Post on 11-Nov-2015
PROM-2015 TECNICO SUPERIOR
CARRERA DE SECRETARIADO EJCUTIVO CENTRO DE ORGANIZACIN PRIVADO DE ESTUDIO EN COMPUTACION
PROM-2015 11ENCANTOS EJECUTIVOS PARA UN MUNDO SECRETARIAL CON CONOCIMIENTO DE ALTA DISTINCION DOCENTE TUTOR: LIC. MARY SANDRA SOLIZ POSTULANTE: ZENOBIA QUISPE MAMANI
577
TEMA N 1
EL ARCHIVO
1.1 GENERALIDADES DEL ARCHIVO.-
La clasificacin es el arte de ordenar los objetos, documentos o cosas se aplica de manera directa la distincin de correspondencia mediante la aplicacin de un orden.
Para lograr una mejor eficiencia cada dato debe escoger con lo mejor que coordine a su actividad siguiente
un a especifica sistematizacin que de garanta de la informacin y el control sobre los documentos o
papeles de una ndole muy diversa dentro de la cotidiana documentacin comercial cobran a travs del
tiempo una mayor importancia , sin embargo la organizacin moderna de clasificacin con todo su
metodologa administrativa viene hacer una seccin ms prctico, ordenando con claridad y rapidez para
tener un exacto y precisando de toda documentacin.
1.2 ETIMOLOGA DE LA PALABRA ARCHIVO.- La palabra Archivo proviene de la voz griega ARCHION q1ue significa dar conocimiento sobre
algo, esta palabra de origen griego pasa a la voz latino archivos que se utiliza en nuestra
actualidad.
1.3 DEFINICIN.-
Archivo es el proceso en el cual una institucin se organiza para la resolucin de datos, documentos y otros para su perfecta organizacin dentro de una institucin. Para ello se requiere
un una accin muy importante que es la de archivar.
1.4 ARCHIVO.- Es la accin y el procedimiento que se debe seguir en el momento de guardar todo documento utilizando un sistema de ordenamiento para su mejor organizacin y control de los mismos.
En el proceso de archivo se debe tener en cuenta como base los cuatro procesos administrativos como ser:
1.4.1 PLANEAR.-
Ver que es lo que se quiere llevar a cabo , con qu objetivo y propsito
1.4.2 ORGANIZACIN.- Como realizar todo proceso de una manera ordenada y comprensible
1.4.3 CONTROLAR.- Verificar si la actividad se est llevando a cabo todo cono se haba planeado.
1.4.4 EVALUAR.-
PROM-2015 TECNICO SUPERIOR
CARRERA DE SECRETARIADO EJCUTIVO CENTRO DE ORGANIZACIN PRIVADO DE ESTUDIO EN COMPUTACION
PROM-2015 11ENCANTOS EJECUTIVOS PARA UN MUNDO SECRETARIAL CON CONOCIMIENTO DE ALTA DISTINCION DOCENTE TUTOR: LIC. MARY SANDRA SOLIZ POSTULANTE: ZENOBIA QUISPE MAMANI
578
Por ltimo hacer un anlisis de que se haya cumplido o con todo lo planeado, y ver si se consigui todos los objetivos.
1.5 IMPORTANCIA DEL ARCHIVO.-
El archivo de la correspondencia ya que esta realiza moviente s escritos en toda la empresa ya sea
comercial o en el mbito oficial es preciso estudiar cuales son las nociones del negocio o actividad
institucional, el mismo que se realizara con el fin de adoptar el sistema apropiado.
En la actualidad el archivo de una oficina brinda grandes actividades en las practicas secretariales sin
embargo nadie puede seleccionar una regla determinada para el mejor manejo de los archivos ya que cada secretaria deber buscar la mejor estrategia para cumplir su orden.
PROM-2015 TECNICO SUPERIOR
CARRERA DE SECRETARIADO EJCUTIVO CENTRO DE ORGANIZACIN PRIVADO DE ESTUDIO EN COMPUTACION
PROM-2015 11ENCANTOS EJECUTIVOS PARA UN MUNDO SECRETARIAL CON CONOCIMIENTO DE ALTA DISTINCION DOCENTE TUTOR: LIC. MARY SANDRA SOLIZ POSTULANTE: ZENOBIA QUISPE MAMANI
579
TEMA N 2
LA CORRESPONDENCIA
2.1 CONCEPTO DE LA CORRESPONDENCIA.-
La correspondencia es aquella actividad relativa que se requiere al intercambio de documentos, escritos como ser: papeles, cartas, telegramas, esquelas, tarjetas, muestras paquetes, invitaciones, etc. Es todo medio
de comunicacin escrita entre el remitente y el destinatario.
2.2 CLASES DE CORRESPONDENCIA.-
2.2.1 LA CORRESPONDENCIA.-
L legara a tener su clasificacin individual y la ms usada de manera personal es la privada, particular y
familiar. Este tipo de correspondencia se usa en las relaciones de amistad, miembros de una familia o una
situacin en particular en su redaccin predomina la sencillez, efecto o intimidad.
2.2.2 PBLICA U OFICIAL.-
Es el estudio de las comunicaciones escritas de las dependencias del estado en todo en todas sus jerarquas.
Empleo: Alcaldas, prefecturas, ministerio, rganos de la asamblea plurinacional y otros.
2.2.3 DIPLOMTICA.-
Es el estudio de las comunicaciones escritas que se cursan entre las personalidades del mundo diplomtico,
Por Ejemplo: embajadores, cnsules, directores de ceremonial y protocolo actividades culturales etc.
2.2.4 COMERCIAL.-
Es el estudio de todas las cartas y mensajes escritos que se cursan entre las instituciones comerciales. Por Ejemplo: bancos, mutuales, y prstamos, casas comerciales, casa de importacin y exportacin, secretarias,
supermercados y todo aquel servicio de mercado y distribucin
2.2.5 MILITAR.-
Es el estudio de todos los mensajes y comunicaciones, escritos que corresponden a las
fuerzas armadas, area la armada, el ejrcito, la polica nacional y toda actividad castrense
1.2.6 ECLESISTICA.-
PROM-2015 TECNICO SUPERIOR
CARRERA DE SECRETARIADO EJCUTIVO CENTRO DE ORGANIZACIN PRIVADO DE ESTUDIO EN COMPUTACION
PROM-2015 11ENCANTOS EJECUTIVOS PARA UN MUNDO SECRETARIAL CON CONOCIMIENTO DE ALTA DISTINCION DOCENTE TUTOR: LIC. MARY SANDRA SOLIZ POSTULANTE: ZENOBIA QUISPE MAMANI
580
Son comunicaciones escritas que pertenecen a la jerarqua catlica romana, Por Ejemplo: Su santidad, el papa, cardenales, obispos, arzobispos, prrocos, sacerdotes y monjes.
2.2.7 VA INTERNET.-
Este tipo de correspondencia es una de las ms usadas en muestra actualidad ya que es una red de redes, de
ordenes conectados entre s, atreves de un lenguaje informtico o producto comn ligadas mediante lneas
telefnicas, sobras pticas y en laces por satlites y otros.
Permite efectuar transacciones mercantiles de compra y venta, recopilada datos sumamente importantes,
enva decepciona total informacin cualquier actividad de edicin proveedor de pagos o pedidos y otros.
PROM-2015 TECNICO SUPERIOR
CARRERA DE SECRETARIADO EJCUTIVO CENTRO DE ORGANIZACIN PRIVADO DE ESTUDIO EN COMPUTACION
PROM-2015 11ENCANTOS EJECUTIVOS PARA UN MUNDO SECRETARIAL CON CONOCIMIENTO DE ALTA DISTINCION DOCENTE TUTOR: LIC. MARY SANDRA SOLIZ POSTULANTE: ZENOBIA QUISPE MAMANI
581
TEMA N# 3
GESTIN DOCUMENTAL
3.1 INTRODUCCIN.-
Durante la ltima mitad del siglo xx sea dado gran importancia a la produccin y control de registros. Esto
sea debido principalmente a 2 factores:
El desarrollo de de mtodos electrnicos para producir cierto tipo de datos.
La actividad acelerada en el desarrollo de medios mecnicos para el manejo de ellos.
Estos factores son efectuados muy de cerca y cambiado muchos aspectos de control de registros. Por ejemplo:
durante el periodo inicial de desarrollo electrnico, se deca que los records serian producidos y controlados
por medios electrnicos. Se crea tambin que el nmero de datos iba aumentando a pasos agigantados y que
los mtodos manuales para controlar dichos datos se hacan indispensables, especialmente para ciertos tipos
de materiales producidos electrnicamente.
Tambin se hizo orden que ciertos tipos de registros no resultaran afectados por los procesos electrnicos y
continuaran requiriendo la aplicacin y uso de mtodos manuales de procesamiento y archivo.
El desarrollo de mtodos mecnicos para el manejo de cantidades numerosas de datos ha aumentado para el
manejo de cantidades numerosas de datos ha aumentado grandemente en la ltimas dcadas. Algunos de
ellos estn diseados para ayudar en la tarea de trasladar los registros de las reas de almacenaje a las reas
de trabajo activo. Estos sistemas mecnicos pueden resultar muy valiosos cuando se usan para acelerar el
archivo de documentos muy activos, pero no pueden ser substituidos del control manual de los registros
antes de ser archivados.
La importancia contina de esta rea de administracin y organizacin de archivos, en el que se requiere el
manejo manual.
3.2 HISTORIA DEL ARCHIVO.-
el proceso de archivar ha existido, en una u otra forma, desde que la historia comenz a escribirse. Piedras pergaminos y mano escritas de gran valor histrico se han conservado atreves de los aos, y actualmente se
encuentran debidamente guardados y protegidos en diferentes museos atreves de todo el mundo. El hallazgo
y posesin de algunos de ellos ha sido mera casualidad ya que tanto piedras, como pergaminos dentro de
vasijas de barro, fueron enterrados bajo tierra suelta.
PROM-2015 TECNICO SUPERIOR
CARRERA DE SECRETARIADO EJCUTIVO CENTRO DE ORGANIZACIN PRIVADO DE ESTUDIO EN COMPUTACION
PROM-2015 11ENCANTOS EJECUTIVOS PARA UN MUNDO SECRETARIAL CON CONOCIMIENTO DE ALTA DISTINCION DOCENTE TUTOR: LIC. MARY SANDRA SOLIZ POSTULANTE: ZENOBIA QUISPE MAMANI
582
Un dato muy curioso e interesante resulta ser la supervivencia de esta costumbre, ya que
en la actualidad se sellan cartas, fotografas, revistas, peridicos, junto a la piedra angular o
fundamentalmente que se coloca en un nuevo edificio por construirse.
A estos mtodos primitivos de archivar siguieron otros que se explican a continuacin y que consistan
simplemente en guardar los papeles. Tenan grandes desventajas pues no ofrecan proteccin de orden
alguno.
3.2.1 GANCHO.-
Se us alrededor del siglo xv era un clavo o gancho con base de metal para que descanse sobre la mesa o escritorio, la cual se colgaba en la pared los papeles se colocaban en el gancho a medida de que se reciben.
3.2.2 NIDO DE PALOMAS.-
Era un mueble de madera que se colocaba en la pared en el escritorio tena varias divisiones pequeas con
suficiente fondo para guardar en ellas papeles. La mejor de este sistema de archivar la encontramos en los
apartados de correos, y los muebles que utilizan los hoteles para colocar la correspondencia de sus huspedes,
etc. Estos ejemplos de muestran el uso en la actualidad se da a este antiguo sistema de guardar papeles. En
tales instituciones y oficinas lo unan para facilitar la distribucin de correspondencia y para conservar
temporalmente papeles o documentos que se reciben.
