Lineamientos Dirección General de Adquisiciones Trámite de Requisiciones Desarrollo de los...

Lineamientos

Dirección General de Adquisiciones

Trámite de Requisiciones

Desarrollo de los Procedimientos de Adjudicación

Revisión 0/201223 de Enero de 2012

Secretaría de Administracióndel Gobierno del Estado de Puebla

PRIMERO.- Los presentes lineamientos se emiten de carácter general para todas las Dependencias y Entidades del Gobierno del Estado de Puebla, por lo tanto deben ser de observancia obligatoria.

SEGUNDO.- Para los efectos de este documento, se deberá entender por REQUISICIÓN, como el documento por el cual las Dependencias y Entidades solicitan la adquisición de bienes o la contratación de un servicio.

TÍTULO PRIMERO

PARA EL TRÁMITE DE REVISIÓN YRECEPCIÓN DE REQUISICIONES

Edith Salmorán MuñozCarlos Felipe Morales Baqueiro

TERCERO.- La Dirección General de Adquisiciones ocupa un sistema electrónico denominado SISTEMA DE CAPTURA DE REQUISICIONES POR INTERNET (SISREQ) para facilitar el proceso y trámite de las requisiciones, permitiendo su captura, modificación e impresión por vía Internet.

CUARTO.- En el SISREQ se utilizan los siguientes estatus de trámite de revisión de la requisición:

“PREVIA” - Cuando la Dependencia o Entidad esta elaborando o modificando la requisición, una vez hecho lo anterior se manda a estatus de REVISIÓN.

“REVISIÓN” - Cuando es enviada por la Dependencia o Entidad para que la Dirección General de Adquisiciones la revise y de su visto bueno y posteriormente pasarla a estatus de DEFINITIVA, en caso de tener observaciones la Dirección General de Adquisiciones la regresará a “PREVIA”.

“DEFINITIVA” - Una vez solventado las observaciones las Dependencias o Entidades seleccionan este estatus para poder imprimir

la requisición y presentarla ante la Dirección General de Adquisiciones.

QUINTO.- Para poder ingresar al SISREQ deberán solicitar a la Dirección General de Adquisiciones su clave de acceso a dicho sistema, a través de oficio firmado por el titular del área, indicando lo siguiente:

Nombre de quien solicita.Cargo de quien solicita.Correo electrónico personal de quien solicita.Teléfono de oficina de quien solicita.

Deberán adjuntar al oficio copia simple legible del IFE o del gafete de la persona que solicita.

Nota: La clave se le hará llegar a través del correo electrónico que proporcione la persona solicitante, uno o dos días hábiles después de recibido el oficio.

SEXTO.- El horario para utilizar el SISREQ será de lunes a domingo las 24 horas para el estatus de PREVIA, y para mandarlas a estatus de “REVISIÓN” será de lunes a viernes de las 9:00 a.m. hasta antes de las 14:00 horas.

SÉPTIMO.- Cuando requieran hacerle correcciones a una requisición que se encuentra en estatus de REVISIÓN, deberán hacer su solicitud inmediatamente antes de que sea revisada por la Dirección General de Adquisiciones, dicha petición será a través del correo electrónico edith.salmoran@puebla.gob.mx indicando el motivo y el cambio que le realizarán a la requisición.

OCTAVO.- Para los efectos de no saturar el SISREQ, se han implementado tiempos en los estatus de las requisiciones, por lo que las Dependencias y Entidades tienen la obligación de lo siguiente:

Deberán estar depurando constantemente el “SISREQ” y cancelar requisiciones que por error hayan duplicado, o que ya no requieren de su adquisición o contratación, así como aquellas que se encuentren en estatus de previa en un lapso ininterrumpido de 15 días, esto último, una vez que tengan la información completa las podrán trabajar e ingresar al sistema nuevamente.

Deberán dar seguimiento a la revisión de sus requisiciones.

NOVENO.- Las requisiciones que se presenten ante la Dirección General de Adquisiciones, deberán estar debidamente firmadas por la persona autorizada conforme a “El FORMATO DE FIRMAS AUTORIZADAS”, mismo que se encuentra disponible en el SISREQ.

DÉCIMO.- Las Dependencias y Entidades, tienen la obligación de comunicar a esta Dirección General de Adquisiciones los cambios de alta y/o baja de sus titulares, representantes, así como de las personas que elaboran y firman las requisiciones, para los efectos de actualizar los sistemas y proporcionar los datos correctos en la impresión de sus requisiciones y de sus pedidos/contratos.

CAPÍTULO II

TRÁMITE DE REVISIÓN Y RECEPCIÓN DE REQUISICIONES

DÉCIMO PRIMERO.- Conforme a lo indicado en el artículo 45 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Estatal y Municipal, deberán prever sus necesidades con la anticipación suficiente, para remitir oportunamente a la Dirección General de Adquisiciones las requisiciones respectivas, en la inteligencia de que éstas sólo se recibirán dentro de los primeros nueve meses del ejercicio fiscal en curso, por lo que para poder dar cumplimiento a esto, deberán mandar a REVISIÓN SUS REQUISICIONES a más tardar en el mes de agosto, para que puedan entrar en estatus de definitiva en el plazo indicado.

