia
*Carta Remisoria
*Informe
38.48 Informes de Interventoria Tecnologia
*Carta Remisoria
*Informe
*Soporte Ejecucion del Contrato
38.60 Informes del Plan Anual Tecnologia
*Carta Remisoria
*Informe
48.1 Derechos de Peticion Tecnologia
*Solicitud
*Respuesta
48.2 Quejas Tecnologia
*Solicitud
*Respuesta
48.3 Reclamos Tecnologia
*Solicitud
*Respuesta
48.4 Sugerencias Tecnologia
*Solicitud
*Respuesta
49 PLANEACIONES 49.3 Planeacion de la Unidad Digital Tecnologia
50.2 Plan de Proyectos(Digital) Tecnologia
48
PETICIONES, QUEJAS,
RECLAMOS Y
SUGERENCIAS
50 PLANES
38 INFORMES
35 GESTIONES
50.4 Plan Estrategico de Tecnologia(Digital) Tecnologia
*Proyectos de Tecnologia
59.5 Gestios de Proyectos de Tecnologia Tecnologia
*Propuesta y/o Documentacion Proyecto
y/o Viabilidad
*Cotizacion
*Avances de Proyectos
*Pruebas
*Entrega de Solucion y/o Equipos
60.17Registros de Mantenimiento Preventivo
y Correctivo de Plataforma InstaladaTecnologia
*Plan Mantenimiento Preventivo de
Recursos Informaticos (Incluye Todos los
Recursos Informaticos de CAJASAN)
*Solicitud de Soporte
*Ingresos de Recursos Informaticos
*Control de Soporte
*Instalacion Partes
*Orden de Salida
*Cronograma Mantenimientos Preventivos
*Diagnosticos
*Instalacion de Software
*Informes y Estadisticas de Soportes
*Traspaso de Activos Fijos
*Acta Traslado Recursos Informaticos
Activos Fijos (Posterior Baja)
*Tiempo y Materiales Instalacion,
Adecuacion y Mantenimiento de Red
65.2 Sistema de Gestion de Calidad Tecnologia
*Formato Informe de Actividades
*Formato Lista Maestra de Documentos
Externos
*Formato Lista Maestra de Documentos
Externos
*Listado Maestro de Registros
*Formato de Medicion de Politica y
Calidad
60 REGISTROS
65 SISTEMAS DE GESTION
50 PLANES
59 PROYECTOS
CÓDIGO: SO-GDO-F008
VERSIÓN: N° 04
2017
OFICINA PRODUCTORA: UNIDAD DE TECNOLOGIA CODIGO: 11040
UBICACIÓN ESTRUCTURA
ORGANICA: SUB DIRECCION SOPORTE ESTRATEGICO CODIGO: 11000
Archivo GestiónArchivo
CentralC.T E D S
3 ACTAS
3.18 Actas de Capacitacion
3.50 Actas de Comite Primario
3.7 Actas con Unidades
3.12 Actas de Auditoria
3.18 Actas de Capacitacion
3.28Actas de Comite de
Compras
3.30Actas de Comite de
Gestion de Proyectos
3.31Actas de Comite de la
Demanda
3.33Actas de Comite de
Tecnologia
3.45Actas de Comite de
Gestion de Proyectos
3.50 Actas de Comite Primario
3.71Actas de Interventoria
Contractual
3.73
Actas de Levantamiento
de Requerimientos
Funcionales
3.76Actas de Mesas de
Trabajo
A los documentos se les aplica el
proceso de Digitalización según
lo establecido la Circular Externa
005 de 2012-AGN. En la
Eliminación se deja en Acta
firmada por el Presidente y Jefe
de Archivo del Comité de
Archivo, según lo establece el
Acuerdo 039-2002 del AGN-
Archivo General de la Nación.
1 4 X X
TRD - TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
HOJA ___ 1___ DE ___5_____
CODIGO SUBSERIENOMBRE
SUBSERIE/TIPOLOGiA
AÑOS DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
OBSERVACIONES
3.88Actas de Reuniones de
Trabajo
3.105 Actas Mesa de Servicio
4 ACTIVOS
4.1 Activos Fijos 2 3 X X
*Formato de Plan de
Mantenimiento de Activos
Fijos
*Formato de Traspaso y
Baja de Activos Fijos
*Formato de Ingresos de
Recursos Informaticos
*Formato Orden de Salida
*Acta de Traslado de
Recursos Informaticos
5
ADMINISTRACION DE
TECNOLOGIAS
INFORMATICAS
5.1Administracion de Bases
de Datos2 8 X X
Copias de Seguridad de:
*SISAFI (Subsidio,
Afiliaciones y Aportes)
*SIACC (Sistemas de
Ingresos Administrativos.,
Crédito y Cartera)
*POS Mercadeo
(Tarificador Dali)
*SCM (Sistema Ccentral de
Mercadeo)
*Caktus
*Tarificador Dali
5.2Administracion de Redes
y Comunicaciones2 3 X X
Copias de Seguridad de:
*Red (Incluye Fuentes de
Aplicaciones)
*Discos Compartidos
Esta serie tiene valores Tecnicos
y Administrativos. Se establece
su eliminación una vez cumplido
sus valores Tecnicos y
Administrativos, en
cumplimiento con la Ley 962 de
2005 (Art. 28), se deja en Acta
firmada por el Presidente y Jefe
de Archivo del Comité de
Archivo, según lo establece el
Acuerdo 039-2002 del AGN-
Archivo General de la Nación.
A los documentos se les aplica el
proceso de Digitalización según
lo establecido la Circular Externa
005 de 2012-AGN. En la
Eliminación se deja en Acta
firmada por el Presidente y Jefe
de Archivo del Comité de
Archivo, según lo establece el
Acuerdo 039-2002 del AGN-
Archivo General de la Nación.
Esta serie tiene valores
contables. A los documentos se
les aplica el proceso de
Digitalización según lo
establecido en el Estatuto
Tributario con el Artículo 771-1,
Ley 6 de 1992 (Art.74) y la
Circular Externa 005 de 2012-
AGN. Se establece su eliminación
una vez cumplido sus valores
Administrativos y Contables, en
cumplimiento con la Ley 962 de
2005 (Art. 28), se deja en Acta
firmada por el Presidente y Jefe
1 4 X X
*Mantenimiento de
Plataforma
*Contrato
*Factura
*Informe Final
5.3Administracion de
Software2 3 X X
*Requerimientos de
Software Existente
*Control de Cambios
*Formato de Capacitacion
y Entrega
*Manual Software
*Pruebas del Software
*Instalacion del Software
*Requerimiento Nuevo
Software
31 ENTRES DE CONTROL
25.14Control de
Licenciamientos2 8 X X
*Evidencia de Software
Libre
*Informes Anuales de
Consolidacion de Licencias
*Copia de Facturas de
Licencias
*Licencias (Registro en
Internet)
31 ENTRES DE CONTROL
31.1Requerimientos Entes de
Control y Vigilancia1 4 X X
*Requerimiento
*Pliego de cargos
*Respuesta
34 FACTURACION
Serie documental de valor
Administrativo y Fiscal, al perder
sus valores primarios se
digitaliza y se elimina dejando
un Acta del Comité de Archivo.
Esta serie tiene valores Tecnicos
y Administrativos. Se establece
su eliminación una vez cumplido
sus valores Tecnicos y
Administrativos, en
cumplimiento con la Ley 962 de
2005 (Art. 28), se deja en Acta
firmada por el Presidente y Jefe
de Archivo del Comité de
Archivo, según lo establece el
Acuerdo 039-2002 del AGN-
Archivo General de la Nación.
Esta serie tiene valores Tecnicos
y Administrativos. Se establece
su eliminación una vez cumplido
sus valores Tecnicos y
Administrativos, en
cumplimiento con la Ley 962 de
2005 (Art. 28), se deja en Acta
firmada por el Presidente y Jefe
de Archivo del Comité de
Archivo, según lo establece el
Acuerdo 039-2002 del AGN-
Archivo General de la Nación.
34.4Facturacion
Concentradores2 8 X X
Esta serie tiene valores
contables. A los documentos se
les aplica el proceso de
Digitalización según lo
establecido en el Estatuto
Tributario con el Artículo 771-1,
Ley 6 de 1992 (Art.74) y la
Circular Externa 005 de 2012-
AGN. Se establece su eliminación
una vez cumplido sus valores
Administrativos y Contables, en
cumplimiento con la Ley 962 de
2005 (Art. 28), se deja en Acta
firmada por el Presidente y Jefe
de Archivo del Comité de
Archivo, según lo establece el
Acuerdo 039-2002 del AGN-
Archivo General de la Nación.
Codigo del Comercio Art. 60 y
Estatuto Organico del Sistema
Financiero Art. 96
35 GESTIONES
35.5Gestion de Proyectos
Tecnologia1 19 X X
*Copia del Contrato
*Cronograma
*Actas de Aceptacion de
Entregables
*Acta de Entendimiento
*Entregables del Proyecto
*Capacitaciones
*Memorando
Autorizaciones de Pago
*Comunicaciones
*Facturacion
*Informes de Cierre
Contrato
35.13Gestion Recursos
Informaticos
*Adquisicion Nuevas
Tecnoloigias
*Hoja de Vida Equipos
Esta serie tiene valores Tecnicos
y Administrativos. Se establece
su eliminación una vez cumplido
sus valores Tecnicos y
Administrativos, en
cumplimiento con la Ley 962 de
2005 (Art. 28), se deja en Acta
firmada por el Presidente y Jefe
de Archivo del Comité de
Archivo, según lo establece el
Acuerdo 039-2002 del AGN-
Archivo General de la Nación.
*Software Inventarios
Tecnología IT
*Copias Facturas Compra
*Cartas de Garantia
*Remisiones de Entrega
*Ordenes de Compra
38 INFORMES
38.19 Informes de Avance 1 4 X X
*Carta Remisoria
*Informe
38.24Informes de
Concentradores1 4 X X
*Carta Remisoria
*Informe
38.48 Informes de Interventoria 1 19 X X
*Carta Remisoria
*Informe
*Soporte Ejecucion del
Contrato
38.60 Informes del Plan Anual
*Carta Remisoria
*Informe
48
PETICIONES, QUEJAS,
RECLAMOS Y
SUGERENCIAS
48.1 Derechos de Peticion 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.2 Quejas 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.3 Reclamos 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.4 Sugerencias 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
49 PLANEACIONES
Documentos electronicos en el
Aplicativo Eureka, se eliminan
despues de dar respuesta a las
PQRS.
A los documentos se les aplica el
proceso de Digitalización según
lo establecido la Circular Externa
005 de 2012-AGN. En la
Documentos con valor Jurídico,
Legal y Administrativo, que no
desarrolla valores secundarios,
se establece digitalizar y
eliminar. En la Eliminación se
deja en Acta del Comité de
Archivo, según lo establece el
A los documentos se les aplica el
proceso de Digitalización según
lo establecido la Circular Externa
005 de 2012-AGN. En la
Eliminación se deja en Acta
firmada por el Presidente y Jefe
de Archivo del Comité de
Archivo, según lo establece el
Esta serie tiene valores Tecnicos
y Administrativos. Se establece
su eliminación una vez cumplido
sus valores Tecnicos y
Administrativos, en
cumplimiento con la Ley 962 de
2005 (Art. 28), se deja en Acta
firmada por el Presidente y Jefe
de Archivo del Comité de
Archivo, según lo establece el
Acuerdo 039-2002 del AGN-
Archivo General de la Nación.
49.3Planeacion de la Unidad
Digital1 2 X
Esta subserie hace referencia a
una herramienta metodológica
de trabajo en el seguimiento a la
gestión. Se elimina despues de
su tiempo de retencion en el
archivo de gestion.
50 PLANES
50.2Plan de Proyectos
(Digital)
50.4Plan Estrategico de
Tecnologia(Digital)
*Proyectos de Tecnologia
59 GESTIONES
59.5Gestios de Proyectos de
Tecnologia2 8 X X
*Propuesta y/o
Documentacion Proyecto
y/o Viabilidad
*Cotizacion
*Avances de Proyectos
*Pruebas
*Entrega de Solucion y/o
Equipos
60 REGISTROS
60.17
Registros de
Mantenimiento
Preventivo y Correctivo
de Plataforma Instalada
2 8 X X
*Plan Mantenimiento
Preventivo de Recursos
Informaticos (Incluye
Todos los Recursos
Informaticos de CAJASAN)
*Solicitud de Soporte
*Ingresos de Recursos
Informaticos
*Control de Soporte
*Instalacion Partes
*Orden de Salida
Esta subserie hace referencia a
una herramienta metodológica
de trabajo en el seguimiento a la
gestión. Se elimina despues de
su tiempo de retencion en el
archivo de gestion.