3.2.3 CARPETA DE ACORDEN.-
Esta forma de guardar documentos surgi alrededor de 1860. Consiste en una carpeta con forma de acorden, el mismo tiene varias divisiones, las cuales por lo regular estn clasificadas en orden alfabtico. Se
le asigna una o varias (divisiones) letras de cada una de estas divisiones este fue el primer sistema donde se
hizo el archivo de documentos en posicin vertical. Esto constituye un paso de avance hacia los mtodos
modernos de archivar. El uso ms prctico de la carpeta de acorden en la actualidad es el personal. Los
cobradores o empleados de bancos usan estos sobres o cartapacios para llevar recibos, facturas o documentos,
con fines de cobro.
3.2.4 ARCHIVO VERTICAL.-
Este sistema provee mejor apariencia, ms espacio, ms visibilidad, flexibilidad y mayor facilidad y exactitud al archivar o encontrar papeles o documentos. Quien lo sugiri fue el Dr. Nataniel s. Ponce.
PROM-2015 TECNICO SUPERIOR
CARRERA DE SECRETARIADO EJCUTIVO CENTRO DE ORGANIZACIN PRIVADO DE ESTUDIO EN COMPUTACION
PROM-2015 11ENCANTOS EJECUTIVOS PARA UN MUNDO SECRETARIAL CON CONOCIMIENTO DE ALTA DISTINCION DOCENTE TUTOR: LIC. MARY SANDRA SOLIZ POSTULANTE: ZENOBIA QUISPE MAMANI
583
TEMA # 4
FINALIDAD Y GENERALIDADES DEL ARCHIVO
4.1 EL ARCHIVO.-
Es el conjunto de documentos clasificados y ordenados de forma metdica y sistemtica, la misma que utiliza un espacio fsico y apropiado para conservar y custodiar la informacin y documentacin respectiva a
cargo de una persona responsable, dentro de nuestra actualidad se la realiza a travs de un desarrollo
informtico; las empresas estn utilizando y tecnificando sus archivos de acuerdo al avance tecnolgico,
pues facilita la labor debido a nuevos aportes informticos
El archivo se va reemplazando paulatinamente mediante el uso de DVD, disquetes, banco de datos, flash y otros por una hoja de papel; sobre todo el banco de datos como un mtodo de conservacin y resguardo que
est sustituyendo al archivo.
4.2 FUNCIONALIDAD DE UN ARCHIVO.-
es importante que las empresas tengan un archivo en condiciones ptimas de tal forma que se almacenen de acuerdo al movimiento que requieran el valor econmico y financiero en base a una carpeta indicada de la
informacin requerida.
A continuacin veremos el procedimiento que sigue el archivo.
4.2.1 DOCUMENTOS.-
Son escritos, informes correspondientes a la correspondencia en el movimiento administrativo de una
empresa.
4.2.2 RECOPILAR.-
Se refiere a reunir, juntar y rescatar informacin debidamente ordenada, recopilar la informacin en la
empresa.
4.2.3 SELECCIONAR.-
Se refiere a que una vez obtenida la documentacin la empresa responsable del archivo debe tener la
capacidad de seleccionar los documentos de salida, entrada, tipo, referencia, asuntos en particular o
cualquier otra caracterstica.
PROM-2015 TECNICO SUPERIOR
CARRERA DE SECRETARIADO EJCUTIVO CENTRO DE ORGANIZACIN PRIVADO DE ESTUDIO EN COMPUTACION
PROM-2015 11ENCANTOS EJECUTIVOS PARA UN MUNDO SECRETARIAL CON CONOCIMIENTO DE ALTA DISTINCION DOCENTE TUTOR: LIC. MARY SANDRA SOLIZ POSTULANTE: ZENOBIA QUISPE MAMANI
584
4.2.4 CONSERVAR.-
Todo documento obtenido por la persona responsable del archivo debe clasificar los documentos es decir
separar o distribuir a la clase de documentos que pertenece, debidamente resguardados, buscando su buena
conservacin.
4.2.5 DIFUNDIR.- una vez obtenida la documentacin se debe dar a conocer con que tipo de materiales
cuenta la empresa para que sus accesibilidades y su uso sea dependiente de la institucin.
4.2.6 INFORMAR.-
una vez obtenida todo el material de archivo dentro de la empresa nos debe servir de informacin para
cualquier documento al interior del archivo.
ARCHIVO=GUARDAR, ORGANIZAR, U ORDENAR.
4.3 OBJETIVOS PRELIMINARES DEL ARCHIVO.-
que los documentos se ubiquen o encuentren de manera fcil e inmediata.
Que la documentacin se conservada en ptimas condiciones.
Que el espacio fsico destinado al archivo sea adecuado.
Que la clasificacin metdica del archivo maneje un lenguaje claro, preciso y sencillo, al alcance de los usuarios.
Que el costo de mantenimiento del archivo est relacionado con el movimiento de las empresas.
DOCUMENT
OS
RECOPILAR SELECCIONAR CONSERVAR DIFUNDIR INFORMAR
PROM-2015 TECNICO SUPERIOR
CARRERA DE SECRETARIADO EJCUTIVO CENTRO DE ORGANIZACIN PRIVADO DE ESTUDIO EN COMPUTACION
PROM-2015 11ENCANTOS EJECUTIVOS PARA UN MUNDO SECRETARIAL CON CONOCIMIENTO DE ALTA DISTINCION DOCENTE TUTOR: LIC. MARY SANDRA SOLIZ POSTULANTE: ZENOBIA QUISPE MAMANI
585
TEMA N 5
LA CARTA
5.1 CONCEPTO.-
se llamara al medio de comunicacin escrita lo cual ser y creada en exactitud para mantener las relaciones humanas y pblicas.
5.2 ELEMENTOS FUNDAMENTALES DE LA CARTA.-
5.2.1 MEMBRETE.-
Es el empiezo de una carta las cuales identifica a una institucin donde va el lugar, donde encuentra la
institucin el membrete puede llevar como elemento: el membrete la direccin y el logotipo.
PEPSI
Av. Juan pablo II # 2024 telf. 2457522
El alto-Bolivia
5.2.2 LUGAR Y FECHA.-
este elemento se produce a colocar sobre el lugar de origen el nmero el da el mes, finalmente el ao.
El alto 18 de abril de 2013 Lugar fecha mes ao
5.2.3 NMERO DE CITE.-
Esta identificacin sobre la cantidad del documento que se haya enviado este identifica segn los ejemplos realizados como ejemplo:
Cite: 0023/13
5.2.4 DESTINATARIO O DIRECCIN.-
Se procede a colocar el ttulo personal ttulo en general el nombre y apellido el cargo o jerarqua de una institucin.
PROM-2015 TECNICO SUPERIOR
CARRERA DE SECRETARIADO EJCUTIVO CENTRO DE ORGANIZACIN PRIVADO DE ESTUDIO EN COMPUTACION
PROM-2015 11ENCANTOS EJECUTIVOS PARA UN MUNDO SECRETARIAL CON CONOCIMIENTO DE ALTA DISTINCION DOCENTE TUTOR: LIC. MARY SANDRA SOLIZ POSTULANTE: ZENOBIA QUISPE MAMANI
586
Ttulo personal seor
Ttulo acadmico Lic. Ral ramos v.
Cargo jerrquico GERENTE GENERAL
Lugar importador robles.
5.2.5 REFERENCIA O ASUNTO.-
es el resumen del contenido que dice y explica en sus palabras.
Ref. Renuncia
Asunto.- solicitud de permiso
5.2.6 SALUDO VOCATIVO.-
Se usa dependiendo de una relacin existente entre el remitente y el destinatario el saludo se dirige de cargo
jerrquico al ttulo acadmico o ttulo personal.
Seor
Distinguido seor
Estimado seor
Distinguido licenciado
5.2.7 PRRAFO DE INICIO.-
Cosiste en escribir el contenido de la carta la misma que ser de manera sencilla y natural por lo general se
saluda a quien se dirige.
Mediante la presente
En esta oportunidad
A tiempo de dirigirme a usted
5.2.8 PRRAFO DE DESARROLLO.-
Es el texto en el cual se pone en esencia el mensaje que se transmite utilizando palabras simples breves pero
dando a conocer de manera escrita.
El motivo es para solicitar
La razn de la presente es
PROM-2015 TECNICO SUPERIOR
CARRERA DE SECRETARIADO EJCUTIVO CENTRO DE ORGANIZACIN PRIVADO DE ESTUDIO EN COMPUTACION
PROM-2015 11ENCANTOS EJECUTIVOS PARA UN MUNDO SECRETARIAL CON CONOCIMIENTO DE ALTA DISTINCION DOCENTE TUTOR: LIC. MARY SANDRA SOLIZ POSTULANTE: ZENOBIA QUISPE MAMANI
587
5.2.9 PRRAFO DE CIERRE.-
Este prrafo se debe crear simpata y confianza para dar conclusiones al (SMS) expuesto generalmente se
inicia con estas palabras.
Sin otro particular
Agradecimiento de ante mano su atencin
5.2.10 DESPEDIDA.-
Es una frase o una palabra que se escribe luego del cierre del contenido de una carta o que tambin puede ir
acompaado al prrafo, atentamente, cordialmente, respetuosamente, muy atentamente.
5.2.11 FIRMAS RUBRICAS.-
La firma es la entidad de la persona, al contenido de la carta se describe el nombre completo que en barias
ocasiones ser la identificacin de la persona responsable que firme la carta.
5.2.12 ANTE FIRMA.-
Es el registro de la empresa comercial que muchas veces este identificado por un sello, este identificacin por
razones de seguridad o tambin puede ir despus de la identificacin.
5.2.13 INSTITUCIN LAS INCIALES.-
Es una identificacin que luego, pues esto permitir tener expuesto los inciales de la persona que firma son
maysculas de la persona que redacta en minscula.
5.2.14 CON COPIA Y ARCHIVO.-
Es una forma de indicar a los documentos realizados pasar al archivo, pues este permitir tener
comprobante de la documentacin que se est emitiendo la carta o documento alguno siempre debe llevar una
copia la misma que ser archivada.
5.2.15 ANEXOS O ADJUNTOS.- en este elemento en la carta se detalla y describe aquellos
documentos que van incluido a la presente la cual puede ser detallada al documento o simplemente
expresando con nmeros.
5.2.16 POSDATA.- en este punto se aadir algunos datos que se haya explicado o detallado dentro del
contenido de la carta, ser presentado en abreviatura.
PDT-postata Pos-posdata
PROM-2015 TECNICO SUPERIOR
CARRERA DE SECRETARIADO EJCUTIVO CENTRO DE ORGANIZACIN PRIVADO DE ESTUDIO EN COMPUTACION
PROM-2015 11ENCANTOS EJECUTIVOS PARA UN MUNDO SECRETARIAL CON CONOCIMIENTO DE ALTA DISTINCION DOCENTE TUTOR: LIC. MARY SANDRA SOLIZ POSTULANTE: ZENOBIA QUISPE MAMANI
588
TEMA N 6
EL ARCHIVO Y LOS MUEBLES PARA ARCHIVAR
6.1 DEFINICIN DEL ARCHIVO.-
Archivar es el proceso de archivar, guardar de manera sistemtica diversos documentos como por ejemplo:
cartas formularios, certificados, documentos mercantiles, certificados de impuestos.
