Post on 03-Jul-2015
Hoja de trabajo
Hoja de trabajo, también conocida con el nombre de Estado de trabajo, no es
un documento contable obligatorio o indispensable, tiene carácter optativo, y
además de índole interna, que el contador formula antes de hacer el cierre
anual de las operaciones y que le sirve de guía para hacer con seguridad los
asientos de ajuste, los de pérdidas y ganancias y el cierre del libro diario, así
como los Estados financieros: Estado de situación y Estado de resultados en el
libro de inventarios y balances.
Importancia
Es importante ya que sirve de guía para hacer con seguridad los asientos de
ajuste, los de ganancias y pérdidas y el cierre del libro diario, así como los
Estados financieros: Estado de situación y Estado de resultados en el libro de
inventarios y balances.
Estructura de la hoja de trabajo
La hoja de trabajo se elabora en una hoja de 8 o 12 columnas dependiendo la
información que necesite la empresa. La hoja de 8 columnas contiene la
siguiente estructura:
Contiene una columna para escribir el nombre de las cuentas
Cuatro secciones; con par de columnas cada una para los correspondientes
débitos y créditos, con la siguiente discriminación:
Sección 1: Balance de Comprobación
Sección 2: Costo de Ventas
Sección 3: Estado de Ganancias y Perdidas
Sección 4: Balance General.
Mientras que la hoja de 12 columnas contiene la siguiente estructura.
Una columna para escribir el nombre de las cuentas
Seis secciones, con par de columnas cada una para los correspondientes
débitos y créditos, con la siguiente discriminación:
Sección 1: Balance de Comprobación
Sección 2: Ajustes.
Sección 3: Balance de Comprobación Ajustado.
Sección 4: Costo de Ventas
Sección 5: Estado de Pérdidas Ganancias y Pérdidas
Sección 6: Balance General.
Preparación
Hoja de trabajo de 8 columnas
Se escribe el encabezamiento de la hoja, luego el título de cada uno de las
seis secciones, con sus respectivos DEBE y HABER, balance de
comprobación, costo de ventas, ganancias y perdida y el balance general.
Se escribe el nombre de las cuentas y se anotan sus saldos en la sección del
balance de comprobación, asegurándose de registrar los saldos deudores en la
columna del DEBE y los saldos acreedores en la columna del HABER. Hecho
esto, se sumar ambas columnas.
Luego corresponde al cálculo del costo de ventas. En la columna del DEBE se
anota el monto del inventario inicial de mercancías, las compras, fletes en
compras y cualquier otro gasto en compras, en la columna del HABER se anota
el monto de las devoluciones, descuentos y rebajas en compras, si existen, y el
inventario de mercancías final. Se totaliza cada columna y se advierte que el
resultado de las sumas no son iguales, la suma de la columna del DEBE es
mayor que la suma de la columna de HABER. La diferencia entre estas cifras
constituye el costo de ventas, el cual se anota debajo del monto obtenido en la
columna del HABER para cuadrar la sección. Este monto se traslada también
al debe de la sección siguiente.
Luego se realiza la sección de Ganancias y Pérdidas. Anote en la columna del
DEBE el costo de ventas determinado en la sección anterior. A la columna del
HABER se trasladan los montos de las cuentas de ingresos. Hecho esto, se
procede a totalizar ambas columnas del mismo modo que en la sección
anterior. Se encontrará una diferencia entre los dos resultados, esa diferencia
equivale al resultado económico alcanzado durante el ciclo económico. Si el
total del haber es mayor que la del debe el resultado se denomina UTILIDAD
DEL EJERCICIO, en caso contrario, DEBE mayor que HABER, el resultado se
llama PERDIDAD DEL EJERCICIO. Con el propósito de cuadrar las sumas de
ambas columnas, el resultado obtenido, bien sea UTILIDAD O PERDIDA, se
agrega en la columna que tenga menor monto, con el correspondiente
señalamiento en la lista de cuentas de si se trata de una UTILIDAD o una
PERDIDA. Este monto se traslada a la sección de Balance General, al DEBE si
es PERDIDA, al HABER si es UTILIDAD.
