Post on 08-Jul-2015
SISTEMA DE ARCHIVOSISTEMA DE ARCHIVO
TOMA DE DECISIONES
FUENTES DE LA
HISTORIA
PATRIMONIO CULTURAL
IDENTIDAD NACIONAL
LA LA ADMINISTRACIÓN Y LA CULTURA Y LA CULTURA
EL ARCHIVO ES IMPORTANTE PARA:
Interés General
Derecho a la información
Interés particular
ConsultaReproducción copias
ACCESO A LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVOS PÚBLICOS
Derecho de petición
Excepto:•C.N.•Restricciones Legales•Conservación: Préstamo de información en otros soportes
LA NORMATIVIDAD
Ley 594 de 2000 “Ley General de Archivos”Ley 594 de 2000 “Ley General de Archivos” Acuerdo 039 de 2002 “Acuerdo 039 de 2002 “Por el cual se regula el procedimiento para la Por el cual se regula el procedimiento para la
elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del Articulo 24 de la Ley 594 de 2000desarrollo del Articulo 24 de la Ley 594 de 2000””
Acuerdo 042 de 2002 “Organización archivo de gestión” Acuerdo 042 de 2002 “Organización archivo de gestión” Acuerdo 038 de 2002.Acuerdo 038 de 2002. Acuerdo 037 de 2002. Requisitos para contratación de los Acuerdo 037 de 2002. Requisitos para contratación de los
servicios de Archivos.servicios de Archivos. Ordenanza 030 de 2000 “Por medio del cual se crea el Consejo Ordenanza 030 de 2000 “Por medio del cual se crea el Consejo
Departamental de Archivos”Departamental de Archivos” Circular 01 de 2001 “Recordar a las entidades oficiales la Circular 01 de 2001 “Recordar a las entidades oficiales la
obligación de elaborar las TRD.obligación de elaborar las TRD. Decreto 4124 de 2004. Obligatoriedad de crear el Consejo Decreto 4124 de 2004. Obligatoriedad de crear el Consejo
Municipal de archivo.Municipal de archivo. Circular 01 de 2006. Obligatoriedad de presenta informes Circular 01 de 2006. Obligatoriedad de presenta informes
semestrales de acciones adelantadas en materias archivísticasemestrales de acciones adelantadas en materias archivística Circular 035 de 2009 Procuraduria General de la Nacion.Circular 035 de 2009 Procuraduria General de la Nacion.
Que es Archivo?Que es Archivo?
Conjunto de documentos, Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su sea cual fuere su fecha, su forma y el soporte material, forma y el soporte material, acumulados en un acumulados en un proceso natural proceso natural por una por una persona, institución pública persona, institución pública o privada, en el transcurso o privada, en el transcurso de su gestión.de su gestión.
ARCHIVO DE GESTIONARCHIVO DE GESTION
El Archivo de Gestión o de Oficina es aquel en El Archivo de Gestión o de Oficina es aquel en donde se reúne la donde se reúne la documentación en trámite.documentación en trámite.
Importancia de los Archivosde Gestión:
Archivo CentralArchivo CentralUnidad administrativa donde se agrupan Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos trasladados por los documentos transferidos trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad.distintos archivos de gestión de la entidad.
Importancia del ArchivoCentral:
Archivo HistóricoArchivo Histórico
Aquel al cual se transfiere la Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central documentación del archivo central o del archivo de gestión.o del archivo de gestión.
