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Cerro el Plomo N°5420 – Oficina 802, Santiago – Las Condes
GRUPO AVLA Pagina 1 de 39
Vigencia Noviembre 2017 (Uso Interno)
MANUAL Y POLÍTICAS DE PREVENCIÓN DE DELITOS,
LAVADO DE ACTIVOS Y
FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO
Cerro el Plomo N°5420 – Oficina 802, Santiago – Las Condes
TABLA DE CONTENIDO
1. INFORMACION DEL DOCUMENTO................................................................... 4
2. ANTECEDENTES GENERALES .............................................................................. 4
3. ETAPAS DE LAVADO DE DINERO O BLANQUEO DE ACTIVOS ...................... 5
3.1 Acumulación, Incorporación o Transformación: .......................................... 5
3.2 Estratificación, Encubrimiento o Diversificación de operaciones: ............ 6
3.3 Integración, inversión o reciclaje: ................................................................... 6
4. REGULACION Y PENALIZACION DEL LAVADO DE ACTIVOS ........................ 7
4.1 Unidad de Análisis Financiero (UAF) ............................................................... 7
4.2 Operaciones Sospechosas, Deber de Informar ........................................... 8
4.3 Obligación de Reserva ..................................................................................... 9
4.4 Registro Especial Operaciones Efectivo superior a US$ 10.000 .................. 9
5. OBJETIVOS DEL MANUAL DE PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS Y DE
FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO ...................................................................... 9
6. ALCANCE .......................................................................................................... 10
6.1 De acuerdo a Ley 19.913 y Circular N° 1809 SVS ........................................ 10
6.2 De acuerdo a Ley 20.393 ............................................................................... 10
7. ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE PREVENCION ................................................. 12
7.1 Introducción ..................................................................................................... 12
7.2 Actividades de Prevención ........................................................................... 13
7.2.1 Difusión y entrenamiento .................................................................. 13
7.2.2 Identificación y análisis de riesgos ................................................... 15
7.2.3 Ejecución de controles de prevención ........................................... 15
7.3 Actividades de detección ............................................................................. 15
7.3.1 Auditorías de cumplimiento de los controles del Modelo de
Prevención de Delitos, Lavado de Dinero y Financiamiento del Terrorismo.16
7.3.2 Revisión de litigios............................................................................................. 16
7.3.3 Revisión de denuncias. ...................................................................... 17
7.3.4 Coordinación de investigaciones. ................................................... 17
7.4 Actividades de respuesta. ............................................................................. 17
7.5 Actividades de supervisión y monitoreo del Modelo de Prevención de
Delitos ....................................................................................................................... 18
8. POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS ...................................................................... 19
8.1 CONOCIMIENTO DEL CLIENTE ........................................................................ 19
8.1.1 Consideraciones Generales .............................................................. 19
8.1.2 Medidas Prácticas .............................................................................. 19
8.2 CONTROL DE OPERACIONES SOSPECHOSAS: ............................................. 23
8.2.1 Consideraciones Generales. ............................................................. 23
8.2.2 Control de Operaciones en Efectivo .............................................. 24
8.2.3 Detalle de Operaciones Sospechosas. ........................................... 25
8.2.4 Reporte de Operaciones Sospechosas. ......................................... 26
8.2.5 Confidencialidad de la Información. .............................................. 27
8.3 CONDUCTA Y COMPORTAMIENTO ETICO FUNCIONARIO: ........................ 27
8.4 CAPACITACION DEL PERSONAL: ................................................................... 27
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8.5 VIGILANCIA POR PARTE DEL COMITÉ DE AUDITORÍA Y RIESGOS .............. 28
9. INSTITUCIONALIDAD PARA LA PREVENCION DE LAVADO DE DINERO ..... 28
9.1 COMITÉ DE AUDITORIA Y RIESGOS................................................................. 28
9.2 OFICIAL DE CUMPLIMIENTO ............................................................................ 29
9.3 CONTRALORIA .................................................................................................. 29
10. ANEXOS ............................................................................................................. 31
10.1 REPORTE DE OPERACIONES SOSPECHOSAS ............................. 31
10.2 Guía de Señales de Alerta de LA y Ft de la UAF actualizada al
28/05/2015 ............................................................................................................... 32
10.3 Declaración Jurada para la Identificación de Beneficiarios
Finales de Personas y/o Estructuras Jurídicas…………………………………….33
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1. INFORMACION DEL DOCUMENTO
Versión
4.0
Versión
Fecha
Inicio
Vigencia
Naturaleza del
cambio
1.0 Jul-14 Creación del
documento
Fecha de
vigencia
Jun-15
2.0 Jun-15 Actualización
de exigencias
de la Unidad
de Análisis
Financiero (UAF)
y
ampliación a
Grupo
AvalChile
Autor
Contraloría
3.0 Nov-15 Modificaciones
en el proceso
de información
y control
Fecha
creación
Jul-14 4.0 Nov-17 Actualización
Responsable Oficial de
cumplimiento
5.0 Oct-18 Actualización
Aprobado
por
Directorio
Aplica a Grupo Avla
2. ANTECEDENTES GENERALES
En términos generales, el denominado “Delito de Lavado de Dinero” o “Blanqueo de
Activos” (LA) y Financiamiento del Terrorismo (FT) consiste en un conjunto de operaciones
mercantiles, de inversión o financieras, realizadas por una persona natural o jurídica, con
la intención de ocultar o disfrazar el origen ilícito de bienes o recursos que provienen de
actividades delictivas, siendo considerado en la mayoría de los países como un delito
grave.
Dada la naturaleza de las operaciones financieras utilizadas en esta actividad criminal,
es posible que los Bancos, Instituciones Financieras e Inversionistas Institucionales sean
utilizados involuntariamente como agentes para transferir o depositar fondos
provenientes de actividades ilícitas, especialmente derivadas del narcotráfico y el
terrorismo, comprometiendo la estabilidad, seriedad y credibilidad de las instituciones
financieras a nivel local o mundial.
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Considerando el riesgo al cual están expuestas las entidades financieras nacionales e
internacionales, el Grupo Avla, fiel a su tradición de seriedad, respetabilidad y rigor, ha
adoptado una política de resguardo y protección frente al lavado de activos y
financiamiento del terrorismo, implementando una serie de medidas tendientes a evitar
el blanqueo de activos por su intermedio.
Con fecha 18 de diciembre de 2003 (Ministerio de Hacienda) fue publicada en el Diario
Oficial la Ley Nº 19.913 que crea la Unidad de Análisis Financiero (UAF) y modifica diversas
disposiciones en materia de Lavado y Blanqueo de Activos.
Por otra parte, la Superintendencia de Valores y Seguros (SVS) emitió el 10 de agosto del
2006, la circular Nº 1809, la cual imparte algunas instrucciones relativas a información
sobre prevención de lavado de activos y de financiamiento del terrorismo.
A su vez, con fecha 02/12/2009 fue publicada la ley 20.393 (Ministerio de Hacienda) que
establece la responsabilidad penal de las personas jurídicas en los delitos de Lavado de
activos, financiamiento del terrorismo y Delitos de Cohecho.
Las autoridades del Grupo Avla, continuando con su política de resguardo ante Delitos,
Lavado de Dinero e incorporando procedimientos para evitar el financiamiento al
terrorismo, y Cohecho han hecho suyas las recomendaciones
impartidas por el Organismo Fiscalizador y el Ministerio de Hacienda y desean dar a
conocer a su personal a través del presente documento, un conjunto de políticas y
procedimientos que deberán ser observadas por sus funcionarios al momento de
establecer y mantener relaciones comerciales con los clientes del Grupo Avla, a fin de
impedir que éste pueda ser utilizado por las organizaciones criminales en el proceso de
“blanqueo de activos y de financiamiento de Terrorismo” u operaciones de Cohecho.
