CONTENIDO

1. Justificación del Modelo.

2. Metodología empleada para la definición del Modelo.

3. Generalidades del Modelo.

4. Requisitos Archivísticos para un SGDEA.

5. Proyecto para el diseño y desarrollo de un SGDEA.

JUSTIFICACIÓN DEL MODELO

JUSTIFICACIÓN

Compromisos de Gobernanza y Gobernalidad

Interoperabilidad

Servicio eficiente al ciudadano

Gobierno electrónico

Transparencia administrativa

Acceso a la información

Rol de los Archivistas y

Archivos

Líderes de la gestión

documental organizacional

Facilitadores de un gobierno electrónico

eficiente y eficaz

Tecnologías de Información y Comunicación

Figura de Documento Electrónico existente conforme a una ley desde hace 10 años

Oferta de Sistemas que no

son SGDEA

METODOLOGÍA PARA LA

DEFINICIÓN DEL MODELO

No

rmas y

Mode

los

No

rmas y

Mode

los Modelo de

Requisitos MoReq 2001-2010

Modelo de Requisitos MoReq

2001-2010

e-ARQ Modelo Brasileño

e-ARQ Modelo Brasileño

Norma ISO-15489 I y II

Norma ISO-15489 I y II

UNE-ISO-30301 UNE-ISO-30301

Incorporación y Registro

Incorporación y Registro

Captura

Descripción (No contemplado en los modelos y normas)

Descripción (No contemplado en los modelos y normas)

Descripción

Clasificación Funcional

Clasificación Funcional

Clasificación por Procesos

Acceso y SeguridadAcceso y SeguridadAcceso y Seguridad

DisposiciónDisposición Evaluación

AlmacenamientoAlmacenamiento Conservación

Uso y TrazabilidadUso y Trazabilidad Trazabilidad

Funciones Administrativas

Funciones Administrativas

Administración del Sistema

AnálisisAnálisis

Alcance de la Norma o Modelo

Identificación de Requisitos

Funcionales y no Funcionales

Requisitos

Propuesta

PROPUESTA DE MODELO DE

REQUISITOS ARCHIVÍSTICOS PARA UN

SISTEMA DE GESTIÓN DE

DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE

ARCHIVO EN COSTA RICA

Definiciones

• Aquello que se toma como referenciapara tratar de producir algo igual.

ModeloModelo

• Aquello que resulta ineludible oimprescindible para el desarrollo de algo.

RequisitoRequisito

• Referencia indispensable para el diseño ydesarrollo estandarizado de un SGDEA.

Modelo de Requisitos para un SGDEA

Modelo de Requisitos para un SGDEA

Definiciones

• Conjunto de elementos relacionados en unaorganización que establecen políticas y objetivos, y losprocesos para alcanzarlos.

Sistema de Gestión (SG)Sistema de Gestión (SG)

• Sistema de gestión de una organización para dirigir ycontrolar lo respectivo a documentos.

Sistema de Gestión para los Documentos (SGD)

Sistema de Gestión para los Documentos (SGD)

• Sistema de gestión de una organización para dirigir ycontrolar lo respectivo a documentos electrónicos dearchivo.

Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de

Archivo (SGDEA).

Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de

Archivo (SGDEA).

• Área de gestión responsable de un control eficaz y sistemático dela creación, recepción, mantenimiento, uso y disposición de losdocumentos, incluidos los procesos para incorporar y mantener enforma de documentos la información y prueba de las actividadesde la organización.

Gestión de documentosGestión de documentos

OBJETIVO

Definir los requisitos

archivísticos para el diseño y

desarrollo de un SGDEA en Costa

Rica.

ALCANCE

Sistema Nacional de Archivos de

Costa Rica.

RESPONSABILIDADES

Jerarcas

Archivistas

Administradores de sistemas de información.

Gestores de tecnologías de información.

Personal involucrado con la gestión de documentos.

Generalidades del Modelo

LIMITACIONES

Requisitos para únicamente un sistema y a nivel de sistema.

Requisitos para un Sistema que gestiona únicamente documentos

electrónicos de archivo.

Los requisitos de sistema deberán ser complementados con los

requisitos documentales (según contexto organizacional).

POLÍTICAS

Es indispensable que las organizaciones cuenten con

los insumos archivísticos requeridos a la hora de

diseñar del SGDEA.

Generalidades del Modelo

Alcance del Modelo

Integra sistemas de flujos de trabajo.

Integra sistemas de flujos de trabajo.

Integra sistemas de mensajería y registro

de documentos.

Integra sistemas de mensajería y registro

de documentos.

Integra sistemas de repositorio de objetos

digitales.

Integra sistemas de repositorio de objetos

digitales.

Integra sistemas de acceso documental.Integra sistemas de acceso documental.

Integra sistemas de descripción de documentos.

Integra sistemas de descripción de documentos.

Integra los demás sistemas de gestión

organizacionales que producen documentos

de archivo.

Integra los demás sistemas de gestión

organizacionales que producen documentos

de archivo.

Beneficios del Modelo

Integra y cumple con normas

internacionales.

Integra y cumple con normas

internacionales.

Modelo de alcance nacional.

Modelo de alcance nacional.

Ahorro masivo de recursos.

Ahorro masivo de recursos.

Permite la definición de un cartel de

requerimientos para la adquisición de un

sistema informático.

Permite la definición de un cartel de

requerimientos para la adquisición de un

sistema informático.

Representa una lista de requisitos que un archivista le presenta a un informático para

el desarrollo de un sistema.

Representa una lista de requisitos que un archivista le presenta a un informático para

el desarrollo de un sistema.

