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GUÍA DEL PROCESO DE COMPRAS MENORES
DGCP – Sistema Informático para la Gestión de las Compras y Contrataciones del Estado Dominicano Edic. /Rev.: 000 V02.00
Fecha: 02/07/2015
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: asistenciatecnica@dgcp.gov.do Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 2 de 55
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HOJA DE CONTROL DE DOCUMENTO
DOCUMENTO / ARCHIVO:
Título GUÍA DEL PROCESO DE COMPRAS MENORES
Nombre Archivo DGCP-GUI-Guía del Proceso de Compras Menores F01A-E4GC v02.00
Fecha 02/07/2015
Versión v02.00
Cliente Dirección General Contrataciones Públicas-DGCP
Asunto / Detalle GUÍA DEL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS MENORES
Soporte lógico Microsoft Word
Localización Santo Domingo- República Dominicana
REGISTRO DE CAMBIOS
Versión Páginas Fecha Modificación Motivo del cambio
v00.00 24 15/12/2014 Creación del documento
V00.01 26 22/12/2014 Revisión del documento
V00.02 58 28/01/2015 Adaptación del documento con el sistema
V01.00 58 29/01/2015 Revisión final del documento
V02.00 55 02/07/2015 Revisión final del documento
DISTRIBUCIÓN DEL DOCUMENTO:
Nombre Área
Jhonattan Toribio Tecnología
George Slujalvkosky Tecnología
Sandra Santana Tecnología
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: asistenciatecnica@dgcp.gov.do Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 3 de 55
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CONTROL DEL DOCUMENTO
Este documento ha sido:
Nombre: Preparado por: Revisado por: Aprobado por:
Firma:
Gianina Cáceres
Marianelly Aparicio
Fecha:
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INDICE
1. PROCESO DE COMPRAS MENORES ...................................................................... 5 2. CREACIÓN DE PROCEDIMIENTO COMPRAS MENORES ...................................... 6 3. SELECCIÓN DE PROCESO FASE COMPRAS MENORES .................................... 10 4. APERTURA DE OFERTAS (SOBRE ECONÓMICO) ............................................... 32 5. EVALUACIÓN .......................................................................................................... 36 6. SELECCIÓN (ADJUDICACIÓN) ............................................................................... 41 7. CREACIÓN DEL CONTRATO .................................................................................. 47
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1. PROCESO DE COMPRAS MENORES
El objetivo del procedimiento de compras menores es realizar las compras y
contrataciones de bienes y servicios bajo un procedimiento simplificado, que permita
eficientizar las compras sin vulnerar los principios establecidos en la ley.
Creación del Procedimiento
Borrador Planeación Apertura de
Ofertas (Sobre Económico)
Evaluación Selección
(Adjudicación)
Creación del Contrato
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2. CREACIÓN DE PROCEDIMIENTO COMPRAS MENORES
La creación del procedimiento en el sistema inicia con:
1. Registrarse con el usuario y clave asignado.
2. Una vez ingresado al sistema en el área de trabajo se deberá continuar con los
siguientes pasos:
Hacer clic en el Botón Menú que está ubicado en la barra de menú de inicio
Ir a Menú del Comprador
Hacer clic en “Tipos de procesos”
Imagen 1. Ruta para Crear un proceso de Compras Menores
Nota: Otras opciones para ingresar directamente al Proceso de Compras Menores
son:
A. *Hacer clic en el botón “Procesos” que está ubicado en la barra de menú de inicio *Hacer clic en “Tipos de procesos”
Imagen 2. Ruta número 2 para Crear un proceso de Compras Menores
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B. *Hacer clic en el botón “Ir a” que está ubicado en el barra de menú de inicio *Hacer clic en el botón de Compras Menores”
Imagen 3. Ruta número 3 para Crear un proceso de Compras Menores
C. *Hacer clic en el botón “Menú” que está ubicado en la barra de menú de inicio *Seleccionar la opción “Procesos de la Unidad de Compras” *En este paso se podrá visualizar las compras realizadas y tendrá incluido el botón “Crear nuevo proceso” para realizar una nueva compra.
Imagen 4. Ruta número 4 para Crear un proceso de Compras Menores
Imagen 5. Continuación de la Ruta número 4 para Crear un proceso de Compras Menores
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D. *Hacer clic en el botón “Procesos” que está ubicado en el menú de inicio. *Seleccionar el botón “Procesos de la Unidad de Compras” *En este paso se podrá visualizar las compras realizadas y tendrá incluido el botón “Crear nuevo proceso” para realizar una nueva compra.
