Los archivos hacia los medioselectrónicos

Mayo 2011

Beneficios

Clasificación y Organización de Archivos Físicos

Digitalización e Indexación

Implementación de Sistema de

GestiónAutomatización

totalArchivos Físicos Gestión total

Automatización organizada

IFAIIFAIIFAI

Modelo de Transformación

Red de Red de ActualizacActualizaci SISTEMA

DesignaciónDesignación11

2288 AGNLFTAIPG

Red de Red de

DesignaciónDesignación11

2288 AGN

IFAI

Medios de

SHCP

Red de Red de enlacesenlacesión

Actualizaci

Medios deMedios de SIA

SISTEMA

77 33LGOCA

SHCP

Red de Red de enlacesenlaces

Custodia SIA77 33

MisiónCalidadInforme de

Respaldo

Instrumentos Medios deMedios deRespaldoRespaldo SIA ICCAICCA

Criterios Especificos

Custodia SIA

TransparenciaVisión

Gestión

Autoevaluación

Instrumentos de Control y

ConsultaValoración

IGEIGEDepuraciónDepuración

Transferencias Transferencias PrimariasPrimarias

44

55

66Especificos

DepuraciónDepuración

Transferencias Transferencias PrimariasPrimarias

44

55

66Entrega

Rendición de Cuentas

VisiónActas de

GeneralesInventarios

PrimariasPrimariasPrimariasPrimarias Cuentas

Procesos de Calidad ISO

Sistema Integral de Archivos

Ley

No

Procesos de Calidad ISO

Red de enlaces

Convencional

Archivos de Trámite

Archivo de Concentración

Archivo HistóricoAlt V lú

y

de

T

rmas

A Trámite Concentración HistóricoAlto Volúmen

Clasificados

Transpa

Archiví

Sistema Integral de Archivos (SIARCH)

arenci

íst ica Instrumentos de consulta y control archivístico

Cuadro General de Clasif icación Archivística Catálogo de Disposición Documental Inventario General y Guía Simplea s

Coordinación General de Archivos

Cuadro General de Clasif icación Archivística, Catálogo de Disposición Documental, Inventario General y Guía Simple

Conformación del CA

Áreas de Respaldo

Sistema de Archivo y de

GestiónArchivo Central

Sistema Integral de Archivos

Control de Mobiliario p/archivos

Normatividad hacia el interior p/archivos

Archivos de trámite

ó

interior

Concentración e Históricos

FACTORES A CONSIDERAR

• Selección

• Preparación• Preparación

• Clasificación

• Indexación

• Captura

• Migración• Migración

• Actualización

• Respaldo

PROCESO DE DIGITALIZACIÓN

Proceso de conformación Expediente Único

CA UA’S UA’S CACA

CA UA’SUA’SCA

R i i í dReingeniería de flujos

Homologación de Procesos

Reingeniería de procesos

g jdocumentales

PNA

L

Calidad (lista de registros) Calidad (CADIDO)

PR

OC

ES

O A

RG

AN

IZA

CIO

Tecnologías de la Información Sistemas Automatizados de

Archivo y Gestión

RC

HIV

ÍST

IC

RO

CE

SO

OR

OrganizaciónInstrumentos de Consulta y

Control

O

PR

Control

PROCESO ORGANIZACIONAL

REINGENIERIA DE PROCESOS

Expedientes independientes

PROCESOS ACTUALES INDEPENDIENTES

PROCESOS INTEGRALES UNICOS

REDISEÑO DE LOS FLUJOS DOCU MENTALES

Expedientes Únicos

PROCESO ARCHIVISTICO

REDISEÑO DE LOS FLUJOS DOCU MENTALES

Administración

Conformación de Expediente Único

Promoción CHE

Expediente Único

Administración y consulta autorizada

SISTEMA (WEB)

Jurídico

ECK

L

Crédito

LIST Electrónico

Administración

DEF

Archivo Central

Crediticia

Seguimiento

FINI

FísicoSeguimientoy Recuperación D

O

Físico (únicamente originales)

Conformación de un SIADAConformación de un SIADA

Sistema de Archivo

Sistema de Gestión

Instrumentos de Consulta

Sistema Integral de Administración de D A hi (SIADA)

- - - Red de Enlaces

Alcance del Sistema

• Construir procesos más eficientes y disminuir costos operacionales

• Mejorar procesos de colaboración entre Unidades Administrativas

• Reducir riesgos en el cumplimiento normativo

• Normalizar el manejo de la información y Administrar el flujo documental

Interoperar entre las distintas Unidades Administrativas de la Institución• Interoperar entre las distintas Unidades Administrativas de la Institución

• Crear expedientes únicos

• Controlar la administración de asuntos a nivel institucional a través del

establecimiento de fechas compromiso e identificadores únicos

• Medir los niveles de servicio en el flujo documental y auditar procesos

• Compatible para interoperar con distintos sistemas operativos

• Operar utilizando esquemas de seguridad como firma digital y firma

electrónica avanzadaelectrónica avanzada.