3. ETAPAS DE LAVADO DE DINERO O BLANQUEO DE ACTIVOS
Tal como fue mencionado anteriormente, el Lavado de Dinero (LA) o Blanqueo
de Activos y Financiamiento del Terrorismo (FT) se desarrolla por intermedio de un
conjunto de operaciones y actividades. En este sentido, se puede señalar que el
“lavado de dinero” no es un acto, es más bien una secuencia de acciones que
se pueden sintetizar en tres fases bien diferenciadas:
3.1 Acumulación, Incorporación o Transformación:
Consiste en la incorporación de la riqueza criminal, fundamentalmente grandes
cantidades de dinero en efectivo, al sistema económico formal, y, en especial, en
el sector financiero, evadiendo los controles establecidos para detectarlos, y
transformando ese dinero en documentos financieros negociables. Esta etapa
suele ser, para quien comete el delito, la más difícil en el proceso del “lavado de
activos”, y es en ella donde la acción de las instituciones financieras es clave en
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la detección de estas actividades, debiendo extremar sus precauciones para
impedir ser involucradas en el proceso. Los mecanismos utilizados para incorporar
los fondos provenientes de la actividad ilícita – principalmente dinero en efectivo-
al sistema financiero pueden adoptar diversas modalidades y/o combinaciones
de éstas, como por ejemplo:
Efectuando depósitos en cuentas corrientes, de ahorro o chequeras electrónicas;
Realizando depósitos a plazo o a la vista; o Efectuado transferencias de dinero.
Asimismo, es común que los fondos en efectivo se incorporen al sistema mediante
una serie de operaciones por cuantías muy pequeñas (“hormigueo”) a objeto de
vulnerar los procedimientos de registro que normalmente, y como se indica más
adelante, se establecen para estas transacciones.
3.2 Estratificación, Encubrimiento o Diversificación de operaciones:
Una vez que se han ingresado los dineros al sistema financiero, las posibilidades
de vincular estas sumas con las actividades del narcotráfico u otra actividad ilícita
se hacen cada vez más difíciles y remotas, en una supuesta investigación. Por ello,
en esta etapa, ellos buscan separar los ingresos de la actividad criminal que los
origina, ocultando su origen, así como la real propiedad de estos fondos,
mediante la realización de transacciones financieras complejas, por ejemplo:
convirtiendo el efectivo en cheques de viajero, cartas de crédito, acciones y
bonos, o comprando activos valiosos como obras de arte o joyería, o efectuando
traspasos de dinero dentro del país o con el exterior.
Así, después de realizar una serie de transacciones, la actividad criminal genera
un gran número de instrumentos y documentación de respaldo, que hace muy
difícil identificar el origen y la propiedad de los fondos que ha generado.
3.3 Integración, inversión o reciclaje:
En esta última etapa, los fondos de origen ilícito, luego de las operaciones
realizadas en las etapas anteriores, regresan al grupo delictivo mediante
transferencias a organizaciones y actividades lícitas, dando así, la apariencia de
que esos fondos han sido generados al amparo de actividades legítimas, tales
como: operaciones de importación y exportación ficticias o de valor exagerado,
ingresos por servicios imaginarios, ingresos de intereses por préstamos ficticios y
otros.
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Como es posible apreciar de acuerdo a lo expuesto, las operaciones que
conforman las distintas fases del “lavado de dinero”, se efectúan casi
exclusivamente a través de instituciones financieras e inversionistas institucionales;
por lo tanto, al ser capaces de detectar e identificar las actividades de “blanqueo
de dinero”, éstas pueden prestar un invaluable servicio en la prevención de la
actividad delictiva, protegiendo al mismo tiempo su prestigio, el de sus clientes y
sus empleados.
4. REGULACION Y PENALIZACION DEL LAVADO DE ACTIVOS
Antecedentes:
Con fecha 18 de diciembre de 2003 se publicó la Ley Nº 19.913 que crea la Unidad
de Análisis Financiero (UAF) y modifica diversas disposiciones en materia de
lavado y blanqueo de activos. Esta Ley viene a establecer un nuevo marco en la
prevención y el combate del lavado y blanqueo de activos y consagra
importantes deberes para las instituciones financieras. A continuación se ofrece
una sistematización de las principales disposiciones de este cuerpo legal:
4.1 Unidad de Análisis Financiero (UAF)
Es un Servicio público descentralizado que se relaciona con el Presidente a través
del Ministerio de Hacienda. Su función es prevenir e impedir el uso del sistema
financiero y otros sectores de actividad económica para el blanqueo de activos.
Las facultades con las que se ha dotado a esta Unidad, y que podrán ser ejercidas
en todo el territorio nacional, comprenden entre otras:
i) Solicitar, verificar y examinar la información sobre actos, transacciones u
otras operaciones sospechosas que ciertas entidades, incluyendo
especialmente a las instituciones financieras, están obligadas a
proporcionarle información en conformidad a la Ley Nº 19.913.
ii) Recomendar medidas a los sectores público y privado para prevenir la
comisión de delitos descritos en la ley.
iii) Impartir instrucciones de aplicación general a diversos agentes
económicos incluyendo las instituciones financieras, pudiendo, en
cualquier momento, verificar su ejecución.
iv) Señalar las situaciones que especialmente habrían de considerarse
como indiciarias de operaciones sospechosas.
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v) Comunicar al Ministerio Público aquellas situaciones en que aparezcan
indicios de que se ha cometido delito de Lavado de Dinero, Organismo
que se encargará de su investigación y persecución criminal.
4.2 Operaciones Sospechosas, Deber de Informar
El art. 3 de la Ley Nº 19.913 incorpora una definición expresa de lo que se entiende
por una operación sospechosa: “todo acto, operación o transacción que, de
acuerdo con los usos y costumbres de la actividad de que se trate, resulte inusual
o carente de justificación económica o jurídica aparente, sea que se realice en
forma aislada o reiterada”. Junto con esta definición legal y general de lo que
debe ser considerado como una operación sospechosa, se ha señalado que la
UAF tiene dentro de sus atribuciones esenciales, la de “señalar las situaciones que
especialmente habrían de considerarse como indiciarias de operaciones
sospechosas”. En conformidad con la normativa vigente, las entidades listadas a
continuación, que incluyen expresamente a los bancos y otras instituciones
financieras, estarán obligadas a informar a la Unidad de Análisis Financiero – tanto
en forma permanente y regular, como en respuesta a requerimientos específicos
de ésta – sobre los actos, transacciones u operaciones sospechosas que adviertan
en el ejercicio de sus actividades:
• Bancos e instituciones financieras;
• Empresas de factoraje;
• Empresas de arrendamiento financiero;
• Empresas de securitización;
• Administradoras Generales de Fondos y las administradoras Fondos
Inversión;
• Comité de Inversiones Extranjeras;
• Casas de cambio y otras entidades facultadas para recibir moneda
extranjera;
• Emisoras y operadoras de tarjetas de crédito;
• Empresas de transferencia y transporte de valores y dinero;
• Bolsas de comercio;
• Corredores de bolsa;
• Agentes de valores;
• Compañías de seguros;
• Administradores de fondos mutuos;
• Operadores de mercados a futuro y de opciones;
• Representantes legales de zonas francas;
• Casinos, salas de juego e hipódromos;
• Agentes generales de aduanas;
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• Casas de remate y martillo;
• Corredores de propiedades y empresas dedicadas a la gestión
inmobiliaria;
• Notarios y Conservadores.
Para estos efectos, estas instituciones, deberán designar un funcionario
responsable de relacionarse con la Unidad de Análisis Financiero. La obligación
de informar tiene para las entidades sometidas a ella, primacía absoluta y se
superpone a cualquier deber de secreto o reserva que exista para ellas, que sea
que éste se derive de disposiciones legales, reglamentarias, contractuales o de
cualquier otra índole.
4.3 Obligación de Reserva.
Desde el punto de vista de las instituciones obligadas a informar sobre
operaciones sospechosas, se establece una prohibición expresa para éstas y sus
empleados, de informar al afectado o a terceras personas la circunstancia de
haberse requerido o remitido información de o a la UAF, como, asimismo,
proporcionarles cualquier otro antecedente al respecto. Se contemplan
sanciones y multas de acuerdo a la gravedad del hecho.
4.4 Registro Especial Operaciones Efectivo superior a US$ 10.000
La Ley exige a todas las entidades que están obligadas a proporcionar
información, incluyendo al Grupo Avla, mantener registros especiales por el plazo
mínimo de cinco años, e informar a la UAF cuando ésta lo requiera, de toda
operación en efectivo superior a US$ 10.000 o su equivalente en otras monedas.
