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UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA
OFICINA NACIONAL DE CONTROL INTERNO
DIAGNOSTICO DE INDICADORES DE GESTiÓN
EN LA UNIVERSIDAD NACIONAL
Versión Final
Elaboro:
Paula Ortega - Asesora ONCI
Mariana Ortiz - Contratista Proyecto índice de efectividad
Revisó:
Maria Inés Granados Urrea
Jefe ONCI
~~ Bogotá, marzo de 2011
I Código: U-FT-14.001.001.002~ • UNIVERSIDAD , NACIONAL
INFORME DE EVALUACiÓNVersión: 0.0
~.n 11.: DE COLOMBIAPágina 2 de 32
PROCESO: Evaluación
ICÓDIGO: 001ISUBPROCESO: Evaluación
Tabla de Contenido
1 Introducción 3
2 Objetivo general 3
2.1 Objetivos especfficos 4
3 Marco teórico 4
3.1 Indicadores de Gestión 4
3.2 Indice de Efectividad para la evaluación independiente del Sistema de Mejor Gestiónde la Universidad Nacional.. 7
4 Metodologfa 7
5 Resultados 9
5.1 Indicadores de Gestión de la Oficina Nacional de Planeación - ONP 10
5.2 Indicadores de efectividad del Sistema de Mejor Gestión - UN-SIMEGE. 13
5.3 Indicadores por Proceso 16
5.4 Sistema de Indicadores de Planeación Operativa - SIPlO 22
6 Conclusiones y Recomendaciones 24
7 Bibliograffa 26
8 Anexos 27
Oficina Nacional de Lontrollnterno -ONCI
Versión Final - Diagnóstico de Indicadores de Gestión en la Universidad NacionalU-FT-14.001.001.002 - Versión 0.0
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DIAGNOSTICO DE INDICADORES DE GESTiÓN EN LA UNIVERSIDAD NACIONAL
Versión Final
1 Introducción
La Universidad Nacional de Colombia, en su Sistema de Mejor Gestión (en adelante UN-SIMEGE),integra principalmente el Sistema de Gestión de la Calidad (NTC GP1000), el Modelo Estándar deControl Interno (MECI) y el Sistema de Desarrollo Administrativo (SISTEDA).
Un elemento esencial en un Sistema de Control Interno lo constituye la Autoevaluación. Estaautoevaluación se hace en dos niveles: i) Autoevaluación de Control dirigida a verificar la existencia yla efectividad de los controles en los procesos, áreas y en general en la organización y ii)Autoevaluación de la Gestión mediante la cual se analiza el comportamiento de los indicadoressurgidos de los Planes, Programas y Proyectos de la entidad con el objeto de medir si se han logradolas metas previstas, los resultados esperados o posibles desviaciones que exijan implementarcorrectivos; también monitorea factores críticos de éxito en los procesos 1.
Tanto la Autoevaluación de Control como la de Gestión, deben producir como resultado unaevaluación institucional del Sistema de Control Interno velando por que se cumplan los objetivos quedetermina la Ley 87 de 19932. Es en este sentido que, para salvaguardar los resultados de laautoevaluación, el Sistema de Control Interno establece una evaluación de segundo nivel: laEvaluación Independiente a cargo de la Oficina Nacional de Control Interno -ONCI-.
En esa dirección, la ONCI en cumplimiento de su labor identifica la necesidad de cualificar laevaluación independiente del Sistema de Control Interno, a través del desarrollo de un conjunto demecanismos y herramientas conceptuales y metodológicas que permitan analizar y evaluar laefectividad del mismo. Por lo anterior se encuentra adelantando el diseño e implementación del índicede Efectividad para la Evaluación Independiente del Sistema de Control Interno de la UniversidadNacional de Colombia.
Parte de la metodología prevista para la construcción del Indice de Efectividad, supone identificar losindicadores que la Universidad ha desarrollado para medir la gestión, por cada una de las diferentesSedes y el Nivel Nacional que pudieran ser incluidos en el mencionado Indice.
Por tanto, en el presente documento se desarrolla el diagnóstico sobre los indicadores de gestión dela Universidad con los principales resultados de la revisión realizada y las conclusiones de la misma.
2 Objetivo general
Identificar los indicadores que la Universidad ha diseñado para medir su gestión, en el marco de laautoevaluación del Sistema de Mejor Gestión UN-SIMEGE.
, Manual de Implementación MECI. Departamento Administrativo de la Función Pública. Marzo 2006.
2 Ley 87 de 1993. Artículo 2.
OHcina Nacional de Control Interno -ONCI
Versión final - Diagnóstico de Indicadores de Gestión en la Universidad Nacional
U-FT-14.001.001.002 - Versión 0.0
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l
2.1 Objetivos específicos
• Clasificar y cuantificar los indicadores de gestión existentes en la Universidad de acuerdo su nivelde medición .
• Identificar los indicadores que se pueden incluir en el índice de efectividad.
3 Marco teórico
A continuación se presenta el marco teórico que delimita el análisis de los indicadores de gestiónencontrados en la Universidad.
3.1 Indicadores de Gestión
Los Indicadores de Gestión se definen como una relación entre variables que permite "observar la
situación y las tendencias de cambio generadas en la entidad, en relación con el logro de los o~etivosy metas previstas ••3, es decir, "permiten observar la forma como se ejecutan los procesos y lasactividades"s. En ese sentido, los indicadores sirven como un mecanismo de control y dedireccionamiento, en la medida en que "miden las decisiones y acciones emprendidas por laadministración, se orientan al cumplimiento de los objetivos de los procesos, Macroprocesos y lamisión de la entidad"s. Con su utilización se debe minimizar la cantidad de información innecesaria y
así generar sólo la información relevante para la toma de decisiones al interior de la Institución7.
Para la definición de los indicadores de gestión se debe tener en cuenta que "el nivel directivo definelos parámetros de medición y aprueba los indicadores diseñados por el responsable de cadaproceso,,8.
Entre los indicadores de gestión se encuentran los indicadores de gestión de resultados y losindicadores de gestión de desempeño y cada uno de ellos a su vez puede ser clasificado comoindicador clave, secundario u operativo, así como indicador de eficiencia, eficacia o efectividad9. Tantolos indicadores de gestión de resultados como los de desempeño, conforman una cadena en dondelos resultados que se den en un nivel inferior, pueden resultar siendo parte del desempeño de un nivelsuperior, por lo que es fundamental diferenciar claramente el propósito con el que se emplea cadauno.
3 Manual de Implementación MECI. Según la Guía básica de Indicadores versión 0.0 elaborada por UN-SIMEGE: 'Los indicadores de gestiónestán definidos cómo los indicadores que están asociados y permiten el desempeño del proceso'.
• Proceso: Conjunto de actividades que se relacionan entre sí para transformar elementos de entrada en resultados.
5 Modelo de Control Interno para entidades del Estado - Versión l. 2004. (Cursiva fuera del texto original)
• Ibídem.
7 Modelo para la definición y construcción de indicadores de gestión en las Instituciones de Educación Superior. José Hernando Bahamon.Noviembre 2000.
• Modelo de Control Interno para entidades del Estado - Versión l. 2004.
• Indicadores de eficacia: expresan el logro de objetivos y metas cumpliendO los estándares predeterminados; Indicadores de eficiencia: permitenestablecer la relación de productividad en el uso de los recursos; Indicadores de Impacto: expresan la relación entre lo planeado y los cambios omodificaciones que se producen en la población objetivo y en su contexto. Tomado de Metodologra Línea Base de Indicadores. DepartamentoAdministrativo Nacional de Estadistica - DANE.2004.
Oficina Nacional de Control Interno -ONCI
r\\'\II\ Versión final - Diagnóstico de Indicadores de Gestión en la Universidad Nacional~ U-FT-14.001.001.002 - Versión 0.0
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• Los indicadores de gestión de resultados reflejan de manera positiva o negativa en qué influyeronlas decisiones que fueron tomadas con anterioridad ante determinada situación, en términos deeficiencia, eficacia y efectividad.
• Los indicadores de gestión de desempeño, indican cómo se realizaron las tareas o cómo sellevaron a cabo actividades en la Institución, en términos de eficiencia, eficacia y efectividad.
a. Características generales de los indicadores
A continuación se enuncian las características mínimas que deben tener los indicadores de gestión:
• Pueden ser valores, unidades, índices, series estadísticas, entre otros y deben presentar unaconexión clara entre ellos.
• Deben ser de fácil interpretación, claros, concisos y brindar información sobre las variablescríticas 10.
• Deben ser flexibles para responder a los cambios del entorno sin necesidad de cambiar deindicadores 11.
• Deben ser idóneos 12 en su construcción, para lo que es útil hacer las siguientes preguntas 13: ¿esútil el indicador?; ¿el indicador sirve para tomar decisiones?; ¿simboliza y representa claramente elconcepto que se desea conocer?; ¿es compatible con el resto de indicadores de forma que permitecontrastar los resultados?; ¿compensa la utilidad que genera con el costo de recolección deinformación y desarrollo del indicador?; ¿está suficientemente definido, de tal forma que elresultado pueda ser comparable en el tiempo, sin dudas, sobre la fiabilidad de los datos?; ¿esredundante con otros indicadores ya existentes?; ¿es adecuada la periodicidad establecida?;¿existe una forma más sencilla de obtener la información?; ¿se aprovechan adecuadamente losmedios informáticos para optimizar el proceso de obtención del indicador?; ¿se ha definido el nivelde divulgación y de confidencialidad que requiere el indicador?; ¿se comunica el indicador a laspersonas involucradas en el área, actividad o proceso?; etc.
b. Jerarquía de los Indicadores
De acuerdo a la información que aportan y su nivel de detalle, sin imB0rtar si son indicadores degestión o no, la estructura de los indicadores permite establecer jerarquía 4 entre ellos, así:
• Indicadores de primer nivel o nivel superior, en donde se agrupa a los indicadores claves(indicadores sintéticos o agregados) que ofrecen a quienes toman decisiones, una visión global delcomportamiento de políticas y programas de la Institución.
10 Modelo para la definición y construcción de indicadores de gestión en las Instituciones de Educación Superior. José Hernando Bahamon.Noviembre 2000.
"lbídem.
12 Idóneo: Adj. Adecuado y apropiado para algo. Diccionario de la lengua Española - Vigésima segunda edición.
13 Cómo definir indicadores. http://www.elprisma.com/apuntesladministracion_de_empresaslindicadores.
14 Metodología Línea Base de Indicadores. Departamento Administrativo Nacional de Estadística - DANE.2004
Oficina Nacional de Control Interno -ONCI
I :"'01 Versión final - Diagnóstico de Indicadores de Gestión en la Universidad Nacional\UJ-\ U-FT -14.001.001.002 - Versión 0.05
).
• Indicadores de segundo nivel llamados también indicadores secundarios o complementarios, queofrecen información complementaria de los indicadores de primer nivel. Los niveles directivos,tomadores de decisiones, acudirán a ellos para informarse en detalle de las variaciones de losindicadores claves,
• Indicadores de tercer nivelo indicadores operativos, en donde se encuentran los indicadores queson más detallados sobre las actividades incluidas en la planeación operativa de la Institución, ycuya naturaleza indica que son más del dominio de funcionarios y mandos medios de lasorganizaciones.
Gráfica 1. Jerarquía de los indicadores según nivel de toma de decisión
L'1>IC.UIOJU:~ (L\\l:~
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L'1>I( .UX>RL!>cmlPl.DlLyrARlQ<(.•....... .......~.tIc"""~f'\
L'1>I( ,UIORL~
OPER\ID'Q<-1"1" •• .trb:r-...,...~~)
Jerarquía de Indlcadores
Fuente' Metodologla Línea Base de Indicadores Departamento Administrativo Nacional de Estadistica - DANE.2004GráfIco elaOOrado por OfIcina NaCional de Control Interno - ONCI 2011.
c. Estructura básica de los indicadores
Los datos básicos de los indicadores deben estar documentados, en una hoja de vida, protocolo o"metadato,,15, de acuerdo a una estructura previamente diseñada y que contenga cómo mínimo el"conjunto de términos y definiciones que describen las principales propiedades o características de losdatos"16, con el fin de permitir y garantizar: i) la identificación de la información existente sobre losindicadores, ii) que el conjunto de datos se ajusta a la necesidad de quién lo consulta, iii) laidentificación de la ubicación, tamaño, formato, medio, restricciones y uso de los datos.