DÉCIMO SEGUNDO.- Antes de elaborar cualquier requisición deberán programar sus adquisiciones, arrendamientos y/o servicios, en razón de sus necesidades reales, de acuerdo con lo indicado en el artículo 45 fracción I de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Estatal y Municipal.

DÉCIMO TERCERO.- Las Dependencias y Entidades para iniciar cualquier procedimiento de adjudicación, deberán elaborar sus requisiciones considerando lo siguiente:

I. Deberán capturar por objeto de gasto, de acuerdo al clasificador emitido por la Secretaría de Finanzas.

II. Deberán contar con la Autorización Presupuestal correspondiente, antes de elaborar sus Requisiciones en estatus de previa en el SISREQ.

III. Para el caso de Equipo de Cómputo y Tecnologías de la información, deberán elaborar sus requisiciones conforme al Dictamen Técnico emitido por la Dirección de Tecnologías de Información y Telecomunicaciones de esta Secretaría.

IV. Para el caso de adquisición de bienes, deberán describir el bien por partida, especificando cantidad, unidad de medida, tiempo de garantía, plazo y condiciones de entrega, así como todas las características técnicas del bien en forma clara, con una secuencia y redacción lógica, incluyendo toda la información que debe conocer el licitante para que oferte una propuesta técnica y económica de acuerdo a las necesidades reales de la Dependencia o Entidad.

V. Para el caso de contratación de servicios, deberán describirlo en una sola partida, especificando período de garantía, lugar de prestación del servicio, plazo y condiciones del mismo, así como todas las características técnicas del servicio en forma clara, con una secuencia y redacción lógica, incluyendo toda la información que debe conocer el licitante para que oferte una propuesta técnica y económica de acuerdo a las necesidades reales de la Dependencia o Entidad.

VI. Las requisiciones deberán contener requisitos técnicos, económicos e informativos.

a) Deberán describir con exactitud los requisitos técnicos (tales como por ejemplo currículum, certificados o normas de calidad, registros sanitarios, licencias de funcionamiento, cartas garantías, catálogos, muestras físicas, etc.), indicando de que forma se tienen que presentar y que deben contener, de tal manera que no se deje al criterio de los licitantes como presentarlos. Éstos serán coherentes a lo que se solicita en la descripción del bien o del servicio, mismos que deberán servir para asegurarnos de adjudicar bienes o servicios de calidad.

b) Deberán indicar requisitos económicos, tales como condiciones y días de pago, datos de facturación, criterio de adjudicación, y en caso de que aplique, mencionar que las facturas que presenten los proveedores para su pago deberán contener la retención correspondiente de acuerdo con la Ley de Ingresos vigente del Estado de Puebla.

c) En requisitos informativos, deberán indicar el correo y número de marcación cuatro dígitos del representante y asesor que hayan nombrado en la requisición, así como la leyenda “La presente adquisición o contratación es en la modalidad de contrato abierto, de conformidad al Artículo 108 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Estatal y Municipal, por lo que la Contratante se obliga a adquirir las cantidades mínimas requeridas, quedando pendiente las cantidades máximas en función de las necesidades y suficiencia presupuestal de la misma” Así mismo, y en caso de que les aplique pueden mencionar cualquier nota aclaratoria a los requisitos solicitados, que no sea necesario que presenten o plasmen en su propuesta técnica y/o económica.

VII. En el caso de contratos abiertos deberán considerar además de lo anterior, la información y demás requisitos que alude el artículo 108 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Estatal y Municipal.

DÉCIMO CUARTO.- En el momento que elaboren una requisición en el SISREQ (estatus de “PREVIA”), deberán solicitar una cita con la Lic. Edith Salmorán Muñoz, Jefa del Departamento de Precios y Apoyo Técnico, en un horario de 9:00 a 18:00 horas, a los teléfonos 229 70 13, 229 70 14 ext. 7158 ó marcación cuatro dígitos 9+7158. Lo anterior, para los efectos de revisar conjuntamente la requisición y establecer compromisos a través de una minuta de trabajo, con el fin de agilizar el trámite de recepción de la requisición.

Requisiciones que se encuentren en el SISREQ en estatus de revisión y que no hayan programado dicha cita, se regresarán automáticamente a estatus de PREVIA, por la falta de interés en su revisión.

DÉCIMO QUINTO.- Para REVISIÓN de las requisiciones, solo se tomarán en cuenta aquellas que se encuentren elaboradas como mínimo en un 90% conforme a lo señalado en el punto DÉCIMO TERCERO de los presentes lineamientos, las que no estén dentro de dichos supuestos se CANCELARÁN del SISREQ, una vez que cumplan con los parámetros las podrán ingresar al sistema nuevamente.

