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Guía Funcional de la aplicación de Comedores Escolares (W74) Página 1
GUÍA FUNCIONAL DE LA APLICACIÓN DE
COMEDORES ESCOLARES (W74)
CENTROS ESCOLARES
Control de versiones:
Versión Fecha Resumen de cambios producidos
0.0 20/09/2018 Primera versión
0.1 24/10/2018 Segunda versión. Se clarifica que la fecha
configurada como fin de plazo, no está incluida
dentro del periodo dentro de plazo. Dicha fecha
forma parte del periodo fuera de plazo.
0.2 12/11/2018 Aclaración sobre la acción validar de forma
masiva comensales de comedor
0.3 9/4/2019 Modificaciones derivadas de la circular de
comedores 2019
0.4 21/01/2020 Descuento 50% en alumnos autorizados a llevar
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comida de casa por dieta especial
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1. ÍNDICE
1. ÍNDICE ...............................................................................................................................3
2. INTRODUCCIÓN .................................................................................................................5
3. FASE DE PREPARACIÓN DEL NUEVO CURSO ESCOLAR ..........................................................7
3.1. Revisión de las características de los comedores .................................................................. 7
3.1.1. Datos de dirección y contacto ...................................................................................... 7
3.1.2. Niveles educativos autorizados en el comedor ............................................................ 8
3.1.3. Tipo de elaboración de menú autorizado en el comedor ............................................. 8
3.1.4. Características Físicas y de capacidad del comedor..................................................... 8
3.1.5. Lote de contratación del comedor ............................................................................... 9
3.1.6. Configuración de domiciliación .................................................................................... 9
3.1.7. Centros usuarios de comedor .....................................................................................10
3.2. Revisión del calendario y duración de los comedores .........................................................10
3.2.1. Pestaña de duración de comedor en periodo de jornada ordinaria ..........................11
3.2.2. Pestaña de duración de comedor en periodo de jornada intensiva ...........................13
4. FASE DE DIMENSIONAMIENTO DEL CURSO ESCOLAR ......................................................... 14
4.1. Validación de comensales de un comedor ..........................................................................14
4.1.1. Alta de comensal alumno ...........................................................................................16
4.1.2. Alta de comensal no alumno ......................................................................................17
4.1.3. Datos de un comensal ................................................................................................19
4.2. Dimensionamiento del personal monitor de comedor ........................................................23
4.2.1. Pestaña de personal monitor en periodo de jornada ordinaria .................................24
4.2.2. Pestaña de duración de comedor en periodo de jornada intensiva ...........................26
4.3. Dimensionamiento del personal cocina/office de comedor ................................................27
4.3.1. Pestaña de personal cocina/office en periodo de jornada ordinaria .........................28
4.3.2. Pestaña de personal cocina/office en periodo de jornada INTENSIVA ......................29
5. FASE DE GESTIÓN DEL SERVICIO DE COMEDOR ................................................................. 30
5.1. Gestión de comensales ........................................................................................................31
5.2. Gestión de reservas de uso de comedor ..............................................................................35
5.3. Recuperacion de días festivos ..............................................................................................39
5.4. Devolución y eliminación de reservas masivas ....................................................................40
5.5. Gestión de cobros del comensal ..........................................................................................43
5.5.1. Gestión de cobros del comensal con domiciliación ....................................................43
5.5.2. Gestión de cobros del comensal sin domiciliación .....................................................47
5.6. Domiciliación de cobros del centro ......................................................................................47
5.7. Gestión de incidencias de comedor .....................................................................................51
5.7.1. Incidencia de cambio de tipo de elaboración de menú ..............................................52
5.7.2. Incidencia de suspensión temporal del servicio de comedor .....................................52
5.8. Gestión de incrementos y sustituciones de personal de comedor ......................................54
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5.9. Gestión del servicio contratado a la empresa adjudicataria ................................................56
5.9.1. Solicitud de menús .....................................................................................................57
5.9.2. Control de monitores ..................................................................................................60
5.9.3. Control de personal de cocina ....................................................................................62
5.9.4. Control de personal de office .....................................................................................62
5.9.5. Resumen mensual de facturación del centro .............................................................63
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2. INTRODUCCIÓN
Este documento pretende servir como guía funcional de la aplicación W74 – Comedores
Escolares destinada a los usuarios de los Centros Escolares del Departamento de Educación. En él
se recoge la descripción de las funcionalidades que el usuario va a utilizar a lo largo del curso
escolar durante las diferentes fases y procesos de la gestión del servicio de comedor escolar.
La guía comienza describiendo la fase de preparación del nuevo curso escolar que es necesario
realizar todos los años antes del inicio del curso escolar (mes de septiembre) y que contempla
entre otras las siguientes tareas:
Revisión para el nuevo curso de las características de los comedores (calendario y horario
de comedor, capacidad, tipo de cocina, etc.).
Una vez el nuevo curso está preparado, comienza la fase de dimensionamiento del servicio, que
engloba principalmente la siguiente tarea:
Validar antes de la fecha de FIN de PLAZO los comensales alumnos que van a hacer uso
del comedor de forma HABITUAL.
A medida que los CENTROS validan los comensales (y sus características) durante el plazo
establecido (mediados de octubre), el aplicativo, en base al número de comensales
HABITUALES, dimensiona de forma automática el ratio a contratar de personal monitor,
cocina y office.
Una vez finalizado el plazo, los CENTROS ESCOLARES tienen la posibilidad de consultar el
cálculo automático de la necesidad de personal (monitor y cocina/office) calculado por la
aplicación. Se establece un número de monitores y un número de horas de cocina/office
para cada día de la semana (lunes a viernes) que es el que debe proporcionar la empresa
adjudicataria.
En paralelo a la fase de dimensionamiento, el servicio de comedor ha entrado en funcionamiento,
por tanto, es necesario llevar a cabo las tareas propias de gestión del servicio de comedor
durante toda la duración del curso escolar:
Gestión de los comensales: altas, bajas y modificaciones, teniendo en cuenta que según el
tipo de modificación puede afectar a la condición de HABITUAL, y por tanto a la cuota.
Gestión del calendario de reservas y devoluciones de cada comensal.
Gestión de cobros a comensales y gestión de la domiciliación de dichos cobros.
Solicitud de posibles incidencias de comedor.
Solicitud de posibles necesidades de incremento o de sustituciones de personal.
Gestión de la solicitud de menús diaria a la empresa adjudicataria.
Control de la facturación mensual de las horas de personal monitor, cocina y office.
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3. FASE DE PREPARACIÓN DEL NUEVO CURSO ESCOLAR
Entre finales de agosto y primeros de septiembre, los usuarios CENTROS ESCOLARES deben revisar
las características de los comedores (calendario y horario de comedor, capacidad, tipo de cocina,
etc.) para el nuevo curso que comienza.
3.1. REVISIÓN DE LAS CARACTERÍSTICAS DE LOS COMEDORES
Una de las tareas principales de esta fase de preparación del nuevo curso escolar consiste en
revisar las características de los comedores escolares que van a funcionar dicho curso.
El acceso a la búsqueda y consulta de los comedores y sus características se realiza a través de la
opción de menú: DIMENSIONAMIENTO > CARACTERÍSTICAS DE COMEDOR:
Desde la pantalla de resultado se accede a la pantalla de detalle de las características del
comedor:
Desde esta pantalla se van a poder consultar las características del comedor y modificar algunas
de ellas. A continuación, se recoge en forma de subapartados los diferentes grupos de
características.
3.1.1. DATOS DE DIRECCIÓN Y CONTACTO
Permite consultar los datos de dirección y de contacto del comedor. Estos datos son modificables
por el propio usuario CENTRO escolar y DELEGACIONES. Estos datos son meramente informativos,
ya que no se usan en ninguna parte de la aplicación y no parametrizan ninguna funcionalidad de
la misma.
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3.1.2. NIVELES EDUCATIVOS AUTORIZADOS EN EL COMEDOR
Cada comedor únicamente puede dar servicio a comensales alumnos de los niveles educativos
que expresamente el DEPARTAMENTO le haya autorizado.
Se definen 4 niveles educativos: AULA 2 AÑOS, INFANTIL, PRIMARIA y ESO.
Desde esta pantalla el usuario CENTRO ESCOLAR puede consultar los niveles educativos
autorizados a su comedor.
3.1.3. TIPO DE ELABORACIÓN DE MENÚ AUTORIZADO EN EL COMEDOR
Cada comedor únicamente puede realizar el tipo de elaboración de menús que expresamente el
DEPARTAMENTO le haya autorizado.
Se definen 4 posibles tipos de elaboración de menú:
COCINA IN SITU: el menú es elaborado y cocinado por personal de cocina en las propias
instalaciones del comedor.
TRANSPORTADO CALIENTE: el menú es entregado por la empresa de catering en caliente.
El personal de office del comedor es el encargado de preparar y servir los menús.
TRANSPORTADO FRÍO: el menú es entregado por la empresa de catering en frío. El
personal de office del comedor es el encargado de calentar, preparar y servir los menús.
ESTABLECIMIENTO EXTERNO: por razones excepcionales, un comedor no puede hacer
uso de sus instalaciones y es necesario realizar el servicio de comedor en un restaurante
ajeno al DEPARTAMENTO próximo al centro escolar.
Importante:
Los tipos de elaboración de menú: COCINA IN SITU y TRANSPORTADO FRÍO y CALIENTE, conllevan necesidad de personal tanto monitor como cocina/office.
Cuando el menú se sirve en un establecimiento EXTERNO, únicamente es necesario personal monitor.
3.1.4. CARACTERÍSTICAS FÍSICAS Y DE CAPACIDAD DEL COMEDOR
Desde el siguiente formulario se pueden consultar las características físicas de superficies,
espacios y capacidad de las instalaciones del comedor:
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Los datos de este formulario son meramente informativos a excepción del dato MÁXIMO
COMENSALES. Este dato almacena el número máximo de comensales que pueden comer en un
turno de comedor de forma simultánea, por tanto, permite calcular el número de turnos de
comedor necesarios realizar diariamente.
El número de turnos necesarios se utiliza para calcular (aquellos días que no hay clase por la
tarde) la duración total del servicio de comedor y por tanto calcular las horas que hay que
contratar al personal monitor.
Para ello, SERVICIOS CENTRALES debe parametrizar la duración en horas de un turno. En el
mantenimiento de valores se configura de forma separada la duración del turno para los niveles
educativos de AULA 2 AÑOS, INFANTIL y PRIMARIA, y por otro lado la duración del turno para
nivel ESO.
Por otro lado, también SERVICIOS CENTRALES debe configurar el tiempo máximo de duración de
turnos también de forma separada: AULA 2 AÑOS, INFANTIL y PRIMARIA, por un lado, y ESO por
otro. Es decir, aunque un comedor necesite varios turnos para realizar el servicio, el tiempo total
de duración del servicio de comedor, nunca podrá exceder el tiempo máximo configurado.
Importante:
El cálculo de la duración del servicio de comedor en base a los turnos sólo aplica a: o Días de comedor en periodo de jornada intensiva: tanto en septiembre como
en junio, y o Días de comedor en periodo de jornada ordinaria, cuando no haya clase por la
tarde.
El resto de días del periodo de jornada ordinaria, cuando sí haya clase por la tarde, la duración del servicio de comedor se obtendrá como el tiempo que transcurre desde la hora en la que finalizan las clases de la mañana hasta la hora en que comienzan las clases de la tarde. Esto se debe a que el personal monitor una vez los comensales terminan de comer siguen haciendo labores de monitor hasta el comienzo de las clases por la tarde. Por el contrario, en jornadas sin clase por la tarde los comensales abandonan el centro escolar una vez terminan de comer.
3.1.5. LOTE DE CONTRATACIÓN DEL COMEDOR
Desde el siguiente formulario se puede consultar el lote de contratación (y empresa adjudicataria)
en el que se encuadra el comedor:
Si el comedor tiene configurado tipo de elaboración de menú ESTABLECIMIENTO EXTERNO
también se podrá consultar el lote (empresa) que gestiona dicho establecimiento externo.
