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Manual de Procedimientos de la Unidad de Inspectoría General
2227
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE LA UNIDAD DE
INSPECTORÍA GENERAL
–IG-
Guatemala, 11 de diciembre de 2019
Manual de Procedimientos de la Unidad de Inspectoría General
2243
Aprobación del Manual de Procedimientos en su segunda versión, con fehca XX de XXX del
2019, resolución XX.
Manual de Procedimientos Unidad de Inspectoría General
CODIFICACIÓN:
CONRED-IG-MP-01
Versión:
2
Vigencia:
Fecha Aprobación consejo
Página:
2 de 49
Manual de Procedimientos de la Unidad de Inspectoría General
2244
Manual de Procedimientos Unidad de Inspectoría General
CODIFICACIÓN:
CONRED-IG-MP-01
Versión:
2
Vigencia:
Fecha Aprobación consejo
Página:
3 de 49
APROBACIÓN DEL DOCUMENTO Y
CONTROL DE REVISIONES
Aprobaciones: Nombre y Puesto Firmas
Elaboró: José Daniel Pérez Alvarez / Asesor Técnico
Revisó:
Dr. Rony Jesus Tubac Pérez Inspect or General
Visto Bueno: Sergio Roberto García Cabañas Secretario Ejecutivo SE-CONRED
Autorizó: Consejo Nacional para la Reducción de Desastres
Control de Revisiones: No. De revisión Fecha de
revisión/Aprobación/Versión Consideración del cambio del documento
1
Julio/2014
Manual de
Procedimientos
aprobado por el
Consejo Nacional
para la Reducción
de Desastres como
primera versión.
Manual de Procedimientos de la Unidad de Inspectoría General
2245
Manual de Procedimientos Unidad de Inspectoría General
CODIFICACIÓN:
CONRED-IG-MP-01
Versión:
2
Vigencia:
Fecha Aprobación consejo
Página:
4 de 49
2
02/enero/2017
Actualización del
Manual de
Procedimientos, se
agregó el
procedimiento de
Verificación,
Fiscalización y
monitoreo del uso
de entrega de
recursos y bienes,
así como la
restructuration del
manual con los
nuevos formatos
oficiales.
Manual de Procedimientos de la Unidad de Inspectoría General
2246
Manual de Procedimientos Unidad de Inspectoría General
CODIFICACIÓN:
CONRED-IG-MP-01
Versión:
2
Vigencia:
Fecha Aprobación consejo
Página:
5 de 49
ÍNDICE 1. Presentación 6
2. Objetivo General 6
3. Descripción de los procedimientos 7
4. Procedimiento para la elaboración del Plan Anual de Inspecciones. 8
Descripción del procedimiento. 10
Flujograma del procedimiento. 11
5. Procedimiento para el Análisis de Documentos de la Inspectoría General de la CONRED. 13
Descripción del procedimiento. 14 Flujograma del procedimiento. 15
6. Procedimiento de Verificación, Fiscalización y Monitoreo del Uso de Entrega de Recursos y Bienes. 16 Descripción del procedimiento. 18
Flujograma del procedimiento. 19
7. Procedimiento para la Elaboración del Diagnóstico Anual. 20 Descripción del procedimiento. 21 Flujograma del procedimiento. 22
8. Procedimiento para la Realización de Inspecciones. 23 Descripción del procedimiento. 24 Flujograma del procedimiento. 26
9. Procedimiento para la Realización de Investigaciones. 28 Descripción del procedimiento. 29 Flujograma del procedimiento. 31
Manual de Procedimientos de la Unidad de Inspectoría General
2247
Anexos 32
Manual de Procedimientos Unidad de Inspectoría General
CODIFICACIÓN:
CONRED-IG-MP-01
Versión:
2
Vigencia:
Fecha Aprobación consejo
Página:
6 de 49
1. Presentación
La Inspectoría General de la SE-CONRED, de acuerdo al artículo 25 inciso “a” del Reglamento de ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres –CONRED-pertenece al despacho superior de la secretaria ejecutiva y tiene entre sus principales funciones según los artículos 36 y 37 del Reglamento de ley de CONRED, que “Es la Unidad responsable de velar por el cumplimiento de los controles internos, garantizando la eficiencia y la eficacia, el respeto a la legalidad en sus actividades, la transparencia en el empleo de los recursos asignados y régimen disciplinario”, así como investigar de oficio o por instrucciones del secretario ejecutivo e iniciar, dirigir y concluir el proceso de investigación de Inspectoría relacionados con el actuar del personal.