Entre los datos básicos mínimos se encuentran: Descripción del proceso asociado 17, fecha decreación del indicador, nombre del indicador, objetivo del indicador, categorización del indicador,fórmula, variables, fuentes de la información, nivel de desagregación de las variables y del indicador,frecuencia de la medición, responsable de la medición, interpretación del indicador, entre otros.
,. Metadato se define como datos acerca de los datos. Departamento Administrativo NaCIonal de Estadistica - DANE.2004
'. Departamento Administrativo NaCIonal de Estadistica - DANE2004.
17 Esto para el caso de los mdlcadores de gestión.
Qfidrii Nacional de Control Interno -ONO
•• 1:1 Versión final - DiagnóstICo de Indicadores de Gestión en la Universidad Nacional~\}.J U-FT -14.00 1.001.002 - Versión 0.0
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3.2 índice de Efectividad para la evaluación independiente del Sistema de MejorGestión de la Universidad Nacional18
El índice de Efectividad del Sistema de Mejor Gestión de la Universidad Nacional, evalúa el nivel dedesarrollo e implementación del Sistema mediante el índice de desarrollo y se aproxima al cálculo delos impactos directos e indirectos que tiene éste sobre el mejoramiento de la gestión institucional de laUniversidad mediante el índice de impacto.
Gráfica 2. Componentes del indice de Efectividad
rNDICE DE DESARROLLO
rNDICE DE
EFECTIVIDAD
rNDICE DE IMPACTO EN LA GESTiÓN
Fuente: Modelo Conceptual y Metodológico dellndice de efectividad. Documento de trabajo ONCI.Versión 1.0. Noviembre de 2010.
Gráfico elaborado por Oficina Nacional de Control Interno - ONCI 2011 .
• índice de Desarrollo: es un índice que podríamos llamar de eficacia o logro en la implementación ydesarrollo de los distintos componentes del sistema de mejor gestión UN-SIMEGE. Aquí se dacuenta de los logros en el cumplimiento de los distintos aspectos normativos frente a lasdimensiones del MECI, NTC GP1000, SISTEDA y demás previstas en UN-SIMEGE .
• Indice de Impacto en la Gestión: está orientado a la evaluación del impacto en la gestión que enúltimas detallará la mejora de la misma en términos de "hacer las cosas bien", con celeridad,eficiencia y contribuyendo al cumplimiento misional.
Como resultado, se encuentra que en general el Indice tiene en cuenta las siguientes características:i) ir más allá de la implementación para evaluar el cumplimiento de los objetivos que tiene el Sistemade Control Interno; ii) contemplar índices por Macro-procesos y por Unidades: Facultades, Sedes yNivel Nacional; y iii) medir la evaluación del impacto en la gestión en temas como: Las mejoras en lagestión de la Universidad; el fortalecimiento de la cultura institucional; el cambio de prácticas ycomportamientos; la legitimidad institucional de lo que se ha hecho; y la contribución al fortalecimientomisional.
4 Metodología
El presente diagnóstico se realizó mediante la revisión de la documentación existente en archivosfísicos, páginas web de la Universidad y archivos magnéticos. Esta información fue complementadacon información suministrada por las Sedes, el Nivel Nacional y la Coordinación General de UNSIMEGE19.
'8 ·Lineamientos conceptuales y metodológicos· V.1.0 Noviembre 2010. Proyecto Diseño e implementación del índice de efectividad para laevaluación independiente del Sistema de Control Interno. ONCI
'"Entrevista sostenida con Mónica Mayorga contratista encargada del tema de Indicadores de Planeación Operativa en la Coordinación Generalde UN-SIMEGE y las respuestas de las diferentes Sedes frente a la solicitud realizada por la ONCI. Solicitud de información y respuestas dadassobre los indicadores de gestión existentes en la Sede/Nivel Nacional diferentes a los de Planeación Operativa: Oficio ONCI-45/2010 dirigido a laSede Palmira. Oficio ONC1-46/2010 dirigido a las Sede Bogotá, Oficio ONCI-47/2010 dirigido a la Vicerrectoría General. Oficio ONCI-48/2010dirigido a la Sede Manizales. Oficio ONCI-49/2010 dirigido a la Sede Caribe, Oficio ONCI-50/2010 dirigido a la Sede Amazonía. Oficio ONCI51/2010 dirigido a la Sede Orinoquía y Oficio ONCI-5212010 dirigido a la Sede Medellín.
Oficina Nacional de Control Interno -ONCI
OAJ~ Versión final - Diagnóstico de Indicadores de Gestión en la Universidad NacionalU-FT -14.001.001.002 - Versión 0.0
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La información se consolidó en una matriz con campos de verificación sobre los elementosconstitutivos de los indicadores por Sede y Nivel Nacional. Dicha consolidación y el análisis de lainformación obtenida se realizó como se describe a continuación, tomando como referencia loexpuesto en el numeral 3 del presente documento .
./ División de la información por fuente y clasificación de los mismos según su jerarquia.
En este paso, se clasifican los indicadores por grandes grupos de acuerdo al objetivo de medición y sedetermina su jerarquía
./ Revisión de la estructura básica con el fin determinar si los indicadores analizados sonsuficientes y consistentes en su construcción.
En este paso se revisa que los indicadores cuenten con los datos mínimos de información y si son
coherentes entre sí. Los referentes princi~ales para esta revisión .s?n la.s guías para ~I dis~ñ? deIndicadores formuladas por UN-SIMEGE2 y el Departamento Administrativo de la Función Publica DAFp21 .
./ Análisis de correspondencia entre el objetivo de medición de cada tipo de indicadores conel objetivo de medición del índice de Efectividad.
En este paso se hace una preselección de los indícadores que posiblemente pueden incluirse en elíndice de efectividad de acuerdo a su objetivo de medición, dimensión de análisis y nivel dedesagregación tanto de las variables como de los indicadores; para lo anterior es necesario tenerpresente la definición del índice de Efectividad presentada anteriormente22.
La secuencia de los pasos enunciados se ilustra a continuación:
Gráfica 3. Flujograma del análisis de información
División de los indicadores por fuente y
a. clasificación por jerarquía
b.
C.
Estructura básica del
indicador~
Completo f Incompleto:
Análisis de correspondencia entre el objetivo demedición por tipo de indicadores y el objetivo de
medición del ¡ndice de Efectividad
Si No-..-)
.1
Gráfico elaborado por Oficina Nacional de Control Interno - ONCI 2011
20 "Guia Básica de Indicadores". Código: U-GU-15.001.001. Versión 0.0. UN-SIMEGE Universidad NaCIonal de Colombia.
" Cartilla "Diseño. manejo. Interpretación y seguimiento de .ndicadores de gestión" Departamento Administrativo de la FunCIón Pública.Noviembre de 2009
22 "Uneamlentos conceptuales y metodológlcos· V.1.0 NOViembre 2010. Proyecto Diseño e ImplementaClón del indlce de efectividad para laevaluación Independiente del Sistema de Control Interno. ONCI
Oficina Nacional de Control Interno -ONCI
Versión final - Diagnóstico de Indicadores de Gestión en la Universidad Nacional
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5 Resultados
Los diferentes esfuerzos de la Universidad por establecer indicadores para medir su gestión, no hanido en una sola dirección. Dichos esfuerzos han dado lugar a la creación de 3.341 indicadores quepermiten hacer medición de la gestión en diferentes niveles. Se identificaron principalmente cuatrotipos de indicadores de acuerdo con su nivelo jerarquía:
• Indicadores de Estratégicos, construidos por la Oficina Nacional de Planeación y quecorresponden a los denominados "de primer nivelo claves" dado que brindan información acercade los obietivos misionales de la entidad. En total 111 indicadores.
• Indicadores de Efectividad del Sistema de Mejor Gestión - UN-SIMEGE, diseñados por laCoordinación General de UN-SIMEGE y corresponden a los denominados "de segundo nivelocomplementarios" que brindan información sobre un objetivo qeneral de la entidad mediante lamedición de la percepción de la "Efectividad de la implementación de UN-SIMEGE,,23. En total 42indicadores.
• Indicadores Bor Proceso, indicadores que se encuentran enunciados en las caracterizaciones delos procesos 4 y/o documentados en las hojas de vida diseñadas para tal fin25. Estos indicadoresse encontraron para el Nivel Nacional y las Sedes Medellín, Palmira, Manizales, Bogotá.Adicionalmente se encuentran los indicadores elaborados por la Coordinación General de UNSIMEGE. Los indicadores por proceso corresponden a los indicadores de gestión denominados "desegundo nivel o complementarios" que brindan información sobre objetivos especlficos de losprocesos agregando la información de unidades o dependencias operativas. En total 1.135indicadores.
• Indicadores de Planeación Operativa - SIPLO, correspondientes a los denominados indicadores"de tercer nivel u operativos" que brindan información de qestión por unidades o dependenciasoperativas a nivel detallado de actividades y en relación al cumplimiento del plan de actividades.En total 2.053 indicadores.
Gráfica 4. Distribución de indicadores de gestión identificados por tipo
-Indicadores estratégicos· OficinaNacional de Planeación
-Indicadores de Efectividad delSistema de MejorGesti6n· UN·SIMEGE
-Indicadores por Proceso
-Indicadores de Planeaci6n Operatíva- SIPLO
Fuente: Sistema de Indicadores de Gestión de la Universidad Nacional de Colombia - Oficina Nacional de Planeación ONPUniversidad Nacional de Colombia. Coordinación General UN-SIMEGE. Sede Universidad Nacional.Elaborado por Oficina Nacional de Control Interno - ONCI 2011.
23 "Realizar un estudio que permita una línea base para medir la efectividad de la implementación de UN-SIMEGE en la universidad nacional ypermita identificar la percepción que tienen los usuarios de la universidad nacional en términos de la mejora de los servicios ofrecidos por laorganización y el compromiso con el control y la transparencia·. Documento: Fundamentación teórica y conceptual estudio de impacto UNSIMEGE. Juan Manuel Aparicio C. Diciembre de 2010. CoordinaciÓnGeneral de Un-SIMEGE.
24 CaracterizaciÓn de proceso: "Documento que tiene por finalidad describir cada proceso. estableciendo entre otros el objetivo, alcance,responsable, normatividad aplicable y los indicadores necesarios para garantizar su contro'·. Guía básica para documentar caracterización deprocesos UN-SIMEGE versión 0.0.
25 Hojas de vida de indicadores según formato UN-SIMEGE.
Oficina Nacional de Control Interno -ONCI
Versión final - Diagnóstico de Indicadores de Gestión en la Universidad NacionalU-FT-14.001.001.002 - Versión 0.0
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A continuación se presenta el análisis realizado para cada uno de estos tipos de indicadores.
5,1 Indicadores Estratégicos de la Oficina Nacional de Planeación - ONP,
Los indicadores de la Oficina Nacional de Planeación - ONP son respuesta a un trabajo de rediseño yconsolidación de los indicadores de gestión que se han venido utilizando en la Universidad. En total sedefinieron 111 indicadores que brindan información principalmente para la: i) rendición de cuentas, ii)asignación de recursos y iii) visibilidad y transparencia26.
Estos indicadores son de primer nivel y están orientados a apoyar la toma de decisiones a niveldirectivo y las labores de la planeación y ejecución de recursos en las diferentes áreas misionales dela Universidad (Formación, Investigación, Extensión, Desarrollo institucional y Bienestar)27, as! mismoarticulan los requerimientos de entidades externas como el Ministerio de Educación28.
Por sus caracter!sticas, son indicadores que ofrecen una visión global del comportamiento de laUniversidad en las áreas de formación, investigación, extensión, desarrollo institucional y bienestar. Acontinuación se presentan algunos ejemplos de estos indicadores.
Tabla 1. Ejemplo de Indicadores estratégicos - ONP
'Nombre·del'lndlcadoriDescripclónDependencia'responsa~le del cálculo'Criterio.de
'valoraciónEjecución Plan deRelación de la ejecución de los proyectos del Plan deGerenciaNacionalFinancierayEficiencia-
DesarrolloDesarrollo con su ejecución financiera.AdministrativaAsiQnación
Cantidad de recursos financieros que se utilizanGerencia Nacional Financiera yEficiencia -Gasto en formación anualmente en la ejecución de la función de formaciónAdministrativa - Dirección Nacional de
Asignaciónde la Universidad.Personal - Oficina Nacional de Planeación.