3.1.6. CONFIGURACIÓN DE DOMICILIACIÓN
El usuario CENTRO puede configurar si quiere girar domiciliaciones de cobros de cuotas de
comedor en los meses de septiembre y junio. Ambos meses son opcionales. El resto de meses, de
octubre a mayo, siempre generan domiciliación:
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En base a este parámetro, en la pestaña de COBROS de un comensal se generará un importe de
domiciliación para dichos meses sólo si están seleccionados en esta pantalla.
3.1.7. CENTROS USUARIOS DE COMEDOR
Desde el siguiente listado se puede consultar qué otros centros escolares (próximos al centro
escolar titular del comedor) figuran como usuarios de comedor:
Un centro usuario de comedor implica que los alumnos de dicho centro van a poder hacer uso del
comedor. Sin embargo, va a seguir siendo el CENTRO titular del comedor el encargado de
gestionar a dichos comensales. Los centros usuarios NO entran en la aplicación de comedores
escolares.
3.2. REVISIÓN DEL CALENDARIO Y DURACIÓN DE LOS COMEDORES
Otra de las características de los comedores que es necesario revisar para cada comedor durante
esta fase de preparación del nuevo curso escolar es el calendario y horario de los comedores.
El acceso a esta funcionalidad se realiza a través de la opción de menú: DIMENSIONAMIENTO >
DURACIÓN DE COMEDOR.
Desde esta pantalla, en la parte superior, los usuarios CENTROS ESCOLARES deben configurar el
calendario del comedor. Mediante el botón CARGAR CALENDARIO DESDE APLICACIÓN DE
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CALENDARIO se obtienen automáticamente de la aplicación de calendario del centro titular del
comedor las siguientes fechas:
Inicio del servicio de comedor,
Fin de la jornada intensiva de septiembre (es opcional, no todos los centros escolares
tienen jornada intensiva en septiembre),
Fecha de inicio de la jornada intensiva en junio (lo mismo, es opcional, no todos los
centros tienen jornada intensiva en junio), y
Fecha de fin del servicio de comedor.
Estas fechas una vez cargadas de la aplicación de calendario, pueden ser modificadas
manualmente mediante el formulario y el botón GUARDAR.
Las fechas de inicio y de fin del calendario de comedor limitan el calendario de reservas de los
comensales del comedor. Un comensal no podrá hacer una reserva de comedor fuera de dicho
periodo.
Por otro lado, las fechas de fin de jornada intensiva de septiembre e inicio de jornada intensiva en
junio, indican si el centro establece periodos de jornada intensiva. Es importante diferenciar
ambos posibles periodos de jornada intensiva, ya que el dimensionamiento de personal tanto
monitor como de cocina/office es diferente al necesario durante el periodo de jornada ordinaria.
Esto se debe a dos factores:
El número de comensales habituales, normalmente en periodos de jornada intensiva
(septiembre y junio) es menor y por tanto requiere de menor número de personal.
La duración del servicio de comedor, que en jornada intensiva se calcula mediante
turnos, mientras que en jornada ordinaria normalmente se calcula a través del horario
escolar del centro.
Además del calendario de comedor, desde esta pantalla se configura la duración del servicio de
comedor, que como se ha explicado se realiza de forma separada para el periodo de jornada
ordinaria y para el periodo de jornada intensiva, a través de dos pestañas diferenciadas:
3.2.1. PESTAÑA DE DURACIÓN DE COMEDOR EN PERIODO DE JORNADA ORDINARIA
Esta pestaña muestra para cada uno de los niveles educativos autorizados al comedor un listado
por cada día de la semana (lunes a viernes), con una serie de columnas con información necesaria
para el cálculo de la duración del servicio de comedor para cada día:
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A efectos de cálculo de la duración de comedor, los niveles educativos AULA 2 AÑOS E INFANTIL
se unifican, compartiendo el mismo cálculo de la duración. En el ejemplo, el comedor únicamente
tiene autorizado el nivel educativo ESO.
Mediante el botón ACTUALIZAR/TURNOS DESDE APLICACIÓN DE CALENDARIO, se obtiene y se
actualiza en la aplicación la información de los horarios del centro escolar disponible en la
aplicación de calendario escolar (W49). En concreto, se obtiene la hora de finalización de las
clases de la mañana y en caso de que haya clase por la tarde la hora de inicio de la misma.
Dichos listados muestran en una de sus columnas el número de comensales alumnos habituales
del correspondiente nivel educativo autorizado y para cada día de la semana. Se trata de otro
dato clave necesario para el cálculo de la duración del servicio de comedor.
CÁLCULO DE TURNOS y DE DURACIÓN
Los días que hay clase por la tarde, NO aplica el concepto de turno de comedor. Es por ello que el
número de turnos se muestra a 0. No significa que en el comedor no se realicen turnos, sino que
el cálculo de la duración no los tiene en cuenta. Para los días con clase por la tarde la duración del
servicio de comedor se calcula como el tiempo que transcurre entre el fin de las clases de la
mañana y el inicio de las clases de la tarde.
Aquellos días que no hay clase por la tarde, sí aplica el concepto de turno de comedor. El número
de turnos se calcula en base al número de comensales habituales ese día dividido por la
capacidad máxima de comedor. En base al número de turnos y a la duración de cada turno (que
se parametriza en el módulo de administración tal y como se ha descrito anteriormente), se
calcula la duración del servicio. Adicionalmente se verifica que la duración no sobrepase la
máxima duración (también parametrizado en el módulo de administración).
El cálculo de la duración del servicio de comedor es realizado automáticamente por el sistema cada vez que:
Se modifican las características físicas de comedor (capacidad máxima del comedor).
Cada vez que se valida un nuevo comensal alumno o se modifican las características de uso de comedor del mismo, dentro del periodo de plazo.
Una vez en el periodo de fuera de plazo una nueva alta de comensal o una modificación no recalcula la duración del servicio de comedor.
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Independientemente del cálculo automático, desde esta pantalla y por cualquier motivo
excepcional el usuario DELEGACIÓN y SERVICIOS CENTRALES puede modificar manualmente la
duración del servicio de cada día de la semana. Para ello, basta simplemente con introducir (a
través de listado editable) el valor de duración del servicio de forma manual. Al guardarse un
valor de forma manual éste prevalece sobre el cálculo automático.
La última columna del listado muestra con una letra A o una letra M, si el cálculo de la duración ha
sido obtenido de forma automática o si por el contrario ha sido modificada manualmente.
3.2.2. PESTAÑA DE DURACIÓN DE COMEDOR EN PERIODO DE JORNADA INTENSIVA
La pestaña JORNADA INTENSIVA tiene la misma funcionalidad descrita en el apartado anterior,
pero para consultar la duración del servicio en los periodos de jornada intensiva de septiembre y
junio:
En los periodos de jornada intensiva únicamente se configura una única duración de servicio para
septiembre y otra para el mes de junio sin diferenciar para cada día de la semana.
De igual forma a como se ha explicado para el periodo de jornada ordinaria, el cálculo es realizado
automáticamente por la propia aplicación, y el usuario DELEGACIÓN y SERVICIOS CENTRALES de
manera excepcional pueden configurar manualmente dicha duración.
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4. FASE DE DIMENSIONAMIENTO DEL CURSO ESCOLAR
En esta fase de dimensionamiento las principales tareas que deben abordarse a través del
sistema son, por un lado, la validación de los comensales HABITUALES que van a hacer uso del
servicio de comedor, que es realizada por los CENTROS.
Por otro lado, en base a dicho número de comensales HABITUALES se debe consultar el
dimensionamiento automático del personal necesario tanto de monitor como de cocina/office
que se va a autorizar para cada comedor.
A continuación, se describen estas dos tareas fundamentales:
4.1. VALIDACIÓN DE COMENSALES DE UN COMEDOR
El usuario del CENTRO titular de cada comedor es el encargado de validar los comensales del
comedor o comedores (en caso de que tenga más de uno) de dicho centro.
Como se ha descrito anteriormente, como resultado del proceso de preparación del nuevo curso
escolar, los comensales que hicieron uso del servicio de comedor el curso anterior, son copiados
automáticamente al nuevo curso, con objeto de facilitar el trabajo. Sin embargo, dichos
comensales son copiados en estado SIN VALIDAR, lo que obliga al Centro a tener que validarlos.
Además de los comensales copiados del curso anterior, el CENTRO va a poder añadir nuevos
comensales al comedor, tanto en esta fase como en cualquier momento a lo largo del curso.
Importante:
La aplicación diferencia los comensales en dos tipos:
Alumnos, se trata de comensales alumnos matriculados en el centro titular del comedor o en alguno de los centros usuarios. El usuario CENTRO para añadir comensales de este tipo deberá acceder a un buscador que permite seleccionar alumnos matriculados en los centros asociados al comedor. La aplicación también permite gestionar alumnos que a lo largo del curso han estado matriculados en un centro asociado al comedor, que haya cambiado de centro, y por tanto su matrícula haya causado baja. Lógicamente, aunque el comensal ya no se encuentre matriculado en el centro, es necesario, gestionar el uso de comedor que haya generado hasta el momento de la baja.
No alumnos, se trata del resto de comensales que no son alumnos matriculados. El usuario CENTRO dará de alta de forma manual los comensales de este tipo, indicando el nombre y apellidos.
La gestión de comensales se lleva a cabo desde la opción de menú: GESTIÓN DE COMEDOR > GESTIÓN DE COMENSALES:
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Esta pantalla presenta un filtro que permite emplear múltiples criterios para buscar y acceder a
los comensales de un comedor: datos identificativos y de matrícula, tipo de cuota, información de
cobros, tipo de menú, estado, etc.
También permite generar una serie de listados de diverso tipo y cometido.
Una vez realizada la búsqueda, desde el listado (que permite selección múltiple) del resultado de
la búsqueda de comensales el usuario CENTRO podrá realizar diferentes acciones sobre los
comensales seleccionados:
Acceder al detalle de un comensal.
Cambiar de comedor a un comensal a otro del mismo Centro. Al pulsar la acción
CAMBIAR COMEDOR, se muestra un POPUP que permite seleccionar el comedor al que se
desea mover a los comensales seleccionados.
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Validar masivamente a los comensales seleccionados. Los comensales seleccionados en el
listado son validados de forma simultánea.
Esta acción sólo tiene sentido para comensales alumnos copiados de cursos anteriores a
los que se les quiere mantener las mismas características de uso de comedor (días de la
semana que va a hacer uso de comedor, tipo de cuota, asistencia en periodos de jornada
intensiva, datos de domiciliación, tipo de menú, dieta especial, etc.). En todo caso, el
sistema validará que el comensal cumple con todos los requisitos para la cuota
seleccionada y en caso de que incumpla algún requisito se interrumpirá el proceso de
validación mostrándose el correspondiente error.
La aplicación solicitará la fecha de alta en el comedor, fecha incluida a partir de la cual
todos los comensales validados masivamente empezarán en el comedor:
Además, como se ha explicado anteriormente, el usuario CENTRO dispone de 2 acciones
diferenciadas para dar de alta a un comensal alumno y a un comensal no alumno.
4.1.1. ALTA DE COMENSAL ALUMNO
El enlace AÑADIR COMENSAL ALUMNO abre un POPUP con un formulario de búsqueda desde el
que podremos buscar alumnos matriculados en el Centro titular y/o usuarios del comedor:
La pantalla de resultados de la búsqueda de alumnos permite seleccionar múltiples alumnos cada
vez:
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Una vez confirmada la acción de añadir comensal alumno, la aplicación muestra un mensaje con
el resultado de la operación e indica si alguno de los comensales seleccionados ya está asociado a
al mismo o a algún otro comedor.
Un comensal alumno seleccionado y añadido al comedor es dado de alta, pero en estado NO
VALIDADO, requiere por tanto que el Centro configure sus datos de comensal y lo valide.
Mientras un comensal no esté validado desde el detalle del comensal estará disponible la opción
de ELIMINAR el comensal del comedor. Esta acción borra definitivamente el comensal del
comedor.
4.1.2. ALTA DE COMENSAL NO ALUMNO
Por el contrario, el formulario de alta de un comensal no alumno obliga a identificar mediante
nombre y apellidos al propio comensal:
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Se debe indicar el centro escolar con el que está relacionado dicho comensal, en el caso de que el
comedor tenga centro o centros usuarios. Si el comedor no tiene centros usuarios, por defecto,
aparece el centro titular.