Compatibilidad de Sistemas

Administración DocumentalAdministración Documental

Sistema Automatizado de Control de

Sistema Integral de Archivos

Expediente electrónico

Sistema de

Gestión

Sistema de

Archivos

Expediente electrónico

• Administración control y

de Control de Gestión

ArchivosExpediente físico

• Administración control y

Gestión ArchivosExpediente físico

• Registro, control y seguimiento de asuntos

•Creación e integración de expedientes únicos

Administración, control y gestión de expedientes durante su ciclo vital

•Control de instrumentos

• Registro, control y seguimiento de asuntos

•Creación e integración de expedientes únicos

Administración, control y gestión de expedientes durante su ciclo vital

•Control de instrumentos de expedientes únicos

•Eliminación de documentos duplicados

Utilización de firma

de consulta y control archivístico

•Atención a préstamos y consultas de expedientes

de expedientes únicos

•Eliminación de documentos duplicados

Utilización de firma

de consulta y control archivístico

•Atención a préstamos y consultas de expedientes•Utilización de firma

electrónica avanzadaconsultas de expedientes

•Atención a requerimientos internos y externos

•Utilización de firma electrónica avanzada

consultas de expedientes

•Atención a requerimientos internos y externos

Unidades Administrativas U id d Ad i i t ti

Operación y FuncionalidadUnidades Administrativas Unidades Administrativas

•• Registro y digitalización Registro y digitalización de documentos.de documentos.

•• Generación y envío en Generación y envío en formatosformatos wordword,, excelexcel,, •• Base de datos única conBase de datos única con

•• Recepción electrónica de Recepción electrónica de asuntos.asuntos.

•• Turnado electrónico para Turnado electrónico para atención.atención.formatos formatos wordword, , excelexcel, ,

powerpower pointpoint, PDF, etc., PDF, etc.

•• Entrega electrónica al Entrega electrónica al destinatario con acuse destinatario con acuse de recibode recibo

Base de datos única con Base de datos única con control de privilegios para control de privilegios para consulta.consulta.

•• Eliminación de copias Eliminación de copias

•• Seguimiento y control Seguimiento y control mediante firma digitalmediante firma digital

•• Interconexión con SIARCHInterconexión con SIARCH•• Interconexión con otrasInterconexión con otrasde recibo.de recibo.

•• Asignación de folio por Asignación de folio por asunto.asunto.

•• Entrega física deEntrega física de

•• Flujo documental con control Flujo documental con control de cambios y autorizaciones. de cambios y autorizaciones.

•• Agilidad en el trámiteAgilidad en el trámite

•• Interconexión con otras Interconexión con otras unidades administrativas y unidades administrativas y DependenciasDependencias

•• Integración de expedientes Integración de expedientes físicos, en su caso.físicos, en su caso.Entrega física de Entrega física de

documentos al área documentos al área responsable.responsable.

•• Atención oportuna a los Atención oportuna a los asuntos mediante alertas.asuntos mediante alertas.

físicos, en su caso.físicos, en su caso.

Niveles de SeguridadNiveles de Seguridad

ID Llave principal o autenticación del usuario ID Llave principal o autenticación del usuario (control interno en sistema para identificación del usuario)(control interno en sistema para identificación del usuario)( p )( p )

Firma autógrafa Firma autógrafa (sirve únicamente para recepción de documentos y/o acuses)(sirve únicamente para recepción de documentos y/o acuses)

Firma electrónica avanzada y/o sello digitalFirma electrónica avanzada y/o sello digital((encriptadaencriptada y de seguridad para el usuario en la gestión)y de seguridad para el usuario en la gestión)

Componentes del Sistema de Administración Documental IntegralComponentes del Sistema de Administración Documental IntegralComponentes del Sistema de Administración Documental IntegralComponentes del Sistema de Administración Documental Integral

