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MANUAL DE USO DE LA HERRAMIENTA
RETENISR WEB
El ingreso al sistema se realiza por medio de las
aplicaciones WEB de SAT www.sat.gob.gt/aplicaciones,
en donde debe acceder el usuario (NIT del agente
retenedor) y contraseña que se asignó a través del envío
del formulario SAT 0901 por medio de BancaSAT. Los
colaboradores ingresan de la misma manera solo que
con el NIT personal y clave que se asignaron con su
contrato personal de BancaSAT.
Al ingresar al sistema se le permitirá al usuario titular
utilizar el mismo (con todas las opciones) o delegar roles
a los usuarios que desee. Es indispensable que los
usuarios a quienes se les delegará el uso del sistema,
cuenten con acceso a las aplicaciones WEB de SAT por
medio de su contrato personal de BancaSAT.
La delegación debe realizarse por medio de la opción
“Administración de Cuenta”, en la cual ingresará el (los)
NIT del (de los) usuario(s) a quien(es) desee delegar el
uso del sistema. Los roles delegables son:
Supervisor, Operador Régimen General y Operador
Régimen Asalariados.
Posteriormente, el usuario a quien se le han delegado
opciones, podrá utilizar el sistema ingresando en la
dirección indicada, digitando usuario (NIT del usuario
delegado), contraseña y seleccionando el cuadro
“Colaborador”.
RÉGIMEN ASALARIADOS
Rol de Supervisor:
El usuario delegado como Supervisor tendrá acceso a las
siguientes opciones:
1. Declaraciones Empleados
a) Impresión Autorización Masiva 2. Declaraciones Agente Retenedor.
a) Declaración Anual b) Conciliación Anual c) Excesos Devoluciones
3. Generación del Formulario SAT 105.
Rol Operador Régimen Asalariados.
El usuario tendrá acceso a las siguientes opciones:
1. Sujeto de Retención
2. Declaraciones Empleados
a) Declaración Proyectada b) Declaración Actualizada c) Declaración Definitiva d) Impresión Autorización Masiva
3. Declaraciones Agente Retenedor.
a) Declaración Anual b) Conciliación Anual c) Excesos Devoluciones
4. Carga Inicial
5. Exportar Definitivas
6. Generación del Formulario SAT 105. 1. Sujeto de Retención
En esta pantalla debe ingresar la información general del
empleado sujeto de retención colocando entre otros
datos importantes; la fecha de inicio de labores,
información de Otros patronos o Expatronos, si aplica.
En esta pantalla se registra la fecha final de labores en
los casos cuando se termina la relación laboral. Y si se
vuelve a contratar al mismo empleado que terminó la
relación anteriormente, se coloca un cheque de nuevo
en inicio de labores indicando la fecha.
2. Declaraciones Empleados
Para operar las declaraciones ante el patrono debe
ingresar a la opción Declaraciones Empleados, donde
debe seleccionar que tipo de declaración desea ingresar
(Proyectada, Actualizada o Definitiva). Conforme trabaje
estas declaraciones el sistema le asignará estados de:
generada, autorizada, anulada o pagada.
a) Declaración Proyectada (Formulario SAT-
1109) (Inicio de relación laboral ó inicio de
período)
En esta pantalla el sistema importará, en los
casos que corresponda, los datos de Otros
patronos y Expatronos ingresados
anteriormente en la pantalla de “Sujeto de
Retención”, por lo que únicamente debe
digitar los ingresos a obtener con el patrono
actual, deducciones y créditos que servirán
para que el sistema automáticamente
determine el impuesto.
En esta pantalla el Agente de Retención tiene
la opción, a solicitud del empleado, de no
utilizar o renunciar al derecho del 50% de
crédito estimado por IVA, solo debe dar clic
en el cuadro que está junto a la casilla
“Menos Crédito Estimado por IVA” y el
sistema no aplicará este crédito.
