DIRECCIÓN DE PROYECTOS

GEOVANNY ANDRES MARTÍNEZ JIMÉNEZEVALUACIÓN DE PROYECTOS

ESTRUCTURA DE LAS ORGANIZACIONES

1. Orientadas a proyectos: Los miembros suelen estar trabajando en el mismo lugar físico con directores de proyecto con gran independencia y autoridad. Ejemplo: Empresas consultoras.

2. Funcional: Cada miembro tiene un superior y las personas se agrupan por especialidades, por Ejemplo marketing o producción.

3. Matricial: Se mantiene la estructura funcional pero se crea una estructura orientada a proyectos.

OBJETIVOS DEL PROYECTO

• Se establecen en la Iniciación (Alcance).

• Se perfeccionan durante la Planificación.

• Son responsabilidad del Director del Proyecto.

• Son claros, alcanzables y transferibles.

RESTRICCIONES DEL PROYECTO

• Alcance.

• Tiempo.

• Costo.

• Calidad.

• Recursos.

• Riesgos.

Gestión de la Integración

Gestión del Alcance Gestión del Tiempo Gestión del Costo Gestión de la Calidad Gestión de Recursos Humanos

Gestión de las Comunicaciones Gestión de los Riesgos Gestión de las Adquisiciones

ÁREAS DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS

PROCESOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS• Procesos de Iniciación.

• Procesos de Planificación.

• Procesos de Ejecución.

• Procesos de Monitoreo y Control.

• Procesos de Cierre.

PROCESO DE INICIACIÓN

Se definen los objetivos del proyecto, se identifican a los principales interesados, se nombra al Director de Proyecto y se autoriza formalmente el inicio del proyecto.

PROCESO DE PLANIFICACIÓN

Se define el alcance del proyecto, se refinan los objetivos y se desarrolla el plan para la dirección del proyecto, que será el curso de acción para un proyecto exitoso.

PROCESO DE EJECUCIÓN

Se integran todos los recursos con el fin de implementar el plan para la dirección del proyecto.

PROCESO DE MONITOREO Y CONTROL

Se supervisa el avance del proyecto y se aplican acciones correctivas.

PROCESO DE CIERRE

Se formaliza con el cliente la aceptación de los entregables del proyecto.

SUBPROCESOSEn cada uno de los cinco grupos de procesos existen varios procesos particulares distribuidos entre las distintas áreas de dirección de proyectos.

INICIACIÓN PLANIFICACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERREINTEGRACIÓN 1 1 1 2 1

ALCANCE 3 2TIEMPO 5 1COSTO 2 1

CALIDAD 1 1 1RECURSOS HUMANOS 1 3

COMUNICACIONES 1 1 2 1RIESGOS 5 1

ADQUISICIONES 1 1 1 1TOTAL 2 20 8 10 2

ÁREAS

Número de Subprocesos Según Grupo de Procesos y ÁreasPROCESOS

INICIACIÓN PLANIFICACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE

INTEGRACIÓN Acta de Constitución Plan de Proyecto Dirigir el Proyecto Controlar el TrabajoControlar Cambios Cerrar Proyecto

ALCANCERecopilar Requisitos

Definir AlcanceCrear EDT

Verificar AlcanceControlar Alcance

TIEMPO

Definir ActividadesSecuenciar Actividades

Estimar RecursosEstimar Duración

Desarrollar Cronograma

Controlar Cronograma

COSTO Estimar CostosDeterminar Presupuesto Controlar Costos

CALIDAD Planificar Calidad Asegurar la Calidad Controlar Calidad

RECURSOS HUMANOS Desarrollar Plan de R.H.Adquirir el Equipo

Desarrollar el EquipoDirigir el Equipo

COMUNICACIONES Identificar Interesados Planificar Comunicaciones Distribuir InformaciónGestionar Interesados Informar Desempeño

RIESGOS

Planificar RiesgosIdentificar RiesgosAnálisis Cualitativo

Análisis CuantitativoPlan Respuesta Riesgo

Controlar Riesgos

ADQUISICIONES Planificar Adquisiciones Efectuar Adquisiciones Administrar Adquisiciones Cerrar AdquisicionesTOTAL 2 20 8 10 2

PROCESOSÁREAS

Los grupos de procesos no son independientes entre sí, tampoco es necesario que termine un grupo al 100% para que comience el próximo grupo, sino que existe una fuerte interrelación entre todos los grupos de procesos.