• Plantilla de Personal

CatálogosPlantilla de Personal

• Usuarios

Evaluación y Monitoreo

Flujos Definidos

• Gestión• Integración• Consulta

• Medición de Niveles de Servicio

• Reportes y Estadísticas Sistema de AdministraciónAdministración

Documental Integral

Administración de

MultiformatosSeguridad

• Diferentes etapas de la gestión

• ID• Firma electrónica• Certificado Digital• Administración de

Privilegios

17

Á i l d Á i l d

Diagrama de Contexto

Recepción, Recepción, registro, registro,

clasificación y clasificación y turnado de los turnado de los

asuntosasuntos

Áreas involucradas Áreas involucradas en la atención del en la atención del

asuntoasunto(consulta, cambios, (consulta, cambios, autorizaciones, etc. autorizaciones, etc.

conforme a privilegios)conforme a privilegios)

Oficialia de Partes y

Unidades Administrativas

DigitalizaciónTermino

de Atención

del asunto

Conformación de expediente electrónico o

fisico

Centro de Documentación

y/o Unidades Administrativas

Digitalización, WF, manejo de archivos electrónicos y físicosTérmino

de Atención

del asunto

Conformación de expediente electrónico o

fisico

p g )p g )

Inicio de proceso Inicio de proceso definidodefinido

Atención de Atención de áreas áreas

involucradas en involucradas en el flujoel flujo

Sistema Automatizado de Control de GestiónSistema Automatizado de Control de Gestión

el flujoel flujo

Sistema Integral de GestiónSistema Integral de Gestión

Sistema Integral de Archivos Sistema Integral de Archivos

Modelo de Operación

Servidor de Imágenes(SIARCH Gestión)(SIARCH-Gestión)

Servidor Base deDatos (SIARCH-

Gestión)

Sistema Control de GestiónServidor

Workflow’sSistema Integral de Archivos

• Clasifica• Organiza• Depura• Transfiere

• Control de asuntos• Consulta de Expedientes y/o

Documentos.• Valida Expedientes.• Valida Respuestas.• Autoriza expedientes.• Ejecuta reportes y estadísticas..

Esquema Combinado

Archivo de

Esquema Combinado

Archivos de Trámite

Concentración e Histórico

Procesos de Servidor de

Archivo de Concentración e Históricobaja

documental

D ó it d A hiDepósitos de Archivode Concentración e Histórico

Diagrama de Contextog

Archivo Histórico

Oficialia de Partes y Unidades Administrativas

Archivos de

Trámite

Archivo de

Concentración

Histórico

ExpedientesFísicos y

Electrónicos

ExpedientesFísicos y

Electrónicos

Baja Documental

Sistema Integral de GestiónSistema Integral de Gestión

Electrónicos Electrónicos

Sistema Sistema Integral Integral de Archivos de Archivos

Conversión de Documentos Físicos a Electrónicos

UA UA UA UA UAExpediente

FísicoExpediente

FísicoExpediente

FísicoExpediente

FísicoExpediente

Físico

Digitalización

Sistema Integral de Archivos

EXP. EXP.

Proceso SIADA

U id dU id d U id dU id d U id dU id d U id dU id d U id dU id d

Proceso SIADA

UnidadUnidadAdministrativaAdministrativa

UnidadUnidadAdministrativaAdministrativa

UnidadUnidadAdministrativaAdministrativa

UnidadUnidadAdministrativaAdministrativa

UnidadUnidadAdministrativaAdministrativa

WF WF WF

Sistema Integral de GestiónSistema Integral de Gestión

PDFTIFF

WORDEXCEL

PPSBD

Documentos ElectrónicosÚnicos

Sistema Integral de ArchivosSistema Integral de Archivos

Documentos EXP. EXP. Físicos

Esquema de Operación

Unidades Unidades AdministrativasAdministrativas

UnidadesAdministrativas

UnidadesUnidadesAdministrativasAdministrativas

UnidadesUnidadesAdministrativasAdministrativas PDC PDC

WF WF

Repositorio deó

ConsultaArchivo para conformar expediente

Sistema Integral de GestiónSistema Integral de Gestión

PDFTIFF

WORDEXCEL

PPSBD

Documentos Electrónicos

Archivos Electrónicos

Sistema Integral de ArchivosSistema Integral de ArchivosÚnicos

EXP. EXP.

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Oscar o. Córdova LópezI t S 1971 TIV i 7Insurgentes Sur 1971, TIV, piso 7Col. Guadalupe innTel. 5553256158Fax. 5553256677, ext. 6158,Mail: ocordova@nafin.gob.mxocordovalopez@yahoo.com.mx