DISTRIBUCIÓN DE

MEDICAMENTOS EN DOSIS

UNITARIA

Procedimientos Normalizados

Carmen Arquelladas Ruiz

FEA Farmacia Hospitalaria

Servicio de Farmacia

Hospital Universitario San Cecilio

INDICE 1.- Objetivo.

2.- Alcance.

3.- Responsabilidades.

– 3.1. Farmacéuticos de mañana.

– 3.2. Técnicos de Farmacia.

– 3.3. Celadores.

– 3.4. Farmacéuticos de tarde.

4.- Estructura Orgánica.

5.- Diagrama de flujo.

6.- Controles de calidad.

7.- Registros de calidad.

1.- OBJETIVO

• Este procedimiento describe los pasos a seguir para garantizar un sistema eficaz y seguro de distribución de medicamentos en el Hospital San Cecilio.

• Consiste en dispensar, a partir de la interpretación y validación de la orden médica por parte del farmacéutico, las dosis de medicamentos necesarias para cada paciente acondicionadas en forma unitaria y debidamente identificadas, para cubrir un período de 24 h.

2.- ALCANCE

• La responsabilidad de aplicación y alcance de este procedimiento recae sobre todo el personal (facultativo, técnico/auxiliar, celador) que participe en el Sistema de Distribución de Medicamentos en Dosis Unitarias (SDMDU).

• Están sometidos a este procedimiento todos los medicamentos prescritos y dispensados a través del SDMDU.

3.- RESPONSABILIDADES

• La responsabilidad de la elaboración y aprobación del procedimiento corresponde al Jefe de Servicio.

• La responsabilidad de aplicación de éste procedimiento recae sobre todo el personal (facultativo, técnico y/o auxiliar, celador) que interviene o participa en cualquiera de las actividades integrantes del SDMDU del Hospital San Cecilio.

3.1.FARMACEUTICOS de mañana

• Sacar ingresos y cambios de la noche anterior (comprobar que no han sido enviados la tarde anterior) Carpeta Unidosis

• Enviar movimientos de censo al ordenador (PDF)

• .

CLASIFICACIÓN DEL DOLOR

ESCALA DEL DOLOR DE LA OMS modificada

_

Primer escalón (dolor leve) Analgésicos menores o AINES

(más coadyuvante si precisa).

Segundo escalón (dolor moderado) Opioide menor sólo o asociado a un AINE

y/o coadyuvante.

Tercer escalón (dolor intenso) Opiode mayor sólo o asociado a un AINE

y/o coadyuvante.

Cuarto escalón (dolor insoportable) Técnicas de neuromodulación y métodos

ablativos.

+

Sacar etiquetas identificación pacientes X2 (carro de mañana y de tarde)

Técnico realización del censo. Sacar etiquetas que falten tras censo

Durante toda la mañana

• Interpretar y validar los tratamientos prescritos electrónicamente.

• Elaborar el perfil farmacoterapéutico de los enfermos con las Ordenes Médicas (OM) manuales que se reciban.

• Realizar las intervenciones farmacéuticas correspondientes

Enviar cambios al Kardex: 10.30h- 11.30h y 12.45h. Aproximadamente

Fármacos adyuvantes

• Aunque no son analgésicos cuando se administran aisladamente, potencian la acción de cualquier analgésico en asociación. Entre los fármacos adyuvantes analgésicos se encuentran:

• Corticoides.

• Antidepresivos, sobre todo los antidepresivos tricíclicos.

• Anticonvulsivantes, sobre todo en el dolor neuropático.

Pregabalina

Placebo

Clasificación de opiáceos según su mecanismo de acción.

Morfina (Skenan-Sevredol®) Petidina o Meperidina (Dolantina®) Metadona (Metasedin ®) AGONISTAS PUROS Tramadol (Adolonta®) Fentanilo (Fentanest-Durogesic-Actiq®) Alfentanil (Limifen®) Oxicodona (Oxycontin®) AGONISTAS PARCIALES Buprenorfina (Buprex-Transtec®)

AGONISTAS-ANTAGONISTAS Pentazocina (Sosegón®)

- Revisión de cajetines vacios. - Enviar cambios en papel hasta la salida de carros (14h.)

- Comprobar que no hay papel atascado en la impresora.

• Sacar los listados de revisión de los carros y supervisar la revisión de su contenido.

Realizar la salida de carros

Se descuenta del Stock de gestión económica toda la medicación enviada. También la de fuera de hora.

Se comprueba si hay cambios de censo o de tratamiento

Se validan todos los cambios

3.2.Técnicos de Farmacia.

• Preparar la medicación de los ingresos (desayuno y almuerzo) hasta que suba el carro a la planta. PILAR

• Reposición de la medicación del Kardex.

