Post on 09-Jul-2020
Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA MANUAL DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
1
MANUAL DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA
Fecha de aprobación: 15 de febrero de 2013.
Fecha de aprobación a los ajustes solicitados por el Consejo Departamental
de Archivos: 5 de mayo de 2014
Fecha de Vigencia: 2013
Instancia de aprobación: Comité de Archivo
Dependencia: Subgerencia de Servicios Administrativos
Versión del documento: Segunda
Responsables de su elaboración:
Luz Ángela González Gómez, Directora Administrativa
Andrés Sáenz Giraldo, Técnico Operativo Administración Documental
Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA MANUAL DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
2
CONTENIDO
PRESENTACIÓN.....................................................................................................4
1. EJECUCION METODOLOGÍCA..........................................................................6
1.1. Etapa 1. Compilación de la información institucional…………………………....6
1.1.1. Análisis e interpretación de la información institucional……………………….8
1.2. Etapa 2. Diagnóstico……………………………………………………………….11
1.3. Etapa 3.Ejecución del plan de trabajo archivístico……………………………...12
2. EVOLUCIÓN ADMINISTRATIVA DEL IDEA......................................................13
2.1. Identificación del Fondo Acumulado IDEA.......................................................13
2.2. Reconstrucción de la historia institucional……………………………………….14
2.2.1. Evolución administrativa y organizacional del IDEA. 1964 – 2002………….15
3. DIAGNÓSTICO INTEGRAL FONDO ACUMULADO IDEA................................28
3.1. Descripción de los depósitos...........................................................................28
3.2. Estado de la documentación............................................................................32
3.3. Nivel de organización.......................................................................................32
3.4. Unidades de almacenamiento.........................................................................33
3.5. Instrumentos de recuperación de información.................................................35
3.6. Documentación Fondo Documental Productora de Vinos Colombo Argentina –
PROVICA Ltda…………………………………………………………………………...36
4. PLAN DE TRABAJO ARCHIVÍSTICO................................................................37
5. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL........................................................................41
6. VALORACIÓN DOCUMENTAL..........................................................................45
7. DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS................................................46
8. APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL…………..48
ANEXOS
Anexo 1. Formato de diagnóstico – Centro de Administración Documental –
IDEA.
Anexo 2. Identificación de la entidad a la que pertenece el archivo.
Anexo 3. Aspectos archivísticos - Fondo Acumulado Idea.
Anexo 4. Otras áreas de depósito (fuera del edificio).
Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA MANUAL DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
3
Anexos 5. Documentación que se encuentra en otro depósito.
Anexos 5.1. Documentación que se encuentra en otro depósito.
Anexo 6. Instructivo para el diligenciamiento del FUID para el Fondo
Acumulado del IDEA.
Anexo 7. Criterios de Valoración Documental.
Anexo 8. Tablas de Valoración Documental por estructura organizacional.
Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA MANUAL DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
4
PRESENTACIÓN
El Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA se creó mediante Ordenanza No.
13 del 31 de agosto de 1964 dada por la Asamblea Departamental de Antioquia,
como una entidad financiera de carácter departamental con personería jurídica y
patrimonio propio1. Desde entonces y hasta el año 2005, cuando se aprobaron y
adoptaron las Tablas de Retención Documental, los documentos producidos y
recibidos por la Entidad hace parte de su fondo acumulado, es decir del cúmulo de
documentos reunidos sin criterios archivísticos de organización, según como lo
define el Archivo General de la Nación en su Manual de Organización de Fondos
Acumulados2.
Para el caso puntual del IDEA se debe precisar que, aunque en algunos
momentos se han empleado criterios de organización e identificación de los
documentos, no se han seguido todos los lineamientos archivísticos, ni se han
aplicado de manera sistemática. Es por esto, que la Entidad, consciente de sus
debilidades en materia de organización y administración documental, decidió
diseñar e implementar las herramientas archivísticas que le permitan una
adecuada organización, consulta y conservación de sus documentos. Cumpliendo
así con uno de los deberes fundamentales en materia de administración
documental, como lo es hacer que los fondos documentales que se conservan
sean accesibles a todas las categorías de usuarios, sean consultados con agilidad
y se conserven correctamente.
Por lo anterior el IDEA procede a elaborar las Tablas de Valoración Documental,
cumpliendo así con lo promulgado por el Archivo General de la Nación a partir de
la Ley General de Archivos (594 de 2000), donde se establecen las reglas y
1 Departamento de Antioquia, Ordenanza No. 13, Medellín, agosto 31 de 1964. Por la cual se crea el Instituto para el Desarrollo de Antioquia – IDEA. 2 Archivo General de la Nación, Manual de Organización Fondos Acumulados, Bogotá, Archivo General de la Nación, 2006, p. 13.
Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA MANUAL DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
5
principios generales que regulan la función archivística en Colombia, y con el
Acuerdo 02 de 2004 que establece los lineamientos básicos "que deben seguir las
entidades del Estado en sus diferentes niveles y las empresas privadas que
cumplan funciones públicas, para la organización de sus fondos acumulados y la
elaboración y aplicación de las Tablas de Valoración Documental"3.
Es así como el IDEA decide suscribir el contrato interadministrativo 0131 de 2012,
con la Universidad de Antioquia, con el objeto de elaborar las Tablas de
Valoración Documental, actualizar las Tablas de Retención Documental y diseñar
el Programa de Gestión Documental.
3 Archivo General de la Nación, Acuerdo No. 02, enero 23 de 2004. Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados.
Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA MANUAL DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
6
1. EJECUCIÓN METODOLÓGICA
Las Tablas de Valoración Documental (TVD) son definidas por el Archivo General
de la Nación como un "listado de series o asuntos a los cuales se les asigna tanto
el tiempo de permanencia en el Archivo Central, como su disposición final"4.
Para la elaboración de la propuesta de TVD para el IDEA se adelantaron las
siguientes etapas:
1.1. Etapa 1. Compilación de la información institucional
Para la reconstrucción de la evolución administrativa del IDEA se consultaron los
actos administrativos (ordenanzas, actas de junta directiva y resoluciones) como
fuentes primarias y documentos bibliográficos. Igualmente se consultó la
documentación administrativa generada por la entidad, como son las actas de
gerencia, manuales de funciones, informes y balances anuales.
A partir de la revisión y análisis de la información recolectada se logró establecer
los cambios estructurales, supresión y creación de cargos y funciones, y lugares
de funcionamiento de la Entidad. Identificándose nueve estructuras
organizacionales, las cuales fueron diseñadas con base a los documentos que se
listan a continuación:
1. Estructura Organizacional No. 1
• Ordenanza 13 del 31 de agosto de 1964, por medio de la cual se crea el
Instituto para el Desarrollo de Antioquia, promulgado por la Asamblea
Departamental de Antioquia.
• Acta de Junta Directiva N° 14 del 2 de abril de 1965
• Acta de Junta Directiva N° 48 del 24 de noviembre de 1965
4 Archivo General de la Nación. Op., cit., p. 45.
Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA MANUAL DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
7
2. Estructura Organizacional No. 2
• Acta de Junta Directiva N° 07 del 4 de marzo de 1968
3. Estructura Organizacional No.3
• Acta de Junta Directiva N° 04 del 17 de febrero de 1969
4. Estructura Organizacional No.4
• Resolución de Junta Directiva N° 08 del 28 de noviembre de 1980
5. Estructura Organizacional No.5
• Resolución de Junta Directiva N° 02 del 2 de enero de 1991
6. Estructura Organizacional No.6
• Resolución de Junta Directiva N° 03 del 1 de abril de 1992
7. Estructura Organizacional No.7
• Resolución de Gerencia N° 242 del 24 de junio de 1993
8. Estructura Organizacional No. 8
• Resolución de Junta Directiva N° 17 del 1 de septiembre de 1995
9. Estructura Organizacional No. 9
• Resolución de Junta Directiva N° 14 del 30 de marzo de 2002
• Resolución de Junta Directiva N° 28 del 19 de diciembre de 2002
Para cada una de las anteriores estructuras organizacionales se realizó una
compilación de los actos administrativos más relevantes durante ese periodo de su
vigencia, el cual quedó anexo a la propuesta de TVD.