DÉCIMO SEXTO.- Para poder llevar a cabo el procedimiento de revisión, deberán enviar a la Dirección General de Adquisiciones, o bien al correo electrónico edith.salmoran@puebla.gob.mx, todos los anexos que mencionen en sus requisiciones, así como muestras físicas, diseños, fotos, catálogos, folletos, etc., y para el caso de Equipo de Cómputo y Tecnologías de la información, deberán mandar el dictamen técnico emitido por la Dirección de Tecnologías de Información y Telecomunicaciones, de lo contrario NO SE REVISARÁN y se regresarán automáticamente a estatus de PREVIA hasta contar con los documentos necesarios para poder revisarlas.

DÉCIMO SÉPTIMO.- Una vez que la requisición se autorice en estatus de DEFINITIVA, deberá presentarse impresa por triplicado, debidamente firmada por la persona autorizada para ello, conforme al “FORMATO DE FIRMAS AUTORIZADAS”, adjuntando a cada juego lo siguiente:

I. Los anexos que mencionen en la requisición, diseños, fotos, catálogos, folletos, muestras físicas, etc., así como copia simple del dictamen técnico emitido por la Dirección de Tecnologías de Información y Telecomunicaciones, este último, para el caso de Equipo de Cómputo y Tecnologías de la información.

II. Para el caso de los servicios de consultoría, asesoría, estudios e investigaciones, adjuntar oficio en el que haga constar que no cuentan en sus archivos con trabajos relacionados con la aplicación del Proyecto, Estudio o Consultoría solicitada en su requisición.

ADEMÁS DE LO ANTERIOR, DEBERÁN DE ADJUNTAR LO SIGUIENTE DE ACUERDO AL ORIGEN DE LOS RECURSOS:

RECURSOS ESTATALES:

III. Oficio en el cual se indique que envían la requisición, mencionando el origen de los recursos y el techo presupuestal disponible para esa adquisición o contratación.

IV. Copia del oficio de autorización de inversión y de gasto corriente, expedido por la instancia legalmente facultada para ello, con una antigüedad no mayor a veinte días hábiles.

RECURSOS PROPIOS:

V. Oficio en el cual se indique que envían la requisición, mencionando el origen de los recursos y el techo presupuestal disponible para esa adquisición o contratación, así como el número y/o fecha del oficio o documento mediante el cual fueron autorizados, señalando que los recursos se encuentran disponibles y en poder de la Entidad para ejercerlos en el presente ejercicio fiscal.

VI. Copia del Acta de su Órgano de Gobierno en donde les autoricen el techo presupuestal, en caso de que no les aplique, podrán anexar copia del documento de su área de presupuesto o contabilidad en donde manifiesten la disposición del recurso para esa requisición, con una antigüedad no mayor a veinte días hábiles

RECURSOS FEDERALES:

VII. Oficio en el cual se indique que envían la requisición, mencionando el origen de los recursos y el techo presupuestal disponible para esa adquisición o contratación, así como el número y/o fecha del oficio o documento mediante el cual fueron autorizados.

VIII. Copia del Convenio celebrado con la Federación.

IX. Copia de las reglas de operación del recurso.

VII. Copia del oficio de autorización de inversión y de gasto corriente, expedido por la instancia legalmente facultada para ello, con una antigüedad no mayor a veinte días hábiles.

VIII. Original de mínimo tres cotizaciones de investigaciones de mercado que indiquen precios de referencia.

DÉCIMO OCTAVO.- Las muestras físicas que envíen junto con la requisición deberán estar debidamente referenciadas a la partida que le corresponda.

DÉCIMO NOVENO.- Las Dependencias y Entidades deberán tomar en cuenta que los procedimientos de adjudicación, facultad de esta Dirección, requieren de cierto tiempo, el cual está en función primeramente del presupuesto asignado a la requisición, lo que determina el tipo de procedimiento a realizar de acuerdo a lo establecido en el Artículo 53 de la Ley de Egresos del Estado de Puebla vigente, además del tiempo necesario para efectuar la entrega de los bienes o dar inicio al periodo de contratación de los servicios, debiendo considerar que a toda requisición le será efectuada en primera instancia la revisión correspondiente para autorizar su ingreso definitivo.

I. Para el caso de los Medicamentos y el Material de Curación, se deberá considerar que existen programas como las “Semanas Nacionales de Salud”, “Vacunación Antirrábica”, “Planificación Familiar”, etc., los cuales deben llevarse a cabo en las fechas establecidas por disposición federal, por lo cual, las requisiciones deberán ingresarse en diferentes periodos, por lo que se les solicita a las Dependencias y Entidades planear el ingreso de estos requerimientos con 3 meses de anticipación para poder realizar su trámite en tiempo y forma.