Imagen 6. Ruta número 5 para Crear un proceso de Compras Menores
Imagen 7. Continuación de la Ruta número 5 para Crear un proceso de Compras Menores
3. Después de haber ingresado a la página de procesos de compras deberá
iniciar con el proceso de Compras Menores.
Nota: recordar que antes de la creación de proceso de compras menores
deberá asegurarse de tener un equipo creado para el mismo. (Consultar
Manual Creación de Procesos / Creación de Equipos).
Imagen 8. Proceso de Compras Menores
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4. Una vez pulsado el botón “Crear” se abrirá un cuadro, donde se tendrá que
completar las informaciones relacionadas al proceso.
Imagen 9. Crear Proceso Compras Menores
Las informaciones que deberá completar son las siguientes:
Tipo de Procedimiento: Está definido por defecto
Nombre: es el nombre que tendrá el expediente de ese proceso Ej.: Compra
de Suministros gastables.
Unidad de requisición: será el área o unidad de compra que realiza el
proceso.
Equipo: es el equipo de trabajo (usuarios o grupos) que intervendrán en el
proceso completo. El sistema lo traerá por defecto.
5. Una vez completados estos datos pulsar el botón , el sistema guardara
la información suministrada y traerá un formulario dividido en bloques donde
deberá completar la información del proceso.
Imagen 10. Crear Proceso Compras Menores Completado
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3. SELECCIÓN DE PROCESO FASE COMPRAS MENORES
Una vez completado con el procedimiento de la creación de compras menores le mostrará
un formulario dividido en bloques en los que se deberán completar los datos solicitados.
En esta nueva pantalla, se podrá visualizar un post-it con la siguiente información disponible:
Tipo de procedimiento Referencia del procedimiento Nombre de la compra Unidad de requisición Equipo
Imagen 11. Post-it
Para completar el formulario de creación de Compras Menores deberá completar los siguientes
pasos:
Imagen 12. Bloques de procesos
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Paso 1: Información General
Este paso describirá la información actual del Proceso de Compra. El mismo estará divido por los siguientes bloques:
Bloque 1. Información General: este bloque se deberá completar la siguiente información:
• Referencia del procedimiento: este pasó esta completado automáticamente por el sistema.
• Nombre: nombre de la compra que se está realizando.
• Descripción: breve detalle de la compra que se está realizando.
• Relacionar con otro procedimiento: en este campo se elegirá si se quiere asociar el proceso de compra actual con otro proceso que se ha realizado anteriormente.
Imagen 13. Bloques de procesos
Bloque 1:
Información General
Bloque 2: Información del
Contrato
Bloque 3:
Ubicación del Contrato
Bloque 4: Configuración de Equipo y Flujos
Bloque 5: Documentos
Internos
Bloque 6:
Bloque de fase de observación
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Bloque 2. Información de Contrato: este bloque se compone de la siguiente
manera:
• Objeto: se deberá seleccionar cuál es la modalidad del contrato, entre estas opciones están Bienes y Servicios.
Bienes: En caso de elegir Bienes el sistema desplegara una justificación de la modalidad de contratación donde se deberá elegir entre:
Decreto presidencial Resolución de la Máxima Autoridad Organismo de Financiación Externo
Imagen 14. Objeto del contrato -Bienes
Este paso se elegirá duración estimada del contrato como muestra en la imagen 14.
Imagen 15. Información del Contrato- Objeto Bienes
Servicios: si la elección es Servicios aparecerá un Subtipo de Contrato,
deberá seleccionar una de estas opciones:
Servicios
Consultorías
Consultorías basada en la calidad de los servicios
Imagen 16. Objeto del contrato -Servicios
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En este paso se elegirá la justificación de la modalidad y la duración estimada del contrato
como muestra en la imagen 17.
Imagen 17. Información del Contrato- Objeto Servicios
Bloque 3. Ubicación del Contrato: Es la misma dirección de la unidad de
requisición. En caso de seleccionar otra ubicación el sistema dará la posibilidad de
definir una nueva ubicación. Esta ubicación se clasificará de acuerdo a los
clasificadores geográficos.
Imagen 18. Ubicación del Contrato utilizando la misma dirección
Imagen 19. Ubicación del Contrato utilizando nueva dirección
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Bloque 4. Configuración del Equipo y del Flujo de Aprobación: En este paso el
equipo y flujo de aprobación esta predeterminado según como se ha configurado en
la entidad.