Asimismo, la importancia y cobertura de las operaciones de trabajo al igual que el
incremento de personal, ha exigido la elaboración de manuales administrativos y operativos en las instituciones gubernamentales, con el fin que se establezca claramente los medios de comunicación, coordinación, verificación de procedimientos y organización necesarios para el buen desempeño de las funciones por tal razón la Inspectoría General de la CONRED se apega a lo establecido en el artículo 22 de la Ley Marco del Sistema Nacional de Seguridad y quien tendrá la coordinación funcional y relacionamiento institucional con la Inspectoría General del Sistema Nacional de Seguridad.
En base a lo anterior, se presenta la primera revisión de la segunda versión del “Manual de Procedimientos” de la Inspectoría General de CONRED, mediante el cual se enmarcan las actuaciones específicas que se ejecutan en las distintas dependencias de esta institución, a fin de que tales actos se realicen apegados a lo establecido en la Ley 109-96 de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres y su reglamento el acuerdo gubernativo número 49- 2012 de la CONRED.
2. Objetivo General El presente manual de procedimientos tiene como objetivo establecer el proceder de la Inspectoría General de la SE-CONRED en sus actividades establecidas funcionalmente con el objetivo de alcanzar sus metas, con la finalidad de obtener un mejor desempeño laboral y brindar un servicio de calidad.
Manual de Procedimientos de la Unidad de Inspectoría General
2248
Manual de Procedimientos Unidad de Inspectoría General
CODIFICACIÓN:
CONRED-IG-MP-01
Versión:
2
Vigencia:
Fecha Aprobación consejo
Página:
7 de 49
3. Descripción de los procedimientos:
Derivado de la revisión y análisis realizado, se estableció que la necesidad de actualizar el presente Manual de Procedimientos, el cual contiene seis (6) Procedimientos que incluyen las funciones de funcionarios y empleados de la Unidad de Inspectoría General, con el fin que las actividades sean desarrolladas con forme a las Leyes y Normas vigentes, mismos que se describen a continuación:
No.
Procedimientos
Codificación
1 Procedimiento para la elaboración del plan Anual de inspecciones.
CONRED-IG-PA-01
2
Procedimiento para el análisis de
documentos de la Inspectoría General de la CONRED
CONRED-IG-PA-02
3
Procedimiento de verificación, fiscalización y monitoreo del uso de entrega de recursos y bienes.
CONRED-IG-PA-03
4
Procedimiento para la elaboración del diagnóstico anual.
CONRED-IG-PA-04
5
Procedimiento para la realización de inspecciones.
CONRED-IG-PA-05
6
Procedimiento para realización de investigaciones.
CONRED-IG-PA-06
Manual de Procedimientos de la Unidad de Inspectoría General
2249
Procedimiento para la Elaboración del Plan Anual de Inspecciones
CODIFICACIÓN:
CONRED-IG-PA-01
Versión:
2
Vigencia:
Fecha Aprobación consejo
Página:
8 de 49
Elaboración del Plan Anual de Inspecciones
A. Objetivo Elaborar el instrumento requerido para darle cumplimiento a la función de inspeccionar a todas las dependencias que conforman la Secretaría Ejecutiva de CONRED
B. Alcance En este procedimiento se toman en cuenta todas las Unidades, Direcciones, Sedes departamentales y Sedes regionales de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres.
C. Referencia Ley y Reglamento de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres
D. Responsabilidades El Prestador de Servicios Técnicos/Profesionales es el encargado elaborar el Plan Anual
de Inspecciones en los primeros quince días del mes de enero y someterlo a consideración
del Secretario Ejecutivo, para su aprobación.
E. Definiciones
Descripción Definición
Plan Modelo sistemático de una actuación pública o privada, que se elabora anticipadamente para dirigirla y encauzarla.
Anual Que ocurre, se hace o se repite cada año.
Inspección Acción y efecto de inspeccionar. Cargo y cuidado de velar por algo.
Manual de Procedimientos de la Unidad de Inspectoría General
2250
Procedimiento para la Elaboración del Plan Anual de Inspecciones
CODIFICACIÓN:
CONRED-IG-PA-01
Version:
2
Vigencia:
Fecha Aprobación consejo
Página:
9 de 49
F. Interacción con otros procedimientos Procedimiento de Inspecciones.
Diagnóstico Anual.
G. Políticas Formular el Plan Anual de Inspecciones en los primeros quince días del mes de enero de cada año, tomando en cuenta el diagnóstico del año anterior para darle seguimiento a las deficiencias y hallazgos encontrados en las diferentes dependencias inspeccionadas, dicho plan es autorizados por el Secretario Ejecutivo.
