Estar ocupado nosignifica estar trabajando.

Thomas Alva Edison

Administración del tiempo

http://www.galika.net/archivos/tiempo.ppt

YIELD• Resultado o efecto productivo de una

acción o actividad. Se deben hacer primero las actividades que tengan el mayor yield. De acuerdo al yield se programan las actividades y se decide cuales hacer y cuales no enfocándose en el 20% más alto.

¿Como se calcula el yield?

• Importancia 5 30% 1.5

• Esfuerzo 3 20% 0.6

• Urgencia 4 40% 1.6

• Satisfacción 5 10% 0.5

Actividad: Recolectar datos en la línea para el informe mensual de actividades.

Factor Calificación Porcentaje Resultado

Yield = 4.2

Objetivo: El participante aprenderá herramientas que lo ayudarán a obtener

mayor productividad de su tiempo con elfin de aumentar su calidad de vida

Esperanza mundial de vida [Datos de noviembre 2008©CIA The World Factbook 2008]

ADVERTENCIA

El tiempo no se puede administrar.

El tiempo transcurre siempre en una línea continua y parece incluso estar en

nuestra contra.

El tiempo pasa más rápido cuando se

deseamos que pase más lento y pasa lento

cuando deseamos que corra.

No podemos obtener más tiempo, lo único que podemos hacer

es administrar la manera en la que lo

usamos.

• El universo se encuentra en un perfecto equilibrio y aunque nosotros somos parte de ese universo. Los seres humanos tenemos la virtud de poder romperlo si así lo deseamos. A esta virtud se le llama Libre Albedrio y nos hace diferentes a todos los demás seres de la creación.

Nuestra memoria RAM no es suficiente

•46478

•6798653

•03739680

•796456245658

•2568546336598908

1. Eliminar

2. Evitar

3. Controlar

4. Fomentar

5. Implementar

Procrastinación

• Sentir auténticamente miedo por comenzar una labor que es difícil.

• Nuestro instinto prefiere hacer 10 labores sencillas aunque no sean importantes a una importante que nos llevará más tiempo.

• En las labores difíciles el paso más difícil es comenzar. La solución a este paso es obligar al cuerpo físicamente a comenzar aunque la mente no lo siga inmediatamente. Poco a poco se verá jalada por la inercia corporal.

11

Perfeccionismo

• Buscar dejar las cosas por encima de los estándares aceptables por el simple hecho de sentirnos bien con nuestro trabajo.

• El perfeccionismo ocupacional se disfruta ya que nos permite trascender a través de nuestro trabajo.

• Podemos siempre hacer las cosas mejor, sin embargo para nuestro indicador laboral es preferible hacer 10 cosas bien a hacer una sola de manera superior. El resultado final es más satisfactorio que la fantasía de trascendencia.

22

Zapping

• Cuando estamos realizando una actividad, nos acordamos de hacer algo más y dejamos pendiente la primera por realizar otra cosa.

• Saltar de una actividad a otra es normal por que queremos abarcar lo máximo posible y nos causa placer mental el hecho de hacer muchas cosas, sin embargo podemos perder la ilación de lo que hacemos al zappear.

22

División mental

• Imagina que tienes una mañana libre, de 8 a.m. a 1 p.m., 5 horas completamente dedicadas a un proyecto, sin embargo de última hora, tu jefe te dice que quiere verte 20 minutos, de 10:30 a.m. a 10:50 a.m. Para revisar tus resultados del mes.

• A pesar de que aún te quedan 4 horas, 40 minutos, estas se convierten en tu cabeza en tiempo nulo. ¿por qué?

33

La administración del tiempo tiene unaanalogía en una manguera de agua.

Es posible incrementar un sistema de agua mediante dos métodos:

1. Incrementar la presión (Lo cual significaEn nuestra analogía)

a. Decir que si a todob. Quedarse tarde en el trabajoc. Dormir tarded. Levantarse más tempranoe. Pisarle al aceleradorf. Dejar de desayunar o comer

STRESS:

Reacción de nuestro cuerpo ante un desequilibrio.

Los 5 principales desequilibrios

• Alimentación• Sueño• Ejercicio• Contaminación• Tensión mental

En la actualidad uno de los problemas más grandes que padecemos es el estrés, y éste origina problemas de salud física y emocional. En la medida

en que administramos nuestro tiempo podemos controlar el estrés.Tanto el estrés a corto plazo como el estrés a largo plazo pueden afectar

su organismo y puede influir en los siguientes problemas:

Efectos del STRESS• Las venas se contraen• La circulación se vuelve

deficiente• Se reduce el flujo linfático• Se reduce el flujo de nutrientes

en la sangre• El corazón es forzado a trabajar

más rápido• La digestión se vuelve lenta• La potencia sexual disminuye• Los músculos y articulaciones se

comprimen• Pensamientos negativos

redundantes atacan nuestra mente.

Aumento o pérdida de pesoDificultad para dormirTristezaHipertensión ArterialDiabetesFalta de energíaDolores de cabezaDificultad para dormir

AnsiedadDolores MuscularesProblemas cardiacosTensión MuscularFalta de concentraciónIrritabilidadDepresiónImpotencia

Manifestaciones

5 principales causas de muerte en E.U.

• Enfermedades del Corazón (#1)• Accidentes automovilísticos (#2)• Accidentes vasculares (#3)• Enfermedades del hígado por

consumo de drogas y alcohol. (#4)• Enfermedades pulmonares (#5)

5 principales causas de muerte en México

• Diabetes (#1)• Enfermedades del corazón (#2)• Enfermedades del hígado por

consumo de alcohol, drogas y medicamento (#3)

• Accidentes vasculares (#4)• Enfermedades pulmonares (#5)

Nadie a muerto por trabajar demasiado……

… pero ¡para que arriesgarnos?…

Método alternativo para aumentar elrendimiento de una manguera:

2. Modificar el diámetro (Lo cual significa)

a. Planearb. Definir nuestros valoresc. Dejar el perfeccionismod. Hacer 1 cosa a la veze. Usar el tiempo de otrosf. Apalancarteg. Priorizarh. Maximizar productividad

Ejemplo: Bandeja de Entrada

• Formar equipos de 2 personas.• Ayudar a Juan González a planear su día jueves.• Tomar las mejores decisiones para él.• Agendar lo que se va a hacer en el día y apuntar lo que se va a posponer para después.

Técnicas

Las mejoresherramientas

1

Las mejores herramientas de administracióndel tiempo no sirven de nada si tu cerebro

no está acondicionado para usarlas.

Una palm no te hará más organizado, unbuen reloj no te hará más puntual,un ERP no te hará más productivo.

Herramientas de administración

Los ciegos de nacimiento(Tomado de artículo: Mayo Clinic Journal, Jun. 1987)

¿Que ve un recién nacido al abrir los ojos?

¿Luz? ¿Sombras?

¿Movimiento?

Tom Morrison de 18 años es un ciego de nacimiento a quien se le practicó una cirugía que le permitiría ver por primera vez en su vida.

Clínica Mayo estudió cuidadosamente sus reacciones. Cuando le quitaron la venda, frente a el estaba un armario blanco con

cajones, su cama, persianas, 2 sillones y varias personas frente a el….

Cuando los investigadores le preguntaron… Tom, que es lo que ves? Quecreen que tom contestó?

• Descripcion de lo que un hombre ciego ve:• [Según J.Z. Young Doubt] “and certainty in science”

• El paciente que abre sus ojos por primera vez no ve nada. Manifiesta poca o ninguna alegría, se enfrenta de hecho a una experiencia dolorosa. Relata solo una masa confusa de luces y colores. Manifiesta no estar en condiciones de ver objetos, de reconocer cuales son o de nombrarlos.

• No concibe un espacio con objetos, aunque conoce todos los objetos por sus nombres mediante el tacto. No solo le tomara poco tiempo, sino de hecho un tiempo muy largo, de hecho años por que su cerebro no ha sido entrenado en las reglas del sentido de la vista.

• Nosotros no estamos conscientes de la existencia de tales reglas, pensamos que vemos en forma natural, pero de hecho hemos aprendido una serie de reglas durante la niñez. Los ojos van conectados al cerebro. Sin la conexión, los ojos no sirven de nada. Es posible que tarde varios años a aprender a utilizar sus ojos, será para el más difícil que para un recien nacido, ya que su cerebro está cargado con información distinta acerca de la percepcion del mundo.

