Post on 03-Jul-2015
2. Técnicas usadas en el control financiero y administrativo para la toma de decisiones
Controlling
Procesos de riesgo y desarrollo de indicadores
“La primera obligación del gerente de una empresa es la de asegurar la supervivencia de la organización de la cual es responsable”
Jean Paul Sallenave
2.3.1-1
2. Técnicas usadas en el control financiero y administrativo para la toma de decisiones
Controlling
Principales Prácticas
Desarrollan numerosos indicadores del desempeño, que reflejan los requisitos de losclientes internos y externos, así como los factores clave que maneja la organización
Utilizan información y datos comparativos para mejorar el desempeño general y laposición competitiva (Benchmarking)
Refinan en forma continua las fuentes de información y sus usos en la organización.
Utilizan métodos analíticos adecuados para realizar los análisis, usan los resultadospara apoyar la planeación estratégica y la toma de decisiones cotidianas.
Hacen que todos participen en las actividades de medición y se aseguran de que lainformación sobre el desempeño se conozca en toda la organización.
Se aseguran de que los datos y la información son precisos, confiables, oportunos,seguros y confidenciales
Se aseguran de que los sistemas de hardware y software son confiables y amigablespara el usuario y que los datos y la información son accesibles para todos aquellosque los necesitan.
Administran en forma sistemática el conocimiento organizacional e identifican ycomparten las mejores prácticas (B2B: business to business – B2C: business toconsumer)
2. Técnicas usadas en el control financiero y administrativo para la toma de decisiones
Controlling
Balance Scorecard (Robert Kaplan y David Norton)
El propósito del balanced scorecard es «traducir la estrategia en indicadoresque comunican en forma única la visión de usted a la organización»
Perspectiva financiera: Mide los resultados finales que el negocio ofrece asus accionistas o dueños; éstos incluyen la rentabilidad, crecimiento delingreso, recuperación de la inversión, valor económico agregado (EVA) y valorpara los accionistas.
Perspectiva interna: Enfoca la atención en el desempeño de los procesosinternos clave que impulsan el negocio. Incluye indicadores como niveles decalidad, productividad, tiempo de ciclo y costo.
Perspectiva del cliente: Enfoca la atención en las necesidades y satisfaccióndel cliente y la participación de mercado. Incluye niveles de servicio, índices desatisfacción y repetición del negocio.
Perspectiva de la innovación y el aprendizaje: Dirige la atención hacia losfundamentos del éxito futuro (las personas y la infraestructura de laorganización). Entre los indicadores clave se pueden incluir activosintelectuales, satisfacción de los empleados, innovación en el mercado ydesarrollo de habilidades.
2. Técnicas usadas en el control financiero y administrativo para la toma de decisiones
Controlling
Criterios de Malcolm Baldrige
Los criterios de Malcolm Baldrige para la categoría de losresultados de excelencia en el desempeño clasifican indicadores enseis grupos:
Clientes
Productos y servicios
Financieros y de mercado
Recursos humanos
Eficiencia organizacional
Gobernabilidad y responsabilidad social
2. Técnicas usadas en el control financiero y administrativo para la toma de decisiones
Controlling
2. Técnicas usadas en el control financiero y administrativo para la toma de decisiones
Controlling
2. Técnicas usadas en el control financiero y administrativo para la toma de decisiones
Controlling
2. Técnicas usadas en el control financiero y administrativo para la toma de decisiones
Controlling
2. Técnicas usadas en el control financiero y administrativo para la toma de decisiones
Controlling
2. Técnicas usadas en el control financiero y administrativo para la toma de decisiones
Controlling
2. Técnicas usadas en el control financiero y administrativo para la toma de decisiones
Controlling
Contingencia Cotidiana
Cambios del entorno
Factores imponderables
Factores imprevisibles
Toda la empresa
Una división
Un departamento
Un centro de costos
Una instalación
2.3.1-2
2. Técnicas usadas en el control financiero y administrativo para la toma de decisiones
Controlling
Objetivos: criterios de control
Un buen sistema de controlling no sólo se preocupa por cerrar
la brecha entre los estándares y los logros reales, sino que debe
medir en la empresa el impacto de los imponderables o de las
contingencias.
2.3.1-3
2. Técnicas usadas en el control financiero y administrativo para la toma de decisiones
Controlling
Compresión del sistema
¿Para qué el desarrollo de
indicadores?