Programas académicosNúmero de programas acreditados de la institución y
con acreditación deporcentaje en relación con el total de programas Eficacia - Calidad
calidadofrecidos oor la institución. Vicerrectoría Académica
Personal administrativo, deNúmero de personas que participan en el apoyo
apoyo y servicios para laadministrativo y de soporte de las actividades de Complejidad
formaciónformación seQún rol desempeñado.Dirección Nacional de Personal
Fuente: Sistema de Indicadores de Gestión de la Universidad Nacional de Colombia - Oficina Nacional de Planeación ONP- Universidad Nacional deColombia.Tabla elaborada Dor Oficina Nacional de Controllntemo - ONC12011.
El total de los 111 indicadores ONP se divide por cada uno de los Macroprocesos tal como semuestra en la siguiente tabla:
Tabla 2. Numero de Indicadores estratégicos - ONP por Macroproceso
'Macroproceso.'-..-
"TotalDireccionamiento Institucional
1Relaciones Interinstitucionales
-Comunicación
1Investiaación e Innovación
32Formación
37Extensión
22Bienestar Universitario
10
Gestión del Talento Humano2
Gestión de recursos v servicios bibliotecarios
-Gestión de Laboratorios
1Gestión de Información
-Gestión administrativa v financiera
1Gestión jurídica
-
26 Documento conceptual 'Rediseño del Sistema de Indicadores de Gestión de la Universidad Nacional de Colombia'- ONP. Universidad Nacionalde Colombia 2010.
27lbíd.
28 Indicadores Sistema Universitario Estatal (SUE), Consejo Nacional de Acreditación -CNA.I Ministerio de Educación Nacional
Oficina Nacional de Control Interno -ONCI
Versión final - Diagnóstico de Indicadores de Gestión en la Universidad Nacional
~~ U-FT-14.001.001.002 - Versión 0.010
Macrooroceso TotalEvaluación Independiente
I1Administración del sistema de aestión
I3~general I ~ 111Fuente: Sistema de Indicadores de Gestión de la Universidad Nacional de Colombia - Oficina Nacionalde Planeación ONPo Universidad Nacional de Colombia.Tabla elaborada Dor Oficina Nacional de Control Interno o ONCI 2011.
a" Estructura básica"
El 100% de los indicadores por proceso cuentan con todos los elementos de la estructura básica.Dicha estructura básica está dada por las "fichas de registro,,29 o "protocolos" elaborados para cadauno de estos indicadores. 30
A continuación se detallan los elementos constitutivos de la ficha de registro.
Tabla 3. Estructura básica de los indicadores ONP
Estructura básica de los indicadoresNombre del indicador DescriPCión del indicadorObietivo de la mediciónMacroprocesoMóduloCampo de evaluaciónCriterio de valoración (Compleiidad Coherencia Eficiencia Interna Eficacia Efectividad)Proceso I Subproceso SIMEGEObietivo de politicaFactores críticos de éxitoFórmula de cálculoUnidadPeriodicidadNivel de desaareaación (institucional o temático)Fuente primaria de datosDependencias responsablesDocumentos soporteSerie cronolóaica disponibleOriaen de la iniciativaFecha de creaciónFecha de última modificaciónIntercretaciónResultado de la evaluaciónFuente: Documento conceptual "Rediseffo del Sistema de Indicadores de Gestión de la UniversidadNacional de Colombia"o ONPTabla elaborada DOr: Oficina Nacional de Control Interno o ONCI 2011.
Por cada uno de los indicadores se encontraron31 establecidos unos "criterios de valoración" incluidos
dentro de los elementos básicos. A continuación se presenta la definición dada para cada uno deellos:
• Complejidad: Describe la capacidad para involucrar, movilizar y acumular los diversos recursos ocapacidades disponibles en cada campo (institucional-académico-social) para la realización actualy futura de las funciones misionales. Da cuenta de la articulación entre sedes (complejidadinstitucional), funciones y disciplinas (complejidad académica) y actores (complejidad social).Evalúa la forma como se avanza en el marco de la Universidad Multisedes.
29 Documento conceptual "Rediseño del Sistema de Indicadores de Gestión de la Universidad Nacional de Colombia"o ONP. Universidad Nacionalde Colombia 2010.
3<J Estas fichas o protocolos contienen todos los elementos de la estructura básica de indicadores dada por UN-SIMEGE y por el DAFP, yadicionan elementos que aportan más información sobre los indicadores
31 Documento conceptual "Rediseño del Sistema de Indicadores de Gestión de la Universidad Nacional de Colombia"o ONP. Universidad Nacionalde Colombia 2010.
Oficina Nacional de Control Interno -ONCI
Versión final - Diagnóstico de Indicadores de Gestión en la Universidad Nacional
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• Coherencia: Concordancia entre las prioridades estratégicas definidas en las políticas(institucionales-académicas-sociales) y la gestión de la Universidad.
• Eficiencia interna: Uso de mecanismos, sistemas y recursos institucionales para el cumplimiento delas metas programadas.
• Eficacia: La evaluación de la eficacia reconoce la valoración del logro de la misión institucional entérminos de Calidad, Pertinencia, Equidad e Impacto.
• Efectividad: Se entiende como la afectación o incidencia que la Universidad genera sobre losdiversos campos (institucional, académico, social). Algunos relacionan esta valoración a lamedición de la efectividad. Otros autores relacionan esta última con la relación entre eficiencia yeficacia. El modelo aunque retoma esta última opción, también considera indicadores propios deimpacto.
De los 111 indicadores formulados por la ONP, el 18% corresponden a indicadores de efectividad(impacto), el 29% a indicadores de eficacia, el 29% a indicadores de complejidad, el 20% aindicadores de eficiencia, y finalmente e14% a indicadores de coherencia.
Gráfica 5. Distribución de los indicadores formulados por la ONP por tipo
Coherencl.J3%
Fuente. Sistema de Indicadores de Gestión de la Universidad Nacional de Colombia - OficinaNacional de Planeación ONP- Universidad Nacional de Colombia.Gráfico elaborado por Oficina Nacional de Control Interno - ONCI 2011.
b. Correspondencia entre el objetivo del indice de efectividad y los objetivos de losindicadores estratégicos - ONP
Dada la información presentada en los protocolos de los indicadores de la Oficina Nacional dePlaneación en cuanto al objetivos de medición, la dimensión de análisis y el nivel de desagregación delas variables y de los indicadores, se podría considerar la inclusión de 26 indicadores (ver detalle enAnexo 1), con la siguiente distribución por Macroproceso:
Tabla 4. Número de Indicadores de gestión - ONP por Macroproceso que se podrian incluir en el índice deEfectividad
I Macrop'rocesoDlrecclonamlento InstltuClonal.Relaciones InterinstitucionalesCOmunicación -----
~igaci6~nnovación FormaCión
""::Éxtensi.Q~ _
Blerlestar Un~e!si~no
Total1
Oficina-Nacional de Control Interno -ONO
Versión final - Diagnóstico de Indicadores de Gestión en la Universidad Nacional
~~ U-FT -14.001.001.002 - Versión 0.0 12
Macrooroceso TotalGestión del Talento Humano
-Gestión de recursos v servicios bibliotecarios
-Gestión de Laboratorios
1Gestión de Información
-Gestión administrativa v financiera 1Gestión iurídica
-Evaluación Indecendiente
1Administración del sistema de Qestión
2Total general
26Fuente: Sistema de Indicadores de Gestión de la Universidad Nacional de Colombia - Oficina Nacionalde Planeación ONP- Universidad Nacional de Colombia.Tabla elaborada oor Oficina Nacional de Control Interno - ONCI 2011.
La inclusión definitiva de los indicadores dentro del índice de efectividad depende de la existencia delas mediciones de dichos indicadores, disponibilidad de la información y de un análisis técnico quedetermine la coherencia con el modelo estadístic032 según el cual se recolectan los datos quealimentan el índice de efectividad.
5.2 Indicadores de efectividad del Sistema de Mejor Gestión - UN-SIMEGE.
Estos indicadores son definidos por la Coordinación General de UN-SIMEGE con el fin de medir lapercepción que tienen los usuarios del Sistema de Mejor Gestión sobre la "efectividad de laimplementación del mismo .•33. Son indicadores de segundo nivel dado que ofrecen información sobreun objetivo general de la Universidad como lo es la Mejor Gestión34 y complementan la informaciónobtenida con los indicadores claves.
A continuación se presentan algunos ejemplos de estos indicadores.
Tabla 5. Ejemplo de Indicadores de efectividad
ComponenteAmbiente de Control
Administración del Riesgo
Comunicación Pública
Autoevaluación
La Coordinación General de UN-SIMEGE a la fecha ha definido 42 indicadores de efectividad del
Sistema de Mejor Gestión35. La información de estos indicadores se encuentra por el componente quese evalúa y nombre del indicador, así:
Tabla 6. Total indicadores de efectividad por componente
Componente
Total
indicadoresActividades de control
7Administración del Riesao
8Ambiente de control
9Autoevaluación
3
32 Modelo estadístico: el diseño muestral para la recolección de los datos.
33 Fundamentación teórica y conceptual estudio de impacto UN SIMEGE. Documento elaborado por: Juan Manuel Aparicio C. Diciembre de 2010.UN-SIMEGE
34 Plan Global de Desarrollo 2010 - 2012. Programa. Mejor Gestión, Línea de desarrollo institucional para fortalecer la presencia de la Nación.
35 Entregados como soporte del Subproyecto de Gestión del Mejoramiento del Informe de avance UN-SIMEGE presentado por la VicerrectoríaGeneral correspondiente al 111trimestre de 2010.
Oficina Nacional de Control Interno -ONCI
Versión final - Diagnóstico de Indicadores de Gestión en la Universidad Nacional
U-FT-14.001.001.002 - Versión 0.0
13
I Componente I .. Totalmdlcadores
Comunicación pública 3I Información 3
I Mejoramiento , 4
roireCClonamlento Estrat~lco I 5I Totallndicadores por Proceso I 42
Fuente: Soportes Gestión del Mejoramiento. Informe de avance UN-SIMEGE 1/1trimestre de 2010.Tabla elaborada por. Oficina Nacional de Control Interno - ONCI 2011.
De estos 42 indicadores, 36 tienen su respectiva hoja de vida36 pero aún no tienen datos de lasmediciones debido a que los indicadores aún no han sido socializados ni validados con los diferentesjefes y Directivos y con los responsables del Sistema en la diferentes Sedes y Nivel Nacional37.
De los 36 indicadores con hoja de vida, 34 están asociados al Macroproceso de "DesarrolloOrganizacional,,38 y 2 al Macroproceso Gestión del Talento Humano.
Tabla 7. Total indicadores de efectividad por proceso
I Macroproceso'
t-cDireccionam¡ento InstltucionalRelaCiones Interinstitucionales
Desarrollo Or~izacional"I Comunicaciones
I Investigación e InnovaciónFormación
! ExtensiónBienestar UniversitariO
! Gestión del Talento Humano
~stión de recursos y serV-ic·'i-o-s-b-ib-'-io-te-ca-n-·o"s-.Gestión de Laboratorios
rc,estión de información (gestión de tecnologia informática y de
J Total indicadores-+-I 34
.?
lCIC\..UIIIUllllA:IVlUIIC;) L~C:;)UU" UV\"UIIIClllOI}
i Gestión administrativa y. financieraGestión luridicat.-Evaluación, medición, control y.seguimiento
-I Administración y mejoramiento del SIMEGE Totallndicadores Dor Proceso
36
I 'Macroprocesos de la versión 2.0 del Mapa de Macroprocesos publicado en la página web deUN-SIMEGE.
, 'En las hojas de vida de los indicadores el nombre del Macroproceso es Mejoramiento ydesarrollo organizacional y como proceso asociado Desarrollo Organizacional.
Fuente: Hojas de vida de indicadores entregadas como anexo al oficio VGR 1795 del 30 dediciembre de 2010. en relación al avance a la meta establecida frente al hallazgo N' 13 (Vigencia2006)-Contraloria General de la Nación.
, Tabla elaborada E.0r: Oficina Nacional de Control Interno - ONCI 2011.
a. Estructura básica.
Los 36 indicadores se documentaron en la hoja de vida establecida en la Guía de indicadores de UNSIMEGE versión 0.0, hoja de vida a la cual se le realizaron algunos ajustes como se ilustra acontinuación.