1 2 X
Esta subserie hace referencia a
una herramienta metodológica
de trabajo en el seguimiento a la
gestión. Se elimina despues de
su tiempo de retencion en el
archivo de gestion.
Esta subserie hace referencia a
una herramienta metodológica
de trabajo en el seguimiento a la
gestión. Se elimina despues de
su tiempo de retencion en el
archivo de gestion.
*Cronograma
Mantenimientos
Preventivos
*Diagnosticos
*Instalacion de Software
*Informes y Estadisticas de
Soportes
*Traspaso de Activos Fijos
*Acta Traslado Recursos
Informaticos Activos Fijos
(Posterior Baja)
*Tiempo y Materiales
Instalacion, Adecuacion y
Mantenimiento de Red
65 SISTEMAS DE GESTION
65.2Sistema de Gestion de
Calidad2 8 X X
*Formato Informe de
Actividades
*Formato Lista Maestra de
Documentos Externos
*Formato Lista Maestra de
Documentos Externos
*Listado Maestro de
Registros
*Formato de Medicion de
Politica y Calidad
Elaboró: CONVENCIONES
Revisó: CT: Conservación Total
Aprobó: E: Eliminación Firma:
D: Digitalización Nombre:
S: Selección Cargo:
RESPONSABLE DEL PROCESO
Rebeca Mejia
Gerente Rebeca Mejia
Serie documental de valor
Administrativo, al perder sus
valores primarios se digitaliza y
se elimina dejando un Acta del
Comité de Archivo.
Esta subserie hace referencia a
una herramienta metodológica
de trabajo en el seguimiento a la
gestión. Se elimina despues de
su tiempo de retencion en el
archivo de gestion.
CÓDIGO: SO-GDO-F008 VERSIÓN:
N° 04
2017
OFICINA
PRODUCTORA: UNIDAD DE JURIDICA CODIGO: 11050
UBICACIÓN
ESTRUCTURA SUB DIRECCION SOPORTE ESTRATEGICO CODIGO: 11000
Archivo GestiónArchivo
CentralC.T E D S
1 ACCIONES CONSTITUCIONALES
1.1 Acciones de Tutela 1 9 X
*Tutela y Anexos
*Respuesta Fallo
*Recursos
3 ACTAS
3.18 Actas de Capacitacion
3.50 Actas de Comite Primario
24 CONTRATOS
24.1 Contratos de Arrendamiento 2 8 X X X
Etapa Precontractual
*Formato de Requisicion de Contratos
y/o Convenios
*Copia Documento Identidad
(Arrendador o Representante Legal)
*Certificado de Tradicion y Libertad
Vigente (En caso en que CAJASAN sea
Arrendatario)
*RUT Actualizado
*Certificado de Boletin de Responsables
Fiscales - Contraloria- (Persona JurIdica
y Representante Legal – Persona
Natural)
*Autorizacion Previa de la SSF (Cuando
el Canon de Arrendamiento supere los
60 SMMLV incluido IVA)
Etapa Contractual
*Contrato (firmado)
*Pagare, Carta de Instruccion y
Autorizacion a Reporte de Centrales de
Riesgo (firmadas)
A los documentos se les aplica el proceso
de Digitalización según lo establecido la
Circular Externa 005 de 2012-AGN. En la
Eliminación se deja en Acta firmada por
el Presidente y Jefe de Archivo del
Comité de Archivo, según lo establece el
Acuerdo 039-2002 del AGN-Archivo
General de la Nación.
Serie documental de valor administrativo,
jurídico y legal, se establece seleccionar
una muestra aleatoria del 10% por cada
10 años de producción documental, de
aquellos contratos que reflejen el
desarrollo de los procesos misionales y
estratégicos de la entidad.
1 2 X X
Serie documental de valor Legal, se
establece eliminar ya que no se
constituye en información de carácter
misional de acuerdo con los lineamientos
establecidos por el AGN. Despues de su
TRD - TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
HOJA ___ 1___ DE ___18____
CODIGO SERIE Y
SUBSERIENOMBRE SERIE, SUBSERIE/TIPOLOGiA
AÑOS DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
OBSERVACIONES
*Acta de Inventario del Inmueble dado
en Arrendamiento y Registros
Fotográfico
Documentacion Otrosi Modificatorio
y/y Adicion al Contrato
*Formato de Requisicion de Contratos
y/o Convenios
*Formato Informe de Interventoria y
Evaluacion de Proveedor o Contratista
*Certificado de Boletin de Responsables
Fiscales - Contraloria- (Persona Juridica
y Representante Legal – Persona
Natural)
*Etapa Post Contractual
*Formato Informe de Interventoria y
Evaluacion de Proveedor o Contratista
24.2 Contratos Comodatos 2 8 X X X
Etapa Precontractual
*Acta del Consejo Directivo
*Resolución Aprobación SSF
Etapa Contractual
*Escritura Publica de Comodato
*Actas de Reuniones - Mesas de Trabajo-
Seguimiento
Etapa PostContractual
*Formato Informe de Interventoria y
Evaluacion de Proveedor o Contratista
24.3 Contratos Prestacion Servicios 2 8 X X X
Etapa Precontractual
*Formato de Requisicion de Contratos
y/o Convenios
*Invitacion a Cotizar el Proceso de
Contratacion (Documento obligatoria
cuando la contratación supere los 400
SMMLV)
*Propuesta Economica (Propuesta
Presentada o Propuestas Anexas según
Manual de Compras)
*Copia Documento de Identidad
(Contratista o Representante Legal)
*Certificado de Existencia y
Representacion Legal (Persona Juridica)
*Certificado de Matricula Mercantil
*RUT Actualizado
*Certificado de Boletin de Responsables
Fiscales - Contraloria- (Persona Juridica
y Representante Legal – Persona
Natural)
Serie documental de valor administrativo,
jurídico y legal, se establece seleccionar
una muestra aleatoria del 10% por cada
10 años de producción documental, de
aquellos contratos que reflejen el
desarrollo de los procesos misionales y
estratégicos de la entidad.
Serie documental de valor administrativo,
jurídico y legal, se establece seleccionar
una muestra aleatoria del 10% por cada
10 años de producción documental, de
aquellos contratos que reflejen el
desarrollo de los procesos misionales y
estratégicos de la entidad.
*Hoja de Vida con soportes de estudios
(Persona Natural)
*Tarjeta Profesional
*Certificado Medico de Salud
Preocupacional (Persona Natural)
*Acta de Comite de Compras (Segun
Manual de Compras)
*Acta de Consejo Directivo (según
Manual de Compras)
Etapa Contractual
*Contrato (Firmado)
*Acta de Inicio (Firmada)
*Polizas Originales Firmadas (Conforme
lo exigido en la Minuta)
*Recibo de Pago de la Polizas
*Factura y/o Cuenta de Cobro
*Informe de Actividades y/o Entregables
*Comprobantes de Afiliación y Pago al
Sistema de Seguridad Social Integral
(Salud, Pensión, ARL) y Aportes
Parafiscales (SENA, ICBF, Cajas
Compensación)
*Actas de Reuniones - Mesas de Trabajo-
Seguimiento
*Reclamaciones
*Acta de Ssuspension
*Acta de Reinicio
*Polizas Ajustadas a la Suspension
(firmadas) y Recibo de Pago
Documentacion Otrosi Modificatorio
y/y Adicion al Contrato
*Formato de Requisicion de Contratos
y/o Convenios
*Formato Informe de Interventoria y
Evaluacion de Proveedor o Contratista
*Certificado de Boletin de Responsables
Fiscales - ContralorIa- (Persona Juridica
y Representante Legal – Persona
Natural)
*Acta de Comite de Compras (según
Manual de Compras y siempre que el
Otrosi sea por Valor)
*Acta Consejo Directivo (segun Manual
de Compras y siempre que el Otrosi sea
por Valor)
*Otrosi Modificatorio y/o Adicional al
Contrato
*Polizas Actualizadas (firmadas) Recibo
de Pago
*Certificado de Existencia y
Representacion Legal (Persona Juridica) -
Certificado de Registro Mercantil
(Persona Natural) - Documentos
requerido cuando la Adición u Otrosi
sea por una Nueva Vigencia
Etapa Poscontractual
*Formato Informe de Interventoria y
Evaluacion de Proveedor o Contratista
24.4Contrato Prestacion Servicios
Educativos
24.5Contrato Prestacion Servicios Medicos
Salud
Etapa Precontractual
*Formato de Requisicion de Contratos
y/o Convenios
*Propuesta Economica
*Copia Documento de Identidad
(Contratista o Representante Legal)
*Certificado de Existencia y
Representacion Legal (Persona Juridica)
*Certificado de Matricula Mercantil
*RUT Actualizado
*Certificado de Boletin de Responsables
Fiscales - Contraloria- (Persona Juridica
y Representante Legal – Persona
Natural)
*Hoja de Vida con soportes de estudios
(Persona Natural)
*Constancia de Habilitacion en el
Registro Especial de Prestadores de
Servicios de Salud (Persona Juridica)
*Tarjeta Profesional
*Certificado Medico de Salud
Preocupacional (Persona Natural)
Etapa Contractual
*Contrato
*Acta de Inicio
*Polizas Originales Firmadas (Según lo
exigido en el Contrato)
*Recibo de Pago
*Factura y/o Cuenta de Cobro
*Relacion Detallada de los Servicios
Prestados
*Comprobantes de Afiliacion y Pago al
Sistema de Seguridad Social Integral
(Salud, Pensión, ARL) y Aportes
Parafiscales (SENA, ICBF, Cajas
Compensación)
Serie documental de valor administrativo,
jurídico y legal, se establece seleccionar
una muestra aleatoria del 10% por cada
10 años de producción documental, de
aquellos contratos que reflejen el
desarrollo de los procesos misionales y
estratégicos de la entidad.
2 8 X X
Documentacion Otrosi Modificatorio
y/y Adicion al Contrato
*Formato de Requisicion de Contratos
y/o Convenios
*Formato Informe de Interventoria y
Evaluacion de Proveedor o Contratista
*Certificado de Boletin de Responsables
Fiscales - Contraloria- (Persona Juridica
y Representante Legal – Persona
Natural)
*Otrosi Modificatorio y/o Adicional al
Contrato
*Polizas Actualizadas (firmadas) Recibo
de Pago
*Certificado de Existencia y
Representacion Legal (Persona Juridica) -
Certificado de Registro Mercantil
(Persona Natural) - Documentos
requerido cuando la Adicion u Otrosi
sea por una Nueva Vigencia
*Constancia de Habilitacion en el
Registro Especial de Prestadores de
Servicios de Salud (Persona Juridica)
Documento requerido cuando el que
se presento inicialmente ya no se
encuentra vigente
Etapa Post Contractual
*Formato Informe de Interventoria y
Evaluacion de Proveedor o Contratista
24.6Contratos de Prestacion de Servicios
de Vigilancia2 8 X X X
Etapa Precontractual
*Formato de Requisicion de Contratos
y/o Convenios
*Invitacion a Cotizar el Proceso de
Contratacion (Documento obligatoria
cuando la contratación supere los 400
SMMLV)
*Propuesta Economica (Propuesta Según
Manual de Compras)
*Copia Documento de Identidad
(Contratista o Representante Legal)
*Certificado de Existencia y
Representacion Legal (Persona Juridica)
*Certificado de Matricula Mercantil
*Documento de Constitucion de la Union
Temporal y/o Consorcio
Serie documental de valor administrativo,
jurídico y legal, se establece seleccionar
una muestra aleatoria del 10% por cada
10 años de producción documental, de
aquellos contratos que reflejen el
desarrollo de los procesos misionales y
estratégicos de la entidad.