6.2 EL ARCHIVO FSICO.- se refiere a todo aquello que es tangible que existe en la empresa y que
sirve especialmente para el archivo de la documentacin estos son:
6.3 ELECCIN DE LOS MUEBLES.-
Una racional distribuye del espacio destinado para el archivo debe ser apropiado a las necesidades, se indica
a continuacin distintos tipos de mobiliarios y estantes que pueden utilizarse para el archivo en la empresa
como ser:
6.3.1 LAS GAVETAS.-
Son u mueble fabricado y designados para economizar espacio y ofrecer una consulta rpida que consta de
tres o cinco gavetas y puede ser de madera o metal
6.3.2 LOS ESTANTES.-
Son aquellos muebles fabricados con mayor espacio dentro de la oficina en los cuales pueden archivarse
documentos de mayor volumen este mueble estar realizado de acuerdo a las necesidades de la institucin ya
que se podrn archivar correspondencias de todo tipo y uso por parte de la empresa para archivar los
PROM-2015 TECNICO SUPERIOR
CARRERA DE SECRETARIADO EJCUTIVO CENTRO DE ORGANIZACIN PRIVADO DE ESTUDIO EN COMPUTACION
PROM-2015 11ENCANTOS EJECUTIVOS PARA UN MUNDO SECRETARIAL CON CONOCIMIENTO DE ALTA DISTINCION DOCENTE TUTOR: LIC. MARY SANDRA SOLIZ POSTULANTE: ZENOBIA QUISPE MAMANI
589
documentos en los estantes se requiere de archivadores de palanca, separadores, rtulo,
pues su uso depende del sistema seleccionado.
6.3.3 LOCAL PARA EL ARCHIVO.-
Respecto al local si se trata independientemente de un, la humedad tanto por la escases y por la falta de
ventilacin en el lugar del archivo ni debe estar cercano a conductos de agua ni tampoco tendidos elctricos
que perjudicaran o ocasionaran incendios, inundaciones, dao alguno a los archivos, pues os documentos
deben estar en un local suficientemente apropiado.
Por otro lado Los documentos que estn en el archivo no pueden estar en locales compartidos con otros y
sustrados de una documentacin a otra, por lo tanto sera recomendable escoger los muebles apropiados
porque de debe considerar la resistencia que nos ofrece el piso elegido por que el archivo y el mueble soporta
un peso adecuado.
As mismo, el local para el archivo debe estar iluminado o luminoso ya sea de manera natural o artificial
porque todo trabajo en archivo requiere de una luz clara para lograr un trabajo eficiente, sin embargo se debe
acceder en esta sugerencia pues tambin demasiada luz daara los documentos por exceso de sol o luz
artificial cambiando del papel blanco a un color amarillento, su ventilacin tiene que ser extrema puesta que
as se evita el polvo en los documentos, por otro lado la temperatura de ambiente debe ser entre 18 grados a
20 grados relativamente, del mismo modo el espacio de archivo no debe ser exageradamente pequeo.
CONDICIONES DEL ARCHIVO
Debe tener humedad
Iluminacin
necesaria
Instalaciones
elctricas
protegidas
Espacio
suficiente para
el
desplazamiento
del usuario
Buena
resistencia piso
La secretaria debe
documentar
PROM-2015 TECNICO SUPERIOR
CARRERA DE SECRETARIADO EJCUTIVO CENTRO DE ORGANIZACIN PRIVADO DE ESTUDIO EN COMPUTACION
PROM-2015 11ENCANTOS EJECUTIVOS PARA UN MUNDO SECRETARIAL CON CONOCIMIENTO DE ALTA DISTINCION DOCENTE TUTOR: LIC. MARY SANDRA SOLIZ POSTULANTE: ZENOBIA QUISPE MAMANI
590
6.4 ARCHIVOS SEGN SU POSICIN.-
los principales son:
6.4.1 ARCHIVO HORIZONTAL.-
los documentos se almacenan en sentido horizontal dispuesto s uno encima del otro en carpetas, cajas o cajones archivadores u otros materiales, pues el tipo de mobiliario adecuado para los archivadores
horizontales son los armarios los estantes, los armarios pueden disponer de bandejas o estantes o tambin de
casilleros.
Ventajas.- las principales ventajas que ofrece este sistema de archivo son los dos: es accesible debido a su simplicidad, y el documento al estar apoyado sobre su superficie mayor sufre peso.
Adems horizontalmente se puede archivar grandes documentos.
Inconvenientes.- en primer lugar resulta difcil localizar los documentos en su bsqueda pues se pierde demasiado tiempo; los documentos ocupan mucho espacio porque no pueden apoyarse
independientemente, adems para manejarlos es preciso dejar un espacio de 1 a 2 centmetros para
poder introducir los dedos y extraerlos. Otros inconvenientes su uso pues revive el hecho de sacar un
documento hay que sujetar el resto y para re3integrar de la misma manera.
6.4.2 ARCHIVO LATERAL.-
el tipo de mueble empleado para el archivo de documentos de forma lateral es similar al del sistema anterior,
en este caso, los documentos se apoyan sobre uno de los dos lados uno tanto al otro similar o igual que estn
los libros en una biblioteca.
Excelente
ventilacin
Temperatura
cambiante de
18 a 20 grados
Mobiliario
adecuado
PROM-2015 TECNICO SUPERIOR
CARRERA DE SECRETARIADO EJCUTIVO CENTRO DE ORGANIZACIN PRIVADO DE ESTUDIO EN COMPUTACION
PROM-2015 11ENCANTOS EJECUTIVOS PARA UN MUNDO SECRETARIAL CON CONOCIMIENTO DE ALTA DISTINCION DOCENTE TUTOR: LIC. MARY SANDRA SOLIZ POSTULANTE: ZENOBIA QUISPE MAMANI
591
En este sistema se adapta a todo tipo de documentacin siempre que este enumerado los
documentos sueltos se coloquen en una carpeta u en otra caja para identificarlos.
Ventajas.- la principal ventaja de este sistema es sus economa ya que permite aprovechar mucho ms el espacio disponible sin desperdiciarlo como en el sistema de archivador horizontal las carpetas
pueden sacarse y volver a colocar en su sitio sin necesidad de mover otros documentos o pueden
acceder al archivo dos o ms personas a la vez sin molestarse una a la otros en la bsqueda de
documentos.
Inconvenientes.- los inconvenientes del archivo lateral concierne en que los documentos sueltos aunque vayan metidos en carpetas al colocarla estas paralelamente es muy probable que los
documentos pequeos se caigan, los mismos que pueden perderse en el momento de uso, para
evitarlos se usan los archivadores, pero con estos es frecuentemente que los documentos se rompan
por las perforaciones al sacarlo o meterlo.
Su manejo no resulta cmodo pues los papeles al sacarlos con los dedos en busca del que se desea consultar,
las tapas de cartn pesan mucho y por lo general dejan a costar un poco ms.
6.4.3 ARCHIVO VERTICAL.-
en este sistema de archivo el documento se apoya sobre uno de los lados ms largos de la documentacin los
expedientes se almacenan en carpetas separadas, archivadas sujetas uno al lado de la otra. Estas carpetas
van previstas de un gancho con los dos laterales que resbala a lo largo de una lnea.
Si se trata del estante o armario el desplazamiento se efecta en forma o sentido lateral, cuando se trata de
muebles como las gavetas, las barras van desde el frente del cajn hasta el fondo de su desplazamiento se
efecta en esta direccin.
En los negocios modernos la correspondencia se archiva verticalmente, como si fueran tarjetas. Archivar
tarjetas es la forma ms simple del archivo vertical, por lo general, hay un solo nombre en cada tarjeta, y
cada tarjeta esta est separada y distinta a otras. Al archivar la correspondencia hay que tomar ms
decisiones para determinar el nombre correspondiente a un documento y por lo tanto que analizada primero
para determinar bajo cul de los nombres debe ser archivado.
En segundo lugar, cuando sea seleccionado su nombre debe aplicarse las reglas bsicas para clasificar y
archivar. Por ltimo como puede haber otro material archivado bajo el mismo nombre el documento en
cuestin debe archivarse en el orden correspondiente dentro de su categora. Pues, en el archivo vertical
consiste en unir o juntar toda la correspondencia en un mismo lugar. Sin embargo cada oficinista ejecuta
diversos trabajos de archivar para conservar sus registros y papeles en orden.
PROM-2015 TECNICO SUPERIOR
CARRERA DE SECRETARIADO EJCUTIVO CENTRO DE ORGANIZACIN PRIVADO DE ESTUDIO EN COMPUTACION
PROM-2015 11ENCANTOS EJECUTIVOS PARA UN MUNDO SECRETARIAL CON CONOCIMIENTO DE ALTA DISTINCION DOCENTE TUTOR: LIC. MARY SANDRA SOLIZ POSTULANTE: ZENOBIA QUISPE MAMANI
592
Ventajas.- el archivo vertical es sencillo de utilizar y los documentos se extraen de manera rpida y fcil cuando se utiliza la clasificacin numrica tiene la ventaja deber
todos los documentos de manera general.
Inconvenientes.- son bsicamente 2: puede resultar complicado al abrir los cajones en determinados espacios, y solo puede ser utilizado por solo una persona cada vez.
PROM-2015 TECNICO SUPERIOR
CARRERA DE SECRETARIADO EJCUTIVO CENTRO DE ORGANIZACIN PRIVADO DE ESTUDIO EN COMPUTACION
PROM-2015 11ENCANTOS EJECUTIVOS PARA UN MUNDO SECRETARIAL CON CONOCIMIENTO DE ALTA DISTINCION DOCENTE TUTOR: LIC. MARY SANDRA SOLIZ POSTULANTE: ZENOBIA QUISPE MAMANI
593
TEMA N 7
MATERIAL DE ARCHIVO
7.1 SELECCIN Y EQUIPO.-
Los proveedores de material y equipo de oficio tienden a ser especialmente para el buen manejo de archivo y
que para cada sistema se facilitara con un variado elemento de material que agilizaran todos los procesos de
archivos, la persona responsable debe estar familiarizado con todo este material, pues lo ayudara a tener
ventajas en el archivo para poder escoger nuevas estrategias en oficinas.
Los factores de relacin para un sistema de archivo dependern de tomar la decisin de adoptar una
metodologa de acuerdo al sistema, puede en ello confirmar el manejo adecuado de los documentos y los
factores que influyen en el mtodo de archivo se darn a partir de los siguientes.
La clase de documentos que se archivara
Frecuencia de consulta
Cantidad de documentos recibidos e enviados
Coordinacin de un determinado periodo de tiempo
Mtodo y seguimiento al documento, etc.
7.2 MATERIAL.-
el trabajo de archivo no consiste solamente en seleccionar los diferentes documentos, revistas cartas y otros,
como tampoco consiste en elegir el mueble adecuado y mucho menos elegir un sistema por gusto, sino tambin
en emplear los materiales necesarios para llevar a cabo un trabajo organizado y prctica, as como los
denominados para llevar a cabo un trabajo organizado y prctica, as como los denominados (materiales
auxiliares).
En los materiales auxiliares podemos encontrar todo tipo de beneficio, los mismos que ayudaran apoyaran en
el trabajo de archivo y para ello los materiales principales sern.
Las carpetas tarjetas, libretas, guas de afuera rtulos y otros.
Perforadora
Hojas
Clip
Lapiceros
PROM-2015 TECNICO SUPERIOR
CARRERA DE SECRETARIADO EJCUTIVO CENTRO DE ORGANIZACIN PRIVADO DE ESTUDIO EN COMPUTACION
PROM-2015 11ENCANTOS EJECUTIVOS PARA UN MUNDO SECRETARIAL CON CONOCIMIENTO DE ALTA DISTINCION DOCENTE TUTOR: LIC. MARY SANDRA SOLIZ POSTULANTE: ZENOBIA QUISPE MAMANI
594
Engrampadora
Tijera
Sellos
Calculadora
Tinta
PROM-2015 TECNICO SUPERIOR
CARRERA DE SECRETARIADO EJCUTIVO CENTRO DE ORGANIZACIN PRIVADO DE ESTUDIO EN COMPUTACION
PROM-2015 11ENCANTOS EJECUTIVOS PARA UN MUNDO SECRETARIAL CON CONOCIMIENTO DE ALTA DISTINCION DOCENTE TUTOR: LIC. MARY SANDRA SOLIZ POSTULANTE: ZENOBIA QUISPE MAMANI
595
7.3 CARPETAS.-
Denominados tambin folders, o fila formados con una lmina de cartn suave doblados de tal manera que
llegan a formar dos tapas, en la cual la posterior es ms alta que la anterior que sirve para el corte de las
pestaas donde se consigna el ttulo del documento y dentro de estas carpetas se colocan los documentos que
se requieren archivar.