H. Formatos requeridos
No. Nombre del formato No. Anexo
1 Formato de Plan Anual de Inspecciones. CONRED-IG-PA-01
Ver Anexo 1
Manual de Procedimientos de la Unidad de Inspectoría General
2251
Procedimiento para la Elaboración del Plan Anual de Inspecciones
CODIFICACIÓN:
CONRED-IG-PA-01
Versión:
2
Vigencia:
Fecha Aprobación consejo
Página:
10 de 49
I. Descripción del procedimiento
No. Unidad/Puesto Actividad
1 Prestador de Servicios Técnicos/Profesionales
Selecciona las Direcciones o Unidades de la SE- CONRED para realizar la inspección.
2
Prestador de Servicios Técnicos/Profesionales
Selecciona las sedes regionales y departamentales que serán inspeccionadas durante el año.
3 Prestador de Servicios Técnicos/Profesionales Define el tipo de inspección que se realiza si es
general u ordinaria
4 Prestador de Servicios Técnicos/Profesionales Establece el apoyo logístico que será necesario para
realizar dicho PLAN.
5 Prestador de Servicios Técnicos/Profesionales
Establece las fechas para cada inspección.
6 Prestador de Servicios Técnicos/Profesionales Elabora un cronograma con las fechas precisas en
que se realizará las inspecciones.
7 Prestador de Servicios Técnicos/Profesionales Elabora el Plan y lo envía al Inspector General para
su aprobación
8 Inspector General Revisa el Plan Anual de Inspecciones y lo envía al Secretario Ejecutivo para su aprobación.
9
Inspectoría General del Sistema Nacional de Seguridad
Recibe copia del Plan Anual de Inspecciones aprobado para su conocimiento. Fin del procedimiento
Manual de Procedimientos De la Unidad de Inspectoría General
2252
Procedimiento para la Elaboración del Plan Operativo Anual de Inspecciones
CODIFICACIÓN:
CONRED-IG-PA-01
Versión:
2
Vigencia:
Fecha Aprobación consejo
Página:
11 de 49
J. Diagrama de Flujo:
Prestador de Servici1os Técnicos/Profesionales
Inspector General Inspectoría General del Sistema Nacional de Seguridad
Inicio
Seleccionar direcciones
Seleccionar sedes
regionales y
departamentales
Define tipo de
inspección
Establece apoyo
logístico.
Establece fechas de
inspección.
A
Manual de Procedimientos De la Unidad de Inspectoría General
2253
Procedimiento para la Elaboración del Plan Anual de Inspecciones
CODIFICACIÓN:
CONRED-IG-PA-01
Versión:
2
Vigencia:
Fecha Aprobación consejo
Página:
12 de 49
Prestador de Servicios Técnicos/Profesionales
Inspector General Inspectoría General del Sistema Nacional de Seguridad
A
Elabora cronograma
Elabora el Plan Anual de
Inspecciones
Recibe el Plan Anual
de Inspecciones
Recibe copia del Plan
FIN
Manual de Procedimientos De la Unidad de Inspectoría General
2254
Procedimiento para el Análisis de Documentos de la Inspectoría General de la CONRED
CODIFICACIÓN:
CONRED-IG-PA-02
Versión:
2
Vigencia:
Fecha Aprobación consejo
Página:
13 de 49
Análisis de Documentos de la Inspectoría General de la CONRED. A. Objetivo Determinar el nivel de eficiencia, eficacia, transparencia, apego a la legalidad y
aplicación del régimen disciplinario, por medio del análisis de los informes periódicos
elaborados por los ámbitos de inspecciones e investigaciones.
B. Alcance Realizar análisis de todos los documentos elaborados o que ingresen a dicha unidad ya sean estos oficios internos, externos o de informes de inspecciones e investigaciones realizadas por esta unidad de Inspectoría General de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres.
C. Referencia Ley y Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres.
D. Responsabilidades El prestador de servicios técnicos/profesional deberá analizar diferentes documentos en el cual la Inspectoría General de la CONRED tenga competencia, para poder sintetizar la información recabada y determinar la eficiencia, eficacia, la transparencia, el apego a la legalidad y la aplicación del régimen disciplinario en el comportamiento del personal que labora en la CONRED.
E. Definiciones
Descripción Definición
Análisis Distinción y separación de las partes de algo para conocer su composición. Estudio detallado de algo, especialmente de una obra o de un escrito.
Inspección Acción y efecto de inspeccionar. Cargo y cuidado de velar por algo.
Manual de Procedimientos De la Unidad de Inspectoría General
2255
Procedimiento para el Análisis de Documentos de la Inspectoría General de la CONRED
CODIFICACIÓN:
CONRED-IG-PA-02
Versión:
2
Vigencia:
Fecha Aprobación consejo
Página:
14 de 49
Informe Descripción, oral o escrita, de las características y circunstancias de un suceso o asunto. Acción y efecto de informar (dictaminar).