La declaración al tener estado de “generada”
puede anularse para ser modificada, pero al
asignarle estado de “autorizada”, el sistema
no permite la modificación de la misma, si
desea realizar algún cambio solo podrá
hacerlo por medio de generar una
Declaración Actualizada.
b) Declaración Actualizada (Formulario SAT-
1109)
Pantalla donde puede realizar cambios a la
Declaración Proyecta durante el período de
imposición.
Al ingresar observará que la pantalla difiere
de la proyectada ya que muestra casillas
adicionales después de la renta imponible,
las cuales sirven para mostrar el crédito de
lo retenido por expatrono(s) y las
retenciones practicadas a la fecha por el
patrono actual, adicionalmente otra que
suma las dos casillas descritas. La casilla de
renta con el patrono actual se puede
modificar desde esta pantalla, pero las de
otros patronos y expatronos deben
modificarse previo a ingresar a esta pantalla
a través de la opción “Sujeto de Retención”
en el menú principal.
La declaración Actualizada al ser generada
puede anularse, pero si se autoriza ya no se
podrá modificar. Para poder realizar algún
cambio se debe generar otra actualización.
c) Declaración Definitiva (Formulario SAT-
1109)
Por medio de esta pantalla podrá realizar la
última modificación correspondiente al
periodo de imposición. El sistema mostrará
los datos de la Declaración Proyectada o los
datos de la última actualización autorizada.
En esta opción ingresará el monto del
Impuesto al Valor Agregado correspondiente
a la planilla presentada ante la SAT.
La declaración definitiva con estado de
“generada” puede anularse y en estado de
autorizado podrá también anularse siempre
y cuando no se hubiera generado el
formulario SAT 108 “Conciliación de
Retenciones a Empleados en Relación de
Dependencia”, pues con la generación de
este formulario cierra completamente el
ciclo.
Adicionalmente cuando la declaración
definitiva es autorizada y se determina que
es procedente el saldo o el total de las
retenciones practicadas, el sistema generará
un icono para visualizar, imprimir o guardar
la constancia de retención.
d) Impresión Autorización Masiva En esta opción del sistema se pueden imprimir las declaraciones ante el patrono, tanto Proyectada, Actualizada o Definitiva, debe seleccionar el mes o los meses que desea imprimir así como el estado de las declaraciones: Generada, Autorizada, Anulada o Pagada. También puede realizar la búsqueda para imprimir masivamente por rango de número de declaraciones.
3. Declaraciones Agente Retenedor.
Son generadas automáticamente al ingresar a la opción
de Declaraciones Agente Retenedor, cuenta con estados
de generada, autorizada, anulada y presentada. Estas
declaraciones son: “Declaración Anual de Retenciones a
Empleados en Relación de Dependencia” formulario SAT-
107, “Conciliación a las Retenciones de Empleados”
formulario SAT-108 y el “Detalle de las Devoluciones
Efectuadas a Empleados en Relación de Dependencia”
formulario SAT-114.
a) Declaración Anual (Formulario SAT-107) La Declaración Jurada Anual de Conciliación de Retenciones, en estado generada y autorizada puede ser anulada. Sin embargo, una vez sea presentada ya no se podrá anular sino únicamente rectificar. Esta declaración debe ser presentada a la SAT directamente desde el sistema RetenISR Web.
b) Conciliación Anual (Formulario SAT-108) La Conciliación Anual en estado generada puede ser anulada y en estado de autorizada se puede anular siempre y cuando no exista una Declaración Anual con estado de generada. Al autorizar la conciliación, debe presentarla a la SAT directamente desde el sistema RetenISR Web. Al concluir la Declaración y Conciliación Anual (Formulario SAT 107 y 108) termina el proceso.
c) Excesos Devoluciones (Formulario SAT-114) El Detalle de las devoluciones realizadas a empleados en relación de dependencia, es
un reporte que el agente retenedor debe imprimir y los empleados a quienes se les ha realizado la devolución deben firmar el documento, para que posteriormente sea presentado físicamente ante la Administración Tributaria, para dar cumplimiento a lo establecido en el reglamento de la Ley del Impuesto Sobre la Renta y presentar físicamente dicho reporte ante la SAT. Este detalle también cuenta con estados de generado y autorizado que se pueden anular y rectificar.