El nombre del documento denominado rotulo debe escribirse en la parte posterior del folder ya sea en
maysculas o minsculas pero siempre la primera letra debe ir con mayscula.
Las carpetas tiene la posibilidad y la capacidad de almacenar cierto nmero de documentos sin excesos, ya
que puede acumular hojas aprovechamos su pliegue de impresin.
Las carpetas son utilizadas para una tarea en particular dependiendo de su organizacin, los que no se debe
hacer es el utilizar una carpeta para una sola hoja sino provechar su dimensin, se usa de acuerdo al
sistema, generalmente existen formas de ordenar las carpetas pero sin dejar de lado el orden del mismo mas al
contrario deben ser para el manejo de los documentos de manera adecuada, sin embargo se recomienda poner
cada carpeta en forma horizontal para su mejor visin.
PROM-2015 TECNICO SUPERIOR
CARRERA DE SECRETARIADO EJCUTIVO CENTRO DE ORGANIZACIN PRIVADO DE ESTUDIO EN COMPUTACION
PROM-2015 11ENCANTOS EJECUTIVOS PARA UN MUNDO SECRETARIAL CON CONOCIMIENTO DE ALTA DISTINCION DOCENTE TUTOR: LIC. MARY SANDRA SOLIZ POSTULANTE: ZENOBIA QUISPE MAMANI
596
Existen dos carpetas de manejo la primera denominada carpeta individual, a la cual se
puede insertar documentos de una sola persona o documentos nicos, y la segunda denominado miscelnea
en la cual se insertara distintos tipos de documentos la misma que abarcara diferentes asuntos.
7.4 LAS PESTAAS.-
la parte posterior de cada carpeta siempre es mayor a la anterior y este espacio vaco es denominado como
pestaa en la cual puede insertar el rotulo de cada documento o nombre de identificacin. Las pestaas
pueden ser usadas en dos formas deprendiendo del sistema de uso.
Pestaas corridas.- se escribe es un lado de la carpeta ya sea en el lado derecho o izquierdo sin depender del tamao que llegue a tener.
Pestaas correlativas.- estas se utilizan para tener mayor visibilidad del contenido de las mismas teniendo escrito el nombre del documento pueden estar cortadas en diferentes medidas como
ser: 1/2, 1/3, 1/4, 1/5 y otros dependiendo al sistema de uso.
7.5 RTULOS.-
es el espacio posterior que tiene la carpeta es denominada como pestaa a la cual se deber insertar el rotulo,
(nombre del documento, es escrito en varios colores).
PROM-2015 TECNICO SUPERIOR
CARRERA DE SECRETARIADO EJCUTIVO CENTRO DE ORGANIZACIN PRIVADO DE ESTUDIO EN COMPUTACION
PROM-2015 11ENCANTOS EJECUTIVOS PARA UN MUNDO SECRETARIAL CON CONOCIMIENTO DE ALTA DISTINCION DOCENTE TUTOR: LIC. MARY SANDRA SOLIZ POSTULANTE: ZENOBIA QUISPE MAMANI
597
Estos pueden ser fabricados dependiendo de la actividad, sin embargo simplemente se
puede nominar el documento de manera manual o electrnica.
7.6 GUAS.-
aunque las carpetas con formatos ya fabricados algn adversito es suficiente modificar la tarea para
archivar pues el momento de archivar se debe usar un material activo y para ello utilizamos las guas, las
cuales son tarjetas indicadoras realizados de un material fuerte y restante que sirve para separar y guiar un
archivo con ttulos y rtulos en las pestaas. Generalmente pueden ser de otro color para distinguir las
carpetas de las guas.
7.7 CARPETAS DE FUERA.-
son aquellas que indican que un documento ha sido extrado del sitio donde este se ubicaba, la tarjeta sirve
como recordatorio de un archivo faltante, lleva como rotulo en las pestaas carpeta de fuera generalmente
en un color llamativo como ser rojo ya que pone en alerta al archivista sobre el documento faltante.
Esta carpeta de fuera se la realiza como una tarjeta pero que tiene un bolsillo delantero con la cual se
pondr una nota de los datos del documento que ha sido extrado.
Esta hoja nos ayuda a identificar los documentos para saber quien ha sido el que ha solicitado cierto
documento y tambin que momento lo ha extrado y cuando debe devolverlo.
7.8 ARCHIVADOR DE PALANCA.-
tiene una utilidad mas practica en los estantes ya sean abiertas o cerradas metlicos o de madera en los
cuales los archivadores estn fabricados de un cartn resistente, tiene un oficio para su instruccin
denominado como el lomo de la carpeta en el cual se inserta el rotulo, tiene u oficio en el mismo el cual nos
permite insertar el dedo y tener mayor acceso, tambin llevara una etiqueta o rotulo para anotar el ttulo del
documento, adems los bordes llevara un perfil fino de metal para evitar el desgaste del cartn.
PROM-2015 TECNICO SUPERIOR
CARRERA DE SECRETARIADO EJCUTIVO CENTRO DE ORGANIZACIN PRIVADO DE ESTUDIO EN COMPUTACION
PROM-2015 11ENCANTOS EJECUTIVOS PARA UN MUNDO SECRETARIAL CON CONOCIMIENTO DE ALTA DISTINCION DOCENTE TUTOR: LIC. MARY SANDRA SOLIZ POSTULANTE: ZENOBIA QUISPE MAMANI
598
La carpeta de palanca servir para archivar documentos de mayor volumen como ser
correspondencias recibidas o extradas facturas, formularios de impuestos etc.
Cualquier actividad requiere un sistema de informacin y intercambio de informe e incluso la administracin
que se deber administrar con una organizacin de documentos.
Elegir un ttulo o sistema.- un sistema de archivo puede definirse como un conjunto de documentos que
actan como una unidad plena para satisfacer un objeto especfico para elegir un sistema de archivo se debe
se debe estar de acuerdo con el movimiento que se realiza dentro de la institucin y que esta se organizara de
acuerdo a los documentos de uso, generalmente se usa el sistema alfabtico, numrico, por asuntos,
geogrfico y cronolgico.
Procedimiento para archivar.- todo documento que llega a la institucin debe ser archivado por la secretaria
para ello debemos seguir los siguientes pasos:
Recibir.- el funcionario al recibir una carta o correspondencia debe marcar con un sello de gama la fecha en que se decepciona dicho documento adems de consignar el nombre del responsable y su
rbrica todo este con el fin de tener un respaldo en lo que respecta el tiempo acleido entre la fecha de
recepcin su tramitacin y luego y luego su archivo tambin para saber el respaldo del documento
decepcionado.
Leer y hacer.- un preciso anlisis y revisin del documento para saber de manera general cual es su asunto.
Marcar el motivo.- que resalta en la referencia o asunto tambin se debe resaltar el contenido fundamental y preciso dentro del documento carta para saber cules son los puntos principales
esto servir para el registro de planillas de control para su posterior detalle.
Registro.-en la planilla u hoja de control para saber qu documento ha sido decepcionado o enviado.
Una vez registrado el documento en la hoja de control de deber clasificar el tipo de sistema a clasificar
para el correspondiente documento. Para este ultimo (documento) procedimiento se deber colocar con
un sello que indique para el archivo y finalmente se debe destinar el lugar que le corresponda es decir
una carpeta apropiada, mueble apropiado y sus cuidado correspondiente.
PROM-2015 TECNICO SUPERIOR
CARRERA DE SECRETARIADO EJCUTIVO CENTRO DE ORGANIZACIN PRIVADO DE ESTUDIO EN COMPUTACION
PROM-2015 11ENCANTOS EJECUTIVOS PARA UN MUNDO SECRETARIAL CON CONOCIMIENTO DE ALTA DISTINCION DOCENTE TUTOR: LIC. MARY SANDRA SOLIZ POSTULANTE: ZENOBIA QUISPE MAMANI
599
TEMA N 8
CLASES DE ARCHIVO
De acuerdo a su estructura preferencial y adaptabilidad de la empresa los archivos se clasifican en:
8.1 SEGN SU UBICACION
8.1.1 CENTRALIZADOS.-
Todos los documentos de la empresa se guardan en el mismo lugar y con un solo orden.
Quiere decir nica o una sola dependencia destinada al manejo, control y acumulacin de la correspondencia
de los documentos.
Generalmente est organizado en las instituciones gubernamentales o estatales, debido al voluminoso flujo
de documentos por la composicin de diferentes secciones o departamentos que en algunos casos tienen
autonoma administrativa. Esto exige una jefatura y funcionarios de apoyo. Tambin puede existir en
empresas medianas o grandes.
8.1.2 DESCENTRALIZADOS.-
Este archivo se organiza mediante la dependencia y organizacin de los departamentos que funcionan
distribuidos entre diferentes secciones de su entidad. Puede haber archivos centralizados o descentralizados,
siempre y cuando se trate del control descentralizado este archivo se lleva en cada dependencia en forma
autnoma y la responsabilidad del mismo recae en el jefe se seccin.
Segn las necesidades de algunas secciones se descentraliza el archivo, pero dependen de la central con su
ejecutivo responsable que tambin al superior de las dependencias.
8.2 SEGN SU USO
8.2.1 ARCHIVO INMEDIATO O ACTIVO.-
Los documentos son consultados con una alta frecuencia al momento de hacerlos de usos. Deben lgicamente
estar situados cerca de su usuario y no es conveniente que contenga excesiva informacin lo que dificultara
la consulta. Podra corresponder as este tipo de archivo una letra de precios, planillas, registros,
correspondencia recibida o enviada, etc.
8.2.2 ARCHIVO INACTIVO O MUERTO.-
Existen documentos que deben guardarse por diversos imperativos pero que en realidad no se consultan, o si
es lo contrario es muy poco. Este tipo de documento son los candidatos ideales al archivo definitivo, que
deber estar empaquetado de forma compacta y que no es necesario que ocupe espacio en el archivo.
PROM-2015 TECNICO SUPERIOR
CARRERA DE SECRETARIADO EJCUTIVO CENTRO DE ORGANIZACIN PRIVADO DE ESTUDIO EN COMPUTACION
PROM-2015 11ENCANTOS EJECUTIVOS PARA UN MUNDO SECRETARIAL CON CONOCIMIENTO DE ALTA DISTINCION DOCENTE TUTOR: LIC. MARY SANDRA SOLIZ POSTULANTE: ZENOBIA QUISPE MAMANI
600
Entre estos pueden estar las planillas de sueldo de gestiones pasadas de ex trabajadores o
empleados que se retiraron, etc.
8.2.3 ARCHIVO SEMI ACTIVO.-
Es la frmula intermedia entre los anteriores. Los documentos que en l se guardan no se consultan todos
los das pero si tienen una cierta frecuencia de consultar se corresponde con a idea espontanea de archivo que
todos tenemos.
A l van a parar las cartas recibidas que de una vez contextuadas fueron a archivo factura una vez
pagados, presupuestos, proyectos, etc.
PROM-2015 TECNICO SUPERIOR
CARRERA DE SECRETARIADO EJCUTIVO CENTRO DE ORGANIZACIN PRIVADO DE ESTUDIO EN COMPUTACION
PROM-2015 11ENCANTOS EJECUTIVOS PARA UN MUNDO SECRETARIAL CON CONOCIMIENTO DE ALTA DISTINCION DOCENTE TUTOR: LIC. MARY SANDRA SOLIZ POSTULANTE: ZENOBIA QUISPE MAMANI
601
TEMA N 9
DOCUMENTACION
9.1 INTRODUCCION.-
La documentacin es el sistema mediante el cual se clasifican todos los documentos, entendindose por tales,
aquellos materiales que en una u otra forma proporcionan informacin.