II. Existen algunos factores que impiden que el proceso de revisión y recepción de la requisición pueda realizarse en tiempo y forma, dichos factores se enlistan a continuación:

Ingreso de requisiciones a revisión cuando están próximos a vencer los periodos de contratación de los servicios o las ampliaciones realizadas a los contratos, cuando existe o está por existir desabasto de los bienes que se pretenden adjudicar o cuando está por concluir la vigencia o caducidad de los bienes que la manejan.

Requisiciones con especificaciones técnicas obsoletas y presupuestos fuera de lo que se maneja en el mercado.

Formatos de requisición incompletos o mal elaborados, con especificaciones técnicas y requisitos que limitan la participación.

Requerimientos presentados en Definitiva con documentación incompleta, como la falta de anexos y autorizaciones presupuestales vigentes.

III. Derivado de lo anterior se informa a las Dependencias y Entidades, que para que está Dirección esté en posibilidad de brindarles un mejor servicio que cumpla con sus necesidades, la carga de sus requisiciones deberá realizarse con un mínimo de 3 meses anteriores a la fecha en la que se pretende obtener la entrega de los bienes o el inicio de la prestación de los servicios (considerando que para los consolidados las requisiciones deberán ingresarse antes de las fechas anteriormente señaladas). De igual manera, antes de solicitar la revisión de cualquier requerimiento se deberá llevar a cabo una investigación de mercado para actualizar las especificaciones técnicas y presupuestos de los bienes o servicios a solicitar, así también se deberá solicitar oportunamente la Suficiencia Presupuestal ante la instancia correspondiente y capacitar debidamente al personal que estará encargado de elaborar y dar seguimiento al trámite de sus requisiciones.

TÍTULO SEGUNDOPARA EL DESARROLLO DE LOS

PROCEDIMIENTOS DE ADJUDICACIÒN

CAPÍTULO IPARA LA DESIGNACIÓN DE LOS REPRESENTANTES

Y ASESORES TÉCNICOS

DÉCIMO NOVENO.- Con el fin de dar agilidad y certeza al desarrollo de los concursos, las Dependencias y Entidades deberán asignar a sus representantes y asesores técnicos, quienes coadyuvaran en los procedimientos de adjudicación mediante la aportación de sus conocimientos respecto a los bienes o servicios solicitados por las áreas usuarias, para lo cual deberán participar de manera puntual, en todos los eventos y actividades que convoque la Dirección General de Adquisiciones.

Walter Bermúdez Rendón

Por asesor técnico deberá entenderse, al personal con conocimientos técnicos del área usuario o requirente. Algunas de las actividades más importantes entre otras son:

Asistir a los eventos convocados por la Dirección General de Adquisiciones para llevar a cabo la ejecución del proceso de Adjudicación.

Responder las preguntas realizadas por los licitantes en los tiempos previamente establecidos y llevar a cabo la revisión de las respuestas con la Dirección General de Adquisiciones, en el día y hora señalados por esta, para tal efecto.

Asesorar diligentemente a la Dirección General de Adquisiciones para la emisión de los dictámenes técnicos, cuando sean requeridos por la Dirección General de Adquisiciones.

En caso de que los representantes y asesores técnicos no cumpliesen con alguno de los puntos antes mencionados, la Dirección General de Adquisiciones, podrá tomar las medidas administrativas que considere pertinentes para llevar a buen fin el desarrollo de los procedimientos de adjudicación.

REQUISICIONES CON RECURSOS DE PROCEDENCIA FEDERAL

Juan Eduardo Albisua Lira

1. PREPARAR DOCUMENTACIÓN SOPORTE

a) Convenio, Reglas de Operación, Acuerdos, etc., por medio del cual se asignen los recursos federales a la dependencia o entidad.

b) Oficio de autorización presupuestal.

c) Para los casos de consultoría y/o servicios profesionales, se deberá incluir el dictamen firmado por el titular de la dependencia o entidad, que acredite la necesidad de llevar a cabo la contratación de la consultoría, asesoría, estudio o investigación y manifieste que no cuenta con el personal capacitado o disponible para su realización.

d) Para la adquisición de equipo de cómputo o bienes relacionados, se deberá incluir el dictamen técnico elaborado por la Dirección de Tecnologías de Información y Telecomunicaciones de la Secretaría de Administración.

• Investigación Mercado con antigüedad no mayor a 30 días naturales.

2. REALIZAR INVESTIGACIÓN DE MERCADO

• Verificar la oferta de bienes o servicios con las características requeridas y la viabilidad para cubrir con los requisitos técnicos y tiempos de entrega

• La existencia de proveedores

• Actualizar el precio de referencia del requerimiento específico.

Si como resultado de la investigación de mercado se identifica un solo proveedor potencial

• Se requerirá presentar el comparativo de los precios actuales cotizados por dicho proveedor y los ofrecidos en la última contratación registrada en CompraNet.

• Cuando no existan referencias de compras anteriores.