36 Entregadas mediante oficio VGR 1795 del 30 de diciembre de 2010 como avance a la meta establecida frente al hallazgo N' 13 (Vigencia2006)-Contraloria General de la NaCión.
31 Oficio VGR 1795 del 30 de Diciembre de 2010 Y oficio VRG 271 del 1 marzo de 2011.
38 Macroproceso de Desarrollo Organizacional. es el nombre de uno de los Macroprocesos estratégicos del Mapa de Macroprocesos en suversión 2.0 publicada en la página web de UN-SIMEGE en jUlio de 2010. En las hojas de vida de los indlcadores el nombre del Macroprocesoaparece como: "Mejoramiento y desarrollo organizacional" y el nombre del proceso: "Desarrollo Organizacional".
Oficina Nacional de Control Interno -ONCI
~ Versión final - Diagnóstico de Indicadores de Gestión en la Universidad Nacional~~ U·FT -14.00 1.001.002 - Versión 0.0
14
Tabla 8. Estructura básica de los Indicadores de efectividad del Sistema de Mejor Gestión - UN-SIMEGE
Estructura básica de los indicadoresProceso asociado Fecha de creaciónNombre del indicadorObieto del indicadoReauerimiento Normativo**Cateaorización del indicador (Eficiencia Eficacia Efectividad)FormulasVariablesFuenteNivel de desaareaación*Frecuencia de mediciónUnidad de medidaResponsableMecanismos frecuencia y responsable de la mediciónInteraretaciónResultados****EI formato de Hoja de vida para los indicadores del Macroproceso de Gestión del Talento Humano fuemodificado y no incluye este campo,** Se adiciona al formato original de Hoja de vida*** Se adiciona al formato original una sección de análisis de datos,
Fuente: Hojas de vida de indicadores entregadas como anexo al oficio VGR 1795 del 30 de diciembrede 2010. en relación con el avance a la meta establecida frente al hallazgo N* 13 (Vigencia 2006)-Contralorla General de la Nación,Tabla elaborada DOr: Oficina Nacional de Control Interno - ONC12011.
Si bien los indicadores tienen diligenciado todos los campos de la Hoja de Vida, para algunos serequeriría una revisión de la idoneidad del indicador de acuerdo a lo presentado en el punto 3 deldocumento y una revisión de coherencia entre los elementos que lo constituyen, coherencia que dacuenta de la calidad del indicador.
A continuación se resalta en cursiva, como ejemplo, algunos de los elementos que deben ser objetode dicha revisión de calidad:
Tabla 9. Ejemplos de revisión de calidad sugerida
Nível aeposiClo"námieñtoy Meai' el'-Nivfir-aereconocimiento que tienen la Posicionamiento y
Universidad Nacional en la reconocimiento que I Numero aer;;etas cumpliCJasJsociedad (Monitoreo a lo~ tienen la Universidad total.de-'as.metas~1oo
!nedios de comunicación._y t'aclonal_e.Q __ lare.ndición de cuentas sociedad
Fuente: Hojas de vida de indicadores entregadas como anexo al oficio VGR 1795 del 30 de diciembre de 2010 como avance a la meta establecida frente al hallazgo N*13 (Vigencia 2006)-Contralorla General de la Nación.Tabla elaborada DOr: Oficina Nacional de Control Interno - ONCI 2011.
Macroproceso
GESTION DELTALENTO HUMANO
DESARROLLOORGANIZACIONAL
DESARROLLOORGANlZACIONAL
Nombre del Indicador
pfeCtiviCJácJ" del Proce.s.o:::J1e.selección e.inducción en losservidores públicos en laUniversidad nacional deColombia
EfeetiviCJaaae las acciones
co"ectivas y preventivasderivadas de_'a.mediciÓn_dJindicadoad
Objetivo del Indicador
Delennmar ~
~fectividad del p~OJ;eS?ee sele.cción einducción' en losservidores públicos enla Universidad Nacional
Medir la efectividad delas acciones
correctivas y
preventivas derivadasde la medición de losindicadores
Fórmula
Total servidores públicosseleccionados que recibieroninducción y no aprobaron elperiodo de prueba! número totalde servidores públicosseleccionados que recibieroninducción. que fueron evaluadosen el oeriodo de DruebaJx100
'umero ae"ñ'letas cumplidas~1tota'-de-'as_meta.s~1.QO
Nivel de
desagregación
l/oaparece'él cam¡X¡
ep la hojade.vida
N.~
{{A
Fuente
:1-:-ConsofidaIJo aeserviaores
públicos seleccionados~querecibieron la inducción:2.Consolidado de los resultados
~e la ~valuación.de.periodo_deprueba
ft.--Numero ee acciones
preventivas y co~tivasefectivas derivadas de lamedición de los indicadores. 2~Número total de accionesderivadas de.fa.medición.de.foSindicadore~
1-:Resultados.de.enC:ui!'$tas.aterceroS
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15
b. Correspondencia entre el objetivo del indice de efectividad y los objetivos de losindicadores de efectividad de UN-SIMEGE
Dada la información presentada en las hojas de vida de los indicadores de efectividad en cuanto a losobjetivos de medición, la dimensión de análisis y el nivel de desagregación de las variables y de losindicadores, se podría considerar la inclusión de todos ellos en el indice de efectividad (ver detalle enAnexo 2).
No obstante, la inclusión definitiva de los indicadores dentro del indice de efectividad depende de laexistencia de las mediciones de dichos indicadores, disponibilidad de la información y de un análisistécnico que determine la coherencia con el modelo estadistic039 según el cual se recolectan los datosque alimentan el índice de efectividad.
5.3 Indicadores por Proceso
Los indicadores por proceso, han sido definidos como herramientas de medición y control de laejecución de los procesos. Son indicadores de segundo nivel y están orientados a ofrecer informacióncomplementaria para los indicadores de primer nivel. El objetivo de estos indicadores se define a nivelagregado para mostrar los resultados de cada uno de los procesos.
La Universidad ha construido en total 1.135 indicadores de este tipo, entre los que se encuentran: i)505 indicadores formulados en caracterizaciones de los procesos40 diferentes a los indicadores deplaneación operativa; ii) 630 indicadores formulados en hojas de vida por cada proceso de los cuales235 fueron elaborados por la Coordinación General UN-SIMEGE, 253 por la Sede Manizales y 143 porla Sede Medellín .
• Indicadores formulados en las Caracterizaciones41: Son indicadores que se encuentranformulados en la caracterización del proceso y que no hacen parte de los indicadores deplaneación operativa. Dichos indicadores fueron consultados el 22 de octubre de 2010 en la páginaweb de la UN-SIMEGE. Todas las fechas de elaboración de estos indicadores varían entre el año2008 y el año 2009.
Las Sedes de Presencia Nacional y Bogotá adoptaron las caracterizaciones del Nivel Nacional yasí mismo los indicadores que dichas caracterizaciones incluyen. La Sede Palmira adaptó lascaracterizaciones del Nivel Nacional pero no modificó ninguno de los indicadores. Por tal razón,para ninguna de estas Sedes (Sedes de Presencia Nacional, Palmira y Bogotá) se cuentan estosindicadores de manera adicional dentro de la totalización de los indicadores existentes porproceso. No obstante, para la Sede Bogotá, además de los indicadores del Nivel Nacional, seincluyeron los indicadores elaborados por los equipos de gestión (134 indicadores)42; estosindicadores si se tienen en cuenta dentro del conteo total de manera adicional.
39 Modelo estad ístico: el diseño muestral para la recolección de los datos .
• 0 Los documentos de las caracterizaciones de procesos vigentes del Sistema de Mejor Gestión se consultaron del la página WEB UN-SIMEGE.Octubre 22 de 2010 .
., Caracterización de proceso: ·Documento que tiene por finalidad describir cada proceso, estableciendo entre otros el objetivo. alcance,responsable, normatividad aplicable y los indicadores necesarios para garantizar su control·. Guía básica para documentar caracterización deprocesos UN-SIMEGE versión 0.0.
'2 Indicadores publicados en el Nicho de cada equipo de Gestión. Http://www.simege.unal.edu.co/mejorgestion/simege/index.php
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•..•. ~ Versión final - Diagnóstico de Indicadores de Gestión en la Universidad Nacional~ U-FT-14.001.001.002 - Versión 0.0
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.'
• Indicadores entregados por la Coordinación General de UN-SIMEGE'3: En el Informe deavance de UN-SIMEGE correspondiente al IV trimestre de 2008, presentado por la CoordinaciónGeneral de UN-SIMEGE, se reportó como avance del Subproyecto de Gestión del Mejoramiento,los indicadores por proceso que hasta la fecha se habían desarrollado y adjunta como soportecada una de sus hojas de vida. La construcción de estos indicadores se realizó en el marco dellevantamiento del manual de procesos y procedimientos de la Universidad, aprobados medianteResolución de Rectoría No. 711 de 2009: "Por la cual se adoptan los documentos del Sistema deMejor Gestión UN-SIMEGE de la Universidad Nacional de Colombia".
Dado que en la información encontrada no se especifica el alcance de los indicadores ni su nivelde desagregación, de acuerdo a la información contenida en las hojas de vida de los indicadores,se asume que son indicadores aplicables en cada una de las Sedes y del Nivel Nacional. Todas lasfechas de elaboración de estos indicadores son del año 2008.
• Indicadores de la Sede Manizales: La Sede Manizales realizó la construcción de indicadores porproceso, los cuales se encuentran en las respectivas hojas de vida y se encuentran publicadosactualmente en la página web44 de esta Sede. Todas las fechas de elaboración de estosindicadores son del año 2009.
• Indicadores de la Sede Medellín: La Sede Medellín elaboró un documento llamado "Manual deIndicadores de Gestión" Versión 0.0 de junio de 2009, en el cual se encuentran las respectivashojas de vida de Indicadores. El manual se encuentra publicado actualmente en la página web45 deesta Sede. Todas las fechas de elaboración de estos indicadores son del año 2009.
A continuación se presentan algunos ejemplos de estos indicadores:
Tabla 10. Ejemplo de Indicadores por proceso en Caracterizaciones
MacroDroceso ProcesoNombre del Indicador
Bienestar Universitario
Atención integral en saludNúmero de estudiantes beneficiarios de los programas
deABIDireccionamientoPlaneación institucional
Cumplimiento con las fechas pactadas para entrega de
institucionalinformación
Gestión administrativa y
Servicios generales y deCantidaddebienesrecuperadospropiedaddelafinanciera
apoyo administrativoUniversidad
Fuente:: Caracterizaciones de Proceso. Sedes y nivel Nacional.Tabla elaborada por Oficina Nacional de Control Interno - ONC12011.
Tabla 11. Ejemplo de Indicadores por proceso en Hojas de vida
DependenciaMacroproceso
ProcesoNombre del IndicadorObjetivo del indicadorresponsable delCategorlacalculo
Gestión para la aprobación de la
Medir la oportunidad de las gestiones
realizadas para la aprobación de laFormación
Gestión de Programascreación, apertura, modificación ocreación,aperturamodificaciónoDirector Académico Eficiencia
Curricularescancelacióndelosprogramascancelacióndelosprogramascurriculares curriculares
Gestión deMedir la gestión desarrollada por elrecu rsos y
Gestión deGestiónymantenimiento demantenimiento de colecciones
Jefe de bibliotecasEficienciaservicios
coleccionescoleccionesbibliotecarios Gestión de
Gestión deDocumentacióndelaMedir el flujo de Documentación de la Personal áreaEficacia
43 Las hojas de vida de los 235 indicadores relacionados se encuentran en medio físico como soporte del Informe de Evaluación sobre la Marchade UN-SIMEGE correspondiente al IV trimestre del 2008. (Séptimo Informe de seguimiento a la implementación elaborado por la ONCI). Las hojasde vida de los indicadores de la Sede Manizales se encuentran en la página web http://www.manizales.unal.edu.co/simegelsecundaria.php?id=24.
44 Los indicadores de la Sede Manizales fueron entregados por el Vicerrector de la Sede mediante Oficio VR - 486 Y consultados en la páginaweb de UN-SIMEGE de la Sede: http://www.manizales.unal.edu.co/simege/secundaria.php?id=24.
45 Los indicadores de la Sede Medellin fueron entregados por la Vicerrectora de la Sede mediante Oficio VR _ 268 Y consultados en la páginaweb de UN-SIMEGE de la Sede: httD:llsimeae.unalmed edu co. Link Indicadores .