*RUT Actualizado
*Certificado de Boletin de Responsables
Fiscales - Contraloria- (Persona Juridica
y Representante Legal – Persona
Natural)
*Licencias para OperaciOn del Servicio
Emitida por la Superintendencia de
Vigilancia
*Acta de Comite de Compras (según
Manual de Compras)
*Acta de Consejo Directivo (según
Manual de Compras)
Etapa Contractual
*Contrato (Firmado)
*Acta de Inicio (Firmada)
*Polizas Originales Firmadas (Conforme
lo exigido en la Minuta)
*Recibo de Pago de la Polizas
*Factura y/o Cuenta de Cobro relacion
de Servicios Prestados
*Comprobantes de Afiliacion y Pago al
Sistema de Seguridad Social Integral
(Salud, Pensión, ARL) y Aportes
Parafiscales (SENA, ICBF, Cajas
Compensación)
Documentacion Otrosi Modificatorio
y/y Adicion al Contrato
*Formato de Requisicion de Contratos
y/o Convenios
*Formato Informe de Interventoria y
Evaluacion de Proveedor o Contratista
*Certificado de Boletin de Responsables
Fiscales - Contraloria- (Persona Juridica
y Representante Legal – Persona
Natural)
*Acta de Comite de Compras (siempre
que el Otrosi sea por valor y exigible
según el Manual de Compras)
*Acta Consejo Directivo (siempreque el
Otrosi sea por valor y exigible según el
Manual de Compras)
*Otrosi Modificatorio y/o Adicional al
Contrato
*Polizas Actualizadas (firmadas) Recibo
de Pago
Serie documental de valor administrativo,
jurídico y legal, se establece seleccionar
una muestra aleatoria del 10% por cada
10 años de producción documental, de
aquellos contratos que reflejen el
desarrollo de los procesos misionales y
estratégicos de la entidad.
*Certificado de Existencia y
Representacion Legal (Persona Juridica) -
Certificado de Registro Mercantil
(Persona Natural) - Documentos
requerido cuando la Adicion u Otrosi
sea por una nueva vigencia
Etapa Post contractual
*Formato Informe de Interventoria y
Evaluacion de Proveedor o Contratista
24.7Contrato de Prestacion de Servicio de
Transporte2 8 X X X
Etapa Precontractual
*Formato de Requisicion de Contratos
y/o Convenios
*Invitacion a Cotizar el Proceso de
Contratacion (Documento obligatoria
cuando la contratación supere los 400
SMMLV)
*Propuesta Economica (Propuesta
Presentada o Propuestas Anexas según
Manual de Compras)
*Copia Documento de Identidad
(Contratista o Representante Legal)
*Certificado de Existencia y
Representacion Legal (Persona Juridica)
*Certificado de Matricula Mercantil
*RUT Actualizado
*Certificado de Boletin de Responsables
Fiscales - Contraloria- (Persona Juridica
y Representante Legal – Persona
Natural)
*Hoja de Vida con soportes de Estudios
(Persona Natural)
*Tarjeta de Propiedad Vehiculo
*Licencia de Conduccion
*Seguro Obligatoria de Accidente de
Transito SOAT
*Certificado Revisión Tecnico MecAnica
y de Gases (conforme lo establecido en
el Decreto 019 de 2012, Artículo 52)
*Registro de Habilitacion para la
Prestacion del Servicio Publico de
Transporte Terrestre emitido por el
Ministerio de Transporte
*Certificado Medico de Salud
Preocupacional (Persona Natural)
*Acta de Comite de Compras (Segun
Manual de Compras)
Serie documental de valor administrativo,
jurídico y legal, se establece seleccionar
una muestra aleatoria del 10% por cada
10 años de producción documental, de
aquellos contratos que reflejen el
desarrollo de los procesos misionales y
estratégicos de la entidad.
Serie documental de valor administrativo,
jurídico y legal, se establece seleccionar
una muestra aleatoria del 10% por cada
10 años de producción documental, de
aquellos contratos que reflejen el
desarrollo de los procesos misionales y
estratégicos de la entidad.
*Acta de Consejo Directivo (Segun
Manual de Compras)
Etapa Contractual
*Contrato (Firmado)
*Acta de Inicio (Firmada)
*Polizas Originales Firmadas (Conforme
lo exigido en la Minuta)
*Recibo de Pago de la Polizas
*Factura y/o Cuenta de Cobro
*Planillas por Recorrido
*Comprobantes de Afiliacion y Pago al
Sistema de Seguridad Social Integral
(Salud, Pensión, ARL) y Aportes
Parafiscales (SENA, ICBF, Cajas
Compensación)
*Actas de Reuniones - Mesas de Trabajo-
Seguimiento
*Reclamaciones
*Acta de Suspension
*Acta de Reinicio
*Polizas Ajustadas a la Suspension
(firmadas) y Recibo de Pago
Documentacion Otrosi Modificatorio
y/y Adicion al Contrato
*Formato de Requisicion de Contratos
y/o Convenios
*Formato Informe de Interventoria y
Evaluacion de Proveedor o Contratista
*Certificado de Boletin de Responsables
Fiscales - Contraloria- (Persona Juridica
y Representante Legal – Persona
Natural)
*Acta de Comite de Compras (Segun
Manual de Compras y siempre y cuando
el Otrosi sea por valor)
*Acta Consejo Directivo (Segun Manual
de Compras y siempre y cuando el
Otrosi sea por valor)
Etapa Post Contractual
*Formato Informe de Interventoria y
Evaluacion de Proveedor o Contratista
*Acta de Liquidacion (si aplica)
24.8 Contratos de Concesion 2 8 X X X
Etapa Precontractual
*Formato de Requisicion de Contratos
y/o ConveniosSerie documental de valor administrativo,
jurídico y legal, se establece seleccionar
una muestra aleatoria del 10% por cada
10 años de producción documental, de
aquellos contratos que reflejen el
desarrollo de los procesos misionales y
estratégicos de la entidad.
*Propuesta Especifica que
EstablezcaCondiciones y Actividades a
Desarrollar en el Espacio dado en
Concesión
*Copia Documento de Identidad
(Concesionario o Representante Legal)
*Certificado de Existencia y
Representacion Legal (Persona JurIdica)
*Certificado de Matricula Mercantil
(Persona Natural)
*RUT Actualizado
*Certificado de Boletin de Responsables
Fiscales - Contraloria- (Persona Juridica
y Representante Legal – Persona
Natural)
*Licencias y/o Permisos (para el
Ejercicio de la Actividad)
Etapa Contractual
*Contrato (Firmado)
*Pagare, Carta de Instruccion y
Autorizacion Reporte a Centrales de
Riesgo (firmadas)
*Acta de Inventario del Inmueble dado
en Arrendamiento y Registros
Fotograficos
Documentacion Otrosi Modificatorio
y/y Adicion al Contrato
*Formato de Requisicion de Contratos
y/o Convenios
*Formato Informe de Interventoria y
Evaluacion de Proveedor o Contratista
*Certificado de Boletin de Responsables
Fiscales - Contraloria- (Persona Juridica
y Representante Legal – Persona
Natural)
Etapa Post Contractual
*Formato Informe de Interventoria y
Evaluacion de Proveedor o Contratista
24.9 Contratos de Obras Civiles 2 8 X X X
Etapa Precontractual
*Formato de Requisicion de Contratos
y/o Convenios
*Invitacion a Cotizar el Proceso de
Contratacion (Documento obligatorio
cuando la contratación supere los 400
SMMLV)
Serie documental de valor administrativo,
jurídico y legal, se establece seleccionar
una muestra aleatoria del 10% por cada
10 años de producción documental, de
aquellos contratos que reflejen el
desarrollo de los procesos misionales y
estratégicos de la entidad.
Serie documental de valor administrativo,
jurídico y legal, se establece seleccionar
una muestra aleatoria del 10% por cada
10 años de producción documental, de
aquellos contratos que reflejen el
desarrollo de los procesos misionales y
estratégicos de la entidad.
*Propuesta Economica (Propuesta
Presentada o Propuestas Anexas según
Manual de Compras)
*Copia de Documento de Identidad
(Contratista o Representante Legal)
*Certificado de Existencia y
Representacion Legal
*Certificado de Matricula Mercantil
*Documento de Constitucion de la Union
Temporal y/o Consorcio
*RUT Actualizado
*Certificado de Boletin de Responsables
Fiscales - Contraloria- (Persona Juridica
y Representante Legal – Persona
Natural)
*Hoja de Vida con Soportes de Estudios
(Persona Natural)
*Licencia de Construccion (Dependiendo
de la obra a realizar)
*Tarjeta Profesional
*Resolucion Aprobacion SSF
(construcción proyectos obras sociales,
ampliación infraestructura supere 30%
del área construida, construcción
programas de Atencion Integral a la
Niñez, construcción instituciones
técnicas profesionales, tecnológicas,
universitarias o escuelas tecnológicas)
*Certificado Medico de Salud
Preocupacional (Persona Natural)
*Acta de Comite de Compras (Segun
Manual de Compras)
*Acta de Consejo Directivo (Segun
Manual de Compras)
Etapa Contractual
*Contrato
*Acta de Inicio
*Polizas Originales Firmadas (según lo
exigido en el Contrato)
*Recibo de Pago
*Informes de Actividades, Registros
Fotográficos y/o Entregables
*Acta de Avance de Ejecución de Obra
*Informes de Interventoria Tecnica
Externa (cuando el Contrato Contemple
Interventoria Externa)
*Factura y/o Cuenta de Cobro
*Comprobantes de Afiliacion y Pago al
Sistema de Seguridad Social Integral
(Salud, Pensión, ARL) y Aportes
Parafiscales (SENA, ICBF, Caja de
Compensacion)
*Acta de Comites de Obra, Reuniones de
Seguimiento
*Reclamaciones
*Acta de Suspension
*Acta de Reinicio
*Polizas Ajustadas a la Suspension
(Firmadas) Recibo de Pago
Documentacion Otrosi Modificatorio
y/y Adicion al Contrato
*Formato de Requisicion de Contratos
y/o Convenios
*Formato Informe de Interventoria y
Evaluacion de Proveedor o Contratista
*Acta de Comite de Compras (Segun
Manual de Compras siempre y que el
Otrosi Adicione en Valor)
*Acta Consejo Directivo (Segun Manual
de Compras siempre que el Otrosi
adicione en valor)
*Informe del Interventor Tecnico
Externo (cuando el Contrato establezca
Interventoría Externa)
*Otrosi Modificatorio y/o Adicional al
Contrato
*Polizas Actualizadas (Firmadas) Recibo
de Pago
*Certificado de Boletin de Responsables
Fiscales - Contraloria- (Persona Jurídica
y Representante Legal – Persona
Natural)
Etapa Post Contractual
*Informe de Actividades y/o Entregable
Final (Contratista)
*Factura y/o Cuenta de Cobro
*Comprobantes de Afiliacion y Pago al
Sistema de Seguridad Social Integral
(Salud, Pensión, ARL) y Aportes
Parafiscales (SENA, ICBF, Cajas
Compensación)
*Acta Recibo Final
*Acta Liquidacion
*Formato Informe de Interventoria y
Evaluacion de Proveedor o Contratista
24.10 Contratos de Suministros 2 8 X X XSerie documental de valor administrativo,
jurídico y legal, se establece seleccionar
una muestra aleatoria del 10% por cada
10 años de producción documental, de
aquellos contratos que reflejen el
desarrollo de los procesos misionales y
estratégicos de la entidad.
Etapa Precontractual
*Formato de Requisicion de Contratos
y/o Convenios
*Invitacion a Cotizar el Proceso de
Contratacion (Documento obligatoria
cuando la contratación supere los 400
SMMLV)
*Propuesta Economica (Propuesta
Presentada o Propuestas Anexas según
Manual de Compras)
*Copia Documento de Identidad
(Contratista o Representante Legal)
*Certificado de Existencia y
Representacion Legal (Persona Juridica)
*Certificado de Matricula Mercantil
*Documento de Constitucion de la Union
Temporal y/o Consorcio
*RUT Actualizado
*Certificado de Boletin de Responsables
Fiscales - Contraloria- (Persona JurIdica
y Representante Legal – Persona
Natural)
*Acta de Comite de Compras (Segun
Manual de Compras)
*Acta de Consejo Directivo (Segun
Manual de Compras)
Etapa Contractual
*Contrato (Firmado)
*Acta de Inicio (Firmada)
*Polizas Originales Firmadas (Conforme
lo exigido en la Minuta)
*Recibo de Pago de Polizas
*Factura y/o Cuenta de Cobro
*Relacion de Elementos Suministrados -
Registro Fotografico
*Comprobantes de Afiliacion y Pago al
Sistema de Seguridad Social Integral
(Salud, Pensión, ARL) y Aportes
Parafiscales (SENA, ICBF, Cajas
Compensación)
*Reclamaciones
*Acta de Suspension
*Acta de Reinicio
*Polizas Ajustadas a la Suspension
(firmadas) y Recibo de Pago
Documentacion Otrosi Modificatorio
y/y Adicion al Contrato
Formato de Requisición de contratos
y/o Convenios
Serie documental de valor administrativo,
jurídico y legal, se establece seleccionar
una muestra aleatoria del 10% por cada
10 años de producción documental, de
aquellos contratos que reflejen el
desarrollo de los procesos misionales y
estratégicos de la entidad.
