Gestion de costos

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Gestión de CostosGestiGestióón de Costosn de Costos

Gestión de ProyectosCuerpo de Conocimiento de la Gestión

de Proyectos – Guía del PMBOK®

"PMI", "PMBOK", "PMP“, "CAPM“ y “OPM3” son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.Dharma Consulting ha sido revisada y aprobada como un proveedor de entrenamiento en Project Management por el Project Management Institute (PMI). Como un Registered Education Provider (R.E.P.) del PMI, Dharma Consulting ha aceptado regirse por los criterios establecidos de aseguramiento de calidad del PMI.

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La Gestión de los Costes del proyecto incluye los procesos

necesarios para que el proyecto se pueda completar dentro del

presupuesto aprobado.

La Gestión de los Costes del proyecto incluye los procesos

necesarios para que el proyecto se pueda completar dentro del

presupuesto aprobado.

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¿¿Nosotros controlamos los costos?...Nosotros controlamos los costos?...

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…… ¿¿O los costos nos controlan a nosotros?O los costos nos controlan a nosotros?

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PM Procesos PM Procesos -- Grupos vs. Grupos vs. ÁÁreasreas

(Guía del PMBOK®, 3ra Edición, Página 70)

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GestiGestióón de los Costesn de los Costes

Plan de Gestión de Costes puede establecer:Nivel de precisión, tipos de estimación y redondeos.Unidades de medida, mediciones y recursos.Enlaces con procedimientos de la organización, CAP’s y cuentas contables.Umbrales de control, variaciones permitidas.Reglas de valor ganado, fórmulas, criterios, CAP’s.Formatos de informe.Descripciones de procesos.

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1. Pregunta de Certificaci1. Pregunta de Certificacióón PMPn PMP®®

Un subcontratista que le provee un servicio para el proyecto que usted dirige como Project Manager, le informó que tuvo un incremento en sus costos presupuestados debido a algunas actividades que son responsabilidad del equipo de proyecto que está a cargo de usted. ¿Qué debería hacer usted como PMP es este caso?

A. Emitir una solicitud de cambio.B. Reunirse con la Gerencia.C. Solicitar al subcontratista la documentación de soporte.D. Rechazar cualquier iniciativa de ese tipo.

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Proceso 7.1:EstimaciEstimacióón de Costesn de Costes

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EstimaciEstimacióón de los Costesn de los Costes

Desarrollo de una aproximación de los costes de los recursos necesarios para completar cada actividad del cronograma.

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Figura 7-3. Estimación de Costes: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas

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Factores Ambientales de la Empresa

Condiciones del mercado: productos, servicios, y resultados disponibles

Bases de datos comerciales

ESTIMACIESTIMACIÓÓN DE N DE COSTESCOSTES

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Activos de los Procesos de la Organización

Políticas de estimación de costos

Plantillas de estimación de costes

Información histórica

Archivos del proyecto

Conocimiento del equipo

Lecciones aprendidas

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Enunciado del Alcance del Proyecto.

Necesidad del negocio.

Justificación.

Requisitos.

Límites.

Restricciones.

Asunciones.

Lista de entregables.

Criterios de aceptación.

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CASA DE CAMPO

1. Estudios 2. Diseños 3. Construcción 4. Acabados 5. Gestión

3.1.Afirmado

3.2.Ed. Áreas de

descanso

3.3.Ed. Áreas derecreación

3.4.Habilitación de

otras áreas

2.1.Maquetas

2.2.Planos

5.1.Planeamiento

5.2.Control

Dorm.PadresDorm.HijosDorm.Hijas

CanchaFrontónCanchaTenisPiscina

Suministra relación entre todos los componentes del proyecto y los entregables

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Diccionario de la EDT

Identificación de productos entregables

Descripción del trabajo en cada componente de la EDT

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Plan de Gestión del Proyecto

Plan de gestión del cronograma.

Plan de gestión de personal.