..I Oficina Nacional de Control Interno -ONCI~M Versión final - Diagnóstico de Indicadores de Gestión en la Universidad NacionalU-FT -14.001.001.002 - Versión 0.0
17
{
Información configuraCión e Infraestructura actualizada Infraestructura actualizadaInfraestructura
Fuente:. Hojas de Vida de indicadores por Proceso COordmación General. Sede Manizales y CaracterizacionesTabla elaborada por Oflcma Nacional de Controllntem...!!. - Q!:ICI 2011
téCnica
En la siguiente tabla se presenta el total46 de indicadores por proceso, reportados por la CoordinaciónGeneral de UN-SIMEGE y las Sedes, por cada uno de los Macroprocesos47:
Tabla 12. Inventario de indicadores de Proceso por Macroproceso
__________ T'-'o'-'ta=-Igeneral •Fuente' Hojas de Vida de indicadores por Proceso Coordinación General,
Tabla elaborada por OfICIna f{acional de Contro"!!temo - ON0..?011.
Dlfecclonamiento InstituclonalRelaciones Interinstltuoonales
comunicación
I.!)vestlga~ón ~ Innov'!9ón
!-FormaciónExtensiónBienestar Universitano
- GestiÓn del Talento Humano
<3e~ón <;!.erecursos y. servlClos-bibliOtecaoosGestión de Laboratonos
~Gestión de Informadón
~Gestión administrativa y financiera
GeStiÓn J,~u_ri_d_'ca__ ~ ~ __ ~ ,-_Evaluación Independiente __Administración del sistema de gestión
I Total
Coordinación I Sede ISedeINivel Sede
General de UN- Manizales MedellinNacionalBogotáSIMGE
'"
'"I•• ••••
I
•• ••••I •• ••••• easeaseasease.., O
I.., o
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~- ~4---~-- 1123 . - . 38-+--------t- --r- ----..-'-~-'- - -+- ~25 36-+---;3 ----6---20--:-~ .--.. ---
14+
10- -- --~+
~ -1"7-- ---¡--'-+--- ~44--3 --.,..--
I4~~
O
¡ 253 iO253
Macroproceso
Con estos indicadores se realizaron dos cruces de información, uno para identificar que no estuvieranrepetidos con los indicadores de SIPLO y el otro para identificar que no estuvieran repetidos entre sí.De los cruces se encontró que de los 1.135 indicadores por proceso, sólo 5 indicadores48 sonidénticos a los de SIPLO y 9 indicadores49 coinciden de alguna manera entre si, el resto deindicadores son diferentes.
A continuación se listan los 14 indicadores coincidentes entre todos los indicadores por proceso y loscoincidentes entre los indicadores por proceso y SIPLO .
•• En el total no se tuvieron en cuenta los Indlcadores duplicadOS .
• 7 En el análisIs de la Indlcadores por proceso se tomó el despliegue de Macroprocesos • Procesos vigente en la página web de UN-SIMEGE enseptiembre de 2009con el fin de poder establecer una comparación frente a los indicadores. dado que los suministrados por la CoordinaCiónGeneral de de UN-SIMEGE tienen fechas de elaboración del año 2008y los pUblicados por la Sede Manizales tienen fecha de elaboraCión del año2009.'8 La COincidenCia se da entre los Ind.cadores por proceso de la Sedes Medellin y SIPLO de la misma Sede .
•• La coinCidenCia de los 9 Indlcadores por proceso se da entre los Indicadores entregados por la Coordinación General de UN·SIMEGE y losInd.cadores formulados por la Sede Manlzales
Oficina Nacional de Control Interno -aNO
,.\ ..•.~ Versión final - Diagnóstico de Indicadores de Gestión en la Universidad Nacional\N' ~ U-FT -14.00 1.001.002 - Versión 0.0
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Tabla 13. Indicadores comunes por proceso
Indicadores por procesoIndicadores por proceso reportados
Macroproceso
Procesoreportados por laparla
Coordinación General de UN-Sede Manizales
SIMEGEDireccionamientoPlaneaciónCumplimiento metas y entregables deCumplimiento de la ejecución de los
InstitucionalInstitucionallos proyectos proyectos
Formación
Gestión de programasEvaluación de los programasAutoevaluación de los Programas
curricularescurriculares Curriculares
Formación
Gestión de laEvaluación integral de la actividadEvaluación de la Actividad Docenteformación profesionaldocente
Bienestar Universitario
Promoción psicosocialCobertura de programa de egresadosNivel de Cobertura de actividades para
eQresadosNivel de participación en talleres de
Nivel de cobertura de Talleres deBienestar Universitario
Culturaformación y proyección artistica yformación y proyección artística ycultural
cultural
Gestión de recursos y
Formación enFormación a usuarios en manejo deFormación a usuarios en manejo decompetencias servicios bibliotecarios informacionalesinformación bibliográfica
información bibliografía
Gestión de
Apoyo técnico a losPreservación de equipos
Preservación (mantenimiento) de
Laboratorioslaboratorios eouioos
Gestión administrativa
Servicios generales yCosto de prestación de servicios deCosto promedio de transporte de cada
y financiera
de apoyotransporte
estudianteadministrativo
Gestión administrativaTesoreríaLiquidez de la Universidad NacionalLiquidez de la Universidad Nacional
y financieraSede Manizales
MacroDroceso,_f'roceso-"
In¡¡icadores Dor Droceso,-Indicadores SIPLO
Comunicación
Divulgación deNivel de continuidad en la producciónNivel de continuidad en la producción
Informaciónradial radial
Gestión administrativa PresupuestoNivel de ejecución presupuestal de
Nivel de ejecución presupuestal dey financiera
ingresos en la vigenciaingresos en la vigenciaGestión administrativa
PresupuestoNivel de ejecución presupuestal de
Nivel de ejecución presupuestal dey financiera
gastos en la vigenciagastos en la vigenciaGestión administrativa
PresupuestoSeguimiento a la ejecución
Seguimiento a la ejecucióny financiera
Dresupuestal de la SedecresuDuestal de la Sede
Gestión estratégica dePorcentaje de variación en losPorcentaje de incremento en losExtensión
la función deextensión
ingresos de extensióningresos de extensión
Fuente: Hojas de Vida de indicadores por Proceso, Indicadores de caracterizaciones, e Indicadores SIPLO.Elaborado JXJrOficina Nacional de Control Interno - ONCI 2011.
Con excepción de los indicadores de la Sede Manizales50, no se encontraron mediciones de losindicadores por proceso. Según el IV Informe de avance de la UN-SIMEGE presentado por la
Vicerrectoría General en el 2010s"se definió que los indicadores de desempeño de los procesos sedeterminarán a través de SIPLO" 1.
a. Estructura básica
Los indicadores que se relacionan en las caracterizaciones corresponden al 44.5% del total de losindicadores por proceso, no tienen los elementos de la estructura básica ya que solo aparecenenunciados dentro del formato de la caracterización del proceso. Estos indicadores no vienenclasificados por eficiencia, eficacia y efectividad.
Los indicadores que se encuentran documentados en sus hojas de vida corresponden al 55.5% deltotal de los indicadores por proceso, estos indicadores contienen todos los elementos de la estructurabásica y se encuentran clasificados en indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad. Dicha
50 La Sede Manizales presentó el estado de avance de la medición de los indicadores por proceso, elaborados por esa misma Sede, en el puntode 'Informe de Indicadores año 2010' desarrollado en la reunión del Nodo del 7 de febrero de 2011.
51 'Adicional mente, como estrategia para consolidar el número y tipo de indicadores que se generan por proceso en todas las Sedes de laUniversidad, se definió que lo indicadores de desempeño de los procesos se determinará a través de SIPLO acorde con la realización de lasactividades que sustentan la ejecución de las etapas o subprocesos asociados a cada proceso'. Numeral 1.2.11, pág. 12. Informe de avance IVtrimestre de 2010 de UN-SIMEGE. Vicerrectoría General.
Oficina Nacional de Control Interno -ONCI
Versión final - Diagnóstico de Indicadores de Gestión en la Universidad Nacional
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fU
estructura básica corresponde al formato determinado por la Guía de Indicadores de UN-SIMEGE. Acontinuación se detallan los elementos constitutivos de la estructura básica.
Tabla 14. Estructura básica de los Indicadores por proceso
I ----- Estructura básica de los indicadores
I MacroprocesoProceso asociado! Fecha de creaCIónI Nombre del indicador
Ob'eto del indicador
Categorización del indicador (Eficiencia, Eficacia, Efectividad)Formula
í\.Iiiriabies
I FuenteI Nivel de desagr",eg-,=a~ci",ó~n _, Frecuencia de medición
Unidad de medida
ResponsableMecanismos, frecuencia y responsable de la medición
I Interpretación __
I Fuente: Hojas de Vida de indicadores por Proceso CoordinaciÓn General. Sede Manizales y Sede Medellln.Tabla elaborada p!?'r Oficina Nacional de Control Interno - ONCI 2011.
De los 630 indicadores documentados en hojas de vida, el 21% de los indicadores formuladoscorresponden a indicadores de efectividad, el 47% a indicadores de eficacia y el 30% a indicadores deeficiencia.
Gráfica 6. Distribución de los indicadores por proceso
Efectividad
21%)
Fuente: Fuente: Hojas de Vida de indicadores por Proceso CoordinaciÓn General. Sede Manizales y Sede Medellln.Gráfico elaborado por Oficina Nacional de Control Interno - ONCI 2011.
Si bien para los indicadores se tienen diligenciados todos los campos de la hoja de vida, para algunosse requeriría una revisión de la idoneidad del indicador de acuerdo a lo presentado en el' punto 3 deldocumento y una revisión de coherencia entre los elementos que lo constituyen, coherencia que dacuenta de la calidad del indicador.
A continuación se resalta en cursiva, como ejemplo, algunos de los elementos que deben ser objetode dicha revisión de calidad:
OfiCina Nacional de Control Interno -aNO
, .\!\t;., Versión final - Diagnóstico de Indicadores de Gestión en la Universidad Nacional~ ~ U-FT -14.001.001.002 - Versión 0.0
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Tabla 15. Ejemplos de revisión de calidad sugerida
f'
Asegurar el oportunorestablecimiento y ladisponibilidad de los serviciosinformáticos en la UniversidadNacional
Orientar y operacionalizar eldesarrollo de las actividades
Planeación I propias del quehacerInstitucional institucional, para garantizar elcumplimiento de la misión y laoptimización de los recursos.
Fuente: Hojas de Vida de indicadores por Proceso Coordinación General,Tabla elaborada oor Oficina Nacional de Controllntemo - ONCI 2011
Macroproceso
Gestión deInformación
Direccionamiento Institucional
Proceso
Gestión decontinuidad
yrecuperación
Objetivo del Proceso Fórmula
Número deiñformesrevisados / Número
deJnformes. recibidos
Sede Manizales y Sede Medellln.
Categoría
Eficiencia
Eficacia
Eficacia
Nivel de
desagregación
R0rai;¡5)¿50cado
t!.o@Q/s..la6Pi;ado
Por proyecto
b. Correspondencia entre el objetivo del índice de efectividad y los objetivos de losindicadores por proceso.
Dada la información presentada en las hojas de vida de los indicadores por proceso en cuanto alobjetivos de medición, la dimensión de análisis y el nivel de desagregación de las variables y de losindicadores, se podría considerar la inclusión de 41 indicadores (ver detalle en Anexo 3) con lasiguiente distribución por Macroproceso:
Tabla 16. Número de Indicadores por proceso - por Macroproceso que se podrían incluir en el índice deEfectívidad
Macroproceso Total
Direccionamiento Institucional
4Relaciones Interinstitucionales
1
Comunicación
-Investioación e Innovación
1
Formación9
Extensión
2
Bienestar Universitario
1
Gestión del Talento Humano
3Gestión de recursos y servicios bibliotecarios
-Gestión de Laboratorios
3Gestión de Información
4
Gestión administrativa y financiera7
Gestión iurídica
1
Evaluación Independiente
-Administración del sistema de oestión
5Total aeneral
41
Fuente: Hojas de Vida de indicadores por Proceso Coordinación General, Sede Manizales, Sede Medellln y Caracterizaciones.Elaborado DOr Oficina Nacional de Control Interno - ONCI 2011.