Se realizaron entrevistas a tres funcionarios de la entidad: Luz Esther Gallego
Zapata y Fabián de Jesús Jiménez Auxiliares Administrativos, y Miriam Consuelo
Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA MANUAL DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
8
Granda Vásquez Auxiliar de Servicios Generales. Estos nos dieron su testimonio a
partir del tiempo laborado, información que sirvió para soportar la reconstrucción
de la historia institucional en estos periodos.
Se visitó la Sala Antioquia de la Biblioteca de la Universidad de Antioquia y la
Biblioteca del IDEA donde se consultaron fuentes bibliográficas sobre el Ferrocarril
del Antioquia y el IDEA, con el fin de establecer los antecedentes y algunos datos
que aportaron a la reconstrucción de la historia institucional del IDEA.
1.1.1. Análisis e interpretación de la información institucional
Como se mencionó anteriormente, a partir de la información administrativa
compilada se identificaron 9 estructuras organizacionales, entre los años 1965 y
2002:
1. Estructura Organizacional: 2 de abril de 1965 al 3 de marzo de 1968.
2. Estructura Organizacional: 4 de marzo de 1968 al 16 de febrero 1969.
3. Estructura Organizacional: 17 de febrero de 1969 al 27 de noviembre de
1980.
4. Estructura Organizacional: 28 de noviembre de 1980 al 1 de enero de
1991.
5. Estructura Organizacional: 2 de enero de 1991al 30 de marzo de 1992.
6. Estructura Organizacional: 1 de abril de 1992 al 23 de junio de 1993.
7. Estructura Organizacional: 24 de junio de 1993 al 10 de septiembre de
1995.
8. Estructura Organizacional: 11 de septiembre de 1995 al 29 de marzo de
2002.
9. Estructura Organizacional: 30 de marzo de 2002 al 7 de octubre de
2005.
Para cada una de estas estructuras se elaboraron los siguientes documentos:
Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA MANUAL DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
9
• Cuadro Actos Administrativos: a partir de la consulta de los actos
administrativos relevantes para cada periodo se realizo la compilación de
estos para cada ciclo de vida institucional.
• Estructura Organizacional y Codificación de la Estructura: con base a
los actos administrativos sobre creación y supresión de dependencias se
establecieron los organigramas para cada periodo, y con base a la
jerarquización de las unidades administrativas se codifico las secciones y
subsecciones, los cuales son coherentes para cada estructura en el ciclo de
vida institucional, es decir, la codificación es independiente para cada
estructura, por ejemplo la primera estructura organizacional la Gerencia es
100 y la segunda es 200 y la tercera 300 y así sucesivamente;
estableciendo así la identificación de los documentos producidos por las
oficinas productoras a través del tiempo.
• Cuadro de Dependencias y Funciones: teniendo en cuenta el manual de
funciones, y los actos administrativos que legalizan la creación o supresión
de cargos, se realizó un cuadro donde se compilaron las funciones de las
secciones y subsecciones en cada periodo; como se realizaron
organigramas por cada cambio administrativo (creación o supresión de las
unidades administrativas) se pusieron las funciones de estos y se continuo
colocando las funciones anteriores de las unidades administrativas que
seguían vigentes.
• Cuadro de clasificación documental general de series y subseries: es
un esquema que refleja la jerarquización y clasificación dada a la
documentación producida por la entidad; igualmente en este cuadro se
estableció el volumen documental para cada subserie.
Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA MANUAL DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
10
• Formato Único de Inventario Documental: está separado por las
unidades administrativas de acuerdo a la estructura organizacional y sus
respectivos documentos generados por cada una de estas, aportando así
una ubicación fácil para la consulta.
• Identificación de Fondos y Secciones por Depósitos: en este formato se
especifico la documentación que se encuentran en diferentes depósitos,
identificando las unidades administrativas, fechas extremas y volumen
documental, en cada periodo de la estructura organizacional.
• Tabla de Valoración Documental (TVD): Basados en los anteriores
documentos se elaboró para cada estructura organizacional la propuesta de
TVD para el IDEA; la cual tiene los siguientes campos:
Entidad Productora: nombre de la entidad que produjo los
documentos.
Unidad Administrativa: nombre de la dependencia que produjo la
documentación en ejercicio de sus funciones.
Código: el primer número identifica la oficina productora, el segundo
número corresponde a la serie y el tercer número el de la subserie.
Serie o Asuntos: nombre de la serie o asunto como aparece en el
inventario documental.
Retención en el Archivo Central: tiempo en años que debe
permanecer la documentación en el archivo central.
Disposición Final: marcada con un equis (X) la opción
correspondiente a la disposición final de acuerdo a la valoración
realizada (Conservación total, Eliminación, Microfilmación,
Selección).
Procedimientos: es el explicación para el proceso aplicado en las
anteriores modalidades.
Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA MANUAL DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
11
1.2. Etapa 2. Diagnóstico
Para determinar el nivel de organización documental, las condiciones de las
instalaciones de los depósitos, el estado físico de los documentos, las unidades de
almacenamiento y el volumen documental perteneciente al Fondo Acumulado del
IDEA, se diligenciaron 5 formatos, los cuales los establece el Archivo General de
la Nación en el manual Pautas para Diagnóstico Integral de Archivos5.
• Identificación: el objetivo de este formato es conocer la ubicación del Centro
de Administración Documental (CAD) del IDEA en la institución, el nivel, tipo y
sistema de archivo aplicado en la actualidad.
Ver Anexo 1. Formato de diagnóstico – Centro de Administración Documental –
IDEA.
• Identificación de la entidad a la que pertenece al archivo: con el
diligenciamiento de este formato se especifica la ubicación del CAD del IDEA
en la estructura organizacional de la entidad, y a que unidad administrativa
depende.
Ver Anexo 2. Identificación de la entidad a la que pertenece el archivo.
• Aspectos archivísticos: este formato se diligenció para la documentación
perteneciente al Fondo Acumulado del IDEA, donde se analiza el nivel de
organización e instrumentos de consulta y/o recuperación de la información.
Ver Anexo 3. Aspectos archivísticos - Fondo Acumulado Idea.
• Otras áreas de depósito (fuera del edificio): en este formato se identifica la
ubicación geográfica de las áreas de depósito que se encuentras fuera de la
entidad.
Ver Anexo 4. Otras áreas de depósito (fuera del edificio).
5 ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Pautas para el diagnostico integral de Archivos. Bogotá: Archivo
General de la Nación, Pág. 17, 19 y 38.
Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA MANUAL DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
12
• Documentación que se encuentra en otro depósito: en este formato, se
registró las 2 bodegas: (Edificio Fundación Ferrocarril y Manejo Técnico de
Información) con las que cuenta el IDEA para custodiar información por fuera
del archivo de la entidad, esto debido a la falta de espacio en las instalaciones
del IDEA.
Ver Anexos 5 y 5.1. Documentación que se encuentra en otro depósito.
• Identificación de fondos y secciones por depósito: se realizó para cada
estructura organizacional, logrando la identificación de la documentación en
cada depósito, estableciendo series y/o asuntos, unidades de conservación,
soportes y volumen documental, para cada periodo.
1.3. Etapa 3. Ejecución del plan de trabajo archivístico
Para la elaboración de la propuesta de Tablas de Valoración Documental para el
IDEA, se aplicaron las siguientes fases operativas:
• Descripción Documental
Se realizó el registro de la documentación perteneciente al Fondo Acumulado del
IDEA, empleando el Formato Único Inventario Documental (FUID) avalado por el
Archivo General de la Nación en el Acuerdo 038 de 2002, permitiendo la
descripción de la documentación bajo los siguientes aspectos: Número de Orden,
Código, Nombre de las Series, Subseries o Asuntos, Fechas Extremas, Unidad de
Conservación, Número de Folios, Soporte, Frecuencia de Consulta, Notas.
Se inventarió la documentación del Fondo Acumulado del IDEA, producida entre
1965 y el 7 de octubre de 2005, ya que a partir de la Resolución de Gerencia N°
1645 de esta misma fecha, se adoptaron las Tablas de Retención Documental del
IDEA.
Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA MANUAL DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
13
• Valoración
La valoración documental como la establece el Manual de organización de fondos
acumulados "es un proceso técnico de análisis intelectual de la producción
documental de la institución"6. Para realizar la valoración de la documentación
perteneciente al Fondo Acumulado del IDEA se tuvo en cuenta el inventario
documental, instrumento que suministró la información necesaria para establecer
las series y asuntos de las oficinas productoras, de acuerdo a la clasificación por
fechas extremas para cada estructura administrativa. El establecimiento de los
tiempos de retención en el Archivo Central y su disposición final en las Tablas de
Valoración Documental, se determinó mediante el análisis de valores primarios,
valores secundarios, prescripción legal (normatividad interna y externa), contenido
de los documentos en cumplimiento de funciones administrativas y generados en
labores misionales, y el volumen documental producido por cada serie.
2. EVOLUCIÓN ADMINISTRATIVA DEL INSTITUTO PARA EL DESARROLLO
DE ANTIOQUIA IDEA
2.1. Identificación del Fondo Acumulado IDEA
El IDEA cuenta con Tablas de Retención Documental elaboradas a partir de la
estructura organizacional que estaba vigente en el año 2002, las cuales fueron
aprobadas por el Consejo Departamental de Archivos mediante Acuerdo No. 004
del 25 de junio de 2005 y adoptadas por la Entidad según Resolución de Gerencia
No. 1645 del 7 de octubre de 2005. Con base en lo anterior archivísticamente el
Fondo Acumulado del IDEA se identifica de la siguiente manera:
6 ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Op., cit., p. 31
Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA MANUAL DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
14
La fecha de adopción de las TRD por parte del IDEA, 7 de octubre de 2005, marca
la línea de corte, a partir de la que se establece cuáles documentos del Fondo
Acumulado del IDEA se deben organizar con la aplicación de las Tablas de
Valoración Documental y cuáles se deben organizar aplicando las Tablas de
Retención Documental
2.2. Reconstrucción de la historia institucional
El objetivo principal de esta actividad es reconstruir el principio de procedencia de
los documentos que conforman el Fondo Acumulado del IDEA, como “base
fundamental de los procesos de organización” y cuyo “…objetivo es restablecer el
contexto histórico de la institución productora lo que a su vez permitirá “reconducir”
los documentos al orden originario que tuvieron en el momento de ser
producidos.”7 De esta manera se establece la forma cómo se llevó a cabo la
producción documental, en el marco de cada una de las estructuras
organizacionales identificadas, con el fin de adelantar procesos de clasificación
más acertados y proponer criterios de valoración más objetivos.
7 ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Manual de Organización Fondos Acumulados.
Reimpresión. Bogotá: Archivo General de la Nación, 2006, p.20 - 21
FONDO ACUMULADO TVD IDEA
TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL IDEA
Aplicación de las TRD. Documentos producidos y
recibidos a partir del 7 de octubre de 2005 hasta en el momento
actual
Documentos producidos y recibidos hasta el 6 de octubre
de 2005
Creación del IDEA por medio de la Ordenanza N° 13 del 31
de agosto de 1964 de la Asamblea Departamental de
Antioquia
Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA MANUAL DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
15
Siguiendo los parámetros establecidos por el Archivo General de la Nación en su
Manual de Organización de Fondos Acumulados, a partir de la reconstrucción de
la historia institucional se deben establecer datos relacionados con:
• Fecha de creación
• Estructuras organizacionales
• Cambios en las estructuras organizacionales
• Lugares de funcionamiento
• Existencia de regionales o seccionales
• Funciones y actividades
Para el caso del diseño de las TVD del IDEA los anteriores objetivos se cumplen
con la elaboración de los siguientes documentos, que acompañan cada una de las
nueve estructuras organizacionales identificadas entre los años 1965 y 2002:
• Cuadro de Actos Administrativos
• Cuadro de Dependencias y Funciones
• Estructura Organizacional
Adicionalmente, se presenta a continuación la redacción descriptiva de la
evolución administrativa y organizacional del IDEA entre los años 1965 y 2002
(periodo en el que se inscribe la producción y/o recepción de los documentos que
conforman su fondo acumulado), a partir de la información recopilada según el
procedimiento descrito en este Manual de TVD, en el numeral 1.1. Etapa 1.
Compilación de la información institucional.
2.2.1. Evolución administrativa y organizacional del IDEA. 1964 – 2002.
El Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA se creó mediante la Ordenanza
13 del 31 de agosto de 1964 dada por la Asamblea Departamental de Antioquia,
como una entidad financiera de carácter departamental con personería jurídica y
Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA MANUAL DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
16
patrimonio propio, cuyo capital inicial fue de $156.015.681,8 constituido por el
dinero resultante de la venta del Ferrocarril de Antioquia. El IDEA fue creado con
el fin de contribuir al fomento económico, social y cultural del departamento de
Antioquia, mediante la prestación de servicios de crédito en favor de obras
públicas que se adelantaran en los municipios antioqueños.
Inicialmente el Instituto quedó conformado de la siguiente manera: una Junta
Directiva presidida por el Gobernador de Antioquia y en su ausencia por el
secretario de despacho que el nombraría; un secretario de despacho nombrado
por el Gobernador con una distinta filiación política; y cuatro miembros más
elegidos por la Asamblea Departamental “conservando paridad política”. El
gerente sería nombrado por el Gobernador de una terna propuesta por la Junta
Directiva, y en caso que no se presentaran candidatos por parte de la Junta, el
mandatario departamental tendría autonomía para el nombramiento8.
Al iniciar 1965 y con una estructura organizacional ya definida el Instituto para el
Desarrollo de Antioquia IDEA, da inicio a sus actividades, con tres oficinas
alquiladas en el cuarto piso del Edificio Bermora en Medellín (Pasaje Astoria) y
otra oficina en la ciudad de Bogotá. Es de anotar que algunas funciones como la
planeación eran realizadas por la Junta Directiva. Una vez se inicia el
funcionamiento de las oficinas se presenta la necesidad de crear nuevos cargos
que ampliaron la planta de empleados de la institución, en la siguiente manera:
una secretaria auxiliar para la Gerencia, una secretaria taquígrafa para la Sección
Asesora de Municipios, un ingeniero jefe, un economista y una secretaria en la
Sección Técnica. Así mismo para la oficina de Bogotá: un director, un secretario
abogado, un abogado, una secretaria taquígrafa y un mandadero o mensajero9.
Con el fin de brindar asesoría a los municipios y de conocer las necesidades de
8 Ordenanza 13 del 31 de agosto de 1964. Por la cual se crea el Instituto para el Desarrollo de Antioquia –IDEA.
9 IDEA, Junta Directiva, “Acta No. 14”, Medellín, abril 2 de 1965.
Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA MANUAL DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
17
estos, el Instituto creó varios cargos de visitadores de catastro, que iniciaron
actividades a mediados del mes de mayo10.
La estructura organizacional con la que funcionó la institución entre abril de 1965 y
marzo de 1968 fue la siguiente:
Fuente: Información extraída de Acta de Junta Directiva N° 14 del 02 de abril de 1965 y Acta de
Junta Directiva N° 48 del 24 de noviembre de 1965. Documentación del IDEA. Correspondencia del
5 al 16 de mayo de 1966. Almacenada en la Oficina Ferrocarril de Antioquia, caja n° 5. (Ref x200)
Para el cumplimiento de su objeto misional el IDEA analizó la manera de invertir
su patrimonio e incrementarlo, y de este modo conceder créditos a los municipios,
para la solución de problemas que frecuentemente se les presentara a estos11. Por
otro lado se decidió invertir en certificados de depósitos a término fijo, adquirir
propiedades y acciones en diferentes entidades.
10 IDEA, Junta Directiva, “Acta No. 22”, Medellín, mayo 12 de 1965. 11 IDEA, Junta Directiva, “Acta No. 5”, Medellín, febrero 12 de 1965.
Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA MANUAL DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
18
La actividad más demandante era dar respuesta a solicitudes de préstamos por
parte de los municipios, para adelantar obras públicas como la construcción de
carreteras, coliseos, acueductos y alcantarillados. En marzo de 1965 la Junta
Directiva autorizó el primer empréstito por la cantidad de un millón de pesos a la
Cooperativa de Municipalidad de Antioquia, encargada de apoyar el desarrollo de
los municipios, esta suma fue solicitada con el fin de terminar la construcción de
unas plantas de energía eléctrica.12 Además se autorizó préstamos a las
Empresas Públicas de Medellín, al Municipio de Medellín y a la Electrificadora de
Antioquia.13
El cumplimiento del objetivo misional del IDEA, constantemente demandaba la
creación de dependencias que cumplieran con las funciones propias de la
institución, fue así como el 24 noviembre de 1965, la Junta dispuso la creación de
la Sección de Divulgación y Capacitación Municipal. Esta dependencia tuvo dos
objetivos principales: dar conocer los distintos alcances que tendría el IDEA en las
municipalidades de Antioquia, a través de la divulgación de los proyectos que se
generaban en la institución; y brindar capacitaciones en temas específicos y
novedosos en lo referente a la técnica, métodos y nuevos procedimientos para los
funcionarios que ejercían su trabajo dentro de las comunidades. Inicialmente esta
Sección se conformó con un jefe que debería ser un profesional universitario o de
preparación equivalente en la divulgación y capacitación de personal; y tres
auxiliares que deberían ser bachilleres con estudios de periodismo o relaciones
públicas14.
Tres años después, en 1968, el desarrollo interno de la IDEA era evidente, ya que
se habían aumentado las asignaciones al personal y se volvió una necesidad la
organización de la estructura administrativa del Instituto. Por tal motivo se aprobó
según el Acta de la Junta Directiva No. 7, del 4 de marzo de 1968, la primera
organización administrativa, que quedó estructurada de la siguiente manera:
12 IDEA, Junta Directiva, “Acta No. 10”, Medellín, marzo 17 de 1965. 13 IDEA, Junta Directiva, “Acta No. 11”, Medellín, marzo 22 de 1965. 14 IDEA, Junta Directiva, “Acta No. 48”, Medellín, noviembre 24 de 1965.
Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA MANUAL DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
19
• Gerencia, que tuvo por principales funciones: la organización, la planeación,
la coordinación y la dirección de las políticas generales del Instituto y su
representación legal.
• Secretaria General, con funciones diversas que iban desde la elaboración
de actas de la junta y minutas de contratos hasta la jefatura de personal y la
organización y dirección del archivo institucional.
• Subgerencia, que respondía directamente a la Gerencia por la coordinación
de las divisiones de asuntos financieros, la de asuntos municipales y la de
regionales, además de ordenar los gastos, firmar los cheques y estudiar las
distintas necesidades de los municipios para presentar proyectos, donde el
IDEA pudiera intervenir para cubrir las necesidades de la comunidad.
• División de Asuntos Municipales, que tenía como principal función elaborar
los estudios sobre la viabilidad de los proyectos que se presentaran para
ejecutar en los distintos municipios del departamento. Esta oficina tenía
otras dos subdivisiones que eran la Sección de Asesorías y la Sección de
Capacitación.
• División de Asuntos Regionales que se encargaba de los proyectos de
impacto regional.
• División Financiera que se encargaba de las distintas actividades
financieras, contables y presupuestales del Instituto y para su
funcionamiento contaba con tres secciones que le permitían cumplir su
objetivo misional: Sección de Contabilidad, Sección de Análisis y Control de
Inversiones y Tesorería.
A continuación se presenta la estructura organizacional adoptada según Acta de
Junta Directiva No. 7, del 4 de marzo de 1968:
Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA MANUAL DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
20
Fuente: Acta de Junta Directiva N° 07 del 4 de marzo de 1968.
Vale la pena mencionar que debido al crecimiento del Instituto y a la especificidad
de las funciones de las diferentes oficinas que conformaban su estructura
organizacional, en 1969 se realizaron modificaciones dividiendo la Subgerencia en
Técnica y Administrativa15. La primera se encargó de la asesoría y la segunda de
los asuntos financieros y contables.
La estructura organizacional del IDEA durante la década de los setenta no tuvo
cambios notables y se mantuvo casi que inalterable hasta el comienzo de la
década de los 80, cuando al finalizar el año 1980 se realizaron algunos cambios
que respondieron a nuevas necesidades que afrontó el IDEA. Fue así como la
Subgerencia Administrativa cambió de denominación por la de Subgerencia
Financiera y se creó la Dirección Económica, con el fin de mejorar los procesos de
15 IDEA, Junta Directiva, “Acta No. 4”, Medellín, febrero 17 de 1969.
Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA MANUAL DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
21
gestión contable y financiera de la Institución16. Las Divisiones de Asuntos
Regionales y Municipales se integraron en la Subgerencia Técnica. De este modo
la organización por unidades administrativas seguía encabezada por la Gerencia,
Secretaria General, Subgerencia Administrativa y Subgerencia Técnica, como se
muestra en la siguiente estructura organizacional:
Fuente: Resolución de Junta Directiva N° 08 del 28 de noviembre de 1980.
Por otro lado y con respecto al crecimiento económico del Instituto es pertinente
anotar que desde los años setenta el IDEA adquirió acciones en empresas como
el Fondo Ganadero, Corforestal, Turantioquia, Metropolitana de Aburra y
Promotora Simón Bolívar, estas inversiones aumentaron el índice de crecimiento
del Instituto para el periodo comprendido entre el 1 de marzo de 1965 y el 31 de
16 IDEA, Junta Directiva, “Resolución No. 8”, Medellín, noviembre 28 1980.
Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA MANUAL DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
22
diciembre de 1969, el aumento fue de 9.6% anual y el índice de crecimiento del
capital dedicado a financiación en el año 1969 fue de 9.1% anual17. A finales de
1971 el patrimonio del IDEA se elevó en un 40% y el crecimiento del personal en
un 20%, como resultado de las Inversiones realizadas.
En 1984 el objeto principal del Instituto fue modificado, con el ánimo de ampliar los
servicios y actividades que este ofrecía, quedando redactado en la siguiente
forma: “Cooperar con el fomento económico, cultural y social mediante la
prestación de los servicios de crédito y garantía y eventualmente de otros, en favor
de obras de servicio público que se adelanten dentro del Departamento de
Antioquia de preferencia los de índole regional, los de interés común de varios
municipios y los de carácter municipal”18.
Producto de la ampliación del objeto misional, dos años más tarde el IDEA
incursiona en proyectos culturales incentivando la investigación social mediante la
creación en agosto de 1986 del Premio IDEA a la Investigación Histórica de
Antioquia, con el que se buscó estimular y fomentar la investigación histórica
regional, como una de las actividades imprescindibles para el desarrollo socio
cultural del departamento19.
Veinte años después de su creación el IDEA, entre 1985 y 1986, trasladó sus
oficinas a los pisos 12, 13 y 14 del edificio EDATEL20, donde funcionó hasta el año
de 1997. Para ese entonces el Instituto se había trasformado en una institución
con una imagen consolidada a nivel nacional y departamental, respaldando su
éxito en los distintos frentes de proyección social en los que actuaba.
Uno de los problemas administrativos más significativos con los que se enfrentó el
IDEA, finalizando la década del 80 e iniciando la del 90 fue la centralización en
17 IDEA, Junta Directiva, “Acta No. 5”, Medellín, febrero 25 de 1970. 18 IDEA, Junta Directiva, “Acta No. 3”, Medellín, enero 31 de 1984. 19 IDEA, Gerencia, “Resolución No. 83”, Medellín, agosto 14 de 1986. 20
Entrevistas realizadas a los funcionarios del IDEA: Fabián Jiménez y Miriam Granada.
Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA MANUAL DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
23
Medellín de los procesos administrativos que debían realizar los municipios,
cuando presentaban y ejecutaban proyectos con el Instituto. Por tal motivo, a
mediados del año de 1990 el IDEA dio pasos hacia la descentralización en su
funcionamiento, con la apertura de una sede alterna en la Región de Urabá, que
permitió que los municipios de esta zona contaran con un banco de fomento y así
acceder de forma más ágil y directa a los servicios ofrecidos por el IDEA. Esta
oficina inició sus operaciones con un asesor y una secretaria que estaban de
manera permanente en la zona21.
Los años noventa fueron el punto de partida de una serie de trasformaciones
institucionales que involucraron cambios significativos en la estructura
organizacional, fue así como en enero de 1991 se modificó la denominación de las
unidades administrativas de Subgerencias pasaron a denominarse como
Direcciones, quedando distribuidas de la siguiente forma: Secretaria General como
Dirección administrativa; Subgerencia Técnica como Dirección Técnica;
Subgerencia Financiera como Dirección Financiera; y Dirección Económica como
Dirección de Planeación. Del mismo modo se crearon nuevos cargos y algunos
fueron re-direccionados22.