Para los comensales no alumnos, además es necesario indicar un subtipo de comensal específico:
ESPECIALISTA de APOYO EDUCATIVO (EAE), este comensal tiene asignada una tarifa
como personal del Departamento GRATUITA. El sistema verifica que no haya más
comensales especialistas EAE que comensales que requieren el apoyo de este tipo de
especialista.
COCINERO del DEPARTAMENTO, este tipo de comensal tiene asignada una tarifa como
personal del Departamento GRATUITA.
RESPONSABLE DE COMEDOR, este tipo de comensal tiene asignada una tarifa como
personal del Departamento GRATUITA. El sistema verifica que no se den de alta más
comensales de este tipo que el número de responsables de comedor asignados al
comedor desde la pestaña de DIMENSIONAMIENTO > PERSONAL MONITOR.
Lo normal es que un comedor tenga un responsable de comedor, pero hay determinados
tipos de Centros (CPI/IPI) que pueden tener 2. En dicho caso, se valida que no se den de
alta más de 2 comensales de este tipo.
PROFESOR DE SECUNDARIA, este tipo de comensal tiene asignada una tarifa como
personal del Departamento GRATUITA.
OTROS COMENSALES, cualquier otro tipo de comensal que no se encuadre en el resto de
tipos. La cuota para este tipo de comensales es la de tipo OTROS, que no tiene ningún
tipo de reducción.
El resto de datos que deben ser cumplimentados en el proceso de alta para el comensal de tipo
no alumno es muy similar (con ciertas diferencias) a los de un comensal de tipo alumno.
En el siguiente apartado se describe en detalle las características de un comensal centrándose en
la relación de dichas características con el resto de funcionalidades del aplicativo y sus
implicaciones.
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4.1.3. DATOS DE UN COMENSAL
Este apartado se enfoca desde la perspectiva de un comensal de tipo alumno, más complejo y
con más matices que el comensal de tipo no alumno.
En aquellos puntos en los que el comportamiento del aplicativo difiera para el tipo de comensal
no alumno, se indicará expresamente.
La pantalla de detalle de un comensal se organiza en 3 pestañas de información:
DATOS DEL COMENSAL, esta pestaña muestra las características del comensal y es
necesario que sean configuradas como paso previo a la validación del comensal.
USO DE COMEDOR, esta pestaña no es visible mientras el comensal NO se encuentre
VALIDADO. Una vez validado permite gestionar el detalle del calendario de reservas en el
comedor.
COBROS, esta pestaña tampoco es visible para los comensales NO VALIDADOS. Esta
pestaña se usa a lo largo del curso para gestionar los cobros mensuales al comensal.
En la fase de dimensionamiento del curso escolar, la parte realmente importante y que tiene
mayores implicaciones es la validación de los datos del comensal de la primera de las pestañas.
La pestaña DATOS DEL COMENSAL en primer lugar recoge información identificativa del
comensal: nombre y apellidos, tipo de comensal, etc.
En el caso de comensal alumno, además, muestra una serie de información que es obtenida de la
aplicación de GESTIÓN ACADÉMICA: fecha de nacimiento, el centro escolar en el que está
matriculado, nivel educativo, curso y clase, etc.
Por otro lado, muestra la información del estado del alta del comensal en el comedor, recogiendo
el dato de si el comensal está VALIDADO (SI o NO), si una vez validado ha sido dado de BAJA (SI o
NO), y en el caso de haber sido validado la fecha en la que se dio de alta al comensal.
CONDICIÓN DE COMENSAL ALUMNO CON DERECHO A TRANSPORTE
Esta condición se utiliza para poder determinar si un comensal alumno tiene derecho a la cuota
de HABITUAL TRANSPORTADO, que se trata de una cuota reducida. Dicha condición de
transportado se determina en base a una serie de características del comensal:
ZONIFICACIÓN, al dar de alta un comensal alumno se recupera de este dato de la
aplicación de GESTIÓN ACADÉMICA (V55). Se obtiene a efectos meramente informativos,
e indica si, en el momento del alta, el comensal pertenecía o no a la zona zonificada para
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el centro escolar en el que se encuentra matriculado el alumno. Da información, pero no
se usa para determinar si el comensal tiene derecho a transporte.
DERECHO A TRANSPORTE, de la aplicación de TRANSPORTE ESCOLAR (W23) se recupera
el dato de si dicho alumno está siendo transportado con la condición de DERECHO a
TRANSPORTE en alguno de los itinerarios de bus o de taxi gestionados en dicha
aplicación. Si el alumno es transportado, pero se trata de una excepción o de una
autorización, no tiene derecho a transporte y tampoco a cuota de transportado.
ASIGNACIÓN INDIVIDUALIZADA, dato que indica si el alumno es beneficiario de una
ASIGNACIÓN INDIVIDUALIZADA de ayuda al TRANSPORTE al margen del transporte
escolar. Es un dato que únicamente puede modificar el usuario DELEGACIONES o
SERVICIOS CENTRALES de forma manual.
Anualmente, cuando las DELEGACIONES disponen de cuáles son las asignaciones
individualizadas que se van a conceder, se realiza un proceso manual por base de datos,
que verifica y reasigna la condición de cuota HABITUAL TRANSPORTADO o HABITUAL NO
TRANSPORTADO de todos los comensales alumnos.
Si un alumno cumple una de las dos condiciones DERECHO A TRANSPORTE o ASIGNACIÓN
INDIVIDUALIZADA, entonces tiene derecho a cuota HABITUAL TRANSPORTADO.
AUTORIZACIÓN PARA CONSUMIR DIETA ESPECIAL PROPORCIONADA POR LA FAMILIA
Puede haber situaciones en las que el servicio de comedor, por uno u otro motivo, no sea capaz
de satisfacer la dieta especial de un comensal. En estos casos, tras la solicitud correspondiente
por parte de la familia, Servicios Centrales puede habilitar una autorización para que el propio
alumno lleve la comida preparada de casa. A estos comensales se les aplicará un 50% de
descuento sobre el importe de su cuota.
CUOTA Y USO DE COMEDOR
La información de cuota y uso de comedor, determina la cuota a pagar por cada menú servido, y
servir para rellenar de forma automática el calendario de reservas del comensal, .
Para el caso de comensal no alumno ya se han descrito las validaciones que realiza la aplicación
en función del tipo de cuota y tipo de comensal.
A continuación, se describen las validaciones para cada tipo de cuota para el comensal alumno:
Para poder tener una cuota HABITUAL (transportado o no) es necesario que el comensal
cumpla con los siguientes requisitos:
o Coma al menos 1 día a la semana (Cambio introducido con la circular de
comedores de 2019).
Para ello se verifica que haya marcado 1 día de la semana en el formulario (lunes,
martes, miércoles, jueves y/o viernes).
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IMPORTANTE: Con los cambios introducidos con la circular de comedores de 2019, ya no es
requisito para disfrutar de cuota HABITUAL que el comensal alumno se valide en el comedor antes
de la fecha de fin de plazo, PERO el Centro debe tener en cuenta que a efectos de cálculo de
dimensionamiento de monitores y personal de cocina/office SÓLO se tendrán en cuenta
aquellos comensales HABITUALES que se hayan validado con fecha anterior a la FECHA DE FIN
DE PLAZO establecida por el Departamento.
Para poder tener la cuota HABITUAL TRANSPORTADO, además, se validará que el alumno
cumpla con la condición de derecho a transporte descrita anteriormente.
Con la nueva circular 2019 surgen las cuotas HABITUALES DISCONTINUOS (no
transportados, transportados y aula 2 años). Estas cuotas tienen consideración de cuota
HABITUAL aunque van a permitir que el comensal haga uso de comedor en espacios de
tiempo discontinuos.
En el resto de casos el comensal deberá tener una cuota EVENTUAL. En la aplicación se
diferencia entre EVENTUAL AULA 2 AÑOS y resto de EVENTUALES. La aplicación valida en
función de la edad del comensal que se aplica la cuota correcta.
En este formulario se recoge otra información importante:
Si el comensal requiere especialista EAE.
Si el comensal va a hacer uso de comedor en los periodos de jornada intensiva
septiembre y/o junio.
En base a esta información, cuando se procede a dar de alta y validar al comensal, el sistema
configura de forma automática el calendario de reservas de comedor del comensal, que va a
poder ser gestionado posteriormente desde la pestaña de USO DE COMEDOR. Para ello tiene en
cuenta:
el día que el comensal empieza a hacer uso de comedor (dato que se solicita al pulsar el
botón VALIDAR),
el último día del calendario de comedor,
los días de la semana seleccionados.
si el centro tiene periodo de jornada intensiva y el comensal va a hacer uso de comedor
en dichos periodos, se reservan los días teniendo en cuenta también los días de la semana
seleccionados.
También en base al número de reservas y a la cuota se va a calcular un presupuesto total del
coste de las cuotas y se va a generar una cuota mensual fija para dicho comensal. Este cálculo
tiene en cuenta el número de meses en los que el Centro va a realizar domiciliaciones.
TIPO DE MENÚ
En este formulario se configura el tipo de menú configurado para el comensal, pudiendo elegir un
tipo entre los establecidos por el Departamento. Si el comensal necesita algún tipo de dieta
especial deberá indicarse en este apartado, en cuyo caso, será obligatorio adjuntar al menos dos
Guía Funcional de la aplicación de Comedores Escolares (W74) Página 22
documentos: Informe médico del especialista y protocolo ante Ingesta por error. Dichos
documentos se deben incorporar en el listado disponible en la parte inferior de esta pantalla.
Las dietas especiales se controlan de forma diaria y se envían con el detalle por alumno y día a la
empresa adjudicataria del servicio.
Un comensal puede modificar el tipo de menú y el tipo de dieta a lo largo del curso y la aplicación
lo tiene previsto.
GESTIÓN DE COBROS/BECAS
La información relativa a beca de comedor aplica exclusivamente a comensales de tipo alumno y
se obtiene de la aplicación de becas. En concreto se obtienen los siguientes datos:
Si solicita beca de comedor.
Si se le concede la beca de comedor el curso actual.
Si se le concedió beca de comedor el curso pasado.
El dato de si se le concede beca de comedor a un comensal no se conoce hasta el mes de febrero
del respectivo curso escolar, por lo que se debe tomar la decisión en el momento de la validación
del comensal de si se le cobra o no por defecto. En base a dicho dato la aplicación en el momento
de validar al comensal generará los cobros mensuales del comensal o no. El reajuste de cobros
y/o devoluciones se podrá realizar desde la pestaña de gestión de cobros a lo largo del curso
escolar.
Una vez validado el comensal se mostrará el dato de cuál es el presupuesto inicial en euros, que
se trata de una aproximación ya que este dato puede variar a lo largo del curso.
Otro dato importante es el medio de pago: con domiciliación o sin ella. Si el comensal va a
domiciliar los cobros se debe seleccionar un tercero desde la aplicación de GESTIÓN ECONÓMICA.
Si el tercero no existe se deberá dar de alta primero en dicha aplicación.
La gestión de los cobros en función de la modalidad es diferente y será explicada posteriormente
en este documento. Un comensal puede modificar la modalidad de pago a lo largo del curso y la
aplicación lo tiene previsto.
En el momento de validar al comensal se solicita la fecha (día incluido) en el que el comensal va a
empezar a hacer uso del comedor:
Esta fecha no puede ser igual o posterior a la fecha de fin de plazo.
Guía Funcional de la aplicación de Comedores Escolares (W74) Página 23
Finalmente, al pulsar en el botón DAR DE ALTA, y si se superan todas las validaciones, el comensal
queda en estado VALIDADO SÍ, y ya es tenido en cuenta por el sistema a efectos de
dimensionamiento de las necesidades de personal.
Importante: Durante el periodo dentro de plazo, el CENTRO va a tener la posibilidad de
eliminar definitivamente un comensal validado. Esta opción ha sido prevista para deshacer
situaciones excepcionales en las que un comensal finalmente no va a hacer uso de comedor, o
en el caso de que un comensal haya sido dado de baja y finalmente reactivado en el comedor
dentro de plazo. Un comensal eliminado es borrado completamente del sistema junto con su
información de reservas y de cobros.