F. Interacción con otros procedimientos
Procedimiento de Inspecciones Procedimiento de Investigaciones
Dentro de las inspecciones e investigaciones se realizará un análisis de toda la información recabada por lo cual se sintetizará para rendir el informe respectivo a donde corresponda.
G. Descripción del procedimiento
No. Puesto Actividad
1
Prestador de Servicios Técnicos/Profesionales
Remite al Inspector General reportes mensuales sobre las inspecciones realizadas según el Plan Anual de Inspecciones e investigaciones para su análisis.
2
Inspector Recibe los informes de inspecciones e investigaciones.
3 Inspector Analiza el contenido de los informes recibidos de investigaciones e inspecciones.
4 Inspector Devuelve al prestador de servicios Técnicos/Profesionales para su impresión
5 Prestador Imprime y Remite los informes al Secretario Ejecutivo.
6
Secretario Ejecutivo
Recibe los informes y emite las disposiciones correspondientes para que se cumpla con las recomendaciones contenidas en los mismos. Fin del procedimiento
Manual de Procedimientos De la Unidad de Inspectoría General
2256
FIN
Recibe los informes
Imprime y remite al
Secretario Ejecutivo
Remite informes
mensuales
Inicio
Secretario Ejecutivo
CONRED
Inspector General CONRED Técnicos/Profesionales
Servicios de Prestador
Recibe y emite las
disposiciones
correspondientes.
Devuelve al prestador
de Servicios
Técnicos/profesional
es
Analiza el contenido
Procedimiento para el Análisis de Documentos de la Inspectoría General de la CONRED
CODIFICACIÓN:
CONRED-IG-PA-02
Versión:
2
Vigencia:
Fecha Aprobación consejo
Página:
15 de 49
H. Flujograma del procedimiento:
Manual de Procedimientos De la Unidad de Inspectoría General
2257
Procedimiento para la Verificación, Fiscalización y Monitoreo del Uso y Entrega de Recursos y Bienes
CODIFICACIÓN:
CONRED-IG-PA-03
Versión:
2
Vigencia:
Fecha Aprobación consejo
Página:
16 de 49
Verificación, Fiscalización y Monitoreo del Uso y Entrega de Recursos y Bienes
A. Objetivo Verificar por el cumplimiento de los mecanismos, instrumentos, protocolos de fiscalización y monitoreo ya establecidos por las dependencias encargadas sobre el uso y entrega de los recursos y bienes por parte de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres. La fiscalización que realiza esta Inspectoría General, será a través de inspecciones y supervisiones sobre el uso y entrega de los recursos y bienes a todas las dependencias de la SE-CONRED.
B. Alcance Dirección de Coordinación, Dirección de Logística, delegados regionales y departamentales de la SE-CONRED.
C. Referencia Ley Marco del Sistema Nacional de Seguridad.
Ley y reglamento de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres. Artículo 37, inciso f.
D. Responsabilidades El Inspector General es el responsable de dirigir, supervisar y verificar el buen uso y entrega correcta de los bienes de la coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres.
Manual de Procedimientos De la Unidad de Inspectoría General
2258
Procedimiento de Verificación, Fiscalización y Monitoreo del Uso y Entrega de Recursos y Bienes
CODIFICACIÓN:
CONRED-IG-PA-03
Versión:
2
Vigencia:
Fecha Aprobación consejo
Página:
17 de 49
E. Definiciones
Descripción
Definición
Protocolo
Conjunto de reglas de formalidad que rigen los actos y ceremonias diplomáticos y oficiales
Verificación Comprobación o ratificación de la autenticidad o verdad de una cosa.
Fiscalización Sujetar a la inspección fiscal cierta cosa.
F. Interacción con otros procedimientos Manual de procedimientos de la Dirección de Logística.
G. Políticas La Dirección de Logística de la SE-CONRED deberá rendir informes a esta Inspectoría sobre los bienes adquiridos o recursos, para lo cual se deberá de verificar y fiscalizar, sobre alguna irregularidad encontrada durante el proceso.
Manual de Procedimientos De la Unidad de Inspectoría General
2259
Procedimiento de Verificación, Fiscalización y Monitoreo del Uso y Entrega de Recursos y Bienes
CODIFICACIÓN:
CONRED-IG-PA-03
Versión:
2
Vigencia:
Fecha Aprobación consejo
Página:
18 de 49
H. Descripción del procedimiento
No.