La inclusión definitiva de éstos indicadores dentro del índice de efectividad depende de la existenciade las mediciones de los mismos, disponibilidad de la información y de un análisis técnico quedetermine la coherencia con el modelo estadístic052 según el cual se recolectan los datos quealimentan el índice de efectividad.
52 Modelo estadístico: el diseño muestral para la recolección de los datos.
Oficina Nacional de Control Interno -ONCI
Versión final - Diagnóstico de Indicadores de Gestión en la Universidad Nacional
U-FT -14.001.001.002 - Versión 0.0
21
5.4 Sistema de Indicadores de Planeación Operativa - SIPLO
Los indicadores del Sistema de Planeación Operativa miden el cumplimiento de las metas de lasactividades establecidas por equipos de gestión en su planeación anual. Estos indicadores son detercer nivel y están orientados a proporcionar información de manejo cotidiano de los funcionarios ymandos medios de la Universidad.
El análisis de estos indicadores, se realizó a partir de información entregada a la Oficina Nacional deControl Interno por la Coordinación General de UN-SIMEGE y consolidada con corte a 30 deSeptiembre de 201053, en donde se encontraron un total de 2.05354 indicadores formulados. Acontinuación se muestra la distribución de los mismos por Sede y Nivel Nacional:
Tabla 17. Numero de Indicadores SIPLO por Macroproceso y Sede.
Sede
MacroDroceso
Nivel
NacionalBoiIotáArnazoniaCaribeManizal"MedellinOrinooulaPalmiraTotal
Direccionamiento institucional122 8113701 9114
Desarrollo oraanizacional251 15 430 1141118
Relaciones interinstitucionales
111 179 433Investiaación e innovación
3.7 41946 27106Comunicación
343 340 11293Formación
4112 1442116 6103297
Extensión
I6 62890 828166Bienestar unlversitano
66 I67 81725226211
Gestión de talento humano12 I12 187 49
Gestión de recursos y servicios
II I
Ibiblioteca nos61 I16 !89 62102
Gestión de laboratorios
6I5 1220 9188240
Gestión de información (gestión de II
tecnología informática y de
IItelecomunicaCiones y gestión I
II documentan 14 I11161471311102
Gestión administrativa v financiera
275 I17 45 i601551220
Gestión iurídica
1731626
I Evaluación, medición, control y
II
I II seauimiento
152 I 2154
Esoecial UNISALUD
18 I 119
Macroproceso especial caja de 31 IDrevisión social
3
Total general
449132 185 235572 I914882053
Aunque la base de datos se reporta como consolidada final, contiene registros no válidos, como registros de prueba y capacitación del
sistema. La base de datos remitida por la Coordinación General U-SIMEGE a la fecha contiene 2079 registros. Se encuentran 26 registrossin información de indicadoresFuente: Sistema de Indicadores de Planeación Operativa - SIPLO - Septiembre 30 de 2010Tabla elaborada p.er: Oficina Nacional de Control Interno - ONC12011.
53 La InformaCión fue soliCitada a la Coordinación General de UN-SIMEGE mediante oficio ONCI-645 con respuesta del 22 de Octubre de 2010. LasoliCitud fue realizada por la ONCI dado que la información de fechas anteriores no estaba estandarizada, según Mónica Mayorga Contratista parael tema de indicadores SIPLO de la Coordinación General de UN-SIMEGE.
54 Respecto a estos 2.053 Indlcadores se encuentra una diferencia con la información reportada en el Informe de avance de UN-SIMEGEcorrespondiente al IV tnmestre entregado por la Vícerrectoria General mediante Oficio VRG - 1796 del 31 de Diciembre de 2010, dado que endicho informe se reportan un total de 2.298 Indicadores de SIPLO, Sin embargo en el conteo realizado en la tabla de Excel adjunta se encontróque: i) en total hay 2.217 indicadores de los cuales 92 son campos vacíos sin indlcadores.
Oficina Nacional de Control Interno -ONCI
\ '\\\\ Versión final - Diagnóstico de Indicadores de Gestión en la Universidad Nacional~~ U-FT-14.001.001.002 - Versión 0.0
22
a. Estructura básica
Los indicadores SIPLO se encuentran en una matriz con la siguiente estructura:
Tabla 18. Estructura básica de los Indicadores SIPLO
Estructura básica de los indicadoresSede EQuipode Qesti6nCoordinadorMacroprocesoProcesoObietivoPolíticaActividadTipo de recursoMetaIndicadorTipo de indicadorUnidadMeta 1 semestreMeta 2 semestreFuente: Sistema de Indicadores de Planeación Operativa - SIPLO - Septiembre 30 de 2010Tabla elaborada Dor Oficina Nacional de Controllntemo - ONCI 2011.
El Sistema de Indicadores de Planeación Operativa -SIPLO, consolida indicadores de efectividad,eficiencia y eficacia, articulando cada uno de estos indicadores a una política de operación, que a suvez se relaciona con una política de mejor gestión.
De 105 2.053 indicadores, el 8% de los indicadores corresponden a indicadores de efectividad, el 83%a indicadores de eficacia y el 9% a indicadores de eficiencia.
Gráfica 7. Distribución de los indicadores SIPLO
Efectividad8%
Fuente: Sistema de Indicadores de Planeación Operativa - SIPLO - Septiembre 30 de 2010Gráfico elaborado por Oficina Nacional de Control Interno - ONCI 2011.
Se observó que no se encuentra estandarizada la forma en que se construyen estos indicadores entre
las Sedes y entre los diferentes Equipos de Gestión, no obstante la existencia del instructivo para talfin 55; esto es, la forma en la que se formulan o redactan las metas, los indicadores, su fórmula y losdemás elementos constitutivos del indicador son disfmiles entre las diferentes Sedes/Nivel Nacional.
Para algunos indicadores se requeriría una revisión de su idoneidad de acuerdo a lo presentado en el
punto 3 del documento y una revisión de coherencia entre 105 elementos que lo constituyen,coherencia que da cuenta de la calidad del indicador.
55 htto:llwww.manizales.unal educo/simeQe/descaroaslínstructivo plan oper.pdfOficina Nacional de Control Interno -ONCI
u),," Versión final - Diagnóstico de Indicadores de Gestión en la Universidad Nacional~ U-FT-14.001.001.002 - Versión 0.0
23
'L-
A continuación se resalta en cursiva, como ejemplo, algunos de los elementos que deben ser objetode revisión de calidad:
Tabla 19. Ejemplos de revisión de calidad sugerida
Realizar la propuesta del programade maestría a ofrecer ante el ComitéAcadémico Administrativo para su
~Qrobación.Seguimiento procesos ensayossegún las normas establecidas en las Iniciar con laboratorio deáreas de pavimentos, suelos, concretoconcret~s_y resistencia de materiales
A o o téCniCO Levantamiento de Información,~ bo t' elaboración de planos y cantidad de
a a ra onos obra para los laboratorios a mejorar.
Preparación del presupuesto anualde ingresos y gastos de
Presupuesto funcionamiento de acuerdo a lainformaCión presentada por lasdiferentes áreas.
Fuente: Sistema de /ndicadores de Planeación Operativa - S/PLO - Septiembre 30 de 2010.
-Lª-~_e/ab~ada p'or Oficina Nacional de Contro/lntemo - ONC.L2.Q11 __
Formación
Gestión delaboratonos
Gestión delaboratonos
Gestiónadministrativa
y financiera
Proceso
Gestión de laactividad
académica de
formación
Planeaclón
Actividad Meta
Propuesta aprobada por elComité AcadémicoAdministrativo de la Maestríaa ofrecer
Levantamiento deInformación, elaboración de
planos y cantídad de obra
.-j)ara los laboratorios a mejorar
Elaboración del anteproyectode presupuesto defunCionamiento de la SedePalmlra
Nombre delIndicador
*1
NormasTéénicas NTC
Oficio
Eficacia
Eñéacia
Eficieñcia
b. Correspondencia entre el objetivo del índice de Efectívídad y los objetivos de losindícadores SIPLO
Dada la información presentada en las hojas de vida de los indicadores por proceso en cuanto losobjetivos de medición, la dimensión de análisis y el nivel de desagregación de las variables y de losindicadores, ninguno de éstos son pertinentes para su inclusión en el índice de efectividad.
6 Conclusiones y Recomendaciones
,. Los diferentes esfuerzos de la Universidad por establecer indicadores para medir su gestión handado lugar a la creación de 3.341 indicadores que permiten hacer medición de la gestión en nivelesdiferentes.
,. Dado el número elevado de indicadores SIPLO (2.053) y de indicadores por proceso (1.135), serecomienda su revisión tomando en consideración los siguientes aspectos: i) la función puntual quedeben cumplir cada uno de los tipos de indicadores (operativos y de proceso), función que guía ydelimita la definición de los mismos; ii) de acuerdo al modelo de operación por procesos, losprocesos y sus caracterizaciones deben ser únicos en la institución (abarcando lasparticularidades), luego no debería haber diferentes indicadores por proceso por cada una de lasSedes y Nivel Nacional, por tanto los indicadores por proceso deben ser estadarizables.
,. Se identificó que tanto las Sedes de Presencia Nacional y la Sede Bogotá adoptaron lascaracterizaciones del Nivel Nacional, luego adoptan así los 203 indicadores que se relacionan endichas caracterizaciones. La Sede Palmira aunque adaptó las caracterizaciones del Nivel Nacional,no modificó los indicadores que en ellas se encontraban, luego cuenta con los mismos 203indicadores del Nivel Nacional.
Oficina Nacional de Control Interno -ONCI
\ 'i\~\ Versión final - Diagnóstico de Indicadores de Gestión en la Universidad Nacional~~ U-FT-14.001.001.002 - Versión 0.024
y De acuerdo al IV Informe de avance de la Coordinación General de UN-SIMEGE presentado por la
Vicerrectoría General en el 2010, en el cual se afirma a,ue los indicadores de planeación operativason los que determinan los indicadores por procesos, se asume que indicadores por procesopresentados en el numeral 5.3 del presente documento, con excepción de los indicadores de laSede Manizaless7 y Sede Medellín, fueron reemplazados totalmente por los indicadores SIPLO. Noobstante, se recomienda a la Coordinación General de UN-SIMEGE analizar dichos indicadorespor proceso en relación con los indicadores de planeación operativa, para determinar siefectivamente son reemplazables. Lo anterior teniendo en cuenta la diferenciación entre losindicadores que miden la ejecución de los procesos y los indicadores que miden la ejecución de lasactividades. Luego de los resultados de dicho análisis, se debe formalizar cualquier cambio que eneste sentido se realice, por cuanto los indicadores por proceso fueron construidos en el marco delManual de Procesos y Procedimientos en 2008 y formalizados mediante la Resolución de RectoriaNo. 711 de 2009.
y Aunque en su definición (qué miden) los indicadores SIPLO no son estandarizables, si esestandarizable la estructura básica y la forma en que se redactan (construcción) dichosindicadores. Frente a esto último, se evidenció que la construcción de los indicadores SIPLO no seencuentra unificada, lo que implica que la forma en la que se formulan o redactan las metas, losindicadores, su fórmula y los demás elementos constitutivos del indicador sean disímiles entre lasdiferentes Sedes/Nivel Nacional.
y En el mismo sentido se sugiere hacer control y depuración permanente sobre los indicadores deSIPLO, dado que: i) se encontró un gran número de errores de digitación, incoherencias,indicadores de prueba, metas no medibles, entre otros y ii) se presentaron diferencias en el total deindicadores de un trimestre a otro. Lo anterior en el marco del instructivo y la guía existente para laconstrucción y definición de los indicadores de planeación operativa y en el entendido de que losindicadores de la planeación operativa no puede variar entre trimestres (planeación: definición delas actividades y las metas); lo único que es susceptible de variar en el tiempo es el cumplimientosobre las metas establecidas.
y Se observó falta de unificación en cuanto a la metodología de construcción de indicadores, noobstante la existencia de la Guía de Indicadores elaborada por UN-SIMEGE. Por tanto, serecomienda definir la responsabilidad en el área que se considere pertinente, dentro delMacroproceso "Evaluación, Medición, Seguimiento y Control", la cual deberá definir loslineamientos para toda la Universidad respecto a la construcción (formulación) de los indicadores,independientemente de su nivel y su objeto de medición; lo anterior con el fin de garantizar elcontrol de calidad necesario y la homogeneidad en la construcción. Así mismo, definir quién debeanalizar los resultados de las mediciones y manejar el archivo documental - histórico de lainformación de gestión de la Universidad, en sus diferentes niveles. Todo lo anterior, teniendo encuenta que es el nivel directivo el que define los parámetros de medición y aprueba los indicadorespor proceso, indicadores que deben ser diseñados por cada uno de los líderes de proceso o porquien éste delegue.
y Se recomienda la generación de lineamientos y directrices respecto a la actualización omodificación de todos los indicadores y la notificación de dichos cambios a la instancia que sedesigne para hacer la coordinación del tema en la Universidad.