Estas modificaciones se justificaron en la falta de trasformación organizacional de
la institución desde su fundación, lo que había llevado a que las diferentes
administraciones hicieran pequeños cambios de acuerdo a necesidades
especificas y solo hasta ese momento se realizaron modificaciones estructurales
de gran repercusión en la organización orgánico – funcional de la entidad, como
se ve en la siguiente estructura organizacional:
21 IDEA, Junta Directiva, “Acta No. 7”, Medellín, julio 6 de 1990. 22 IDEA, Junta Directiva, “Resolución No. 2”, Medellín, enero 2 de 1991.
Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA MANUAL DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
24
Fuente: Resolución de Junta Directiva N° 02 del 2 de enero de 1991
Otro cambio que debe resaltarse en la composición orgánica del IDEA fue la
creación en 1992 del Departamento de Tesorería, como una nueva oficina
vinculada a la Dirección Financiera, con el fin de agilizar trámites en cuanto a
recaudo y desembolso de dinero23y responder al crecimiento financiero de la
entidad que demandaba un ampliación de la planta de cargos. De igual modo,
buscando mejorar las buenas prácticas institucionales y respondiendo a la
legislación nacional se constituyó en esta época el Control Interno en el Instituto
para el Desarrollo de Antioquia, para garantizar el cumplimiento de las funciones
eficientemente24.
23 IDEA, Junta Directiva, “Resolución No. 03”, Medellín, abril 1 de 1992. 24 IDEA, Junta Directiva, “Resolución No. 07”, Medellín, noviembre 18 de 1992.
Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA MANUAL DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
25
La dinámica de mejoramiento institucional y optimización de los recursos fue la
bandera que promovió los cambios más profundos en el Instituto, muchos de ellos
en el corto plazo y producto de la llegada de los nuevos gerentes que dinamizaron
la estructura organizacional que por años se mantuvo vigente. En junio de 1993 y
como producto de la reestructuración organizacional cambió la designación de
Dirección Administrativa y se retomó como Secretaria General, también se aprobó
el “Manual de Funciones y Requisitos Mínimos”, en el que se fijaban las pautas
para el adecuado funcionamiento de esta estructura y aplicaría para quienes se
encontraban empleados en ese momento y quienes se vincularan posteriormente.
Fuente: Resolución de Gerencia N° 242 del 24 de junio de 1993.
En un nuevo acto administrativo en 1995 se estableció una nueva estructura
organizacional y se especificaron funciones generales de las diferentes unidades
administrativas de la Institución; la Gerencia: Planea, programa y dirige las
políticas generales del IDEA. La recién creada la Subgerencia de Control Interno:
velaría por controlar la efectividad de los métodos para proteger los recursos y la
información financiera y administrativa de la entidad, la Dirección de Cuentas
Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA MANUAL DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
26
especiales que planearía, coordinaría y dirigiría la consecución y administración de
los recursos financieros. Así mismo se cambió de denominación a los
Departamentos para ser nombrados como Direcciones como lo muestra el
siguiente organigrama25.
Fuente: Resolución de Junta Directiva No. 017 del 11 de septiembre de 1995.
En 1997 el Instituto para el Desarrollo de Antioquia adquirió su sede actual, que
era conocido como “la casa redonda”. Edificio que fue utilizado en épocas del
funcionamiento del Ferrocarril de Antioquia como taller de reparación. El Instituto
invirtió en la restauración y adaptación de este lugar para trasladarse
definitivamente a su propia sede26.
Siempre con el ánimo de consolidar y aumentar su capital, el IDEA adquirió
acciones en la empresa Productora de Vinos Colombo Argentina – PROVICA
Ltda. Respecto de las cuales, el 11 de junio de 1998 la Junta Directiva autorizó al
Instituto para comprar la participación que el Departamento poseía en esta
empresa, para aquel entonces en liquidación. De esta manera el IDEA quedó
como socio único, facilitando así el proceso de liquidación. En su calidad de único
25 IDEA, Junta Directiva, “Resolución No. 17”, Medellín, septiembre 11 de 1995. 26 IDEA, Junta Directiva, “Acta No. 81”, Medellín, octubre 22 de 1997.
Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA MANUAL DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
27
accionista el Instituto asumió los compromisos relativos al pasivo pensional de
PROVICA Ltda., por tal motivo se constituyó en responsable de la custodia de la
documentación asociada con dicho pasivo pensional27.
En el 2002 la organización administrativa fue actualizada con la adición de la
División de Comunicaciones28 y la Subgerencia General de Cooperación
Internacional29. Esta primera unidad administrativa para garantizar la
comunicación interna y externa del IDEA estratégicamente y la segunda unidad
administrativa como fuente de cooperación Internacional para el crecimiento
social, económico y financiero de las regiones y municipios.
Fuente: Resolución de Junta Directiva No. 14 del 30 de marzo de 2002 y Resolución de Junta
Directiva No. 28 del 19 de diciembre de 2002.
27 IDEA, Junta Directiva, “Acta No. 89”, Medellín, junio 6 de 1998. 28 IDEA, Junta Directiva, “Resolución No. 14”, Medellín, marzo 20 de 2002. 29 IDEA, Junta Directiva, “Resolución No. 28”, Medellín, diciembre 19 de 2002.
Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA MANUAL DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
28
En diciembre de 2002 el IDEA había acrecentado su patrimonio por un valor de $
197, 329,18, logrando cumplir la misión Institucional, debido a que contaba con los
medios administrativos y económicos para conceder créditos para el desarrollo de
los Municipios del Departamento. El Instituto continúo impulsando el progreso
social con la inversión en eventos culturales a nivel Nacional y con el
otorgamiento de recursos para disminuir el desempleo30.
3. DIAGNÓSTICO INTEGRAL FONDO ACUMULADO IDEA
Las unidades documentales que pertenecen al Fondo Acumulado del IDEA se
encuentran ubicadas en el Centro de Administración Documental (CAD), Bodega
IDEA, y Oficina Gestión Humana. Como el IDEA carece de espacio suficiente en
las instalaciones del edificio, cuenta con dos lugares por fuera de este: una oficina
en el Edificio Fundación Ferrocarril y en la empresa Manejo Técnico de
Información (MTI) donde se almacena y se custodia la información.
A partir de la información recolectada y del diligenciamiento de los 5 formatos
anteriormente descritos, se identificó:
3.1. Descripción de los depósitos
Centro Administración Documental (CAD) – Archivo Central
El Centro de Administración Documental (CAD) del Instituto para el Desarrollo de
Antioquia – IDEA, fue denominado así por medio del Acta de Comité de Archivo
número 01 del 16 de marzo de 2012. En esta unidad administrativa se custodia
10,06 metros lineales, información correspondiente al Fondo Acumulado.
30 IDEA, Informe de Gestión Financiera, Económica y Social 2002.
Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA MANUAL DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
29
Instalaciones CAD
El CAD dispone de una bodega en el sótano de la Institución, donde se almacenan
17 metros lineales de documentación correspondiente a libros de Comprobantes
de Nómina de los años 1987 a 2005.
Instalaciones Bodega IDEA
Las historias laborales son custodiadas, y conservadas por la Oficina de Gestión
Humana del IDEA, allí se encuentran 13,74 metros lineales de documentación
producidas entre los años 1970 y 2005.
Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA MANUAL DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
30
Instalaciones Oficina Gestión Humana
Las instalaciones donde se conserva la documentación del Fondo Acumulado
dentro de la sede del IDEA, están ubicadas en el primer piso y en el sótano del
edificio, los cuales están dotados de archivadores metálicos para disponer libros y
carpetas como se puede observar en los registros fotográficos anteriores.
El CAD posee aire acondicionado, cuatro detectores de humo, un extintor, y un
termo higrómetro el cual es utilizado para realizar el control de la temperatura y la
humedad, se efectúa limpieza diaria y se realiza mantenimiento preventivo y
fumigación cada año, y cada dos meses se realiza limpieza a los archivadores.
Empresa Manejo Técnico de Información – MTI
La empresa de Manejo Técnico de Información (MTI), está ubicada en el municipio
de Itagüí en la Calle 66ª N° 43-02, Bodega 109, allí se custodia 339.1 metros
lineales de documentación correspondientes al Fondo Acumulado del IDEA,
producida entre los años 1967 y 2005. Andrés Sáenz - Técnico Operativo del
Centro de Administración Documental - del IDEA y Tulia Navaz Gómez
Representante Legal de la empresa MTI son los responsables de velar por la
correcta custodia de la documentación del IDEA.
Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA MANUAL DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
31
Las instalaciones cumplen con la adecuación física exigida por el Acuerdo 049 del
05 de mayo de 200031, del Archivo General de la Nación, y los requerimientos
básicos para la conservación de la documentación. Cuenta con acceso restringido,
sistemas contra incendio y su construcción es sismo resistente, la documentación
se encuentra almacenada en cajas de archivo de referencia X200 y X300 las
cuales están ubicadas en estantería metálica anti oxidante.
La limpieza de los recintos es periódica, disminuyendo así la contaminación
biológica de la documentación.
Depósito Edificio Fundación Ferrocarril
El IDEA dispone de la oficina 202 en el segundo piso del Edificio Fundación
Ferrocarril, ubicado en la Carrera 52 N° 43-31, la cual tiene un área de 37.26
metros cuadrados, allí esta almacenada 129.35 metros lineales de información
producida entre 1965 y 2005.
Este lugar no está dotado de mobiliario para la disposición de las cajas donde se
almacena la documentación, por ende están sobre el suelo. Por tal motivo se
procuró que no haya filtraciones de agua ni riesgos de incendios que puedan
ocasionar perdida de la información. Debido a la presencia de ventanas en este
depósito se ubicaron las cajas alejadas de la exposición solar; la limpieza de este
espacio se realiza dos veces por mes. Lo anterior con el fin de disminuir el
deterioro ambiental y biológico de la documentación.
Andrés Sáenz Técnico Operativo del Centro de Administración Documental del
IDEA y John Edwin García Cardona Administrador del Edificio Estación Medellín
son los responsables de la documentación que se custodia en este sitio.
31
Por el cual se desarrolla el articulo del capítulo 7 Conservación de documentos, del reglamento general de Archivos sobre condiciones de edificios y locales destinados a archivos
Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA MANUAL DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
32
3.2. Estado de la documentación
El estado de la documentación del Fondo Acumulado del IDEA, en los diferentes
depósitos de almacenamiento posee aspectos similares, donde se observa un
nivel aceptable de conservación, no se encontraron agentes de contaminación
biológica por hongos y/o insectos.
En algunos documentos se observó el deterioro físico debido a la manipulación y
almacenamiento inadecuado, lo que conlleva a que los documentos presenten
rasgaduras y roturas.; uno de los casos frecuentes fueron los dobleces que se les
hicieron a estos, ocasionando el quiebre y perdida de la información, este caso se
puedo observar en varios libros empastados de comprobantes de nomina
almacenados en la bodega del IDEA.
Otro aspecto fueron los agentes químicos, es decir oxidación de las tintas que
fragmenta el papel y el compuesto del mismo y cambio en la coloración del papel
por alteraciones cromáticas, causadas por los cambios de temperatura, luz y
humedad.
Un caso que se presentó muy común fue la utilización de ganchos de cosedora,
clips de mariposa grandes, y legajadores metálicos, ocasionando que la
documentación se oxidara debido al uso de estos materiales.
3.3. Nivel de organización
En su mayoría, la documentación perteneciente al Fondo Acumulado del IDEA se
encontró clasificada por asuntos, es decir por agrupaciones de documentos como:
correspondencia, contratos, actas de liquidación, municipios, entre otros. Con
estas agrupaciones de documentos de asuntos similares están conformadas
unidades documentales ordenadas en su interior de forma cronológica
descendente.
Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA MANUAL DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
33
La documentación que está dispuesta en unidades de almacenamiento (carpetas)
son nombradas según el asunto general, con el nombre de la empresa o
municipio, ejemplo de esto son las comunicaciones con entidades bancarias y
contratos con un municipio determinado.
Estos criterios de organización aplicados en este fondo documental dificultan la
recuperación de los documentos, debido a la desintegración de unidades
documentales complejas.
Las unidades documentales simples las cuales están compuestas por un solo tipo
documental como: Las Resoluciones de Gerencia, las Resoluciones de Junta
Directiva, las Actas de Comité de Gerencia, las Actas de Comité de Conciliación y
las Actas de Comité de Crédito, se encuentran encarpetadas y las Actas de Junta
Directiva están empastadas ordenadas por años y en consecutivo.
Las historias laborales del personal del IDEA se encuentran organizadas como lo
establece la Circular 04 del 2003, promulgada por el Archivo General de la Nación,
es decir cada expediente se encuentra ordenado atendiendo la secuencia propia
de su producción, están ubicados en unidades de conservación (carpetas)
individuales, y con un más o menos de 200 folios.
3.4. Unidades de almacenamiento
Las unidades de almacenamiento que se utilizan para la conservación de los
documentos del Fondo Acumulado son: carpetas de plástico, carpetas de yute,
libros empastados, argollados, y sobres de plástico, ubicados en Cajas X 200 y X
300 y/o dispuestos en estanterías metálicas.
Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA MANUAL DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
34
Unidades de almacenamiento
Las carpetas y sobres de plástico no son recomendables para la conservación de
unidades documentales, ya que por su composición deterioran el documento
haciendo que esté presente sudoración.
Igualmente se hallaron 5 cajas de archivo con documentos sueltos que no
reposaban en unidades de conservación.
Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA MANUAL DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
35
En la siguiente tabla se presenta la cantidad de unidades de almacenamiento del
Fondo Acumulado separadas por las 5 bodegas:
Depósito
Car
pet
as
Lib
ros
Leg
ajo
s
Rev
ista
s
Arg
olla
do
s
AZ
Do
cum
ento
s
Su
elto
s
EFF 3267 10 22 2 62 10 2,5 Metros
Lineales
MTI 2901 3505 146
1 Metro
Lineal
Bodega – IDEA
438
CAD – IDEA 175 97 1
7 9
Oficina Gestión
Humana 159
3.5. Instrumentos de recuperación de información
La información almacenada en los depósitos antes descritos cuenta con
inventarios generales, que sirven como herramienta para la recuperación de la
información, permitiendo la localización y consulta de los documentos en cada uno
de ellos.
Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA MANUAL DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
36
3.6. Documentación Fondo Documental Productora de Vinos Colombo
Argentina - PROVICA Ltda.
A partir del 11 de junio de 1998 del El IDEA se convirtió en el único accionista de
la empresa Productora de Vinos Colombo Argentina – PROVICA Ltda., en
liquidación. Por tal motivo asumió los compromisos relativos al pasivo pensional
de esta empresa, constituyéndose en responsable de la custodia de la
documentación asociada con dicho proceso. Por este motivo entre los documentos
que conforman el Fondo Acumulado del IDEA se encuentra la siguiente
documentación, que aunque hace parte del Fondo Documental de la Productora
de Vinos Colombo Argentina – PROVICA Ltda., son custodiados por el Instituto:
Subseries y/o Asuntos
Fechas extremas Cantidad Unidades
Documentales
Volumen Documental en Metros Lineales
Inicial Final
Historias Laborales 13/10/1977 31/07/2001 210 5,27
Informes de Retiro de Trabajadores 04/06/1979 25/06/1982 1 0,05
Ordenes de Servicios 24/01/1997 24/06/1997 2 0,03
Relación Fondo Cesantías Protección 12/04/1993 23/10/1997 2 0,09
Reportes de Aportes Seguro Social 15/01/1992 15/01/1992 1 0,02
Reportes de Novedades Laborales 14/01/1991 30/11/1994 1 0,01
Totales 217 5,47
Esta documentación debe organizarse atendiendo a: las directrices dadas por el
Archivo General de la Nación en su Circular 004 de 2003 (Organización de
Historias Laborales); y los criterios establecidos en las Tablas de Valoración
Documental del IDEA para la subserie Historias Laborales, donde se determinó
que el tiempo de retención en el archivo central debe ser de 80 años, una vez se
cumpla este tiempo se debe realizar selección atendiendo a los siguientes
criterios: conservar totalmente las historias labores pertenecientes a gerentes y
Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA MANUAL DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
37
directivos y realizar una muestra aleatoria del 10% entre el resto de historias
labores. Los documentos resultantes de esta selección se digitalizan y transfieren
al Archivo Histórico.