Llevar un control periódico
de procesos que pueden
poner en peligro el logro de
objetivos estratégicos
2.3.1-4
2. Técnicas usadas en el control financiero y administrativo para la toma de decisiones
Controlling
Ejemplos para establecer criterios de control
Sector Factor Clave de éxito Riesgos
Bancario Volumen de operaciones Bajo número de clientes
Incobrabilidad: clientes insolventes
Servicios Públicos Domiciliarios
Cobertura del servicioCosto de producción
´”Pérdidas Negras”Mantenimiento/Costo de infraestructura
Petrolero Volumen de operaciones Fijación de preciosFracaso de la exploración
Contratación con el Estado
Comercial Administración del inventario
Baja rotación
Clientes “infieles”
2.3.1-5
2. Técnicas usadas en el control financiero y administrativo para la toma de decisiones
Controlling
Ejemplos para establecer criterios de control
Sector Proceso a controlar
Bancario Captación de clientes
Evaluación de Solvencia
Servicios Públicos Domiciliarios Facturación y Cobro
Contratación de Obras
Petrolero Selección de las exploraciones
Comercial Compras: surtido y variedadControl de precios
2.3.1-6
2. Técnicas usadas en el control financiero y administrativo para la toma de decisiones
Controlling
Planeación estratégica
Las preguntas típicas de la planeación estratégica
¿dónde estamos?,
¿a dónde queremos llegar y cómo?
deben pasar por una evaluación de los procesos necesarios para
desarrollarlas.
En ese sentido necesitamos Indicadores que nos permitan
evaluar.
2.3.1-7
2. Técnicas usadas en el control financiero y administrativo para la toma de decisiones
Controlling
Definición de indicadores
¿Qué son los indicadores y cuál es su importancia?
¿Qué implicaciones tienen en los conceptos de mejoramiento?
¿Cuáles son las características de una buena medición?
2.3.2-1
2. Técnicas usadas en el control financiero y administrativo para la toma de decisiones
Controlling
Indicadores
Concepto: “Un rastro, una señal y una unidad de
medida de las variables integrantes de las actividades y procesos”.
Tipos: De gestión De impacto De resultado
Dimensiones: Cualitativa, que describe las variables. Cuantitativa, numérica o porcentual.
2.3.2-2
2. Técnicas usadas en el control financiero y administrativo para la toma de decisiones
Controlling
Indicadores
Elementos claves de la medición
Cantidad de productos y/o servicios entregados.
Calidad del producto y/o servicio: adecuación al uso.
Oportunidad de entrega: cumplimiento.
Costos de los productos / servicios.
Aseguramiento de los sistemas y procesos.
Motivación y actitud del talento humano.
2.3.2-3
2. Técnicas usadas en el control financiero y administrativo para la toma de decisiones
Controlling
Ejercicio
¿Cómo diferenciar los indicadores de gestión, impacto y producto?
¿Cuál es la relación existente entre ellos?
Suministre ejemplos
2.3.2-4
2. Técnicas usadas en el control financiero y administrativo para la toma de decisiones
Controlling
Características de indicadores
Característica Definición Ejemplos
Válidos
Deben reflejar y medir los resultados del proceso, producto o servicio y no de factores externos
No. De clientes obtenidos por medio de ofertas
Pertinentes
Guarda correspondencia con los objetivos y naturaleza del proceso.
Cuánto ingreso adicional se genera por un peso adicional en publicidad
Sensibles
Refleja el cambio de la variable en el tiempo
Crecimiento en ventas luego de una campaña publicitaria
Relevantes
Útiles a los intereses de los usuarios para tomar decisiones
Defectos sobre unidades productivas (para el área de producción.)
Representativos
Expresan exactamente el significado que los actores le otorgan a las variables
Número de informes presentados y número de errores por informe.
2.3.2-5
2. Técnicas usadas en el control financiero y administrativo para la toma de decisiones
Controlling
Pasos para el desarrollo de indicadores
1. Definición de Objetivos¿Para qué se necesita un indicador determinado?. ¿Qué queremos medir y porqué? ¿Qué deseamos fomentar o evitar?
2. Definición de Factores¿Cuáles variables puedo cambiar? ¿Cuáles no puedo controlar en el proceso? ¿En qué momento decido corregir algo?
3. Determinación de la forma de vinculación
¿Cómo se vinculan los factores o variables entre sí? ¿Cuál es la unidad de medida y el algoritmo correspondiente? ¿Cuál es el referente?
4. Definición de las fuentes de datos¿De dónde obtenemos la información para calcular un indicador? ¿Son fuentes formales o fortuitas?