Imagen 20. Configuración del Equipo y del Flujo de Aprobación
Bloque 5. Documentos Internos: se podrá adjuntar documentos internos que
estará disponibles sólo para los usuarios de la entidad definidos en el Equipo del
procedimiento.
Imagen 21. Documentos Internos
Imagen 22. Buscar Documentos Internos
Imagen 23. Documentos Internos anexados
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Después de añadir todos los datos hacer clic en el botón “Guardar y Cerrar expediente del procedimiento”.
Bloque 6. Fase de observaciones: En este bloque se deberá seleccionar las opciones SI o No. La opción No deberá quedar seleccionada por defecto si no se va a realizar la fase de observación (Borrador). Si selecciona la opción SI el procedimiento tendrá dos fases (Fase de observación y la Fase de Selección). Nota: Un procedimiento con fase de observaciones tendrá la posibilidad de hacer aclaraciones/observaciones del proceso de compras. En la fase de observación los proveedores no podrán presentar ofertas.
Imagen 24. Fase de Observaciones
Después de añadir todos los datos se deberá hacer clic en el botón “Guardar” y después hacer clic en el botón “Continuar procedimiento”, inmediatamente se habilitará los pasos siguientes para completar.
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: asistenciatecnica@dgcp.gov.do Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 16 de 55
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Paso 2: Configuraciones del Procedimiento
En este paso se establecerá las fechas, horas, forma de pago, si se limita o no a pymes y presupuesto del proceso de compras. El paso Configuraciones del Procedimiento estará dividido en 8 bloques que detallamos a continuación:
Bloque 1. Cronograma: este bloque se compone de la siguiente forma:
Zona horaria
Fecha de publicación del aviso de convocatoria
Adquisición de Pliego de Condiciones Específicas
Presentación de aclaraciones al Pliego de Condiciones / Especificaciones Técnicas
/ Términos de Referencia
Reunión Aclaratoria
Plazo máximo para expedir Emisión de Circulares, Enmiendas y/o Adendas.
Presentación de Oferta Económica
Bloque 1. Cronograma
Bloque 2. MiPymes
Bloque 3. Pago de Anticipos
Bloque 5. Visita al lugar de ejecución
Bloque 6. Lotes
Bloque 7. Observaciones
Bloque 8. Configuraciones Avanzadas
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Apertura del Sobre Económica
Acto de Adjudicación
Notificación de Adjudicación
Constitución de Garantía de Fiel Cumplimiento
Suscripción de Orden de Compras / Orden de Servicios
Publicación de Orden de Compras / Orden de Servicios
Plazo de validez de las ofertas
Imagen 25. Cronograma
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Bloque 2. Mi Pymes: este paso deberá elegir si quiere limitar el proceso de
compras especialmente a Pymes o Mi Pymes Mujeres.
En caso de seleccionar que no el sistema le mostrará una pantalla como muestra
la imagen.
Imagen 26. Limitar proceso a Mi pymes respuesta NO
Si elige si, el campo “Limitar este proceso a Mi pymes” va a quedará visible y el proceso
va a ser para compañías clasificadas como Mi Pymes o Mi Pymes Mujeres
Imagen 27. Limitar proceso a Mi pymes respuesta SI
Bloque 3. Pago de Anticipos: en este se configurará la forma de pago del
proceso, el mismo tendrá dos opciones y deberá seleccionar si desea o no desea
pagar anticipo.
Si selecciona la opción SI deberá llenar la fecha prevista del pago del anticipo y el
porciento de anticipo tal cual se muestra en la imagen
Imagen 28. Pago de Anticipos
En caso de seleccionar NO el sistema le mostrará una pantalla como muestra la imagen
25.
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Imagen 29. Pago de Anticipos opción No
Bloque 4. Visita al lugar de ejecución: se deberá elegir entre las opciones “SI o
No” en caso de que se requiera visita al lugar de ejecución para el procesos de
compras.
Imagen 30. Limitar proceso a Mi pymes respuesta SI
En caso de seleccionar la opción SI deberá completar los datos solicitados como muestra
la imagen 29.
Imagen 31. Limitar proceso a Mi pymes respuesta SI
Bloque 5. Lotes: en este paso se podrá elegir entre las opciones “SI o NO”
(campo obligatorio).
La opción “NO” estará marcada por defecto.
Imagen 32. Lotes con respuesta NO
Si se selecciona la opción “SI” deberá definir la cantidad y nombres de los lotes.
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Imagen 33. Lotes con respuesta SI
Bloque 6. Observaciones: este bloque se podrá poner cualquier observación
relacionado al proceso de compras.
