EQUIPOS DE ALTO DESEMPEÑO: Una Proyección de Salud Ocupacional

EQUIPOS DE ALTO DESEMPEÑO: Una Proyección de Salud Ocupacional

Objetivo de la CapacitaciónObjetivo de la Capacitación

Incrementar las competencias para el uso de herramientas de planeación, control y supervisión de actividades.

• Habilidades y destrezas para en la distribución de actividades en el tiempo.

• Solución creativa de problemas en equipos de trabajo de alto desempeño.

• Coordinación y ejecución de tareas.

• Procesos de comunicación y retroalimentación

Competencias gerenciales a mejorarCompetencias gerenciales a mejorar

Nuestra razón de serNuestra razón de ser

¿Qué es la Comunicación Efectiva?

Es la comunicación que logra el propósito de lo que se quiere transmitir o recibir, a través de buenas destrezas y formas de comunicación.

Diagrama de Comunicación

Asociación Internacional para la Escucha

• Oímos de 125 – 250 palabras x minuto

• Pensamos entre 1000 y 3000 palabras x minuto

• Vivimos distraídos preocupados y somos olvidadizos el

75% del tiempo

Asociación Internacional para la Escucha

• Recordamos sólo el 50% de lo que oímos• Pasamos sólo el 45% del tiempo escuchando• Recordamos el 20% de lo que oímos• El 85% de lo que hoy sabemos, lo hemos

aprendido escuchando

Escucha Activa

Es la habilidad de escuchar no sólo lo que la persona está expresando directamente, sino también los sentimientos, ideas o pensamientos que subyacen a lo que se está diciendo.

Lenguaje No Verbal

Lenguaje No Verbal

55%

Lenguaje no Verbal

Palabras7%

Tono de Voz

38 %

Filtros de Información

• Generalización

• Selección

• Distorsión

Generalización

• Todos• Nunca

• Las

• Siempre• Jamás• Los

Filtros de Información

Selección

Filtros de Información

Distorsión

Filtros de Información

Generalización

Eliminación

Distorsión

Modelo de Precisión

• ¿Qué?• ¿Cómo?• ¿Cuándo?• ¿Cuál?• ¿Quién?• ¿Dónde?

Palabras a evitar…• ¿Por qué?• Pero

• Intentar• Tratar • Procurar

¿Para qué?

Sin embargo… y …Aunque

Hacer/ Ser

Sistemas de Representación

Auditivo

Kinestésico

Visual

Para ellos es importante…

AuditivoSu palabra, la honestidadEl compromiso

VisualEl orden y la disciplina

SensorialLos sentimientos, emociones la lealtad y la confianza

LADRONES DE TIEMPO MAS FRECUENTES Personal

Teléfono

Interrupciones

Visitas inoportunas

Reuniones

Crisis, incendios (cosas urgentes)

Falta de objetivos, prioridades o plazos

Desorden en la oficina

Delegación ineficaz

Rutina

Abarcar demasiado

Estimación irreal del tiempo

Comunicación ineficaz

Indecisión, dejarlo para después

No saber decir NO

Dejar cosas a medias, saltar de una cosa a otra

No escuchar

Exceso en detalle, hacerlo uno mismo

Exceso de charla

Falta de autodisciplina

Cambio constante de prioridades

Papeleo (electrónico incluido)

Viajes, esperas

El jefe

Otros (escríbalo) ____________________________

Ladrones del tiempo más frecuentes

Marca las cinco actividades que con mayor frecuencia te roban tiempo, organízalos en orden de prioridad

Principio de Pareto

“Los elementos críticos de cualquier conjunto constituyen, por lo general, solo una minoría”

Vifredo Pareto

Tiempo15 %

65%

20 %

15 %20 %

65%

Resultados

Ley 80/20 en el Tiempo

“Todo el tiempo se dilata indefinidamente hasta ocupar todo el tiempo disponible para su completa realización”

Ley de Parkinson

Primera Ley: “Nada es tan sencillo como parece al principio”

Sugerencia: Asignar un tiempo que no sea ni insuficiente ni excesivo

Segunda Ley: “Todo lleva más tiempo del que se esperaba al principio”

Las Tres Leyes de Murphy

Tercera Ley: “Si algo puede ir mal, irá mal”

Sugerencia:

• Prevenir eventualidades•Asignar estrategias para que encaso de presentarse solucionarlos inmediatamente•Asignar un plan “B o C”

Las Tres Leyes de Murphy

“El tiempo de la tarea crece cuando la interrumpimos y la reanudamos”