Registro de riesgos.

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Estimación por analogía

Implica usar el coste real de proyectos anteriores similares, como base para estimar el coste del proyecto actual.

Se utiliza cuando la cantidad de información detallada es limitada.

Utiliza el juicio de expertos.

Es menos costosa que otras técnicas pero también menos exacta.

Es fiable cuando los proyectos anteriores son similares de hecho y no de apariencia, y cuando las personas que preparan las estimaciones tienen la experiencia necesaria.

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EstimaciEstimacióón por Analogn por Analogííaa

CASA DE CAMPO

3.1.Afirmado

3.2.Ed. Áreas de

descanso

otras áreas

2.1.Maquetas

2.2.Planos

5.1.Planeamiento

5.2.Control

Es una estimación de arriba a abajo

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Determinación de Tarifas de Costes de Recursos

Se deben conocer las tarifas de costes unitarios de cada recurso

Se usan cotizaciones, tarifas estándar con factores de escalamiento, bases de datos comerciales, y listas de precios de los vendedores.

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Estimación ascendente

Estimación del costo de actividades individuales o paquetes de trabajo y su acumulación para obtener el costo total del proyecto.

El costo y precisión depende del tamaño y complejidad de la actividad individual o paquete de trabajo: serán mayores en la medida que estas actividades o paquetes sean más pequeños. Debe balancearse precisión adicional con costo adicional.

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EstimaciEstimacióón Ascendenten AscendenteCASA DE CAMPO

3.1.Afirmado

3.2.Ed. Áreas de

descanso

otras áreas

2.1.Maquetas

2.2.Planos

5.1.Planeamiento

5.2.Control

Es una estimación de abajo a arriba

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Estimación Paramétrica

Técnica que utiliza relación estadística entre datos históricos y otras variables, para calcular una estimación de costes.

Puede producir niveles superiores de exactitud dependiendo de lacomplejidad y la información de costes y recursos.

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Software de Gestión de Proyectos

Software de estimación de costes.

Hojas de cálculo.

Herramientas de simulación y estadística.

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Análisis de propuestas para licitaciones

Análisis de ofertas de proveedores.

Análisis de lo que debería costar el proyecto.

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Análisis de Reserva

Reservas o asignaciones para contingencias son costes estimados que utilizará el PM para gestionar eventos previstos, pero no ciertos.

Problema de posible exageración de estimación de costes.

Reservas no forman parte de la línea base de costos.

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Coste de la Calidad

Pueden utilizarse para preparar estimación de costes .

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Estimaciones de costes

Evaluaciones cuantitativas de costes probables de los recursos.

Presentación resumen o detallada.

Se estiman costes para todos los recursos, y categorías especiales como asignación por inflación o reserva de contingencia.

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Volquete de 10 TN 1 $100/díaCapataz 1 $ 20/díaObreros (cuadrilla) 3 $ 5/díaMameluco 3 $ 10/díaPar de botas 3 $ 15Par de guantes 3 $ 10Rastrillo 2 $ 15Escoba 2 $ 5Carretilla 1 $ 25Desinfectante 10 glns $ 15

PROYECTO CASA DE CAMPO

3.1.3. Limpiar Terreno

Costos estimados

Estimación de los Costes Ejemplo

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Volquete de 10 TN 1 $100/díaCosto servicio 1 $100/díaCosto contratación 1 $100Costo supervisión 1 $ 25/día

Alternativa: contratación de compañía de limpieza

3.1.3. Limpiar Terreno

Costos Estimados alternativos

Estimación de los Costes Ejemplo

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Información de Respaldo.

Cantidad y tipo depende del área de aplicación.

Debe proporcionar imagen clara, profesional, y completa de cómo se obtuvo la estimación.

Debe incluir:

Descripción de alcance de trabajo.

Fundamentos de la estimación.

Asunciones y restricciones.

Rango de estimaciones.

