Experiencia sobre Control de Proyectos Externalizados

en Grandes OrganizacionesJose Antonio Martínez Ontiveros

www.immediait.comTwitter: @ImmediaIT

Contexto del problema

Aproximación a la solución

Resultados obtenidos

Conclusiones y evolución

Externalización de Proyectos en Grandes Organizaciones

Índice

Immedia

Desarrollamos software…

… que le facilite a las empresas…

…aprovechar e integrar la información

procedente de sus proyectos, procesos o

productos.

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CONTEXTODELPROBLEMA

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Organización

ESA (European Space Agency):

� Canaliza el esfuerzo de los países miembro para desarrollar las capacidades y beneficios del espacio.

ESA-ESOC (European Space Operations Centre):

� Operaciones de satélites

� Desarrollo de SW de control

Características:

� Proyectos complejos y críticos

� Tradicionalmente preocupados por calidad y buenas prácticas

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Objetivos de BIRF

Estructuras contractuales complejas:

� Programas y Contratos marco

� Principalmente proveedores externos

� Consorcios con empresas de diferentes países

Tipos de proyectos:

� Estudios cortos hasta proyectos operacionales de años

� Trabajo onsite o localizado en el proveedor

� Consultoría, desarrollos a medida, proyectos mixtos

Una organización grande…

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PRIME CONTRACTORS

SUBCONTRATISTAS

Problemas derivados

Es difícil controlar equipos distribuidos:

� Saber el estado de cada proyecto y anticiparse a problemas

� Visibilidad global para dimensionar recursos

Estilos diferentes de gestión de proyectos:

� Metodologías estándar pero ejecución heterogénea

� Reporting de muchas formas distintas

� Esfuerzo excesivo en tareas de control

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Objetivos de BIRF

Controlar eficazmente los proyectos:

� Evaluación exacta y objetiva del estado del proyecto, y de la calidad del resultado final

¿Cómo ser más eficaces?

� Normalizando la forma de reportar de los contratistas

� Automatizando tareas de gestión e interfaces

� Acceso rápido de los participantes y gestores a la información

¿Qué se quiere hacer?

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APROXIMACIÓNA LA SOLUCIÓN

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Funcionalidad

Aplicación web corporativa

� Integrada en el entorno de desarrollo y gestión

Punto de entrada único a la información de los proyectos

Idea principal

Grupos de interés:

� Jefes de Proyecto (Contratistas)

� Technical Officers

� Directores de División

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¿Qué es BIRF?

BIRF: Business Intelligence and Reporting Framework

� BIRF-SW: Business Intelligence aplicada a proyectos de

desarrollo de software

Estudios previos:

� Colaboración con la Universidad de Coímbra

� Prácticas internas basadas en estándares

El proyecto BIRF

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¿Qué es BIRF?

INICIACIÓN

PLANIFICACIÓN

EJECUCIÓN

SEGUIMIENTO Y CONTROL

CIERRE

Grupo de procesos del PMBoK

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¿Qué es BIRF?

Un proyecto sobre control de proyectos

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Business Intelligence, una tecnología genérica y madura:

� Herramientas para analizar información clave

� Normalmente información de negocio (ventas,

beneficios, producción, …)

Aplicación de Business Intelligence a la gestión de proyectos.

¿Qué se ha usado?

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Permite más fácilmente:

� Recopilar información de distintas fuentes

� Construir indicadores clave de rendimiento con

diferentes niveles de agregación y detalle

� Acceder a la información de una manera más simple

e intuitiva

� Almacenar y tratar la información histórica

¿Porqué BI?

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Seamos ágiles

Desarrollo iterativo basado en metodologías de gestión ágiles

Involucración del usuario final en la definición

Desarrollo utilizando herramientas existentes

� Componentes Open Source suficientemente maduros

� Reducción del coste final

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RESULTADOSOBTENIDOS

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ALMACENAMIENTODATA WAREHOUSE

EXTRACCIÓN, TRANSFORMACIÓN

Y CARGA (ETL)

RESULTADOS A TRAVÉS DE DASHBOARDS

Rational Change

Se comienza normalizando toda la información relacionada con el estado

y progreso de los proyectos en marcha:

Tareas y Paquetes de Trabajo, Hitos, Personal, Riesgos,

Reuniones, Cambios, Progreso, Costes, Incidencias, etc.

(Posterior)

Funcionamiento general

Conversor

Conversor

BIRF-XML

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Funcionalidad: Informes

Análisis detallado de la información

� Tablas dinámicas interactivas

� Exportación a otros sistemas

Capacidades de análisis

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Funcionalidad: Informes

Informes a medida en PDF

� Progreso mensual

� Informes por Sección/División

Reporting

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CONCLUSIONESY EVOLUCIÓNFUTURA DELPROYECTO

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Evolución de BIRF a WIPBI

Hemos conseguido…

� Mejorar la visión del estado de los proyectos en

niveles altos de gestión

� Ahorrar tiempo en tareas manuales y repetitivas

� Entorno de trabajo más homogéneo

¿Qué más?

� No sólo controlar, mejora continua

� Base para generar un histórico de proyectos

realizados

Conclusiones

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Evolución de BIRF a WIPBI

¿Podemos mejorar la capacidad de diagnosticar?

Evolución futura

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Explotemos los datos históricos: detectar casos similares,

predecir problemas

Tecnologías que nos ayudan:

� Data Mining

� Sistemas Basados en el

Conocimiento

Evolución de BIRF a WIPBI

Otros entornos de gestión de proyectos: WipBI

� Evolución de BIRF hacia propósito más general

� Plataforma SaaS en Cloud

� Centrada en relaciones Cliente-Proveedor

� Buscando la integración con terceros (MS Project,

OpenProj, JIRA, PPM)

Evolución futura

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