Dirección / Unidad / Puesto
Actividad
1
Inspector General de la SE-CONRED
Recibe información de la dirección de Coordinación y/o Logística, sobre el ingreso a la institución de bienes adquiridos o donados (información de forma: escrita, vía telefónica o electrónica). Posteriormente la remite al Prestador de servicios técnicos/profesional para que inicie el proceso de fiscalización y monitoreo.
2 Prestador de Servicios
Técnico/Profesional
Verifica e inspecciona que la cantidad de donaciones coincidan con lo manifestado en la documentación de respaldo.
3 Prestador de Servicios
Técnico/Profesional
Verifica el buen uso de los bienes adquiridos o donados
4 Prestador de Servicios
Técnico/Profesional
Informa al Inspector General el resultado del procedimiento de Verificación, fiscalización y recepción de los bienes.
5 Inspector General Remite los informes al Secretario Ejecutivo
Fin del procedimiento
Manual de Procedimientos De la Unidad de Inspectoría General
2260
Procedimiento para la Verificación, Fiscalización y Monitoreo del Uso y Entrega de Recursos y Bienes
CODIFICACIÓN:
CONRED-IG-PA-03
Versión:
2
Vigencia:
Fecha Aprobación consejo
Página:
19 de 49
I. Flujograma del procedimiento:
Inspector General de la SE- CONRED Prestador de Servicios Técnicos/Profesionales
Inicio
Recibe información de la
dirección de Coordinación y/o
Logística, sobre ingreso de
bienes.
Remite al Secretario Ejecutivo
FIN
Verifica e inspecciona que
la cantidad de donaciones
coincidan con lo
manifestado.
Verifica el buen uso de los
bienes adquiridos o
donados.
Informa al Inspector
General el resultado del
procedimiento.
Manual de Procedimientos De la Unidad de Inspectoría General
2261
Procedimiento para la Elaboración del Diagnóstico Anual
CODIFICACIÓN:
CONRED-IG-PA-04
Versión:
2
Vigencia:
Fecha Aprobación consejo
Página:
20 de 49
Elaboración del Diagnóstico Anual
A. Objetivo Determinar el nivel de eficiencia, eficacia, transparencia, apego a la legalidad y aplicación
del régimen disciplinario, por medio del análisis de los informes periódicos elaborados por los
ámbitos de inspecciones e investigaciones, para la toma de decisiones orientadas a
fortalecer las áreas débiles de la institución.
B. Alcance Prestador de Servicios Técnicos/Profesionales para el análisis de los informes de las
inspecciones e investigaciones administrativas.
C. Referencia Ley y Reglamento de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres.
D. Responsabilidades
El Prestador de Servicios Técnicos/Profesional será el encargado de elaborar el diagnóstico Anual sobre la situación de todas las dependencias inspeccionadas con relación a la eficiencia, eficacia, transparencia, apego a la legalidad y aplicación del régimen disciplinario.
E. Definiciones
Descripción
Definición
Diagnóstico
Modelo sistemático de una actuación pública o
privada, que se elabora anticipadamente para dirigirla y encauzarla.
Análisis o de una cosa: Que obra y hace su efecto. Preparado o para ser utilizado o entrar en acción.
Manual de Procedimientos De la Unidad de Inspectoría General
2262
Procedimiento para la Elaboración del Diagnóstico Anual
CODIFICACIÓN:
CONRED-IG-PA-04
Versión:
2
Vigencia:
Fecha Aprobación consejo
Página:
21 de 49
F. Interacción con otros procedimientos Procedimiento de Inspecciones.
Procedimiento de Investigaciones.
G. Políticas Establecer el nivel de fortalecimiento de todas las áreas que conforman la Secretaría Ejecutiva luego de haber cumplido con las recomendaciones formuladas durante el transcurso del año, para corregir errores y mejorar procedimientos administrativos y operativos.
H. Formatos requeridos
No.
Nombre del formato
No. Anexo
1
Formato para la elaboración del Diagnóstico CONRED-IG-PA-04
Ver Anexo 2
I. Descripción del procedimiento
No. Dirección / Unidad
/ Puesto Actividad
1
Prestador de Servicios Técnicos/Profesiona les
Elabora el diagnóstico de la institución con los informes recibidos durante el año, enfatizando sobre los aspectos orientados a la consecución del objetivo mencionado en la literal A de este procedimiento y lo envía al Inspector General de la SE-CONRED.
2 Inspector General de la SE-CONRED
Recibe el diagnóstico, lo revisa y una vez aprobado lo remite al Secretario Ejecutivo.
