¿DE VERDAD ES POSIBLE UNA GESTIÓN PÚBLICA SIN PAPEL? LA EXPERIENCIA DEL AYUNTAMIENTO DE ALMAZORA

Ignacio Martínez VilaSecretario del Ayuntamiento de Almazora

Almazora• Población: 26.150 habitantes.• Presupuesto 2014: 19.902.730,69 €• Plantilla municipal: 200 empleados.

1. Situación actual en el Ayuntamiento de Almazora

• Número de expedientes gestionados electrónicamentedurante el ejercicio 2013: 7.131 expedientes.

• Número de documentos firmados electrónicamente duranteel ejercicio 2013: 32.978.

1. Situación actual en el Ayuntamiento de Almazora

91%

9%

% ELECTRÓNICO% PAPEL

1. Situación actual en el Ayuntamiento de Almassora

• Plan de Modernización (2007) → se apuesta por la AEcomo motor del cambio.

• Fortalezas: Compromiso político, liderazgo interno yapoyo de la plantilla.

• Estrategia:• Se otorga a informática funciones de organización• Sintonía jurídico-informática• “Si lo haces sencillo lo haces posible”• El conocimiento debe residir en la organización• Se prioriza mejora de los procesos internos → Expediente

electrónico

2. ¿Cómo hemos llegado hasta aquí?

Catálogo de procedimientos

Implantación Gestor de

expedientes

Incorporación firma electrónica

Digitalización certificada

Registro Entrada

Registro Electrónico

Gestión documental y

Archivo electrónico

2. ¿Cómo hemos llegado hasta aquí?

Soluciones especificas ante problemas específicos

Libro de Resoluciones y Actas

Tablón de Anuncios Electrónico

Circuito firma facturas y documentos

contables

Interoperabilidad (234 expedientes)

Utilización transitoria de expedientes híbridos en supuestos problemáticos

Plicas contratación Proyectos voluminosos

Simplificación de procesos y procedimientos

Eliminación de trámites y documentos innecesarios

Limitar la parametrización del expediente electrónico

2. ¿Cómo hemos llegado hasta aquí? Estrategia

Registro Electrónico

Registro Electrónico

Digitalización certificada Registro

presencial

Digitalización certificada Registro

presencial

100 % electrónico100 % electrónico

Gestor expedientes

con firma electrónica

Gestor expedientes

con firma electrónica

Protocolo digitalización documentos

internos

Protocolo digitalización documentos

internos

100 % electrónico100 % electrónico

2. ¿Cómo hemos llegado hasta aquí? Estrategia II

Descoordinación LRBRL LAECSP

AAA

Convocatoria Órganos Colegiados

Mínimo uso de medios electrónicos por los ciudadanos

¿Requisitos de identificación

desproporcionados?

3. Obstáculos a superar

Evolución gestor de expedientes

Evolución gestor de expedientes

AAA

Foliación electrónica de expedientes

Gestión documental

Gestión documental

Archivo electrónico

Política de firma electrónica

4. ¿Qué estamos haciendo ahora?

ANTES AHORA

Desplazamiento 1º Registro solicitud Solicitud electrónica Registro solicitud (La

liquidación y abono de

la tasa ha sido

suprimida por la

reducción de su coste

de expedición)

Liquidación tasa (por el

departamento)

Desplazamiento 2º Abono tasa en el

entidad bancaria

colaboradora

Desplazamiento 3º Presentación en

Registro de Entrada del

justificante de abono

de la tasa

Elaboración certificado

por el SIAC y firma

automatizada del

mismo.

Elaboración certificado

por el departamento y

sucesiva recogida de

firmas

Retirada del certificado

por el interesado o

remisión mediante

email.

Desplazamiento 4º Retirada del certificado

por el interesado

Ejemplo práctico nº 1: Tramitación certificado empadronamiento

Solicitud presencial 80 €

Fotocopia DNI 5 €

Volante empadronamiento 5 €

Certificado discapacidad 30 €

Mantenimiento 3º GVA 5 €

Fotocopia IRPF toda familia 30 € x 2 p = 60 €

Certificado INSS prestaciones y pensionestoda familia

30 € x 2 p = 60 €

Escritura vivienda u otro título

5 €

Presupuesto obras 5 €

Licencia municipal 5 €

Solicitud electrónica 5 €

Interoperabilidad externa -------

Interoperabilidad interna -------

Certificado discapacidad 30 €

Mantenimiento 3º GVA 5 €

Interoperabilidad externa -------

Interoperabilidad externa -------

Escritura vivienda u otro título

5 €

Presupuesto obras 5 €

Interoperabilidad interna -------

• Cargas Anteriores • Cargas actuales

Coste: 260 €

Coste: 50 €

Ahorro: 81 %

Ejemplo práctico nº 2: Ayuda personas discapacitadas

Gracias por su atención

Ignacio Martínez VilaAyuntamiento Almassora (Castellón)

imartinez@almassora.es