5. OBJETIVOS DEL MANUAL DE PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS Y DE
FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO
a) Promover la información y educación a los funcionarios del Grupo Avla acerca de las
obligaciones y responsabilidades que la legislación y la normativa
relativa a “lavado de activos y de financiamiento del terrorismo”, imponen al
Grupo Avla.
b) Dar cumplimiento a lo dispuesto en la Ley N° 19.913 del Ministerio de hacienda
y a la Normativa dicada por la Superintendencia de Valores y Seguros relativo a
la Prevención de Lavado de Activos y de Financiamiento del Terrorismo.
c) Comunicar a todo el personal las presentes políticas y los procedimientos que
deben seguirse en la detección de operaciones que puedan ser calificadas
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como sospechosas y pudieran ser constitutivas de delito, conforme a lo previsto
en la Ley Nº 19.913 sus modificaciones y/o leyes complementarias.
d) Establecer un Sistema de Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento
del Terrorismo, identificando Áreas sensibles, responsabilidades, actividades de
comunicación interna y externa.
e) Dar cumplimiento a la Ley 20.393 y la Circular 1809 de la Superintendencia de
Valores y Seguros.
6. ALCANCE
El presente Manual alcanza a las empresas del Grupo Avla, sobre las cuales las
leyes mencionadas abarcan su exigencia y a sus directores, responsables,
ejecutivos principales, representantes, alta administración y trabajadores del
Grupo de Empresas AVLA, así como a terceros relacionados con el Grupo Avla
o con los anteriores. En definitiva, mediante el presente Manual se pretende
abarcar todo el amplio espectro de sujetos a los que hace referencia el artículo
3° de la Ley N°20.393 publicada el 2/12/2009 respecto a la responsabilidad penal
de las personas Jurídicas en los delitos de lavado de activos, financiamiento del
Terrorismo y delitos de cohecho y la ley 19.913 y Circular 1809 de la SVS, respecto
a similares temas.
El Grupo de empresas de Avla regido de acuerdo a la normativa respectiva es
el siguiente:
6.1 De acuerdo a Ley 19.913 y Circular N° 1809 SVS:
Avla Leasing S.A.; Pyme Inversiones S.A.; Avla Factoring S.A.; Avla CBP y Avla
Seguros S.A. (Deben inscribirse y reportar a la UAF). Avla SAGR y First Aval
S.A. voluntariamente se han inscrito en la UAF.
6.2 De acuerdo a Ley 20.393:
Avla S.A.; Inversiones Los Cinco Avanzada S.A.; Inmobiliaria Super 7 Ltda.;
Avla S.A.G.R.; First Aval S.A.G.R.; Pyme Servicios S.A.; Pyme cobranzas S.A.;
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Pyme Asesoría Financiera S.A. y Pyme Risk S.A. (No deben inscribirse ni
reportar a la UAF)
Se ha designado a nivel de Directorio un Oficial de Cumplimiento, quien será el
encargado de coordinar y hacer cumplir todos los aspectos relacionados a estas
políticas.
El cargo de Encargado de Prevención (señalado en la ley 20.393) recae sobre
la misma persona designada por los directores del Grupo Avla como “Oficial de
Cumplimiento” y que, en consecuencia, toda la normativa y procedimientos
relacionados con el “Oficial de Cumplimiento”, deben entenderse como propios
del “Encargado de Prevención” al que hace mención la Ley Nº20.393.
Por consiguiente, toda vez que se mencione al “Oficial de Cumplimiento” en los
manuales del Grupo Avla se estará haciendo referencia el “Encargado de
Prevención”
Todos los directivos y empleados del Grupo Avla deben observar y estar en
conocimiento de estas políticas y procedimientos. El Anexo 1 es una Declaración
que deben completar todos los ejecutivos y empleados relacionados al tema
respecto de su conocimiento y observancia del presente manual y Código de
Conducta y normas en general establecidos por el Grupo Avla. Además, si algún
empleado se entera de una actividad ilícita y/o violación aparente de estas
políticas y procedimientos por parte de cualquier otro empleado, cliente o
relacionado, debe informar estos hechos al Area de Contraloría. El estar en
conocimiento de una actividad ilícita y no informarla oportunamente, constituye
delito. Se ha implementado un Canal de Denuncias Corporativo para informar
las Operaciones Sospechosas que pudiesen constituir actividad ilícita. Las
Denuncias pueden realizarse a través de diversos medios: Tratándose de las
evaluaciones propias de su actividad, los empleados deberán comunicarla a
su superior directo y luego a Gerencia respectiva de manera física a través
de una carta de Reporte de Operación Sospechosa, la cual se le debe hacer
llegar al Area de Contraloría quien la analizará y comunicará al Oficial de
Cumplimiento, (Anexo 1).
Cualquier violación en relación a los Procedimientos de Prevención de Delitos
será causal para que la persona involucrada sea sometida a una demanda
disciplinaria incluyendo despido y posibles penas civiles o criminales.
Tratándose de conocimiento de actividades ilícitas o sospechosas, y si el
empleado quisiera mantener su anonimato, deberá enviar información al
Contralor de manera anónima por sobre cerrado o vía medio electrónico
privado.
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7. ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE PREVENCION
7.1 Introducción
El Modelo de Prevención de Delitos se implementa a través de una serie de
actividades, entre las que se contemplan:
• Actividades de prevención.
• Actividades de detección.
• Actividades de respuesta.
• Actividades de supervisión y monitoreo del Modelo de Prevención de
Delitos.
Estas actividades están orientadas al buen funcionamiento y ejecución del
Modelo de Prevención de Delitos, siendo su establecimiento de responsabilidad
del Oficial de Cumplimiento, en conjunto con el Directorio del Grupo Avla.
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7.2 Actividades de Prevención
La prevención eficaz ayuda a evitar conductas u omisiones impropias desde su
origen o inicio. El objetivo de las actividades de prevención es evitar
incumplimientos o violaciones al Modelo de Prevención de Delitos y prevenir la
comisión de los delitos señalados en la Ley N° 20.393, así como cualquier otro
delito proveniente de actividades ilícitas. A su vez esta etapa busca cubrir
completamente los alcances de las Ley 19.913 y Circular de la SVS.
Las actividades de prevención que contempla el Modelo son las siguientes:
• Difusión y entrenamiento.
• Identificación y análisis de riesgos.
• Ejecución de controles de prevención.
El contenido y elementos de cada actividad de prevención se describen a
continuación:
7.2.1 Difusión y entrenamiento
El Oficial de Cumplimiento confeccionará un plan anual de capacitación, el
que presentará al Directorio del Grupo Avla para su aprobación, que contenga
aspectos relacionados con el Modelo de Prevención de Delitos, Lavado de
Dinero y Financiamiento del Terrorismo y las políticas y directrices internas para
las Empresas atingentes del Grupo.
El Oficial de Cumplimiento, en conjunto con la Área de Recursos Humanos del
Grupo Avla, deben velar por:
• Una comunicación efectiva de las políticas y procedimientos del Modelo de
Prevención de Delitos, Lavado de Dinero y Financiamiento del Terrorismo. Dicha
comunicación debe involucrar a todos los niveles de la empresa,
incluyendo su Directorio y administración.
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Deben, asimismo, mantener un registro exacto, documentado y que sirva
de soporte probatorio respecto de los asistentes a las capacitaciones,
siendo este parte de la información a ser reportada al Directorio del Grupo
Avla.
• La incorporación de las materias comprendidas en el Modelo de
Prevención de Delitos, Lavado de Dinero y Financiamiento del Terrorismo
y sus delitos relacionados, en los programas de inducción, así como las
políticas y directrices internas de las empresas del Grupo Avla que sean
consideradas prioritarias por las empresas respectivas para el adecuado
cumplimiento por parte de sus empleados del Código de Conducta.
• La realización de capacitaciones periódicas, al menos anualmente,
dirigidas a los empleados del Grupo Avla, respecto a:
• El plan de capacitación y el programa de inducción a desarrollar en
cada una de las áreas de las empresas del Grupo Avla, debe
considerar y contemplar diferencias respecto de su contenido,
profundidad y periodicidad, de acuerdo al nivel de exposición de
cada área al riesgo de comisión de los delitos especificados en la Ley
N° 20.393, Ley N° 19.913, Circular 1809 o de cualquier actividad ilícita.
