Gestión del tiempo y productividad

¿Qué hacemos todos los días?

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La gestión del tiempo

¿Son suficientes?

Ciertamente, sí lo son. No se trata de falta de tiempo sino de una mala gestión de nosotros mismos. De malas decisiones en cuanto a como invertimos nuestro tiempo trabajando o descansando. No se puede tener más tiempo. Se puede tener una mejor gestión del tiempo

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Productividad¿De qué depende?

La productividad no depende de la cantidad de horas trabajadas sino de como se han utilizado esas horas. En países como Noruega, Dinamarca está mal considerado trabajar horas extras ya que se considera que el trabajador no ha sido capaz de realizar sus tareas en el tiempo que se considera establecido para ello. Debemos desterrar el modelo basado en cantidad.

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Síntomas que nos afectan personalmente

1. Jornadas cada vez más largas

2. Aumento de la agresividad, los nervios o la fatiga

3. Decisiones cada vez más precipitadas

4. Llegar tarde a muchos sitios

5. Tareas que se acumulan

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Síntomas que afectan a los demás

1. Contagiamos nerviosismo

2. Desorganizamos su trabajo

3. El intercambio de información es nulo o insuficiente

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Eficacia vs EficienciaEficacia: podemos definirla como el nivel de consecución de metas y objetivos. La eficacia hace referencia a nuestra capacidad para lograr lo que nos proponemos.

Eficiencia: podemos definirla como la relación entre los recursos utilizados en un proyecto y los logros conseguidos con el mismo

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Leyes de la eficaciaLas tareas se alargan al interrumpirlas

Las tareas largas suponen mayores dificultades

El valor de la tarea no es proporcional al tiempo que se le dedica

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Clasificación de las tareas

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ReflexiónNo se trata de trabajar más,

sino de trabajar mejorEn cierta ocasión un hombre llegó a un campo de leñadores con el objeto de conseguir trabajo. Durante su primer día laboral trabajó arduamente y como resultado taló muchos arboles. El segundo día trabajó tanto como el primer día pero notoriamente su producción se redujo a la mitad. El tercer día se propuso mejor y golpeó con furia los arboles pero los resultados fueron nulos. Al ver el capataz el escaso resultado del joven le preguntó cuando fue la última vez que afiló su hacha a lo que este respondió que ha estado muy ocupado cortando arboles.

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Los ladrones del tiempo

1. Visitas2. Postergación/procrastinar

3. Mala delegación4. Internet

5. Interrupciones6. Improvisación

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Defenderse de los ladrones del tiempo

1. Interrupciones: Cada vez que se interrumpe el trabajo se puede llegar a tardar hasta 10 minutos en recobrar completamente la concentración

1. Comunica tu rutina

2. Frenar a las personas

3. Alejar el celular

4. Trabajar en periodos de tiempo cortos

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Defenderse de los ladrones del tiempo

2. Visitas inoportunas:

1. Decir NO amablemente

2. Mantenerse de pie

3. Poner límites de tiempo a cada visita

4. Centrarse en lo esencial

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Defenderse de los ladrones del tiempo

3. Reuniones: Cuando convoque a una reunión establezca objetivos, establezca un orden día, comience a la hora prevista, permitir que los que ya hicieron su aporte se retiren si ya no hay nada que tratar con ellos

1. Utilizarlas para definir objetivos, analizar y resolver problemas 2. No convocar cuando no existe un

propósito específico previendo que se encuentren todas las personas involucradas

3. Preparar la reunión con tiempo

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Defenderse de los ladrones del tiempo

4. Postergación: Cuando convoque a una reunión establezca objetivos, establezca un orden día, comience a la hora prevista, permitir que los que ya hicieron su aporte se retiren si ya no hay nada que tratar con ellos

1. Abordar de inmediato las actividades importantes 2. Hacer a primera hora las tareas difíciles o

aburridas

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Defenderse de los ladrones del tiempo

5. Esperas

Utilizarlas para definir nuevos proyectos o metas, analizar y resolver problemas

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Uso de la agenda1. Escribir tareas y actividades de forma clara y sintética

2. Anotar planificando y revisar analizando

3. Calcular duración de las actividades

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Organización personal1. Centrarse en lo importante

2. Establecer prioridades

3. Saber decir NO a compromisos forzados

4. No improvisar

5. Gestionar las interrupciones

6. Organizar espacio de trabajo

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Tres claves para la planificación semanal1. Repasar el trabajo

2. Elegir los temas importantes

3. Planificar las tareas

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Tres claves para la planificación diaria1. Verificar citas para hoy

2. Hacer una lista realista de tareas a realizar hoy

3. Priorizar

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Consejos para planificar1. Llevar una agenda/sistema de planificación

2. Dedicar tiempo a la planificación diaria

3. Hacer lista de tareas a realizar

4. Clasificar tareas en importantes/rutinarias

5. Evaluar posibles urgencias

6. Planificar las tareas importantes

7. Reservar tiempo para tareas rutinarias

8. Dejar tiempo para imprevistos

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GRACIAS POR SU ATENCION!

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