1. Carta de mejor precio;

2. Cotizaciones similares si las tuviera, o

3. Información relativa de precios al público.

• Se deberán tomar en cuenta la duración del procedimiento de contratación y el tiempo de entrega de los bienes; los plazos para la realización de los procedimientos de adjudicación son:

Licitación de Carácter Nacional: 15 días naturales.

Licitación de carácter Internacional Bajo la Cobertura de Tratados: 40 días naturales.

NOTA: En caso de requerir que los tiempos de los procedimientos de adjudicación se reduzcan, deberán manifestar que existan razones justificadas debidamente acreditadas, dicha reducción en caso de que proceda será a un plazo no menor a 10 ó 15 días naturales según corresponda.

• No podrán establecerse requisitos que limiten la libre participación de los interesados tales como: Experiencia superior a un año. Contratos anteriores con la convocante o

con alguna dependencia o entidad en particular.

Capital contable. Contar con sucursales o representantes

regionales o estatales. Estar inscrito en el registro único de

proveedores. Que los bienes a adquirir o arrendar, sean

de una marca determinada.

• Cualquier otro requisito cuyo incumplimiento, por sí mismo, o deficiencia en su contenido no afecte la solvencia de las proposiciones, no serán objeto de evaluación, y se tendrán por no establecidas.

• Deberán considerar que por ley el plazo máximo de pago es a los 20 días naturales.

• Asimismo es importante que indiquen el Área Técnica y el responsable de esta.

• Las requirentes deberán adjuntar a su requisición los documentos soporte.

PUBLICACIÓN

• Deberán considerar el pago de derechos al DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACIÓN, para la publicación de la convocatoria.

JUNTA DE ACLARACIONES

• El plazo que marca la ley entre la fecha límite de recepción de preguntas y su respuesta es de 24 horas.

• Las entidades o dependencias deberán presentarse puntualmente en las fechas indicadas para dar respuesta a las preguntas y evitar retrasos en los procedimientos.

PARA LA FORMALIZACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE ADJUDICACION

Con el fin de dar cumplimiento a la formalización de los fallos emitidos, las Dependencias y Entidades deberán presentarse a formalizar los contratos pedidos el día y hora que para tal efecto determine la Dirección General de Adquisiciones.

En caso de que las Dependencias y Entidades no se presenten a formalizar, la Dirección General de Adquisiciones, podrá tomar las medidas administrativas que considere pertinentes para llevar a buen fin la formalización de los procedimientos de adjudicación.

Yeni Tuxpan Meneses

PARA LA SUPERVISION DE LA ENTREGA DE BIENES

Conforme a lo indicado en el artículo 45 fracción XII y 131 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Estatal y Municipal, las Dependencias y Entidades deberán comunicar la recepción de los bienes o comienzos de servicios, mediante el formato de notificación que le anexaran en el evento de fallo, para que conforme al artículo 133 y 134 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Estatal y Municipal, se programen las visitas de supervisión y realice todas las verificaciones que se desprendan de los procedimientos de adjudicación que realice esta Subsecretaria.

Mariano Macías Villar

NOTIFICACIÓN DE ENTREGA DE BIENES Y SERVICIOS.

El Proveedor deberá notificar a la Convocante y Contratante por correo electrónico o vía fax, a través del “Formato de Entrega de Bienes”, con una anticipación de por lo menos 48 horas a la fecha de entrega.

Correos para notificación:supervisión.adquisiciones@hotmail.com

mariano.macias@puebla.gob.mxlicitaciones2012.sa.puebla@gmail.com

contratante@xxxxxx.comFax para notificación:

Fax convocante: (222) 2 29 70 00 Ext. 7124 Para confirmar: (222) 2 29 70 00 Ext. 7104

A fin de que el trámite de pago se lleve a cabo sin interrupción alguna; pues de no hacerse la notificación de entrega de bienes respectivo, el trámite de pago se llevará a cabo hasta que la Convocante ejerza sus facultades de revisión.

Mariano Macías Villar

VALIDACIÓN DE FACTURAS.

• A efecto de que la Convocante valide las facturas para su cobro, la contratante y licitante ganador deberán haber formalizado el contrato y/o pedido, asimismo el proveedor deberá elaborar sus facturas mencionando la descripción general, incluidas la marca y/o nombre del fabricante y modelo (en caso de que aplique), de los bienes adjudicados en el contrato y/o pedido, haciendo mención en la factura del número de licitación que la origina.

Teresita Montserrat Gamboa Corzas

• Previo a la presentación de la factura, el proveedor deberá recabar en esta, el sello de recibido del almacén de la contratante, la fecha, así como el nombre del responsable del almacén o lugar donde se hayan entregado los bienes y acudir con la convocante de lunes a viernes en horario de 9:00 a 14:00 hrs., con el fin de que se verifique el cumplimiento de los requisitos, para dejarlo en aptitud de iniciar su trámite de cobro.