• Difusión de información actualizada del Modelo de Prevención de Delitos,
Lavado de Dinero y Financiamiento del Terrorismo por diversos canales al
interior de la empresa, tales como Intranet y correos electrónicos, entre
otros.
• La asistencia y participación en las capacitaciones es de carácter
obligatoria para todos los empleados del Grupo Avla que sean citados a
dichas capacitaciones sobre Prevención de Delitos, como Lavado de
Activos, Financiamiento del Terrorismo, Cohecho a Funcionario Público
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Nacional o Extranjero y sobre temas Normativos. El no asistir y participar de
las capacitaciones sin una justificación respectiva por escrito al Oficial de
Cumplimiento constituye una falta grave.
7.2.2 Identificación y análisis de riesgos
El Oficial de Cumplimiento es en el Grupo Avla el responsable del proceso de
identificación y análisis de riesgos de comisión de los delitos referidos en la Ley
N° 20.393, Ley 19.913 y Circular 1809 de la SVS.
Este proceso debe ser realizado, a lo menos, anualmente o cuando sucedan
cambios relevantes en las condiciones de la empresa.
Para desarrollar esta actividad se debe efectuar lo siguiente:
• Identificación de riesgos.
• Identificación de controles.
• Evaluación de riesgos.
• Evaluación de controles.
7.2.3 Ejecución de controles de prevención
Los controles de prevención de delitos son todos aquellos asociados a las áreas,
procesos o actividades con exposición a la comisión de delitos.
7.3 Actividades de detección
El objetivo de estas actividades es efectuar acciones que detecten
incumplimientos al Modelo de Prevención de Delitos; Lavado de Activos y
Financiamiento del Terrorismo o posibles escenarios de comisión de los delitos
señalados en la Ley N° 20.393, Ley N° 19.913, Circular 1809 o de cualquier tipo de
actividad ilícita.
Las actividades de detección del Modelo de Prevención de Delitos son las
siguientes:
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• Auditorías de cumplimiento de los controles del Modelo de
Prevención de Delitos, Lavado de Dinero y Financiamiento del
Terrorismo.
• Revisión de litigios.
• Revisión de denuncias.
• Coordinación de investigaciones.
7.3.1 Auditorías de cumplimiento de los controles del Modelo de
Prevención de Delitos, Lavado de Dinero y Financiamiento del Terrorismo.
Respecto de la actividad de detección, a través de auditorías de cumplimiento,
el Oficial de Cumplimiento deberá verificar periódicamente, que los controles
del Modelo de Prevención de Delitos, Lavado de activos y financiamiento del
Terrorismo, efectivamente operan. Estas auditorías podrá efectuarlas
directamente el Oficial de Cumplimiento o quien se designe de entre aquellos
que ejercen tareas de Auditoría Interna o Contraloría en el Grupo Avla.
7.3.2 Revisión de litigios.
La Fiscalía del Grupo Avla, deberá entregar al Oficial de Cumplimiento un
informe que detalle:
• Actividades derivadas de fiscalizaciones realizadas por entidades
regulatorias asociadas a escenarios de delitos de la Ley N° 20.393, Ley N°
19.913, Circular 1809 de la SVS o actividades ilícitas.
• Demandas, juicios o cualquier acción legal que involucre a la
organización en algún escenario de delito relacionado a la Ley N° 20.393,
Ley N° 19.913, Circular 1809 de la SVS o actividades ilícitas.
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• Multas y/o infracciones cursadas, o en proceso de revisión, por parte de
entes reguladores asociadas a escenarios de delitos de la Ley N° 20.393,
Ley N° 19.913, Circular 1809 de la SVS o actividades ilícitas.
7.3.3 Revisión de denuncias.
El Oficial de Cumplimiento, es el encargado de analizar las denuncias recibidas,
a través de los canales dispuestos por el Grupo Avla, para identificar aquellas
que estén bajo el alcance del Modelo de Prevención de Delitos, Lavado de
Activos o Financiamiento del Terrorismo o se encuentren asociadas a escenarios
de delitos.
El tratamiento de las denuncias se realizará en conjunto con el Área de
Contraloría del Grupo.
7.3.4 Coordinación de investigaciones.
El Oficial de Cumplimiento deberá coordinar las investigaciones derivadas de las
denuncias que tienen implicancias en el Modelo de Prevención de Delitos
Lavado de Activos o Financiamiento del Terrorismo.
La coordinación de la investigación de las denuncias se realizará según lo
dispuesto con el Área de Contraloría del Grupo.
7.4 Actividades de respuesta.
El objetivo de las actividades de respuesta es establecer resoluciones, medidas
disciplinarias y/o sanciones a quienes incumplan el Modelo de Prevención de
Delitos, Lavado de Activos o Financiamiento del Terrorismo o ien, ante la
detección de indicadores de delitos de la Ley N° 20.393, Ley N° 19.913, Circular
1.809 u otros delitos.
Adicionalmente, como parte de las actividades de respuesta, se deberá
contemplar la revisión de las actividades de control vulneradas, a fin de
fortalecerlas o reemplazarlas por nuevas actividades de control que resulten más
eficaces.
Las actividades de respuesta del Modelo de Prevención de Delitos, Lavado de
Activos o Financiamiento del Terrorismo son las siguientes:
• Evaluación de denuncias.
• Sanciones disciplinarias.
• Registro y seguimiento de denuncias y sanciones.
• Comunicación de sanciones y mejora de actividades de control del
Modelo de Prevención de Delitos, Lavado de Activos o Financiamiento del
Terrorismo que presenten debilidades.
7.5 Actividades de supervisión y monitoreo del Modelo de Prevención de
Delitos.
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El objetivo de las actividades de supervisión y monitoreo es verificar el adecuado
funcionamiento de las actividades de control definidas y evaluar la necesidad
de efectuar mejoras en el Modelo de Prevención de Delitos, Lavado de Activos
y Financiamiento del Terrorismo
Corresponderá al Oficial de Cumplimiento las funciones de monitoreo y
evaluación del Modelo de Prevención de Delitos, Lavado de Activos o
Financiamiento del Terrorismo debiendo realizar constantemente las siguientes
actividades:
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• Monitoreo del funcionamiento del Modelo de Prevención de Delitos,
Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo.
• Actualización del Modelo de Prevención de Delitos Lavado de
Activos y Financiamiento del Terrorismo.
8. POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS
En forma consistente con la legislación en vigor y la política adoptada por el Grupo
Avla de resguardar y prevenir la realización de actividades delitos, “lavado de
activos y financiamiento del terrorismo”, en sus operaciones, la administración
superior del Grupo ha resuelto informar a sus funcionarios las medidas y
procedimientos que la institución ha adoptado en relación con: a) el conocimiento
del cliente; b) el control sobre las operaciones sospechosas e información acerca
de éstas; c) la conducta y comportamiento ético funcionario; d) la capacitación
del personal en la materia, y e) la vigilancia por parte del Comité de Auditoría y
Riesgos y a través de este del Directorio
8.1 CONOCIMIENTO DEL CLIENTE:
8.1.1 Consideraciones Generales
El principio “conozca a su cliente” constituye, además de una política comercial,
la piedra angular en todo sistema de prevención de “delitos, lavado de activos y
financiamiento del terrorismo”, y consiste en determinar (i) el perfil del cliente y
(ii) las operaciones que normal o eventualmente éste desarrolla o desarrollará con
la entidad, a lo largo de toda su relación con las empresas del Grupo Avla. El
cúmulo de esta información redundará en un servicio más seguro, expedito y
preciso para el propio cliente, al permitirnos precisar y definir sus características
comerciales, la naturaleza específica de sus necesidades y los instrumentos más
idóneos para satisfacerlas. Por ello, el cumplimiento e implementación de esta
política se extiende a todas las personas, naturales o jurídicas, que deseen
establecer relaciones comerciales con nuestra compañía y constituye una
práctica obligatoria para todo el personal del Grupo Avla y muy especialmente
para los ejecutivos comerciales.