Parámetro para la revisión de otros sistemas con el

fin de verificar el cumplimiento de

requisitos archivísticos de un SGDEA.

Parámetro para la revisión de otros sistemas con el

fin de verificar el cumplimiento de

requisitos archivísticos de un SGDEA.

Modelo de Requisitos Archivísticos

Captura Clasificación Descripción

Acceso y Seguridad

TrazabilidadEvaluación

ConservaciónAdministración

del SistemaMetadatos

CAPTURA

Incorporacióncumplimiento de

requisitos documentales.

Registroformalización y asignación de

datos.

Captura documento parte del

SGDEA y con su contexto

relacionado.

Requisitos

Incorporación

Definición de los requisitos documentales

producto de una identificación del contexto documental.

Requisitos

Verifica el cumplimiento de requisitos

documentales = documentos

de archivo.

Registra únicamente documentos

archivo.

Asigna automáticamente

datos a los documentos sobre

su contexto, estructura y

contenido. (Ej.: identificador único a

cada documento)

Registra documentos de diferentes sistemas y entradas.

RequisitosDocumento

al ser registrado

Serie documental

Plazo de conservación.

Condición de acceso y perfil

de usuario autorizado.

Estrategia y mecanismo de conservación.

Metadatos

Resultado

SGDEA

Captura

Documento de Archivo

CLASIFICACIÓN

Clasificación por procesosClasificación por procesos

ISO 9000ISO 9000

Cuadro de clasificación: estable, flexible, simple y único.Cuadro de clasificación: estable, flexible, simple y único.

Requisitos

Configuración y

administración del Cuadro de Clasificación

Administración de

Expedientes

Foliación Electrónica

DESCRIPCIÓN

Normalización

Indización y Vocabularios controlados

Descripción

TRAZABILIDAD

¿Cuándo?

¿Quién?

¿Qué?

Trazabilidad del sistema

Inclusión del cuadro de

clasificación.

Inclusión de la tabla de

plazos.

Cambios en la interfaz del

usuarios.

Modificación de la

visualización de los

resultados de búsqueda de documentos.

Trazabilidad del documento

Fecha/Hora Acción realizada Responsable

2014/01/24 11:30 Creación Alonso Cedeño

2014/01/25 13:46 Aprobación Gabriela Guevara

2014/01/25 09:13 Captura Nancy Granados

2014/01/26 16:44 Despacho Carlos Montero

Crea Aprueba Captura Despacha

EVALUACIÓN

Evaluación Valoración SelecciónDisposición

final

Transferencia

Eliminación

ACCESO Y SEGURIDAD

Normativa internacional, nacional e

interna

Perfiles y roles de usuario

Mecanismos de seguridad

Acceso Condiciones y categorías de

acceso al sistema y los documentos

Requisitos

Acceso

Proteger la información personal

y la intimidad; secretos de estado,

los derechos de propiedad

intelectual, el secreto comercial, el secreto

bancario y la seguridad pública.

Garantizar el acceso durante lapermanencia de los documentos en el sistema.

Requisitos

SeguridadImplementar mecanismos de seguridad.

Implementar un Plan de Continuidad del Negocio.

CONSERVACIÓN

Estrategias y mecanismos que garantizarán la

permanencia de los atributos del

documentos a lo largo del tiempo.

Conservación

Requisitos

Repositorio de

Documentos Electrónicos de Archivo

• Monitorea la capacidad dealmacenamiento.

• Transfiere los documentosen masa junto con susmetadatos y pistas deauditoría.

• Implementa mecanismosde seguridad para laintegridad y autenticad delos documentos.

ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA

Conjunto de elementos no

abarcados en otros requisitos

archivísticos que permiten la

funcionalidad del SGDEA.

Administración del sistema

Requisitos

Generalidades (interfaz,

interoperabilidad, actualizaciones)

Rendimiento y escalabilidad

Requisitos normativos

Gestión de informes

METADATOS

Metadatos

Captura

Clasificación

Descripción

Acceso

Seguridad

Trazabilidad

Evaluación

Conservación

Requisitos

Metadatos

Implementación de un esquema de metadatos para la gestión de documentos

Ejemplo de metadatos

Registro

Entidad

Documentos Título

Agentes

Responsable de recepción

Responsable de despacho

Responsable de registro

Acción

Código de registro

Estado del trámite

Fecha de recepción

Fecha de registro

Hora de registro

GESTIÓN DE UN PROYECTO

INSTITUCIONAL PARA UN SISTEMA DE

GESTIÓN PARA DOCUMENTOS

ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO

Enfoques del proyecto

• Guía de los fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK)

ADMINISTRATIVO

• Norma ISO 15489

• Norma ISO 30300

ARCHIVÍSTICO

• Metodologías informáticas

INFORMÁTICO

Fases del proyecto

Iniciación

Planificación

ImplementaciónMedición de Resultados

Control y Seguimiento

RECOMENDACIONES

• Las instituciones que deseen implementar un SGDEA deben tener

elaborados los instrumentos archivísticos y las políticas sobre gestión

documental requeridas.

• A partir de la propuesta se puede normalizar los requisitos mínimos

que se deben contemplar al implementar un SGDEA.

• El SGDEA debe incluir de manera integrada todos los procesos

archivísticos.

• Es posible desarrollar un SGDEA integrando normas como la ISO-

15489, ISO-30300 y modelos como MoReq u otros utilizados en otros

países.

¡Gracias!

R. Alonso Cedeño Molina: rafaelalonsoucr@gmail.com

Nancy Granados Peraza: nangrape@gmail.com

Gabriela Guevara Acón: sakuchidi@gmail.com

C. Eduardo Montero Paniagua: cmontero20@gmail.com