5. Definición de la periodicidad¿Cada cuánto tiempo se requiere efectuar la medición?
6. Designación del responsable¿Quién va a ser el encargado de la medición?
7. Designación de usuarios ¿Para quién es la información o medición?
2.3.2-6
2. Técnicas usadas en el control financiero y administrativo para la toma de decisiones
Controlling
Matriz de evaluación de indicadores de gestión
1 2 3 X Y Z Estratégico Táctico Operativo Eficacia Eficiencia Productividad Temporal Permanente
A
B
C
D
TOTAL
INDICADOR
OBJETIVO
CORPORATIVOAGREGA VALOR PERMANECE
PROCESOS NIVEL NATURALEZA VIGENCIA
Beltrán J. Mauricio. Indicadores de Gestión
2.3.2-7
2. Técnicas usadas en el control financiero y administrativo para la toma de decisiones
Controlling
Los indicadores dentro de un contexto sistémico en la organización
Teoría General de Sistemas
Cibernética Administración
Enfoque sistémico de la organización
Controlling (integral a la gestión de la
empresa)
Indicadores de Gestión, Impacto y Resultado Beltrán J. Mauricio. Indicadores de
Gestión
2.3.3-1
2. Técnicas usadas en el control financiero y administrativo para la toma de decisiones
Controlling
De los indicadores de gestiónal sistema de control de gestión
Para un sistema de control, Adolfo Cortés sugiere cuatro
elementos básicos a tener en cuenta para evaluación de un
sistema de indicadores:
Ambiente de Control
Operacionalización de los elementos
Documentación
Retroalimentación
2.3.3-2
2. Técnicas usadas en el control financiero y administrativo para la toma de decisiones
Controlling
Ambiente de control
COMPONENTES FACTORES DE VALORACIÓN
Identificación y Sensibilización
Difusión
Interiorización del compromiso
Indiferencia
Delegación
Compromiso
Sensibilización del autocontrol
Capacitación
Interiorización del compromiso
Formal
Informal
Efectiva
Principios y Valores
Compromiso y respaldo de la alta dirección
Cultura de autocontrol
Comunicación
2.3.3-3
2. Técnicas usadas en el control financiero y administrativo para la toma de decisiones
Controlling
Operacionalización de los elementos
COMPONENTES FACTORES DE VALORACIÓN
Estructura Básica
Funacional y Económica
Flexible y adaptativa
Herramientas e instrumentos
Mecanismos de seguimiento
Articulación y coherencia
Procesos Misionales y de apoyo
Diseño de procesos y definición de
puntos de control
Ejercicio intrínseco de control
Políticas de admón de personal
Capacitación y desarrollo
Evaluación de desempeño
Incipiente
Automatizado en desarrollo
Automatizado con alta cobertura
Herramientas de autoevaluación
Actualización de las herramientas
Aplicación de acciones correctivas
Acciones de evaluación
Fomento del autocontrol
Acciones de asesoría
Sistemas de Información
Mecanismos de verificación y evaluación
Esquema organizacional
Planeación
Procesos y Procedimientos
Desarrrollo del talento humano
2.3.3-4
2. Técnicas usadas en el control financiero y administrativo para la toma de decisiones
Controlling
La documentación
COMPONENTES FACTORES DE VALORACIÓN
Informal
Formal
Base para toma de decisiones
Actualizados
Difundidos y socializados
Aplicados
Dispersas
Compiladas
Difundidas y aplicadas
Memoria Institucional
Manuales
Normas y dispociones internas
2.3.3-5
2. Técnicas usadas en el control financiero y administrativo para la toma de decisiones
Controlling
La retroalimentación
COMPONENTES FACTORES DE VALORACIÓN
Formalmente constituido
Reuniones periódicas
Toma de acciones para mejorar
Concertado y formulado
Puesto en marcha
Cumplimiento
Programado
Oportuno
Acompañamiento a las acciones
Órgano de control
Planes de mejoramiento
Seguimiento
2.3.3-6
2. Técnicas usadas en el control financiero y administrativo para la toma de decisiones
Controlling
Evaluación del sistema de control
Cada factor de evaluación se valora de cero a 100 puntos, donde los intervalos son:
Bajo: 0 – 50
Medio: 51 – 75
Alto: 75 – 100
Elemento Puntos Porcentaje
Ambiente de control 3600 24%
Operacionlización de elementos 6100 40%
Documentación 2700 18%
Retroalimentación 2700 18%
Total 15100 100%
Calificación del Sistema De A
ALTO 12581 15100
MEDIO 7551 12580
BAJO 0 7550
EVALUACIÓN DEL SISTEMA
2.3.3-7
2. Técnicas usadas en el control financiero y administrativo para la toma de decisiones
Controlling
Actividad
En los equipos de trabajo realizar un mapa conceptual, mapa de ideas u otra herramienta gráfica para indicar la estructura del proceso en que se encuentra hasta el momento el proyecto Balance.
Realizar las lecturas «Administración del conocimiento para una mejora continua en Convergys» y «Modelo de las relaciones de causa y efecto en IBM Rochester». Realizar las actividades propuestas al final de cada lectura y entregarlas por escrito.