3 Secretario Ejecutivo Recibe el Diagnóstico para la toma de decisiones.
Fin del procedimiento
Manual de Procedimientos De la Unidad de Inspectoría General
2263
Procedimiento para la Elaboración del Diagnóstico Anual
CODIFICACIÓN:
CONRED-IG-PA-04
Versión:
2
Vigencia:
Fecha Aprobación consejo
Página:
22 de 49
J. Flujograma del procedimiento:
Prestador de Servicios Técnicos/Profesionales
Inspector General CONRED Secretario Ejecutivo de CONRED
Inicio
Elabora el
diagnóstico
Recibe el
Diagnóstico, y los
envía al Secretario
Ejecutivo
Recibe el diagnóstico
FIN
Manual de Procedimientos De la Unidad de Inspectoría General
2264
Procedimiento para la Realización de Inspecciones.
CODIFICACIÓN:
CONRED-IG-PA-05
Versión:
2
Vigencia:
Fecha Aprobación consejo
Página:
23 de 49
Procedimiento para la Realización de Inspecciones.
A. Objetivo Velar por el cumplimiento de los controles internos, garantizar la eficiencia y la eficacia del personal en el desempeño de sus funciones, el respeto a la legalidad en todas las actividades y la transparencia en el uso de los recursos asignados
B. Alcance Orientado a todo el personal de la SE-CONRED, excluyendo al señor Secretario Ejecutivo.
C. Referencia Ley y Reglamento de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres.
Ley Marco del Sistema Nacional de Seguridad.
D. Responsabilidades El Director de Inspectoría es el responsable de elaborar la planificación operativa y dirigir las inspecciones a todas las unidades de la SE-CONRED según la programación anual. El/los Prestadores de Servicios Técnicos, da seguimiento al cumplimiento de la función de inspección, elabora y emite los informes respectivos al Inspector General de los eventos desarrollados.
E. Definiciones
Descripción
Definición
Eficacia
Capacidad de alcanzar el efecto que se desea o se espera.
Eficiencia
Capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado
Manual de Procedimientos De la Unidad de Inspectoría General
2265
Procedimiento para la Realización de Inspecciones.
CODIFICACIÓN:
CONRED-IG-PA-05
Versión:
2
Vigencia:
Fecha Aprobación consejo
Página:
24 de 49
Inspección Acción y efecto de inspeccionar. Cargo y cuidado de velar por algo.
F. Interacción con otros procedimientos
Procedimiento de Investigaciones Administrativas.
Procedimiento de Análisis de Documentos de la Inspectoría General.
G. Políticas Todas las Direcciones y Unidades que conforman la SE-CONRED deben ser inspeccionadas por lo menos una vez al año de acuerdo a las necesidades y recursos asignados a la institución.
H. Formatos requeridos
No.
Nombre del formato
No. Anexo
1 Formato de entrevista directa CONRED-IG-PA-005 Anexo 3
2 Encuesta de clima laboral CONRED-IG-PA-005 Anexo 3
3 Listado de asistencia CONRED-IG-PA-005 Anexo 3
I. Descripción del procedimiento
No.
Dirección / Unidad / Puesto
Actividad
1
Inspector General
Envía correo a Dirección o Unidad a inspeccionar, informando inspección y solicitando organigrama y manual de procedimientos.
2 Prestador de Servicios Técnicos/Profesionales
Solicita POA a Dirección de Planificación o Unidad a
inspeccionar
3 Dirección de Planificación
Envía información solicitada
Manual de Procedimientos De la Unidad de Inspectoría General
2266
Procedimiento para la Realización de Inspecciones.
CODIFICACIÓN:
CONRED-IG-PA-05
Versión:
2
Vigencia:
Fecha Aprobación consejo
Página:
25 de 49
4 Prestador de Servicios Técnicos/Profesionales
Elaborar herramientas de inspección
5 Prestador de Servicios Técnicos/Profesionales
Coordinar el recurso logístico para reunión de inspecciones
6 Inspector General Realizar una reunión con la Dirección a inspeccionar
7 Prestador de Servicios Técnicos/Profesionales
Convoca al personal de la Dirección o unidad inspeccionada para entrevistas personales
8 Dependencia Inspeccionada
Asiste a entrevistas convocadas
9 Prestador de Servicios Técnicos/Profesionales
Integrar información recabada en inspección
10 Prestador de Servicios Técnicos/Profesionales
Realiza informe final y lo envía al Inspector General
11 Inspector General Recibe informe para su revisión y análisis
12 Inspector General Envía informe al Secretario Ejecutivo
13 Secretario Ejecutivo Recibe informe para la toma de decisiones correspondiente
Inspector General Realiza oficio con recomendaciones a la Dirección inspeccionada
15 Dirección Inspeccionada
Recibe oficio y atiende las recomendaciones
16 Prestador de Servicios Técnicos/Profesionales
Dar seguimiento a las recomendaciones y que hayan sido atendidas
Fin del procedimiento
Manual de Procedimientos De la Unidad de Inspectoría General
2267
Procedimiento para la Realización de Inspecciones.