Importancia del Archivo Histórico:
DEFINICION
Las Tablas de retención Documental son un listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asignan el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
ESTRUCTURA INTERNA DE ESTRUCTURA INTERNA DE LA ENTIDADLA ENTIDAD
ORGANIGRAMA GENERALORGANIGRAMA GENERAL
Compilación de la Información Institucional
Esta fase debe comprender el levantamiento de la siguiente documentación:
Organigrama actualizado. Acto administrativo. Actos Administrativos y normatividad . Manuales de procedimientos actualizados de la Entidad.INVENTARIO de archivos de oficinas en estado natural
Estudio Unidad Documental
Esta fase busca establecer la producción documental en cada unidad administrativa y su relación con las funciones que le han sido asignadas
ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL
Aplicación Encuesta Estudio Unidad Documental
Ubicación
Oficina
Funciones
Volumen de Producción
Unidad documental
Tramite
Frecuencia de producción
Consulta
Transferencia
ELABORACION DE LAS T.R.D.Conformacion de series, subseries y tipos document,PRESENTACION ante el comité de archivosDebe acompañarse de: - Una Introducción
- Normas Obligatorias- Metodología aplicada- Explicación del formato del T.R.D.- Modalidades de eliminación- Modalidades de transferencias- Actualización de la T.R.D.- Glosario
- Sustentación para evaluación por el Comité de Archivo - Presentación al Consejo Municipal de Archivos
APLICACIÓN DE LAS TRD
CLASIFICACION PREPARACION FOLIACIONSELECCIÓN NATURAL IDENTIFICACION DE LA
DOCUMENTACIONUNIDAD DE CONSERVACION
ORDENACIONORDENACION DOCUMENTALDOCUMENTAL
ORDEN CRONOLOGICOORDEN CRONOLOGICO
IDENTIFICACIONIDENTIFICACION
ORDENACIONORDENACION
IDENTIFICACION DE LA UBICACIÓN FISICAIDENTIFICACION DE LA UBICACIÓN FISICA LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO
DOCUMENTALDOCUMENTAL IDENTIFICACION DE DOCUMENTOS DE IDENTIFICACION DE DOCUMENTOS DE
APOYO.APOYO. CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS.CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. TRANSFERENCIASTRANSFERENCIAS
ORDENACIONORDENACION DOCUMENTALDOCUMENTAL
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
ARCHIVO DE
GESTION
ARCHIVO CENTRAL
ARCHIVO HISTORICO
VALORESPRIMARIOS
VALORESSECUNDARIOS
CulturalHistóricoCientífico
AdministrativoLegalfiscalContableTécnico
AGRUPACIONES DOCUMENTALESAGRUPACIONES DOCUMENTALES
Los Fondos.Los Fondos. Las Secciones.Las Secciones. Las Series Documentales.Las Series Documentales.Las subseries documentalesLas subseries documentales Los Tipos Documentales.Los Tipos Documentales.
TIPO DOCUMENTAL
Tramite Administrativo Carácter
documental
Carácter documental
Conjunto de
documentos
Conjunto de
documentosRevelan una actividad
o acción
SERIE
SUB-SERIE
UNIDAD SIMPLE (Acuerdo, Resolución)
UNIDAD DOCUMÉNTAL COMPLEJA
NIVEL DOCUMENTAL
(Expediente de Orden de pago,Expediente de Historia Laboral,Expediente de procesos jurídicos)
1.1. Series documentales:Series documentales: Estas son el conjunto de unidades Estas son el conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogdocumentales de estructura y contenido homogééneos, emanados neos, emanados de un mismo de un mismo óórgano o sujeto productor como consecuencia del rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especejercicio de sus funciones especííficas.ficas.
2.2. Subseries documentales:Subseries documentales: son el conjunto de unidades son el conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que vardocumentales que varíían de acuerdo con el tran de acuerdo con el tráámite de cada mite de cada asunto.asunto.
