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CONFERENCIA REGIONAL VAMOS JUNTOS

QUITO, ECUADOR

24 - 26 ABRIL 2014

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CONTENIDO

Símbolo para presentaciones

1. Lista de participantes................................................ 42. Cronograma de actividades..................................... 53. Minutas de la conferencia ....................................... 6• Jueves,24deAbrildel2014.....................................6• Viernes,25deAbrildel2014.................................13• Sábado,26deAbrildel2014..................................214. Memorias................................................................. 24

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LISTADEPARTICIPANTES

Participantes Organización

1 GustavoAdolfoLopera ICYEColombia

2 VinicioPicadoQuirós ACI/ICYECostaRica

3 ImeldaRomeroRodríguez SIIJUVEA.C./ICYEMéxico

4 OliviaSuárezPrado ICYEBolivia

5 DavidBaires ICYEHonduras

6 Florencia Cadorini ICYEArgentina

7 DanilaBaravalle ICYEBrasil

8 BelénMora VASE/ICYEEcuador

9 VerónicaVelandiaRevelo VASE/ICYEEcuador

10 BernardaCuevaDávila VASE/ICYEEcuador

11 PamelaVillagómez VASE/ICYEEcuador

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CRONOGRAMA DE ACTIVIDADESWe d n e s d ay, 2 3

AprilThursday, 24 April Friday, 25 April Saturday, 26 April

7:30-9:00 Breakfast Breakfast Breakfast Breakfast9:00-11:00

11:00-13:00

Arrivalday

*Welcome*Expectations*Reviewoftheagenda.

Financial ManagmentSesión 1

CashFlowStatementDefinitions

Marketingsesión

Session 1Introductionofthe4P´softheMarketingintheNCs.

Session 2Basictoolsofcommuni-cationto promote the pro-grams.2.

1. Presentation of thedocument“IMPACT-ICYE”Practical Guide forAssessingtheImpact of Long-Term InternationalVolunteering andthecasesofstudy.

2. Round table andbrain storming.

13:00-15:00 Lunch Lunch Lunch Lunch15:00-17:00

17:00-19:00

Arrivalday * Session 2.Bud-getsDefinition

*Developoftheimportantterms

*Final comments andNCopenspacetosha-re ideas.

*Session 3Effective,practicalandrealsalesmethodsforin-creasedrecruitment.

*Final comments and NCopenspacetoshareideas.

OpenspaceforNCs

Mid-TermEvalua-tion

FinalEvaluation

19:30 Dinner Dinner Dinner Dinner

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Quito,Jueves24deAbrilde2014

MINUTAS DE LA REUNIÓN

1. BIENVENIDA POR BELÉN MORA VASE, ICYE ECUADOR Belén Mora, representante de la FundaciónVASE (ICYE Ecuador), dio la bienvenidaa los Comités Nacionales, haciendo refe-

rencia al cronograma que está programado para lostresdíasde laConferenciaRegional“Vamos Juntos”, donde se discutirán temascomoflujodecaja,marketingyeldocumen-to “IMPACTO DEL PROGRAMA – ICYE”.

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2. EXPECTATIVAS PROPUESTAS POR LOS COMITÉS NACIONALESEXPECTATIVAS • ¿Cómoselevantanlospresupuestos?

• ¿Cuáleselcostoparalasestrategias?• ¿Cuáleselenfoqueparaconsolidarelmarke-

ting?• ¿Quéeselflujodecaja?• ¿Cuáleselproyecto“Impactodelprograma–

ICYE“(PracticalGuideforAssessingtheIm-pactofLong–TermInternationalVolunteeringandthecasesofstudy.)?

SESIÓN I

DavidBairesdiounapequeñaintervenciónenlacualmostrabaalgunosmecanis-mosparaelfortalecimientoeconómicodeloscomités,exponiendomaniobrasquesucomitéhautilizadoparatenerunequilibriosostenibleensueconomía.