8.1.2 Medidas Prácticas
En relación con el principio “conozca a su cliente”, es menester señalar que la
Unidad de Análisis Financiero emitió el año 2017, la Circular n°57, que imparte
instrucciones sobre obligaciones de identificación, verificación y registro de datos
de beneficiarios finales de personas y estructuras jurídicas. Para dar cumplimiento
a esta Circular, los clientes personas jurídicas o estructuras jurídicas deben firmar
el formulario “Declaración Jurada para la identificación de Beneficiarios Finales
de Personas jurídicas y/o Estructuras jurídicas” (Anexo 3).
En caso de tratarse de clientes nuevos:
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La obligación de solicitar la información sobre beneficiarios finales del cliente
persona jurídica o estructura jurídica, a través de la solicitud de la declaración
respectiva, deberá realizarse antes o mientras se establece una relación legal o
contractual.
En caso de clientes nuevos:
La obligación de solicitar la información sobre beneficiarios finales del cliente
persona jurídica o estructura jurídica, a través de la solicitud de la declaración
respectiva, deberá llevarse a cabo a lo menos una vez al año. (Por ejemplo: si se
inició la relación con el cliente el 10 de marzo de 2018, deberá realizarse una
nueva declaración o actualización antes del 10 de marzo de 2019, y así
sucesivamente).
Sin perjuicio de lo anterior, para ambos casos existe la obligación de informar
acerca de cualquier cambio respecto de sus beneficiarios finales. En caso de no
existir cambios, se debe seleccionar la casilla correspondiente a “Actualización
de datos sin cambios” y completar los puntos 1, 3 y 4 del mencionado formulario.
Dicho formulario se basta a sí mismo y debe ser llenado por el representante legal
de la entidad y enviado a nuestra área de operaciones lo antes posible si
existieren cambios respecto a los beneficiarios finales, o una vez al año – contado
desde la primera declaración o desde la última actualización – en caso de que
no existieren cambios.
Además de lo anterior, la actividad que el Grupo Avla y su personal deben
desarrollar con el objeto de conocer a sus clientes comprende, entre otras, las
siguientes:
(a) Información mínima del cliente, que se debe requerir según circular Nº 1809 de
SVS, de fecha 10 de agosto 2006.
(b) Naturaleza de la operación y copia de los documentos o antecedentes que
la respalden.
(c) Nombre y Apellidos, Rut o su equivalente para los extranjeros no residentes,
nacionalidad, profesión, giro, domicilio, número telefónico y correo electrónico
del inversionista, cliente o parte de la operación, copia del mandato si opera un
tercero o, en ausencia de tal contrato, constancia de actuar para un tercero y
completa identificación de aquél, con inclusión de los datos suficientes para
poder contactarle. Para las personas jurídicas, deberá dejarse copia de los
antecedentes legales y la individualización de sus representantes.
(d) Aquella documentación que permita determinar la extensión de las
relaciones que una empresa pueda tener con otras, esto es, determinar si es parte
de un holding empresarial o grupo de empresas de un determinado objetivo. Y,
por tanto, aquella que permita la determinación de los miembros del grupo
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empresarial.
(e) Origen inmediato de los recursos con los que se efectúa la transacción,
respecto de transacciones en efectivo que excedan el equivalente a US$ 10.000.-
La preocupación y objetivo esenciales del Grupo Avla es contar con clientes de
buena reputación, involucrados en negocios legítimos y cuyas ganancias y
patrimonio deriven, asimismo, de fuentes conocidas y legítimas. Por ello, el Grupo
Avla no establecerá relaciones comerciales con clientes que no puedan sustentar
sus antecedentes con información comprobable, o con sociedades o empresas
constituidas en el extranjero al
amparo de una legislación que permita o favorezca el anonimato de las verdades
dueños, accionistas o administradores; ni con clientes cuyos únicos antecedentes
estén basados sólo en la palabra de éstos o de terceros. Ante el conocimiento
público manifiesto y de hechos fehacientes que den cuenta de personas naturales
o jurídicas vinculadas directa o indirectamente a investigaciones de lavado de
dinero por parte de organismos nacionales o internacionales, el personal se
abstendrá de operar con ellos. La identificación de sus clientes debe ser clara y
precisa. En el caso de una persona natural, la identidad comprende su nombre,
documentos oficiales de identidad, dirección y demás sitios donde pueda ser
ubicado. La fecha de nacimiento es un útil identificador que respalda al nombre.
En el caso de una persona jurídica, la identidad comprende su nombre legal y
comercial, su dirección comercial registrada, la identidad de cada uno de sus
socios y de las actividades que éstos realizan; así como su estructura de propiedad
y malla de relaciones patrimoniales.
Deberá prestarse especial atención y cuidado al iniciar o mantener relaciones
comerciales con personas o entidades consideradas como de alto riesgo, sea por
la actividad que constituye su giro o la zona geográfica de que proceden.
Adicionalmente, y no obstante haber recabado toda la información y
antecedentes de carácter general, las empresas del Grupo Avla actuará con
especial cuidado y acuciosidad, cuando se trate de personas naturales o jurídicas
que desarrollen actividades consideradas de alto riesgo en relación con el delito
de “lavado de dinero”, según lo precisado en el apartado A.2 (e) siguiente; en
cuyo caso su aceptación como cliente deberá ser aprobada por el Oficial de
Cumplimiento o de quien detente un cargo gerencial.-
En consideración a lo expuesto, a manera de ejemplo, es posible mencionar las
siguientes medidas al identificar y seleccionar a un cliente:
• Deben ser identificados el titular de una cuenta, así como aquellos que
utilicen los servicios de custodia de valores.
• Ninguna cuenta puede ser abierta a nombre de terceras personas, salvo
mandatos legalmente extendidos y calificados por abogados del Grupo
Avla.
• Debe existir un legítimo interés en la operación deseada.
• Toda transacción u operación en efectivo, así como las inversiones de todo
tipo, deben ser procesadas y manejadas a nombre del beneficio final.
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Abstenerse de aceptar valores en garantía, cuando el cliente no
desee que las Empresas del Grupo Avla registre en los libros el nombre del
beneficiario.
(f) Documentación de respaldo.
Con el objeto de logar una adecuada identificación del cliente – esto es, de
establecer que una persona sea quien dice ser -, es necesario obtener evidencia
documental o física que respalde la información que éste ha proporcionado
sobre su identidad como sobre su giro o actividades, mediante la obtención de
los certificados, informes o antecedentes de carácter legal, contable, financiero
o tributario que puedan resultar necesarios según el caso. En mismo orden, y junto
con obtener la obtención de documentación de respaldo, la entrevista personal
y los chequeos independientes acerca de la exactitud de la información provista
por el cliente constituyen actividades de vital importancia en la etapa de
identificación de un cliente.
En razón de lo anterior, las Empresas del Grupo Avla no deberán establecer
relaciones comerciales con “clientes anónimos¨”, a con sociedades o empresas
constituidas en el extranjero al amparo de una legislación que permita o
favorezca el anonimato de los verdaderos dueños, accionistas o administradores.
La entrega en forma fehaciente y oportuna, de la información. solicitada,
constituirá un requisito para operar con las empresas del grupo y quienes se
nieguen a proporcionarlos no podrán ser admitidos como clientes o continuar en
dicha calidad. Resulta, asimismo, contradictorio con este principio, el operar o
mantener relaciones comerciales con clientes fundándose solo en la palabra de
éstos o de terceros, respecto de cualquiera de los antecedentes antes indicados.
(g) Determinar Necesidades del Cliente
Sobre la base de la información y niveles de transacciones que efectuará en el
futuro el cliente. De ahí que resulte de vital importancia conocer sus actividades;
lugar donde las desarrolla; la clase de servicios financieros que requiera para
llevarlas a efecto; el origen de sus recursos; monto y frecuencia de éstos;
patrimonio que administra y recursos que dispondrá a través de la Compañía.
(h) Revisión y Seguimiento Permanente. Una vez establecida la relación, el
ejecutivo comercial deberá verificar que la naturaleza del negocio o actividad
del cliente guarde siempre relación con el tipo de transacción que éste efectúa
o solicita o con los volúmenes de dinero involucrados en ellas; y, si los documentos
disponibles no permitieran justificar tales transacciones, se deberá obtener los
antecedentes que las justifiquen y archivarlos en conjunto con los demás
aportados por el cliente.
En suma, el conocimiento del cliente no sólo debe procurarse al establecer la
relación comercial, sino que durante toda la vigencia de ésta, considerando
especialmente las clases o tipos de transacciones que efectúa, el volumen de las
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mismas y la modalidad que se emplea para su ejecución.