3.3. Tipos documentales:Tipos documentales: que integran la serie o subserie documental que integran la serie o subserie documental respectivamente, estos se hallan identificados con un (√) en respectivamente, estos se hallan identificados con un (√) en escritura normal, y son la unidad mescritura normal, y son la unidad m íínima que renima que reúúne todas las ne todas las caractercaracteríísticas necesarias para ser considerado documentosticas necesarias para ser considerado documento
Relación entre Serie, Subserie y Tipos Documentales
Ej. 120.79.03Ej. 120.79.03
■ ■ INFORMES INFORMES = Serie documental= Serie documental□ □ A ENTES DE CONTROLA ENTES DE CONTROL = Subserie documental= Subserie documental√ √ Requerimientos Requerimientos = Tipos documentales= Tipos documentales√ √ Informe Informe = Tipos documentales= Tipos documentales√ √ Comunicaciones enviadas y recibidas Comunicaciones enviadas y recibidas = Tipos documentales= Tipos documentales
ORGANIZACIÓN DE
ARCHIVOS
DESCRIPCION
SELECCCION
ORDENACION
CLASIFICACION
GUIASCATALOGOSINDICESINVENTARIO (GENERAL O ANALITICO)
NATURALDOCUMENTOS DE APOYOELIMINACION
ORDEN ORIGINAL
FONDOSECCIONSUBSECCIONSERIE DOCUMENTAL
ORDENACION
ELIMINACION
TRANFERENCIAS DOCUMENTALES
PRIMARIAS Y SECUNDARIAS
DIGITACION
UBICACIÓN EN CAJAS
ROTULACION DE CARPETAS
NUMERACION DE CARPETAS
ROTULACION DE CAJAS
ELABORACION DE ELABORACION DE SEPARADORES SEPARADORES
100.01 ACTAS100.01 ACTAS 100.01.001 ACTAS DE JUNTA100.01.001 ACTAS DE JUNTA 100.01.002 ACTAS DE COMITE100.01.002 ACTAS DE COMITE
ROTULACION DE CARPETASROTULACION DE CARPETAS
CAMPOALEGRECAMPOALEGRE
SERIE:_________________________________
SUBSERIE:_________________________________
Fechas Extremas:
Del Al ___
No. Folios:_________________________________
No. Carpetas:____________ Caja No. _____________
HOSPITAL DEL ROSARIO E.S.E.
ROTULACION DE CAJASROTULACION DE CAJAS
CAMPOALEGRE
SECCION: ___________________________________________
SUBSECCION: ___________________________________________
No. CARPETAS: ___________________________________________
CAJA No.: ___________________________________________
FECHAS EXTREMAS:
DEL:___________________________________________
AL: ___________________________________________
HOSPITAL DEL ROSARIO E.S.E.
ORDENACIONORDENACION DOCUMENTALDOCUMENTAL
UBICACIÓN FISICA DE UBICACIÓN FISICA DE LA DOCUMENTACIONLA DOCUMENTACION
GUIA SEPARADORA
EXPEDIENTE
GUIA SEPARADORA
ESTANTERIASESTANTERIAS
DEMARCACIONESDEMARCACIONES
SECCIONES SUBSECCIONESSECCIONES SUBSECCIONES
UBICACIÓN FISICA UBICACIÓN FISICA
SEÑALIZACIONESSEÑALIZACIONES
. . ACCESO Y SERVICIOSACCESO Y SERVICIOS
CONSULTACONSULTASERVICIOS DE ARCHIVOS SERVICIOS DE ARCHIVOS REFERENCIAREFERENCIA
REPROGRAFIAREPROGRAFIAASESORIAASESORIAINFORMACION MEMORIA INFORMACION MEMORIA INSTITUCIONAL Y TECNICAINSTITUCIONAL Y TECNICABASE DE DATOSBASE DE DATOS