ESTIMACIESTIMACIÓÓN N DE COSTESDE COSTES

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Cambios Solicitados.

Se pueden generar cambios que afecten al plan de Gestión de Costes o Requisitos de Recursos u otros componentes del Plan de Gestión del Proyecto.

Se procesan a través del Control Integrado de Cambios.

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Plan de Gestión de Costes (Actualizaciones)

Si las solicitudes de cambio son aprobadas se actualiza el Plan de Gestión de Costes en caso de ser necesario.

ESTIMACIESTIMACIÓÓN N DE COSTESDE COSTES

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Cuando recién se está conceptualizando el proyecto, usted tiene un intercambio de opiniones con el sponsor acerca de qué técnica de estimación se debería utilizar. Usted desea aplicar algún tipo de juicio de expertos, pero el sponsor prefiere una estimación análoga. Lo mejor sería:

A. Aceptar la estimación análoga pues es una forma de juicio experto.B. Sugerir el costeo del ciclo de vida como un punto medio entreambas posiciones.C. Determinar por qué el sponsor desea una estimación tan exacta.D. Tratar de convencer al sponsor de utilizar el juicio experto pues usualmente es más exacto.

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Proceso 7.2:PreparaciPreparacióón del Presupuesto n del Presupuesto

de Costesde Costes

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Suma costes estimados de las actividades o paquetes de trabajo para establecer una línea base de coste total, a fin de medir el rendimiento del proyecto.

PreparaciPreparacióón del Presupueston del Presupuesto

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Figura 7-4. Preparación del Presupuesto de Costes: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas

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PREPARACION PREPARACION DEL DEL

PRESUPUESTO PRESUPUESTO DE COSTESDE COSTES

Enunciado del Alcance del Proyecto

Limitaciones periódicas formales de gastos de fondos del proyecto.

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Diccionario de la EDT.

Estimaciones de Costes.

Información de Respaldo de la Estimación de Costes.

Cronograma del Proyecto.

Calendarios de Recursos (De procesos anteriores).

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Contrato

Información relacionada sobre los productos o servicios contratados se utilizan para desarrollar el presupuesto.

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Plan de Gestión de Costes

Componente del Plan de Gestión del Proyecto.

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Suma de Costes

Las estimaciones de costes de actividades se suman hasta el nivel paquete de trabajo.

Las estimaciones de paquetes de trabajo se suman hasta el nivel Cuenta de Control (CAP).

Las estimaciones de CAP’s se suman hasta el proyecto.

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Análisis de Reserva

Reservas para contingencias de gestión son presupuestos reservados para cambios no planificados o incógnitas desconocidas.

El Gerente de Proyecto debe obtener aprobación antes de comprometer o gastar esta reserva.

No forman parte de la línea base del coste pero están incluídasen el presupuesto del proyecto.

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Estimación Paramétrica

Usa características (parámetros) del proyecto dentro de un modelo matemático para predecir los costes totales

Son mas fiables cuando:

La información histórica de base, es exacta.

Los parámetros son fácilmente cuantificables.

El modelo es escalable.

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Conciliación del Límite de la Financiación

Grandes variaciones en los desembolsos de fondos no son deseables, por eso éstos se concilian con los límites de financiación establecidos por el cliente o la organización.

La conciliación requerirá el ajuste del cronograma, lo cual se haráaplicando restricciones de fecha impuesta para paquetes de trabajo, hitos, o componentes de la EDT.

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Línea Base de Coste

Presupuesto distribuido en el tiempo que sirve como base para medir, supervisar y controlar el rendimiento.

Se desarrolla sumando los costes por período y se representa por una curva S.

Proyectos de gran magnitud suelen tener múltiples líneas base de coste.