IMPORTANTE: El proveedor antes de acudir con la convocante para revisión, aprobación y visto bueno de sus facturas, deberá contactar al personal de la convocante a través de los correos o teléfonos señalados en las bases, con el fin de asegurarse que haya sido efectuada la supervisión de los bienes entregados.

Nota: En caso de que exista alguna sanción impuesta por la contratante, derivada de alguna clase de incumplimiento o por entrega extemporánea, el proveedor deberá remitir el documento que acredite el pago de la misma junto con su factura.

PAGO A PROVEEDORES

Conforme a lo indicado en el Artículo 115 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Estatal y Municipal, la fecha de pago al proveedor que las dependencias y entidades, o los Ayuntamientos en su defecto, estipulen en los contratos quedará sujeta a las condiciones que establezcan las mismas; sin embargo, no podrá exceder de cuarenta y cinco días naturales posteriores a la presentación de la factura respectiva, previa entrega de los bienes o prestación de los servicios en los términos del contrato.

Dirección de Recursos Materialesy Servicios Generales

Consolidados

LINEAMIENTOS PARA ADQUISICIONES DE LOS REQUERIMIENTOS DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES DE AQUELLOS BIENES Y SERVICIOS QUE POR SU NATURALEZA PUEDAN

SER CONSOLIDABLES PARA LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DEL

ESTADO

Enrique Villa Álvarez

A efecto de dar cumplimiento a las disposiciones contenidas en el Reglamento Interior de la Secretaría de Administración publicado en el periódico oficial del Estado de Puebla con fecha 13 de mayo de 2011, con el fin de hacer más eficientes los requerimientos de Recursos Materiales y Servicios Generales de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública del Estado, de todos aquellos bienes y servicios que por su naturaleza puedan ser consolidables, se considera indispensable emitir la normatividad interna mediante la cual se deberán de realizar los requerimientos, no importando el origen de los recursos ya sean Federales, Estatales o Propios, ni los montos que establece la Ley de Egresos del Ejercicio Fiscal vigente.

LINEAMIENTOS

De las Restricciones:

En relación a los requerimientos de Recursos Materiales y Servicios Generales de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública del Estado de todos aquellos bienes y servicios que por su naturaleza puedan ser consolidables y de conformidad al Clasificador por Objeto de Gasto para la Administración Pública Estatal vigente que emite la Secretaría de Finanzas; los Titulares de las Unidades Administrativas adscritos a las mismas, no podrán contratar los bienes y servicios que se encuentren contemplados en los siguientes objetos de gasto:

2110 Materiales, Útiles y Equipos Menores de Oficina2140 Materiales, Útiles y Equipos Menores de Tecnologías

de laInformación y Comunicaciones

2160 Material de Limpieza2210 Productos Alimenticios para Personas2460 Material Eléctrico y Electrónico2611 Combustibles2612 Lubricantes y Aditivos3360 Servicios de Apoyo Administrativo, Fotocopiado e

Impresión3550 Reparación y Mantenimiento de Equipo de Transporte3580 Servicios de Limpieza y Manejo de Desechos5150 Equipo de Cómputo y de Tecnologías de la

Información5910 Software

Lo anterior es aplicable salvo en los casos que la adquisición de los bienes y servicios se realice mediante su fondo fijo autorizado por la Subsecretaría de Egresos de la Secretaría de Finanzas para cubrir gastos menores e imprevistos, indispensables para la operación de sus unidades administrativas, siendo responsabilidad de los titulares de las mismas, su debida aplicación y comprobación de conformidad con las disposiciones legales, reglamentarias y normativas aplicables; así como aquellas que la Secretaría de Administración autorice.

De los Requerimientos y Calendarios de Presentación

Las Dependencias y Entidades de la Administración Pública del Estado, a través de sus Unidades Administrativas afines, deberán de remitir por escrito a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Secretaría de Administración, sus requerimientos en relación a las adquisiciones de bienes y servicios antes indicados, anexando la siguiente documentación:

a) Oficio de solicitud (según formato).

b) Requisición (según formato). Descripción del bien o servicio

- Objeto del bien ó servicio- Características del bien ó servicio- Lugar donde se entregará el bien o se realizará el servicio- Responsable del bien o servicio- Tiempo de entrega del bien o vigencia del servicio- Condiciones de pago del bien o servicio- Datos de facturación

Requisitos técnicos que requieran del bien o servicio Requisitos Económicos Requisitos Informativos

c) Dictamen técnico (si aplica) vigente a la disponibilidad presupuestal.

d) Disponibilidad presupuestal (Oficio de Autorización Presupuestal y/o Afectación Presupuestal), con una antigüedad no mayor a veinte días hábiles, cumpliendo en todo momento lo establecido en los artículos 58 y 68 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Estatal y Municipal.

Será responsabilidad de las Dependencias y Entidades que los recursos presupuestales que se encuentren calendarizados durante el ejercicio fiscal vigente para la adquisición de bienes y/o servicios, se encuentren disponibles para los trámites de pago respectivos de los proveedores que resulten adjudicados.