(Adjunto1:Flujodecaja)

3. MANEJO FINANCIERO POR DAVID BAIRES (ICYE HONDURAS)

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FLUJO DE CAJA Definición- Herramientaquebuscaconocereldinerolíquidoparacubrirlasnecesidadesenuntiempodeterminado,essencillodeaplicar.Elresultadodeestereflejarasiestábienmanejadoelfinanciamientoysivalelapenahacerinversio-nes.

¿Cómo se maneja el flujo de caja?

- Sedeberegistrartodoslosactivosypasivos.- Sedebederenegociarlospréstamos.- Se debe reducir costos innecesarios. - Si es necesario tener un contador - Vigilartodoelfinanciamientodelasorganizaciones

4. MANEJO DE FINANCIAMIENTOS ( DISCUSIÓN CON CADA COMITÉ)

¿Cómo los comités manejan los presupuestos de los pagos a los volun-tarios?

ICYE Colombia: • Cada mes se les entrega el dinero a los voluntarios.ICYE Honduras:• Selesabreunacuentadeahorroacadavoluntario.• Antesseutilizabaelentregardineropersonalmente.ICYE Ecuador- Brasil – Bolivia: • Seutilizaformatostrimestralesparapagaralosvoluntarios.• Tienenfechasestrictasparalaentregadesudinero.• Cuandolosvoluntariosestánlejosdeloscomités,selespagaeldineroporadelantado.ICYE México: • Se les otorga a los voluntarios una tarjeta prepago.

¿Cómo los comités manejan el flujo de caja?

ICYE Argentina:• Serealizaunflujodecajaanual(ComitérecientementeintegradoalaFederaciónICYE)ICYE Costa Rica:• Elequipodetrabajosereúnepararealizarelpresupuestoconantecedenteshistóricos,

salarios,alquiler.

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ICYE Honduras:• Serealizaunaasambleacadamedioañoparahacercambiosensupresupuesto.• Unavezalmesserealizaunajuntaparaanalizarelpresupuesto.• Estepresupuestoestáhechoparacumplirse.• Tienen un contador contratado medio tiempo para de seguimiento a todos el tema conta-

ble,ladeclaracióndelosimpuestos,ylacontabilidadengeneral.ICYE Ecuador:• Tienen un contador que trabaja con el equipo para construir el flujo de caja. ICYE Brasil: • Tienenuncontadorpararealizarlosimpuestos,nocuentaconflujodecaja.ICYE México: • Antesnoserealizabaunpresupuesto,peroahorasehaceconlaayudadelflujodecaja

paramanejarsupresupuesto,tienenunapersonaexternaqueayudaconeltemafinancie-ro,seusantransferenciaselectrónicasparapagosdevoluntarios.

¿Cómo se utilizan los fondos en cada comité?

FONDOS GUBERNAMENTALES

FONDOS DE LA FEDERATIVO

FONDOS OTROS

ICYE Argentina – Brasil: Se estáanalizandolautilizaciónde estos fondos.

ICYE Bolivia- Ecuador:Nopuedeutilizarfondosfedera-les,porquehayimpedimen-tosopresióngubernamental.

Jun Maruyama- Pirot-ta’sfund: es un fondo que se les da a los países en vías de desarrollo,estesirveparareforzarelmaterialdepubli-cidadyapoyoparamejorarelmanejo del programa.

Fondo de Emergencia: Honduras,Bolivia,Ecuador,México.

Página10NOTA:

JUN MARUYAMA-PIROTTA’S FUND FOR DEVELOPING COUNTRIES

Mrs Jun Maruyama-Pirotta, served forover 30 years on key positions within theICYE Federation, as Member of the Inter-national Board ofManagers, National Co-rrespondent and President of ICYE Japan,and President of the Asia-Pacific Region.Jun’s lastwisheswas to dedicate half of the

“Koden” donations (traditional Japaneseburialcustom) toaone-off fundtosupportICYE NCs in developing countries, to bemanaged by the ICYE International Office.Thefund’sassetsamountto€7.358,84andaredepositedontheFederation’sbankaccount.