En este sentido se consideran documento tanto el jeroglfico egipcio, como la carta y el contrato comercial.
Con la documentacin es posible poner al alcance de los funcionarios de una empresa, en el momento que sea
necesario, toda la informacin sobre un problema o tpico especifico.
En esta forma todo el material (correspondencia, informes, planos, trabajos y dems documentos) se
convierte en informacin rpida y de eficiente utilidad gracias a la agrupacin y al sistema con que ella
organice.
9.2 CLASES DE DOCUMENTOS.-
En cuanto a las actividades y la evolucin normal d cada organizacin se genera y se recibe gran variedad de
documentos que se diferencian ya sea por su forma contenido tiempo de validez y extensin.
Pueden ser avisos, caratas, certificados, circulares, ventas, decretos, edictos, informes, memorandos, ordenes
de servicio, ordenes de compra, de ventas, de trabajo, pagares, etc. Y varan desde el simple folio manuscrito,
papel original o copia, grandes impresos registros contables, listados de computador, muestras hasta los
duplicados de un microfilme. Estos documentos deben ser distribuidos en grupos para su clasificacin y es
por tanto razonable no clasificar todos los documentos en las mismas formas. Para facilitar la recuperacin
es necesario identificarlos, clasificarlos la informacin esencial que el documento ofrezca ya sea por su
inters tcnico o histrico.
9.2.1 DOCUMENTOS DE USO RESTRINGIDO.-
Entre los diferentes tipos de documentos que una empresa posee existen algunos de uso restringido que se
conservan en la caja de la empresa, en la oficina del director o en las cajillas de seguridad de los bancos.
Para mantener viva esa informacin se hace necesario tener una carpeta idntica con el nombre o por el
concepto que aglutine los documentos guardados en esos lugares o bien elaborar carpetas individuales
identificadas, con el nombre considerando como restringidos dentro de cada carpeta y tarjeta en caso de la
utilizacin de un fichero es necesario mantener un ndice de una hoja de relacin, que indique cuales son y
donde se encuentran los documentos. En las tarjetas se describir cada documento indicando nombre titulo
encabezamiento, numero o cdigo. Estas hojas tiene que ser actualizadas permanentemente, pues la
informacin que contienen ofrece la situacin jurdica tributaria administrativa, ect. Una empresa til para
la organizacin misma o para actividades de tipo fiscal, jurdico o gubernamental. En esta forma el archivo
PROM-2015 TECNICO SUPERIOR
CARRERA DE SECRETARIADO EJCUTIVO CENTRO DE ORGANIZACIN PRIVADO DE ESTUDIO EN COMPUTACION
PROM-2015 11ENCANTOS EJECUTIVOS PARA UN MUNDO SECRETARIAL CON CONOCIMIENTO DE ALTA DISTINCION DOCENTE TUTOR: LIC. MARY SANDRA SOLIZ POSTULANTE: ZENOBIA QUISPE MAMANI
602
no se encontrara des-actualizado o incompleto y para cualquier informacin suministraran
la respuesta adecuada.
9.3 TRABAJOS IMPRESOS.-
Una organizacin produce o recibe tambin trabajos impresos de tipo tcnico o especializado, relativos a sus
actividades, estos pueden ser guardados en los archivos de las dependencias interesados o bien en el archivo
central su ubicacin depender del uso que se les de y de la frecuencia con que estos se consulten.
Para archivar estos documentos se requiere un anlisis previo9 que proporcione datos representados por
nombres, palabras conceptos o frases llamados entradas o encabezamientos con los culs la bsqueda de la
informacin contenida en ellos es segura y responde a los diferentes intereses de los usuarios. Para
identificar este anlisis se procede a identificar el titulo con la introduccin prologo y epilogo que presente el
documento. Esto permitir al archivista tener una idea global del contenido del trabajo o documento.
Este tipo de documento puede ser identificado por:
Nombre completo del autor.
Entidad responsable de su ejecucin.
Asunto o tema.
La palabra y concepto extrados del ttulo.
Luego de establecer uno o varios encabezamientos, se anotara a mano en la caratula y en el margen superior
se seleccionara uno como principal y en la carpeta correspondiente depositaremos el trabajo. En esta forma el
documento ser localizado fcilmente.
9.4 CORRESPONDENCIA.-
Una empresa grande o pequea requiere permanente comunicacin sea dentro de ella o bien con otras
organizaciones. Esta comunicacin toma la forma de cartas, telegramas, solicitudes, y papeles varios que se
consideran correspondencia. Dada su variedad es indispensable establecer una clasificacin apropiada a las
necesidades de los usuarios del archivo, para que la informacin contenida en la correspondencia pueda ser
identificada archivada y recuperada en forma satisfactoria.
Al archivar la correspondencia hay que tomar decisiones puesto que en sus diferentes formas, no solo se
encuentra uno, sino en muchos casos varios nombres lo que hace necesario analizarlas para decidir con que
nombre debe ser archivada, teniendo en cuenta el texto o contenido de la misma. Es adems importante y en
particular para el servicio comercial, consultar el conjunto de correspondera intercambiada con uno u otro
PROM-2015 TECNICO SUPERIOR
CARRERA DE SECRETARIADO EJCUTIVO CENTRO DE ORGANIZACIN PRIVADO DE ESTUDIO EN COMPUTACION
PROM-2015 11ENCANTOS EJECUTIVOS PARA UN MUNDO SECRETARIAL CON CONOCIMIENTO DE ALTA DISTINCION DOCENTE TUTOR: LIC. MARY SANDRA SOLIZ POSTULANTE: ZENOBIA QUISPE MAMANI
603
motivo interna o externamente con unas u otras empresas o con un cliente determinado de
este manera de unificacin criterios se evitaran la duplicacin de carpetas y se ubicara en forma segura cada
escrito.
Para una empresa ser necesario9 clasificar su correspondencia por grupos ya sea clientes, negocios,
proyectos, etc. Es decir por las actividades que entienda o administre se abre entonces una carpeta para cada
correspondencia que se ha llevado con un determinado nombre. En otros casos la correspondencia podr ser
agrupada en programas y usuarios en primer trmino y en segunda instancia por los nombres
correspondientes a cada caso.
9.4.1 CORRESPONDENCIA INTERNA.-
los asuntos internos de una empresa se tramitan por medio de memorandos oficios, notas de inters, hojas
modelos, ordenes de trabajo, autorizaciones, copias de cartas y otros que deben ser archivados como
correspondencia interna. Recibida o enviada en orden consecutivo de fechas de acuerdo con el remitente
destinatario y asunto.
Otros documentos que deben completarse dentro de la correspondencia interna son informes, actas y otros.
9.4.2 CORRESPONDENCIA EXTERNA.-
est constituida por aquella correspondencia que se recibe o se enva como pagares, estados de cuentas,
contratos, facturas de compras, licencias, solicitudes de empleo, solicitudes en general, etc.
Esta ordenada mediante el sistema establecido de acuerdo a las necesidades de la empresa. Se archivara
igualmente por asuntos, nombres, lugar geogrfico, nmeros y deber estar identificada y separada como
recibida y enviada adems podr tenerse en cuenta si es nacional o extranjera.
Para facilitar su localizacin y diferenciarla de la interna los marbetes y guiase de las carpetas utilizadas
para esta clase de correspondencia podra destacar la diferencia bien sea por colores, modelos diferentes y
posiciones de modo que se agilicen su localizacin.
9.4.3 CONSECUTIVO.-
en los archivos se acostumbra mantener carpetas de correspondencia enviada y recibida, cuyo contenido se
archiva en forma cronolgica o consecutiva.
Las copias de las cartas enviadas se archivan en orden colocando la carta de fecha ms reciente encima de la
anterior. Si alguna de estas cartas hace cancin a determinado asunto que se posea su propia carpeta
respectiva.
PROM-2015 TECNICO SUPERIOR
CARRERA DE SECRETARIADO EJCUTIVO CENTRO DE ORGANIZACIN PRIVADO DE ESTUDIO EN COMPUTACION
PROM-2015 11ENCANTOS EJECUTIVOS PARA UN MUNDO SECRETARIAL CON CONOCIMIENTO DE ALTA DISTINCION DOCENTE TUTOR: LIC. MARY SANDRA SOLIZ POSTULANTE: ZENOBIA QUISPE MAMANI
604
Otro tanto se har el consecutivo de recibido. Si una carta especifica recibida se archiva en el consecutivo y
en la carpeta particular no aparece estaremos omitiendo la secuencias de un negocio.
Para reducir trabajo y costos el consecutivo de recibo puede usarse para aquellas cartas cuyo contenido no
afecte directamente a ningn negocio ni se relacione con los asuntos que en ese momento interesen a la
empresa recordemos adems que ms de 6 cartas o documentos acerca de un mismo asunto deben tener su
propia carpeta.
9.5 CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS.-
Para la oficina moderna es de gran importancia las cartas que reciben o se despachen los documentos de
ndole diversa catlogos y otros, que en alguna forma se relacionan con el negocio, la profesin, o los asuntos
que tienen a su cargo dicha oficio
PROM-2015 TECNICO SUPERIOR
CARRERA DE SECRETARIADO EJCUTIVO CENTRO DE ORGANIZACIN PRIVADO DE ESTUDIO EN COMPUTACION
PROM-2015 11ENCANTOS EJECUTIVOS PARA UN MUNDO SECRETARIAL CON CONOCIMIENTO DE ALTA DISTINCION DOCENTE TUTOR: LIC. MARY SANDRA SOLIZ POSTULANTE: ZENOBIA QUISPE MAMANI
605
TEMA N 10
SISTEMAS DE ARCHIVO
10.1 INTRODUCCION.-
Para la adecuada conservacin del material de documentacin que se debe archivar con equipos funcionales
que permiten cumplir con los fines esenciales del archivo, as como se encuentran archivadores de diversos
ndoles ya sean verticales u horizontales, las bandejas de escritorios, archivos rotativos del multiplex uso
automatizado del micro file pues un sistema de archivo puede ser tan sencillo y tan simple como colocar
tarjetas en una serie de cajetines o en nuestra actualidad hacer uso de un sistema electrnico que sirva como
unidad central .
En la medida en que el pedido equipo y el mtodo de archivo cumplen el propsito para el cual han sido
creados sern ms cualificados como una sistema de almacenamiento de informacin, adems la eficiencia
del archivo depender tambin la vigencia de los registros que se conservan de all que se puede decir que
existen los sistemas de archivos para ayudarnos para reunir, guardar, sacar documentos y archivos que son
de constante uso dentro de la oficina.
10.2 CLASES DE SISTEMAS DE ARCHIVO
10.2.1 SISTEMA ALFABTICO.-
Es la forma de guardar los documentos de acuerdo a las letras del abecedario, todos los nombres ya sean
instituciones, entidades u otros; se clasificaran en este sistema alfabtico, es decir, de la A-Z.
10.2.2 SISTEMA NUMRICO.-
Se los clasifica mediante los nmeros para encontrar los documentos mediante un ndice. Su adaptacin
para el archivo de una empresa, depender de las actividades que realice. Sin embargo, es tambin
considerado en muchas decisiones como auxiliar o secundario.
10.2.3 SISTEMA GEOGRFICO.-
Es donde de seala el pas, departamento, ciudad, y la direccin del documento, esta debe estar de acuerdo
a la localidad geogrfica o lugar.
10.2.4 SISTEMA TEMTICO O POR ASUNTO.-
Este sistema se lo va a aplicar tomando en cuenta el nombre a archivar de la carpeta o archivo en este caso
ya no se toma en cuenta el nombre de un individuo o institucin o el nmero del documento. Este sistema es
uno de los ms utilizados dentro de la oficina ya que es ms prctico o rpido en el manejo del archivo.