Primera Ley de Acosta

Sugerencia: Blindarse ante las interrupciones

Causas:

•Nuestra dificultad para determinar que cantidad de tareas son “suficientes”

• Nuestra dificultad para decir no cuando deberíamos hacerlo

• Nuestra falta de capacidad de cómo hacerlo

• Nuestra falta de disciplina personal

Primera Ley de Acosta

Uso del tiempo No A veces Habitualmente Sí

Defino específicamente los objetivos por escrito 0 1 2 3

Identifico las tareas críticas que condicionan mis resultados

0 1 2 3

Establezco mis prioridades a diario 0 1 2 3

Estoy organizado (puesto de trabajo, oficina) 0 1 2 3

Dedico tiempo a reflexionar sobre mis compromisos 0 1 2 3

Programo mi tiempo cada jornada 0 1 2 3

Conozco la causa de mis problemas de tiempo 0 1 2 3

Abordo las tareas por orden de importancia 0 1 2 3

Consigo evitar interrupciones 0 1 2 3

He aprendido a decir “no” 0 1 2 3

Contesto el teléfono en todo momento 3 2 1 0

He eliminado o acortado reuniones 0 1 2 3

Respeto el tiempo ajeno 0 1 2 3

Dejo para luego lo que puedo hacer ya 3 2 1 0

Cumplo mis plazos 0 1 2 3

Delego eficazmente 0 1 2 3

Utilizo eficazmente mis recursos 0 1 2 3

Aprovecho al tiempo de esperas y viajes 0 1 2 3

Dedico suficiente tiempo a consolidar mi equipo de trabajo

0 1 2 3

Encuentro suficiente el tiempo que dedico a mi familia, a mi desarrollo personal y a mi propio placer

0 1 2 3

Cuestionario sobre el uso del tiempo

“Lo que resulta verdaderamente urgente, es ocuparse de lo importante”

Stephen Covey . Los 7 hábitos de la Gente Alta Mente Efectiva

1. Priorice1. Priorice

¿Cómo organizar nuestra agenda? ¿Cómo organizar nuestra agenda?

Importante :

Son actividades que tienen que ver con los resultados de una organización: Lo que constituye la razón de ser o Misión. Es aquello que contribuye a conseguir el objetivo que te has propuesto. Algo que, de hacerlo, te acerca más a donde quieres llegar y a mantener control de la situación

Urgente:

Toda tarea o actividad en la que ejercitamos nuestra capacidad de respuesta actual a los desafíos que se nos presentan. Se atiende de manera inmediata. Son aquellas que tienen un tiempo muy limitado para ejecutarlas.

1. Priorice1. Priorice

¿Cómo organizar nuestra agenda? ¿Cómo organizar nuestra agenda?

1. Priorice1. Priorice

I. Dividir cada tarea en sub-tareas

II. Clasificar cada tarea según su nivel de importancia

y su tiempo de ejecución

III. Elaborar la Matriz de Prioridades

Para priorizar es necesario:

¿Cómo organizar nuestra agenda? ¿Cómo organizar nuestra agenda?

1. Priorizar1. Priorizar

II. Clasificar cada tarea según su nivel de importancia

Son tareas que solamente puedo hacer Yo (NO COMPARTIDAS), en las que actúo de manera

independiente.

TAREAS TIPO A: INDEPENDIENTE

¿Cómo organizar nuestra agenda? ¿Cómo organizar nuestra agenda?

1. Priorizar1. PriorizarII. Clasificar cada tarea según su nivel de importancia

Tareas tipo B: DEPENDIENTESSon tareas en las que dependo de otros para su ejecución

Tareas tipo C: INTERDEPENDIENTESSon tareas en las que debo interactuar con otros para su realización

¿Cómo organizar nuestra agenda? ¿Cómo organizar nuestra agenda?

1. Priorizar1. Priorizar

II. Clasificar cada tarea según el tiempo

DE EJECUCIÓN INMEDIATASon tareas que deben hacerse en el menor tiempo posible

PARA AGENDARSon tareas que deben ser programadas de acuerdo a su ejecución en el tiempo

¿Cómo organizar nuestra agenda? ¿Cómo organizar nuestra agenda?

1. Priorizar (Matriz de Prioridades)1. Priorizar (Matriz de Prioridades)

III. Elaborar la siguiente matriz

Inmediato Para agendar

A

B

C

De ejecución en el tiempo

De acuerdo al nivel ejecución de la tarea