ESTRUCTURADELOSCOMITÉSLATINOAMERICANOS

Comités Medio tiempo Tiempo completo TotalICYEHonduras 3 2 5ICYEColombia 3 4 7ICYECostaRica - 7 7ICYEBolivia 5 1 6ICYEEcuador 1 3 4

ENVÍOYRECEPCIÓNDEVOLUNTARIOS(2013-2014)

ALMUERZO

Comités Larga duración Corta duración Larga duración Corta duración

ColombiaBrasilCostaRicaHondurasArgentinaMéxicoEcuador

Envío de voluntarios Recepción de voluntarios

143

332122815

Bolivia 14

511

315

6511

404114 24

710120

2

3217

Página 11SESIÓN IIDefinición de Presupuesto• Facilitador: DavidBaires(ICYEHonduras)• La sesión inició al diferenciar los términos: PresupuestoyCashflow

Presupuesto • Noincluyeunposibleprogramadeingresos• Eshistórico• Planealoquesedeseahacerenelfuturoyexpresarloendine-

ro(estimación)• Lapersonaencargadadecadaáreadeberealizarsupresupues-

to.• Lasventajasylimitaciones:• Usoadecuadoderecursos,eficienciaenoperaciones• Laclaveeslaactualizaciónconstante

Cash flow •Reflejamáslodeldíaadíadelaorganización•Esmenosrígidoqueelpresupuesto•Diferenciaentreloscobrosypagosdeunaempresaenunperíodo determinado

Sugerencias a los NC´s:• Sedebepresentarunaproyeccióndelaño:loreal+proyecciones=Presupuestoreal• Hacerunaproyeccióndeeneroadiciembre• Aprobacióndelpresupuesto

Actividad grupal: Para el control financiero del programa qué ítems hay que tomar en cuenta.Trabajo en grupos de 3

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Grupo1:

DanilaBaravalle(ICYEBrasil)ImeldaRomero(ICYEMéxico)OliviaSuárezPrado(ICYEBolivia)

• Enelpresupuestosonsupuestos• Inversión:dejadeestarenelbancoypasa

a ser un activo.• Programar de agosto a agosto

Grupo 2:

PamelaVillagómez(ICYEEcuador)VinicioPicadoQuirós(ICYECostaRica)GustavoAdolfoLopera(ICYEColombia)

• Provisiones generan un fondo para pagar en el futuro

• Lascuentasporcobrarnoseincluyenenel presupuesto

• Sedebetenerencuentaelbalanceylasfinanzasentérminoscontables

Grupo 3:

BelénMora(ICYEEcuador)FlorenciaCadorini(ICYEArgentina)VerónicaVelandia(ICYEEcuador)

• Debehaberunpuntodeequilibrio• Realizarunalistadelpresupuestoadmi-

nistrativoydividirlaentreelprograma• Incluir todo lo que se va a gastar en el

voluntarioqueserecibe:balance

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Quito,Viernes25deAbrilde2014

1. INICIO DE LA REUNIÓN CON MARKETING PARA QUE SE PUEDAN IMPLEMENTAR EN LOS COMITÉS LATINOAMERICANOS por Daniela Pardo

¿Qué es MARKETING?

Es un proceso social y de gestión a través del cual los distintos grupos e individuos obtie-nen lo que necesitan y desean, creando, ofreciendo e intercambiando productos con valor”.Kotler, Phillip: Dirección de Marketing - Prentice Hall, 12ª Edición, 2006

LOS OBJETIVOS DE MARKETING• Satisfacerasunichodemercado• ManejarMarketingMix(producto,precio,plaza,promo-ción)• Maximizarrentabilidad• Minimizarcostes• Altapenetraciónyparticipación• Diversificarriesgodeunainversión• Innovarymantenerseenelmercado

Adjunto2:Introduccióngeneralalmarketing

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DISCUSIÓN: PREGUNTAS

PREGUNTAS PARA IDENTIFICACIÓN DE LA VENTA¿Cuáleselcliente?- Elclienteeselpadredefamilia,yavecessonjóvenesquetieneninde-pendenciaeconómica.

¿Cuálelconsumidor?- Elvoluntarioquevaairaprestarobrasocial.

¿Quéconocemosdeellos?- Tienenposibilidadeconómicaparapoderpagarelprogramayqueposeen aptitudes para ejercer un voluntariado.