. PRESTAMO DE DOCUMENTOS. PRESTAMO DE DOCUMENTOS
. LIMPIEZA. LIMPIEZA AREA DE ARCHIVOAREA DE ARCHIVO
MUEBLESMUEBLES
DOCUMENTOSDOCUMENTOS
. . PLANES DE PREVENCIONPLANES DE PREVENCION PANORAMA DE PANORAMA DE RIESGORIESGO
EXTINTORESEXTINTORES
DISPOSITIVOS DE DISPOSITIVOS DE SEGURIDADSEGURIDAD
FORMATO UNICO DOCUMENTALFORMATO UNICO DOCUMENTAL
GUIARSE POR LAS T R D
a) DIAGNOSTICO:b) RECOPILACIÓN DE LA HISTORIA INSTITUCIONAL:c) LIMPIEZA DE LA DOCUMENTACIÓN:d) INVENTARIO DOCUMENTAL:e) VALORACIÓN DOCUMENTAL:f) DOCUMENTACIÓN A ELIMINAR:g) ELABORACIÓN DE INVENTARIO DE ELIMINACIÓN:
CONCLUSION PARA LA ORGANIZACIÓN CONCLUSION PARA LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVODEL ARCHIVO
h) SELECCIÓN DOCUMENTAL:
i) ORGANIZACIÓN CRONOLÓGICA:j) ALMACENAMIENTO:j) ALMACENAMIENTO:
k) ROTULACIÓN Y CONTROL DE k) ROTULACIÓN Y CONTROL DE UNIDADES DE CONSERVACIÓN:UNIDADES DE CONSERVACIÓN:
l) SISTEMATIZACIÓN:l) SISTEMATIZACIÓN:
m) RESULTADOS Y CAPACITACIÓN:m) RESULTADOS Y CAPACITACIÓN:
CONCLUSION PARA LA ORGANIZACIÓN CONCLUSION PARA LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVODEL ARCHIVO
INGRESO DE LA INFORMACIÓN
Registro en el Registro en el Computador de la Computador de la informacion de las informacion de las Unidades DocumentalesUnidades Documentales
EDICIÓN DE DATOS
El sistema debe permitir El sistema debe permitir la edicion agil de la la edicion agil de la
informacioninformacion
PARA TENER UN CONTROL DE CALIDAD OPTIMOPARA TENER UN CONTROL DE CALIDAD OPTIMO
RECUPERACIÓN DE LA INFORMACIÓN
HISTORIAS LABORALES SIN NINGUN TIPO DE HISTORIAS LABORALES SIN NINGUN TIPO DE ORGANIZACIONORGANIZACION
HISTORIAS LABORALES SIN NINGUN TIPO DE HISTORIAS LABORALES SIN NINGUN TIPO DE ORGANIZACIONORGANIZACION
ESTADO INICIAL DEL ARCHIVOESTADO INICIAL DEL ARCHIVO
PROCESO DE ORGANIZACIÓN, PROCESO DE ORGANIZACIÓN, CLASIFICACION, SELECCIÓN Y VALORACIONCLASIFICACION, SELECCIÓN Y VALORACION
ENTREGA FINAL DEL ARCHIVO ORGANIZADO, SISTEMATIZADO, ALMACENADO Y UBICADO EN ESTANTERIA PARA SU RESPECTIVA
CONSULTA POR PARTE DE LA ENTIDAD
ASI LO RECIBIMOSASI LO RECIBIMOS
ASI LO ENTREGAMOS !!!ASI LO ENTREGAMOS !!!
7. CONSERVACIÓN
PROCESOS DE UN PGD
2. RECEPCIÓN
3. DISTRIBUCIÓN
4. TRÁMITE 6.CONSULTA
8. DISPOSICIÓN FINAL
5. ORGANIZACIÓN
1. PRODUCCIÓN
ARCHIVOS MICROFILMICOS
DINAMICOSCINEVIDEODVD
ESTATICOSPelículas Microfi lmProyección OpticaEmulsiones
ARCHIVOS MICROFILMICOS
a. MICROFILMACION
Definición y Conceptos Ventajas Características Proceso Convencional Composición de las películas
ARCHIVOS MICROFILMICOS
a. MICROFILMACION Propiedades de las
películas: Densidad Sensibil idad Resolución Tamaño, longitud,
espesor Proceso Duplicación-directa-
reversible
DIAZO Vesicular Grados de reducción Métodos de
microfi lmación Codif icación
RECEPCIONDOCUMENTOS
ACTUALIZACIONCARPETAS
APERTURA CARPETAS
VISOR
DOCUMENTOA
MICROF.
COPIDOC.
DUPLICACIONPELICULAS
DOC.