• Realizar movimientos de censo (altas, traslados)

• Colocar las etiquetas de los ingresos/traslados en sus cajetines correspondientes.

• Verificar los censos de planta.

• Dispensar la medicación correspondiente a las reclamaciones comprobadas por el farmacéutico.

• Actualizar en los cajetines la medicación correspondiente a cada paciente conforme a los listados enviados por el farmacéutico.

• Mirar “cajetines vacíos” que tengan etiqueta pero no medicación para que el farmacéutico los compruebe posteriormente.

• Indicar las necesidades de medicamentos para acondicionamiento en DU.

• Revisar los medicamentos fuera de guía que estén prescritos en ese momento e informar al farmacéutico de las faltas detectadas.

• Sacar la medicación que devuelven en los cajetines las diversas Unidades Clínicas y colocarlas para su posterior mecanización por el farmacéutico.

3.3. Celadores

• Llevar el carro de medicación a cada planta.

• Llevar la medicación de gran volumen a cada planta.

• Traer de vuelta los cajetines vacíos.

3.4. FARMACEUTICO. Turno de tarde

• Sacar etiquetas con cambios desde la última impresión (estas se deben pegar antes de las de la mañana). Sacar etiquetas que falten tras censo. Realizar devoluciones.

• Revisar tratamientos enviando los ingresos y cambios importantes).

4.- ESTRUCTURA ORGÁNICA 4.1.- Local

• Se dispone de una zona diferenciada y dedicada exclusivamente al SDMDU, situada en la planta baja de la Farmacia. Está comunicada con el resto del almacén, el congelador y las cámaras frigoríficas. Presenta 2 zonas de trabajo bien diferenciadas:

• Recepción, transcripción y validación de las OM por el personal facultativo.

• Llenado de carros: – Cajetines de medicamentos perfectamente identificados por

orden alfabético de principio activo, colocados en forma de “U” para facilitar la dispensación y la reposición de los mismos.

– 2 Sistemas automatizados de almacenamiento de medicamentos (Kardex).

4.2.- Equipamiento – Soporte informático:

• 4 ordenadores • 1 impresora • 1 Fax • 1 teléfono fijo y 2 teléfonos corporativos móviles • Software: Dominion • Conexión a Internet

– 2 armarios Kardex: contienen los medicamentos perfectamente acondicionados en dosis unitarias. Están conectados al programa de unidosis.

– 1 armario Kardex frigorífico: contiene los medicamentos termolábiles.

– Carro de medicación: está compuesto por un carro y dos juegos de cajetines. Cada cajetín corresponde a una cama y está identificado con el nombre del enfermo que la ocupa.

– Los teléfonos del área de Unidosis son: 123843, 769210 y 769209. – El fax de Unidosis es 123850.

Circuito del SDMDU. 5. Diagrama de flujo

5.1 Prescripción electrónica

• El facultativo accede al programa de unidosis a través de

la Historia Clínica del paciente en Archinet y procede a cumplimentar tanto el tratamiento como los cuidados de enfermería y las alergias si las hubiera.

• En caso de estupefacientes, además de registrarlos en el tratamiento del paciente, debe rellenar la receta de estupefacientes correspondiente.

• La solicitud de un fármaco bajo “Uso Compasivo” implicaría el aportar Informe Clínico del paciente y Consentimiento Informado del paciente, para su aprobación por la Comisión de Farmacia.

• La prescripción de un medicamento extranjero supondría el tener que cumplimentar los impresos A2 y A3 si la importación del mismo se debiera realizar por paciente.

5.2. Prescripción manual

• El facultativo, tras establecer el diagnóstico

correspondiente, el día del ingreso cumplimenta la Prescripción u Orden Médica (OM) de forma manual. La prescripción de medicamentos debe ser cumplimentada con letra legible y detallando: nombre y apellidos del paciente, fecha y hora de prescripción, cama, especialidad farmacéutica (preferible principio activo), dosis, vía de administración y pauta.

• La prescripción de medicamentos estupefacientes, restringidos, usos compasivos o extranjeros se rige por las mismas normas que en el caso de la prescripción electrónica.

NOTA 3: Validación • Los Farmacéuticos de D.U. ó de Continuidad Asistencial se encargarán de

validar periódicamente los tratamientos nuevos y las modificaciones que vayan ocurriendo. En este proceso deben verificar las alergias medicamentosas, interacciones, incompatibilidades, toxicidad, las duplicidades terapéuticas, y realizar intercambios terapéuticos (según guía de intercambio terapéutico HUSC aprobada por la CFT).

