PLATAFORMA CLAV DE PORTUGALbff09c31-294c-4bad... · 2020. 4. 30. · RCM 51/2017 – Papel Zero ......

PLATAFORMA CLAV DE PORTUGAL: ORGANIZAR Y EVALUAR PARA PRESERVAR MEJOR LA INFORMACIÓN

Pedro Penteado - [email protected]

eArchiving Building Block

Madrid, 04.04.2019

PLATAFORMA CLAV DE PORTUGAL: ORGANIZAR Y EVALUAR PARA PRESERVAR MEJOR LA INFORMACIÓN

• 1. Un modelo para organizar y evaluar antes de preservar• 2. Una respuesta a las políticas europeas y nacionales de

transformación digital• 3. Estrategia de la DGLAB (órgano de coordinación de la

política archivística)• 4. Plataforma CLAV• 5. Apoyo DGLAB à la aplicación• 6. Medidas legislativas de apoyo al cambio• 7. Organizar y evaluar para mejor preservar

[Submission Information Package]

1. Un modelo para organizar y evaluar antes de preservar

2. Una respuesta a las políticas europeas y nacionales de transformación digital

“… la visión general sigue siendo esforzarse por ser abiertos, eficientes e inclusivos, proporcionando servicios públicos digitales sin fronteras, interoperables, personalizados, fáciles de usar y de extremo a extremo a todos los ciudadanos y empresas, en todos los niveles de la administración pública”

Declaración de Tallín (2017)

2. Una respuestaa las europeas y nacionales de transformación digital

Resolución del Consejo de Ministros (RCM) 108/2017

3. Estrategia de la DGLAB • La estrategia del órgano de coordinación de la política archivística para la

gestión de la información pública, en contexto de desmaterialización, quiere garantizar: ▫ Datos e información auténtica, fidedigna y de calidad para uso y reutilización▫ Enfoque funcional y orientación a procesos de trabajo▫ Procedimientos normalizados y transversales (para facilitar la transparencia e

interoperabilidad) – ej.: de clasificación y evaluación funcional de la información (perspectiva suprainstitucional)

▫ Eficiencia, economía y recursos compartidos▫ Acceso abierto y continuado a la información▫ Preservación digital

▫ Salvaguarda del patrimonio documental del futuro (incluido el patrimonio digital)

▫ Responsabilidad

Regime Jurídico da classificação e

avaliação + Regulamento Geral

Plataforma CLAV

Lista Consolidada

Componente informacional

Componente jurídica

Componente tecnológica

3. Estrategia de la DGLAB

Macroestrutura Funcional/ MEF(complementa

MIP)

2011

Projeto Harmonização de processos de negócio

(3.ºs níveis)

2013

PAEIS (**)

Projeto ASIA –Avaliação

Suprainstitucionalda Informação

Arquivística

2014 20152012 2016 2017 2018

Lista Consolidada para a classificação

e avaliação da informação

arquivística / LC

Plataforma CLAV

RCM 51/2017 –Papel Zero

(desmaterialização)

(*) Pendiente de aprobación. (**) Programa Administração Eletrónica e Interoperabilidade Semântica.

Regime Jurídico da Classificação e Avaliação da Informação

Arquivística (*)

2. Estrategia de la DGLAB RCM 12/2012 –

Plano estratégico TIC na AP / M15-

CEAE

LISTA CONSOLIDADA

(LC)

ASIA Avaliação

Suprainstitucional

3ºs níveis Proc. Negócio

MEF Funções

Resultados de uno processo colaborativo y transversal: cronología

+ de 200 entidades de la ACE y AL en el proceso de elaboración+ de 150 entidadesinvolucradas (fase de audiencia publica)

3. Estrategia de la DGLAB

Classe nível 1

Classe nível 2

Classe nível 3

Classe nível 3

Classe nível 4**

Classe nível 4**Classe

nível 2Classe nível 3

3. Estrategia de la DGLABDe la interoperabilidad semántica a la clasificación y evaluación suprainstitucional

MEF

MIP = Metainformação para a Interoperabilidade *

MEF = Macroestrutura Funcional

Funciones Procesosde negócio

* Base del Modelo de Dados Canónico (iAP/AMA). **Sólo para respuesta a necesidades de evaluación