(i) Actividades Sensibles.
Existe un grupo de actividades económicas que por sus particularidades pueden
resultar especialmente expuestas al lavado de dinero y que son consideradas
como “actividades sensibles”, para este objeto. Tal como fue señalado
anteriormente en el apartado A.2 (a), la aceptación en calidad de clientes del
Grupo Avla de personas, naturales o jurídicas, deberá ser aprobada por el Gerente
Comercial de la empresa del grupo respectiva.
Dentro de las actividades consideradas sensibles, y sin perjuicio decidir en el futuro
en esta materia, cabe mencionar a las siguientes:
• Casas de Cambio y servicios de envío de dinero;
• Personas o empresas dedicadas a la intermediación de valores;
• Agencias de Viajes;
• Empresas de comercio exterior;
• Empresas de transferencias y transporte de valores y dinero;
• Casas de remate y martillo;
• Subsidiarias internacionales de corporaciones y bancos localizados en
plazas financieras extraterritoriales consideradas como paraísos
financieros;
• Casinos, salas de juego e hipódromos; así como sus socios, directivos o
propietarios;
• Personas dedicadas a la compra y venta de inmuebles;
• Comerciantes de joyas, piedras y metales preciosos;
• Comerciantes de obra de arte y antigüedades;
• Personas o entidades dedicadas a actividades de inversión filatélica o
numismática;
• Venta de piezas para camiones, compraventa de vehículos usados y
maquinaria;
• Negocios con alto volumen de efectivo, tales como centros de diversiones,
cadenas de restaurantes, estacionamientos, empresas de locomoción
colectiva.
(g) Personas Políticamente Expuestas (PEP).
El Grupo Avla mantiene un procedimiento para identificar clientes que son
considerados por la ley como políticamente expuestos. Sobre ellos se aplicarán
las medidas anteriormente indicadas, profundizando la debida diligencia y
conocimiento del origen y destino de los fondos con que operan en la(s)
compañía(s) del Grupo Avla.
8.2 CONTROL DE OPERACIONES SOSPECHOSAS:
8.2.1 Consideraciones Generales.
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Para determinar lo inusual de una transacción, es necesario tener en cuenta su
complejidad, monto, diseño, reiteración, falta de un propósito económico, de
justificación legal o comercial de la misma, dadas las características y perfil
económico-financiero del cliente. En términos generales, una transacción
“sospechosa” o “inusual” es, básicamente, aquella que no es consistente con el
perfil previamente determinado para el cliente o que pudiera hacer pensar que
éste desarrolla otra actividad no conocida por la institución.
Desde el punto de vista legal, hemos señalado que la Ley Nº 19.913 incorpora una
definición expresa de lo que se entiende por una operación sospechosa “todo
acto, operación o transacción que, de acuerdo con los usos y costumbres de la
actividad de que se trate, resulte inusual o carente de justificación económica o
jurídica aparente, sea que se realice en forma aislada o reiterada”
– y que la UAF, deberá dentro de sus atribuciones “señalar las situaciones que
especialmente habrían de considerarse como indiciarias de operaciones
sospechosas”.
Por lo tanto, resulta necesario destacar que las operaciones descritas por la UAF
no serán las únicas que podrán y deberán considerarse sospechosas, siendo
necesario, entonces, analizar cada caso a la luz de lo que se ha definido como
operación sospechosa, sin limitarse a revisar si ésta ha sido o no considerada como
tal por la UAF. La ejecución por parte de un cliente de alguna transacciones u
operación que puede ser considerada sospechosa no implica en forma
automática que sus actividades se encuentren relacionadas con el Lavado de
Activos o Financiamiento del Terrorismo; ello es solo indicativo de que la
transacción debe ser especialmente analizada por el Ejecutivo Comercial, en
conjunto con todas las demás operaciones que efectúa el cliente, para así
determinar el verdadero carácter de las mismas.
En síntesis, podrán existir numerosas razones para que una transacción sea
sospechosa en sí misma, pero no revista tal carácter, si se considera el
conocimiento integral que la Institución tiene de su cliente o la información que
éste proporcione para explicar el origen, sentido y/o alcance de la misma. Para
la identificación de las transacciones inusuales o sospechosas, las empresas del
Grupo Avla efectuarán controles permanentes sobre las operaciones realizadas
por sus clientes, y evaluarán la concordancia entre éstas y el perfil que han
elaborado de ellos con la información y antecedentes que éstos han
proporcionado. Así, la calificación de una transacción como sospechosa,
finalmente se sustenta en el conocimiento que exista del cliente y sus actividades
y en la falta de consistencia o coherencia entre éstas y la operación específica
que se analiza.
8.2.2 Control de Operaciones en Efectivo.
Tal como fue expresado anteriormente, el Lavado de activos y el financiamiento
del terrorismo suele iniciarse con la incorporación de sumas de dinero en efectivo
al sistema financiero formal; de ahí que revista gran importancia tener un control
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sobre este tipo de operaciones. Registro Especial Operaciones Efectivo sobre US$
10.000.
Resulta por lo tanto oportuno reiterar que, en conformidad con la legislación
vigente, las instituciones obligadas a informar deben mantener registros especiales
por el plazo mínimo de cinco años, de toda operación en efectivo superior a US$
10.000 o su equivalente en otras monedas y proporcionar esta información a la
UAF cuando ésta lo requiera.
En forma adicional al registro dispuesto por mandato legal, referido en el literal
anterior, con el objeto de conocer el origen de los fondos de las operaciones en
efectivo y órdenes de pago recibidas desde y/o efectuadas hacia el exterior de
aquellos clientes que no posean cuenta corriente y que operan, entre otros
productos, ahorro, cheques electrónicas y captaciones, las empresas del Grupo
Avla ha establecido la exigencia del llenado de un formulario especial para toda
transacción que cumpla las siguientes condiciones copulativas:
• Que dicha transacción sea en efectivo;
• Que la realice una persona que no sea titular de cuenta corriente;
• Que el monto de la transacción sea igual o superior al equivalente a
US$10.000.
Las Empresas del Grupo tienen establecido la prohibición de realizar operaciones
en efectivo. Por lo tanto, la obligación de llenar este Formulario, que afecta a todo
tipo de transacciones que involucren la recepción de dinero por caja, en
cualquiera de los productos de la Compañía; así como la recepción y/o envío de
fondos desde y hacia el exterior (órdenes de pago) por personas, naturales o
jurídicas, no se considera necesaria, salvo ante un incumplimiento de la política,
ante lo cual se aplicaran las sanciones correspondientes.
8.2.3 Detalle de Operaciones Sospechosas.
Por considerarse especialmente ilustrativo, a continuación, se presenta un
conjunto – solo ilustrativo, no exhaustivo – de transacciones y/o situaciones a las
que los funcionarios del Grupo Avla deben prestar especial atención.
• Información insuficiente, sospechosa o falsa.
• Un cliente que es reacio a proveer información completa ya sea personal o
relativa a propósito del negocio, actividades, socios, directores y gerentes.
• Un cliente que presenta documentos de identificación inusuales o
sospechosos, que la Compañía no puede verificar.
• Un cliente inubicable, reacio a declarar el origen de sus ingresos, suministrar
referencias o las referencias no pueden ser verificadas, o que provee
información difícil de verificar.
• Los datos del cliente son inconsistentes con la actividad comercial que
declara a la Compañía.
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• Una empresa que rehúsa revelar detalles sobre sus estados financieros o
cuyos estados financieros son notablemente diferentes a los de otras
empresas de la misma industria.
• El negocio de un cliente que cambia de dueño y la información de los
nuevos dueños, es inconsistente con la naturaleza del giro del antiguo
negocio; o el nuevo dueño es reacio a proveer información personal y
financiera.
• Grandes corporaciones en la que sus estados financieros no sean
auditados.
• El destino de un préstamo no tiene sentido económico o el cliente propone
entregar garantías de efectivo, rehusando declarar su destino.
8.2.4 Reporte de Operaciones Sospechosas.
(a) Dentro de las Grupo Avla.
