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5/14/2018 organizar la información documental de la empresa haciendo - slidepdf.com
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ORGANIZAR LA INFO RMACIÓNDOCUMENTAL DE LAEMPRESA HACIENDO USO DELAS TIC'S DE ACUERDO A LAS
NECESIDADES DE LA MISMA
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Las Tecnologías de la Información y la Comunicación han transformado nuestra
manera de trabajar y gestionar recursos. Las TIC son un elemento clave para hacer
que nuestro trabajo sea más productivo: agilizando las comunicaciones, sustentando
el trabajo en equipo, gestionando las existencias, realizando análisis financieros, y
promocionando nuestros productos en el mercado.
Bien utilizadas, las TIC permiten a las empresas producir más cantidad, más rápido,
de mejor calidad, y en menos tiempo. Nos permiten ser competitivos en el mercado,
y disponer de tiempo libre para nuestra familia.
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Las TIC facilitan el trabajo de presentar el producto a los clientes y conseguir ventas de muchas maneras distintas. Por ejemplo:
• El correo electrónico nos permite enviar todo tipo de información y comunicados a nuestros clientes. Podemos enviarles un catálogo deproductos, una felicitación de navidad o un boletín de noticias, sinprácticamente ningún coste. Las TIC lo hacen posible.
•
Una página web donde exponer nuestros productos permite que losclientes interesados encuentren nuestros productos fácilmente enInternet y contacten con nosotros. También permite transmitir almundo nuestra filosofía de empresa.
• Un sistema de gestión de clientes informatizado (también conocidopor sus siglas en inglés como CRM) nos permite conocer mejor anuestros clientes, analizando sus hábitos y su historial de compras. Así
podemos planificar mejor nuestras acciones de venta y tambiéngestionar de forma eficaz de las diferentes áreas de negocio de laempresa.
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En la actualidad, las TIC son un factor determinante en la productividad de las
empresas, sea la empresa que sea y tenga el tamaño que tenga.
Aunque se trate de una empresa muy pequeña, incluso si se trata de una sola persona,
hay una serie de servicios TIC básicos con los que cualquier empresa ha de contar:
conexión a Internet, correo electrónico, dominio en Internet, y página web. Estos
cuatro servicios básicos son los mínimos para cualquier empresa, puesto que agilizan
enormemente acciones comunes que todas las empresas realizan, y sirven como base
para poder utilizar otros servicios más avanzados.
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Estos servicios TIC básicos agilizan el acceso a la información, la comunicación
con nuestros clientes y proveedores, la promoción de nuestros servicios y la imagen
de marca. Y a la vez, tienen un coste muy bajo.
Una vez estos servicios básicos están instalados, las empresas deben analizar sus
procesos de negocio, e integrar las tecnologías de la información y la comunicación
que optimizan estos procesos para aumentar la productividad. Para, en definitiva,
producir más y mejor en menos tiempo, y que todos podamos disfrutar del tiempo
libre.
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Desafortunadamente, no todas las empresas utilizan los servicios TIC,
y algunas no los utilizan de manera adecuada. Aunque el uso de la Tecnologías de la Información y la Comunicación es un factor clave
en la productividad, su uso no está generalizado entre las medianas
empresas y las PYMES.
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IDENTIFICAR DIFRENTESFORMAS DE CONTROL PARA
EL MANEJO DE INFORMACIONEN LAS EMPRESAS
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El manejo de información requiere el desarrollo de
determinadas capacidades en la persona. Las capacidades másimportantes para realizar con éxito este proceso son 8 y se
enumeran en la parte inferior de estas líneas. En cada una de
ellas se realizan acciones y procesos que, a su vez, perfilan
otras habilidades.
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HABILIDADES1- Determinar necesidades de información
2- Planear la búsqueda de información
3- Usar estrategias de búsqueda
4- Identificar y registrar fuentes
5- Discriminar y evaluar la información
6- Procesar para producir información propia
7- Generar productos de comunicación de calidad
8- Evaluar procesos y productos
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ELABORAR LOS ARCHIVOS DE LA
DOCUMENTACION QUE PERMITALA COMUNICACION EXTERNA EINTERNA EN LAS DIFERENTES AREAS FUNCIONALES DE LA
E M P RE S A
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COMUNICACIÓN EXTERNA E
INTERNA EN LA EMPRESA.
Existe una necesidad empresarial de comunicar. En el mercado actual ya no se vende lo que se
produce sino que se produce lo que se vende (se vende lo que el cliente demanda). El mercado
conoce la oferta a través de la publicidad, etc. En la actualidad se puede crear esa demanda,generando esa necesidad a través de las distintas técnicas de las que dispone la empresa. Pero
para que se cree esa necesidad hay que comunicar.
0Además, para poder funcionar las empresas necesitan conocer la competitividad de las empresas
(qué hace la competencia), buscar la mayor eficacia y gestión buscando técnicas para aprovechar
al máximo y no perder tiempo ni dinero.
Por tanto no sólo se va a necesitar comunicarse con el interior sino también con el exterior.Para esto hay que establecer una línea de comunicación con estos sectores, para informar y estar
informados, para comunicar y estar comunicados.
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Los grupos se dividen siguiendo este esquema:• HACIA EL INTERIOR DE LA EMPRESA (COMUNICACIÓN
INTERNA) • · Personal
• · Dirección
• · Representantes laborales
• · Empresas filiales
• · Grupo económico (accionistas, etc.)
• · HACIA EL EXTERIOR DE LA EMPRESA (COMUNICACIÓNEXTERNA)
• HACIA EL MERCADO
• · Comunicación al público
• · Comunicación profesional
• · Comunicación con los colaboradores
• · HACIA EL ENTORNO SOCIAL • · Comunicación financiera
• · Comunicación política Comunicación con la Opinión pública
• · Comunicación social (Medios de comunicación)