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LLíínea Base de Costes nea Base de Costes -- Presupuesto por Presupuesto por elemento EDTelemento EDT

CASA DE CAMPO

3.1.Afirmado

3.2.Ed. Áreas de

descanso

otras áreas

2.1.Maquetas

2.2.Planos

5.1.Planeamiento

5.2.Control

$100 $100 $150

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FECHA VALORES ($) ACUMULADOS ($)02-Ene 850 850 03-Ene 100 950 04-Ene 100 1,050 05-Ene 1,050 06-Ene 1,050 07-Ene 150 1,200 08-Ene 50 1,250

LLíínea Base de Costes nea Base de Costes –– Acumulado en el TiempoAcumulado en el Tiempo

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Línea Base de Costos – Curva S

Valoresacumulados

Tiempo

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Requisitos para la Financiación del Proyecto

Los requisitos de financiación se derivan de la línea base de coste y pueden establecerse para excederlos con el fin de responder al avance temprano o los sobrecostes.

En general la financiación no es continua y aparece como una función escalonada.

Los fondos totales necesarios son la línea base más las reservas de gestión.

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Plan de Gestión de Costes (Actualizaciones)

Si las solicitudes de cambio son aprobadas se actualiza el Plan de Gestión de Costes en caso de ser necesario.

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Cambios Solicitados

Se pueden generar cambios que afecten al plan de Gestión de Costes u otros componentes del Plan de Gestión del Proyecto.

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Lista de Actividades Estándar

RECURSOS EstándarCostos Estándares

ESTRUCTURA SÓLIDA DE INTEGRACIÓNENTREGABLE-ACTIVIDAD-RECURSO/COSTO

LLííneas Base del Proyectoneas Base del Proyecto

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EL EDT ES LA LÍNEA BASE DEL ALCANCE

ALCANCE LÍNEA BASE

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EL CRONOGRAMA ES LA LÍNEA BASE DEL TIEMPO, Y HA SIDOCONSTRUIDO EN BASE AL EDT Y LOS

RECURSOS ASIGNADOS

ALCANCE LÍNEA BASE

CRONOGRAMA LÍNEA BASE

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EL PRESUPUESTO ES LA LÍNEA BASE DEL COSTO, Y HA SIDO CONSTRUIDO SOBRE EL EDT Y EL CRONOGRAMA

ALCANCE LÍNEA BASE

PRESUPUESTO LÍNEA BASE

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LAS TRES LÍNEAS BASES ESTÁN INTEGRADASSOLIDAMENTE

ALCANCE LÍNEA BASE

PRESUPUESTO LÍNEA BASE

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Recién ha completado la fase de iniciación de un pequeño proyecto y está próximo a iniciar la fase de planeamiento cuando un stakeholder le solicita el presupuesto del proyecto y la línea base del costo. ¿Qué le debería responder?

A. El presupuesto se puede encontrar en el Project Charter, el cual ya está disponible.B. El presupuesto y la línea base no estarán terminados y aceptados hasta que termine la fase de planeamiento.C. El plan de proyecto no contendrá el presupuesto y la línea base pues éste es un proyecto pequeño.D. Es imposible completar un estimado antes de que se cree y termine un plan de proyecto.

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Proceso 7.3:Control de CostesControl de Costes

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Control de CostesControl de Costes

Figura 7-6. Control de Costes: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas

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CONTROL DE CONTROL DE COSTESCOSTES

Línea Base de Coste

Requisitos para la Financiación del Proyecto

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Informes de Rendimiento

Información sobre rendimiento del coste y recursos.

Información sobre el Rendimiento del Trabajo

Entregables completados.

Costes autorizados e incurridos.

Estimaciones al término.

Porcentajes físicamente completados.

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Solicitudes de Cambio Aprobadas.

Pueden incluir cambios en :

Términos de coste del contrato.

Alcance del Proyecto.

Línea Base de Coste.

Plan de Gestión de Costes.

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Plan de Gestión del Proyecto

Plan de gestión de costes.Otros planes subsidiarios.

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Sistema de Control de Cambios del Coste.