Formato informe de Interventoría y
Evaluación de proveedor o contratistA
Certificado de BoletIn de Responsables
Fiscales - Contraloría- (Persona Juridica
y Representante Legal – Persona
Natural)
Acta de Comite de compras (según
manual de compras y siempre y cuando
el otrosi sea por valor)
Acta Consejo Directivo (según manual
de compras y siempre y cuando el otrosi
sea por valor)
Otrosi Modificatorio y/o Adicional al
Contrato
Polizas Actualizadas (firmadas) Recibo
de Pago
Etapa Post Contractual
Formato Informe de Interventoria y
Evaluacion de Proveedor o Contratista
Acta Liquidacion
24.11 Contratos Maquila 2 8 X X X
Etapa Precontractual
*Formato de Requisicion de Contratos
y/o Convenios
*Propuesta Economica
*Registro Sanitario - INVIMA
*Copia Documento de Identidad
(Contratista o Representante Legal)
*Certificado de Existencia y
Representacion Legal (Persona Juridica)
*Certificado de Matricula Mercantil
*RUT Actualizado
*Certificado de Boletin de Responsables
Fiscales – Contraloria- (Persona Juridica
y Representante Legal – Persona
Natural)
Etapa Contractual
*Contrato (Firmado)
*Acta de Inicio (Firmada)
*Polizas Originales Firmadas (Conforme
lo exigido en la Minuta)
*Recibo de Pago de la Polizas
*Factura y/o Cuenta de Cobro
*Comprobantes de Afiliacion y Pago al
Sistema de Seguridad Social Integral
(Salud, Pensión, ARL) y Aportes
Parafiscales (SENA, ICBF, Cajas
Compensación)
Serie documental de valor administrativo,
jurídico y legal, se establece seleccionar
una muestra aleatoria del 10% por cada
10 años de producción documental, de
aquellos contratos que reflejen el
desarrollo de los procesos misionales y
estratégicos de la entidad.
Documentacion Otrosi Modificatorio
y/y Adicion al Contrato
*Formato de Requisicion de Contratos
y/o Convenios
*Formato Informe de Interventoria y
Evaluacion de Proveedor o Contratista
*Certificado de Boletin de Responsables
fiscales - Contraloria- (Persona Juridica
y Representante Legal – Persona
Natural)
*Otrosi Modificatorio y/o Adicional al
Contrato
*Polizas Actualizadas (firmadas) Recibo
de Pago
*Certificado de Existencia y
Representacion Legal (Persona Juridica) -
Certificado de Registro Mercantil
(Persona Natural) - Documentos
requerido cuando la Adición u Otrosi
sea por una nueva vigencia
Etapa Post Contractual
*Formato Informe de Interventoria y
Evaluacion de Proveedor o Contratista
24.12 Contrato de Alianza Estrategica 2 8 X X X
Etapa Precontractual
*Formato de Requisicion de Contratos
y/o Convenios
*Propuesta Economica (propuesta
presentada por Aliado)
*Documento de identidad (Aliado o
Representante Legal)
*Certificado de Existencia y
Representacion Legal (Persona Jurídica)
*Certificado de Matricula Mercantil
*RUT Actualizado
*Certificado de Boletin de Responsables
Fiscales - Contraloria- (Persona Juridica
y Representante Legal – Persona
Natural)
*Formato Caracterizacion de Alianzas
Etapa Contractual
*Documento de Alianza Estrategica
*Acta de Inicio
*Acuerdo Confidencialidad
*Informe Detallando Totalidad
de Beneficiarios que Accedieron al
Descuento Ofrecido por el Aliado
Serie documental de valor administrativo,
jurídico y legal, se establece seleccionar
una muestra aleatoria del 10% por cada
10 años de producción documental, de
aquellos contratos que reflejen el
desarrollo de los procesos misionales y
estratégicos de la entidad.
*Factura y/o cuenta de cobro
Documentacion Otrosi Modificatorio
y/y Adicion al Contrato
*Formato de Requisicion de Contratos
y/o Convenios
*Formato Informe de Interventoria y
Evaluacion de Proveedor o Contratista
*Certificado de Existencia y
Representacion Legal (Persona Juridica) -
Certificado de Registro Mercantil
(Persona Natural) - Documentos
requerido cuando la Adicion u Otrosi
sea por una Nueva Vigencia
*Certificado de Boletin de Responsables
Fiscales - Contraloria- (Persona Juridica
y Representante Legal – Persona
Natural)
Etapa Pos Contractual
*Formato Acuerdo de Entrega
*Formato Informe de Interventoria y
Evaluacion de Proveedor o Contratista
24.13 Contratos de Acuerdo Interno 2 8 X X X
Etapa Precontractual
*Formato de Requisicion de Contratos
y/o Convenios
*Propuesta Economica
*Lista de Shopin (cuando aplique)
*Acta de Consejo Directivo (Segun
Manual de Compras)
Etapa Contractual
*Acuerdo Interno
*Acta de Inicio
*Informes Ejecucion y/o Entregables
Exigidos dentro de la Minuta
Contractual
*Factura y/o Cuenta de Cobro
*Actas de Reuniones - Mesas de Trabajo-
Seguimiento
Otrosi Modificatorio y/o Adicional al
Acuerdo
*Formato de Requisicion de Contratos
y/o Convenios
*Formato Informe de Interventoria y
Evaluacion de Proveedor o Contratista
*Otrosi Modificatorio y/o Adicional al
Acuerdo
Etapa Post Contractual
Serie documental de valor administrativo,
jurídico y legal, se establece seleccionar
una muestra aleatoria del 10% por cada
10 años de producción documental, de
aquellos contratos que reflejen el
desarrollo de los procesos misionales y
estratégicos de la entidad.
*Acta Liquidacion
*Formato informe de Interventoría y
Evaluación de proveedor o contratista
26 CONVENIOS
26.1 Convenio 40000 Primeros Empleos 2 8 X X X
Etapa Precontractual
*Formato de Requisicion de Contratos
y/o Convenios
*Copia del Documento de Identidad
(Contratista o Representante Legal)
*Certificado de Existencia y
Representacion Legal
*Certificado de Matricula Mercantil
*RUT Actualizado
*Certificado de Boletin de Responsables
Fiscales - Contraloria- (Persona Jurídica
y Representante Legal – Persona
Natural)
*Acta de Consejo Directivo (cuando el
convenio supere los 1500 smmlv)
Etapa Contractual
*Convenio (firmado)
*Comprobantes de Afiliacion y Pago al
Sistema de Seguridad Social Integral
(Salud, Pensión, ARL) y Aportes
Parafiscales (SENA, ICBF, Cajas
Compensación)
*Copia del contrato de trabajo del joven
vinculado al programa donde consten
sus funciones; copia del desprendible de
pago del salario mensual; copia de la
planilla de pagos de seguridad social;
copia de la planilla de capacitación
suministrada por LA EMPRESA; copia del
informe del desempeño laboral del
joven vinculado suscrito por el tutor
asignado a éste al interior de LA
EMPRESA; copia del manual de
funciones de los diferentes cargos a
proveer; encuesta de satisfacción
debidamente aplicada por los jóvenes
del programa; certificado de visita a LA
EMPRESA firmado por el responsable del
seguimiento del programa por parte de
LA CAJA
*Actas de Reuniones - Mesas de Trabajo-
Seguimiento
*Reclamaciones
*Acta de Suspension
*Acta de Reinicio
Serie documental de valor administrativo,
jurídico y legal, se establece seleccionar
una muestra aleatoria del 10% por cada
10 años de producción documental, de
aquellos contratos que reflejen el
desarrollo de los procesos misionales y
estratégicos de la entidad.
*Actas de Reuniones - Mesas de Trabajo-
Seguimiento
Otrosi Modificatorio y/o Adicional al
Convenio
*Formato de Requisicion de Contratos
y/o Convenios
*Formato Informe de Interventoria y
Evaluacion de Proveedor o Contratista
Justifique necesidad del Otrosi
*Certificado de Boletin de Responsables
Fiscales - Contraloria- (Persona Juridica
y Representante Legal – Persona
Natural)
*Acta Consejo Directivo ( según Manual
de Compras cuando el Otrosi sea por
Valor)
*Otrosi Modificatorio y/o Adicional al
Contrato
Etapa Poscontractual
*Formato Informe de Interventoria y
Evaluacion de Proveedor o Contratista
26.2 Convenio Cooperacion-FONIÑEZ 2 8 X X X
Etapa Precontractual
*Formato de Requisicion de Contratos
y/o Convenios
*Ficha Tecnica de Elaboracion de
Proyectos
*Acta Socializacion de Resultados de
Propuestas
*Documento de Identidad (Contratista o
Representante Legal)
*Certificado de Existencia y
Representacion Legal (Persona Juridica)
*RUT Actualizado
*Certificado de Boletin de Responsables
Fiscales - Contraloria- (Persona Juridica
y Representante Legal – Persona
Natural)
*Acta de Consejo Directivo (Segun
Manual de Compras)
Etapa Contractual
*Convenio (Firmado)
*Acta de Inicio (Firmada)
*Polizas Originales Firmadas (Conforme
lo exigido en la Minuta)
*Recibo de Pago de la Polizas
*Informe Mensual
Serie documental de valor administrativo,
jurídico y legal, se establece seleccionar
una muestra aleatoria del 10% por cada
10 años de producción documental, de
aquellos contratos que reflejen el
desarrollo de los procesos misionales y
estratégicos de la entidad.
*Comprobantes de Afiliacion y Pago al
Sistema de Seguridad Social Integral
(Salud, Pensión, ARL) y Aportes
Parafiscales (SENA, ICBF, Cajas
Compensacion)
*Actas de Reuniones - Mesas de Trabajo-
Seguimiento
*Reclamaciones
*Acta de Suspension
*Acta de Reinicio
*Polizas Ajustadas a la Suspension
(firmadas) y Recibo de Pago
Otrosi Modificatorio y/o Adicional al
Convenio
*Formato de Requisicion de Contratos
y/o Convenios
*Formato Informe de Interventoria y
Evaluacion del Proveedor o Contratista
*Certificado de Boletin de Responsables
Fiscales - Contraloria- (Persona Juridica
y Representante Legal – Persona
Natural)
*Acta Consejo Directivo (según Manual
de Compras y siempre y cuando el
Otrosi sea por valor)
*Otrosi Modificatorio y/o Adicional al
Contrato
*Polizas Actualizadas (firmadas) Recibo
de Pago
*Certificado de Existencia y
Representacion Legal (Persona Juridica) -
Certificado de Registro Mercantil
(Persona Natural) - Documentos
requerido cuando la adición u Otrosi
sea por una nueva vigencia
Etapa Poscontractual
*Formato Informe de Interventoria y
Evaluacion del Proveedor o Contratista
Acta Liquidación
OBSERVACIONES:
Para la ejecución de los programas JEC
debe existir previamente los convenios
suscritos con las Secretarias de
Educación de los Municipios donde
operan los programas.
Para la ejecución de los programas AIN
previo acuerdo con el ICBF
26.3Convenio por Cooperacion y/o
Asociacion2 8 X X X
Etapa Precontractual
*Formato de Requisicion de Contratos
y/o Convenios
*Certificado Disponibilidad Presupuestal
– CDP
*Estudios Previos – Estudios de
Conveniencia y Oportunidad
*Invitacion a Cotizar el Proceso de
Contratacion
*Certificacion de Gestion Humana
(Declaracion No Existencia de Personal)
*Propuesta Economica
*Certificado y/o Evaluacion de
Idoneidad
*Copia Documento de Identidad
Representante legal
*Acta Posesion y Resolucion
Nombramiento
*RUT Actualizado
*Certificado de Boletin de Responsables
Fiscales – Contraloría (Persona Juridica
y Representante Legal – Persona
Natural)
*Acta de Consejo Directivo
*Certificado Revisor Fiscal (Origen
Aportes)
Etapa Contractual
*Convenio (Firmado)
*RP-Registro Presupuestal
*Acta de Inicio (Firmada)
*Acta Designacion de interventoria
*Acta de Anticipo (Segun establecido en
la Minuta)
*Polizas Originales Firmadas (Conforme
exigido en la Minuta)
*Recibo de Pago de la Polizas
*Informe de Actividades y/o
Entregables, Registros Fotograficos,
Planillas Asistencias, etc.