¿Quéconocemosdelosprogramas?- Existeconfusiónentrelosprogramasdevoluntariadoydeintercam-bio,llegandoalacuerdodecomités,sequedocomounprogramadevolun-tariado.

¿Quénoshacediferenteaotrosprogramasdeintercambioyvoluntariado?- Elcostodelosprogramas,puessonlosmasaccesiblesparaelconsu-midor

¿Quéqueremosqueseaelmensajequeproyectamos?

- Experiencia- Aprendizaje- Conocer nuevas culturas- Ayudasocial- Turismo

¿CÓMO VENDER EL PROGRAMA?- Esimportanteutilizarmediosdecomunicaciónycentrarseenelmensaje.- Posicionar la marca o el producto.- Conoceryentenderquehacesuorganización- Utilizarredessociales,puesesunbuencanaldecomunicación.- Facebook:generarinformaciónenestemedio,peronosobrecargarlainformación.- Eltemadelaimagenesimportante.- Imponer creatividad para vender el producto.

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APERTURA Y RESUMEN DEL DÍA PREVIO

Bienvenida por:DanielaPardo–Expositora(Especialista

Tema Métodos de venta efectivos, prácticos y reales para incrementar el reclutamiento de voluntariado

Meta Incrementar el reclutamiento de volunta-riado

Método PresentacióndeanálisisFODA(Fortalezas,Oportunidades,DebilidadesyAmenazas)aplicadoaICYEEstrategiasdeMarketingparaelrecluta-miento de voluntariadoActividad:Roleplaying

Duración 4horas

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Presentación de análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas) aplicado a ICYE como organización global

Fortalezas * Preciocompetitivoanteelpreciodeotrasorganizaciones* Experienciadelaorganización:65años* Fundaciónanivelinternacional:Membresíasyalianzasconvariasorga-nizacionesinternacionalesenEuropa,EstadosUnidos.* Contactoconlosreturnees:Elapoyodelosreturnees(cuentansuexpe-rienciaparanuevosvoluntarios)* Mínimos estándares de calidad * Componentesprogramáticosdelvoluntario:Todoaquelloqueincluyeelpagodelprogramaylasestrategiasqueusanlosproyectosparaelreclutamiento de voluntariado

Oportunidades * NuevasalianzasyconvenioscongobiernosparaVISAS* Crearnuevosservicios:voluntariosconciertaexperienciayvoluntariosmayores.* Mayorvisibilidaddelvoluntariadoanivelmundial* Integrarunvaloragregadoparahaceralproductomásllamativo* CrearredesqueunanatodoslosmiembrosdelaFederaciónusandome-canismos de internet

Debilidades * Disminucióndecuotas* Diferenciadeprioridades:ICYEcomoredtrabajaconprioridadesdelComitéNacional,masnoconprioridadesdecomitésanivelinternacional,portanto no se comparten criterios.* PosicionamientodelamarcacomofederaciónICYE(65años).* RotacióndepersonalenComités.* Pocadiversidaddeprogramas:Targetlimitado* Diversidadenelconceptodetipodeservicioqueseofrece* Pocopresupuestoparamarketing* CostosdeFederaciónencomparaciónaotrasredesyretribución* Dependenciadefondosgubernamentalesdecooperación

Amenazas * Visas:Paísesquepresentandificultadentrámites* Inseguridad en diferentes destinos* Mayorcompetencia* Crisiseconómicaenciertospaíses* Divulgaciónsobreunmalservicioatravésderedessociales* Disminucióndecuotasbalanceadas* Aumentodelacompetenciadeorganizacionesqueofrecenvoluntariadoconysinfinesdelucro* Cambios en el comportamiento de consumo de tecnología para la comu-nicaciónconlaspersonasdelpaísdeacogida.* Gobiernos que decidan cerrar fondos.