CODIFICACIÓN:
CONRED-IG-PA-05
Versión:
2
Vigencia:
Fecha Aprobación consejo
Página:
26 de 49
J. Flujograma del procedimiento para la realización de las inspecciones.
Inspector General
Prestador de Servicios Técnicos/Profesionales
Dirección Planificación
Dependencia inspeccionada
Secretario Ejecutivo
Inicio
Envía correo
Reunión con la
Dirección
A
Solicita el POA
Elabora
herramientas.
Coordina recurso
logístico
Convoca al personal
Integra información
recabada
Realiza informe
Envía la
información
solicitada
Asiste a las
entrevistas
Manual de Procedimientos De la Unidad de Inspectoría General
2268
Procedimiento para la Realización de Inspecciones.
CODIFICACIÓN:
CONRED-IG-PA-05
Versión:
2
Vigencia:
Fecha Aprobación consejo
Página:
27 de 49
Inspector general Prestador de Servicios Técnicos/Profesionales
Dirección Planificación
Dependencia inspeccionada
Secretario Ejecutivo
A
Recibe informe
Envía informe
Realiza oficio
Recibe
informe
Recibe oficio
Da seguimiento a las
recomendaciones.
FIN
Manual de Procedimientos De la Unidad de Inspectoría General
2269
Procedimiento para la Realización de Investigaciónes Administrativas.
CODIFICACIÓN:
CONRED-IG-PA-06
Versión:
2
Vigencia:
Fecha Aprobación consejo
Página:
28 de 49
Investigaciones Administrativas.
A. Objetivo De oficio o por instrucciones del secretario ejecutivo iniciar, dirigir y concluir los procesos de investigación de inspectoría relacionados con el actuar y conducta del personal o en su defecto de irregularidades detectadas en las diferentes inspecciones que se realiza.
B. Alcance Todo el personal de la SE-CONRED (excluyendo al señor Secretario Ejecutivo).
C. Referencia Ley y Reglamento de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres.
D. Responsabilidades El Inspector General y el prestador de servicios Técnicos/Profesional es el responsable de
dirigir todas las investigaciones administrativas de oficio o por denuncias recibidas, por
irregularidades detectadas en las inspecciones y casos especiales.
E. Definiciones .
Descripción
Definición
Investigación
Acción y efecto de investigar. Que tiene por fin ampliar el
conocimiento científico, sin perseguir en principio ninguna aplicación práctica.
Denuncia
Documento en que se da noticia a la autoridad competente de la comisión de un delito o de una falta.
Irregularidad Cualidad de irregular. Malversación, desfalco, cohecho u otra inmoralidad en la gestión o administración pública o privada.
Manual de Procedimientos De la Unidad de Inspectoría General
2270
Procedimiento para la Realización de Investigaciónes Administativas.
CODIFICACIÓN:
CONRED-IG-PA-06
Versión:
2
Vigencia:
Fecha Aprobación consejo
Página:
29 de 49
F. Interacción con otros procedimientos Procedimiento de Análisis de Documentos de la Inspectoría General.
Procedimiento de Inspecciones.
G. Políticas Todas las denuncias, irregularidades y casos especiales deben ser investigados con discreción e imparcialidad, debiéndose rendir el respectivo informe de los hallazgos encontrados
durante el proceso de investigación al Secretario Ejecutivo.
H. Formatos requeridos
No. Nombre del formato No. Anexo
1 Formato de entrevista para investigaciones. CONRED-IG-PA- 06.
Ver Anexo 4
I. Descripción del procedimiento
No. Dirección / Unidad / Puesto
Actividad
1
Inspector General de la SE-CONRED
Recibe denuncia (de forma verbal, escrita, vía telefónica, electrónica) y la remite al jefe de investigaciones para que inicie el proceso de investigación administrativa.
2 Prestador de Servicios Técnicos/Profesionales
Inicia el proceso de investigación con el análisis de la información existente sobre la denuncia, irregularidad o caso planteado.
3 Prestador de Servicios Técnicos/Profesionales
Preparar la herramienta de investigación con la que se obtendrá más información de la denuncia, irregularidad o caso planteado.
4
Prestador de Servicios Técnicos/Profesionales
Entrevista a los implicados en la denuncia, irregularidad o caso planteado.
Manual de Procedimientos De la Unidad de Inspectoría General
2271
Procedimiento para la Realización de Investigaciónes Administrativas.
