PLATAFORMA CLAV DE PORTUGAL: ORGANIZAR Y EVALUAR PARA PRESERVAR MEJOR LA INFORMACIÓN

Pedro Penteado - pedro.penteado@dglab.gov.pt

eArchiving Building Block

Madrid, 04.04.2019

PLATAFORMA CLAV DE PORTUGAL: ORGANIZAR Y EVALUAR PARA PRESERVAR MEJOR LA INFORMACIÓN

• 1. Un modelo para organizar y evaluar antes de preservar• 2. Una respuesta a las políticas europeas y nacionales de

transformación digital• 3. Estrategia de la DGLAB (órgano de coordinación de la

política archivística)• 4. Plataforma CLAV• 5. Apoyo DGLAB à la aplicación• 6. Medidas legislativas de apoyo al cambio• 7. Organizar y evaluar para mejor preservar

[Submission Information Package]

1. Un modelo para organizar y evaluar antes de preservar

2. Una respuesta a las políticas europeas y nacionales de transformación digital

“… la visión general sigue siendo esforzarse por ser abiertos, eficientes e inclusivos, proporcionando servicios públicos digitales sin fronteras, interoperables, personalizados, fáciles de usar y de extremo a extremo a todos los ciudadanos y empresas, en todos los niveles de la administración pública”

Declaración de Tallín (2017)

2. Una respuestaa las europeas y nacionales de transformación digital

Resolución del Consejo de Ministros (RCM) 108/2017

3. Estrategia de la DGLAB • La estrategia del órgano de coordinación de la política archivística para la

gestión de la información pública, en contexto de desmaterialización, quiere garantizar: ▫ Datos e información auténtica, fidedigna y de calidad para uso y reutilización▫ Enfoque funcional y orientación a procesos de trabajo▫ Procedimientos normalizados y transversales (para facilitar la transparencia e

interoperabilidad) – ej.: de clasificación y evaluación funcional de la información (perspectiva suprainstitucional)

▫ Eficiencia, economía y recursos compartidos▫ Acceso abierto y continuado a la información▫ Preservación digital

▫ Salvaguarda del patrimonio documental del futuro (incluido el patrimonio digital)

▫ Responsabilidad

Regime Jurídico da classificação e

avaliação + Regulamento Geral

Plataforma CLAV

Lista Consolidada

Componente informacional

Componente jurídica

Componente tecnológica

3. Estrategia de la DGLAB

Macroestrutura Funcional/ MEF(complementa

MIP)

2011

Projeto Harmonização de processos de negócio

(3.ºs níveis)

2013

PAEIS (**)

Projeto ASIA –Avaliação

Suprainstitucionalda Informação

Arquivística

2014 20152012 2016 2017 2018

Lista Consolidada para a classificação

e avaliação da informação

arquivística / LC

Plataforma CLAV

RCM 51/2017 –Papel Zero

(desmaterialização)

(*) Pendiente de aprobación. (**) Programa Administração Eletrónica e Interoperabilidade Semântica.

Regime Jurídico da Classificação e Avaliação da Informação

Arquivística (*)

2. Estrategia de la DGLAB RCM 12/2012 –

Plano estratégico TIC na AP / M15-

CEAE

LISTA CONSOLIDADA

(LC)

ASIA Avaliação

Suprainstitucional

3ºs níveis Proc. Negócio

MEF Funções

Resultados de uno processo colaborativo y transversal: cronología

+ de 200 entidades de la ACE y AL en el proceso de elaboración+ de 150 entidadesinvolucradas (fase de audiencia publica)

3. Estrategia de la DGLAB

Classe nível 1

Classe nível 2

Classe nível 3

Classe nível 3

Classe nível 4**

Classe nível 4**Classe

nível 2Classe nível 3

3. Estrategia de la DGLABDe la interoperabilidad semántica a la clasificación y evaluación suprainstitucional

MEF

MIP = Metainformação para a Interoperabilidade *

MEF = Macroestrutura Funcional

Funciones Procesosde negócio

* Base del Modelo de Dados Canónico (iAP/AMA). **Sólo para respuesta a necesidades de evaluación

MEF – Macroestrutura Funcional - v. 2 (2013)

(Extracto)

• Responsabilidades da DGLAB

▫ Coordenação da atribuição dos códigos de classificação

▫ Lista consolidada dos 3ºs níveis representativos dos processos de negócio (trabalho colaborativo)

