Introducción a la Metodología PMI

PROYECTOS 2010-2011 GESTIÓN OFICINA DE PROYECTOS

1. INTRODUCCIÓN A LA METODOLOGÍA PMI2. FLUJOS DEL PROCESO PFP3. LINEAMIENTOS DE LA PMO

AGENDA

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1. INTRODUCCIÓN A LA METODOLOGÍA

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PMI – PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE

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PMBOKPROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE

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Es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas en las actividades del proyecto con el propósito de alcanzar las necesidades y expectativas de los interesados.

GERENCIA DE PROYECTOS (PM)

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¿QUE ES UN PROYECTO?

Es un esfuerzo temporal para la creación de un servicio o producto único.

• Es temporal, es decir tiene una fecha de terminación• Tienen un resultado único ! Su producto final es diferente al de otras áreas de la

organización !• Desarrollado para alcanzar unas metas claras

Razón de ser de un Proyecto:

• Necesidad por satisfacer• Problema por resolver• Oportunidad por aprovechar• Exigencia por cumplir

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OBJETIVOS DEL PROYECTO

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La triple restricción afecta o influencia prácticamente todas las áreas, fases y procesos del proyecto.

TRIPLE RESTRICCIÓN

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CICLO DE VIDA DE LOS PROYECTOS

5 Grupos de Procesos• Iniciación• Planeación• Ejecución• Control• Cierre

9 Áreas de Conocimiento• Integración• Alcance• Tiempo• Costo• Calidad• Recursos Humanos• Comunicaciones• Riesgos• Adquisiciones

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COMPORTAMIENTO DE LOS PROCESOS DE LA GERENCIA DE PROYECTOS

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GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN

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GESTIÓN DEL ALCANCE

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GESTIÓN DEL ALCANCE

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GESTIÓN DEL ALCANCE

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WBSWORK BREAKDOWN STRUCTURE

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WBSWORK BREAKDOWN STRUCTURE

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WBS

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WBS

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DICCIONARIO DE LA WBS

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GESTIÓN DEL TIEMPO

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GESTIÓN DEL TIEMPO

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TÉCNICAS DE ESTIMACIÓN DE DURACIÓN DE LAS ACTIVIDADES

Estimación análogaSe basa por tanto en experiencias previas tanto del gerente como de información de proyectos anteriores

Estimación ParamétricaUsa modelos matemáticos basados en datos históricos.

Estimación por Tres Valores (PERT)Calcula mejor la probabilidad de terminar el proyecto en determinada fecha que el estimado de una sola vez.Valora escenarios Optimista (O), Pesimista (P) y Mas Probable (MP)

GESTIÓN DEL TIEMPO

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DESARROLLAR EL CRONOGRAMA

Método de la Ruta Critica

Determina el camino mas largo en el diagrama de red y las fechas tempranas y tardías en que las actividades pueden ser completadas.

Holgura Total: Cantidad de tiempo que una actividad puede atrasarse sin atrasar la fecha final del proyectoHolgura Libre: Cantidad de tiempo que una actividad puede atrasarse sin atrasar la fecha de inicio temprana de la actividad sucesoraHolgura del Proyecto: Cantidad de tiempo que un proyecto puede atrasarse sin atrasar la fecha externamente impuesta requerida por el cliente o la alta gerencia.

La ruta critica tiene una holgura igual a cero.

GESTIÓN DEL TIEMPO

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GESTIÓN DEL COSTO

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GESTIÓN DEL COSTO

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GESTIÓN DEL COSTO

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GESTIÓN DEL COSTO

CONTROLAR LOS COSTOS:

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GESTIÓN DEL COSTO

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GESTIÓN DEL COSTO

2H - $20.000

1H - $15.000

3H - $30.000

4H - $40.000

5H - $60.000

10H - $100.000

Escenario No.1 Revisar a la Hora de CaminoGasolina: $ 15.000Lugar: Fusagasuga

Escenario No. 2Revisar a las 2 Horas de CaminoGasolina: $ 30.000Lugar: Melgar

Escenario No. 3Revisar a las 4 Horas de CaminoGasolina: $ 50.000Lugar: Natagaima

Escenario No. 4Revisar a las 10 Horas de CaminoGasolina: $ 120.000Lugar: Aipe

8H - $80.000

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GESTIÓN DE LA CALIDAD

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GESTIÓN DE LA CALIDAD

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GESTIÓN DE LA CALIDAD

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GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS

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GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS

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GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES

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GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES

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GESTIÓN DE RIESGOS

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GESTIÓN DE RIESGOS

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GESTIÓN DE RIESGOS

RISK BREAKDOWN STRUCTURE

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GESTIÓN DE LAS ADQUISIONES

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GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES

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2. FLUJOS DE PROCESO PFP

PROYECTOS 2010-2011EXPLORACION

PROYECTOS 2010-2011FASE DE INICIO

PROYECTOS 2010-2011FASE DE PLANEACION

PROYECTOS 2010-2011FASE DE EJECUCION

PROYECTOS 2010-2011FASE DE CIERRE

PROYECTOS 2010-2011DOCUMENTOS POR FASE

FASE EXPLORACION

FOR-PFP-0046 FORMATO DIAGNOSTICO SITUACIÓN ACTUALFOR-PFP-0048 ANALISIS EXTERNO BASE PARA PROYECTOSFOR-PFP-0050 ALTERNATIVAS DE IMPLEMENTACIÓNFOR-PFP-0047 FORMATO DECLARACION DE TRABAJO SOW

FASE INICIO

FOR-PFP-0049 FORMATO REQUERIMIENTO DE NEGOCIOFOR-PFP-001 FORMATO CASO DE NEGOCIOFOR-PFP-0045 FORMATO PROJECT CHARTER

FASE DE PLANEACION

FOR-PFP- 004 PLAN DE GESTIONFOR-PFP-0006 EVALUACION DE RIESGOSFOR-PFP-0003 FORMATO PLAN DE ALCANCEFOR-PFP-0005 PLAN FINANCIEROFOR-PFP-0015 FORMATO MATRIZ DE ENTREGABLESFOR-PFP-0036 FORMATO ACTA DE APROBACIÓN DE LA PLANEACIONFOR-PTH-0031 FORMATO MATRIZ DE JUGADORES CLAVEFOR-PTH-0033 FORMATO MATRIZ DE IMPACTOFOR-PTH-0038 FORMATO MATRIZ DE IMPACTO ORGANIZACIONALFOR-PTH-0039 FORMATO MATRIZ DE IMPACTO INDIVIDUALFOR-PTH-0030 FORMATO DIAGNOSTICO DE EXPECTATIVAS

FASE DE EJECUCION Y CONTROL

FOR-PFP-0019 FORMATO SOLICITUD DE CAMBIOSFOR-PFP-0017 FORMATO INFORME AVANCE DEL PROYECTOFOR-PFP-0041 FORMATIO AVANCE SIN LINEA BASEFOR-PTH-0032 FORMATO MEDICION DE CAMBIOFOR-PFP-0043 FORMATO EVALUACION DE EQUIPO DE PROYECTOS

FASE CIERRE

FOR-PFP-0020 LECCIONES APRENDIDASFOR-PFP-0037 FORMATO ACTA DE APROBACION DE CIERRE

FOR-PFP-0026 FORMATO SEGUIMINETO AL CUMPLIMIENTO A LOS BENEFICIOSFOR-PFP-0021 FORMATO DOCUMENTO DE CIERRE

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3. LINEAMIENTOS DE LA PMO

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• Evidencia de aval del Proyecto• Creación del centro de costo• % dedicación de recursos y su costo• Seguimientos Semanales• Informes de avance• Seguimientos Operativos• Seguimiento Ejecutivos• Manejo de la carpeta lógica del proyecto• Soportes y entregables en la carpeta del proyecto (Instructivo de

Configuración)• Los documentos físicos firmados deben ser entregados a la

Requisidora de PFP para ser almacenados en la carpeta física correspondiente.

• Acompañamiento de PTH y PCO en gestión de cambio• Conciliación mensual del centro de costo• Cronograma de pagos, seguimiento a contrato (PNA)• La reserva administrativa de los proyectos aplicada en la PMO es del

10%

LINEAMIENTOS DE LA PMO PARA TENER EN CUENTA