PREPARACIONDOCUMENTOS
REVELADO
SUPERVISION
C.C
DOCUMENTOREMICROFILMAR
AUTOMATIZACION
SCANNER
MICROFORMA
DOCUMENTOSMICROFILMADOS
RP RP
LECTORIMPRESOR
“FLUJOGRAMA PARA MICROFILMACION Y/O REPROGRAFIA”
MICROFILMACION
CONSULTA
CDD O
ARCHIVO DOCUMENTOS
ARCHIVOMICROFLM
ARCHIVO VIRTUAL
ARCHIVO MAGNETICO
.
SCANNER
IMPRESORA
MONITOR
CONTROL
COMPUTADOR
DRIVE DISCO
MAGNETICO
DRIVE DISCO
OPTICO
iMAGEN
ORIGINAL
iMAGEN
DUPLICADA
imagen digitalizada
Control de Periféricos Comunicaciones Indexacion Teclados Comprension/decomprension
Sftware sistema Software aplicaciones Almacenaje temporal imagenes digitalizadas
Almacenaje permanente de imágenes digitalizadas
Display Imágenes
Display Textos
Hardware y Software
REDES DE INFORMACION DOCUMENTAL a. INFORMACION Y COMUNICACIÓN
b. REDES E INFORMACION• Bases de Hardware para Redes de Información• Bases de Software y Protocolos para redes de
computadores• Organización y Búsqueda de información en redes:
Hipertexto y Mult imedia• Edición Electrónica• Imágenes Digital izadas• Tipos de Redes
ArchivoMagnético
ArchivoMagnético
Base de DatosBase de Datos
ArchivoMicrofilmaciòn
ArchivoMicrofilmaciòn
ConsultaDato/Película/documento
ConsultaDato/Película/documento
CD-ROMCD-ROM
SoftwareHardware
SoftwareHardware
ScannerScanner
ConsultaDato/Documento
ConsultaDato/Documento
SistematizaciónSistematización Base de Datos(Documentos)
Base de Datos(Documentos)
ConsultaDatos
ConsultaDatos
DiscosOpticos
DiscosOpticos
ScannerDIGITALIZACION
ScannerDIGITALIZACION
SoftwareHardware
SoftwareHardware
ConsultaDato/Documento
ConsultaDato/Documento
ARCHIVOCENTRAL
(Fìsico)
ARCHIVOCENTRAL
(Fìsico)
REDES DE INFORMACION DOCUMENTAL
REDES DE INFORMACION DOCUMENTAL
c. GERENCIA DE LA INFORMACION• Datos• Documentos• Imágenes• Consulta
MONTAJE DEL CENTRO DE INFORMACION DOCUMENTAL
DISEÑO PROPUESTO• Análisis de los diferentes documentos• Definir archivo general• Estudio para implementar Sistema Reprográfico• Métodos de Almacenaje• Control de Calidad – Riesgos• Distr ibución en Planta• Flujo de Información• Flujo Materiales• Flujo de Documentos• Areas de Trabajo• Area de Consulta• Reciclaje de Papeles
MONTAJE DE UN CENTRO DE INFORMACIÓN DOCUMENTAL.
DOCUMENTOS REPROGRAFIADOS
ARCHIVO HISTORICO
RECICLAJE
ARCHIVO GENERAL DE DOCUMENTOS
ACTAS
MICROFORMAS (Pel)ROCOLA CD’ S
Duplicadoe Microfichas.
Lector Impresor
Destructora Documentos
TERMINAL
Almacén Temporal Doctos preparados Revisión General de
DocumentosJEFATURA Lector / Terminal
SUPERVISOR Lector Staff Jurídico DIGITACION
INDIZACION Actas Relaciones
Consulta USUARIOSSALA DE CONSULTA
Sensito-Denmsi-Proceso
LABORATORIO (C de C)Inspección
Test
Mesa 1 Mesa 2
Mesa 3 Mesa 4
L O C K E R S
Seleccion
Expurgo Asignación
Codif icación
ESCANEADO Monitor Escanner Impresora
ALMACEN Insumos
CABINA Microfilm
PREPARACION
RECOLECCION
CONCLUSIONES
GRACIAS...
FIN...