4. Carga Inicial
Para facilitar el proceso inicial de la Carga de los empleados en relación de dependencia, podrá generar un archivo en Excel con los datos que se especifican en la estructura o formato Excel. Para obtener la estructura y parámetros del archivo que se debe conformar con datos extraídos desde otros sistemas, de Clic Aquí Para obtener el formato Excel que le servirá para vaciar los datos en donde conformará el archivo de carga masiva ir a “Descargar Manual de Usuario” Al tener generado el archivo, en esta pantalla debe buscar el archivo Excel en el directorio guardado, presionando la tecla Examinar y al pegarlo se realiza el proceso de carga inicial de las declaraciones proyectadas presentadas ante el patrono.
7. Exportar Definitivas
Este proceso sirve al agente de retención para no
digitar año con año las declaraciones proyectadas.
Le permite generar las declaraciones proyectadas
tomando como base las Declaraciones Definitivas
del año inmediato anterior, para que se verifiquen y
sean ratificadas previamente a ser autorizadas.
RÉGIMEN GENERAL
Rol de Supervisor:
El usuario delegado como Supervisor tendrá acceso a las
siguientes opciones:
1. Impresión de Constancias de Retención
2. Generación de Formulario de pago SAT 105.
Rol Operador Régimen General.
El usuario tendrá acceso a las siguientes opciones:
1. Generación de Constancias
2. Impresión de Constancias
3. Carga de documentos (Carga masiva)
4. Generación del Formulario SAT 105.
1. Generación de Constancias:
Esta opción se utilizará para elaborar constancias de
retención del ISR e ISPF. Para ello el usuario debe digitar
el NIT del proveedor y los datos de la(s) factura(s) sobre
la(s) que se emitirá la Constancia de Retención. Por
default el sistema muestra el mes actual, sin embargo el
usuario puede seleccionar otro mes anterior al período
actual, por medio del combo que está en la parte
superior izquierda de la pantalla. El Sistema permite
trabajar simultáneamente dos períodos que aun no se
han cerrado (actual-anterior). En esta misma pantalla,
el usuario selecciona la Actividad y el Concepto por los
cuales realizará la retención. Los cálculos serán
efectuados de forma automática con base en los valores
ingresados por el usuario.
Es importante indicar, que se puede ingresar más de una
factura para generar una constancia, de igual forma
permitirá seleccionar varios conceptos de retención para
una misma factura. Para los conceptos de Premios de
lotería y Dietas no es obligatorio el ingreso de datos en
las casillas de serie y número de factura.
Para los casos de retención por concepto de Impuesto
Sobre Productos Financieros, se debe generar una
constancia exclusivamente por este impuesto.
Posterior al ingreso de los datos del proveedor y de la(s)
factura (s) debe primero dar clic en seleccionar todas o
las facturas que desee formen parte de la constancia,
luego dar clic en el botón “Agregar”. Dando la opción de
imprimir una constancia por cada factura ingresada o
bien continuar agregando más facturas del mismo
proveedor, para emitir una constancia consolidada. Si
se ha cometido algún error en el ingreso de datos puede
eliminar al dar clic en la equis (X) roja ubicada al lado
derecho de la información de la factura agregada. Al
estar seguro de haber ingresado los datos correctamente
de clic en el botón “Autorizar” que aparece al final de la
información de las facturas agregadas. En este momento
debe ingresar la fecha con que será emitida la (s)
Constancia (s) de retención.
La impresión de las constancias la puede realizar una a
una seleccionando el icono que aparece al extremo
derecho de la línea de la constancia. La misma es
generada en archivo PDF.