56 "Adicionalmente. como estrategia para consolidar el número y tipo de indicadores que se generan por proceso en todas las Sedes de laUniversidad. se definió que lo indicadores de desempeño de los procesos se determinará a través de SIPLO acorde con la realización de lasactividades que sustentan la ejecución de las etapas o subprocesos asociados a cada proceso". Numeral 1.2.11, pág. 12. Informe de avance IVtrimestre de 2010 de UN-SIMEGE. Vicerrectoría General.
57 La Sede Manizales presentó el estado de avance de la medición de los indicadores por proceso, elaborados por esa misma Sede. en el puntode "Informe de Indicadores año 2010' desarrollado en la reunión del Nodo del 7 de febrero de 2011.
Oficina Nacional de Control Interno -ONO
Versión final - Diagnóstico de Indicadores de Gestión en la Universidad NacionalU-FT-14.001.001.002 - Versión 0.0
25
'j
~ En el mismo sentido, se sugiere estandarizar la construcción de los indicadores teniendo en cuentala estructura básica mlnima que cada indicador debe tener y asl, no solo ajustar los indicadores,sino también ajustar la Gula Básica de Indicadores UN-SIMEGE Código: U-GU-15.001.001.Versión 0.0., que se encuentra publicada en la página Web de UN-SIMEGE.
Lo anterior entendiendo que las hojas de vida son el instrumento que permite documentar elindicador y que a su vez posibilita que se puedan medir y entender fácilmente. AsI mismo permiteconsignar metas y resultados durante la vida útil del indicador. 58
~ Si bien algunos indicadores, se pueden preseleccionar para su inclusión en el Indice de efectividad,de acuerdo con el objetivo de medición, en general para el uso efectivo de estos indicadores, esnecesario tener en cuenta un análisis adicional que determine la existencia de los datos y lamedición de los indicadores que se seleccionen incluyendo la periodicidad de la misma. AsI mismo,determinar si: i) el nivel de desagregación de los datos es coherente con los niveles dedesagregación que se manejarán en el Indice de Efectividad; ii) los instrumentos y la muestra derecolección de los datos son compatibles; y iii) existe coherencia entre los elementos queconstituyen el indicador garantizando la calidad del mismo.
7 Bibliografía
• Proyecto. "Rediseño del Sistema de Indicadores de Gestión de la Universidad Nacional deColombia". Oficina Nacional de Planeación. Universidad Nacional de Colombia. Documento de
trabajo. 2010
• Gula Básica de Indicadores UN-SIMEGE. Código: U-GU-15.001.001. Versión 0.0. UniversidadNacional de Colombia.
• Cartilla "Diseño, manejo, interpretación y seguimiento de indicadores de gestión". DepartamentoAdministrativo de la Función Pública. Noviembre de 2009.
• Gula Metodológica para la formulación de indicadores. Departamento Nacional de Planeación.2009
• Metodologla Unea Base de Indicadores. Departamento Administrativo Nacional de Estadistica DANE.2004
• Ley 87 de 1993. Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en lasentidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.
• Lineamientos conceptuales y metodológicos V.1.0 Noviembre 2010. Proyecto "Diseño eimplementación del Indice de efectividad para la evaluación independiente del Sistema de ControlInterno". ONCI.
• Modelo para la definición y construcción de indicadores de gestión en las Instituciones deEducación Superior. José Hernando Bahamon.
58 Guía Metodológica para la formulación de indicadores. Departamento Nacional de Planeación. 2009.
Oficina Nacional de Control Interno -ONCI
~ .\"~ Versión final - Diagnóstico de Indicadores de Gestión en la Universidad Nacional\)J\-s\. U-FT-14.001.001.002 - Versión 0.0
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•. 1 •• <
8 Anexos
Anexo 1. Indicadores ONP que podrian incluirse en el índice de Efectividad
Nombre del
I
IDependencia I Criterio de
Macroproceso·
DescripciónObjetivo de polltlcaresponsable delIndicador cálculovaloración
Políticas
Nivel de desarrollo normativo deMejorar el desarrollo normativo yinstitucionales
la función de bienestar en laestratég icodelafuncióndeBienestar
paraelUniversidad,entérminosdebienestar y fomentar la reflexiónDirección Nacional deCoherenciaUniversitario desarrollodelpolíticas defomento,académica o institucional sobreBienestar
bienestarplaneación,seguimientoylos aspectos relacionados con el
institucionalevaluación. bienestar en la lES
Procurar que los programas yParticipación en
Consisteenmedirlaactividades debienestar
Bienestaractividades
departicipación de la comunidaduniversitario cubran la totalidadDirección Nacional deEficacia-Universitario bienestar
universitaria en las actividadesde la comunidad que conformaBienestarCalidad
de bienestar.lainstitución(estudiantesy
docentes).
índice
quevaloralasMejorarlascondicionesde
Bienestar
Condiciones decondicionesdebienestarrealización del bienestar de la
Dirección Nacional deEficacia-
Universitario
bienestaruniversitario para los distintoscomunidaduniversitaria,enBienestar Calidaduniversitario integrantesdelacomunidad cuanto a los campos específicos
universitaria.de inierencia de la Universidad.
Satisfacción
enOpinión de los estudiantes enIncentivar el involucramiento de
Bienestarla comunidad universitaria de lasDirección Nacional deEficacia-
Universitario
elbienestarrelación con su participación enactividades de extensión en losBienestarCalidaduniversitario las actividades de bienestarprocesos formativos
Gestión
Ingresos totales y discriminadosMejorar
lafinanciaciónyGerencia NacionalAdministrativa y
Ingresos totalesporcomponentes:distribucióndelosingresosFinanciera Eficiencia-
transferencias de la nación y
yAsignaciónFinanciera recursos propios
recibidosAdministrativa
Fortalecer
laevaluaciónEvaluación
EvaluaciónUsodemecanismosdepermanentedelasdistintasOficina Nacional deEficiencia-Independiente
permanenteevaluación dependenciasacadémico-Planeación Asignaciónadministrativas
Aparición de la Universidad en
Fortalecerlaimageny
Comunicación
Visibilidadmediosmasivosdeposicionamiento delaUNIMEDIOS
Efectividad
comunicación
Universidadenlosmedios (Impacto)
masivos de comunicación.
Procesos
Ajuste de los procesos a laAdecuarlosprocesosAdministración y
administrativosrespectiva norma de Gestión deadministrativosparael
Vicerrectoría GeneralEficiencia-
mejoramientoy de soporte
Calidad(SGC):fortalecimientodelagestión Asignación
NTCGP1000:2004 v MECI.pública
Administración y
EficienciaenTiempo de respuesta promedio
Mejorarel delasTodas lastrámites (Mediana)alassolicitudes a poyo
Eficienciamejoramiento administrativosinternas v externas.dependencias administrativasdependencias
Gestión de
Acreditación dePorcentajedelaboratoriosFortalecerlapolíticadeDirección Nacional de
Eficacia-acreditación de los laboratoriosLaboratorioslaboratoriosacreditados
de la UniversidadLaboratoriosCalidad
Direccionamiento
EjecuciónplanRelación de la ejecución de los
Mejorar el nivel de ejecución de
GerenciaNacional
Eficiencia-institucional
de desarrolloproyectos del Plan de Desarrollolos proyectos
FinancierayAsignacióncon su eiecución financiera.
Administrativa
Políticas
Nivel de desarrollo normativo de
la función de extensión en lainstitucionales Universidad,
entérminosdeMejorar el desarrollo normativo yDirección Nacional deExtensión parael
políticasdefomento,estratégicodela
ExtensiónCoherencia
desarrollo de lafunción de extensión
extensión
planeación,seguimientoyevaluación.
Extensión
GestiónNivel de desarrollo proactivo deFortalecerlacapacidadDirección Nacional de
ComplejidadProactiva de lala función de extensión en ladiscrecional de la Universidad vExtensión
Oficina Nacional de Control Interno -ONCI
Versión final - Diagnóstico de Indicadores de Gestión en la Universidad Nacional
U-FT -14.001,001,002 - Versión 0,0
27
''1
I Nombre del
DependenciaCriterio de
I Macroproceso·indicadorDescripción
Objetivo de políticaresponsable delvaloracióncálculo
Desarrollo de
Extensión productosacadémicos
Dirección Nacional deExtensión
Extensión
extensión
Beneficiarios de
los proyectos deextensión
Universidad.
Estima la cantidad de puntos oproductos académicos comoresultado de la actiVidad deextensión.
Cantidad de beneficiarios de los
proyectos y actividades deextensión
su carácter proactlvo ante elentorno.
Fortalecer la elaboraCIón deaportes de innovación,renovación o contextualizaciónde los acumulados académicosa partir de los programas y~ectos de extensión.
Orientar esfuerzos
institucionales para diversificarla respuesta institucional y ladiferenciación posible demodalidades.
Vicerrectoría
Investigación
deComplejidad
EficaciaPertinencia
Nivel de desarrollo normativo dela función de formaCIón en laUnrversidad, en términos depolíticas de fomento,planeación, seguimiento y
__ e_v_a_lu_a_ció_n_. -+ _
Extensión
Formación
Presenciaterritorial
PolíticasInstltucionales
para eldesarrollo de laformación
Municipios del pais en los que através de la extensión, laUniversidad hace presencia!erritorial
Orientar la presencia de laUniversidad en todos los
territorios del país.
Mejorar el desarrollo normativo yestratégico de la función deformación
Dirección Nacional deExtensión
VicerrectoriaAcadémica
EficaciaPertinenCia
I CoherenCia
NaCional
y
FormaciónGastoformación
en
Cantidad de recursos
financieros que se utilizananualmente en la ejecución dela función de formación de laUnrversldad.
Aumentar la cantidad de
recursos que se destinan a laformaCión.
GerenciaFinancieraAdministrativaDirección Nacional dePersonal OficinaNaCIonal de
!~!!!r}_~ación
Eficiencia
Asignación
Número de programasacreditados de la institución yporcentaje en relación con el
total de programas ofrecidos porla Institución.
EqUidad indice de las condiCiones de .
regional de las deSigualdad municipal en Ampliar la oportunidad deoportunrdades cuanto al ingreso a la acceso al Sistema de Educación
_~u~~a_s • Universidad. Supenor.-------------~
Formación
Formación
Programasacadémicos conacreditación decalidad
Consolidar la acreditación de
todos los programas curricularesde pregrado de la Unrversldad.
VicerrectoríaAcadémica
VicerrectoríaAcadémica
EficaciaCalidad
EficaCIa
Equidad
Investigación einnovación
Políticas Nivel de desarrollo normativo deInstltuclonales la función de Investigación en lapara el Universidad, en términos dedesarrollo de la políticas. de fomento,
investigación planeaclon, seguimiento y_~aluaclón.
Mejorar el desarrollo normativo yestratégico de la función deinvestigación
Vícerrectoría
Investigación
deCoherenCIa
de
Nacional
y
Investigación einnovaCIón
Gasto en
investigación
Cantidad de recursos
financieros que se utilizananualmente en la ejecuCIón dela función de investigación de laUniversidad.
Aumentar la cantidad de
recursos que se destinan a lainvestigación
GerenciaFinancieraAdministrativaOficina Nacional dePlaneaciónVicerrectoría
Investigación
Eficiencia
Asignación
Nacional
yInvestigación eInnovación
Nivel
ejecuciónproyectos
dede
Relación de la ejecuciónacadémica de los proyectos de Mejorar el nivel de ejecución deinvestigación en comparación los proyectos de investigación.
con su ejecución finanCIera _ -t------- _ . _
GerenciaFinancieraAdministrativa
EfiCIenCia
Asignación
Magnitud y porcentaje departicipación de la Universidaden las convocatorias deCOLCIENCIAS.~-------------------
InvestigaCIón eInnovaCIón
Proyectosfinanciados porColclencias
Estimular la participación de losinvestigadores en lasconvocatorias que ofreceCOLCIENCIAS
Vicerrectoria
Investigación
de EficaciaCalidad
Investigación einnovación
PartiCipaciónnacional en
Tasa de participación de la I Fortalecer la consolidación deInstitución en los grupos de los grupos de investigación.