Imagen 34. Observaciones
Bloque 7. Configuraciones Avanzadas: este campo en caso de elegir la opción
SI el sistema le permitirá configurar número decimales del precio de los artículos y
el precio total, por igual se encontrará el modo de presentación de ofertas.
Imagen 35. Configuraciones avanzada respuesta NO
Imagen 36. Configuraciones avanzada respuesta SI
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Paso 3: Artículos y Preguntas
En este paso se facilitará la descripción, cantidad, código UNSPSC, precio unitario y
precio total del proceso de compras, por igual se establecerá preguntas dirijas al
proveedor para que se complete cuando se realice la oferta.
Para facilitar el registro de condiciones de un procedimiento, la plataforma da la posibilidad
de crear tantas preguntas como la entidad necesite. La pantalla en que se puede
Imagen 37. Formulario de respuesta
Paso 4. Evaluación
En este paso será posible definir una evaluación de criterios a las ofertas que se harán a
este proceso. El sistema hace la pregunta:
Definir un modelo de evaluación para este procedimiento:
Deberá elegir entre las opciones Si o No (elegido por defecto, editable).
Imagen 38. Evaluación respuesta que NO
En caso de seleccionar “Si” le desplegará las siguientes opciones con las que podrá
configurar la evaluación:
Tipo de evaluación: Evaluación de varios criterios de selección (por defecto, no editable).
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Método de evaluación: Manual (por defecto, no editable).
Publicar modelo de evaluación: deberá elegir entre las opciones Si o No (la opción “No”
esta seleccionada por defecto). Si elige la opción si, significa que los criterios de
evaluación serán publicados al proveedor cuando se muestre interesado.
Imagen 39. Evaluación respuesta que SI
Para agregar los criterios que tendrá la evaluación en el área de configuración del modelo
de evaluación deberá pulsa el botón , el sistema habilita los campos para describir los
criterios, podrá insertar los criterios de evaluación de manera manual indicando el % de
ponderación que dará a cada uno.
Imagen 40. Configuración del modelo de evaluación
Deberá pulsar el botón Agregar criterio y el sistema le traerá una línea para escribir los
criterios con los que evaluara las ofertas a su vez tendrá el botón Borrar seleccionado
que le permitirá eliminar criterios ya creados y Comprobar suma que le validará el
porcentaje asignado a cada criterio este dentro del rango 100.
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: asistenciatecnica@dgcp.gov.do Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 23 de 55
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Imagen 41. Reglas para el modelo de evaluación seleccionado
Imagen 42. Configuración del modelo de evaluación
Paso 5. Documentos del procedimiento:
Bloque Comentarios externos En este bloque podrá añadir observaciones al procedimiento visibles para todos los proveedores.
Imagen 43. Comentarios externos
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: asistenciatecnica@dgcp.gov.do Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 24 de 55
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Bloque Documentos En este bloque será posible adjuntar los documentos necesarios para que el proveedor pueda presentar su oferta, pliego de condiciones, anexos, catálogos etc., podrá adjuntar documentos por tres opciones:
Crear desde documento tipo: opción para adjuntar plantillas de documentos. Buscar en la biblioteca: son documentos que han sido cargados previamente en el
menú “documentos de la entidad” y podrá elegir alguno de ellos. Anexar documento: adjuntar documentos que se encuentran en el ordenador. Borrar seleccionado: podrá eliminar cualquier documento, seleccionando el
documento que desea borrar.
Imagen 44. Opciones de pago
Paso 6. Documentos Habilitantes
Contiene los siguientes bloques:
Bloque Documentos Habilitantes En este bloque el sistema mostrará una lista con todos los tipos de documentos que se solicitan a los proveedores en los procedimientos. Al seleccionar uno o varios de estos tipos de documentos podrá definir el momento de entrega de los mismos, si en la Adjudicación o en la oferta. Para seleccionarlos podrá filtrarlos por familia.
Imagen 45. Documentos Habilitantes
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: asistenciatecnica@dgcp.gov.do Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 25 de 55
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Bloque otros documentos Otros Documentos requeridos para la presentación de la oferta: deberá elegir entre las opciones Si o No (la opción “No” esta seleccionada por defecto). - Si el usuario selecciona “sí” le aparecerá la opción agregar otro tipo de documento (Estos documentos serán públicos).