CODIFICACIÓN:
CONRED-IG-PA-06
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2
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Página:
30 de 49
5
Prestador de Servicios Técnicos/Profesionales
Analiza e interpreta toda la información que obtuvo a través del proceso de entrevista realizado a todos los implicados para verificar la veracidad o falsedad de la denuncia, irregularidad o caso planteado
6 Prestador de Servicios Técnicos/Profesionales
Presentar los resultados obtenidos de la investigación realizada (de forma verbal y/o escrita) al Inspector General
7 Inspector General de la SE-CONRED
Recibe informe y lo remite a la jurisdicción correspondiente.
Fin del procedimiento
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2272
Procedimiento para la Realización de Investigaciónes Administrativas.
CODIFICACIÓN:
CONRED-IG-PA-06
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Fecha Aprobación consejo
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31 de 49
J. Flujograma del procedimiento para la realización de investigaciones. Inspector General Prestador de Servicios Técnicos/Profesionales
Inicio
Recibe la denuncia
Recibe el informe y remite
la investigación a donde
corresponda
FIN
Inicia el proceso de
investigación
Prepara herramientas.
Entrevista a todos los
implicados
Analiza e interpreta
toda la información.
Presenta resultados
obtenidos.
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2273
Anexos.
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CONRED-IG-MP-01
Versión:
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ANEXOS
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2274
Anexos.
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CONRED-IG-MP-01
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Fecha Aprobación consejo
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Formato del Plan Operativo Anual de Inspecciones. (Anexo 1)
Manual de Procedimientos De la Unidad de Inspectoría General
2275
Anexos.
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CONRED-IG-MP-01
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Manual de Procedimientos De la Unidad de Inspectoría General
2276
Anexos.
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CONRED-IG-MP-01
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Manual de Procedimientos De la Unidad de Inspectoría General
2277
Anexos.
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CONRED-IG-MP-01
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2
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Fecha Aprobación consejo
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36 de 49
Formato del Diagnóstico Anual de la Inspectoría General de CONRED. (Anexo 2)
Manual de Procedimientos De la Unidad de Inspectoría General
2278
Anexos.
CODIFICACIÓN:
CONRED-IG-MP-01
Versión:
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Fecha Aprobación consejo
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Manual de Procedimientos De la Unidad de Inspectoría General
2279
Anexos.
CODIFICACIÓN:
CONRED-IG-MP-01
Versión:
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Vigencia:
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Página:
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Formato de las herramientas utilizadas para las inspecciones sectoriales y territoriales
de la Inspectoría General de CONRED. (Anexo 3)
Manual de Procedimientos De la Unidad de Inspectoría General
2280
Anexos.
CODIFICACIÓN:
CONRED-IG-MP-01
Versión:
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Manual de Procedimientos De la Unidad de Inspectoría General
2281
Anexos.
CODIFICACIÓN:
CONRED-IG-MP-01
Versión:
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Fecha Aprobación consejo
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40 de 49
Manual de Procedimientos De la Unidad de Inspectoría General
2282
Anexos.
CODIFICACIÓN:
CONRED-IG-MP-01
Versión:
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Fecha Aprobación consejo
Página:
41 de 49
Formato de la herramienta de inspecciones territoriales utilizada por esta Inspectoría General.
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2283
Anexos.
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Versión:
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Manual de Procedimientos De la Unidad de Inspectoría General
2284
Anexos.
CODIFICACIÓN:
CONRED-IG-MP-01
Versión:
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Fecha Aprobación consejo
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43 de 49
Manual de Procedimientos De la Unidad de Inspectoría General
2285
Anexos.
CODIFICACIÓN:
CONRED-IG-MP-01
Versión:
2
Vigencia:
Fecha Aprobación consejo
Página:
44 de 49
Formato del Listado de Asistencia utilizado en las inspecciones realizadas por esta
Inspectoría General.
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2286
Anexos.
CODIFICACIÓN:
CONRED-IG-MP-01
Versión:
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Fecha Aprobación consejo
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45 de 49
Formato de la Herramienta de Clima Laboral utilizada por esta Inspectoría General
para realizar las inspecciones.
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2287
Anexos.
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CONRED-IG-MP-01
Versión:
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Fecha Aprobación consejo
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2288
Anexos.
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Versión:
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Fecha Aprobación consejo
Página:
47 de 49
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2289
Anexos.
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CONRED-IG-MP-01
Versión:
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Vigencia:
Fecha Aprobación consejo
Página:
48 de 49
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2290
Anexos.
CODIFICACIÓN:
CONRED-IG-MP-01
Versión:
2
Vigencia:
Fecha Aprobación consejo
Página:
49 de 49
Formato de la entrevista para el procedimiento de Investigación, utilizado por esta
Inspectoría General. (Anexo 4)