Define los procedimientos por medio de los cuales serámodificada la línea base de coste.

Incluye formularios, documentación, sistemas de seguimiento, y niveles de aprobación.

Integrado con el proceso de Control Integrado de Cambios.

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Análisis de Medición del Rendimiento

Técnica del valor ganado (EVT) es útil para control de costes, gestión de recursos, y producción.

Se basa en PV, EV, y AC.

Calcula variaciones : CV=EV-AC y SV=EV-PV.

Calcula índices : CPI=EV/AC y SPI=EV/PV.

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Proyecciones

ETC o estimación para concluir trabajo restante

Basada en una nueva estimación: ETC=nueva estimac.

Basada en variaciones atípicas: ETC=BAC-EV.

Basada en variaciones típicas: ETC=(BAC-EV)/CPI.

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EAC con nueva estimaciEAC con nueva estimacióón :n :

EAC = AC + ETC

Costo Real a la fecha más un nuevo estimado para el trabajo restante. Este enfoque se usa cuando el rendimiento pasado muestra que las supuestos originales estuvieron errados o ya no son válidos.

Budget =100

EAC = 30 + 90 = 120

EAC = Estimate at CompletionAC = Actual CostETC = Estimate to Completion

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EAC usando el presupuesto restante:EAC usando el presupuesto restante:

EAC = AC + (BAC – EV)

Costo Real a la fecha más el presupuesto restante. Este enfoque se usa cuando las variaciones reales son atípicas y no se espera que vuelvan a ocurrir en el futuro.

EAC = 65 + (100-60) = 105

BAC - EV100 - 60

EAC = Estimate at CompletionAC = Actual CostBAC = Budget at CompletionEV = Earned Value

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EAC usando el presupuesto restante afectado por el CPI:EAC usando el presupuesto restante afectado por el CPI:

EAC= AC + (BAC – EV) /CPI

Costo Real a la fecha más el presupuesto restante modificado por un factor. Este enfoque se usa cuando las variaciones reales son típicas y se espera que vuelvan a ocurrir en el futuro.

EAC = 65 + (100-60)/(60/65) = 108.33

(BAC–EV)/CPI(100 – 60)/(60/65)

EAC = Estimate at Complet.AC = Actual CostBAC = Budget at CompletionEV = Earned ValueCPI = Cost Performance Index

= EV/AC

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Revisiones del Rendimiento del Proyecto

Comparan:

Rendimiento a lo largo del tiempo.

Actividades/paquetes por encima/debajo del presupuesto.

Hitos alcanzados o vencidos.

Se combinan con:

Análisis de variación.

Análisis de tendencias.

Técnica del valor ganado.

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Software de Gestión de Proyectos

Se usan para supervisar PV frente a AC o para predecir efectos de los cambios o variaciones.

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Gestión de Variación

Plan de gestión de coste describe como gestionar las variaciones.

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Estimaciones de Costes (Actualizaciones)

Son modificaciones a la información de costos usada para gestionar el proyecto.

Debe notificarse a los stakeholders apropiados.

Puede o no implicar ajustes a otros aspectos del plan del proyecto.

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Línea Base de Coste (Actualizaciones)

Cambios a línea base de coste.

En general solo responden a cambios aprobados de alcance.

En algunos casos las variaciones pueden ser tan grandes que se necesita revisar totalmente la línea base.

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Mediciones del Rendimiento

Los valores de CV, SV, CPI, SPI se calculan y documentan para los componentes de la EDT.

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Conclusión proyectada

Se documenta un valor de EAC y ETC, calculado o proporcionado por la organización ejecutante.

Se comunica a los interesados.

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Cambios Solicitados

Se pueden generar cambios que afecten algún aspecto del proyecto o del presupuesto en particular.

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Acciones correctivas

Todo aquello que se hace para alinear el rendimiento futuro esperado con el plan de gestión del proyecto.