Imagen 46. Bloque otros documentos
Paso 7. Invitación
Una vez completado toda la información del proceso de compras se deberá guardar la
información y hacer clic en el botón Finalizar Consulta para que el paso de Invitación y
Configuración del presupuesto. En este paso se deberán invitar mínimo 3 proveedores.
Imagen 47. Invitación de Proveedores
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: asistenciatecnica@dgcp.gov.do Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 26 de 55
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El sistema automáticamente agregará a los proveedores que pertenecen al código UNSPSC.
También podrá realizar una búsqueda manual de otros proveedores que requiera invitar, El comprador podrá seleccionar los proveedores que desee y que estén registrados en la plataforma. Deberá pulsar el botón Buscar y el sistema traerá la lista de todos los proveedores registrados, a continuación pulsara Seleccionar en los que considere debe invitar
finalmente hacer clic en el botón azul que se encuentra en la parte inferior derecha de la pantalla. Estos proveedores podrán ser retirados de la lista de invitados en caso de que lo requiera, seleccionando el check box que se encuentra al lado del nombre de la entidad proveedora
y pulsando .
Imagen 48. Buscar y Añadir Proveedores
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: asistenciatecnica@dgcp.gov.do Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 27 de 55
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Paso 8. Configuración del Presupuesto
El paso Configuración del presupuesto estará disponible en la fase de selección y solamente queda desbloqueado después de hacer clic en “Finalizar Consulta” y antes de la publicación del proceso.
Imagen 49. Configuración del Presupuesto
Este apartado tiene los siguientes bloques:
Bloque configuración del presupuesto
Destino del gasto: se deberá seleccionar entre las opciones: Funcionamiento Inversión
Imagen 50. Destino del Gasto
Origen de los recursos: en este apartado se seleccionará entre las opciones desplegables una de las siguientes opciones:
Fuente general Fuentes con destino específico Fuentes de recursos propios Transferencias Crédito interno Fuentes de terceros
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: asistenciatecnica@dgcp.gov.do Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 28 de 55
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Comprobantes en proceso de pagos (pasivos financieros) Fuentes contables Crédito externo Donación externa
Imagen 51. Origen de los recursos
Integración manual: este campo no es editable. El sistema definirá automáticamente si es una integración automática o manual.
Imagen 52. Integración Manual
Código Autorización de Disponibilidad Presupuestal: en este apartado se colocará el código Autorización de disponibilidad presupuestal.
Imagen 53. Código Autorización de Disponibilidad Presupuestal
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: asistenciatecnica@dgcp.gov.do Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 29 de 55
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Documento Justificativo: este apartado es obligatorio cuando la integración es manual.se tendrá que añadir un documento para probar que tiene presupuesto para los artículos que va a comprar. Cuando la integración es automática este campo no queda visible.
Imagen 54. Documento Justificativo
Total estimado: en esta opción es copiado del paso 2. Grilla de las cuentas presupuestarias: los datos de la grilla no son
editables. El sistema presentará la información que fue cargada en la lista de precios. La grilla tendrá 3 columnas:
Cuenta presupuestaria: número de la cuenta Valor: valor de ser consumido de la cuenta Estado: estado de integración
Imagen 55. Total estimado y Grilla de las cuentas presupuestarias
A lo largo de la creación del procedimiento, tendrá a su disposición las siguientes opciones:
Guardar: el procedimiento se queda en estado borrador podrá seguir trabajando en él posteriormente.
Editar: en esta etapa podrá realizar cambios al proceso. Cancelar: podrá cancelar la creación del procedimiento, pero no eliminar la
información. Finalizar: el sistema asume los datos y coloca visible la opción “Publicar si faltará
por completar algún dato el sistema emitirá una alerta indicando el campo que deberá rellenar o corregir.
Si hay flujo de aprobación asociado: si hay un flujo de aprobación asociado a la publicación en alguno de los pasos anteriores, tendrá que confirmar dicho flujo y cada responsable de la aprobación recibirá una notificación para realizar la tarea.
- si el aprobador rechaza la acción, el usuario comprador recibirá una alerta en la plataforma y podrá realizar las modificaciones y/o correcciones pertinentes;
- si el usuario aprueba la acción, el usuario podrá publicar el procedimiento.
Si no hay flujo de aprobación asociado: podrá pulsar la opción “Publicar”
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: asistenciatecnica@dgcp.gov.do Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 30 de 55
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Publicación Diferida
Al pulsar el botón Publicar una vez completados los pasos de la creación del procedimiento, el sistema le mostrará la siguiente pantalla informativa, especificando el día y la hora en la que se publicará el procedimiento, a esto le llamamos “Publicación Diferida”, deberá hacer clic en confirmar.