Una vez finalizado el plazo, no se podrá eliminar un comensal validado.
En el apartado dedicado a la fase de gestión del servicio se describe más en detalle las acciones
que son posibles realizar sobre un comensal que ya ha sido validado en el comedor:
Baja del comedor,
Reactivación en el comedor.
Modificación de la cuota de comedor.
Etc.
A continuación, se describe el funcionamiento de las pantallas que permiten al usuario CENTRO
ESCOLAR consultar las necesidades de contratación de personal monitor, por un lado, y
cocina/office por otro de sus comedores.
4.2. DIMENSIONAMIENTO DEL PERSONAL MONITOR DE COMEDOR
El dimensionamiento de la necesidad de personal monitor de comedor se realiza desde la pantalla
accesible a través de la opción de menú: DIMENSIONAMIENTO > PERSONAL MONITOR.
Guía Funcional de la aplicación de Comedores Escolares (W74) Página 24
En el formulario de la parte superior de esta pantalla se configuran 2 datos:
El encargado de comedor. Se trata de un profesor que tiene atribuidas las funciones del
responsable de comedor.
De forma opcional, se indica si hace labores de monitor. Si realiza labores de monitor se
indica el nivel educativo en el que realiza dicha labor. La aplicación lo tendrá en cuenta a
la hora de dimensionar el personal monitor necesario, restando una persona para dicho
nivel educativo.
En caso de tratarse de un Centro escolar CPI/IPI existe la posibilidad de que el comedor
tenga configurados hasta 2 responsables de comedor.
Número de monitores para el cálculo de HORAS DE MEJORA DE SERVICIO. La aplicación
calcula de forma automática el número máximo de personas monitor autorizadas de
entre todos los días de la semana. Este dato se usa para calcular el número de horas de
mejora de servicio que por convenio tienen asignadas las personas monitor contratadas
en el comedor, y cuya facturación debe ser controlada en la fase de gestión del servicio.
Por defecto, el cálculo de este número de monitores es automático, indicándose con el
texto “(A)”. Dicho cálculo automático se realizará dentro del periodo de plazo, cada vez
que se modifique o actualice la cuota de los comensales habituales, que afectan al cálculo
automático de monitores a contratar, así como, cada vez que manualmente se modifique
el número de monitores a contratar.
Este cálculo pude ser modificado de forma manual por el usuario DELEGACIÓN/SERVICIOS
CENTRALES a través del propio formulario, indicándose con el texto “(M)”.
A continuación, de forma similar a como se organiza la pantalla de la duración de comedor, se
muestra separada en dos pestañas la información del número de personal a contratar para el
periodo de jornada ordinaria e intensiva.
4.2.1. PESTAÑA DE PERSONAL MONITOR EN PERIODO DE JORNADA ORDINARIA
Esta pestaña muestra para cada uno de los niveles educativos autorizados en el comedor un
listado por cada día de la semana (lunes a viernes), con una serie de columnas con información
necesaria para el cálculo del número de monitores a contratar para cada día:
Guía Funcional de la aplicación de Comedores Escolares (W74) Página 25
A efectos de cálculo del personal monitor, los niveles educativos se separan en cuatro: AULA 2
AÑOS, INFANTIL, PRIMARIA y ESO. Para cada nivel se indica si está o no autorizado en el comedor.
Por cada nivel educativo autorizado se muestra un listado con los 5 días de la semana (lunes a
viernes). Para cada día de la semana se muestran una serie de columnas de información que
permiten obtener el cálculo del número de monitores necesarios:
Número de comensales habituales en plazo, se obtiene contando los comensales con
cuota habitual (transportado y no transportado) que se validaron en el comedor dentro
de plazo.
Importante: En este cálculo también se tienen en cuenta los comensales habituales
validados dentro de plazo que se hayan podido dar de baja en el comedor fuera de plazo.
Igualmente se tienen en cuenta a los comensales que se hayan podido reactivar siempre y
cuando la baja se produjera fuera de plazo.
Número de comensales habituales actuales, se trata del número de comensales
habituales del comedor actuales que no se encuentren dados de baja, es decir, cuenta los
comensales habituales que están haciendo uso de comedor realmente en ese momento.
En ambos casos, actuales o en plazo, para el cómputo de comensales habituales, no se
tienen en cuenta aquellos comensales que tienen un acompañante especialista EAE, y
tampoco a los validados fuera de plazo.
Excepción que afecta a los niveles educativos AULA 2 AÑOS e INFANTIL: para aquellos días de
la semana en los que no se autoricen monitores para el nivel AULA 2 AÑOS al no superar el
ratio mínimo establecido, y además no tengan configurado un responsable de comedor que
realice labores de monitor para dicho nivel AULA 2 AÑOS, a la hora de calcular el ratio de
monitor de nivel INFANTIL se sumarán a los comensales de INFANTIL los comensales de AULA 2
AÑOS.
Guía Funcional de la aplicación de Comedores Escolares (W74) Página 26
Cuando concurre esta condición, la aplicación muestra un mensaje indicativo de dicha
circunstancia en la propia pantalla.
Ratio en plazo, en base a las tablas de ratios configuradas en el módulo de
ADMINISTRACIÓN y al número de comensales habituales en plazo se muestra el número
de monitores a contratar que corresponde contratar según dichos ratios.
Ratio actual, el mismo cálculo anterior, pero en base al número de comensales
habituales actuales.
Responsable de comedor, indica con un 1 si el encargado de comedor realiza labores de
monitor para dicho nivel educativo, y con un 0 en caso contrario.
A contratar, esta columna por defecto muestra el cálculo automático de monitores a
contratar en base al ratio en plazo, y descontando si corresponde el responsable de
comedor.
Este cálculo es el número de monitores autorizado a contratar en el comedor para dicho
día de la semana y nivel educativo. Y por tanto, se trata del número que debe controlarse
en la facturación del servicio de personal monitor.
Este cálculo automático se realiza cada vez que se modifica los datos de cuota de
cualquier comensal del comedor dentro de plazo y en el periodo habilitado para el
periodo de jornada intensiva en junio, con objeto de tener en cuenta en todo momento el
número de comensales habituales en cada momento.
El cálculo automático se puede modificar manualmente, introduciendo un valor numérico
mediante el listado editable. El cálculo manual puede ser eliminado simplemente
guardando un valor vacío en el campo editable.
Manual/Automático, columna que indica si el cálculo ha sido obtenido automáticamente
o modificado manualmente.
4.2.2. PESTAÑA DE DURACIÓN DE COMEDOR EN PERIODO DE JORNADA INTENSIVA
La pestaña JORNADA INTENSIVA tiene la misma funcionalidad descrita en el apartado anterior,
pero para consultar la duración del servicio en los periodos de jornada intensiva de septiembre y
junio:
Guía Funcional de la aplicación de Comedores Escolares (W74) Página 27
El funcionamiento de esta pestaña es similar a la descrita para la pestaña de JORNADA
ORDINARIA. Pero, se debe tener en cuenta que:
En septiembre, el cálculo de número de monitores a contratar se realiza en base al ratio
de comensales habituales validados dentro de plazo.
En junio, sin embargo, el cálculo del ratio tiene en cuenta a los comensales actuales, es
decir, los que van a hacer uso realmente del comedor en junio.
Además, sólo aparecerán las filas del mes de septiembre y/o junio en el caso de que el comedor
tenga configurado el periodo de jornada intensiva respectivamente en la pantalla de
configuración de la duración de comedor.
4.3. DIMENSIONAMIENTO DEL PERSONAL COCINA/OFFICE DE COMEDOR
El dimensionamiento de la necesidad de personal de cocina y de office de comedor se realiza
desde la pantalla accesible a través de la opción de menú: DIMENSIONAMIENTO > PERSONAL
COCINA/OFFICE.
Guía Funcional de la aplicación de Comedores Escolares (W74) Página 28
En el formulario de la parte superior de esta pantalla se configura manualmente la siguiente
información:
Cocineros del Departamento, se da en ciertos comedores que tienen comedor con tipo
de elaboración de comida IN SITU, e históricamente tenían personal del Departamento
realizando esta labor.
Cocineros de Empresa, nuevos comedores que elaboran la comida IN SITU, y necesitan
personal cocinero, pero contratados por la empresa adjudicataria.
Office de Empresa, personal de office contratado por le empresa adjudicataria para
comedores que tienen autorizado elaboración de comida de tipo TRANSPORTADO.
Número de personas a efectos de computar las Horas de Mejora de Servicio, este dato
se usa para calcular el número de horas de mejora de servicio que por convenio tienen
asignadas las personas de office exclusivamente contratadas en el comedor, y cuya
facturación debe ser controlada en la fase de gestión del servicio. El personal de cocina no
tiene por convenio horas de mejora de servicio.
Este dato se configura manualmente por las DELEGACIONES, no se calcula
automáticamente por la aplicación.
A continuación, se muestran en dos pestañas el dimensionamiento de las horas a contratar de
forma separada para la jornada ordinaria y la jornada intensiva:
4.3.1. PESTAÑA DE PERSONAL COCINA/OFFICE EN PERIODO DE JORNADA ORDINARIA
A diferencia del personal monitor, el personal de cocina/office se dimensiona teniendo en cuenta
el total de comensales habituales de todos los niveles educativos. Es por ello que esta pantalla
muestra un único listado con los días de la semana (lunes a viernes), con las siguientes columnas:
Número de comensales habituales validados en plazo incluidas las bajas posteriores,
Número de comensales habituales actuales,
Ratio en plazo, y ratio actual, en base a las tablas de ratios configuradas en el módulo de
administración y al número de comensales.
En función del tipo de elaboración de menú (IN SITU o TRANSPORTADO) el listado mostrará unas
columnas u otras relativas al tipo de personal a contratar:
Para cocina IN SITU, se muestran las columnas:
o Personal de COCINA DEL DEPARTAMENTO, este dato se configura de forma
manual. No todos los comedores tienen personal cocinero del Departamento y el
usuario SERVICOS CENTRALES debe indicarlo de forma manual. Simplemente se
almacena a nivel informativo.
Guía Funcional de la aplicación de Comedores Escolares (W74) Página 29
o Personal de COCINA DE EMPRESA a contratar, en esta columna se muestra el
cálculo automático de número de horas de personal cocinero que es necesario
contratar en base al ratio en plazo. Este dato puede ser modificado de maneral
manual por el usuario DELEGACIÓN o SERVICIOS CENTRALES.
Para cocina TRANSPORTADA, se muestra únicamente la columna:
o Personal de OFFICE DE EMPRESA a contratar, en esta columna se muestra el
cálculo automático de número de horas de personal de office que es necesario
contratar en base al ratio en plazo. Este dato puede ser modificado de maneral
manual por el usuario DELEGACIÓN o SERVICIOS CENTRALES.
4.3.2. PESTAÑA DE PERSONAL COCINA/OFFICE EN PERIODO DE JORNADA INTENSIVA
Desde esta pestaña se dimensiona la necesidad de personal de cocina/office para los dos periodos
de jornada intensiva, sólo si el comedor tiene configurados dichos periodos (junio y septiembre)
en la pantalla de configuración de la duración de comedor. Se debe tener en cuenta que:
En septiembre, el cálculo de número de personal de cocina/office a contratar se realiza
en base al ratio de comensales habituales validados dentro de plazo.
En junio, sin embargo, el cálculo del ratio tiene en cuenta a los comensales actuales, es
decir, los que van a hacer uso realmente del comedor en junio.
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5. FASE DE GESTIÓN DEL SERVICIO DE COMEDOR
Esta fase engloba múltiples tareas asociadas a la propia gestión del servicio de comedor. Las
tareas son responsabilidad del CENTRO escolar, si bien es cierto, que éstas pueden ser
supervisadas por las DELEGACIONES y SERVICIOS CENTRALES, y que son:
Gestión de los comensales: altas, bajas, modificación de características, etc.
Gestión de reservas de comedor, desde el calendario individual del comensal, y/o
mediante funcionalidades masivas,
Gestión de cobros a comensales, y domiciliación de cuotas,
Solicitud de incidencias de comedor, que pueden afectar al propio servicio, o al tipo de
elaboración de menú.