PROM-2015 TECNICO SUPERIOR
CARRERA DE SECRETARIADO EJCUTIVO CENTRO DE ORGANIZACIN PRIVADO DE ESTUDIO EN COMPUTACION
PROM-2015 11ENCANTOS EJECUTIVOS PARA UN MUNDO SECRETARIAL CON CONOCIMIENTO DE ALTA DISTINCION DOCENTE TUTOR: LIC. MARY SANDRA SOLIZ POSTULANTE: ZENOBIA QUISPE MAMANI
606
10.2.5 SISTEMA CRONOLGICO.-
En este sistema se utiliza aos, meses, das, adems de que nos ayuda a devolver y resolver con el
calendario para evitar el olvido de alguna actividad, los documentos son clasificados por el orden de las
fechas.
PROM-2015 TECNICO SUPERIOR
CARRERA DE SECRETARIADO EJCUTIVO CENTRO DE ORGANIZACIN PRIVADO DE ESTUDIO EN COMPUTACION
PROM-2015 11ENCANTOS EJECUTIVOS PARA UN MUNDO SECRETARIAL CON CONOCIMIENTO DE ALTA DISTINCION DOCENTE TUTOR: LIC. MARY SANDRA SOLIZ POSTULANTE: ZENOBIA QUISPE MAMANI
607
TEMA N 11
SISTEMA ALFABETICO
11.1 INTRODUCCION.-
Este sistema es que se usa debido a su fundamental orden alfabtico en funcin de los nombres de persona o
razn social de la empresa, sus caractersticas iniciales son la compresibilidad y la sencillez, rapidez,
seguridad, en la ubicacin de los documentos evitando la dificultad para localizarla.
Este sistema alfabtico es la base de los dems sistemas no requiere de ndice o tarjeta alfabtica para un
correspondiente archivo.
11.2 CONCEPTO.-
El sistema de archivo alfabtico es aquel sistema que se utiliza a travs de la secuencia alfabtica para
ordenar y clasificar las carpetas y as tener un orden en toda la documentacin que se archiva.
11.3 OBJETIVOS DE ESTE SISTEMA
Diferenciar los conceptos generales del archivo
Determinar las reglas y procedimiento del archivo alfabtico
Aplicar la secuencia alfabtica para el archivo de documentos
Adquirir las destrezas necesarias para realizar un sistema alfabtico.
11.4 CLASIFICACION.-
Este sistema alfabtico se basa en ordenar la documentacin atendiendo al nombre de la empresa, clientes,
instituciones, etc., tambin se puede clasificar por asunto pero, entonces recibe el nombre alfabtico por
materias
La metodologa que se sigue es muy simple, se abre una carpeta cuando hay tres o cuatro documentos ya sea
de un mismo cliente, empresa o institucin en ellas se archiva todos los documentos que presente.
11.5 VENTAJAS.-
Dentro de las ventajas podemos destacar las ms importantes como ser:
Es fcil y rpido de entender, porque esta ordenado en la misma forma de los directorios telefnicos,
los diccionarios, con los cuales est ms familiarizado.
Es un sistema directo y la persona que archiva solamente tiene que guiarse por los rtulos de las
gavetas y las carpetas para guardar y retirar materiales.
11.6 DESVENTAJAS.-
PROM-2015 TECNICO SUPERIOR
CARRERA DE SECRETARIADO EJCUTIVO CENTRO DE ORGANIZACIN PRIVADO DE ESTUDIO EN COMPUTACION
PROM-2015 11ENCANTOS EJECUTIVOS PARA UN MUNDO SECRETARIAL CON CONOCIMIENTO DE ALTA DISTINCION DOCENTE TUTOR: LIC. MARY SANDRA SOLIZ POSTULANTE: ZENOBIA QUISPE MAMANI
608
Cabe la posibilidad que se plantea dificultades para unirse a un orden
estrictamente alfabtico, de manera que el archivo puede sufrir variaciones si lo maneja mucha gente
dentro de la oficina.
Es mejor que solo una persona se encargue de archivar en este sistema.
11.7 PASOS QUE SE SIGUEN PARA APLICAR ESTE SISTEMA
Clasificar.- Significa determinar la palabra que sirva de base para archivar
Palabras de orden.- Es la palabra que determina la clasificacin es decir la inicial que implica en que letra se archivara el documento.
Ordenar.- El colocar los documentos en. sucesin y orden de las letras.
Alfabetizar.- Ordenar los nombres alfabticamente siguiendo el concepto de orden analizado. 11.8 LOS 12 REGLAS DEL SISTEMA ALFABETICO
11.8.1 REGLA N #1. NOMBRES DE INDIVIDUOS.-
Los nombres de individuos se invierten y se alfabetizan el orden siguiente: apellido paterno, apellido
materno, primer nombre y segundo nombre.
Cada palabra de un nombre es de unidad de clasificacin en primer lugar se considera el apellido paterno,
luego el materno y luego el segundo nombre o unidad si lo hubiera.
Ejemplo.
Nombres ORDEN CORRECTO PARA ARCHIVAR
1a. Unidad 2a. Unidad 3ra. Unidad
Juan Eduardo robles guzmn Apoza Condori Juan Carlos
Ana Mara arenas Ramrez arenas Ramrez Ana Mara
Fernando Snchez Lpez Mamani guzmn Felipe
Mancilla Andrade Luis Mancilla Andrade Luis
Mamani guzmn Felipe Robles Guzmn Juan Eduardo
Juan Carlos Apoza Condori Snchez Lope Fernando
11.8.2 REGLA N # 2. APELLIDO CAMBIA UNA INICIAL.-
Un apellido cuando va solo se coloca antes que el apellido que lleva el nombre de pila o una inicial. Un
apellido con un inicial del nombre de pila completo antecede a un apellido con un nombre de pila completo
aun si comienza con la misma letra, ejemplo.
Nombres ORDEN CORRECTO PARA ARCHIVAR
1a. Unidad 2a. Unidad 3ra. Unidad 4ta. unidad
Amanda Bellonti Alvarado
A. bellonti Alvarado A.
Alvarado. I Bellonti A.
PROM-2015 TECNICO SUPERIOR
CARRERA DE SECRETARIADO EJCUTIVO CENTRO DE ORGANIZACIN PRIVADO DE ESTUDIO EN COMPUTACION
PROM-2015 11ENCANTOS EJECUTIVOS PARA UN MUNDO SECRETARIAL CON CONOCIMIENTO DE ALTA DISTINCION DOCENTE TUTOR: LIC. MARY SANDRA SOLIZ POSTULANTE: ZENOBIA QUISPE MAMANI
609
Crdenas Bellonti Amanda
Juan Carlos pues Crdenas
J. Guzmn Guzmn J.
J. E. Guzmn Guzmn J. E.
Juan Ernesto Guzmn Guzmn Juan Ernesto
Alvarado I. Guzmn Paes Juan
11.8.3 REGLA N #3. APELLIDOS CON PREFIJOS.-
Los apellidos que contienen una preposicin artculo o contraccin se consideran como una unidad del mismo
apellido ejemplo de francisco de la torre de los ros del valle, etc.
Nombres ORDEN CORRECTO PARA ARCHIVAR
1a. Unidad 2a. Unidad 3ra. Unidad 4ta. unidad
Gabriel de Alvares D Alvares Gabriel
David E. Mc kurdy De la torre Victoria
Victoria de la torre De la mesa guisbert Carlos
Carlos de la mesa guisbert Mc kurdy David E.
11.8.4 REGLA N # 4. NOMBRES DE CASAS COMERCIALES.-
Los nombres de casas comerciales, corporaciones o instituciones se clasifican y archivan tal como aparecen
siempre y cuando no contengan el nombre completo de un individuo. Los artculos de nombres comerciales o
firmas que no sean de lengua espaola o inglesa no se cambian de sitio y se consideran unidad de
clasificacin.
Nombres ORDEN CORRECTO PARA ARCHIVAR
1a. Unidad 2a. Unidad 3ra. Unidad 4ta. unidad
Des artistas coffe Alcalda Municipal El alto
Alcalda Municipal El Alto Des Artistas Coffe
Hospital holands Hospital Holands
Los Andes Los andes
11.8.5 REGLA N #5. NOMBRES DE CASAS COMERCIALES QUE CONTENGAN
EL NOMBRE DE UN INDIVIDUO.-
Cuando el nombre de una casa comercial o de una institucin incluye el nombre completo de un individuo se
los archiva considerando lo siguiente: cada una de las combinaciones constituye un nombre completo.
a.la primera inicial y apellido
b.la inicial intermedia o apellido.
PROM-2015 TECNICO SUPERIOR
CARRERA DE SECRETARIADO EJCUTIVO CENTRO DE ORGANIZACIN PRIVADO DE ESTUDIO EN COMPUTACION
PROM-2015 11ENCANTOS EJECUTIVOS PARA UN MUNDO SECRETARIAL CON CONOCIMIENTO DE ALTA DISTINCION DOCENTE TUTOR: LIC. MARY SANDRA SOLIZ POSTULANTE: ZENOBIA QUISPE MAMANI
610
c.nombre de pila y apellido.
d.nombre de pila e inicial o nombre intermedio o apellido.
Nombres ORDEN CORRECTO PARA ARCHIVAR
1a. Unidad 2a. Unidad 3ra. Unidad 4ta. unidad
Heladera Gmez Gmez Heladera
Galera montero Monje Campero Cine
Cine monje campero Montero Galera
Arte shop Ramrez Ramrez Arte Shop
Importadora Toledo Toledo Importadora
11.8.6 REGLA N #6. NOMBRES UNIDOS POR (-).-
Los nombres de las casa comerciales unidos por (-) se consideran como unidades de archivo. Estos deben ser
separados por unidades de clasificacin los apellidos de individuos unidos por el (-) se consideran ambos
como una unidad esto se aplica tanto como a los apellidos como de los nombres que parte de una gama
comercial. Este caso no es muy comn en la lengua espaola pero es muy frecuente en la lengua ingles.
Nombres ORDEN CORRECTO PARA ARCHIVAR
1a. Unidad 2a. Unidad 3ra. Unidad 4ta. unidad
M.C- ERICSON INCORPARATED EXPORT IMPORT SERVICE
EXPORT-IMPORT-SERVICES M.C.CANN-ERIKSON
INCORPORATED
THE JOSEPH-KYAN-JANES-CAMPANY
KYAN-JANES JOSEPH CAMPANI(THE)
11.8.7 REGLA N # 7.- La aplicacin de esta regla en espaol en los nombres de las casas comerciales
utilizando el (-) poco frecuente se consideran como unidades de consideraciones separadas sin embargo si
contienen nombre y apellido paterno o un apellido compuesto por un (-) se considera con una sola unidad.
Nombres ORDEN CORRECTO PARA ARCHIVAR
1a. Unidad 2a. Unidad 3ra. Unidad 4ta. unidad
Auto partes limitada Apoza- partes S.. A.
Apoza Lpez S.A. Auto Partes limitada
Ramrez Velarde exportador Ramirez-velarde exportadores
11.8.8 REGLA N#8. CONJUNCIONES Y EXPRESIONES FINALES EN EL
NOMBRE DE UNA FIRMA.- Las conjunciones y preposiciones para, de, en, etc. No se toman en
PROM-2015 TECNICO SUPERIOR
CARRERA DE SECRETARIADO EJCUTIVO CENTRO DE ORGANIZACIN PRIVADO DE ESTUDIO EN COMPUTACION
PROM-2015 11ENCANTOS EJECUTIVOS PARA UN MUNDO SECRETARIAL CON CONOCIMIENTO DE ALTA DISTINCION DOCENTE TUTOR: LIC. MARY SANDRA SOLIZ POSTULANTE: ZENOBIA QUISPE MAMANI
611
cuenta ni se omiten en la clasificacin simplemente se colocan inmediatamente despus del
nombre para indicar que no se consideran al ser archivados.