Una vez publicado el procedimiento
-Es de acceso público y cualquier proveedor puede consultar la información del mismo. -Los proveedores que tengan interés informativo en una misma categoría del procedimiento van a recibir un correo con la información de que un procedimiento en esa categoría fue publicado. - Cancelar proceso: el sistema obligará a que el usuario justifique la cancelación, con comentario y adjuntando un documento justificativo (en el flujo de aprobación). Esta acción se registrará asociándole un flujo de aprobación. -Una vez que se realiza la publicación del procedimiento en la plataforma, éste estará disponible para todos los proveedores que accedan a la plataforma a través de las opciones:
Consultas activas (sin estar logueado) Búsqueda de procedimientos de acceso público (estando logueado) El pliego de condiciones específicas podrá ser retirado por todo interesado a través
de la plataforma.
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: asistenciatecnica@dgcp.gov.do Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 31 de 55
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Declaración Desierto
Imagen 56. Declaración Desierta
Si no se presentase ningún interesado a retirar los Pliegos de Condiciones Específicas, el proceso deberá ser declarado desierto, mediante Resolución del Comité de Compras y Contrataciones debidamente motivada. Esto se realizará a través de la herramienta de Mensajes, seleccionando la opción “Mensaje público”. -En la declaratoria de Desierto, la Entidad Contratante podrá reabrir el proceso dando un plazo para la presentación de propuestas de hasta un 50% del plazo del proceso fallido. Se hará cancelando el procedimiento y haciendo una copia del mismo o creando uno nuevo dentro de la carpeta del procedimiento.
Imagen 57. Aviso de Declaración Desierta
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: asistenciatecnica@dgcp.gov.do Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 32 de 55
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4. APERTURA DE OFERTAS (SOBRE ECONÓMICO)
Las ofertas de los proveedores son recibidas en la plataforma con la información encriptado sin posibilidad de conocer su contenido hasta que el o los usuarios asignados para la apertura de ofertas realicen la acción. En la fecha de la apertura, en la opción Fases de Apertura del expediente tendrá la opción para iniciar el proceso de apertura, botón “Abrir”. Sólo se tendrá acceso al contenido del Sobre Económico. Apertura y evaluación de sobre económico El o los usuarios definidos para la apertura de ofertas realizarán la desencriptación de las mismas, pulsando el botón Abrir. El sistema publica la lista de oferentes que presentaron ofertas económicas.
Imagen 58. Sobre desencriptados
Los Oferentes que no integren en su Propuesta Económica la Garantía de Seriedad de Oferta conforme lo establezca el Pliego de Condiciones Específicas quedan excluidos. La exclusión se realizará en la Fase de apertura, en la opción Excluir, y justificando la causa de exclusión.
Imagen 59. Fase de apertura admitir o excluir
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: asistenciatecnica@dgcp.gov.do Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 33 de 55
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Tendrá la opción de realizar un estudio de precios que le permitirá evaluar la mejor oferta, podrá acceder al mismo por diferentes vías: Vía 1:
Imagen 60. Vía 1 para evaluación economica
Vía 2:
Imagen 61. Vía 2 para evaluación economica
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La plataforma indicará automáticamente el precio más bajo recibido, y se podrá generar un archivo en formato Excel, que podrá ser adjuntado a los Documentos correspondiente a la fase de apertura. La unidad operativa de compras y contrataciones genera el reporte preliminar de lugares ocupados y el estudio de precios que podrán ser adjuntados en el paso documentos correspondientes a la fase de apertura, de esta forma peritos podrán descargarlo y realizar las evaluaciones de ofertas económicas en la plataforma
Imagen 62. Evaluación económica
Imagen 63. Análisis de la evaluación económica
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: asistenciatecnica@dgcp.gov.do Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 35 de 55
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Imagen 64. Reporte de la evaluación económica
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5. EVALUACIÓN
Al consultar el detalle de la oferta, la entidad tiene la opción para hacer la evaluación manual de la oferta de acuerdo con los criterios definidos en la creación del procedimiento; Se puede realizar la evaluación en la plataforma o fuera de la plataforma; En la plataforma hay dos opciones distintas para hacer la evaluación:
1. En la pantalla de apertura de sobres, tras la apertura, hay la opción “evaluación” 2. En el área de trabajo del procedimiento, en el widget “evaluación”.