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Estrategias de Marketing para el reclutamiento de voluntariado

Sedebetenerpresentequeunclienteprincipaldelaorganizaciónsonlasempresas,porqueestasfinancianelprograma

Responsabilidad Social *Buscarunpartner:ligadoainvolucraralaempresanoso-lamentecomounagentequedadinero,sinotambiéncomovoluntarios,esdecir,quelosempleadosdelamismapuedanaccederalprogramadevoluntariado.Deestaforma,laem-presa gana un empleado motivado.*Filantropía:segeneraunvínculodemarcas* Caridad*Acciónsocial:buscarrelacionesalargoplazoparatenersos-tenibilidadeneltiempo,ycontarconmásformasparacaptargente.*Contabilidad:Sedebetransparentarenloqueseestáinvir-tiendo(rendicióndecuentas),porejemplobalancesyestadosfinancierospublicadoseninternet.

¿Qué clientes hay? *Jóvenesde18años/jóvenesquevanarealizarpasantías*Universitarios*Adultos

¿Cómo llegamos a comunicar? Setomaencuenta:* ¿Quémediossevaautilizarparallegaralpúblico?* ¿Conquéfrecuencia?* ¿Conquélenguaje?* ¿Quémensajesequieretransmitir?* ¿Cómosevaaconvencer?

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¿Qué se necesita para generar venta? 1. PreparaciónConociendolainformaciónsobrelosprogramasdevoluntariado Lapresentacióndurantelascharlasdeinformaciónnodebeseraburrida,debesergráficapresentandoimágenes,videos,testimonios,etc.Laspresentacio-nes deben ser vivenciales.2. ContactarloContactoconelinteresadodelprogramaatravésdecorreoelectrónico.Noperdercontactoconél,pero tampoco presionar. 3. Leer necesidadesHacertodoparacomunicarseconelclientepoten-cial entendiendo sus necesidades.4. ArgumentarAdelantarsealaspreguntasdelclienteofreciendoopciones 5. Anti NOCambiar la negativa del cliente brindando nuevas alternativas de modo que la respuesta termine sien-do positivaMostrar una actitud relajada ante la negativa del clienteyseguradeloquesedice.6. InvolucrarEsimportanteelinvolucramientoenfuncióndelascapacidades7. FidelizarMostrarinterésenlosjóvenesparagenerarconfian-zayqueellossepanquenoestánsolos8. EvaluarGeneraruninformedelapercepciónyaseapositivao negativa de los voluntarios con respecto al pro-grama.

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Resultados Acuerdos / Acciones1 Ampliareltarget

Voluntariadosocial:jóvenesde18añosVoluntariadoporcompetenciasoespecializado:jóvenesuniversitariosquedeseanrealizarpasantíasAdultosquetrabajanydeseanvivirunaexperienciadevoluntariado

2 CuandosehacepúblicouncomentarionegativoacercadelaOrganiza-ción,nosedebeeliminarelcomentario,sedebecanalizarlasituacióndesarrollando estrategias de manejo de conflictos.

3 DebetrabajarseunanálisisFODAconstantementedesdecadaoficina

4 Sedebetenerpresentequeunclientepotencialdelaorganizaciónsonlasempresas,porqueestasfinancianelprograma.Esnecesariounplanderesponsabilidadsocialdondesebusqueunpartner,ligadoainvo-lucraralaempresanosolamentecomounagentequedadinero,sinotambiéncomovoluntarios,esdecir,quelosempleadosdelamismapuedanaccederalprogramadevoluntariado.Deestemodogananlaorganizaciónylasempresasquelafinancian.

5 Esimportanteunplanderendicióndecuentasatravésdeunsitioeninternetparaqueelpúblicoconozcaenquéseinvierteeldinero.

6 Esimportantequelosvendedoressemuestrensegurosqueaquelloquese ofrece al cliente es lo mejor.

7 Esfundamentalconocerlasdebilidadesdelaorganizaciónparatrans-formarlasenfortalezas

8 Entenderquenoporquesequierevenderalgo,significaquesevaage-nerarunatransacción;tienequehaberunacomunicacióndondesesepacuáles son las necesidades.

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Actividad Role playing

Trabajoengruposde4personas/2minutosdeactuación.Encadagrupo,unparticipantedebeinterpretarsobrequétratalaactuacióndelosotrosmiembrosdelgrupo.