Así mismo será responsabilidad de las Dependencias y Entidades realizar el compromiso y/o apasivamiento de los recursos presupuestales que deriven de las adjudicaciones de aquellos bienes y/o servicios que se hayan tramitado por la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales de esta Secretaría, ante las instancias correspondientes.

Los Puntos antes citados se mencionan de manera enunciativa más no limitativa; asimismo, el formato de requisición deberá ser debidamente suscrito por el Titular responsable de la Unidad Administrativa afín, conforme al registro de firmas que hayan presentado ante la Dirección General de Adquisiciones de la Secretaría de Administración, entregándose en medio electrónico.

Las dependencias y entidades deberán de programar sus adquisiciones de los bienes y servicios que por su naturaleza puedan ser consolidables considerando los tiempos necesarios que se requieren para el procedimiento de adjudicación que determine la Dirección General de Adquisiciones con base a lo dispuesto por la Ley de la materia, por lo que deberán presentar sus requerimientos ante la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales de esta Secretaría, de a cuerdo al siguiente calendario:

PeriodoFecha de presentación de requisición

debidamente requisitada

Primer Periodo Del 16 al 31 de Enero de 2012

Segundo Periodo Del 15 al 31 de Mayo de 2012

Tercer Periodo Del 01 al 14 de Septiembre de 2012

Nota: Los servicios que se requieran de manera anualizada deberán ser presentados en el primer periodo y en apego a lo establecido en el artículo 26 de la Ley de Egresos del Estado de Puebla.

De los Procedimientos de Adjudicación y Formalización

Las Dependencias y Entidades de la Administración Pública del Estado, a través de sus Unidades Administrativas afines, deberán de asignar a un asesor técnico (Nombre y Cargo) para dar seguimiento al procedimiento que determine la Dirección General de Adquisiciones de esta Secretaría, así como los siguientes datos del Asesor:

• Nombre Completo• Cargo• Correo electrónico• Teléfono con Extensión

Concluyendo el procedimiento de adjudicación de aquellos bienes y/o servicios que por su naturaleza puedan ser consolidables, la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Secretaría de Administración llevará a cabo la formalización de los mismos a través de los contratos pedidos respectivos, haciendo esto del conocimiento a las dependencias y entidades a través del oficio ó memorándum respectivo

De la Entrega, Cumplimiento y Pago

La Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales de esta Secretaría se coordinará con las Unidades Administrativas de las dependencias y entidades para recibir y distribuir bienes y/o servicios adquiridos en los almacenes que estas hayan asignado en sus requerimientos.

Las dependencias y entidades deberán verificar que los bienes y/o servicios que se les entreguen por parte de los proveedores cumplan con las especificaciones técnicas establecidas en el contrato pedido, debiendo cumplir lo establecido en el artículo 45 fracción XII de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Estatal y Municipal.

Las dependencias y entidades de la Administración Pública del Estado, a través de sus Unidades Administrativas afines, deberán notificar en tiempo y forma de algún incumplimiento de la entrega o prestación de servicios por parte de los proveedores, de acuerdo a lo establecido en el artículo 122 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Estatal y Municipal para que, en su caso, la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales de esta Secretaría realice los trámites pertinentes ante las instancias que correspondan.

Tratándose de bienes y servicios, los comprobantes fiscales deberán estar debidamente validados y autorizados por las Unidades Administrativas de las Dependencias y Entidades con sello, nombre, cargo y firma de la persona que recibe; correspondiendo a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales de esta Secretaría verificar los comprobantes fiscales respectivos, así como dar seguimiento del trámite de pago ante las instancias correspondientes.

Los Titulares de las Unidades Administrativas de las dependencias y entidades que reciban los bienes y/o servicios, deberán remitir oficio a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales de esta Secretaría en el que se indique que los bienes y/o servicios fueron recibidos a entera satisfacción, en los tiempos y/o periodos indicados en el pedido contrato; siendo responsabilidad de los Titulares de la Unidad Administrativa solicitante de las dependencias y entidades la supervisión, seguimiento y recepción de los bienes y/o servicios contratados.

Dirección Generalde Gobierno Electrónico

Dictámenes Técnicos

Dirección de Tecnologías de Dirección de Tecnologías de Información y TelecomunicacionesInformación y Telecomunicaciones

•Pasos a seguir y requerimientos para la solicitud de Dictamen Técnico.

•Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Puebla.

I N D I C E

•Reglamento Interior de la Secretaría de Administración.

•Facultades de la Dirección General de Gobierno Electrónico.

•Facultades de la Dirección de Tecnologías de la Información y Telecomunicaciones .

Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Puebla.

• Capitulo IV, Articulo 36

XXIV.- Dirigir, coordinar y asesorar el desarrollo informático y de telecomunicaciones de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal.

XXV.- Coadyuvar con la Secretaría de la Contraloría, cuando esta emita normas en materia de gobierno digital .