*Comprobantes de Afiliacion y Pago al
Sistema de Seguridad Social Integral
(Salud, Pensión, ARL) y Aportes
Parafiscales (SENA, ICBF, Cajas
Compensación)
*Actas de Reuniones - Mesas de
Trabajo - Seguimiento
*Acta de Suspension
*Acta de Reinicio
Serie documental de valor administrativo,
jurídico y legal, se establece seleccionar
una muestra aleatoria del 10% por cada
10 años de producción documental, de
aquellos contratos que reflejen el
desarrollo de los procesos misionales y
estratégicos de la entidad.
*Polizas Ajustadas a la Suspension
(firmadas) y Recibo de Pago
Otrosi Modificatorio y/o Adicional al
Convenio
*Formato de Requisicion de Contratos
y/o Convenios
*Informe del Supervisor del Convenio
(Justificada con la necesidad del Otrosi)
*CDP (Cuando el otrosi es en valor)
*RP (Cuando el otrosi es en valor)
*Formato Informe de Interventoria y
Evaluacion del Proveedor o Contratista
*Certificado de Boletíi de Responsables
Fiscales – Contraloria- (Persona Jurídica
y Representante Legal – Persona
Natural)
*Acta Consejo Directivo (según Manual
de Compras y siempre y cuando el
Otrosi sea por Valor)
*Otrosi Modificatorio y/o Adicional al
Contrato
*Polizas Actualizadas (firmadas) Recibo
de Pago
Etapa Post Contractual
*Informe de Actividades y/o Entregable
Final
*Informe Final Emitido por el Supervisor
del Convenio
*Acta Recibo Final
*Acta Liquidacion
*Formato Informe de Interventoria y
Evaluacion del Proveedor o Contratista
31 ENTES DE CONTROL Y VIGILANCIA
31.1Requerimientos Entes de Control y
Vigilancia1 4 X X
*Requerimiento
*Pliego de cargos
*Respuesta
33 EXPEDIENTES
33.1Expediente Gestion Asamblea General
Ordinaria2 3 X X
*Convocatoria
*Notificacion Superintendencia Subsidio
Familiar
*Notificaciones Ministerio de Trabajo
*Informes a Superintendencia del
Subsidio Familiar y Anexos
*Resolucion de la Superintendencia de
Aprobacion Asamblea
Subserie documental de carácter
misional, se establece su conservación
total ya que es parte del patrimonio
histórico, cultural e investigativo de
CAJASAN, Ley 594 de 2000.
Serie documental de valor Administrativo
y Fiscal, al perder sus valores primarios se
digitaliza y se elimina dejando un Acta
del Comité de Archivo.
*Recursos
33.2 Expedientes de Gestion 1 4 X
*Requerimiento a Entes de Control y
Vigilancia
*Resolucion de Apertura e Investigacion
*Pliego de Cargos
*Recursos
33.3 Expedientes de Proyectos Especiales 1 2 X X
*Estudios
33.4Expedientes Negociacion Colectiva de
Trabajo2 78 X X
*Actas
*Convencion Colectiva Negociada
38 INFORMES
38.40 Informes de Gestion 1 3 X X
*Carta Remisoria
*Informe
48 PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS
48.1 Derechos de Peticion 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.2 Quejas 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.3 Reclamos 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.4 Sugerencias 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
52 PROCESOS
52.2 Procesos Contenciosos Administrativos 1 5 X X
*Demanda
*Notificacion Demanda
*Contestacion Demanda con sus Anexos
*Autos de Tramite
*Fallo
*Recursos
52.4 Procesos Laborales 1 5 X X
*Notificacion de la Demanda
*Demanda
*Contestacion Demanda con sus Anexos
*Autos de Tramite
*Fallo
*Recursos
52.5 Procesos Penales 1 5 X X
*Denuncia
Esta subserie es considerada de carácter
Administrativo y Legal, se establece su
Conservación Total de acuerdo a la Ley
594 de 2000 (Art. 19, Parág.2).
Por ser una subserie documental
considerada de valor histórico, se deberá
garantizar su conservación de acuerdo al
tipo de activo o soporte en que haya sido
generado el documento (físico,
electrónico o digital).
Documentos electronicos en el Aplicativo
Eureka, se eliminan despues de dar
respuesta a las PQRS.
Documentos con valor Jurídico, Legal y
Administrativo, que no desarrolla valores
secundarios, se establece digitalizar y
eliminar. En la Eliminación se deja en
A los documentos se les aplica el proceso
de Digitalización según lo establecido la
Circular Externa 005 de 2012-AGN. En la
Eliminación se deja en Acta firmada por Documento con valor Jurídico, Legal y
Administrativo, que no desarrolla valores
secundarios, se establece digitalizar y
eliminar. En la Eliminación se deja en
Acta del Comité de Archivo, según lo
Se debe conservar en su totalidad por ser
documentos que dan testimonio de la
Gestion de CAJASAN ante los Entres de
Control y Vigilancia.
Subserie documental de carácter
misional, se establece su conservación
total ya que es parte del patrimonio
histórico, cultural e investigativo de
CAJASAN, Ley 594 de 2000.
*Sentencia
52,6 Procesos Civiles 1 5 x x
*Demanda
*Notificacion de la demanda
*Constestacion de la demanda y sus
anexos
*Fallo
60 REGISTROS
60.18 Registro de Marcas Propias CAJASAN 2 X
Esta subserie hace referencia a una
herramienta metodológica de trabajo en
el seguimiento a la gestión.
Se establece su eliminación ya que no se
constituye en información de carácter
administrativo.
64 SEGUROS
64.1 Seguros Corporativos 2 X X
*Poliza
*Condicionamiento
64.3 Tramite de Siniestros 2 X X
*Reclamacion de Siniestros
65 SISTEMAS DE GESTION
65.2 Sistema de Gestion de Calidad 2 8 X X
*Formato Informe de Actividades
*Formato Lista Maestra de Documentos
Externos
*Formato Lista Maestra de Documentos
Externos
*Listado Maestro de Registros
*Formato de Medicion de Politica y
Calidad
Elaboró: Leyda Duarte-
Acd Sistemas
Integrados
CONVENCIONES
Revisó: CT: Conservación Total
Aprobó: E: Eliminación Firma:
D: Digitalización Nombre:
S: Selección Cargo:
RESPONSABLE DEL PROCESO
Serie documental de valor Administrativo
y Fiscal, al perder sus valores primarios se
digitaliza y se elimina dejando un Acta
del Comité de Archivo.
A los documentos se les aplica el proceso
de Digitalización según lo establecido la
Circular Externa 005 de 2012-AGN. En la
Eliminación se deja en Acta firmada por
el Presidente y Jefe de Archivo del
Comité de Archivo, según lo establece el
Esta subserie es considerada de carácter
Administrativo y Legal, se establece su
Conservación Total de acuerdo a la Ley
594 de 2000 (Art. 19, Parág.2).
Por ser una subserie documental
considerada de valor histórico, se deberá
garantizar su conservación de acuerdo al
tipo de activo o soporte en que haya sido
generado el documento (físico,
electrónico o digital).
CÓDIGO DE
SERIESERIE CODIGO SUBSERIE/TIPOLOGiA UNIDAD
3.3 Actas Baja de Proveedores Abastecimiento y Logistica
3.4 Actas Bajas de Bienes Devolutivos Abastecimiento y Logistica
3.10Actas de Adjudicacion de Bienes Dados
de BajaAbastecimiento y Logistica
3.13 Actas de Baja Abastecimiento y Logistica
3.14 Actas de Baja de Activos Abastecimiento y Logistica
3.18 Actas de Capacitacion Abastecimiento y Logistica
3.50 Actas de Comite Primario Abastecimiento y Logistica
3.74 Actas de Liquidacion Abastecimiento y Logistica
3.81 Actas de Recibo Abastecimiento y Logistica
3.83 Actas de Reunion Abastecimiento y Logistica
20 COMPRAS 20.2 Compras de Bienes y Servicios Abastecimiento y Logistica
25 CONTROLES 25.42Control Novedades de Activos
(Entregas y/o Traslados)Abastecimiento y Logistica
31.1Requerimientos Entes de Control y
VigilanciaAbastecimiento y Logistica
*Requerimiento
*Pliego de cargos
*Respuesta
38.48 Informes de Interventoria Abastecimiento y Logistica
*Carta Remisoria
*Informe
*Soporte Ejecucion del Contrato
48.1 Derechos de Peticion Abastecimiento y Logistica
*Solicitud
*Respuesta
48.2 Quejas Abastecimiento y Logistica
*Solicitud
*Respuesta
48.3 Reclamos Abastecimiento y Logistica
CCD-CUADROS DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
38 INFORMES
48
PETICIONES,
QUEJAS, RECLAMOS
Y SUGERENCIAS
3 ACTAS
31ENTES DE CONTROL
Y VIGILANCIA
*Solicitud
*Respuesta
48.4 Sugerencias Abastecimiento y Logistica
*Solicitud
*Respuesta
58 PROVEEDORES 58.3 Inscripcion de Proveedores Abastecimiento y Logistica
Lista de chequeo
Formulario inscripción de Proveedores
Rut
Cámara de Comercio (cuando aplique)
Cédula representante legal
Hoja de vida
Documento de presentación de
productos o servicios
Referencias comerciales
Certificado de distribución exclusiva o
de representación (cuando aplique)
Soporte de pagos parafiscales
Certificaciones de calidad
Formulario de pago electronico
Certificación bancaria
Calificación de ingreso
Evaluación de proveedores
Notifiación resultado de evaluacion
Novedades
65.2 Sistema de Gestion de Calidad Abastecimiento y Logistica
*Formato Informe de Actividades
*Formato Lista Maestra de Documentos
Externos
*Formato Lista Maestra de Documentos
Externos
*Listado Maestro de Registros
*Formato de Medicion de Politica y
Calidad
65SISTEMAS DE
GESTION
48
PETICIONES,
QUEJAS, RECLAMOS
Y SUGERENCIAS
CÓDIGO: SO-GDO-F008
VERSIÓN: N° 04
2017
OFICINA PRODUCTORA: UNIDAD DE ABASTECIMIENTO Y LOGISTICA CODIGO: 11060
UBICACIÓN ESTRUCTURA
ORGANICA: SUB DIRECCION DE SOPORTE ESTRATEGICO CODIGO: 11000
Archivo Gestión Archivo Central C.T E D S
31 ENTRES DE CONTROL
3.3 Actas Baja de Proveedores
3.4Actas Bajas de Bienes
Devolutivos
3.10Actas de Adjudicacion de
Bienes Dados de Baja
3.13 Actas de Comité de Compras
3.14 Actas de Baja de Activos
3.18 Actas de Capacitacion
3.50 Actas de Comite Primario
3.74 Actas de Liquidacion
3.81 Actas de Recibo
3.83 Actas de Reunion
20 COMPRAS
20.2 Compras de Bienes y Servicios 2 8 X X
Esta serie tiene valores fiscales y
contables. A los documentos se les
aplica el proceso de Digitalización
según lo establecido en el Estatuto
Tributario con el Artículo 771-1,
Ley 6 de 1992 (Art.74) y la Circular
Externa 005 de 2012-AGN. Se
establece su eliminación una vez
cumplido sus valores
Administrativos y Contables, en
cumplimiento con la Ley 962 de
2005 (Art. 28), se deja en Acta
firmada por el Presidente y Jefe
de Archivo del Comité de Archivo, 25 CONTROLES
25.42Control Novedades de Activos
(Entregas y/o Traslados)2 X
Esta subserie hace referencia a
una herramienta metodológica de
trabajo en el seguimiento a la
gestión. Se elimina despues de su
tiempo de retencion en el archivo
de gestion.