Los terminados limitados CIA, corp. S. etc. Se clasifican y se consideran como unidades separadoras al
clasificarlos para su correspondiente archivo.
Nombres ORDEN CORRECTO PARA ARCHIVAR
1a. Unidad 2a. Unidad 3ra. Unidad 4ta. unidad
Galia y valso Ltda. Galia y Valso Ltda.
Larkin y Cooper CIA. Larkin& Cooper CIA
Torres de CIA. J. & L. S. A.
J & L S.A. Ramrez & Asociados S. R
Ramrez &asociados S.R.L. Torres & CIA
11.8.9 REGLA N#9.- Las abreviaturas se clasifican como si el nombre si el nombre estuviera escrito de
manera completa, sin embargo las inciales usadas para presentar un nombre u organizacin se consideran
como si fueran unidades separadas.
Nombres ORDEN CORRECTO PARA ARCHIVAR
1a. Unidad 2a. Unidad 3ra. Unidad 4ta. unidad
Escuela sta. Teresa Escuela Militar De ingeniera
Hotel N.V. Escuela Santa Teresa
F.A.B. Fuerza Area Boliviana
E.M.I. Hotel Nueva York
11.8.10 REGLA N#10. NMEROS.- Cualquier nmero que forme parte de un nombre se considera
como si estuviera escrito en letras y como una unidad de clasificacin no importa el nmero de cifras que este
contenga.
Nombres ORDEN CORRECTO PARA ARCHIVAR
1a. Unidad 2a. Unidad 3ra. Unidad 4ta. unidad
Club 405 Almacn Cinco y Vente
Estacin 5 amigos Club Cuatroc.
Almacn 5 y 20 Estacin Cinco Amigos
Restaurant 2 lunas Restaurant Dos Lunas
11.8.11 REGLA N#11. TTULOS Y GRADOS ACADMICOS.-
Estos no se toman en cuenta al archivar ni al clasificarlos sin embargo se colocan al final de la unidad entre
parntesis ().
PROM-2015 TECNICO SUPERIOR
CARRERA DE SECRETARIADO EJCUTIVO CENTRO DE ORGANIZACIN PRIVADO DE ESTUDIO EN COMPUTACION
PROM-2015 11ENCANTOS EJECUTIVOS PARA UN MUNDO SECRETARIAL CON CONOCIMIENTO DE ALTA DISTINCION DOCENTE TUTOR: LIC. MARY SANDRA SOLIZ POSTULANTE: ZENOBIA QUISPE MAMANI
612
Nombres ORDEN CORRECTO PARA ARCHIVAR
1a. Unidad 2a. Unidad 3ra. Unidad 4ta. unidad
Lic. Juan Prez Mamani (Ing.)
Ing. Ignacio paye balboa Muos R. Marta (dra)
Dra. Mara muoz R. Paye Balboa Ignacio (Ing.)
Ing. Mamani Prez Juan (Lic.)
11.8.12 REGLA N 12.-
El nombre legal de una mujer casada est formada por su nombre de pila siguiendo por su apellido paterno y
finalmente el apellido del esposo unido por la preposicin de esta se conserva en el mismo lugar pero no
constituye una unidad de archivo sin embargo se coloca despus de la misma unidad llegando a formar una
sola. El apellido paterno llegara a clasificar como una segunda o tercera unidad de clasificacin.
Nombres ORDEN CORRECTO PARA ARCHIVAR
1a. Unidad 2a. Unidad 3ra. Unidad 4ta. Unidad
Negociado de Puentes y Caminos de la Provincia de Crdoba
Crdoba Provincia (de) Puentes (y) Caminos (Ne-gociado de)
Departamento de Salubridad, Cantn de Heredia
Heredia Cantn (de) Salubridad (Depto. de)
Board of Education, New York City
New York City Educacin (Board of)
Junta de Educacin de la Ciudad de San Jos
San Jos Ciudad (de) Educacin (Junta de)
Comisin de Carreteras del Estado de Tamaulipas
Tamaulipas Estado (de) Carreteras (Comisin de)
PROM-2015 TECNICO SUPERIOR
CARRERA DE SECRETARIADO EJCUTIVO CENTRO DE ORGANIZACIN PRIVADO DE ESTUDIO EN COMPUTACION
PROM-2015 11ENCANTOS EJECUTIVOS PARA UN MUNDO SECRETARIAL CON CONOCIMIENTO DE ALTA DISTINCION DOCENTE TUTOR: LIC. MARY SANDRA SOLIZ POSTULANTE: ZENOBIA QUISPE MAMANI
613
TEMA N 12
SISTEMA NUMRICO
12.1 INTRODUCCIN.-
La aplicacin de los nmeros ha llegado a significar la mxima expresin de orden pese a esto gran poder
caracterizador carece de fuerza o expresin imaginativa.
12.2 OBJETIVOS.-
Este sistema cumple los siguientes objetivos:
Distinguir el principio numrico.
Mxima expresin de orden.
Su poder caracterizado
Su fuerza de expresin.
Estructura la combinacin apropiada para el sistema numrico.
Seleccionar con propiedad una tcnica se archiv para el sistema numrico.
12.3 CONCEPTO.-
Representa el orden en base de nmeros estos se usan en los ttulos, en la gua, sub. Guas o ndices de las
carpetas. Este sistema es indirecto porque requiere el ndice o tarjeta alfabtica, para determinar el nmero
que le corresponde a casa cuente, por eso su caracterstica de confidencialidad absoluta.
12.4 USOS Y APLICACIONES.-
El sistema numrico desde implantarse con preferencia en grandes empresas cuyo archivo est en expansin.
Se utiliza en empresas de seguros para el archivo de plizas, titulo, acciones, etc.
Se utiliza en entidades financieras bancos para cuentas corrientes, crditos, tarjetas de
crdito, etc.
En instituciones educativas para nminas de estudiantes, material, etc.
Se utiliza para archivos pblicos, registros de nacimiento, cdulas, matriculas, etc.
En los hospitales, consultorios; y centro mdicos, para historias clnicas, en empresas dedicadas a
grandes ventas como artefactos, electrodomsticos y todos aquellos artculos que vienen codificados.
Tambin aquellos documentos de suma importancia siempre considerando
el orden numrico.
PROM-2015 TECNICO SUPERIOR
CARRERA DE SECRETARIADO EJCUTIVO CENTRO DE ORGANIZACIN PRIVADO DE ESTUDIO EN COMPUTACION
PROM-2015 11ENCANTOS EJECUTIVOS PARA UN MUNDO SECRETARIAL CON CONOCIMIENTO DE ALTA DISTINCION DOCENTE TUTOR: LIC. MARY SANDRA SOLIZ POSTULANTE: ZENOBIA QUISPE MAMANI
614
12.5 EL SISTEMA NUMERICO Y SU APLICACIONES
El sistema numrico puede aplicarse de la siguiente manera:
El sistema numrico consecutivo - corriente del 1 al 1000, etc.
El numero codificado - por numeracin romana o nmeros ordinales I, II. III, etc.
El numero combinado por nmeros ordinales o naturales.
12.6 VENTAJAS
Fcil clasificacin.
Fcil localizacin.
Amplitud limitada
12.7 DESVENTAJAS
No se puede extraer una carpeta sin consultar que numero es.
No puede funcionar sin ndice.
Hay que tener mximo vigor de clasificar un archivo.
Existe la posibilidad de permutar un error de algn nmero donde sea irrecuperable
PROM-2015 TECNICO SUPERIOR
CARRERA DE SECRETARIADO EJCUTIVO CENTRO DE ORGANIZACIN PRIVADO DE ESTUDIO EN COMPUTACION
PROM-2015 11ENCANTOS EJECUTIVOS PARA UN MUNDO SECRETARIAL CON CONOCIMIENTO DE ALTA DISTINCION DOCENTE TUTOR: LIC. MARY SANDRA SOLIZ POSTULANTE: ZENOBIA QUISPE MAMANI
615
TEMA N 13
SISTEMA POR ASUNTOS O TEMAS
13.1 NTRODUCCIN.-
El sistema de archivo por asuntos se llama tambin archivo por temas consiste en clasificar los documentos
y ordenar bajo un ttulo es decir se debe buscar un producto o concepto de los documentos para nominarlos,
se debe tomar en cuenta que su localizacin debe ser pronta y rpida.
13.2 OBJETIVOS
Seleccionar con propiedad ttulos y subttulos.
Manejar eficientemente el sistema por asuntos.
Utilizar los vocablos procesos para que su interpretacin sea posible y segura.
13.3 CONCEPTO.-
A la clasificacin de los documentos por la seccin del tema, se denomina archivo temtico o archivo por
asuntos, el nombre o ttulo a utilizar es, producto del tema central del documento.
No existen reglas claras que determinen !a palabra precisan, la nica norma es de carcter experimental.
Para realizar este analizar conceptual es necesario preguntarnos:
Cul es el tema central de documento?
Su interpretacin y traduccin es fcil y precisa?
Los usuarios estn familiarizados con ese nombre?
La organizacin de un documento por temas requiere de mucho cuidado especialmente en el uso de palabras,
expresiones trminos y nombres, que al momento de elegirlos deben ser simples, claros sintticos,
significativos y adems tcnicos el uso y empleo del plural al momento de poner los ttulos es sobre todo
prioritario. .
En resumen y en conclusin el tema por asuntos tiene como fundamento "captar la idea principal del
documento y deducir la palabra adecuada, conocer la organizacin y la necesidades potenciales de la empresa
nos permitir organizar eficientemente y con eficiencia este tipo de archivo.
13.4 USOS.- Este sistema se utiliza para:
Instituciones que realizan investigaciones cientficas, para archivar documentos de estudios
y proyectos.
PROM-2015 TECNICO SUPERIOR
CARRERA DE SECRETARIADO EJCUTIVO CENTRO DE ORGANIZACIN PRIVADO DE ESTUDIO EN COMPUTACION
PROM-2015 11ENCANTOS EJECUTIVOS PARA UN MUNDO SECRETARIAL CON CONOCIMIENTO DE ALTA DISTINCION DOCENTE TUTOR: LIC. MARY SANDRA SOLIZ POSTULANTE: ZENOBIA QUISPE MAMANI
616
Instituciones educativas para archivo de material didctica.
Bibliotecas, videotecas, galeras de arte, etc. Que por su naturaleza
necesitan agrupar sus temas.
Agentes de compras y fabricantes adems sorpresas diversificadas.
13.5 VENTAJAS.-
El sistema de clasificacin por materias ofrece las ventajas siguientes:
Su facilidad para ser comprendido; por eso resulta til para la correspondencia til
para la correspondencia y para los papeles tiene que ver una utilidad respectiva.
Es posible ampliarlo ilimitadamente
13.6 INCONVENIENTES.-
Es archivo por materias tiene el inconveniente de que cuando no se conoce el asunto en cuestin no resulta
fcil su localizador lo cual se agrega la dificultad que puede entraar la determinacin del asunto a la que
pertenece un documento.
Adems es bastante factible incluir los factores de un tema en otra carpeta, en especial si estos tratan de
diversos asuntos, por !o que es necesario disponer una aplicacin en este tipo de clasificacin se aplica en
organismos oficiales, oficinas de ventas y servicios, sobre todo, es e! ms ampliado por escritores y
periodistas que de este modo archivan los asuntos que son de su inters,
PROM-2015 TECNICO SUPERIOR
CARRERA DE SECRETARIADO EJCUTIVO CENTRO DE ORGANIZACIN PRIVADO DE ESTUDIO EN COMPUTACION
PROM-2015 11ENCANTOS EJECUTIVOS PARA UN MUNDO SECRETARIAL CON CONOCIMIENTO DE ALTA DISTINCION DOCENTE TUTOR: LIC. MARY SANDRA SOLIZ POSTULANTE: ZENOBIA QUISPE MAMANI
617
TEMA N 14
SISTEMA GEOGRFICO
14.1 INTRODUCCIN.-
Para orientarnos geogrficamente necesitamos ver puntos geogrficos por ellos utilizamos mapas y
puntos cardinales.