Y por ultimo la sección del Balance General todas las cuentas reales y las de
valuación. En la columna del DEBE se anotan los montos de las cuentas de
activo y la de PERDIDA DEL EJERCICIO y cuenta personal si fuera este el
caso, NO OLVIDE LA CUENTA DE INVENTARIO DE MERCANCIAS FINAL,
en la columna del HABER se registran los montos de las cuentas de pasivo,
capital y valuación de activos, así como también la UTILIDAD DEL EJERCICIO,
si este fuere el caso. La Hoja de Trabajo se concluye con la totalización de los
saldos de ambas columnas de esta sección, los cuales deben arrojar sumas
iguales.
Hoja de trabajo de 12 columnas
En esta hoja se comienza con el mismo procedimiento de la hoja de 8
columnas a diferencia que antes de realizar la sección del Costo de Ventas se
debe realizar el ajuste y el balance de comprobación ajustado.
Una vez terminada la sección del balance de comprobación se estudia cada
uno de los saldos de las cuentas y se juzga se expresan la realidad, es decir, si
muestran la verdadera situación financiera y los resultados reales, de
conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados. Al
analizar cada cuenta del balance de comprobación, encontraremos saldos no
actualizados que no representan la realidad, aun cuando sean saldos correctos
desde el punto de vista matemático, ante estos casos procedemos a realizar el
ajuste correspondiente para sincerar esos valores originales y lograr que las
cuentas expresen información actualizada, mas apegada a la realidad de los
hechos financieros. En la segunda sección de la hoja de trabajo se anotan los
ajustes que sean necesarios y se preparan de modo que se facilite su posterior
registro en el libro diario general. Si los ajustes originan cuentas que no están
en el balance de comprobación original, ellas pueden agregarse debajo del
listado del balance inicial. Tenga especial cuidado de identificar cada ajuste con
un color para relacionar su respectivo cargo y abono, esto facilitará la revisión y
comprobación en caso de error, así como el posterior traslado al libro diario. Al
terminar la anotación de los ajustes sume cada columna, el total de la columna
de los débitos debe ser igual al total de la columna de los créditos.
Al terminar la sección de los ajustes, se elabora la sección del balance de
comprobación ajustado. En esta tercera sección se consolidan los montos de
las secciones anteriores, trasladando aquí el monto de cada cuenta del balance
de comprobación, arrastrando las cifras que aparezcan en la sección de
ajustes. Sume o reste según sea el caso, y tenga cuidado de anotar el
resultado en la columna del DEBE si el saldo es deudor o en la columna del
HABER si el saldo es acreedor. Tenga siempre presente que el saldo deudor
del balance de comprobación se suma con el respectivo cargo hecho en la
sección de ajustes, el saldo acreedor del balance de comprobación se suma
con el respectivo abono hecho en la sección de ajustes, por el contrario, se
resta saldo deudor del balance de comprobación menos el abono respectivo
efectuado en la sección de ajustes. Igualmente se resta saldo acreedor del
balance de comprobación menos el respectivo cargo realizado en la sección de
ajustes. Los saldos de las cuentas que no han sufrido ajustes se trasladan a las
correspondientes columnas del balance de comprobación ajustado, con los
montos originales que contiene el balance de comprobación inicial. Comience
el procedimiento con la primera cuenta de la hoja de trabajo y continúe, línea
por línea hasta que haya pasado todas las cuentas a las columnas de la
sección del balance ajustado. Al terminar los traslados sume cada columna
para verificar que sean iguales los totales de los débitos y los créditos.
Después de verificar los saldos de ambas columnas se siguen los mismos
procedimientos de la hoja de 8 columnas para el Costo de Ventas, Estado de
Ganancias y Pérdidas y Balance General.
Hoja de 8 Columna
CUENTAS
Balance de Comprobación Costo de Ventas Ganancias y Pérdida Balance General
DEBITO CREDITO DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER
Hoja de 12 Columna
CUENTAS
Balance de Comprobación ajuste
Balance. De Comp.Ajustado Costo de Ventas
Ganancias y Pérdida. Balance General
DEBITO CREDITO DEBE HABER DEBITO CREDITO DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER