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 TECNOLOGO EN GESTION

DOCUMENTAL 

FICHA202458

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 TABLA DE CONTENIDO1. Inventariar y catalogar

2. Definición y elementos del inventario

2.1 Formación y formato de inventarios

3. La clasificación como tarea previa a lainventariación.

4. Tipos de inventarios

5. Importancia y revalorización del inventario como

instrumento de descripción.

6. Normalización de inventarios.

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I NVENTARIAR 

Inventariar es una operación

precisa y delimitada dentro de la

tarea de descripción que no

podemos mezclar, ni confundir

con la acción de catalogar, ni

tampoco identificarla con otrasoperaciones anteriores o

posteriores, como registrar o

indizar.

El inventario no es un registro,

aunque este puede ser elemento

indispensable para confección (en un archivo administrativo) ni

es un índice que de hecho es

complementario del inventario.

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CATALOGAR 

Cuando se cataloga, sedescribe pormenorizando

documento por

documento ya sea simple

o compuesto, cuando se

inventaría se describenglobalmente cada una de

las series documentales

de un fondo sin

descender a la

particularización de laspiezas o unidades

archivísticas que las

integran.

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DEFINICIÓN DE INVENTARIOEl inventario describe las

series generadas orgánica o

funcionalmente en el curso de

la gestión de una institución,

en el caso de un archivo

administrativo, o bien, es

resultado de la descripción de

series que integran una

sección histórica o un fondo

documental en un archivo

histórico. El propósito

finalidad es lograr el acceso a

la información.

Su campo de acción será un

fondo documental o una

sección de archivo o de fondo,

completos. Su objeto, las

series.

Sus funciones, triples: de

control para el archivero, de

orientación e información,

primordiales para el

investigador.

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ELEMENTOS DEL INVENTARIO

SIGNATURA : De cada una de las

unidades de instalación integrantes

de cada una de las series en el

deposito (legajo, libro, carpeta).

ENTRADA DESCRIPTIVA : en la

que se indique por este orden:tipología de la serie y tradición

documental, autor, destinatario y

materias si es posible. La entrada

descriptiva podrá ser una, doble o

múltiple en caso de que en un

mismo legajo se contengan una o

varias series documentales.FECHAS EX TREM AS: referidas

a la primera y ultima (solo años) de

cada unidad de instalación.

DIGITOS DEL CUADRO DE

CL ASIFICACION: que ofrece la

relación con el origen.

 

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FORMACIÓN DE INVENTARIO

Doble es la forma de elaboración y de

plasmación material de un inventario. En el

caso de los archivos en formación ( archivos

administrativos) el inventario esta abiertomediante un fichero y su confección se realiza a

base de los datos contenidos en las hojas o

listas de remisión de los fondos enviados al

archivo central por las diferentesdependencias.

 

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FORMATO DE INVENTARIO

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LA CLASIFICACIÓN COMO TAREA PREVIA A LA

INVENTARIACIÓN.

El archivero debe tener elaborado previamente en un fichero un cuadro declasificación que refleje la estructura interna (orgánico- funcional) de la

institución.

 

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El cuadro de clasificación como soporte de la información

ofrecida se convierte en un elemento inicial e indispensable enun inventario y por lo tanto debe precederle siempre.

 

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 TIPOS DE INVENTARIOS

INV ENTARIO ANA LITICO: Claramente nos dice que no se describen en ellos lasseries si no las piezas documentales.

INV ENTARIO ESQUEM ATICO: Este se queda corto en su entrada descriptiva, ya

que no contiene los elementos que hemos indicado como mínimo para identificar una

serie.

INV ENTARIO SUM ARIO: No es otra cosa que un inventario cuya adjetivación no

comporta ninguna nueva especialidad.

INV ENTARIO ADMINISTRATIVO:

INV ENTARIO GENERA L: Por orden cronológico de ingreso, refleja la

documentación destinada a conservarse definitivamente.

INV ENTARIO TOPOGRAFICO: Es el que se realiza para localizar y controlar

las unidades.

INV ENTARIO PRELIMINAR: Esta preparado primordialmente para uso interno,a fin de servir como elemento inicial de búsqueda y también de control.

INV ENTARIO DESCRIPTIVO: Requiere una descripción exhaustiva.

INV ENTARIO CRONOLOGICO: es una lista ordenada por fecha de documentos

sobre un personaje o de un asunto.

 

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IMPORTANCIA DEL INVENTARIO COMO

INSTRUMENTO DE DESCRIPCIÓN.

El inventario nos permite una planificación

archivística adecuada a nivel nacional, a

nivel de centros, ante la creciente demanda

de investigadores.La conservación que tanto nos preocupa

ante el manejo masivo de los documentos

podrá contribuir en cierta medida con la

existencia de suficientes y adecuados

inventarios.

 

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 NORMALIZACIÓN DE INVENTARIOS

Plasmación ordenada de acuerdo con aquellos criterios,mediante la codificación pertinente.

Ejemplo: ficha normalizada para la confección de uninventario.

1. ARCHIVO««««««

2. Localidad««««««..3. Fondo««««««««.

4. Sección««««««......

5. Subsección««««««

6. Serie ( tipología)«««..

7. Año«««««««««.8. Fechas limites««««.

9. N° de legajo«««««..

10. N° de libro««««««.

11. Descriptores«««««.

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