El sistema del archivo geogrfico toma en cuenta como referencia geogrfica a
Punto geogrfico los continentes, pases, ciudades, provincias, calles, pueblos,
Avenidas, etc.
Para la aplicacin de este sistema utilizamos formas o modos para este archivo
14.2 OBJETIVOS.-
Escoger de forma de divisin geogrfica que ms convenga. Aplicar un sistema geogrfico adecuado.
Identificar dos usos de ventajas y desventajas.
Archivar y consultar eficientemente el sistema.
14.3 CONCEPTO.-
Este sistema geogrfico consiste simplemente en ordenar la correspondencia o todo tipo de documentos ya
sea por localidades, pases, estados, provincias, ciudades, pueblos, sectores, secciones, etc. De manera
geogrfica poniendo lmite para su respectiva organizacin esta actividad cambia naturalmente de acuerdo a
la entidad al negocio o cualquier actividad que realice una institucin.
La gran mayora de las instituciones especialmente aquellas que se dedican en diversos territorios tales como:
empresas importadoras, empresas exportadoras, distribuidoras, organizaciones de compra y venta, etc.
Hacen uso de este sistema para poder localizar cualquier tipo de archivo o documento.
14.4 USO DE ESTE SISTEMA
Su utilizacin es recomendable en los siguientes casos:
Cuando las empresas tienen agencias, distribuidores, concesionario o sucursales.
En empresas o instituciones cuyas actividades y ventajas se expanden en diferentes zonas geogrficas
tanto a nivel nacional e internacional.
En empresas de servicios pblicos como ser luz, agua, telfono, transporte,
PROM-2015 TECNICO SUPERIOR
CARRERA DE SECRETARIADO EJCUTIVO CENTRO DE ORGANIZACIN PRIVADO DE ESTUDIO EN COMPUTACION
PROM-2015 11ENCANTOS EJECUTIVOS PARA UN MUNDO SECRETARIAL CON CONOCIMIENTO DE ALTA DISTINCION DOCENTE TUTOR: LIC. MARY SANDRA SOLIZ POSTULANTE: ZENOBIA QUISPE MAMANI
618
correo, etc.
Empresas dedicadas a ventas por Internet o por correo electrnico.
14.5 PROCEDIMIENTO.-
Primero revisar la correspondencia .Clasificar, es decir determinar los nombres de la localidad y
del corresponsal bajo los cuales archivara el documento.
Abrir carpetas de la actividad o cosas del que se desea tener informacin, una vez localizada el lugar
14.6 VENTAJAS.-
Resulta excelente, el mtodo geogrfico para que trabajen a nivel
nacional e internacional y tienen voluminoso flujo de correspondencia y su clientela est dispersa por
distintas ciudades, pases y continentes.
Este sistema es aconsejable para aquellos negocios y empresas que organizan efectan y controlan sus
operaciones por distritos geogrficos. Tambin es aconsejable para las oficinas gubernamentales que tiene
que ver mucho con personas naturales o jurdicas, establecidas en distintos lugares del pas, provincia,
ciudad o fuera de l.
14.7 DESVENTAJAS.-
Las desventajas que caracterizan a este sistema primeramente es que presta a errores por las abundantes sub.
Divisiones, y la otra que resulta muy costoso por la demora de localizacin y acumulacin.
PROM-2015 TECNICO SUPERIOR
CARRERA DE SECRETARIADO EJCUTIVO CENTRO DE ORGANIZACIN PRIVADO DE ESTUDIO EN COMPUTACION
PROM-2015 11ENCANTOS EJECUTIVOS PARA UN MUNDO SECRETARIAL CON CONOCIMIENTO DE ALTA DISTINCION DOCENTE TUTOR: LIC. MARY SANDRA SOLIZ POSTULANTE: ZENOBIA QUISPE MAMANI
619
TEMA N15
SISTEMA CRONOLGICO
15.1 INTRODUCCIN.-
Desde tiempo remoto la cronologa ha determinado el orden de los sucesos histricos. Es por eso recordar con
gran importancia que el orden cronolgico tiene en todas las manifestaciones humanas, puesto que despus
del orden por cualquier sistema y orden por fichas, de ah que el tiempo cuenta en.
Su estructura nos permite analizarlo un sistema de ordenamiento, siempre
individual o acompaado por otro sistema. Este mtodo es muy simple porque toda persona conoce la
divisin lgico del tiempo.
15.2 OBJETIVOS
1. Diferenciar en el sistema cronolgico como principio de recordatorio.
2. Aplicar correctamente el orden de !a fechas.
3. Guardar y consultar eficientemente los archivos en el sistema cronolgico.
15.3 PRINCIPIOS CRONOLGICOS.-
La cronologa es una ciencia que divide el tiempo de periodos o etapas, para aclarar el orden de los sucesos,
la cronologa en los pases occidentales, toman como referencia cronologa o punto de referencia el
nacimiento de Cristo.
15.4 CONCEPTO.-
El sistema cronolgico es el que se usa con la secuencia con las fechas para el orden de documentos. Su uso
abarca todos los sistemas de ordenamiento. Es un sistema que nos sirve como recordatorio ya que su funcin
es como la agenda.
15.5 USO.-
Este sistema por ser tan difcil y rpido su uso es:
En instituciones privadas o pblicas.
En fbricas y en todas aquellas empresas
PROM-2015 TECNICO SUPERIOR
CARRERA DE SECRETARIADO EJCUTIVO CENTRO DE ORGANIZACIN PRIVADO DE ESTUDIO EN COMPUTACION
PROM-2015 11ENCANTOS EJECUTIVOS PARA UN MUNDO SECRETARIAL CON CONOCIMIENTO DE ALTA DISTINCION DOCENTE TUTOR: LIC. MARY SANDRA SOLIZ POSTULANTE: ZENOBIA QUISPE MAMANI
620
En empresa o entidades que tienen manejos mensuales, trimestrales, etc. .
15.6 VENTAJAS.-
Sencillo y rpido permite huevos documentos. Desventajas Obliga a conocer la fecha del documento.
15.7 DESVENTAJA.-
Obliga a conocer la fecha del documento.
PROM-2015 TECNICO SUPERIOR
CARRERA DE SECRETARIADO EJCUTIVO CENTRO DE ORGANIZACIN PRIVADO DE ESTUDIO EN COMPUTACION
PROM-2015 11ENCANTOS EJECUTIVOS PARA UN MUNDO SECRETARIAL CON CONOCIMIENTO DE ALTA DISTINCION DOCENTE TUTOR: LIC. MARY SANDRA SOLIZ POSTULANTE: ZENOBIA QUISPE MAMANI
621
TEMA N 16
MANUAL DE ARCHIVO
16.1 INTRODUCCION.-
El archivo de una empresa es indispensable tener como elemento de trabajo bsico un manual donde se
especifiquen todas las normas que lo rigen y los procedimientos que se usan para el manejo adecuado de la
documentacin.
16.2 PARTES DEL MANUAL DE ARCHIVO.-
Un manual de archivo consta de las siguientes partes:
16.2.1 IDENTIFICACIN.-
se escribe el nombre y ubicacin de la empresa organograma de la seccin de archivo nombre de los cargos y
de las personas que los desempea. Este ltimo dato debe actualizarse cuando sea necesario.
16.2.2 OBJETIVO.-
unificar criterios respecto al ordenamiento de los documentos facilitar la obtencin de la informacin
encontrar con facilidad datos anteriores para posibles investigaciones establecer normas para el prstamo y
control de la documentacin y normas de seguridad determinar el tiempo de vida de los documentos y
sistemas adecuados de traspaso.
16.2.3 DOCUMENTACIN ARCHIVADA.
- en este punto se especificara toda la documentacin que se guarda bajo la denominacin conocida por la
empresa sin excluir ningn tipo de documento.
16.2.4 SISTEMAS UTILIZADOS.-
se describe aqu detalladamente el sistema usado para archivar toda la diversidad de documentos.
16.2.5 CODIFICACIN.-
si la ley en este caso se debe hacerse una descripcin detallada colocando al frente el nombre de cada asunto
con su cdigo seguido de un listado con todas las posibles divisiones y su correspondiente codificacin.
PROM-2015 TECNICO SUPERIOR
CARRERA DE SECRETARIADO EJCUTIVO CENTRO DE ORGANIZACIN PRIVADO DE ESTUDIO EN COMPUTACION
PROM-2015 11ENCANTOS EJECUTIVOS PARA UN MUNDO SECRETARIAL CON CONOCIMIENTO DE ALTA DISTINCION DOCENTE TUTOR: LIC. MARY SANDRA SOLIZ POSTULANTE: ZENOBIA QUISPE MAMANI
622
16.2.6 SISTEMA DE TRASPASO.-
SE explica la forma frecuencia y poca que se ha escogido para traspasar as como las posibles alternativas
y determinaciones que se tomen en caso de emplear la microfilmacin.
16.2.7 CONTROL DE DOCUMENTACIN.-
Deben establecer muy claramente las medidas de seguridad que se tomaran respecto a los documentos como
se van han manejar los prestados afueras y roturados adems quienes pueden recibir carpetas en prstamos y
establecer un tiempo prudencial para la permanencia de las mismas fuera del archivo.
16.3 FICHEROS.-
aqu se explicara la importancia de mantenerlos indicando las normas de elaboracin de tarjetas, guas
creacin, de vocabularios y su manejo.
16.4 DESCARTE.-
se establecer el tiempo de vida para cada documento al cabo del cual podr descartarse o destruirse mediante
la elaboracin del acta respectiva.
16.5 RECUERDE QUE:
Clasifique con base un sistema los documentos y correspondencia conservados en el archivo.
Establezca un sistema de clasificacin basndose en criterios acordes con los objetivos de la
empresa.
Clasifique los papeles en orden exacto, de acuerdo con el sistema que est utilizando.
Archive todos los documentos que ingresan al archivo y seleccinelos las diferentes formas en que
presentan los documentos implican tratamientos especiales.
Antes de archivar ordene los papales y utilice el clasificador.
Archive el material todos los das.
archive por orden de fechas colocando encima el material ms reciente.
Revise siempre que los papeles estn ordenados desde el punto de vista cronolgico.
PROM-2015 TECNICO SUPERIOR
CARRERA DE SECRETARIADO EJCUTIVO CENTRO DE ORGANIZACIN PRIVADO DE ESTUDIO EN COMPUTACION
PROM-2015 11ENCANTOS EJECUTIVOS PARA UN MUNDO SECRETARIAL CON CONOCIMIENTO DE ALTA DISTINCION DOCENTE TUTOR: LIC. MARY SANDRA SOLIZ POSTULANTE: ZENOBIA QUISPE MAMANI
623
TEMA N 17
OTROS SISTEMA DE ARCHIVO
17.1 DEFINICION.-
Las nuevas tecno0logias permiten la descripcin y automatizacin de cada uno de los procesos relacionados
con la documentacin y que estn basadas en la informtica y los nuevos soportes electrnicos.
Los principales instrumentos utilizados son:
17.2 DISQUETE.-
Fiabilidad nula capacidad de almacenamiento mnima de 1.5 Mb o se puede tener cierto control de
seguridad sobre la informacin guardada, pero es total solo para conservar documentos a corto plazo, pero
no sirve para la conservacin permanente.
17.3 DISCOS ZIP.-