Vlcerrectoria
Investigación
de EfectiVidad
{lmpacto) __
OHcina Nacional de Control Interno -ONO
~ .~~ Versión final - Diagnóstico de Indicadores de Gestión en la Universidad Nacional~. U-FT -14.001.001.002 - Versión 0.0
28
I DependenciaNombre del Criterio deMacroproceso' indicador
DescripciónObjetivo de políticaresponsable delvaloracióncálculogrupos
investigación A, B o C en laclasificación
nacionaldeCOLCIENCIAS
Distinciones
Númerode reconocimientos,Fortalecerelreconocimiento
Investigación e nacionalesepremios y distinciones externossocial de la investigación de laVicerrectoríadeEfectividad
innovacióninternacionales
otorgadosporlalaborUniversidad
Investigación(Impacto)investiaativa de la institución 'El nombre del Macroproceso se relaciona tal como aparece en el Sistema de Indicadores de Gestión de la ONP.Fuente: Documento conceptual "Rediseflo del Sistema de Indicadores de Gestión de la Universidad Nacional de Co/ombia"- ONPTabla elaborada por: Oficina Nacional de Control Interno - ONCI 2010.
Oficina Nacional de Control Interno -ONCI
Versión final - Diagnóstico de Indicadores de Gestión en la Universidad NacionalU-FT-14.001 .001 .002 - Versión 0.0
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Anexo 2. Indicadores de efectividad de UN-SIMEGE que podrían íncluirse en el índice deEfectividad
Macroproceso
COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL
COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL
COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL
COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL
COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL
COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL
COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL
COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL
COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL
COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL
COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL
COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL
COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL
COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL
COMPONENTE ADMINISTRACiÓN DEL RIESGO
COMPONENTE ADMINISTRACiÓN DEL RIESGO
COMPONENTE ADMINISTRACiÓN DEL RIESGO
COMPONENTE ADMINISTRACiÓN DEL RIESGO
COMPONENTE ADMINISTRACiÓN DEL RIESGO
COMPONENTE ADMINISTRACiÓN DEL RIESGO
COMPONENTE ADMINISTRACiÓN DEL RIESGO
COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL
COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL
COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL
COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL
COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL
COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROLCOMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL
Nombre del IndicadorServidores públicos seleccionados que no pasaron
I periodo de pruebaServidores públiCOS evaluados con mas de 850 puntosen la evaluación del mérito
Servidores públicos que piensan que la inducción y lareinducción contribuyó en el conocimiento de la entidadJefes que perciben que las capacitaciones mejoran eldesempeño de los servidores públicos en su puesto detrabajoServidores públicos que han mejorado su desempeñogracias a la evaluación de desempeñoJefes que han mejOrado su capacidad directivogerencial a los subordinados en Planeación según sussubordinados
Jefes que han mejorado su capacidad directivogerencial a los subordinados en Ejecución según sussubordinados
Jefes que han mejorado su capaCidad directivogerencial a los subordinados en Control según sussubordinados
Jefes que han mejorado su capacidad directivogerencial a los subordinados en Mejora según sussubordinados
Cumplimiento de los resultados esperados de losI proyectos pertenecientes al Plan Global de Desarrollo.
Porcentaje de satisfacción de los usuarios de los bienes
de servicios producto de la planeación operativaServidores públicos a los que el conocimiento del mapade procesos de la Universidad les ha permitido articularla actividad de su puesto de trabajo dentro del contextode la Universidad.
Aumento de la productividad en la elaboración de bienesy/o prestación de servicios.Aumento de la productividad de los procesos(estadisticas anuales Universidad Nacional)Servidores públicos que piensan que los planes deprevención y tratamiento de riesgos han permitidocomprender y prevenir los nesgos a los que estáexpuesta la dependencia.
Riesgos que han disminuido su valoración de riesgoJefes que piensan que la administración de los riesgosles ha permitido aumentar el logro de sus objetivosCumplimiento política de riesgosServidores públicos que piensan que los planes deprevención y tratamiento de riesgos han permitidocomprender y prevenir los riesgos a los que estáexpuesta la dependencia.Jefes que piensan que la administración de los riesgos
les ha permitido aumentar el logro de sus objetivosFormular indicadores con los criterios de la política deriesgos.Jefes que consideran que las políticas de operaCIón hanfacilitado el cumplimiento de la función de ladependenCIa
.Servidores públicos que piensan que la documentación yestandarización de los procedimientos ha permitidomejorar el logro de los objetiVOs de la dependencia.Servidores públicos que consideran que ha habidomejoras en los procedimientosServidores públicos que consideran que los elementosde control de los procedimientos le han permitido eliminaro disminuir errores o reprocesos.Jefes que consideran que los indicadores de gestión le
I permiten una toma eficaz de decisionesSe han generado las Acciones correctlvas y preventivasnecesarias derivadas de la medición de indlcadoresServidores públicos Que consideran Que el manual de
Oficina NacionaJdecontrollnterno -ONCI
Versión final - Diagnóstico de Indicadores de Gestión en la Universidad Nacional
U-FT -14.001.001.002 - Versión 0.0
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Macroproceso Nombre del Indicadorprocedimientos ha sido útil en la eiecución de sus laboresServidores públicos que consideran que disponen lasuficiente
informaciónentérminosdecalidadyCOMPONENTE DE INFORMACiÓN
oportunidad para realizar un trabajo efectivo
Quejas y reclamos y buen trámite
han sido utilizadasCOMPONENTE DE INFORMACiÓN
cara mejorar la oestión
Servidores públicos que consideran que disponen de losCOMPONENTE DE INFORMACiÓN
sistemas tecnológicos de información para realizar un
trabaio efectivoImplementación del SISTEMA DE MEJOR GESTiÓNgenerada por la estrategia de comunicación utilizadaCOMPONENTE DE COMUNICACiÓN PÚBLICA(Premio de Meior Gestión)
Nivel de posicionamiento y reconocimiento que tiene laUniversidad Nacional en la sociedad ( monitoreo a losCOMPONENTE DE COMUNICACiÓN PÚBLICAmedios de comunicación y rendición de cuentas)
Respuesta
efectivaasolicitudesdeinformaciónCOMPONENTE DE COMUNICACiÓN PÚBLICA
telefónica
Servidores públicos que consideran que los elementosde control de los procedimientos le han permitido eliminarCOMPONENTE AUTOEVALUACIÓNo disminuir errores o reorocesos.
Jefes que consideran que los indicadores de gestión leCOMPONENTE AUTOEVALUACIÓNoermiten una toma eficaz de decisiones
Servidores públicos que consideran que el proceso deCOMPONENTE AUTO EVALUACiÓNauditoría ha contribuido al meioramiento de su oestión
Acciones cerradas con relación al total de accionesCOMPONENTE DE MEJORAMIENTOgeneradas
Acciones cerradas con relación al total de accionesCOMPONENTE DE MEJORAMIENTOoeneradas DOr oroceso
Jefes que consideran que la ejecución de planes deCOMPONENTE DE MEJORAMIENTOmejoramiento mejoró el desempeño
Servidores públicos que consideran que la ejecución deCOMPONENTE DE MEJORAMIENTOolanes de mejoramiento mejoró el desemoeño
Fuente: Hojas de Vida de indicadores por Proceso Coordinación General, Sede Manizales y Caracterizaciones.Tabla elaborada por: Oficina Nacional de Control Interno - ONC12010.
Oficina Nacional de Control Interno -ONCI
Versión final - Diagnóstico de Indicadores de Gestión en la Universidad Nacional
U-FT - 14.00 1.001 .002 - Versión 0.0
31
, Q
Anexo 3. Indicadores por proceso que podrían incluirse en el índice de Efectividad
Extensión
Direccionamiento Instltucional
Direccionamiento Institucional
f-- .
Formación
~rmaciónFormación
, FormaciónFormaciónFormaciónFormaciónFormación
, MacroprocesoDireccionamiento Institucional
~ionamlento Institucional
Relacione..§J.rlterinstituclonales
~gación e Innovación
Formación
Nombre del Indicador
, Cumplimiento metas del plan de desarrollo
Cumplimiento metas del plan de acción ins!!!.u.~c~io~n~a~1 ~Variación porcentual promedio en los indices y valores de las áreasde intervención seleccionadas en el Plan de Desarrollo
Cumplimiento de metas del Plan de Desarrollo de Sede y del Plande Acción
~ución de las actividades del Plan Operativo
Cumplimiento planeación Y~le_c~u_c_io_'n_o~pe~r_a_tiv_a ~Gestión para la aprobación de la creación, apertura, modificación ocancelación de los programas curricularesNivel de satisfacción del estudiante
Nivel d~.iJ..!!.~facción del egresadoAutoevaluación Acreditación
, Evaluación de los ~og,.,.ra_m_as.,....,.c..,.ur_n,-c~u_la_re_s _Evaluación integral de la actividad docenteCumplimiento de la f1laneación operativa
I Número de g~j~_r_ecJ_a_m_o_s -iNúmero de usuarios satisfechos
Cumplimiento en la ejecución de las actividades de extensión adesarrollar
.-Extenslón 'Nivel de particif1_a_Cl_Ó_n_d_e_e_v_e_n_to_s ~Bienestar Universitario I Cumplimiento de la programación establecida
I Gestión del Talento HU.!!1,an() I Gestión concurso~s~d~e~a~,s~e"-n,~s.=.o_--.,. ___<Gestión del Talento Humano I Niveles de satisfacción del cliente internoGestión del Talento Humano Total de evaluaciones al desempeño realizadasGestión de Laboratorios I Cumplimiento de Objetivos de calidadGestión de Laboratorios Cumplimiento del f1rQgrama de audltorías en laboratorios
Gestión de Laboratorios i Cumf1limiento de planes de mejoramientoGestión de Información I Cumf1limiento ~",Ia,,-n~d,,-,e,-a=-cc=ió,,-,n,,- --<
Gestión de Información Oportunidad en tiempo de respuesta
~-Gesti6n de Información I Nivel de ocul1ación de la infraestructu§j'_lo_s_se_rv_iCl_'o_s ~Gestión de Información I Gesti9n de contingencia (áreas con contingenciaslGestión administrativa y financiera I Cuml1'imiento de la .I1'aneación de los servicios
>- Gestión administralÍ'{éD' fin¡¡nciera Atención de solicitudes de servicios_g~~n_~e~ra,,-Ie,,-,s,-- -,
Gestión administrativa y financiera Optimización de gastosge.~n_e~r_a~do~s, _gestión administrativa y financiera Gestión de las n~,_OCI_'a_a_'o_n_e_s _
,...gestión administrativa y financiera Gestión de la adguisición de bienes y serviciosGestión administrativa y financiera Cumplimiento del proceso de contratación
Gestión administrativa y financiela --.+-Gestlón de la información financieraGestión juridica Eficiencia en la asesoría y defensa judicial a la Universidad
Administración y mejoramiento del SIMEGE Gestión de Riesgos de los proces_o.~.-------------i¿c!~inis.t@s:!Qi!_Y mej~amie.!lt2..c!el SIM!,_QE:-+--Gestión planes de meJ,~·o_ra~m_I~·e_n_to _
Administración y mejoramiento del SIMEGE~quisitos cumplidos (I~y~,~G_P_1_0_0_0~,M_E_C_I.,) _Administración y mejoramiento del SIMEGE Cumplimiento de pli3nes de mej=-o~ra"-m",i.=.e,-,nt,,,o,-- _AdministraCión y mejoramiento del SIMEGE ,Atención y solución de g~as, reclamos y sug=-e~re~n~a~·a.=.s _
•...Fuente: Hojas de Vida de indicadores por Proceso Coordinación General, Sede Manizales y Sede Medellln yCaracterizaciones
Tabla elaboradaJJor: Oficina Nacional de Control Interno - ONCI 2010. ~
Oficina Nacional de Control Interno -ONCI
\11,fA Versión final - Diagnóstico de Indicadores de Gestión en la Universidad NacionalO\.. U-FT -14,001,001,002 - Versión 0,0
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