MEF – Macroestrutura Funcional - v. 2 (2013)

(Extracto)

• Responsabilidades da DGLAB

▫ Coordenação da atribuição dos códigos de classificação

▫ Lista consolidada dos 3ºs níveis representativos dos processos de negócio (trabalho colaborativo)

▫ Publicitação da Lista consolidada

Projecto “Harmonização de 3ºs níveis em Planos de classificação conformes à MEF”

Planos de classificação específicos

1º nível

2º nível

3º nível

MEF (Macroestrutura Funcional)

Processos incluídos na “Harmonização dos 3ºs níveis

em planos de classificação conformes à MEF”

Identificação e descrição de processos específicos


100

100.10

100.20

1º e 2º nível do plano de classificação

Norma Jurídica

Norma técnica

Atos legislativos

Atos regulamentares

Gerais

Locais

Institucionais

Mapa conceptual

100.010.001 Produção

e comunicação de atos

legislativos



regulamentares gerais



regulamentares locais


e comunicação de

regras institucionais


e comunicação de

normas técnicas

3º nível do plano de classificação

Plano de classificação

• Subdivisão derivada da

definição do conceito

expresso em 100.10

• Principio de oposição

(contrariedade)

• Subdivisão com base no art.

112 da Constituição da

Republica Portuguesa

• Principio partitivo (as duas

partes completam-se)

• Subdivisão com base no âmbito de aplicação

• Princípio do género-espécie (todos os

elementos da subdivisão possuem

características idênticas, mas cada um possui

uma característica que o torna específico)

Subdivisão

funcional

MEF

Projecto “Harmonização de 3ºs níveis…” - Desarrollo de metodología específica : el mapa conceptual

Lista Consolidada (LC)

Disponible en: http://arquivos.dglab.gov.pt/wp-content/uploads/sites/16/2017/08/Lista-Consolidada_Versao-1.1a_Divulgacao.xls

CRITÉRIO

CRITÉRIO

CRITÉRIO

CRITÉRIO

Com base no principio da finalidade e no fundamento jurídicoLC: instrumento facilitador de la aplicación del RGPD

4. Plataforma CLAV

1. Inicio: Medida Simplex+ n.º 51/107 – “Arquivo digital”

2. “Projeto M51-CLAV –Arquivo digital”, com el apoyo SAMA (en el marco delAviso SAMA n.º 02/SAMA2020/2016)1. Plataforma modular de

clasificación y evaluación de la información pública (CLAV)

2. Legislación de apoyo à la utilización de la Plataforma

4. Plataforma CLAV Objectivos

• Crear, mantener y publicar un catálogo de referencia nacional de todos los procesos de la

Administración Pública (AP): la Lista Consolidada;

• Disponibilizar la Lista Consolidada como referencial común para la clasificación y evaluación de

la información pública (LC), de forma legible, por humanos y máquinas;

• Posibilitar la presentación y control de propuestas o actualizaciones de cuadros de clasificación y

calendarios de conservación, aumentando la transparencia de las decisiones de la evaluación;

• Desmaterializar los procedimientos de control de la eliminación de la información archivística;

• Ofrecer herramientas para la elaboración y presentación de planes de preservación digital y

planes de sustitución de soporte;

• Promover el uso de datos abiertos y LOD / web semántica.

Proyecto CLAV: Paso 2 -Modelación y análisis de la información

Relaciones de la classe de nivel 14. Plataforma CLAV

4. Plataforma CLAV

Proyecto CLAV: Paso 2 - Modelación y análisis de la información

4. Plataforma CLAVFuncionalidades

CLAV

Publicación de la Lista Consolidada

CLAVDisponible en

clav.dglab.gov.pt

Publicación de la Lista Consolidada

Metodología de evaluaciónversus

Resultados de la Lista Consolidada / CLAV

Elaboración delcalendário de conservación

Elaboración delcalendário de conservación

1 2 3

Propuesta de nuevasclases

4

Consulta de procesosde negócio de una entidade

Nueva acta de eliminación / CLAV

Exportación: algunasoperaciones disponibles

5. Apoyo DGLAB à la aplicación

5. Apoyo DGLAB à la aplicación

Soluciones

Ejemplo de la Ficha técnica 7 – “Constituição de agregações”