Problemática: ComunicaciónActuaciónGrupo1: vendedor de aireGrupo 2: comprador de aguaGrupo 3: cliente–pagadordechocolate

Reflexión: moraleja de la actividadSe debe entender que no porque se quiere vender algo, significa que se va a generar una transacción; tiene que haber una comunicación donde se sepa cuáles son las necesidades, por ejemplo un teléfono es imprescindible para cubrir la necesidad de comunicarse.

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Quito,Sabado26deAbrilde2014

1.- INICIO CON LA PRESENTACIÓN DEL DOCUMENTO IMPACTO ICYE

BelénMora, de VASE comenzó con la inter-vención de lo que trata este documento parapoderserimplementadoencadacomitéLati-noamericano, esta guía de análisis sirve paramedir el impacto que deja el voluntario de lar-gaduraciónaestosproyectossociales,ycuálessonlosproblemasquetienecadaorganización,esta ayudara a que se haga rectificaciones ensus programas para un mejor funcionamiento.

ImeldaRomeroSIIJUVErespondióa laspre-guntas que se estaban prolongando en la dis-cusión, mencionando que esta guía se debede realizar en un año, y si es posible en elperiodo de agosto 2014 - agosto 2015, don-de el que debe realizar ese proceso es al-guien que conozca la organización, paraasí realizar las encuestas de mejor manera.

Adjunto3:IMPACT-ICYE

Página 22REVISIÓN DEL PROYECTO

Necesidades para realizar el proyecto - Sustentarlafederación- Tenertiempoylaactitud- Compromiso- Analizarlaslimitaciones(idioma)Seguimiento del Voluntario- Medir el impacto que genera el voluntario- Medirlashorasdevoluntariado- Medir las capacidades prácticas de los voluntarios- Comentarios(evaluación)- Impacto¿A quién se analiza?- Voluntario- Familia- Cliente

2.- ANALISIS DEL DOCUMENTO (IMPACT-ICYE) Serealizóunestudiodeldocumentoentresgrupos,paradiscutiryanalizarelprocesodeesteseguimiento,perotambiénsequisoefectuarcambiosqueayudaríanaqueestedocumentoseaprecisoyfácilalmomentodeanalizarlosresultados.

PROYECTO -Pág.17(pregunta3):Laspalabrascoordinadorydirectorsonvariables,elque debe contestar esta pregunta es el que tenga más contacto con el volunta-rio.-Pág.18(Pregunta8):Latraduccióndebeserbienrevisada.-Pág.20(Pregunta12-inc3y4):Añadircomentarios.-Pág.18(Pregunta6):AñadirOTHERSporquehaymáscongregaciones-Pág.21(Pregunta17):Preguntaredundantecambio:¿Quétansignificativofueelaportedelosvoluntariosparaelpúblico?-Pág.20(Pregunta13):Anadirporcentajesparaverestadísticas.

VOLUNTARIOS -Pág.3(Preguntas1,2,3,4,9,10,11):debensercerradas,debedehabercate-gorías.-Pág.17(Pregunta12):enlapreguntasoloestámidiendoenimpactoconlapersonaynoconlasociedad.

FAMILIAS -Pág.25(PreguntaC2):lapreguntaesmuylargaydebededividirse.

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CONCLUSIONES

- Algunaspreguntassonredundantes.-Tenercuidadoenlatraducciónporladiferenciacióndelvocabulario.-Tenerclaraladiferenciaentrecoordinadorydirector.-Sedebedeutilizarunglosarioparacadapaís,yubicaranivelnacionallaspalabrasporeltemadelatraducción.- Las preguntas deben ser cuantitativas.- Las preguntas deben ser cerradas.-Diferenciareltarget.-MásvisibilizacióndeltrabajodeICYE.

5. ACUERDOS

Sellegóalacuerdode:1.-TodosloscomitésexceptoICYEColombiavanaplicarelcuestionarioconcorreccionesalafinalizacióndevoluntariodelperiodoagosto2013-20142.-AplicarloscuestionarioscomoregiónparatenerunimpactoanivelderegiónyFederación.

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MEMORIAS

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