• Las consideraciones para validar una prescripción se detallan en el PO-F-

02-02 Validación de prescripciones en el Programa de Unidosis. • En el caso de prescripción electrónica, se procederá a la validación cuando

en el Programa de Unidosis se produzca alguna modificación por el médico (el paciente aparece en negrita).

• Ante la ausencia de un dato obligatorio en la prescripción o ante un

tratamiento no adecuado al perfil del paciente, el farmacéutico contacta directamente con el médico para solucionar el problema dejando evidencia en el Programa de Unidosis: para ello, agrega en el medicamento correspondiente una intervención.

• Puede ocurrir que durante la validación el farmacéutico detecte la

necesidad de indicar alguna observación tanto al personal de enfermería (consejos de administración registrados en el campo de “Observaciones de la especialidad”), como al médico (“Nota virtual amarilla”),

NOTA 4: Generación de los listados de verificación

• A primera hora de la mañana, tras actualización de la terapia

anticoagulante oral y la transcripción de los órdenes médicas manuales recibidas, se genera un listado de verificación al armario automático Kardex 1, que recoge los ingresos y modificaciones desde el llenado de carros de la tarde anterior (Ver PO-F-02-01).

• A lo largo de la mañana y hasta la salida de los carros (14:00

horas), se irán validando todas las prescripciones que se reciban en el Servicio de Farmacia, generando frecuentemente nuevos listados de verificación que incluyen las modificaciones introducidas con respecto al listado anterior.

• Los listados de censos de pacientes, etiquetas sobrantes y listados

de verificación de medicamentos que diariamente se originan se colocarán en un contenedor de papel para destruir.

NOTA 5: Preparación, revisión y transporte de la medicación

• A primera hora del turno de mañana el farmacéutico de Unidosis sacará los listados de pacientes ingresados durante la noche y el personal técnico preparará la medicación de los mismos. En caso de que algún medicamento no pueda transportase en tubo neumático, el técnico de Farmacia avisará a la sala para que su celador baje a recoger la medicación.

• Durante el turno de mañana, el personal técnico actualizará la

medicación de los carros de unidosis, que está contenida en un cajetín por enfermo y que contiene medicación para las próximas 24 horas (desde las 15:00 horas de este día hasta las 15:00 horas del día siguiente).

• La preparación de los carros será realizada por el personal

técnico/auxiliar del Servicio de Farmacia según el procedimiento PO-F-02-03 Funcionamiento de Carruseles verticales usando para ello los 2 Kardex verticales.

• Una vez preparados los carros se comprobará que todos los

cajetines con pegatina (en los que hay un paciente ingresado) lleven su medicación correspondiente.

• A las 14:00 horas, los celadores de Farmacia comienzan la distribución de los carros en el Hospital los días de semana, llevando a cabo el intercambio de los cajetines vacíos por los llenos en todas las plantas. Los fines de semana son los celadores de cada pabellón los responsables del transporte de los maletines de unidosis.

• La salida física de los carros hacia las salas comienza a las 14:00 y

finaliza a las 14:30. El orden de salida el siguiente: comienza el pabellón médico, a continuación el quirúrgico y por último el de especialidades.

• La salida informática de los carros origina los albaranes de

Dispensación por Unidosis con la consiguiente actualización de stock.

• La medicación correspondiente a todas las prescripciones que surjan

a partir de las 14:00 horas se envía en una bolsa individual para cada paciente correctamente identificada con número de Historia Clínica, nombre y apellidos del paciente y número de cama.

6.- CONTROLES DE CALIDAD

• La OMS establece que dar calidad en la asistencia sanitaria es que cada paciente reciba el conjunto de servicios diagnósticos y terapéuticos más adecuados para conseguir una atención sanitaria óptima.

6.1. Control de la transcripción • Diariamente se revisará la transcripción del 100% de las OM que se

reciban en Farmacia. Cada farmacéutico revisará las transcripciones que realice su compañero.

6.2. Control del llenado

• Realizamos el control de calidad de llenado de carros en dosis unitaria para asegurar y garantizar que los pacientes reciben en los cajetines la medicación prescrita por su médico y validada por el farmacéutico.

• Diariamente se comprobará el llenado de cajetines de una muestra aleatoria de carros (4-6). Esta actividad la realizará el personal auxiliar de mañana. Se recogerán los errores detectados en un impreso diseñado a tal fin (anexo 1).

7.- REGISTROS DE CALIDAD

• Registros informáticos

Intervenciones farmacéuticas (Programa de Unidosis).

• Registros documentales PO- F-02-01 “Manejo del Programa de Unidosis”. PO-F-02-02: “Validación de prescripción en el

programa de Unidosis”. PO-F-02-03 “Funcionamiento de carruseles verticales”. PO-F-02-04: “Revisión de carros de Unidosis”.