¿Qué paso con Tom Morrison?• Tom tardó dos dias en poder diferenciar un triángulo de

un cuadrado de madera. Contaba los bordes, 3 en el triángulo y 4 en el cuadrado. Confundió varias veces un cuadrado con un pentagono o incluso con un círculo y tardaba varios minutos en poder decir cual era cual.

• Al tocar las figuras inmediatamente podía decir cual era cual.

• Tom dijo: Al final de cuentas ¿Para qué me sirve ver? La diferencia entre las dos figuras es mínima y me tardo mucho en definirlo. El paciente prefirió tapar los ojos con una venda, ya que solo le acareaba inseguridad y una sensación de incertidumbre

1. Definir mi escala de valores

2. Ser congruente con ella

3. Priorizar actividades

TCT (Mi escala de valores)

Dinero

Salud

Aceptación social

Bienestar Familiar

Amor

Descanso

1

2

Orden y limpieza

Recreación

x

3

4

5

6

7

8

x

Salud

Dinero

Amor

La mayoría de las personas pasan un 90%

del tiempo haciendo actividades que no son

sus prioridades.

Peter Drucker

Trabajar 9:00 4:00 6hrs

Almorzar 10:00 10:30 0.30hrs

Lunes 30 de Septiembre

Llamadas por teléfono 11:00 11:15 0.15hrs

Reunión con mi jefe 12:00 12:30 0.30hrs

13:30 14:00 0.30hrs

Comer 14:00 14:30 0.30hrs

Traslado de regreso 14:30 15:00 0.30hrs

Traslado para comer y recoger niños

Matriz de Covey

(Priorizar)

3

COVEY• 1 – 1, 2, 3

• 2 – 4, 5

• 3 – 6, 7, 8

• 4 – 9, 10

• 5 – 11, 12

La primeraherramienta paraadministrar tu tiempoes una lista de actividadesEn esta lista tienes queidentificar todas lasactividades por hacerde todos tus valores, en todos tus roles.

Una vez que tengas tus actividades, hay que priorizarlas, dándoles números del 1 al 4.

• Matriz de administración del tiempo de “Stephen Covey”

© Stephen Covey's Seven Habits Of Highly Effective People

SI

NO

Lista de actividadespriorizadas

Agenda

2. ¿TIME LOG?

Diagnóstico sobre que hacemos en el día.¿Cuantas interrupciones tienes?

¿Cuánto tiempo seguido trabajas en algo sin cambiar de actividad?¿Cuántas cosas haces al mismo tiempo?

¿Qué porcentaje de tus actividades son planeadas y cuales surgen en ese momento?¿Cuando surgen esas actividades no planeadas? ¿Qué dias? ¿A que horas?

Time Slots• Sistemas en constante cambio causan que nuestras actividades

sean imposibles de planear y se basen en imprevistos, azar, urgencias, reacciones, etc.

• Para sistemas de este tipo funcionan los “time slots”• Los cuales son espacios (basados en datos históricos) que también

se planean y se destinan a imprevistos.• En los time slots se detecta: estacionalidad, duración, frecuencia,

patrones. Entre más jerarquía tengas, menos “time slots” se deben tener.

Saber decir que NO• La administración del tiempo comienza

cuando se aprender a condicionar al entorno en vez de que el entorno nos condicione. Si toleras y aceptas todo sin cuestionar interrupciones, demandas y peticiones, entonces estás fomentando que la presión y el stress continúe.

A LAS DEMASPERSONASTU NO LESIMPORTAS

Planeación• El secreto no consiste tanto en planear tu

tiempo sino en defender el tiempo planeado

• Quién nunca tiene tiempo, llega tarde, incumple compromisos, etc. es por una falla en alguna de estas 2 actividades, o no planean o bien, no defienden su tiempo planeado. Quien planea y después se aferra al tiempo planeado, siempre tiene tiempo. Defender tu planeación implica decir que no.