4. PLAN DE TRABAJO ARCHIVISTICO
Con el fin de alcanzar los objetivos propuestos para la elaboración de la propuesta
de Tablas de Valoración Documental del IDEA se diseño el siguiente plan de
trabajo archivístico:
Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA MANUAL DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
38
Objetivo General No. Objetivos Específicos/Actividades
Duración Mes Recurso Humano Seguimiento Metas
1 2 3 4
Elaboración de la propuesta de Tablas de Valoración Documental
1 Diligenciamiento del Formato Único de Inventario Documental
Contratistas de la Universidad de Antioquia
Reuniones semanales de seguimiento. Informes semanales de actividades.
Describir 507.66 metros lineales de documentos, producidos por el IDEA entre los años 1964 y 2005, que hacen parte de su fondo acumulado.
2 Elaboración Diagnostico Integral del Fondo Acumulado del IDEA
Contratistas de la Universidad de Antioquia
Reuniones semanales de seguimiento. Informes semanales de actividades.
Obtener el diagnóstico integral del Fondo Acumulado del IDEA, documentos producidos por el IDEA entre los años 1964 y 2005.
3 Investigación preliminar sobre la institución y sus fuentes documentales
Contratistas de la Universidad de Antioquia
Reuniones semanales de seguimiento. Informes semanales de actividades.
Reconstruir de la evolución administrativa y organizacional del IDEA, entre los años 1964 y 2002.
4 Análisis e interpretación de la información recolectada
Contratistas de la Universidad de Antioquia
Reuniones semanales de seguimiento. Informes semanales de actividades.
Diseñar los anexos para la propuesta de TVD, para cada una de las 9 estructuras organizacionales identificadas para el IDEA, entre los años 1964 – 2002: • Cuadro de Actos Administrativos. • Estructura Organizacional.
Codificación Estructura Organizacional.
• Cuadro de Dependencias y Funciones.
• Cuadro de clasificación documental.
• Formato Único de Inventario Documental.
• Identificación de Secciones y Fondos por depósitos.
5 Elaboración de la propuesta de TVD
Contratistas de la Universidad de Antioquia
Reuniones semanales de seguimiento. Informes semanales de actividades.
Elaborar la propuesta de TVD, para cada una de las 9 estructuras organizacionales identificadas para el IDEA, entre los años 1964 – 2002.
Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA MANUAL DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
39
• Recurso humano con formación y/o experiencia en el área de archivos:
Un (1) coordinador de proyecto
Un (1) líder de componente
Un (1) asistente de componente
Siete (7) auxiliares
• Espacio:
Para la ejecución de las actividades tendientes a la descripción de los
documentos que conforman del Fondo Acumulado del IDEA y la
elaboración de la propuesta de Tablas de Valoración Documental, se
dispuso una locación en la calle 54 No. 80-08 Barrio Calasanz.
• Recurso tecnológico:
Nueve (9) equipos de cómputo.
• Mobiliario:
Nueve (9) puestos de trabajo, dotados con escritorio y silla.
• Dotación personal:
Para la seguridad del personal vinculado con el proyecto, se dotaron con
guantes, tapabocas y delantales.
Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA MANUAL DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
40
Puestos de trabajo
Dotación del personal
Equipo de trabajo
Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA MANUAL DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
41
5. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
La descripción documental es el "proceso de análisis de los documentos de
archivo o de sus agrupaciones, que permite su identificación, localización y
recuperación, para la gestión o la investigación"32, para realizar esta actividad se
diligenció en el Formato Único de Inventario Documental -FUID- establecido por el
Archivo General de la Nación en el Acuerdo 038 de 2002, la documentación
producida y recibida entre el 18 de enero de 1965 al 7 de octubre de 2005
perteneciente al Fondo Acumulado del IDEA.
Para facilitar la recuperación de la información inventariada se adiciono los
campos "Bodega" y se amplió la columna "Series, Subseries y Asuntos":
• Bodega: en este campo se registraron los depósitos donde se custodia la
documentación del Fondo Acumulado del IDEA, los cuales son: Edificio
Fundación Ferrocarril (EFF), Manejo Técnico de Información (MTI), Centro
de Administración Documental (CAD), Bodega IDEA, y Oficina Gestión
Humana.
• Series, Subseries y asuntos: se dividió en tres columnas el campo:
Nombre de las series, Subseries o Asuntos. Para facilitar la clasificación en
el inventario.
Para normalizar el diligenciamiento del FUID se modificó el instructivo, que el
Archivo General de la Nación presenta en el Acuerdo 038 de 2002, ajustándolo a
las necesidades propias del Proyecto. Ver Anexo 6. Instructivo para el
diligenciamiento del FUID para el Fondo Acumulado del IDEA.
A medida que se fueron conociendo las características de la documentación, se
ajustaron los parámetros para la descripción en el FUID. A partir del análisis de las
32
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Op., cit., p. 31
Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA MANUAL DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
42
unidades documentales y los tipos documentales contenidos en cada una de ellas.
De igual modo, se identificó posibles criterios de ordenación y/o clasificación
presentes en estas, que permitiera inventariar la documentación más
eficientemente.
Ejemplo de esto, el caso de las unidades documentales y legajos que contenían
varios contratos y convenios, correspondientes a una misma subserie, para los
que se estableció la descripción en los siguientes términos:
DILIGENCIAMIENTO EN ASUNTO EJEMPLOS Nombre de subserie numero de contrato/ año de suscripción – (de cada uno de los tipos documentales) SUSCRITO ENTRE EL IDEA Y XXXXXX
CONTRATOS DE EMPRESTITO 8520/1996 – 2586/1997 3698/1998 SUSCRITO ENTRE EL IDEA Y MUNICIPIO DE MEDELLIN
Nombre de subserie numero de orden/ año de suscripción, (de cada uno de los tipos documentales)
ORDENES DE SERVICIO DE TRABAJO DE COMPRA DE BIENES 8970/1996 – 9586/1996 PARA EL PLAN DE CAPACITACION DEL PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL
Otro caso puntual son las unidades documentales que contenían varios contratos
o convenios, pero de subseries diferentes, para los que se estableció hacer un
registro independiente para cada asunto contractual en el FUID, conservando la
misma referencia para la carpeta:
DILIGENCIAMIENTO EN ASUNTO
EJEMPLOS
Nombre de subserie numero SUSCRITO ENTRE EL IDEA Y XXXXXX y Objeto
CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS SUSCRITO ENTRE EL IDEA Y CARLOS AUGUSTO MOSQUERA GOMEZ CUYO OBJETO ES PROMOCIONAR AL IDEA EN LA REALIZACION DEL FESTIVAL REY DE REYES DE LA TROVA EL DIA 2 AGOSTO DE 2002
Nombre de subserie numero SUSCRITO ENTRE EL IDEA Y XXXXXX y Objeto
ORDEN DE SERVICIOS DE TRABAJO O COMPRA DE BIENES FPR ACT 31SUSCRITO ENTRE EL IDEA Y MARION SA CUYO OBJETO ES SUMNISTRAR PAPELERIA Y ELEMENTOS DEOFICINA PARA LA GERENCIA DE LA CONEXIÓN VIAL ABURRA ORIENTE HASTA POR LA SUMA DE 2000000
Nombre de subserie numero SUSCRITO ENTRE EL IDEA Y XXXXXX y Objeto
CONVENIO INTERADMINISTRATIVO 296 SUSCRITO ENTRE EL IDEA Y EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE VALORIZACOIN PARA EJERCER LA ADMINISTRACION DE LOS RECURSOS ECONOMICOS PROVENIENTES DE LOS PAGOS DE LA CONCESIÓN TUNEL ABURRA ORIENTE
Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA MANUAL DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
43
Conformación de Series y Subseries Especiales
Durante el proceso de descripción en el FUID se realizó una identificación de la
documentación, para asignar una denominación correcta de series y subseries;
para algunas unidades documentales se conformo unas series y subseries
especiales, tales como:
• Correspondencia: para las unidades documentales producidas antes del
30 de octubre del 2001.
• Comunicaciones: después de la aprobación del Acuerdo 060 de 200133
promulgado por el Archivo General de la Nación, donde se establece los
pautas para la administración de comunicaciones, la documentación del
fondo Acumulado del IDEA en el FUID cambia de denominación:
Correspondencia por Comunicaciones.