(b)
Los empleados de las entidades del Grupo Avla que identifiquen operaciones
sospechosas de Lavado de Activos o Financiamiento del Terrorismo estarán
obligados a comunicarlas al Contralor, utilizando para ello el siguiente
procedimiento:
1.- El empleado que detecte el cliente u operación sospechosa, deberá analizar
y adjuntar todos los antecedentes de respaldo que sustenten el análisis y ponerlos
en conocimiento de su jefatura ese mismo día.
2.- La Jefatura respectiva, deberá concluir el análisis y enviar los antecedentes al
Contralor, en un plazo no superior a 5 días a contar de su detección. El Contralor
analiza e informa a Oficial de Cumplimiento.
(c) A la Unidad de Análisis Financiero (UAF)
Al recibir un reporte de operación sospechosa, el Contralor y Oficial de
Cumplimiento procederá al análisis de los antecedentes respectivos. Si del estudio
de los mismos, estima que las operaciones presentan características que las
hacen inusuales o sospechosas, reportará de inmediato a la UAF, siguiendo lo
establecido por esa unidad para la entrega oportuna de los antecedentes
requeridos. Los detalles de la forma y carácter del reporte, se establecen en el sitio
web de esa unidad (www.uaf.gob.cl). La Sociedad debe reportar trimestralmente
a la UAF el reporte sin transacciones.
Respecto a Operaciones Sospechosas, es primordial hacer mención a la Circular
N°55 de la UAF de fecha 28 de diciembre de 2015, la cual modifica en lo que
indica el título VIII de la Circular UAF N°49 de 2012, y artículo sexto de la Circular
UAF N°54 de 2015, ambas relativas a las Resoluciones dictadas por el Consejo de
Seguridad de Naciones Unidas en materia de prevención de financiamiento al
terrorismo.
Esta circular señala que los sujetos obligados deberán tener presente y revisar los
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listados que la UAF publique en su pagina web derivados del cumplimiento de lo
establecido en las Resoluciones del Consejo de Seguridad de Naciones Unidas
n°1373 de 2001, así como aquellas listas que se derivan de las siguientes
resoluciones y que complementes los listados ya publicados del Comité N°1267, a
saber: Resoluciones N°2161 de 2014; N°2170 de 2014; N°2178 de 2014; y N°2253 de
2015.
En relación a esto último, el Grupo Avla cuenta con un Software de la empresa
GESINTEL, el cual avisa al Oficial de Cumplimiento en caso de que algún cliente
nuestro figure en alguno de las listas elaboradas por el Consejo de Seguridad de
Naciones Unidas. En caso de que el software detecte a alguna persona, empresa
o entidad que esté mencionada en cualquiera de los listados anti-Financiamiento
del Terrorismo publicados, el Oficial de Cumplimiento reportará dicha operación
como sospechosa de inmediato, a efectos de que la UAF pueda proceder a
tomar la medida de congelamiento de activos establecida en el artículo 38 de la
Ley N°19.913.
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8.2.5 Confidencialidad de la Información.
Toda información respecto a las operaciones inusuales, los acuerdos y resoluciones del
Oficial de Cumplimiento, así como toda otra información que respecto de estas
operaciones administre las empresas del Grupo Avla, tendrán siempre el carácter de
confidencial y respecto de ellas se mantendrá la más absoluta reserva
8.3 CONDUCTA Y COMPORTAMIENTO ETICO FUNCIONARIO:
El Grupo Avla exigirá a sus funcionarios un comportamiento estricto, criterioso y
diligente en el cumplimiento de las normas sobre Prevención Delitos, Lavado de
Activos y Financiamiento del Terrorismo que se hayan dispuesto. Será
responsabilidad de todos los funcionarios de las empresas del Grupo Avla cumplir
con las normas internas sobre Prevención y Control de “Delitos, Lavado de activos
y financiamiento del terrorismo” –contenidas tanto en este documento como en
los que se dicten o se implementen en el futuro- en las operaciones que ejecuten
en función de su cargo. Especial cuidado y atención corresponderá a aquellos
que en razón de sus labores tengan contacto directo con los clientes. En este
sentido, es necesario destacar que el interés general del Grupo Avla y de la
comunidad está por encima del interés de todos los que trabajan en ella. Por ello,
las metas comerciales jamás deben ser tenidas como opuestas a limitantes de los
controles y resguardos que se establezcan para prevenir el Lavado de Activos y
Financiamiento del Terrorismo.
En atención a esto, es que el Grupo Avla ha elaborado un Código de Ética y un
Código de Buenas Prácticas que todos sus trabajadores deben respetar.
8.4 CAPACITACION DEL PERSONAL:
En un marco que propicie una cultura de control interno y cumplimiento de las
políticas de Prevención de Delitos, Lavado de activos y financiamiento del
terrorismo establecidas en este Manual, la capacitación constituye una
herramienta efectiva para la preparación funcionaria, que permite internalizar los
riesgos sobre esta materia, profundizar la comprensión de las normas legales que
regulan la Prevención de Lavado Activos y Financiamiento del Terrorismo y exigir
su cumplimiento, permitiendo además, que el funcionario desarrolle la capacidad
necesaria para detectar operaciones sospechosas a través del adecuado
conocimiento del cliente y de sus operaciones, contribuyendo así a la protección
de las empresas del Grupo Avla frente a operaciones de blanqueo de activos. Por
lo anteriormente expuesto, el personal deberá participar en este tipo de
entrenamiento, aprobarlo conforme a los estándares y requisitos que se
establezcan para dicho proceso, en especial aquellos funcionarios que
desarrollan o participan en transacciones comerciales con clientes.
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8.5 VIGILANCIA POR PARTE DEL COMITÉ DE AUDITORÍA Y RIESGOS
El Comité de Auditoría y Riesgos, aprobará las políticas y procedimientos que las
empresas del Grupo Avla establezcan, conducentes a evitar que ella sea utilizada
para Delitos, Lavado de Dinero y Financiamiento del Terrorismo. El Oficial de
Cumplimiento, mantendrá informado a dicho Comité de los resultados de su
gestión, que asegure el apego a las políticas y procedimientos normados.
El Comité de Auditoría y Riesgos debe mantener permanentemente informado al
Directorio respecto a las políticas y procedimientos aprobados y resultados de la
gestión del Oficial de Cumplimiento. El Directorio deberá vigilar y aprobar los
Planes de revisión anualmente.
9. INSTITUCIONALIDAD PARA LA PREVENCION DE LAVADO DE DINERO
Las instancias establecidas en el Grupo Avla para prevenir Delitos, Lavado de
Activos y Financiamiento del Terrorismo son:
A.- Comité de Auditoría y Riesgos.
B.- Oficial de Cumplimiento.
C.- Contraloría
9.1 COMITÉ DE AUDITORIA Y RIESGOS
Está integrado por los siguientes ejecutivos:
(a) Director quien lo preside;
(b) Directores (1 ó 2 directores según la empresa)
(C) Gerente General (Oficial de cumplimiento)
(D) Contralor
El Comité de Auditoría y Riesgos tiene como funciones:
1. Evaluar la necesidad o modificación de políticas y normas de prevención de
delitos, lavado de dinero en la Compañía. Proponer la instauración de normas.
2. Promover la información y educación de los funcionarios acerca de las
obligaciones y responsabilidades que la normativa de prevención de Delitos,
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Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo, imponen a las
instituciones financieras e inversionistas Institucionales.
3. Evaluar periódicamente el desempeño de la Organización, en el
ámbito de la Prevención del Lavado de Activos y Financiamiento del
Terrorismo.
4. Comunicar al Directorio la existencia o no de hechos sospechosos.
9.2 OFICIAL DE CUMPLIMIENTO Y COMITÉ D ECUMPLIMIENTO
Con el fin de dar cumplimiento a la circular Nº 1809 de fecha 10 de
agosto del 2006 de la SVS, y a la Ley 20.393 del Ministerio de hacienda,
es el responsable frente a los entes reguladores de velar por el
adecuado cumplimiento de las normas legales y reglamentarias en
materia de “Delitos, Lavado de Dinero y Financiamiento al Terrorismo”
y de relacionarse con la UAF. En el ejercicio de sus funciones, tiene a su
cargo las relaciones de las Empresas del Grupo Avla con la UAF, la
Superintendencia de Valores y Seguros y otros organismos relacionados
con la Prevención de “Delitos, Lavado de Activos y Financiamiento del
Terrorismo”. En cuanto a las relaciones con el Consejo de Defensa del
Estado y/o Ministerio Público, éstas serán a través de Fiscal del Grupo
Avla con conocimiento previo del Oficial de Cumplimiento.