Solicitud de incrementos personal de comedor, que permitan frente a situaciones
excepcionales autorizar la contratación durante un periodo de tiempo determinado unas
horas de un perfil concreto de personal.
Gestión del servicio contratado a la empresa adjudicataria, que engloba las tareas de
solicitud y control diario de menús servidos a las empresas, control diario del servicio de
personal (monitor y cocina/office) que debe prestar y facturar la empresa adjudicataria.
A continuación, se describen estos apartados en detalle.
Guía Funcional de la aplicación de Comedores Escolares (W74) Página 31
5.1. GESTIÓN DE COMENSALES
Desde la pestaña DATOS DEL COMENSAL se van a poder modificar las características del comensal
en el comedor:
Hay que diferenciar las características que se pueden modificar en cualquier momento mediante
el botón MODIFICAR, que son:
Campos de observaciones,
El tipo de menú y/o dieta especial,
Tipo de cobro con o sin domiciliación, y el tercero a domiciliar.
Asimismo, en cualquier momento se puede adjuntar cualquier fichero o documento al listado de
ficheros adjuntos del comensal.
Cualquier de estas características al ser modificadas afectan directamente en el sistema a partir
de ese momento. Por ejemplo, a partir de la próxima solicitud de menús diaria se tendrá en
cuenta el nuevo tipo de menú y/o tipo de dieta especial, o se tendrá en cuenta para la próxima
domiciliación en caso de cambiar a cobro de tipo domiciliado. La aplicación NO guarda un
histórico de dichos cambios.
Por otro lado, se encuentra la información de la cuota y uso de comedor, que se gestiona
mediante un listado, y que sí guarda a modo de histórico los diferentes cambios de cuota que se
Guía Funcional de la aplicación de Comedores Escolares (W74) Página 32
realizan a lo largo del curso. Este listado permite controlar qué cuota aplicar para cada día del
comedor a cada comensal, y tener en cuenta posibles cambios.
Al validar un comensal, por defecto, se crea un tramo de cuota cuya fecha de inicio es la fecha de
inicio de comedor, y que no tiene fecha de fin ya que es la que se va a aplicar el resto del curso.
La fecha de inicio no toma el valor de la fecha de alta en el comedor, sino la fecha de inicio de
comedor, lo que permite a un comensal hacer una reserva con anterioridad a la fecha de alta en
el comedor en caso de situaciones excepcionales.
AÑADIR UN NUEVO TRAMO DE CAMBIO DE CUOTA
La situación normal es que un comensal tenga un único tramo de cuota a lo largo de todo el
curso. Sin embargo, en situaciones concretas y únicamente para comensales ALUMNOS la
aplicación permite AÑADIR UN CAMBIO DE CUOTA.
La aplicación pedirá una fecha de inicio de la nueva cuota y aplicará las mismas validaciones al
nuevo tipo de cuota que en el momento de la validación:
Con la nueva circular de comedores 2019 se producen los siguientes cambios:
se va a permitir realizar un cambio de cuota a tipo HABITUAL fuera de la fecha de fin de
plazo establecida por el Departamento.
cuando se reactiva a un comensal tras un baja se va a poder seleccionar el tipo de cuota
con el que se desea reactivar al comensal.
MODIFICAR UN TRAMO DE CUOTA EXISTENTE
Haciendo doble click en el listado de tramos sobre un tramo seleccionado podemos acceder al
detalle de dicho tramo y modificar ciertas características:
Guía Funcional de la aplicación de Comedores Escolares (W74) Página 33
Se podrá modificar el CHECK de si requiere el comensal un especialista EAE.
REDIMENSIONAR USO DE COMEDOR EN JUNIO
Con anterioridad a que comience la jornada intensiva de JUNIO, SERVICIOS CENTRALES activa la
posibilidad de que los Centros revisen y actualicen qué comensales van a hacer uso de comedor
durante el periodo de jornada intensiva de JUNIO. Para ello SERVICIOS CENTRALES dispone de un
parámetro ACTIVAR REDIMENSIONAMIENTO DE INTENSIVA EN JUNIO desde el menú de
administración:
Con este parámetro SERVICIOS CENTRALES controla si dicho CHECK está habilitado o no para ser
modificado por los CENTROS.
Con esta opción activada los Centros escolares podrán modificar el CHECK JORNADA INTENSIVA
en JUNIO de cada comensal. Cada vez que se modifiquen los datos de un comensal la aplicación
realizará dos acciones automáticas:
Eliminará/añadirá las reservas en el calendario de uso de comedor correspondientes a
dicho periodo de intensiva en junio, y
Recalculará el dimensionamiento de personal monitor y de cocina/office para el periodo
de intensiva de junio en base al ratio actual de comensales habituales.
BAJA DE COMENSAL EN EL COMEDOR
Un comensal validado puede ser dado de baja en el comedor en el caso de que vaya a dejar de
hacer uso de forma indefinida.
La aplicación solicita al CENTRO una fecha de baja a partir de la cual el comensal ya no va a asistir
al comedor. La aplicación eliminará las reservas del calendario posteriores a dicha fecha de baja
Guía Funcional de la aplicación de Comedores Escolares (W74) Página 34
siempre y cuando el menú para dicha reserva no haya sido solicitado a la empresa o se haya
producido algún tipo de devolución sobre la misma.
Un comensal dado de baja tiene las siguientes características:
No desaparece de la aplicación.
Sobre él se pueden seguir gestionando las reservas y sus cobros.
La aplicación no lo tiene en cuenta a la hora de solicitar los menús diarios a la empresa.
Un comensal habitual dado de baja sigue computando en el ratio en plazo para el cálculo
de monitores y cocina/office a excepción de la jornada intensiva de junio.
Puede ser reactivado en el comedor.
REACTIVACIÓN DE UN COMENSAL EN EL COMEDOR
Al reactivar un comensal que previamente ha sido dado de baja la aplicación solicita de nuevo la
información del uso de comedor que el alumno va a realizar:
La aplicación a partir de la fecha de reactivación automáticamente rellenará el calendario de uso
de comedor del comensal.
Con la nueva circular de comedores 2019 un comensal reactivado puede seleccionar cualquier
tipo de cuota.
El nuevo tramo de cuota queda reflejado en el listado de cuotas y uso de comedor:
Guía Funcional de la aplicación de Comedores Escolares (W74) Página 35
5.2. GESTIÓN DE RESERVAS DE USO DE COMEDOR
En el momento en que se valida a un comensal (tanto alumno como no alumno), en base a la
fecha de alta de comedor, a la información de uso de comedor del comensal (CHECKs de lunes a
viernes, septiembre y junio) , en base a las fechas configuradas para el comedor en la pestañas
DURACIÓN DE COMEDOR (fechas de inicio y de fin y de periodos de intensiva) y en base al
calendario configurado en la APLICACIÓN DE CALENDARIOS (W49) para cada centro y nivel
educativo al que pertenece el comensal, la aplicación automáticamente rellena las reservas en el
calendario de la pestaña USO DE COMEDOR:
FESTIVOS
El calendario de uso de comedor tiene en cuenta los posibles días festivos del calendario del
CENTRO en el que se encuentra matriculado (asociado en caso del comensal no alumno) que
quedan marcados en color ROJO. Sobre un día festivo no se puede realizar ninguna reserva o
devolución.
RESERVAS
Guía Funcional de la aplicación de Comedores Escolares (W74) Página 36
En color VERDE se marcan los días de calendario en los que el comensal va a hacer uso de
comedor. Si con el ratón nos posicionamos en un día concreto, se muestra un texto con una
leyenda descriptiva del estado de dicha reserva que indica si dicho menú ha sido solicitado o no a
la empresa.
El usuario CENTRO siempre va a poder añadir nuevas reservas al calendario del comensal.
Seleccionando el día directamente sobre el calendario o mediante el filtro entre fechas y
ejecutando la acción RESERVAR.
ELIMINACIÓN DE RESERVAS
Si el comensal NO es HABITUAL (comensal no alumno, o comensal alumno eventual) las reservas
pueden ser eliminadas, siempre que:
La fecha sea posterior al día actual. No se permite eliminar una reserva del mismo día o
días anteriores.
No hayan sido solicitadas a la empresa
Una reserva eliminada desaparece definitivamente, por lo tanto, no va a ser tenido en cuenta en
la solicitud de menús ni tampoco va a ser tenida en cuenta en el cálculo del cobro al comensal.
DEVOLUCIÓN DE RESERVAS
Por el contrario, para el caso de un comensal alumno HABITUAL el usuario CENTRO no puede
eliminar reservas (DELEGACIÓN y SERVICIOS CENTRALES sí tienen dicha posibilidad). En su caso lo
que pueden gestionar es una devolución. Una devolución puede ser de varios tipos, y cada tipo
lleva asociado un tanto por ciento de descuento en el cobro de la reserva. El mantenimiento de
los tipos de devolución posibles es gestionado por SERVICIOS CENTRALES desde el módulo de
administración de parámetros.
Para realizar una devolución deben seleccionar el día o días sobre los que se desea realizar la
devolución y ejecutar la acción DEVOLUCIÓN DE LA RESERVA.
El usuario puede elegir el TIPO DE DEVOLUCIÓN que desea realizar, por ejemplo, una devolución
por incidencia de Huelga, o por ausencia de comensal.
Guía Funcional de la aplicación de Comedores Escolares (W74) Página 37
En el caso de que la incidencia sea por ausencia del comensal, el CENTRO debe seleccionar si se
trata de una ausencia de más de una semana consecutiva o de menos.
Independientemente de lo que seleccione el CENTRO, para este caso de devolución por ausencia,
el aplicativo recalcula automáticamente si se trata de una ausencia mayor o menor de una
semana consecutiva, y aplica el tipo de devolución correspondiente.
Una devolución queda marcada en color NARANJA y al posicionarse con el ratón encima muestra
una leyenda con el tipo de devolución asignada automáticamente por la aplicación, indicando el
tanto por ciento de devolución de la cuota en el cálculo del cobro:
SUSPENSIÓN DE COMEDOR
Los días marcados en color AZUL indican que se ha producido una incidencia en el comedor.
Sobre este tipo de días se pueden hacer reservas y devoluciones (reflejándose como verde o
naranja respectivamente, pero sobre fondo azul), aunque, siempre prevalece la incidencia del
comedor, que aplica su propio tipo de devolución y tanto por ciento de devolución en la cuota.
La gestión de incidencias se describe más adelante en su apartado correspondiente.
Desde esta pestaña y a través del listado GENERAR EXCEL el usuario se puede descargar el detalle
de reservas, devoluciones, suspensiones junto con sus observaciones con el cálculo de cobros
diarios del comensal:
Guía Funcional de la aplicación de Comedores Escolares (W74) Página 38
Este cálculo de cobros es el que en la pestaña de COBROS es usado para la gestión de los cobros.
Además, existe la posibilidad de imprimir la pantalla con el calendario de reservas de comedor
mediante el botón IMPRIMIR. Para que la impresión de los colores del calendario sea correcta es
necesario configurar en el propio navegador la opción de gráficos de fondo. Desde la propia
aplicación se puede descargar un pequeño documento para habilitar dicha opción en función del
navegador (FIREFOX o CHROME).
Desde esta pantalla el usuario CENTRO puede gestionar de forma individual y manualmente el
calendario de reservas de cada comensal, sin embargo, la aplicación dispone de una serie de
funcionalidades que permiten gestionar de forma masiva los calendarios de reservas de los
comensales, y que son:
Gestión de incidencias de comedor, que automáticamente marcará días de suspensión
en los calendarios de aquellos comensales afectados por la incidencia en base al nivel
educativo. Esta funcionalidad se describirá más adelante en este apartado dedicado a la
fase de gestión del servicio de comedor.
Recuperar días festivos, que permite en situaciones excepcionales marcar un día festivo
del calendario del comedor como día escolar con comedor, y viceversa, un día escolar con
comedor como festivo. Dichos cambios afectarán de forma masiva a todos los calendarios
de todos los comensales del comedor.
Devolución y eliminación de reservas masivas, que permite gestionar devoluciones (para
el caso de comensales habituales) y eliminación de reservas (para el resto de comensales)
de forma masiva en base al itinerario de transporte o grupo (clase) al que pertenece el
alumno.