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Activos de los Procesos de la Organización (Actualizaciones)

Lecciones aprendidas:

Causas raíz.

Razonamiento subyacente a la acción.

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Plan de Gestión del Proyecto (Actualizaciones)

Estimaciones.

Línea base de coste.

Plan de gestión de costes.

Documentos del presupuesto.

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El project manager está asignando estimados de costos a las actividades individuales o a los paquetes de trabajo para establecer una línea base de medición de la performance del proyecto. ¿Qué proceso es éste?

A. Gestión de los costos.B. Estimación de costos.C. Presupuesto de costos.D. Control de costos.

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Gestión de CostosGestiGestióón de Costosn de Costos

Gestión de ProyectosCuerpo de Conocimiento de la Gestión

de Proyectos – Guía del PMBOK®

(Respuesta a las preguntas)

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Respuesta: C

Explicación: Ésta es una pregunta de responsabilidad profesional / procura / costos.La situación describe un reclamo. Lo mejor que se puede hacer es conseguir información de soporte para descubrir quésucedió y tomar acciones correctivas.Después de C (documentación de soporte), una investigación y una negociación, puede ocurrir A (solicitud de cambio).La alternativa D (rechazo) no es ética y la alternativa B (reunión con la gerencia) no debe ocurrir hasta tener toda la información.

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Respuesta: A

Explicación: Ésta es una pregunta capciosa. Para elegir la mejor respuesta necesitamos saber que la estimación análoga es una forma de juicio experto.Notar que la alternativa C (determinar por qué) suena como una buena idea, pero si analizamos el resto de la sentencia veremos que hay un contrasentido pues la estimación análoga no es exacta por naturaleza.La alternativa B (costeo de ciclo de vida) no tiene sentido.La alternativa D compara dos cosas que son lo mismo.

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Respuesta : B

Explicación: El presupuesto global del proyecto (alternativa A) se puede incluir en el Project Charter, pero no los costos detallados .Aun los proyectos pequeños (alternativa C) deben tener un presupuesto y un Schedule.No es imposible estimar un presupuesto de proyecto antes de crear un plan de proyecto (alternativa D), simplemente no es conveniente, pues el presupuesto no será detallado ni exacto.

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Respuesta: C

Explicación: La respuesta A (gestión de los costos) es muy general.Los estimados ya han sido creados de manera que la respuesta B (estimación de costos) no es correcta.La respuesta no puede ser D (control de costos) porque la línea base no ha sido creada aún.

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GESTIGESTIÓÓN DE PROYECTOS, PROGRAMAS Y N DE PROYECTOS, PROGRAMAS Y PORTAFOLIOSPORTAFOLIOS•Gestión de Proyectos (Guía del PMBOK®).•Estándares para la Gestión de Proyectos.•Taller Práctico de Gestión de Proyectos.•Taller de Preparación para la Certificación PMP®•Gestión de Programas (PPgM).•Gestión de Portafolios (PPfM).

GESTIGESTIÓÓN ORGANIZACIONAL DE PROYECTOSN ORGANIZACIONAL DE PROYECTOS•Gestión Organizacional de Proyectos (EPM).•Oficina de Proyectos (PMO).•Modelo de Madurez de la Gestión Organizacional de Proyectos (OPM3®).

SOFT SKILLSSOFT SKILLS•Habilidades Blandas para la Gestión de Proyectos.•Habilidades de Team Building y Team Work para el Gestor de Proyectos.•Habilidades de Gestión de Equipos para el Gestor de Proyectos.•Habilidades de Facilitación para el Gestor de Proyectos.•Habilidades de Liderazgo para el Gestor de Proyectos.•Gestión del Cambio Organizacional e Individual.

HERRAMIENTASHERRAMIENTAS• Curso Taller de MS Project 2003.• Curso Taller de MS Project 2007.•MS Project Server 2007.•Herramientas avanzadas para la Gestión de Proyectos.

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