▫ Publicitação da Lista consolidada

Projecto “Harmonização de 3ºs níveis em Planos de classificação conformes à MEF”

Planos de classificação específicos

1º nível

2º nível

3º nível

MEF (Macroestrutura Funcional)

Processos incluídos na “Harmonização dos 3ºs níveis

em planos de classificação conformes à MEF”

Identificação e descrição de processos específicos

3. Estrategia de la DGLABDe la interoperabilidad semántica a la clasificación y evaluación suprainstitucional

100

100.10

100.20

1º e 2º nível do plano de classificação

Norma Jurídica

Norma técnica

Atos legislativos

Atos regulamentares

Gerais

Locais

Institucionais

Mapa conceptual

100.010.001 Produção

e comunicação de atos

legislativos

100.010.200 Produção

e comunicação de atos

regulamentares gerais

100.010.400 Produção

e comunicação de atos

regulamentares locais

100.010.600 Produção

e comunicação de

regras institucionais

100.010.800 Produção

e comunicação de

normas técnicas

3º nível do plano de classificação

Plano de classificação

• Subdivisão derivada da

definição do conceito

expresso em 100.10

• Principio de oposição

(contrariedade)

• Subdivisão com base no art.

112 da Constituição da

Republica Portuguesa

• Principio partitivo (as duas

partes completam-se)

• Subdivisão com base no âmbito de aplicação

• Princípio do género-espécie (todos os

elementos da subdivisão possuem

características idênticas, mas cada um possui

uma característica que o torna específico)

Subdivisão

funcional

MEF

Projecto “Harmonização de 3ºs níveis…” - Desarrollo de metodología específica : el mapa conceptual

3. Estrategia de la DGLABDe la interoperabilidad semántica a la clasificación y evaluación suprainstitucional

Lista Consolidada (LC)

Disponible en: http://arquivos.dglab.gov.pt/wp-content/uploads/sites/16/2017/08/Lista-Consolidada_Versao-1.1a_Divulgacao.xls

CRITÉRIO

CRITÉRIO

CRITÉRIO

CRITÉRIO

Com base no principio da finalidade e no fundamento jurídicoLC: instrumento facilitador de la aplicación del RGPD

4. Plataforma CLAV

1. Inicio: Medida Simplex+ n.º 51/107 – “Arquivo digital”

2. “Projeto M51-CLAV –Arquivo digital”, com el apoyo SAMA (en el marco delAviso SAMA n.º 02/SAMA2020/2016)1. Plataforma modular de

clasificación y evaluación de la información pública (CLAV)

2. Legislación de apoyo à la utilización de la Plataforma

4. Plataforma CLAV Objectivos

• Crear, mantener y publicar un catálogo de referencia nacional de todos los procesos de la

Administración Pública (AP): la Lista Consolidada;

• Disponibilizar la Lista Consolidada como referencial común para la clasificación y evaluación de

la información pública (LC), de forma legible, por humanos y máquinas;

• Posibilitar la presentación y control de propuestas o actualizaciones de cuadros de clasificación y

calendarios de conservación, aumentando la transparencia de las decisiones de la evaluación;

• Desmaterializar los procedimientos de control de la eliminación de la información archivística;

• Ofrecer herramientas para la elaboración y presentación de planes de preservación digital y

planes de sustitución de soporte;

• Promover el uso de datos abiertos y LOD / web semántica.

Proyecto CLAV: Paso 2 -Modelación y análisis de la información

Relaciones de la classe de nivel 14. Plataforma CLAV

4. Plataforma CLAV

Proyecto CLAV: Paso 2 - Modelación y análisis de la información

4. Plataforma CLAVFuncionalidades

CLAV

Publicación de la Lista Consolidada

CLAVDisponible en

clav.dglab.gov.pt

Publicación de la Lista Consolidada

Publicación de la Lista Consolidada

Publicación de la Lista Consolidada

Publicación de la Lista Consolidada

Metodología de evaluaciónversus

Resultados de la Lista Consolidada / CLAV

Metodología de evaluaciónversus

Resultados de la Lista Consolidada / CLAV

Elaboración delcalendário de conservación

Elaboración delcalendário de conservación

1 2 3

Propuesta de nuevasclases

4

Consulta de procesosde negócio de una entidade

Nueva acta de eliminación / CLAV

Exportación: algunasoperaciones disponibles

5. Apoyo DGLAB à la aplicación

5. Apoyo DGLAB à la aplicación

Soluciones

Ejemplo de la Ficha técnica 7 – “Constituição de agregações”