A continuación, se profundiza en las dos últimas funcionalidades.
Guía Funcional de la aplicación de Comedores Escolares (W74) Página 39
5.3. RECUPERACION DE DÍAS FESTIVOS
Esta funcionalidad está accesible desde la opción de menú GESTIÓN DE COMEDOR > RECUPERAR
DÍA FESTIVO sólo para los usuarios CENTRO:
El usuario CENTRO tiene disponible en un listado todos los días festivos de su calendario. Dicho
listado indica para cada día si el festivo es de ámbito del Territorio Histórico o si por el contrario
es de ámbito del CENTRO indicando el nivel.
El CENTRO seleccionando un día festivo y ejecutando la acción RECUPERAR FESTIVO consigue que
la aplicación ya no lo considere como festivo, sino como escolar con comedor.
Un festivo recuperado deja de aparecer como festivo (en ROJO) en los calendarios de aquellos
comensales afectados por dicho nivel educativo. Además, sobre dicho día la aplicación
automáticamente genera una reserva en base al uso de comedor (lunes a viernes) configurado
para cada comensal. Es decir, si se recupera un festivo que cae en lunes y el comensal en sus
características de comedor tiene marcado que come todos los lunes entonces se le realiza la
reserva. Si el comensal no come los lunes entonces no se le hace la reserva automáticamente.
A partir de ese momento el día sigue apareciendo en el listado, pero con la leyenda
“RECUPERADO”. Esta acción es totalmente reversible si sobre dicho día se ejecuta la acción
DESHACER FESTIVO RECUPERADO.
Guía Funcional de la aplicación de Comedores Escolares (W74) Página 40
5.4. DEVOLUCIÓN Y ELIMINACIÓN DE RESERVAS MASIVAS
Esta funcionalidad se encuentra disponible en la opción de menú GESTIÓN DE COMEDOR >
DEVOLUCIONES/ELIMINACIÓN DE RESERVAS MASIVAS sólo para los usuarios CENTRO:
Esta pantalla muestra un listado con las diferentes operaciones de devolución/eliminaciones
masivas realizadas a lo largo del curso escolar. Para cada operación se muestran las siguientes
columnas de información:
Fecha de Devolución, en la que se dio de alta la operación,
Itinerarios, indica si el criterio que se utilizó para seleccionar a los comensales se basó en
itinerarios de transporte en los que los comensales son transportados.
Grupos, que indica que se seleccionó a comensales según el grupo al que pertenecen,
El periodo (fecha desde/hasta), para el que se realiza la devolución y
Estado, de la operación, que puede ser:
o Realizada, la operación se ha realizado y está vigente.
o Deshecha, la operación ha sido deshecha y por tanto ha dejado de aplicar.
Desde dicho listado se va a poder dar de alta una nueva operación de devolución/eliminación
masiva, a través de la acción NUEVO:
Guía Funcional de la aplicación de Comedores Escolares (W74) Página 41
Para dar de alta una operación de devolución/eliminación de reserva masiva es necesario
cumplimentar la siguiente información:
Se debe indicar uno de los dos tipos de devolución permitidos:
Ausencia comensal por falta de transporte, caso de huelga, temporal, etc.
Actividad colectiva programada sin picnic.
Itinerario de transporte escolar: listado que permite seleccionar uno o varios itinerarios
gestionados en la aplicación de Transporte Escolar asociados al Centro titular o Centros
usuarios del comedor. Esto permite, por ejemplo, devolver una reserva a todos los
comensales que son transportados en un determinado itinerario debido a una huelga de
transporte.
Grupos DAE, el usuario va a poder seleccionar uno o varios grupos, por ejemplo, para el
caso de una excursión programada sin picnic que afecta a uno o varios grupos.
Periodo entre fechas, sobre el que se desea aplicar la devolución.
Al ejecutar la acción APLICAR DEVOLUCIÓN, el sistema automáticamente determina los
comensales afectados, y para cada uno de ellos y en función del tipo de cuota, aplica una
devolución (comensales habituales) o elimina (resto de comensales) la reserva, dejando un
histórico del cambio realizado que permita ser revertido.
Una vez realizada la operación, desde el listado se va a poder obtener el LISTADO DE RESERVAS,
que muestra el detalle de las reservas devueltas y eliminadas mediante dicha operación.
Indicando para cada devolución el nombre y apellido del comensal, la fecha de la reserva, el tipo
de comensal (habitual: se devuelve):
Guía Funcional de la aplicación de Comedores Escolares (W74) Página 42
Sobre una operación en estado REALIZADA mediante la acción DESHACER DEVOLUCIÓN se va a
poder ejecutar el proceso de revertirla, lo que permite dejar sin efectos dicha devolución. La
operación se puede seguir consultando, pero a modo de histórico.
A continuación, se describe la gestión de los cobros al comensal.
Guía Funcional de la aplicación de Comedores Escolares (W74) Página 43
5.5. GESTIÓN DE COBROS DEL COMENSAL
La gestión de los cobros del comensal se realiza desde la tercera de las pestañas (COBROS) de
detalle de un comensal. El funcionamiento de esta pestaña es diferente en función del tipo de
cobro configurado para el comensal: domiciliado o no domiciliado.
5.5.1. GESTIÓN DE COBROS DEL COMENSAL CON DOMICILIACIÓN
Desde esta pestaña se prepara la información de cobros mensuales de cada comensal. Esta
información es necesaria para la domiciliación de cuotas de comedor a través de la entidad
bancaria. La domiciliación de cobros se describe en un apartado posterior de este documento.
Esta pantalla muestra un listado y una serie de datos acerca del estado de los cobros realizados a
lo largo del curso escolar al comensal.
Para cada uno de los meses que dura el calendario de comedor (de septiembre a junio) este
listado muestra una serie de columnas de información con el detalle de la gestión de los cobros
mensuales:
Número de días, cuenta el número de días en el mes en los que el comensal ha hecho una
reserva en el comedor (con o sin devolución).
Cuota real, en base a la cuota asignada al comensal, que puede tener tramos con
diferentes cuotas a lo largo del curso, y en base a las posibles devoluciones, así como
incidencias en el servicio, la aplicación calcula el importe real de dicho mes. El detalle de
este cálculo se puede obtener del EXCEL de la pestaña de USO DE COMEDOR.
Gastos, se trata de una columna editable manualmente que permite introducir cualquier
gasto asociado a la gestión de posibles devoluciones de domiciliaciones. Este concepto
suma al importe de cuotas reales.
Cuota a domiciliar, se trata del importe que se envía al banco para su domiciliación. La
aplicación está pensada para calcular un importe fijo mensual en base al presupuesto
inicial de cada comensal. En el siguiente subapartado, se describe más en detalle la
explicación de cómo calcula la aplicación este importe y cómo se puede reajustar.
Guía Funcional de la aplicación de Comedores Escolares (W74) Página 44
Pagada, esta columna indica si el importe ha sido pagado mediante domiciliación. Esta
columna es marcada como PAGADA igual a SI, cada vez que se incluya dicha cuota
mensual en un fichero de domiciliación. Y automáticamente marcada como PAGADA igual
a NO, si dicha cuota es devuelta por el banco. En un apartado posterior se explica como se
gestionan las domiciliaciones de cuotas de comedor, así como las devoluciones que puede
devolver el banco. Esta columna puede ser modificada manualmente mediante el listado
editable por el usuario CENTRO.
Incluir en próxima domiciliación, esta columna permite indicar a la aplicación si una
cuota que todavía no ha sido pagada se incluya en el fichero de domiciliación del mes. Por
defecto, tiene el valor SÍ. Cada vez que la cuota se incluye en un fichero de domiciliación,
este campo automáticamente queda marcado como NO, para que no se vuelva a incluir
en nuevos ficheros de domiciliación. Sin embargo, si la cuota es devuelta por el banco,
esta columna automáticamente queda marcada como SÍ, para que sea incluida en un
nuevo fichero de domiciliación. Excepcionalmente cuando el CENTRO considera que no
quiere incluir en nuevas domiciliaciones dicha cuota éste puede modificar manualmente
mediante el listado editable el valor de dicha columna.
Estado de domiciliación, cuando se realiza la domiciliación con el banco en esta columna
se puede ver el estado de la domiciliación que puede ser:
o Domiciliación, es el estado por defecto una vez que dicha cuota ha sido incluida y
enviada al banco dentro de un fichero de domiciliación. Por defecto, se entiende
que el tercero la va a pagar.
o Devuelta, como resultado de la carga del fichero de devoluciones que facilita la
entidad bancaria, se indica que el banco ha devuelto la domiciliación.
Debajo del listado de los meses se muestra el resto de la información de cobros del comensal y el
resumen:
Becario, indica si el comensal es becario de comedor o no. Es un dato, obtenido
automáticamente de la aplicación de becas.
Número total de días con reservas/devoluciones de comedor. Es la suma de la columna
Número de días para cada uno de los meses de comedor.
Cálculo del importe a PAGAR (si es positivo) o a DEVOLVER (si es negativo), que es la
suma de las cuotas reales, más la suma de los gatos menos los importes pagados (cuota a
domiciliar) que en la columna pagado tenga el valor sí.
Si el comensal es becario de comedor, en el cálculo no se tienen en cuenta los importes
de la cuota real y gastos, de tal forma que todo dinero que haya sido pagado será
propuesto a devolver al comensal.
CÁLCULO DE LA CUOTA A DOMICILIAR
Guía Funcional de la aplicación de Comedores Escolares (W74) Página 45
Una característica específica del cobro domiciliado es el cálculo del importe fijo mensual. El
sistema establece una cuota fija mensual en base al presupuesto inicial en el mismo momento en
el que el comensal es validado de forma automática. No se cobra mes a mes el gasto real.
El sistema tiene en cuenta el calendario de uso de comedor con el detalle de todas las reservas de
comedor que también es rellenado automáticamente en ese momento, el tipo de cuota del
comensal (cada una tiene configurado un importe de cuota en euros), y el número de meses en
los que el CENTRO tiene configurada la domiciliación (septiembre y junio pueden ser opcionales).
Además, tiene en cuenta si el comensal está configurado para COBRAR POR DEFECTO SI o NO. Si
está configurado como NO, entonces en importe fijo de la cuota es cero euros.
Se suma el total de las cuotas y se divide entre el número de meses a domiciliar, resultando en
una cuota fija. En el caso de un comedor que no tenga configurada la domiciliación en alguno de
los meses opcionales (junio o septiembre), para dichos meses se configurará una cuota de 0
euros, repartiéndose el importe de dichos meses entre el resto de meses hábiles.
Lógicamente, una cosa es el presupuesto inicial en el momento en el que se valida al comensal, y
otra el uso real de comedor a lo largo del curso. Es por ello que a lo largo del curso puede ser
necesario ajustar dicha cuota fija.
Para ello hay varias opciones:
De forma manual y para cada mes, mediante el listado editable el campo CUOTA A
DOMICILIAR puede ser modificado por el CENTRO:
Mediante la opción RECALCULAR DOMICILIACIONES, que permite a partir de un mes
recalcular el nuevo importe total de cobros prorrateado entre los meses restantes no
pagados:
Esta opción, permite volver a ajustar la cuota fija de los meses restantes que queden
pendientes por pagar en base al cálculo de cobros actualizados.
Por último, y con el objetivo de ajustar la diferencia entre el importe real total a cobrar y
lo ya pagado por el comensal, en el último mes hábil de domiciliación, hay una forma
masiva de actualizar la cuota del último mes hábil DE TODOS LOS COMENSALES DEL
COMEDOR, que está disponible en la pantalla de búsqueda del buscador de comensales
mediante el botón de acción RECALCULAR DOMICILIACIONES:
Guía Funcional de la aplicación de Comedores Escolares (W74) Página 46
Esta acción puede ser ejecutada por el usuario CENTRO, en base a los siguientes criterios:
Se debe utilizar esta operación una vez que ya se ha acabado el servicio de comedor y
cada comensal tenga las reservas y devoluciones definitivas en sus respectivos
calendarios.