XXVI.- Emitir lineamientos y, en su caso, supervisar directamente o a través de terceros los servicios de instalación, apoyo preventivo, mantenimiento y de soluciones correctivas en materia de informática, telecomunicaciones, redes de voz y datos, equipos de cómputo, que cada Dependencia o Entidad tenga bajo su responsabilidad, atendiendo a los principios de austeridad y racionalidad con base en el presupuesto asignado.

XXVII.- Instrumentar los procesos y emitir los lineamientos para la operación del sistema Electrónico de Registro Único de Personas Acreditadas.

Reglamento interior de la Secretaría de Administración

• Título Primero, Artículo 4

Para el Estudio, Planeación, ejercicio de atribuciones y despacho de los asuntos de la competencia, la Secretaría se auxiliará y contará con los siguientes servidores públicos y unidades administrativas.

Dirección General de Gobierno Electrónico.

Dirección de Desarrollo de Sistemas.

Dirección de Administración de Servicios.

Dirección de Tecnologías de Información y Telecomunicaciones .

Algunas Facultades de la Dirección General de Gobierno Electrónico

• Capitulo XI, Artículo 21 Fracciones:

Coordinar, promover, operar e instrumentar las acciones necesarias para el adecuado uso y aprovechamiento de TI y telecomunicaciones en la Secretaría, y en las Dependencias y Entidades de la Administración Pública.

II.- Proponer al Subsecretario de Administración de Tramites, Servicios y Gobierno Electrónico los lineamientos en materia de telecomunicaciones, y su actualización, con sujeción a las políticas y normas técnicas que establezca la autoridad competente, a efecto de armonizar su desarrollo en la Secretaría y su instrumentación con las dependencias y entidades de la administración pública estatal.

Aplicar correctamente los lineamientos y políticas en materia de tecnologías de la información y telecomunicaciones

Algunas Facultades de la Dirección General de Gobierno Electrónico

Conocer de los dictámenes que emita la Dirección de Tecnologías de Información y Telecomunicaciones para la adquisición de bienes y servicios informáticos, que se lleven a cabo con recursos estatales y federales, a través de las dependencias o entidades de la administración pública estatal o de la Dirección General de Adquisiciones.

Instrumentar los proyectos de tecnologías de la información y de telecomunicaciones, implementados en las dependencias y entidades de la administración pública estatal.

Algunas Facultades de la Dirección de Tecnologías de información y Telecomunicaciones

• Capitulo XXIX, Artículo 40 Fracciones: I.- Elaborar y proponer al Director General de Gobierno Electrónico los

lineamientos en materia de TIT, a efecto de armonizar su desarrollo en la Secretaría y su instrumentación en la Administración pública del Estado.

Evaluar y Dictaminar, de conformidad con la normatividad aplicable, los proyectos tecnológicos, las adquisiciones o contrataciones de bienes o servicios de Tecnologías de Información y de Telecomunicaciones que demanden las dependencias y entidades de la administración pública estatal, con independencia de la naturaleza de los recursos y el procedimiento para su adquisición.

Aplicar los lineamientos y políticas en materia de tecnologías de la información y telecomunicaciones.

Realizar monitoreo del estado que guarden las tecnologías de información y de telecomunicaciones de las dependencias y entidades de la administración pública.

Pasos a seguir y requerimientos para la Solicitud de Dictamen Técnico

• Entrar a la liga: www.dtit.puebla.gob.mx

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Estándares

Formato

Instructivo

Marco legal

• Estándares

• Equipo de cómputo.• Equipo de impresión.• Equipo de digitalización.• Equipos de video proyección (cañones, proyectores).• Equipos fotográficos (digitales).• Equipos de respaldo de energía (reguladores, UPS, etc.).• Infraestructura de RED.• Seguridad Informática.• Software de administración (office, antivirus, etc.).• Desarrollo de Sistemas (aplicaciones, bases de datos, etc.).

• Formato

• Instructivo

Pasos a seguir y requerimientos para la Solicitud de Dictámenes Técnicos

Mandar documento de manera electrónica

Dictamenes.dtit@puebla.gob.mxJose.cabrera@puebla.gob.mx

Solicitud de Dictamen Técnico de manera oficial

José Luis Cabrera GonzálezResponsable de dictámenesDirección de Tecnologías de Informacióny TelecomunicacionesTel: 2-29-71-56 Ext. 2032

DIRECTORIO

Dirección General de Adquisiciones

Mtra. Esmeralda Jezmín García MendozaDirectora de Apoyo Técnico en Adquisiciones

Lic. Edith Salmorán MuñozJefa del Departamento de Precios y Apoyo Técnico

Tel.: (222) 229 70 13 / 229 70 14

Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales

Titular: Ing. Enrique Villa ÁlvarezTel.: (222) 229 71 17

Dirección General de Gobierno ElectrónicoTitular: Ing. Raúl Miranda Romero

Tel.: (222) 229 71 56

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