Al hacer el clic en el botón “Evaluación” el sistema muestra una pantalla para crear evaluación que tiene los siguientes campos:
Bloque detalles del proceso:
Id procedimiento (relleno automático)
Id técnico (relleno automático).
Imagen 65. Bloque detalle del proceso de evaluación
Bloque información general:
Referencia de la evaluación (campo obligatorio)
Nombre de la evaluación
Imagen 66. Bloque Información general de evaluación
Después se le dará clic al botón crear.
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: asistenciatecnica@dgcp.gov.do Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 37 de 55
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Imagen 67. Evaluación creada
Se le dará clic al botón “Crear análisis” para hacer el análisis de la evaluación.
Imagen 68. Crear análisis
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Imagen 69. Análisis de evaluación
Imagen 70. Evaluación comparativa creada
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Imagen 71. Análisis de la evaluación proveedores
Imagen 72. Puntuación de evaluación
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Imagen 73. Finalizar evaluación
Imagen 74. Evaluación admitida
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6. SELECCIÓN (ADJUDICACIÓN)
La adjudicación se podrá realizar desde diferentes opciones:
En la fase de apertura, pulsando el botón adjudicación.
A partir del mapa comparativo de precios, o sea, tras el estudio de precios, la entidad
tiene la posibilidad de adjudicar con base en ese análisis.
A partir de la evaluación, la entidad tiene la posibilidad de adjudicar con base en ese
análisis.
En el área de trabajo del procedimiento, en el widget adjudicación.
Siempre que se crea una adjudicación, la plataforma le asigna una numeración única (ID
de la adjudicación).
Creación de una adjudicación La creación de una adjudicación consta de varios pasos:
1. Paso Información General
Bloque Título
• Estado: campo rellenado automáticamente por la plataforma. no editable. • Tipo de Selección: campo rellenado automáticamente por la plataforma. no editable. • Creado desde análisis comparativo: campo rellenado automáticamente por la
plataforma. no editable.
Imagen 75. Bloque titulo
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Bloque Resumen
• Referencia del procedimiento: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable.
• Título del proceso: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. • Descripción: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. • Fase: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. • Otras Referencias/Id: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No
editable.
Imagen 76. Bloque Resumen
Bloque Datos Generales
• Referencia del Procedimiento: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable.
• Título del proceso: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. • Unidad de requisición: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No
editable. • Proceso de selección: campo rellenado automáticamente por la plataforma. • Tipo de procedimiento: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No
editable.
Imagen 77. Bloque Datos Generales
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Bloque Información del Contrato
• Tipo de Contrato: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. • Lugar de Ejecución: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No
editable. • El contrato puede ser prorrogado: campo rellenado automáticamente por la
plataforma. No editable. • Total Estimado: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable.
Imagen 78. Bloque Información del Contrato
Bloque Comentarios sobre Selección
• Comentario: casilla de campo libre donde se podrán añadir comentarios a la adjudicación.
Imagen 79. Bloque Comentarios a la Selección
Bloque Anexos procesos de selección El usuario podrá adjuntar documentación a la adjudicación pulsando el botón “Añadir
Documento.”
Imagen 80. Bloque Anexos a la Adjudicación
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Bloque Configuración del Presupuesto
• Destino del gasto: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. • Origen de los recursos: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No
editable. • Integración Manual: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. • Código Autorización de Disponibilidad Presupuestal: campo rellenado
automáticamente por la plataforma. No editable. • Documento justificativo: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No
editable. • Total Estimado: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable.
Imagen 81. Bloque Configuración del Presupuesto
Bloque de la Unidad de Compras
Imagen 82. Bloque Unidad de Compras
Bloque Aprobadores para la apertura
Imagen 83. Bloque Aprobadores para la apertura
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Bloque Clasificación Lista de proveedores que enviaron sus ofertas. Aparecerá la siguiente información:
• Posición: Se deberá indicar la posición en la que ha quedado el proveedor (1º, 2º, 3º, etc.)
• Orden de llegada: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. • Referencia de la oferta: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No
editable. • Nombre del proveedor: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No
editable. • Tipo de entidad: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. • Valor (precio ofertado): campo rellenado automáticamente por la plataforma. No
editable. • Intención de: el usuario deberá seleccionar entre las opciones adjudicar, admitir o
excluir. • Puntuación: El usuario deberá indicar la puntuación obtenida por cada uno de los
proveedores. • Justificación: Pulsando en la opción “Añadir comentario”, el usuario podrá añadir un
comentario para una oferta en concreto. • Opción para ver el detalle de la oferta.