Afecta al cálculo de la cuota del último mes hábil de todos los comensales del comedor
que tengan configurado el tipo de cobro mediante domiciliación. Por tanto, está pensada
para que una vez se ejecuta únicamente se domicilie dicho último mes, que podrá ser
junio o mayo en función de la configuración del comedor.
Se puede ejecutar tantas veces como se necesite, pero sólo afectará a aquellos
comensales que sigan sin tener pagada la cuota del último mes hábil.
Realiza el siguiente cálculo: suma todos los importes de las cuotas reales (columna
CUOTA REAL), suma posibles gastos que hayan podido generar la gestión de las
domiciliaciones (GASTOS) y resta todos los importes que hayan sido realmente pagados
(columna CUOTA A DOMICILIAR con la columna PAGADA con valor SÍ). Y dicho cálculo es
el que se configura en la columna CUOTA A DOMICILIAR del último mes, lista para que se
realice la domiciliación.
Guía Funcional de la aplicación de Comedores Escolares (W74) Página 47
5.5.2. GESTIÓN DE COBROS DEL COMENSAL SIN DOMICILIACIÓN
Para el caso de que el comensal no desee domiciliar los cobros, la gestión de esta pestaña se
simplifica:
El listado de meses de comedor necesita menos columnas de información, limitándose a una
columna CUOTA PAGADA, que de forma manual (mediante listado editable) permite al CENTRO
mes a mes guardar el importe de la cuota que paga el comensal. Es sobre esta columna sobre la
que se hace el cálculo de importe total pagado.
5.6. DOMICILIACIÓN DE COBROS DEL CENTRO
Esta funcionalidad está accesible desde la siguiente opción de menú: GESTIÓN ECONÓMICA >
DOMICILIACIÓN DE COBROS DE CENTRO:
El usuario CENTRO desde esta funcionalidad va a poder generar los ficheros de domiciliación
mensuales para su envío a la entidad bancaria.
Guía Funcional de la aplicación de Comedores Escolares (W74) Página 48
Por un lado, esta pantalla muestra un listado con los ficheros mensuales que el CENTRO ha
generado a lo largo del curso escolar. Por cada fichero se muestra la información relativa a:
Mes, al que corresponden las cuotas a domiciliar.
Fecha creación, en la que se genera el fichero.
Fecha de efecto, que permite indicar al banco en qué fecha quiere que se giren las
domiciliaciones.
Importe total, suma de todas las cuotas incluidas en el fichero.
Eliminado, indicar que dicho fichero finalmente no ha sido enviado al banco y por tanto
queda en estado de baja lógica.
Seleccionando un fichero de domiciliaciones se puede obtener la siguiente información de él:
Descargar fichero XML, es el fichero en el formato estándar Q19 de intercambio de
información con las entidades bancarias, que contiene la información de detalle de las
domiciliaciones. Éste es el fichero que se debe cargar a través del aplicativo de la entidad
bancaria.
Descargar fichero EXCEL, es el fichero en formato más amigable con el listado de cuotas
incluidas en el fichero:
Devoluciones, permite descargar un listado con las cuotas de dicho fichero de
domiciliación que han sido devueltas por el banco:
Guía Funcional de la aplicación de Comedores Escolares (W74) Página 49
GENERACIÓN DE UN FICHERO DE DOMICILIACIÓN
Para generar un nuevo fichero de domiciliaciones únicamente hay que seleccionar el mes sobre el
que se quiere domiciliar las cuotas y la fecha de efecto (opcionalmente) en que se quiere girar
dichas domiciliaciones.
En base a ambos parámetros el sistema va a incluir en un nuevo fichero de domiciliación las
cuotas que cumplan los siguientes criterios:
Incluye las cuotas del mes, de todos los comensales, de todos los comedores del
CENTRO,
De aquellos comensales que tengan configurado el tipo de cobro mediante
domiciliación,
Que NO sean comensales becarios de comedor,
Que en la columna CUOTA A DOMICILIAR de la pestaña COBROS haya configurado un
importe mayor a cero euros,
Que la columna PAGADA esté marcada a NO, y
Que la columna INCLUIR EN PRÓXIMA DOMICILIACIÓN esté marcada a SÍ.
Si todas las condiciones son correctas y el fichero al menos contiene una cuota éste es generado y
se muestra en el listado. Desde el listado se puede descargar el fichero XML para su carga en el
sistema de la entidad bancaria.
Este proceso asigna un identificador único a cada cuota que permite seguir su trazabilidad. Las
cuotas incluidas en el fichero quedan modificadas en la pestaña de COBROS de la siguiente
manera:
La columna PAGADA queda marcada a SÍ.
La columna INCLUIER EN PRÓXIMA DOMICILIACIÓN queda marcada a NO.
La columna ESTADO DOMICILIACIÓN, queda en estado DOMICILIACIÓN.
Lo que impide que esta cuota de forma automática se incluya de manera duplicada en otros
ficheros de domiciliación.
COMENSALES BECARIOS
Cuando se resuelve favorablemente la solicitud de beca de un alumno, automáticamente, el
comensal BECARIO deja de aparecer en los ficheros de domiciliación. El importe a pagar de un
comensal BECARIO es cero.
En caso de que se le haya cobrado al BECARIO un determinado importe económico hasta la fecha,
el Centro es el encargado de realizar la devolución de dicho importe.
ELIMINACIÓN LÓGICA DE UN FICHERO DE DOMICILIACIONES
Un fichero de domiciliación generado, mientras no haya sido enviado a la entidad bancaria puede
ser eliminado de manera lógica, es decir, no es borrado permanentemente, pero queda en estado
invalidado. Para ello desde el listado está disponible la acción ELIMINAR. Dicha eliminación es
Guía Funcional de la aplicación de Comedores Escolares (W74) Página 50
lógica, quedando rastro en la aplicación de tanto la operación de generación de fichero como la
de borrado.
Cuando se elimina un fichero de domiciliaciones, la operación se revierte quedando todas las
cuotas incluidas en el fichero de nuevo en estado preparado para ser incluidas en un nuevo
fichero de domiciliación, es decir:
La columna PAGADA queda marcada a NO.
La columna INCLUIR EN PRÓXIMA DOMICILIACIÓN queda marcada a SÍ.
La columna ESTADO DOMICILIACIÓN, queda en estado vacío.
CARGA DE FICHERO DE DEVOLUCIONES
Una vez se dispone de un fichero de devoluciones proveniente de la entidad bancaria con el
formato predeterminado, éste puede ser cargado en el aplicativo. Simplemente es necesario
buscar y seleccionar el fichero de devoluciones ubicado en el PC y pulsar el botón de acción
CARGAR FICHERO DEVOLUCIONES.
Este proceso identifica mediante el identificador único qué cuotas han sido devueltas y además
modifica el estado de dichas cuotas para que puedan volver a ser incluidas en un nuevo fichero de
domiciliaciones, quedando la cuota mensual en la pestaña de COBROS de la siguiente manera:
La columna PAGADA queda marcada a NO.
La columna INCLUIER EN PRÓXIMA DOMICILIACIÓN queda marcada a SÍ.
La columna ESTADO DOMICILIACIÓN, queda en estado DEVUELTA.
Guía Funcional de la aplicación de Comedores Escolares (W74) Página 51
5.7. GESTIÓN DE INCIDENCIAS DE COMEDOR
Esta funcionalidad está accesible desde la siguiente opción de menú: DIMENSIONAMIENTO >
INCIDENCIAS DE COMEDOR:
Mediante un buscador se pueden filtrar y acceder al listado de incidencias resultado de la
búsqueda:
Se definen dos tipos de incidencias que afectan al servicio de comedor:
Suspensión temporal parcial o total del servicio de comedor, incidencia que obliga a
suspender el servicio de comedor y que afecta a las devoluciones que hay que hacer a los
comensales, y a la facturación del servicio de la empresa adjudicataria.
Cambio del tipo de elaboración de menú, incidencia que afecta únicamente al tipo de
elaboración de menú y que sólo afecta a la facturación del servicio de menús.
Las incidencias de comedor pueden ser solicitadas por el usuario CENTRO escolar o por la misma
DELEGACIÓN, pero únicamente pueden ser validadas, y por tanto, tomar efecto, por el usuario
DELEGACIÓN.
Guía Funcional de la aplicación de Comedores Escolares (W74) Página 52
5.7.1. INCIDENCIA DE CAMBIO DE TIPO DE ELABORACIÓN DE MENÚ
El CENTRO para este tipo de incidencia debe indicar el nuevo tipo de elaboración del menú al que
se solicita cambiar, el periodo entre fechas en el que va a aplicar el cambio, así como adjuntar de
forma obligatoria la documentación que justifique dicho cambio.
Una vez solicitada la incidencia, es el usuario DELEGACIÓN el que debe revisar la solicitud y
rechazar o validar la incidencia. Una vez validada la solicitud, la aplicación tiene en cuenta a
efectos de facturación el nuevo tipo de menú para el periodo aprobado.
5.7.2. INCIDENCIA DE SUSPENSIÓN TEMPORAL DEL SERVICIO DE COMEDOR
A diferencia de la incidencia de cambio de menú, la suspensión del servicio de comedor afecta a
las devoluciones a los comensales, y a la facturación de la empresa adjudicataria, por lo que es
necesario tipificar más información:
Guía Funcional de la aplicación de Comedores Escolares (W74) Página 53
El usuario CENTRO además del periodo entre fechas deberá indicar a qué niveles educativos
afecta la suspensión del servicio: AULA 2 AÑOS, INFANTIL, PRIMARIA, ESO y RESTO de
comensales. Esta incidencia implicará devoluciones en los calendarios de uso de comedor de los
comensales de los niveles configurados.
El usuario DELEGACIÓN es el encargado de completar el resto de la información de la incidencia y
VALIDAR o RECHAZAR la misma.
Por un lado, debe configurar el tipo de facturación que se va a aplicar:
Cada tipo de facturación, permite configurar la reducción en un tanto por ciento del importe de
facturación, que puede separarse en dos tramos de días, y aplicarse al importe autorizado o al
importe finalmente realizado.
Y por otro, se debe tipificar qué devolución se ha de practicar a los comensales afectados.
Actualmente sólo se permite un tipo de devolución total por suspensión temporal del servicio:
En el calendario de uso de comedor del comensal afectado por la incidencia aparecerán los días
marcados en fondo AZUL:
Y en el Excel de detalle de los cobros de comensal dicha suspensión será tenida en cuenta a la
hora de calcular la cuota a pagar:
Guía Funcional de la aplicación de Comedores Escolares (W74) Página 54
5.8. GESTIÓN DE INCREMENTOS Y SUSTITUCIONES DE PERSONAL DE COMEDOR
Se ha descrito en la fase de dimensionamiento en qué pantallas se gestiona el número de
personas monitores y horas de cocina/office que el DEPARTAMENTO autoriza para cada comedor
tanto en el periodo de jornada ordinaria como intensiva. En dichas pantallas la aplicación muestra
el cálculo automático en base al número de comensales habituales y los correspondientes ratios,
que puede ser modificado manualmente por DELEGACIÓN y SERVICIOS CENTRALES.
Dicho número de horas autorizadas es la base. Sin embargo, puede ser necesario de manera
excepcional para determinados comedores poder autorizar incrementos de personal de
comedor en un determinado periodo de tiempo. Para esta necesidad el aplicativo habilita una
funcionalidad que es accesible desde la opción de menú DIMENSIONAMIENTO > SOLICITUD DE
INCREMENTOS Y SUSTITUCIONES:
La pantalla de filtro de búsqueda permite filtrar las diferentes solicitudes gestionadas a lo largo
del curso escolar para cada comedor, así como obtener un listado de detalle.
Guía Funcional de la aplicación de Comedores Escolares (W74) Página 55
La pantalla con el listado resultado de la búsqueda muestra por cada solicitud un registro con su
información resumen. Las solicitudes de incremento o de sustitución de personal autorizan para
cada día de la semana (lunes a viernes) un número de horas por cada tipo de personal (monitor,
cocina y office) por separado.
El usuario CENTRO únicamente puede hacer solicitudes de incremento mediante el formulario de
alta simplificado:
El CENTRO debe indicar el tipo (incremento o sustitución), el periodo entre fechas para el que
hace la solicitud, y el motivo. También puede adjuntar documentos a la solicitud.