Asimismo, en Sesión Ordinaria de Directorio N°30 de la Compañía, de
fecha 25 de julio de 2016, en la cual consta el nombramiento del
referido Comité. Integrado por: 1 Director, Contralor, Gerente de
Auditoría, Gerente de Finanzas, Gerente de operaciones, Fiscal
Corporativa del Grupo, Oficial de Cumplimiento/Fiscal y Participantes
ad hoc dependiendo de las materias que trate la correspondiente
sesión.
Las tareas de la función de cumplimiento incluyen:
✓ Evaluar leyes y reglamentos que puedan ser aplicables a la
aseguradora y cambios en éstos que puedan tener un impacto en las
operaciones de la compañía.
✓ Realizar análisis de riesgo de incumplimiento.
✓ Velar por el cumplimiento de la regulación y políticas de prevención
del lavado de dinero y financiamiento del terrorismo (Ley N° 19.913).
✓ Para la aprobación del directorio, elaborar un código de conducta y
gestionar su correcta aplicación.
✓ Diseñar y administrar controles, procedimientos y políticas en las
materias propias de su ámbito.
✓ Crear estrategias de comunicación y capacitación para sensibilizar
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al personal sobre la importancia de la función de cumplimiento y la ética,
así como también la conciencia y competencia del empleado en áreas
específicas de obligaciones legales y regulatorias.
✓ Implementar mecanismos para fomentar y facilitar la entrega de
información por parte de los empleados acerca del cumplimiento y
potenciales violaciones a las regulaciones u obligaciones legales, a los
códigos de ética o valores de la compañía y sobre potenciales fraudes,
tanto internos como externos. Estos mecanismos deben estar
acompañados de una política de no represalias en contra de
empleados que informen de buena fe.
✓ Diseñar formas que ayuden a detectar, investigar y atender cualquier
deficiencia o violación en el cumplimiento, y dar apoyo y capacitación
a los empleados respecto de las obligaciones específicas bajo las leyes,
reglamentos y procedimientos aplicables.
✓ Revisar regularmente el adecuado funcionamiento del sistema de
cumplimiento y generar informes para la gerencia general y/o el
directorio respecto de su funcionamiento global, así como también
respecto de temas específicos o incumplimientos detectados.
9.3 CONTRALORIA
Las funciones de esta Unidad son:
1. Analizar y controlar las operaciones mensuales del Grupo Avla que
sean sensibles desde el punto de vista del “Lavado de Activos y
Financiamiento del Terrorismo”; funciones que no incluirá labores de
investigación en terreno (será efectuada por la respectiva área
comercial encargada de la atención del cliente).
2. Establecer y tipificar, con aprobación del Oficial de Cumplimiento,
aquellas operaciones y conductas de clientes de la Compañías del
Grupo Avla, que pudieren ser constitutivas de “Lavado de Activos y
Financiamiento del Terrorismo”, conforme a la legislación y normativa
reglamentaria aplicable en Chile.
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3. Evaluar los mecanismos de control establecidos por la administración, que
permitan detectar operaciones sospechosas y luego monitorear en forma
permanente la información obtenida, efectuando análisis sobre aquellas
operaciones más sensibles de ser efectuadas por el Lavado de Activos y
Financiamiento del Terrorismo.
4. Verificar la aplicación de la normativa de control que las entidades del Grupo
Avla establezcan en estas materias, así como proponer las modificaciones
necesarias a los Códigos o Manuales de productos vigentes.
5. Desarrollar, en conjunto con el Oficial de Cumplimiento y Gerente de Recursos
Humanos de un plan de capacitación en que se difundan los alcances de la
legislación vigente y de la que se dicte en el futuro, para el Grupo Avla y sus
trabajadores, así como también alertar sobre las conductas que configuran el
delito.
6.- Informar al Oficial de Cumplimiento y personal en general, respecto a nuevas
normativas de la Unidad de Análisis Financiero (UAF).
7.- Informar a las áreas respectivas respecto a nuevas tipificaciones de
Operaciones Sospechosas.
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10. ANEXOS
10.1 ANEXO 1: REPORTE DE OPERACIONES SOSPECHOSAS Santiago: _
Señor:
Contralor
Nombre de empresa (del Grupo AVLA) Presente
De mi consideración:
En conformidad a lo establecido en la Ley N° 19.913, Ley Nº 20.393, a la Circular N° 1.809 emitida por la Superintendencia de Valores y Seguros, y de acuerdo a los mecanismos de control interno del Grupo AVLA, informo a usted que la siguiente operación puede ser de carácter Sospechosa.
a) Nombra o Razón : b) Social: RUT : c) Descripción de la Operación:
d) Razones fundamentales para considerarla sospechosa:
Saluda atentamente Gerente del Area:
(*) No es obligación que el informante de sus datos en el caso que quiera permanecer en el anonimato
Cerro el Plomo N°5420 – Oficina 802, Santiago – Las Condes
10.1 Anexo 2: Guía de Señales de Alerta de LA y Ft de la UAF
actualizada al 28/05/2015
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Nº
DECLARACIÓN JURADA PARA LA IDENTIFICACIÓN DE BENEFICIARIOS FINALES DE PERSONAS Y/O ESTRUCTURAS JURÍDICAS
Las personas y estructuras jurídicas (PJ) que cumplan los requisitos dispuestos en la Circular Nº57/2017 de la Unidad de Análisis Financiero deberán proporcionar la siguiente información:
Esta declaración corresponde a:
Cliente nuevo/ transacción única Actualización de datos Actualización de datos sin cambios1
1. ANTECEDENTES DE LA PERSONA O ESTRUCTURA JURÍDICA DECLARANTE
RUT/Nº identificación Razón social
Domicilio Ciudad País de constitución
Teléfono
CNI/Nº identificación rep. legal Nombre representante legal
Tipo de entidad
Anónima
Colectiva En comandita Limitada
EIRL
Otra:
2. IDENTIFICACIÓN DE LOS BENEFICIARIOS FINALES
Se entenderá como Beneficiarios Finales a la(s) persona(s) natural(es) que finalmente posee, directa o indirectamente, a través de sociedades u otros mecanismos, una participación igual o mayor al 10 % del capital o de los derechos a voto de una persona jurídica determinada. Asimismo, se entenderá como Beneficiario Final a la(s) persona(s) natural(es) que, sin perjuicio de poseer directa o indirectamente una participación inferior al 10% del capital o de los derechos a voto de una persona jurídica, a través de sociedades u otros mecanismos, ejerce el control efectivo de la persona o estructura jurídica.
2.1 Beneficiarios Finales Identifique las personas naturales que tienen una participación en la persona o estructura jurídica declarante igual o mayor al 10%.
CNI/ID
Nombre Completo
Domicilio
Ciudad
País
%
Participación
en la PJ declarante
1
Completar información de numerales 1, 3 y 4. 1/2
2.2 Control Efectivo
Identifique a las personas naturales que, sin perjuicio de poseer directa o indirectamente una participación inferior al 10%, ejerce el control efectivo de la persona o estructura jurídica declarante.
CNI/ID
Nombre Completo
Domicilio
Ciudad
País
%
Participación
en la PJ declarante
3. ACTUALIZACIÓN DE DATOS SIN CAMBIOS
Para el caso de clientes personas o estructuras jurídicas que no hayan sufrido cambios en sus Beneficiarios Finales dentro del plazo de un año desde su última declaración, favor indique:
Se reitera información de Declaración Jurada N° de fecha , en cuanto a que no
ha habido cambios en los beneficiarios finales de la persona o estructura jurídica arriba individualizada.
4. ANTECEDENTES DE LA PERSONA NATURAL QUE REALIZA LA PRESENTE DECLARACIÓN Nacionalidad: Chilena Extranjero residente
Extranjero no residente
CNI/Nº identificación
Lugar de origen
Nombres Apellido Paterno Apellido Materno
Relación con la persona jurídica declarante
Declaro bajo juramento, que la información proporcionada en este formulario es completa y veraz.
En , a de de 20
FIRMA DECLARANTE