Imagen 84. Clasificación
Bloque Lista Cantidades Una vez confirmados los artículos a adjudicar el sistema presenta la lista final de los
adjudicatarios, con la siguiente información:
• Nombre del proveedor • Descripción de los lotes (si existen) • Nº de artículos adjudicados • Precio total de adjudicación • Precio base total • Contrato (el sistema genera automáticamente el contrato y al pulsar sobre su
referencia el sistema le re-direccionara a la pantalla de creación del contrato). • Opción para evaluar el proveedor • Opción para ver la lista de los artículos • Borrar.
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: asistenciatecnica@dgcp.gov.do Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 46 de 55
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Imagen 85. Lista de Cantidades
Seleccionado el proveedor se dará clic al botón agregar artículos y luego hacer clic en agregar seleccionado el sistema habilitará un bloque Artículos a Seleccionar.
Imagen 86. Artículos a Seleccionar
Luego de seleccionar el proveedor hacer clic en el botón Confirmar para que habilite en informe final del proceso de compras.
Imagen 87. Informe Final
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: asistenciatecnica@dgcp.gov.do Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 47 de 55
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7. CREACIÓN DEL CONTRATO
Una vez creada la adjudicacion es posible crear el contrato con el proveedor o proveedores adjudicados, de tal manera que los datos de la adjudicacion seran automaticamente completados en el contrato.
Podrá acceder al borrador del contrato desde la propia adjudicación o desde el widget contratos, pulsando en la referencia interna del contrato.
Una vez creado el contrato, se pulsará el botón “Enviar al proveedor” para que éste reciba dicho documento.
El proveedor recibe el contrato solo con el estado aceptado como opcion , es decir , el proveedor no podra rechazar dicho contrato.
Si hay un flujo de aprobación asociado al envío del contrato, antes del envío, el usuario aprobador recibirá una alerta para que apruebe el contrato.
A lo largo de la creación de un contrato, el usuario tendrá a su disposición las siguientes opciones:
Guardar: el contrato se queda en estado borrador y el usuario podrá seguir trabajando en él posteriormente;
Finalizar: el contrato se queda en estado pendiente de aprobación por el usuario aprobador.
Los estados del contrato son:
Creado (en edición) Terminado(confirmado); Aprobado (enviado para el proveedor) Cumplido(cerrado) Suspendido Rescindido
Para realizar la creación de los contratos deberá realizar los siguientes pasos:
Una vez adjudicado el proceso de compras se generara el paso de contrato el cual tendrá los siguientes pasos disponible:
1. Información general 2. Condiciones 3. Bienes y servicios 4. Documentos de proveedor 5. Documentos del contrato 6. Ejecución de contrato 7. Modificaciones del contrato 8. Incumplimientos
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: asistenciatecnica@dgcp.gov.do Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 48 de 55
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Información del contrato:
En este paso se encontrará el estado del contrato, fecha de inicio de contrato, fecha de terminación de contratación, obligaciones ambientales, obligaciones pos consumo, Reversión.
Imagen 88. Información del contrato
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: asistenciatecnica@dgcp.gov.do Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 49 de 55
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Condiciones :
En este paso se seleccionará las condiciones y entrega del contrato.
Imagen 89. Condiciones
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Bienes y servicios:
Este paso mostrará un breve detalle de la lista de precios del proceso de compras. En este apartado especificará los precios unitarios y el precio total ofertado por el proveedor.
Imagen 90. Bienes y servicios
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Documentos del proveedor
Son los documentos solicitados al proveedor para la acreditación de los requisitos habilitantes. Estos documentos el proveedor tendrá que adjuntarlo en fase de habilitación o en la fase de contratación.
Imagen 91. Documentos de Proveedor
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Documentos del contrato
Documentos anexados para el proceso de compras.
Imagen 92. Documentos del contrato
Configuración del presupuesto
Información de Presupuesto del proceso de compras
Imagen 93. Configuraciones del Presupuesto
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Ejecución de contrato
En este paso se establecerá el plan de cómo se entregara la mercancía.
Imagen 94. Ejecución de Contrato
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Modificación del contrato
En este paso se modificará cualquier proceso del contrato, tales como: suspensión del contrato, caducar contrato, terminar el contrato, adición en valor
Imagen 95. Opciones de Modificaciones de contrato
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Incumplimientos
Este paso se sancionará a los proveedores que incumpliera con el proceso de compras.
Imagen 96. Incumplimiento
Imagen 97. Ruta de Incumplimiento
Una vez que se apruebe los contratos el proceso de compras queda adjudicado.