INTEGRACIÓN

INTEGRACIÓN Acta de Constitución Plan de Proyecto Dirigir el Proyecto Controlar el TrabajoControlar Cambios Cerrar Proyecto

ACTA DE CONSTITUCIÓN

Documento que formaliza la existencia de un proyecto y autoriza al Director del Proyecto para utilizar recursos de la organización en las actividades del proyecto.

PLAN DE PROYECTOEs un proceso de planificación que requiere varias interrelaciones con las distintas áreas (requisitos, enunciado del alcance, EDT, cronograma, presupuesto, plan de calidad, plan de recursos humanos, plan de comunicaciones, plan de riesgos y plan de Adquisiciones).

DIRECCIÓN DEL PROYECTO

El Director del Proyecto y el equipo de trabajo ejecutan las actividades que figuran en el Plan para la Dirección del Proyecto.

CONTROL DEL TRABAJOEl Director del Proyecto y otros miembros del equipo de dirección serán los responsables de controlar las actividades del proyecto durante todo el grupo de procesos.

CONTROL DE CAMBIOSEste proceso requiere de un comité integrado de cambios, compuesto por el patrocinador, el cliente y el director del proyecto.

CIERRE DEL PROYECTOEl Director del Proyecto revisará toda la información para asegurarse que no ha quedado nada pendiente y que se están cumpliendo con los objetivos definidos en el alcance.

ALCANCE

ALCANCERecopilar Requisitos

Definir AlcanceCrear EDT

Verificar AlcanceControlar Alcance

ALCANCE DEL PROYECTO

Consiste en definir todos los procesos y el trabajo necesario para que el producto sea provisto con todas las características y funciones requeridas.

RECOPILACIÓN DE REQUISITOS

Consiste en documentar las necesidades de los interesadospara convertirlas en requisitos del proyecto.

DEFINIR EL ALCANCE

Consiste en desarrollar el enunciado detallado del alcance. En otras palabras el que.

CREAR EDTTambién denominada Estructura del Desglose del Trabajo y consiste en descomponer el proyecto en partes mas pequeñas.

VERIFICAR EL ALCANCE

Conseguir la aceptación formal del alcance por parte del cliente o patrocinador.

CONTROLAR EL ALCANCE

Consiste en gestionar los posibles cambios en el alcance original.

TIEMPO

TIEMPO

Definir ActividadesSecuenciar Actividades

Estimar RecursosEstimar Duración

Desarrollar Cronograma

Controlar Cronograma

DEFINIR LAS ACTIVIDADES

Se identifica cada una de las actividades que se deben realizar para lograr un proyecto exitoso.

SECUENCIAR ACTIVIDADES

Se analiza qué tipo de dependencias existe entre las distintas actividades.

ESTIMAR RECURSOS

Se determina cuáles son losrecursos necesarios y disponibles para llevar a cabo cada actividad.

ESTIMAR DURACIÓN

Se estima el tiempo necesario para cumplir con cada una de las actividades.

DESARROLLAR CRONOGRAMA

Se analiza la integración existente entre la secuencia, los recursos necesarios, las restricciones y la duración de cada actividad.

CONTROLAR CRONOGRAMA

Se administran los posibles cambios realizados al cronograma original.

COSTO

COSTO Estimar CostosDeterminar Presupuesto Controlar Costos

ESTIMAR COSTOS

Consiste en calcular los costos de cada recurso para completar las actividades del proyecto.

DETERMINAR PRESUPUESTO

Consiste en sumar los costos de todas las actividades del proyecto a través del tiempo.

INDICADORES FINANCIEROS

Durante los procesos de iniciación del proyecto, se utilizan los indicadores financieros para seleccionar entre alternativas de proyectos. Asimismo, el presupuesto se complementa con indicadores financieros para evaluar la rentabilidad del proyecto. Los más utilizados son VAN, TIR, PRI y B/C.

CONTROLAR LOS COSTOS

Influye sobre las variaciones de costos y administra los cambios en el presupuesto.