Boston Matrix

6

No hay mucha competencia todavíaMercado receptivo y educadoAlto crecimientoAltas utilidadesAltas ventasRequiere inversiónRequiere promoción

No mantenimientoMucha competenciaProducto posicionadoVentas bajasVentas constantesUtilidades bajasNo requiere tiempoNo requiere promoción

Potencial

+

-

Participacíon de mercado

Mercado no educadoMercado no receptivoRequiere mucha promosiónNuevo desarrolloNo probadoNo hay datos históricosAltas utilidadesAlto potencial de crecimientoRequiere publicidad

Bajas ventasNecesita publicidad

Necesita inversiónProductos con poco mercadoBajo potencial de crecimiento

Baja particípación de mercado

The Boston Matrix ©1976 Boston Consulting Group

+ -

No hay mucha competencia todavíaMercado receptivo y educadoAlto crecimientoAltas utilidadesAltas ventasRequiere inversiónRequiere promoción

No mantenimientoMucha competenciaProducto posicionadoVentas constantesUtilidades bajasNo requiere tiempoNo requiere promoción

Potencial

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Participacíon de mercado

Mercado no educadoMercado no receptivoRequiere mucha promosiónNuevo desarrolloNo probadoNo hay datos históricosAltas utilidadesAlto potencial de crecimientoRequiere publicidad

Bajas ventasNecesita publicidad

Necesita inversiónProductos con poco mercadoBajo potencial de crecimiento

Baja particípación de mercado

The Boston Matrix ©1976 Boston Consulting Group

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No hay mucha competencia todavíaMercado receptivo y educadoAlto crecimientoAltas utilidadesAltas ventasRequiere inversiónRequiere promoción

No mantenimientoMucha competenciaProducto posicionadoVentas constantesUtilidades bajasNo requiere tiempoNo requiere promoción

Potencial

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Participacíon de mercado

Mercado no educadoMercado no receptivoRequiere mucha promosiónNuevo desarrolloNo probadoNo hay datos históricosAltas utilidadesAlto potencial de crecimientoRequiere publicidad

Bajas ventasNecesita publicidad

Necesita inversiónProductos con poco mercadoBajo potencial de crecimiento

Baja particípación de mercado

The Boston Matrix ©1976 Boston Consulting Group

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Apalancamiento

EN OTROS

(USANDO EL TIEMPODE LOS DEMAS)

7

DelegarDelegar es una habilidad gerencial muy importante. Una buena delegación ayuda a hacer rendir tu tiempo, desarrolla a tu gente, motiva y crea sucesores. Una mala delegación confunde, causa frustración, desmotiva y consume más tiempo del necesario para

hacer una actividad.

Niveles de Delegación1. Operación

Espera a que te diga

Haz exactamente lo que te indique

Sigue las instrucciones y procedimientos

2. Análisis

Investiga, dime la situación y yo decido

Haz un proyecto, tráelo y te lo reviso

3. Asesoría

Investiga, dime la situación y decidimos juntos

4. Administración

Investiga, analiza, traza planes de acción, y decide, pero espera a obtener autorización de mi parte para actuar.

Niveles de Delegación5. Acción

Ejecuta las acciones necesarias para lograr los objetivos

Avísame que hiciste

6. Responsabilidad

Ejecuta las acciones necesarias para lograr los objetivos

No es necesario que me avises que hiciste

Revisaremos solo los objetivos periodicamente.

7. Compromiso

Ejecuta las acciones necesarias para lograr los objetivos

No es necesario que me avises que hiciste

El lograr los objetivos te beneficia directamente.

El no lograrlos te perjudica directamente.

Ahorro de tiempo

Los diez consejos principales para recuperar su tiempo:

•Salga a tiempo de su oficina o lugar de trabajo una vez cumplido su objetivo de una jornada normal de trabajo.•Vea menos televisión, navegue menos por Internet•Páguele a otros por hacer las tareas que a usted no le gustan, de manera que tenga más libertad y tiempo para hacer las cosas que si le gustan.•Archive los documentos importantes.•Tenga orden. Ningún dispositivo electrónico ni software ayuda si no existe primero orden en la información que tiene.•Adquiera el habito de hacer una cosa a la vez•Duerma bien por las noches•Tire a la basura las cosas que no ha usado en mucho tiempo.•Reserve varias horas a la semana en las cuales no tendrá nada que hacer y podrá dedicar a usted