1. Manual2. Fichas técnicas,3. Formación,4. Planes de acción,5. Apoio técnico,…

5. Apoyo DGLAB à la aplicaciónDisponibilización de fichas técnicas (FT) de apoyo

FT1 – Elaboração de relatórios de

avaliação de documentação acumulada

FT2 – O que é a Lista Consolidada

FT3 – Apresentação de novo processo de

negócio para integração na Lista

Consolidada

FT4 – Elaboração de uma Portaria de

Gestão de Documentos a partir da Lista

Consolidada

FT5 – Aplicação de uma tabela de seleção

FT6 – Forma de contagem de prazos de

conservação administrativa

FT7 – Subdivisão de processos de negócio e

constituição de agregações

FT8 – Aplicação do destino final – o papel do

dono e do participante

FT9 – Boas práticas de eliminação de

documentos

http://arquivos.dglab.gov.pt/programas-e-projectos/modernizacao-administrativa/macroestrutura-funcional-mef/fichas-tecnicas/

Pendiente de aprobación

Disponibles

6. Medidas legislativas de apoyo al cambio• “Regime Jurídico da classificação e avaliação da informação

arquivística” - Principales novedades:

• 1. Revocación de la legislación que obligaba a la elaboración de Portarias de gestión de documentos (Reglamento + Calendario de conservación /“tabelasde seleção” + Modelos de formularios)

• 2. Agilización de la aprobación de Calendario de conservación • 3. Uso obligatorio de la Plataforma CLAV para:

▫ Elaboración, actualización y aprobación más rápida del Plan de clasificación / Calendario de conservación organizacional o pluriorganizacional (basada en la LC)

▫ Control de la eliminación por DGLAB▫ Envío y aprobación de informes de evaluación de documentación acumulada▫ Envío de planes de preservación digital▫ Envío de planes de sustitución de soporte

6. Medidas legislativas de apoyo al cambio• “Regime Jurídico da classificação e avaliação da informação

arquivística” - Principales novedades:

• 4. Registro y clasificación de los documentos de archivo y su colocación en agregaciones

• 5. Garantía de preservación digital y buena conservación de la información en soporte analógico

• 6. Existencia de SGD o business systems con requisitos adecuados para la gestión de la información archivística

• 7. Cumplimiento del “Regulamento Geral da Classificação e Avaliação de Informação Arquivística” (RG) (complementario al “Regime Jurídico..:”)

• 8. Obligación de los directores definir objetivos estratégicos para la aplicación en 3 años

• 9. DGLAB - Elaboración de un programa de apoyo técnico• 10. DGLAB - Fiscalización y aplicación de contraordenaciones

Produtor

Responsabilização pela apresentação

e atualização

LC-CLASSES

LC-ENTIDADES

LC- LEGISLAÇÃO

PE

RSP

ET

IVA

FU

NC

ION

AL

E

SUP

RA

INST

ITU

CIO

NA

L

SG (ACE) Órgão de

Coordenação

Apoio (nos casos aplicáveis)

Coordenação ministerial (nos casos aplicáveis)

Definição de metodologia e instrumentos

Articulação entre partes

Validação

Gestão e disponibilização da Lista Consolidada

Apoio

Supervisão

Tabela de seleção

Autos de eliminação

Plano de preserv. digital Plano de subst.

suporte

Responsabilização pela aplicação

“Regime jurídico…”: Competências de entidadesintervenientes no processo

6. Medidas legislativas de apoyo al cambio

7. Organizar y evaluar para mejor preservar

Modelos colaborativos de preservacióndigital sometidos a debate en Portugal

7. Organizar y evaluar para mejor preservar

RODA: ej. de preservación digital centralizada

https://roda.arquivos.pt

Para saber más:

• Gago, M. R.; Lourenço, A.; Penteado, P.; Ramalho, J. C. (2018) – Transformação digital: novas políticas e procedimentos para a classificação e a avaliação da informação. In “Actas do 13.º Congresso Nacional de Bibliotecários, Arquivistas e Documentalistas: Sustentabilidade e Transformação”. Fundão, 24 a 26 de Outubro de 2018.▫ https://www.bad.pt/publicacoes/index.php/congressosbad/article/view/1861/pdf

• Muchas gracias por vuestra atención!

Pedro Penteado - pedro.penteado@dglab.gov.pt