• Convenios de Pignoración: son documentos donde se propone la
pignoración de un bien, en el caso de no cumplir con el pago en efectivo de
un préstamo. A partir de las características observadas en la celebración de
los Contratos de Empréstito, se identificó que los convenios de pignoración
son una tipología documental dentro del trámite contractual. De esta
manera se determino que los convenios que se encontraran sin contratos
de empréstito, se nombrarían en serie como CONTRATOS y en Subserie
como CONTRATOS DE EMPRÉSTITO.
• Convocatorias: en esta serie se clasificaron las unidades documentales
que correspondían a los concursos e invitaciones públicas y licitaciones
públicas, de acuerdo a la Ley 80 de 1993 sobre el Estatuto General de
Contratación de la Administración Pública.
33
Acuerdo N° 060 del 30 de octubre de 2001, por el cual se establecen pautas para la administración de las
comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.
Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA MANUAL DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
44
• Estados de Cuentas de Depósitos: son documentos donde se registra el
estado de la deuda de los préstamos concedidos. Se decidió nombrar esta
unidad documental como serie ESTADOS DE CUENTAS DE DEPÓSITOS
y subserie ESTADOS DE CUENTAS DE DEPÓSITOS, ya que no se debe
clasificar en la serie de comprobantes contables porque son de carácter
informativo.
• Inversiones de Renta Variable: son los documentos que custodia el IDEA
generados por las empresas donde la entidad ha invertido capital, y por
ende tiene acciones de estas, como por ejemplo Actas de Junta Directiva,
Balances y Estados Financieros, entre otros; ya que no se logro identificar
un proceso legal por medio del cual se llevo a cabo la adquisición, se
decidió nombrar la serie INVERSIONES y la subserie INVERSIONES DE
RENTAS VARIABLES.
• Pólizas: son los documentos que se plasma un seguro en el cual se
establecen las obligaciones y derechos tanto de la aseguradora como del
asegurado, en la descripción de las unidades documentales pertenecientes
del IDEA, se identificaron pólizas para automóviles, de responsabilidad civil
y de manejo global.
• Portafolio de Negociaciones: son listados de la rentabilidad de las
inversiones que el IDEA ha invertido y por ende tiene acciones, en el
nombre de serie y subserie de estas unidades documentales se
denominaron como asunto: PORTAFOLIOS DE NEGOCIACIONES.
• Reportes Módulo de Contabilidad: son los reportes generado por el
sistema Módulo de Contabilidad del IDEA, estos fueron nombrados en serie
y subserie REPORTES MODULO DE CONTABILIDAD.
Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA MANUAL DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
45
Volumen de las unidades documentales
Debido a que la documentación del Fondo Acumulado del IDEA no cuenta con
foliación, se estableció medir el volumen documental en centímetros lineales, esta
medición permitió la conversión de centímetros lineales a folios aplicando la NTC
5029, para la medición de archivos de la siguiente manera:
Q= # cm lineales * # PMF
100
Q= Cantidad de Folios
# cm Lineales = 0.53 centímetros lineales
PFM= Promedio de Folios por Metro Lineal de acuerdo a la tabla de equivalencia
del Anexo B de la NTC 5029
Ejemplo:
Q= 0.53 * 9000 = 47.7 folios
100
Donde:
0.53 centímetros lineales es la medida en folios de un registro en el FUID
9000 = cifra tomada de la tabla de equivalencias del Anexo B teniendo en cuenta
el gramaje 75 del papel y el tipo de la unidad de conservación (carpeta)
100 = centímetros
6. VALORACIÓN DOCUMENTAL
A partir de las funciones de cada unidad administrativa se establecieron los
documentos producidos por cada una de ellas; con base al cuadro de clasificación
documental general (elaborado paralelamente con el inventario documental) se
ubicaron las series y asuntos en el Formato de las Tablas de Valoración
Documental.
Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA MANUAL DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
46
Para la valoración documental se consultó la normatividad colombiana para
establecer los tiempos de conservación de los documentos, con esta investigación
se pudo corroborar que desde el año 1989 se regula los procesos documentales,
y anterior a esta no existen actos administrativos que la normalicen; teniendo en
cuenta lo anterior se realizó un cuadro general donde se recopila la normatividad
colombiana de acuerdo a las series documentales producidas por las unidades
administrativas del IDEA, estableciendo el tiempo de conservación para cada una
de ellas. Ver Anexo 7. Criterios de Valoración Documental.
Las series y/o asuntos se valoraron mediante el análisis de la documentación,
identificando valores primarios (administrativos, jurídicos, legales, fiscales,
contables y técnicos) valores secundarios (históricos y culturales) y los
documentos enfocados al cumplimiento de la misión institucional y de acuerdo a la
compilación de la normatividad colombiana, igualmente se tuvo en cuenta el
volumen documental existente durante cada estructura organizacional; con los
anteriores criterios se estableció la retención de la documentación en el Archivo
Central y su disposición final.
7. DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS
La disposición final debe entenderse como el proceso mediante el cual se
seleccionan los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su
conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en
las Tablas de Valoración Documental.34
En el caso de los documentos producidos o recibidos por el IDEA entre los años
1964 y 2005, que hacen parte del fondo acumulado, la disposición final se
realizará conforme a lo consignado en las TVD, en la columna denominada como
34 Archivo General de la Nación, Guía para la Implementación de un Programa de Gestión Documental, AGN, Sistema Nacional de Archivos, Bogotá, 2005, p. 30
Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA MANUAL DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
47
“Procedimiento”, donde se señalaron los procedimientos (Conservación total,
Selección, Eliminación) a ejecutar en el caso particular de cada serie y/o subserie
documental analizada en el marco de cada una de las estructuras
organizacionales identificadas.
Según el Archivo General de la Nación los procedimientos para la disposición final
de los documentos se pueden definir de la siguiente manera35:
• Conservación total
Se aplica a todos los documentos que tienen valor permanente, es decir, los que
por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen,
desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la Entidad, constituyéndose en
testimonio de su actividad y por lo tanto son soporte para la construcción de la
memoria institucional. Del mismo modo estos documentos se convierten en
patrimonio documental de la sociedad, en tanto el objeto misional del IDEA
involucra los intereses colectivos de los antioqueños.
• Selección
La selección documental se realiza en el archivo central, con el fin de escoger una
muestra de documentos de carácter representativo, para su conservación
permanente en el archivo histórico. Para adelantar la selección debe aplicarse el
método señalado para cada serie y/o subserie documental, como aparece
especificado en la columna “Procedimiento” de las TVD.
• Eliminación
Se aplica a aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y
secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. Para
adelantar esta actividad se debe tener en cuenta:
35
Archivo General de la Nación, Guía para la Implementación de un Programa de Gestión Documental, AGN, Sistema Nacional de Archivos, Bogotá, 2005, p. 33
Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA MANUAL DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
48
Aplicar lo estipulado en la columna “Procedimiento” de las TVD en cuanto al
cumplimiento de los tiempos de retención en los archivos de gestión y
central.
Elaborar el acta de eliminación documental, donde se consigne la
descripción de los documentos a eliminar y el método a emplear.
Obtener el aval del Comité de Archivo de la Entidad.
• Digitalización
El IDEA ha determinado que aquellos documentos de conservación total y los
resultantes del proceso de selección documental serán digitalizados, como medida
para garantizar su conservación y preservación, así como para asegurar el acceso
y consulta de la información en ellos contenida. La digitalización se refiere a la
técnica que permite la reproducción de información que se encuentra de manera
analógica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) en otra, que sólo puede
ser leída o interpretada por computador. Para adelantar este procedimiento se
debe:
Determinar la metodología y el plan de trabajo para adelantar el proceso de
digitalización.
Realizar control de calidad permanente del proceso de digitalización, para
evitar el deterioro de los documentos mientras se digitalizan y para que se
obtengan imágenes de calidad que permitan la adecuada consulta de la
información.
8. APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
La aplicación de las Tablas de Valoración Documental se realizará después de
obtener su aprobación por parte del Consejo Departamental de Archivos y de ser
adoptadas por el Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA mediante acto
administrativo. Esta actividad tiene por principal objetivo garantizar que se cumpla
con los tiempos de retención de los documentos en cada uno de los archivos
Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA MANUAL DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
49
(central, gestión e histórico) y con los procedimientos, que se determinaron en las
TVD de cada una de las estructura administrativas identificadas.