31 ENTRES DE CONTROL
31.1Requerimientos Entes de
Control y Vigilancia1 4 X X
*Requerimiento
*Pliego de cargos
A los documentos se les aplica el
proceso de Digitalización según lo
establecido la Circular Externa 005
de 2012-AGN. En la Eliminación se
deja en Acta firmada por el
Presidente y Jefe de Archivo del
Comité de Archivo, según lo
establece el Acuerdo 039-2002 del
AGN-Archivo General de la Nación.
Serie documental de valor
Administrativo y Fiscal, al perder
sus valores primarios se digitaliza
y se elimina dejando un Acta del
Comité de Archivo.
1 4 X X
TRD - TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
HOJA ___ 1___ DE ___3_____
CODIGO SERIE Y SUBSERIENOMBRE SERIE,
SUBSERIE/TIPOLOGiA
AÑOS DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL OBSERVACIONES
*Respuesta
38 INFORMES
38.48 Informes de Interventoria 1 19 X X
*Carta Remisoria
*Informe
*Soporte Ejecucion del Contrato
48PETICIONES, QUEJAS,
RECLAMOS Y SUGERENCIAS
48.1 Derechos de Peticion 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.2 Quejas 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.3 Reclamos 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.4 Sugerencias 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
58 PROVEEDORES
58.3 Inscripcion de Proveedores 1 X
Lista de chequeo
Formulario inscripción de Proveedores
Rut
Cámara de Comercio (cuando aplique)
Cédula representante legal
Hoja de vida
Documento de presentación de
productos o servicios
Referencias comercialesCertificado de distribución
exclusiva o de representación
Soporte de pagos parafiscales
Certificaciones de calidad
Formulario de pago electronico
Certificación bancaria
Calificación de ingreso
Evaluación de proveedores
Notifiación resultado de evaluacion
Novedades
65 SISTEMAS DE GESTION
65.2 Sistema de Gestion de Calidad 2 8 X X
*Formato Informe de Actividades
*Formato Lista Maestra de
Documentos Externos*Formato Lista Maestra de
Documentos Externos
*Listado Maestro de Registros
*Formato de Medicion de Politica
Serie documental de valor
Administrativo, al perder sus
valores primarios se digitaliza y se
elimina dejando un Acta del
Comité de Archivo.
Esta subserie hace referencia a
una herramienta metodológica de
trabajo en el seguimiento a la
gestión. No tiene valores
secundarios por lo que se procede
a eliminar.
Documentos electronicos en el
Aplicativo Eureka, se eliminan
despues de dar respuesta a las
PQRS.
Documentos con valor Jurídico,
Legal y Administrativo, que no
desarrolla valores secundarios, se
establece digitalizar y eliminar.
En la Eliminación se deja en Acta
del Comité de Archivo, según lo
establece el Acuerdo 039-2002 del
Serie documental de valor
Administrativo y Fiscal, al perder
sus valores primarios se digitaliza
y se elimina dejando un Acta del
Comité de Archivo.
Elaboró: CONVENCIONES
Revisó: CT: Conservación Total
Aprobó: E: Eliminación Firma:
D: Digitalización Nombre:
S: Selección Cargo:
RESPONSABLE DEL PROCESO
YURI CAMARGO
GERENTE
CÓDIGO DE SERIE SERIE CODIGO SUBSERIE/TIPOLOGiA UNIDAD
3 ACTAS 3.76 Actas de Mesas de Trabajo Contabilidad
15.2Certificados de Ingresos y
Retenciones (Digital)Contabilidad
15.6 Certificados Retefuente (Digital) Contabilidad
15.7 Certificados Reteiva (Digital) Contabilidad
21.1 Comprobantes Ajustes Contables Contabilidad
21.2Comprobantes de Ajustes Notas
Contables Contabilidad
21.3Comprobantes de
Causacion(Digital)Contabilidad
21.5 Comprobantes de Ingreso Contabilidad
21.6Comprobantes de Legalizacion
de AvancesContabilidad
21.7Comprobantes de Legalizacion
de Caja MenorContabilidad
21.8 Comprobantes de Notas a Bancos Contabilidad
21.9 Comprobantes de Notas a Cajas Contabilidad
22.1 Conciliaciones Bancarias Contabilidad
22.2 Conciliaciones a Cajas(Digital) Contabilidad
22.3Conciliaciones de Cuentas por
PagarContabilidad
25 CONTROLES 25.22 Control de Recibos de Caja Contabilidad
29.1
Declaracion de Contribucion
Parafiscal para la Promocion del
Turismo
Contabilidad
22 CONCILIACIONES
29DECLARACIONES DE
IMPUESTOS
15 CERTIFICACIONES
21 COMPROBANTES
CCD-CUADROS DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
29.2Declaracion de Impuesto de
Industria y ComercioContabilidad
29.3 Declaracion de Impuesto Predial Contabilidad
29.4
Declaracion de Impuestos
Municipales y Departamentales
de Vehiculos
Contabilidad
29.5Declaracion de Impuesto SAYCO
y ASIMPROContabilidad
29.6 Declaracion de IVA Contabilidad
29.7Declaracion de Renta y
ComplementariosContabilidad
29.8 Declaracion de Retefuente Contabilidad
29.9Declaracion de Impuesto a la
RiquezaContabilidad
29.10Declaracion Impuestos al
ConsumoContabilidad
29.11Declaracion Retencion ICAS
MunicipalesContabilidad
34 FACTURACION 34.2 Resoluciones de Facturacion Contabilidad
38.3Informes a la DIAN en Medios
MagneticosContabilidad
38.37Informes de Estados Financieros
y Conformacion de CuentaContabilidad
38.61 Informes Estadisticos Contabilidad
39 IMPUESTOS 39.1 Compensacion de Impuestos Contabilidad
41 LIBROS 41.2 Libro de Inventarios Contabilidad
41.5 Libros Diarios Contabilidad
41.6 Libros Mayor y Balances Contabilidad
41.7 Libros Oficiales Contabilidad
60 REGISTROS 60.31 Registro Unico Tributario (RUT) Contabilidad
29DECLARACIONES DE
IMPUESTOS
38 INFORMES
CÓDIGO: SO-GDO-F008
VERSIÓN: N° 04
2017
OFICINA PRODUCTORA: UNIDAD DE CONTABILIDAD CODIGO: 11110
UBICACIÓN ESTRUCTURA
ORGANICA: UNIDAD DE GESTION FINANCIERA CODIGO: 11100
Archivo GestiónArchivo
CentralC.T E D S
3 ACTAS
3.18 Actas de Capacitacion
3.50 Actas de Comite Primario
3.76Actas de Mesas de
Trabajo
15 CERTIFICADOS
15.2Certificados de Ingresos y
Retenciones (Digital)
15.6Certificados Retefuente
(Digital)
15.7Certificados Reteiva
(Digital)
21 COMPROBANTES
21.1Comprobantes Ajustes
Contables
21.2Comprobantes de Ajustes
Notas Contables
21.3Comprobantes de
Causacion(Digital)
21.5 Comprobantes de Ingreso
21.6Comprobantes de
Legalizacion de Avances
21.7
Comprobantes de
Legalizacion de Caja
Menor
21.8Comprobantes de Notas a
Bancos
Esta serie tiene valores
contables. A los documentos se
les aplica el proceso de
Digitalización según lo
establecido en el Estatuto
Tributario con el Artículo 771-1,
Ley 6 de 1992 (Art.74) y la
Circular Externa 005 de 2012-
AGN. Se establece su
eliminación una vez cumplido
sus valores Administrativos y
Contables, en cumplimiento con
la Ley 962 de 2005 (Art. 28), se
deja en Acta firmada por el
Presidente y Jefe de Archivo del
Comité de Archivo, según lo
establece el Acuerdo 039-2002
del AGN-Archivo General de la
Nación. Codigo del Comercio
Art. 60 y Estatuto Organico del
Sistema Financiero Art. 96
2 8 X X
2 X
Esta subserie hace referencia a
una herramienta metodológica
de trabajo en el seguimiento a
la gestión. No tiene valores
secundarios por lo que se
procede a eliminar.
1 4 X X
TRD - TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
HOJA ___ 1___ DE ___5_____
CODIGO SUBSERIENOMBRE
SUBSERIE/TIPOLOGiA
AÑOS DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
OBSERVACIONES
A los documentos se les aplica el
proceso de Digitalización según
lo establecido la Circular
Externa 005 de 2012-AGN. En la
Eliminación se deja en Acta
firmada por el Presidente y Jefe
21.9Comprobantes de Notas a
Cajas
22 CONCILIACIONES
22.1 Conciliaciones Bancarias
22.2Conciliaciones a Cajas
(Digital)
22.3Conciliaciones de
Cuentas por Pagar
31 ENTRES DE CONTROL
31.1Requerimientos Entes de
Control y Vigilancia1 4 X X
*Requerimiento
*Pliego de cargos
*Respuesta
25 CONTROLES
25.22Control de Recibos de
Caja2 X
Esta subserie hace referencia a
una herramienta metodológica
de trabajo en el seguimiento a
la gestión. No tiene valores
secundarios por lo que se
29DECLARACIONES DE
IMPUESTOS
29.1
Declaracion de
Contribucion Parafiscal
para la Promocion del
Turismo
29.2Declaracion de Impuesto
de Industria y Comercio
29.3Declaracion de Impuesto
Predial
29.4
Declaracion de Impuestos
Municipales y
Departamentales de
Vehiculos
29.5Declaracion de Impuesto
SAYCO y ASIMPRO
29.6 Declaracion de IVA
29.7Declaracion de Renta y
Complementarios
29.8Declaracion de
Retefuente
Esta serie tiene valores
contables. A los documentos se
les aplica el proceso de
Digitalización según lo
establecido en el Estatuto
Tributario con el Artículo 771-1,
Ley 6 de 1992 (Art.74) y la
Circular Externa 005 de 2012-
AGN. Se establece su
eliminación una vez cumplido
sus valores Administrativos y
Contables, en cumplimiento con
la Ley 962 de 2005 (Art. 28), se
deja en Acta firmada por el
Presidente y Jefe de Archivo del
Comité de Archivo, según lo
establece el Acuerdo 039-2002
del AGN-Archivo General de la
Nación. Codigo del Comercio
Art. 60 y Estatuto Organico del
Sistema Financiero Art. 96
2 8 X X
Serie documental de valor
Administrativo y Fiscal, al
perder sus valores primarios se
digitaliza y se elimina dejando
un Acta del Comité de Archivo.