Una vez autorizada la constancia puede imprimirla. Al
salir de la opción de impresión de la constancia si desea
ver el detalle debe dar clic a la función F5 y digitar
nuevamente el NIT del retenido con lo cual le mostrará la
información de las constancias. Si desea volver a
imprimir la constancia deberá presionar F5 e ingresar el
NIT del contribuyente y dar clic en imprimir.
Al finalizar el mes, la información esta lista para formar
parte del recibo de pago mensual del ISR e ISPF.
Las constancias autorizadas, previo a la Generación del
Formulario de Pago SAT 105, pueden ser anuladas.
Posterior a dicha Generación deberá realizar una
rectificación.
2. Impresión de Constancias
Adicional a la opción de imprimir constancias
individuales desde la pantalla de ingreso de información,
el usuario puede realizar la impresión de forma masiva,
por medio de la opción “Impresión de Constancias”.
En esta opción debe ingresar el rango de fechas de las
constancias, o el correlativo de constancias autorizadas
que desea imprimir.
El sistema le mostrará el listado de constancias de
retención realizadas de acuerdo al parámetro de
búsqueda ingresado. El usuario tiene la opción de
seleccionar una, varias o todas las constancias. El
sistema imprimirá de forma masiva las constancias
seleccionadas.
3. Carga de Documentos
El sistema permite la carga masiva de documentos, por
medio de generar un archivo Excel que contenga la
siguiente información:
NIT
Serie de factura
Número de Factura
Fecha de Factura (dd/mm/aa)
Código de Actividad o 1 Actividad Mercantil o 2 Actividad No Mercantil o 3 Otros conceptos
Código de Concepto o 1 Ventas o 2 Servicios Profesionales o 3 Arrendamientos o 4 Servicios profesionales, técnicos o de
naturaleza no mercantil prestados por personas individuales
o 5 Servicios de arrendamiento prestados por personas individuales
o 6 Dietas o 7 Servicios técnicos prestados por
personas jurídicas o 8 Servicios de arrendamiento prestados
por personas jurídicas o 9 Premios por loterías, rifas, sorteos,
bingos y eventos similares (Importe Neto)
o 10 Intereses afectos (Decreto 26-95)
La carga masiva se realizará por medio de la opción
“Carga de Documentos”, el sistema devolverá el
resultado de la carga. Un archivo se considera válido si
el 100% de su contenido es correcto, de lo contrario se le
detallarán los errores cometidos, para que corrija y
vuelva a cargar la información.
Al cargar el archivo correcto, tendrá la opción de
imprimir de forma masiva las Constancias de Retención
ingresando la fecha con la que serán impresas.
Generación De Formulario SAT 105
Para la generación del formulario de pago SAT 105, es
necesario que el 100% de las constancias del régimen
general y que las declaraciones proyectadas ante el
patrono del régimen asalariados, se encuentren con
estado autorizado.
La opción para generar el formulario SAT 105 se
encuentra en el menú “Procesos Especiales”.-
El usuario ingresará manualmente la información de los
valores relacionados con facturas especiales.
El sistema calculará de forma automática los valores de
retención por concepto de Régimen General y
Asalariados del ISR e ISPF.
Al verificar que la información generada es la correcta, el
usuario debe autorizar el formulario SAT 105 y
posteriormente generar el archivo para envío de
declaración electrónica, el cual debe ser transmitido por
medio de BANCASAT.
La obligación tributaria se dará por concluida hasta el
momento que se realice la presentación y pago del
formulario por medio de BancaSAT.