El usuario DELEGACIÓN puede proponer el visto bueno de la autorización, el rechazo de la misma,
o reabrir la solicitud para que el CENTRO la modifique. Y es el encargado de configurar el detalle
de la autorización:
Guía Funcional de la aplicación de Comedores Escolares (W74) Página 56
Mediante listado editable, el usuario DELEGACIÓN configura para cada uno de los 6 tipos de
personal: COCINA, OFFICE, MONITOR AULA 2 AÑOS, MONITOR INFANTIL, MONITOR PRIMARIA y
MONITOR ESO, y para cada día de la semana (lunes a viernes) los siguientes 3 datos:
Incremento en número de horas a realizar por el personal ya contratado, y que por
tanto se sumará al total de horas autorizadas.
Número de personas nuevas, que es necesario contratar.
Número de horas a contratar, a cada una de las personas nuevas.
Cuando DELEGACIÓN propone el visto bueno de la autorización, o propone el rechazo, es el
usuario SERVICIOS CENTRALES quien finalmente valida o rechaza la solicitud, pudiendo modificar
los datos de la misma.
La aplicación tiene en cuenta los incrementos autorizados y los aplica en el control de facturación
del servicio de personal para el periodo entre fechas autorizado, sumando dicho incremento al
número de horas autorizadas base.
5.9. GESTIÓN DEL SERVICIO CONTRATADO A LA EMPRESA ADJUDICATARIA
Los usuarios CENTRO son los encargados de controlar diariamente el servicio prestado por la
empresa adjudicataria, y controlar las facturas que ésta emite. Esta funcionalidad se realiza a
Guía Funcional de la aplicación de Comedores Escolares (W74) Página 57
través de cuatro funcionalidades: SOLICITUD DE MENÚS, CONTROL DE MONITORES, CONTROL DE
PERSONAL DE COCINA y CONTROL DE PERSONAL DE OFFICE.
A continuación, se describen en detalle cada una de estas funcionalidades:
5.9.1. SOLICITUD DE MENÚS
A través de esta funcionalidad el usuario CENTRO escolar gestiona diariamente el pedido de
menús a la empresa y controla la facturación mensual de dicho servicio. Esta funcionalidad está
disponible en la opción de menú: GESTIÓN DE COMEDOR > SOLICITUD DE MENÚS:
Mediante el botón ACTUALIZAR CAMBIOS REALIZADOS EN EL CALENDARIO LECTIVO se actualiza
el calendario del mes con posibles cambios en el calendario de comedor, festivos, así como
información de incidencias de comedor que afectan al tipo de elaboración de menú, y/o a la
suspensión del servicio de comedor. El usuario debe activar manualmente este botón para reflejar
cualquier cambio que afecte al mes. Este botón también tiene en cuenta cualquier posible
modificación del tipo de menú configurado para el comedor a la hora de aplicar el
correspondiente precio.
Para cada mes de comedor escolar este listado muestra por cada día la siguiente información:
Tipo de jornada, que puede ser no escolar (cuando está fuera del calendario escolar),
jornada ordinaria, jornada intensiva y festivo, y que se obtiene a partir de la información
configurada en la funcionalidad DURACIÓN DEL COMEDOR y del calendario festivo del
centro titular de comedor.
Número de comensales, que tiene reserva de comedor en su calendario de uso de
comedor. No se tienen en cuenta aquellas reservas sobre las que se ha producido una
devolución o una suspensión del servicio de comedor. El detalle de las reservas de cada
día se obtiene mediante el listado EXCEL DE RESEREVAS DEL DÍA:
Guía Funcional de la aplicación de Comedores Escolares (W74) Página 58
Menús solicitados, campo editable manualmente mediante listado editable que permite
al CENTRO solicitar diariamente una cantidad menor de menús que comensales, con
objeto de no desperdiciar comida sobrante.
Personas de empresa, esta columna sólo se muestra si el comedor tiene cocina y elabora
el menú IN SITU. El centro debe indicar para cada día el número de personas de la
empresa que comen en el comedor, ya que se debe descontar de la factura el coste de la
elaboración de dichos menús. El importe a descontar se configura desde el lote asociado a
dicho comedor.
Menús a facturar, campo que el CENTRO debe completar diariamente con el número de
menús servidos por la empresa, y que permite reflejar cualquier incidencia con los menús
servidos descontando aquellos que hayan tenido que desecharse.
Tipo de menú, indica el tipo de elaboración de menú autorizado por el Departamento, y
que tiene en cuenta posibles incidencias de comedor que afecten a la elaboración del
menú y que se gestionan desde la funcionalidad descrita anteriormente INCIDENCIAS DE
COMEDOR.
Precio de menú, refleja el precio de menú asociado al tipo de elaboración de menú,
ofertado por la empresa adjudicataria del lote al que pertenecen el comedor.
% a facturar, en el caso de que, para el día respectivo, se haya validado una incidencia de
tipo suspensión del servicio de comedor, se muestra el tanto por ciento al que se deben
facturar los menús servidos. Dicho porcentaje se encuentra tipificado en el tipo de
facturación validado por DELEGACIÓN para la incidencia de comedor.
Importe total, importe subtotal diario de los menús servidos.
Guía Funcional de la aplicación de Comedores Escolares (W74) Página 59
Solicitado, refleja para cada día del mes si el CENTRO ha generado el pedido
correspondiente. A continuación, se describe en qué consiste la generación diaria del
pedido de menús.
GENERAR PEDIDO DIARIO DE MENÚS
Seleccionando el día concreto sobre el que se desea realizar el pedido diario el usuario CENTRO
debe pulsar en el enlace GENERAR PEDIDO DIARIO. Esta acción marca como solicitadas todas las
reservas de comensales del día seleccionado y además genera un Excel con la información
necesaria para la empresa adjudicataria. Una vez generado el pedido, si se desea volver a obtener
el Excel con el pedido diario se puede pulsar el enlace EXCEL PEDIDO DIARIO:
El Excel con el pedido diario muestra el número de menús por tipo (BASAL, NO CERDO, etc.), y el
listado de comensales identificados que necesitan una dieta especial.
El listado también muestra el número de menús solicitados para dicho día (que puede ser menor,
nunca mayor, que el número de comensales). Por fuera de la aplicación el usuario debe hacer el
reparto entre los tipos de menús del número a solicitar.
Si una vez generado el pedido se realiza algún cambio en las reservas de comedor (altas o bajas)
se puede volver a generar el pedido para reflejar dichos cambios. Para ello se debe volver a pulsar
la acción GENERAR PEDIDO DIARIO.
En la parte inferior de la pantalla se muestra el total del importe de menús que es el que debe
coincidir con la factura de la empresa:
Además, hay un enlace al listado RESUMEN MENSUAL DE FACTURACIÓN DEL CENTRO:
Guía Funcional de la aplicación de Comedores Escolares (W74) Página 60
5.9.2. CONTROL DE MONITORES
El usuario CENTRO escolar mediante la funcionalidad disponible en la opción de menú GESTIÓN
DE COMEDOR > CONTROL DE MONITORES debe controlar diariamente las horas realizadas por el
personas autorizado de monitor:
Al igual que se ha descrito para la funcionalidad de solicitud de menús, mediante el botón
ACTUALIZAR CAMBIOS REALIZADOS EN EL CALENDARIO LECTIVO, se recoge cualquier cambio en
el calendario del comedor (periodos de jornada ordinaria e intensiva, festivos e incidencias de
suspensión de comedor) y lo aplica al listado de días del mes. Para aquellos días en los que se
haya validado una incidencia de suspensión de comedor recalcula el importe diario en base al
porcentaje de facturación tipificado para la incidencia.
Para cada día del mes, el listado muestra el detalle del personal monitor autorizado diferenciando
por el nivel educativo (AULA 2 AÑOS, INFANTIL, PRIMARIA y ESO):
Guía Funcional de la aplicación de Comedores Escolares (W74) Página 61
Duración, duración del comedor para dicho día.
Número de monitores, autorizado según el ratio establecido en la pantalla de
DIMENSIONAMIENTO DE PERSONAL MONITOR para dicho día.
Incremento autorizado, para cada día se muestran las horas autorizadas por el
Departamento a través de la funcionalidad de SUSTITUCIONES E INCREMENTOS.
En base toda esta información, la aplicación calcula el total diario de horas autorizadas de
monitor. Para cada nivel educativo se multiplica la duración del servicio de comedor por el
número de monitores autorizados y se le suman las horas autorizadas mediante incremento. Las
horas autorizadas serán la suma de las horas de los cuatro niveles educativos.
El CENTRO debe controlar diariamente si el personal monitor realiza las horas autorizadas y
registrar las horas reales en la columna REALIZADAS. La aplicación valida que las horas realizadas
nunca superen las horas autorizadas. También debe controlar y registrar en la columna MEJORA
SERVICIO las horas que el personal de monitor dedica al día en dicho concepto. La aplicación
valida que no se superen las horas anuales autorizadas al personal de comedor en concepto de
mejora de servicio.
El máximo anual de horas de mejora de servicio se obtiene a partir del número de personas
configuradas en la pantalla de dimensionamiento para dicho comedor:
Y al número de horas de mejora de servicio por persona configuradas en el módulo de
ADMINISTRACIÓN DE VALORES:
En la parte inferior de la pantalla se muestra el total del importe de en concepto de personal
monitor que es el que debe coincidir con la factura de la empresa:
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5.9.3. CONTROL DE PERSONAL DE COCINA
A través de la opción de menú GESTIÓN DE COMEDOR > CONTROL DE PERSONAL DE COCINA el
CENTRO debe realizar el control y seguimiento de las horas del personal de cocina para aquellos
comedores que tengan autorizada la elaboración de menú IN SITU y tengan dimensionado la
contratación de personal de cocina de empresa (no se debe hacer el seguimiento de las horas
realizadas por el personal cocinero del Departamento de Educación):
El funcionamiento de esta pantalla es similar a los mantenimientos anteriores.
El usuario CENTRO diariamente debe indicar el número de horas que realmente se realizan en el
comedor por el personal de cocina de empresa. No se debe registrar la dedicación del personal
del Departamento. Además, el personal de cocina de empresa no tiene asignadas horas de
mejora de servicio anuales, por lo que tampoco deben ser reflejadas.
Mediante el botón ACTUALIZAR CAMBIOS REALIZADOS EN EL CALENDARIO LECTIVO además de
reflejar posibles cambios en el calendario de comedor, actualiza posibles incidencias de comedor
que afecten al mes seleccionado. La aplicación aplicará el tanto por ciento de reducción de la
facturación según la tipificación de la incidencia, y calculará el importe diario en base a la tarifa
hora de personal de cocina adjudicada a la empresa del lote del comedor.
En la parte inferior se muestra el importe de la factura mensual que debe emitir la empresa.
5.9.4. CONTROL DE PERSONAL DE OFFICE
De manera muy similar a la pantalla de control de personal de cocina el CENTRO escolar a través
de la opción de menú GESTIÓN DE COMEDOR > CONTROL DE PERSONAL OFFICE deberá controlar
y hacer el seguimiento del personal de office para aquellos comedores que tengan autorizado el
tipo de elaboración de menú TRANSPORTADO:
Guía Funcional de la aplicación de Comedores Escolares (W74) Página 63
A diferencia del personal de cocina de empresa, el personal de office sí que tiene por convenio
horas de mejora de servicio y por tanto el Centro diariamente deberá controlar el número de
horas realizadas bajo dicho concepto. La aplicación validará que no se supera el máximo anual
autorizado.
5.9.5. RESUMEN MENSUAL DE FACTURACIÓN DEL CENTRO
Desde la opción del menú GESTIÓN ECONÓMICA > RESUMEN MENSUAL DE FACTURACIÓN DEL
CENTRO, se puede descargar diversos listados relativos a la facturación de los servicios de menús
y de personal:
Además, a través de esta pantalla el CENTRO debe indicar mes a mes cuándo realiza el pago de las
correspondientes facturas de la empresa. Para ello debe seleccionar el mes correspondiente y
pulsar el botón MARCAR MES COMO PAGADO. En caso de error, esta acción se puede revertir
mediante el botón MARCAR MES COMO PENDIENTE.