Esta serie tiene valores
contables. A los documentos se
les aplica el proceso de
Digitalización según lo
establecido en el Estatuto
Tributario con el Artículo 771-1,
Ley 6 de 1992 (Art.74) y la
Circular Externa 005 de 2012-
AGN. Se establece su
eliminación una vez cumplido
sus valores Administrativos y
Contables, en cumplimiento con
la Ley 962 de 2005 (Art. 28), se
deja en Acta firmada por el
Presidente y Jefe de Archivo del
Comité de Archivo, según lo
establece el Acuerdo 039-2002
del AGN-Archivo General de la
Nación. Codigo del Comercio
Art. 60 y Estatuto Organico del
Sistema Financiero Art. 96
2 8 X X
Esta serie tiene valores
contables. A los documentos se
les aplica el proceso de
Digitalización según lo
establecido en el Estatuto
Tributario con el Artículo 771-1,
Ley 6 de 1992 (Art.74) y la
Circular Externa 005 de 2012-
2 8 X X
29.9Declaracion de Impuesto
a la Riqueza
29.10Declaracion Impuestos al
Consumo
29.11Declaracion Retencion
ICAS Municipales
34 FACTURACION
34.2Resoluciones de
Facturacion2 8 X X
Esta serie tiene valores
contables. A los documentos se
les aplica el proceso de
Digitalización según lo
establecido en el Estatuto
Tributario con el Artículo 771-1,
Ley 6 de 1992 (Art.74) y la
Circular Externa 005 de 2012-
AGN. Se establece su
eliminación una vez cumplido
sus valores Administrativos y
Contables, en cumplimiento con
la Ley 962 de 2005 (Art. 28), se
deja en Acta firmada por el
Presidente y Jefe de Archivo del
Comité de Archivo, según lo
establece el Acuerdo 039-2002
del AGN-Archivo General de la
Nación. Codigo del Comercio
Art. 60 y Estatuto Organico del
Sistema Financiero Art. 96
38 INFORMES
38.3Informes a la DIAN en
Medios Magneticos
38.37
Informes de Estados
Financieros y
Conformacion de Cuenta
38.61 Informes Estadisticos
38.48 Informes de Interventoria 1 9 X X
*Carta Remisoria
*Informe
*Soporte Ejecucion del
Contrato
39 IMPUESTOS
Documentos con valor Jurídico,
Legal y Administrativo, que no
desarrolla valores secundarios,
se establece digitalizar y
eliminar. En la Eliminación se
deja en Acta del Comité de
Archivo, según lo establece el
Esta serie tiene valores
contables. A los documentos se
les aplica el proceso de
Digitalización según lo
establecido en el Estatuto
Tributario con el Artículo 771-1,
Ley 6 de 1992 (Art.74) y la
Circular Externa 005 de 2012-
AGN. Se establece su
eliminación una vez cumplido
sus valores Administrativos y
Contables, en cumplimiento con
la Ley 962 de 2005 (Art. 28), se
deja en Acta firmada por el
Presidente y Jefe de Archivo del
Comité de Archivo, según lo
establece el Acuerdo 039-2002
del AGN-Archivo General de la
Nación. Codigo del Comercio
Art. 60 y Estatuto Organico del
Sistema Financiero Art. 96
2 8 X X
Esta serie tiene valores
contables. A los documentos se
les aplica el proceso de
Digitalización según lo
establecido en el Estatuto
Tributario con el Artículo 771-1,
Ley 6 de 1992 (Art.74) y la
Circular Externa 005 de 2012-
2 8 X X
39.1Compensacion de
Impuestos2 8 X X
Esta serie tiene valores
contables. A los documentos se
les aplica el proceso de
Digitalización según lo
establecido en el Estatuto
Tributario con el Artículo 771-1,
Ley 6 de 1992 (Art.74) y la
Circular Externa 005 de 2012-
AGN. Se establece su
eliminación una vez cumplido
sus valores Administrativos y
Contables, en cumplimiento con
la Ley 962 de 2005 (Art. 28), se
deja en Acta firmada por el
Presidente y Jefe de Archivo del
Comité de Archivo, según lo
establece el Acuerdo 039-2002
del AGN-Archivo General de la
Nación. Codigo del Comercio
Art. 60 y Estatuto Organico del
Sistema Financiero Art. 96
41 LIBROS
41.2 Libro de Inventarios
41.5 Libros Diarios
41.6 Libros Mayor y Balances
41.7 Libros Oficiales
48
PETICIONES, QUEJAS,
RECLAMOS Y
SUGERENCIAS
48.1 Derechos de Peticion 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.2 Quejas 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.3 Reclamos 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.4 Sugerencias 1 2 X
Esta subserie hace referencia a
los Estados Financieros, hechos
y operaciones que afectan la
situación financiera de la
entidad de acuerdo al Código de
Comercio (Art. 59 y 60). Esta
serie tiene valores fiscales y
contables, se establece su
2 8 X X
Documentos electronicos en el
Aplicativo Eureka, se eliminan
despues de dar respuesta a las
PQRS.
*Solicitud
*Respuesta
60 REGISTROS
60.31Registro Unico Tributario
(RUT)2 3 X X
Esta serie tiene valores
contables y fiscales, ademas
forma parte de la
Documentacion Legal de la
entidad. A los documentos se les
aplica el proceso de
Digitalización según lo
establecido en el Estatuto
Tributario con el Artículo 771-1,
Ley 6 de 1992 (Art.74) y la
Circular Externa 005 de 2012-
AGN. Se establece su
Conservacion Total.
65 SISTEMAS DE GESTION
65.2Sistema de Gestion de
Calidad2 8 X X
*Formato Informe de
Actividades
*Formato Lista Maestra de
Documentos Externos
*Formato Lista Maestra de
Documentos Externos
*Listado Maestro de
Registros
*Formato de Medicion de
Politica y Calidad
Elaboró: CONVENCIONES
Revisó: CT: Conservación Total
Aprobó: E: Eliminación Firma:
D: Digitalización Nombre:
S: Selección Cargo:
RESPONSABLE DEL PROCESO
Jeimith Alexandra Torres
Gerente Unidad de Contabilidad
Serie documental de valor
Administrativo, al perder sus
valores primarios se digitaliza y
se elimina dejando un Acta del
Comité de Archivo.
Documentos electronicos en el
Aplicativo Eureka, se eliminan
despues de dar respuesta a las
PQRS.
CÓDIGO DE SERIE SERIE CODIGO SUBSERIE/TIPOLOGiA UNIDAD
3.15 Actas de Baja de Cartera Control Financiero y Presupuestal
3.18 Actas de Capacitacion Control Financiero y Presupuestal
3.43 Actas de Comite Financiero Control Financiero y Presupuestal
3.50 Actas de Comite Primario Control Financiero y Presupuestal
18.1 Cobro de Cartera Control Financiero y Presupuestal
*Seven (Digital)
*Carta Gestion de cobro 1ª
31.1Requerimientos Entes de
Control y VigilanciaControl Financiero y Presupuestal
*Requerimiento
*Pliego de cargos
*Respuesta
34.1 Anulacion de Facturas Control Financiero y Presupuestal
*Memorando de Anulacion
*Cierre Anulacion Facturas
*Relacion de Facturas Anuladas
38.11Informes Contables, Financieros
y de Actividades Control Financiero y Presupuestal
38.44 Informes de Gestion Trimestral Control Financiero y Presupuestal
*Carta Remisoria
*Informe
*Carta de Presentacion
38 INFORMES
34 FACTURACION
3 ACTAS
18 COBROS
31ENTES DE CONTROL Y
VIGILANCIA
CCD-CUADROS DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
*Analisis de la Ejecución del
Trimestre
*Ejecucion de la Informacion
Financiera del Trimestre
38.48 Informes de Interventoria Control Financiero y Presupuestal
*Carta Remisoria
*Informe
*Soporte Ejecucion del Contrato
38.50Informes de Limite Maximo de
InversionesControl Financiero y Presupuestal
38.54Informes de Presupuesto,
Ingresos y EgresoControl Financiero y Presupuestal
38.67Informes Modificacion de
Presupuesto Ingresos y EgresosControl Financiero y Presupuestal
*Informe (Digital)
*Solicitud (Digital)
38.68
Informes Modificacion de
Presupuesto Limite Maximo de
Inversiones
Control Financiero y Presupuestal
47.1 Aplicacion de Pagos Control Financiero y Presupuestal
*Soportes de Pagos Electronicos
*Recibos de Caja
*Cuaderno Control
48.1 Derechos de Peticion Control Financiero y Presupuestal
*Solicitud
*Respuesta
48.2 Quejas Control Financiero y Presupuestal
*Solicitud
*Respuesta
48PETICIONES, QUEJAS,
RECLAMOS Y SUGERENCIAS
PAGOS
38 INFORMES
47
48.3 Reclamos Control Financiero y Presupuestal
*Solicitud
*Respuesta
48.4 Sugerencias Control Financiero y Presupuestal
*Solicitud
*Respuesta
65.2 Sistema de Gestion de Calidad Control Financiero y Presupuestal
*Formato Informe de Actividades
*Formato Lista Maestra de
Documentos Externos
*Formato Lista Maestra de
Documentos Externos
*Listado Maestro de Registros
*Formato de Medicion de Politica
y Calidad
65SISTEMAS
DE GESTION
48PETICIONES, QUEJAS,
RECLAMOS Y SUGERENCIAS
CÓDIGO: SO-GDO-F008 VERSIÓN:
N° 04
2017
OFICINA PRODUCTORA: UNIDAD DE CONTROL FINANCIERO Y PRESPUESTALCODIGO: 11112
UBICACIÓN ESTRUCTURA
ORGANICA: UNIDAD DE GESTION FINANCIERA CODIGO: 11100
Archivo
Gestión
Archivo
CentralC.T E D S
3 ACTAS
3.15 Actas de Baja de Cartera
3.18 Actas de Capacitacion
3.43 Actas de Comite Financiero
3.50 Actas de Comite Primario
18 COBROS
18.1 Cobro de Cartera 2 3 X
*Seven (Digital)
*Carta Gestion de Cobro 1ª
31 ENTRES DE CONTROL
31.1Requerimientos Entes de
Control y Vigilancia1 4 X X
*Requerimiento
*Pliego de cargos
*Respuesta
34.1 Anulacion de Facturas 2 8 X X
*Memorando de Anulacion
*Cierre Anulacion Facturas
*Relacion de Facturas Anuladas
38 INFORMES
38.11Informes Contables,
Financieros y de Actividades
38.44 Informes de Gestion Trimestral
Documentos con valor Contable y
Administrativo, que no desarrolla
valores secundarios, se establece
digitalizar y eliminar. En la
Eliminación se deja en Acta del
Comité de Archivo, según lo
establece el Acuerdo 039-2002 del
AGN-Archivo General de la Nación.
2 8 X X
A los documentos se les aplica el
proceso de Digitalización según lo
establecido en la Circular Externa 005
de 2012-AGN. Se establece su
eliminación una vez cumplido sus
valores Administrativos y Contables,
Serie documental de valor
Administrativo y Fiscal, al perder sus
valores primarios se digitaliza y se
elimina dejando un Acta del Comité
de Archivo.
A los documentos se les aplica el
proceso de Digitalización según lo
establecido la Circular Externa 005 de
2012-AGN. En la Eliminación se deja
1 4 X X
TRD - TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
HOJA ___ 1___ DE ___3_____
CODIGO SUBSERIE NOMBRE SUBSERIE/TIPOLOGiA
AÑOS DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
OBSERVACIONES
A los documentos se les aplica el
proceso de Digitalización según lo
establecido la Circular Externa 005 de
2012-AGN. En la Eliminación se deja
en Acta firmada por el Presidente y
*Carta Remisoria
*Informe
*Carta de Presentacion
*Analisis de la Ejecución del
Trimestre
*Ejecucion de la Informacion
Financiera del Trimestre
38.48 Informes de Interventoria 1 19 X X
*Carta Remisoria
*Informe
*Soporte Ejecucion del Contrato
38.50Informes de Limite Maximo de
Inversiones
38.54Informes de Presupuesto,
Ingresos y Egreso
38.67Informes Modificacion de
Presupuesto Ingresos y Egresos
*Informe (Digital)
*Solicitud (Digital)
38.68
Informes Modificacion de
Presupuesto Limite Maximo de
Inversiones
2 8 X X
47 PAGOS
47.1 Aplicacion de Pagos 2 8 X X
*Soportes de Pagos Electronicos
*Recibos de Caja
*Cuaderno Control
48PETICIONES, QUEJAS,
RECLAMOS Y SUGERENCIAS
48.1 Derechos de Peticion 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.2 Quejas 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.3 Reclamos 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
Documentos electronicos en el
Aplicativo Eureka, se eliminan
despues de dar respuesta a las PQRS.
Documentos con valor Contable y
Administrativo, que no desarrolla
valores secundarios, se establece
digitalizar y eliminar. En la
Eliminación se deja en Acta del
Comité de Archivo, según lo
Documentos con valor Contable y
Administrativo, que no desarrolla
valores secundarios, se establece
digitalizar y eliminar. En la
Eliminación se deja en Acta del
Comité de Archivo, según lo
establece el Acuerdo 039-2002 del
AGN-Archivo General de la Nación.
2 8 X X
Documentos con valor Jurídico, Legal
y Administrativo, que no desarrolla
valores secundarios, se establece
digitalizar y eliminar. En la
Eliminación se deja en Acta del
Comité de Archivo, según lo
Documentos con valor Contable y
Administrativo, que no desarrolla
valores secundarios, se establece
digitalizar y eliminar. En la
Eliminación se deja en Acta del
Comité de Archivo, según lo
establece el Acuerdo 039-2002 del
AGN-Archivo General de la Nación.
48.4 Sugerencias 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
65 SISTEMAS DE GESTION
65.2 Sistema de Gestion de Calidad 2 8 X X
*Formato Informe de Actividades
*Formato Lista Maestra de
Documentos Externos
*Formato Lista Maestra de
Documentos Externos
*Listado Maestro de Registros
*Formato de Medicion de
Politica y Calidad
Elaboró: CONVENCIONES
Revisó: CT: Conservación Total
Aprobó: E: Eliminación Firma:
D: Digitalización Nombre:
S: Selección Cargo:
RESPONSABLE DEL PROCESO
Yorley Amparo Figueredo
Gerente Unidad de Control Financiero Y Presupuestal
Documentos electronicos en el
Aplicativo Eureka, se eliminan
despues de dar respuesta a las PQRS.