1. Manual2. Fichas técnicas,3. Formación,4. Planes de acción,5. Apoio técnico,…

5. Apoyo DGLAB à la aplicaciónDisponibilización de fichas técnicas (FT) de apoyo

FT1 – Elaboração de relatórios de

avaliação de documentação acumulada

FT2 – O que é a Lista Consolidada

FT3 – Apresentação de novo processo de

negócio para integração na Lista

Consolidada

FT4 – Elaboração de uma Portaria de

Gestão de Documentos a partir da Lista

Consolidada

FT5 – Aplicação de uma tabela de seleção

FT6 – Forma de contagem de prazos de

conservação administrativa

FT7 – Subdivisão de processos de negócio e

constituição de agregações

FT8 – Aplicação do destino final – o papel do

dono e do participante

FT9 – Boas práticas de eliminação de

documentos

http://arquivos.dglab.gov.pt/programas-e-projectos/modernizacao-administrativa/macroestrutura-funcional-mef/fichas-tecnicas/

Pendiente de aprobación

Disponibles

6. Medidas legislativas de apoyo al cambio• “Regime Jurídico da classificação e avaliação da informação

arquivística” - Principales novedades:

• 1. Revocación de la legislación que obligaba a la elaboración de Portarias de gestión de documentos (Reglamento + Calendario de conservación /“tabelasde seleção” + Modelos de formularios)

• 2. Agilización de la aprobación de Calendario de conservación • 3. Uso obligatorio de la Plataforma CLAV para:

▫ Elaboración, actualización y aprobación más rápida del Plan de clasificación / Calendario de conservación organizacional o pluriorganizacional (basada en la LC)

▫ Control de la eliminación por DGLAB▫ Envío y aprobación de informes de evaluación de documentación acumulada▫ Envío de planes de preservación digital▫ Envío de planes de sustitución de soporte

6. Medidas legislativas de apoyo al cambio• “Regime Jurídico da classificação e avaliação da informação

arquivística” - Principales novedades:

• 4. Registro y clasificación de los documentos de archivo y su colocación en agregaciones

• 5. Garantía de preservación digital y buena conservación de la información en soporte analógico

• 6. Existencia de SGD o business systems con requisitos adecuados para la gestión de la información archivística

• 7. Cumplimiento del “Regulamento Geral da Classificação e Avaliação de Informação Arquivística” (RG) (complementario al “Regime Jurídico..:”)

• 8. Obligación de los directores definir objetivos estratégicos para la aplicación en 3 años

• 9. DGLAB - Elaboración de un programa de apoyo técnico• 10. DGLAB - Fiscalización y aplicación de contraordenaciones

Produtor

Responsabilização pela apresentação

e atualização

LC-CLASSES

LC-ENTIDADES

LC- LEGISLAÇÃO

PE

RSP

ET

IVA

FU

NC

ION

AL

E

SUP

RA

INST

ITU

CIO

NA

L

SG (ACE) Órgão de

Coordenação

Apoio (nos casos aplicáveis)

Coordenação ministerial (nos casos aplicáveis)

Definição de metodologia e instrumentos

Articulação entre partes

Validação

Gestão e disponibilização da Lista Consolidada

Apoio

Supervisão

Tabela de seleção

Autos de eliminação

Plano de preserv. digital Plano de subst.

suporte

Responsabilização pela aplicação

“Regime jurídico…”: Competências de entidadesintervenientes no processo

6. Medidas legislativas de apoyo al cambio

7. Organizar y evaluar para mejor preservar

Modelos colaborativos de preservacióndigital sometidos a debate en Portugal

7. Organizar y evaluar para mejor preservar

RODA: ej. de preservación digital centralizada

https://roda.arquivos.pt

Para saber más:

• Gago, M. R.; Lourenço, A.; Penteado, P.; Ramalho, J. C. (2018) – Transformação digital: novas políticas e procedimentos para a classificação e a avaliação da informação. In “Actas do 13.º Congresso Nacional de Bibliotecários, Arquivistas e Documentalistas: Sustentabilidade e Transformação”. Fundão, 24 a 26 de Outubro de 2018.▫ https://www.bad.pt/publicacoes/index.php/congressosbad/article/view/1861/pdf

• Muchas gracias por vuestra atención!

Pedro Penteado - [email protected]

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