Estructura y Parametros de Archivo Excel - Asalariados
Columna Campo Formato Decimales Descripción Ejemplo
A NIT asalariado** GENERAL N/A NIT del empleado sin guion 19
B Fecha de inicio de Labores** GENERAL N/A Fecha en que el sujeto de retención inicio labores con agente
retenedor
'10/06/2009'
C NIT Otro Patrono (1) GENERAL N/A NIT del otro patrono 35
D Renta Neta Otro Patrono (1) GENERAL 2 Renta neta percibida de ese patrono. 11300
E Fecha Inicio Labores GENERAL N/A Fecha de inicio de labores con otro patrono 1 '10/12/009'
F Retención Practicada GENERAL 2 Retenciones practicadas en caso de traslado de responsabilidad 0
G NIT Otro Patrono (2) GENERAL N/A NIT del otro patrono 47
H Renta Neta Otro Patrono (2) GENERAL 2 Renta neta percibida de ese patrono. 5000
I Fecha Inicio Labores GENERAL N/A Fecha de inicio de labores con otro patrono 2 '10/01/2009'
J Retención Practicada GENERAL 2 Retenciones practicadas en caso de traslado de responsabilidad 50
K NIT Otro Patrono (3) GENERAL N/A NIT del otro patrono 51
L Renta Neta Otro Patrono (3) GENERAL 2 Renta neta percibida de ese patrono. 5000
M Fecha Inicio Labores GENERAL N/A Fecha de inicio de labores con otro patrono 3 '01/01/2009'
N Retención Practicada GENERAL 2 Retenciones practicadas en caso de traslado de responsabilidad 50
O NIT ExPatrono (1) GENERAL N/A NIT del Expatrono 35
P Renta Neta Expatrono (1) GENERAL 2 Renta neta percibida de ese patrono. 5000
Q Fecha Inicio GENERAL N/A Fecha de inicio de la relación laboral con Expatrono 1 '01/01/2007'
R Fecha Fin GENERAL N/A Fecha de finalización de la relación laboral con Expatrono 1 '25/05/2009'
S Retención Practicada GENERAL 2 Retención practicada durante el periodo de trabajo 500
T NIT ExPatrono (2) GENERAL N/A NIT del Expatrono 47
U Renta Neta Expatrono (2) GENERAL 2 Renta neta percibida de ese patrono. 5000
V Fecha Inicio GENERAL N/A Fecha de inicio de la relación laboral con Expatrono 2 '01/01/2007'
W Fecha Fin GENERAL N/A Fecha de finalización de la relación laboral con Expatrono 2 '25/05/2009'
X Retención Practicada GENERAL 2 Retención practicada durante el periodo de trabajo 500
Y NIT ExPatrono (3) GENERAL N/A NIT del Expatrono 51
Z Renta Neta Expatrono (3) GENERAL 2 Renta neta percibida de ese patrono. 5000
AA Fecha Inicio GENERAL N/A Fecha de inicio de la relación laboral con Expatrono 3 '01/01/2007'
AB Fecha Fin GENERAL N/A Fecha de finalización de la relación laboral con Expatrono 3 '25/05/2009'
AC Retención Practicada GENERAL 2 Retención practicada durante el periodo de trabajo 500
AD Renta Neta ** GENERAL 2 Renta neta percibida con el agente retenedor 80000
AE Cuotas IGSS ** GENERAL 2 Deducción por contribuciones de seguro social y otros planes de
previsión social.
4085.03
AF Primas Seguros** GENERAL 2 Valor primas por seguros de vida no dótales, de accidentes,
personales y gastos médicos.
0
AG Pensiones ** GENERAL 2 Valor cuotas de pensiones alimenticias fijadas por sentencia judicial. 0
AH Otras Deducciones ** GENERAL 2 Aguinaldo, Bono 14 y prestaciones IGSS 14986.94
AI Otros Gastos ** GENERAL 2 Donaciones, fianzas, colegiaturas profesionales y otros. 0
OBSERVACIONES:
1. El doble Asterisco (**) significan que el campo es de carácter obligatorio, el resto pueden ser casillas en blanco (sin espacios)
2. Las fechas deben escribirse entre comillas simples.