Serie documental de valor
Administrativo, al perder sus valores
primarios se digitaliza y se elimina
dejando un Acta del Comité de
Archivo.
CÓDIGO DE SERIE SERIE CODIGO SUBSERIE/TIPOLOGiA UNIDAD
3.18 Actas de Capacitacion Tesoreria
3.50 Actas de Comite Primario Tesoreria
3.61 Actas de Entrega de Cargo Tesoreria
3.63 Actas de Entrega de Puestos y Recepcion Tesoreria
3.69 Actas de Funciones Tesoreria
10.1 Bancos Tesoreria
*Solicitudes de Apertura
*Registro de Firmas
13.1 Caja Registradora Tesoreria
*Cintas de Caja Registradora
14.1 Cartera Vencida Tesoreria
14.2 Cruce Cuentas con Gestion Humana Tesoreria
14.3 Gestion de Cobro Tesoreria
21.4 Comprobantes de Egreso Tesoreria
21.5 Comprobantes de Ingreso Tesoreria
25.3 Control de Anulacion de Comprobantes Tesoreria
25.4 Control de Arqueo Tesoreria
25.6 Control de Cheques Enviados a Marketing Tesoreria
25 CONTROLES
21 COMPROBANTES
3 ACTAS
10 BANCOS
CCD-CUADROS DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
13 CAJA
14 CARTERA
25.7 Control de Cheques Enviados a Municipios Tesoreria
25.8 Control de Devolucion de Ordenes de Pago Tesoreria
25.9 Control de Entrega de Avances Tesoreria
25.10 Control de Entrega de Cheques Tesoreria
25.11Control de Entrega Documentos para
RegistroTesoreria
25.24 Control de Revision de Autorizaciones Tesoreria
25.27 Control de Servicios Publicos Tesoreria
25.28 Control de Soportes Tesoreria
25.29 Control de Validacion de Saldos Diarios Tesoreria
25.54 Controles de Arqueo Diario Tesoreria
27.1 Embargos Tesoreria
27.2 Libranzas UEN Credito Social Tesoreria
31.1Requerimientos Entes de Control y
VigilanciaTesoreria
*Requerimiento
*Pliego de cargos
*Respuesta
34.3 Facturacion Tesoreria
*Soportes de Facturacion de Pedido34 FACTURACION
25 CONTROLES
27 CREDITOS
31ENTES DE CONTROL Y
VIGILANCIA
38.26 Informes de Ejecucion de Inversiones Tesoreria
*Carta Remisoria
*Informe
38.43 Informes de Gestion Financiera Tesoreria
*Carta Remisoria
*Informe
38.48 Informes de Interventoria Tesoreria
*Carta Remisoria
*Informe
*Soporte Ejecucion del Contrato
45 NOTAS 45.1 Notas Contables Tesoreria
47.2 Ordenes de Pago Persona Juridica Tesoreria
*Factura
*Liquidacion de Compra de Mercancia
47.3 Ordenes de Pago Persona Natural Tesoreria
*Documento Equivalente
*Cuenta de Cobro
*Seguridad Social
48.1 Derechos de Peticion Tesoreria
*Solicitud
*Respuesta
48.2 Quejas Tesoreria
*Solicitud
*Respuesta
48.3 Reclamos Tesoreria
*Solicitud
*Respuesta
48.4 Sugerencias Tesoreria
*Solicitud
48
PETICIONES, QUEJAS,
RECLAMOS Y
SUGERENCIAS
47 ORDENES
38 INFORMES
*Respuesta
49.6 Planeacion de Actividades Pedagogicas Tesoreria
49.7 Planeacion Pedagogica Tesoreria
*Bitacora Elaboracion del Proyecto
Pedagogico del Aula
*Proyecto Pedagogico de Aula
*Banco Recursos Locativos
58 PROVEEDORES 58.2 Cruces de Proveedores Tesoreria
60 REGISTROS 60.16 Registros de Inversiones Tesoreria
61.3 Reportes Pago de Cuotas Monetarias Tesoreria
61.4 Reportes Pago de Nomina Tesoreria
65.2 Sistema de Gestion de Calidad Tesoreria
*Formato Informe de Actividades
*Formato Lista Maestra de Documentos
Externos
*Formato Lista Maestra de Documentos
Externos
*Listado Maestro de Registros
*Formato de Medicion de Politica y Calidad
65 SISTEMAS DE GESTION
49 PLANEACIONES
61 REPORTES
48
PETICIONES, QUEJAS,
RECLAMOS Y
SUGERENCIAS
CÓDIGO: SO-GDO-F008
VERSIÓN: N° 04
2017
OFICINA UNIDAD DE TESORERIA CODIGO: 11111
UBICACIÓN
ESTRUCTURA UNIDAD DE GESTION FINANCIERA CODIGO: 11100
Archivo GestiónArchivo
CentralC.T E D S
3 ACTAS
3.18 Actas de Capacitacion
3.50 Actas de Comite Primario
3.61 Actas de Entrega de Cargo
3.63Actas de Entrega de Puestos y
Recepcion
3.69 Actas de Funciones
10 BANCOS
10.1 Bancos 2 8 X X
*Solicitudes de Apertura
*Registro de Firmas
13.1 Caja Registradora 2 8 X X
*Cintas de Caja Registradora
14 CARTERA
14.1 Cartera Vencida
14.2Cruce Cuentas con Gestion
Humana
14.3 Gestion de Cobro
21 COMPROBANTES
21.4 Comprobantes de Egreso
21.5 Comprobantes de Ingreso
25 CONTROLES
25.3 Control de Anulacion de
Comprobantes
25.4 Control de Arqueo
Esta subserie hace
referencia a una
herramienta metodológica
de trabajo en el
seguimiento a la gestión.
No tiene valores
secundarios por lo que se
procede a eliminar.
2 X
Esta serie tiene valores
contables. A los
documentos se les aplica el
proceso de Digitalización
según lo establecido en el
2 8 X X
Esta serie tiene valores
contables. A los
documentos se les aplica el
proceso de Digitalización
2 8 X X
Esta serie tiene valores
contables. A los
documentos se les aplica el
proceso de Digitalización
según lo establecido en el
Estatuto Tributario con el
1 4 X X
TRD - TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
HOJA ___ 1___ DE ___5_____
CODIGO SUBSERIE NOMBRE SUBSERIE/TIPOLOGiA
AÑOS DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
OBSERVACIONES
A los documentos se les
aplica el proceso de
Digitalización según lo
establecido la Circular
Externa 005 de 2012-AGN.
En la Eliminación se deja en
Acta firmada por el
Presidente y Jefe de
Archivo del Comité de
Archivo, según lo establece
25.6Control de Cheques Enviados a
Aportes y cuota monetaria
25.7Control de Cheques Enviados a
Municipios
25.8Control de Devolucion de
Ordenes de Pago
25.9 Control de Entrega de Avances
25.10 Control de Entrega de Cheques
25.11Control de Entrega Documentos
para Registro
25.24Control de Revision de
Autorizaciones
25.27 Control de Servicios Publicos
25.28 Control de Soportes
25.29Control de Validacion de Saldos
Diarios
25.54 Controles de Arqueo Diario
27 CREDITOS
27.1 Embargos
27.2 Libranzas UEN Credito Social
31 ENTRES DE CONTROL
31.1Requerimientos Entes de
Control y Vigilancia1 4 X X
*Requerimiento
*Pliego de cargos
*Respuesta
Serie documental de valor
Administrativo y Fiscal, al
perder sus valores primarios
se digitaliza y se elimina
dejando un Acta del Comité
de Archivo.
Esta subserie hace
referencia a una
herramienta metodológica
de trabajo en el
seguimiento a la gestión.
No tiene valores
secundarios por lo que se
procede a eliminar.
2 8 X X
Esta serie tiene valores
contables. A los
documentos se les aplica el
proceso de Digitalización
según lo establecido en el
Estatuto Tributario con el
Artículo 771-1, Ley 6 de
1992 (Art.74) y la Circular
Externa 005 de 2012-AGN.
Se establece su eliminación
una vez cumplido sus
valores Administrativos y
Contables, en cumplimiento
2 X
34 FACTURACION
34.3 Facturacion 2 8 X X
*Soportes de Facturacion de
Pedido
38 INFORMES
38.26Informes de Ejecucion de
Inversiones2 8 X X
*Carta Remisoria
*Informe
38.43 Informes de Gestion Financiera 2 8 X X
*Carta Remisoria
*Informe
38.48 Informes de Interventoria 1 9 X X
*Carta Remisoria
*Informe
*Soporte Ejecucion del Contrato
45 NOTAS
Documentos con valor
Jurídico, Legal y
Administrativo, que no
desarrolla valores
secundarios, se establece
digitalizar y eliminar. En
Esta serie tiene valores
contables. A los
documentos se les aplica el
proceso de Digitalización
según lo establecido en el
Estatuto Tributario con el
Artículo 771-1, Ley 6 de
1992 (Art.74) y la Circular
Externa 005 de 2012-AGN.
Se establece su eliminación
Esta serie tiene valores
contables. A los
documentos se les aplica el
proceso de Digitalización
según lo establecido en el
Estatuto Tributario con el
Artículo 771-1, Ley 6 de
1992 (Art.74) y la Circular
Externa 005 de 2012-AGN.
45.1 Notas Contables 2 8 X X
Esta serie tiene valores
contables. A los
documentos se les aplica el
proceso de Digitalización
según lo establecido en el
Estatuto Tributario con el
Artículo 771-1, Ley 6 de
1992 (Art.74) y la Circular
Externa 005 de 2012-AGN.
Se establece su eliminación
una vez cumplido sus
valores Administrativos y
Contables, en cumplimiento
con la Ley 962 de 2005 (Art.
28), se deja en Acta
firmada por el Presidente y
Jefe de Archivo del Comité
de Archivo, según lo
establece el Acuerdo 039-
2002 del AGN-ArEsta serie
tiene valores contables. A
los documentos se les aplica
el proceso de Digitalización
según lo establecido en el
Estatuto Tributario con el
47 PAGOS
47.2Ordenes de Pago Persona
Juridica2 8 X X
*Factura
*Liquidacion de Compra de
Mercancia
47.3Ordenes de Pago Persona
Natural2 8 X X
*Documento Equivalente
*Cuenta de Cobro
*Seguridad Social
48PETICIONES, QUEJAS,
RECLAMOS Y SUGERENCIAS
48.1 Derechos de Peticion 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.2 Quejas 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
48.3 Reclamos 1 2 X
*Solicitud
Documentos electronicos en
el Aplicativo Eureka, se
eliminan despues de dar
respuesta a las PQRS.
Esta serie tiene valores
contables. A los
documentos se les aplica el
proceso de Digitalización
según lo establecido en el
Estatuto Tributario con el
Artículo 771-1, Ley 6 de
1992 (Art.74) y la Circular
Externa 005 de 2012-AGN.
Se establece su eliminación
una vez cumplido sus
*Respuesta
48.4 Sugerencias 1 2 X
*Solicitud
*Respuesta
60 REGISTROS
60.16 Registros de Inversiones 2 X
Esta subserie hace
referencia a una
herramienta metodológica
de trabajo en el
seguimiento a la gestión.
No tiene valores
secundarios por lo que se
procede a eliminar.
61 REPORTES
61.3Reportes Pago de Cuotas
Monetarias
61.4 Reportes Pago de Nomina
65 SISTEMAS DE GESTION
65.2 Sistema de Gestion de Calidad 2 8 X X
*Formato Informe de Actividades
*Formato Lista Maestra de
Documentos Externos
*Formato Lista Maestra de
Documentos Externos
*Listado Maestro de Registros
*Formato de Medicion de Politica
y Calidad
Elaboró: CONVENCIONES
Revisó: CT: Conservación Total
Aprobó: E: Eliminación Firma:
D: Digitalización Nombre:
S: Selección Cargo: Gerente USE TESORERIA
Esta subserie hace
referencia a una
herramienta metodológica
de trabajo en el
Serie documental de valor
Administrativo, al perder
sus valores primarios se
digitaliza y se elimina
dejando un Acta del Comité
de Archivo.
2 X
RESPONSABLE DEL PROCESO
OLGA LUCIA SANMIGUEL
Documentos electronicos en
el Aplicativo Eureka, se
eliminan despues de dar
respuesta a las PQRS.