CALIDAD

CALIDAD Planificar Calidad Asegurar la Calidad Controlar Calidad

PLANIFICAR CALIDAD

Determinar las normas relevantes y como se van a cumplir.

ASEGURAR CALIDAD

Consiste en utilizar los procesos necesarios para cumplir con los requisitos del proyecto. Se asegura que se estén utilizando los planes para la gestión de calidad.

CONTROLAR CALIDAD

Consiste en supervisar que el proyecto esté dentro de los límites establecidos en cuanto a normas de calidad.

RECURSOS HUMANOS

RECURSOS HUMANOS Desarrollar Plan de R.H.Adquirir el Equipo

Desarrollar el EquipoDirigir el Equipo

DESARROLLAR PLAN DE R.H.

Se definen los roles, responsabilidades y habilidades de los miembros del equipo, así como también las relaciones de comunicación.

ADQUIRIR EL EQUIPO

Se obtienen los recursos humanos necesarios para llevar a cabo las actividades del proyecto.

DESARROLLAR EL EQUIPO

Se mejoran las competencias y las habilidades de interacción entre los miembros del equipo.

DIRIGIR EL EQUIPO

Se monitorea el desempeño individual y grupal de los miembros y se resuelven los conflictos que suelen ocurrir en el equipo.

COMUNICACIONES

COMUNICACIONES Identificar Interesados Planificar Comunicaciones Distribuir InformaciónGestionar Interesados Informar Desempeño

STAKEHOLDERSTambién denominados los interesados del proyecto, son todas aquellas personas u organizaciones cuyos intereses puedan ser afectados como resultado de la ejecución o finalización del Proyecto.

IDENTIFICAR INTERESADOS

Se monitorea el desempeño individual y grupal de los miembros y se resuelven los conflictos que suelen ocurrir en el equipo.

PLANIFICAR COMUNICACIONES

Determina cuáles serán lasnecesidades de información del proyecto.

DISTRIBUIR INFORMACIÓN

Consiste en poner a disposición de los interesados la información necesaria.

GESTIÓN DE LOS INTERESADOS

1. Identificarlos a todos. Aquellos que aparezcan en ejecución podrían solicitar cambios y esto implica tiempo y dinero.

2. Determinar sus necesidades y expectativas, y convertirlos en requerimientos.

3. Comunicarse con ellos.

4. Gestionar su influencia en relación con sus requisitos, para lograr un proyecto exitoso.

INFORMAR DESEMPEÑO

Consiste en comunicar el estado de avance del proyecto.

RIESGOS

RIESGOS

Planificar RiesgosIdentificar RiesgosAnálisis Cualitativo

Análisis CuantitativoPlan Respuesta Riesgo

Controlar Riesgos

PLANIFICAR RIESGOS

Consiste en la gestión para la identificación, análisis, respuesta y monitoreo de los riesgos.

IDENTIFICAR RIESGOS

Determinar cada uno de los riesgos que afectan al proyecto.

ANÁLISIS CUALITATIVO

Se estima de manera cualitativa (alto, medio, bajo) la probabilidad y el impacto de cada riesgo con el fin de priorizarlos.

ANÁLISIS CUANTITATIVO

Se estima numéricamente laprobabilidad (Por ejemplo 5%) y el impacto (Por ejemplo $10.000) para priorizar los riesgos con mayor precisión.

PLAN RESPUESTA AL RIESGO

Se planifican las acciones que se llevarán a cabo para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas.

CONTROL DE RIESGOS

Consiste en monitorear y ejecutar los planes de respuesta al riesgo.

ADQUISICIONES

ADQUISICIONES Planificar Adquisiciones Efectuar Adquisiciones Administrar Adquisiciones Cerrar Adquisiciones

PLANIFICAR ADQUISICIONES

¿Qué comprar? ¿Cuándo? ¿Cómo?. Documentar los requisitos de los productos e identificar los vendedores.

EFECTUAR ADQUISICIONES

Contactar vendedores para obtener propuestas y presupuestos, revisar las propuestas, elegirlos, negociar y adjudicar los contratos.

ADMINISTRAR ADQUISICIONES

Evaluar el desempeño de losvendedores, monitorear y gestionar los cambios del contrato.

CERRAR ADQUISICIONES

Aprobar y cerrar cada contrato al finalizar el proyecto o alguna de sus fases.