Post on 22-Jul-2015
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PRODUCTIVIDAD PERSONAL
5 ETAPAS DEL FLUJO DE TRABAJO
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CAPTURAR
Productividad personal: Recopilación
Vaciar la mente
y tener la seguridad
de que no se nos escapa nada
Productividad: Capturar
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¿Qué es lo primero que hago cada vez que “me llega” una nueva
tarea o idea?
Productividad personal: Recopilación Productividad personal: Recopilación Productividad: Capturar
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Productividad personal: Recopilación Productividad personal: Recopilación Productividad: Capturar
CÓMO CAPTURAR
Todo lo que esté en tu cabeza: ¿Qué tienes en tu mente?
Captura en el momento pero no proceses ni hagas. No pienses demasiado. Simplemente anótalo
Recomendado: mantener abierta siempre la aplicación de captura
Menor número posible de bandejas de entrada
Vaciarlas periódicamente
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Productividad personal: Recopilación Productividad personal: Recopilación Productividad: Capturar
MENTE EXTENDIDA Que todos los frentes estén en tu sistema, no en tu cabeza
1. Fiable 2. Externa 3. Actualizada
¡Atención!:
«Cortar» y «pegar»
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¿DEBERES?/ ¿QUERERES?
Utiliza las listas de referencia para capturar
y recopilar todos tus frentes abiertos
Productividad personal: Recopilación Productividad personal: Recopilación Productividad: Capturar
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PROCESAR
Productividad personal: Procesamiento y organización
Tomar decisiones
sobre cada cosa que haya llamado nuestra atención y dejar las cosas claras
Productividad personal: Recopilación Productividad: Procesar y Organizar
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Productividad personal: Procesamiento y organización Productividad personal: Recopilación Productividad: Procesar y Organizar
Procesar no es hacer. Supone dedicar unos minutos a cada “cosa” para definir exactamente de qué se trata y cuál es el siguiente paso: de la «materia prima» a la «elaborada»…
“Elegir o no elegir, esa es la cuestión”
Procesar las cosas una a una
Uno o dos momentos al día para reunirte contigo mismo
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“Cosas” que hacer, asuntos
Bandeja de entrada
¿Qué es?
¿Requiere acción esta semana?
NO
TIRAR
INCUBAR
ARCHIVAR
Productividad personal: Procesamiento y organización Productividad personal: Procesamiento y organización Productividad personal: Recopilación Productividad: Procesar y Organizar
…FILTRAR LO QUE NO VAS A HACER
ESTA SEMANA…
TOMAR DECISIONES PARA…
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“Cosas” que hacer, asuntos
Bandeja de entrada
¿Qué es?
¿Requiere acción esta semana?
SÍ
¿Te llevará menos de dos minutos?
SÍ NO
HACER DELEGAR DIFERIR
Productividad personal: Procesamiento y organización Productividad personal: Procesamiento y organización Productividad personal: Recopilación Productividad: Procesar y Organizar
…ELEGIR AQUELLO SOBRE
LO QUE TE VAS A CENTRAR…
TOMAR DECISIONES PARA…
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“Cosas” que hacer, asuntos
Bandeja de entrada
¿Qué es?
¿Requiere acción esta semana?
SÍ
NO
¿Te llevará menos de dos minutos?
SÍ NO
HACER DELEGAR DIFERIR
TIRAR
INCUBAR
ARCHIVAR
Productividad personal: Procesamiento y organización Productividad personal: Procesamiento y organización Productividad personal: Recopilación Productividad: Procesar y Organizar
6 TIPOS DE DECISIONES
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PROCESAR… Y ORGANIZAR
Productividad personal: Procesamiento y organización
Antes de hacer, aclarar…
y clasificar
Productividad personal: Recopilación Productividad: Procesar y Organizar
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“Cosas” que hacer, asuntos
Bandeja de entrada
¿Qué es?
¿Requiere acción esta semana?
NO
Papelera
SI… NO REQUIERE ACCIÓN/ NO ME SIRVE…
Ejemplo: Email sobre nuevo producto bancario
Productividad personal: Procesamiento y organización Productividad personal: Procesamiento y organización Productividad personal: Recopilación Productividad: Procesamiento y organización
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“Cosas” que hacer, asuntos
Bandeja de entrada
¿Qué es?
¿Requiere acción esta semana?
NO
Papelera
“Incubadora” • «Próximas semanas» • «Algún día/ Tal vez»
Ejemplo: Artículo recomendado por Álvaro
NO SI… NO REQUIERE ACCIÓN/ QUIZÁS ME SIRVA…
Productividad personal: Procesamiento y organización Productividad personal: Procesamiento y organización Productividad personal: Recopilación Productividad: Procesamiento y organización
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“Cosas” que hacer, asuntos
Bandeja de entrada
¿Qué es?
¿Requiere acción esta semana?
NO
Papelera
“Incubadora” • «Próximas semanas» • «Algún día/ Tal vez»
Archivo (cuando haga
falta)
Ejemplo: Publicidad sobre oferta de móviles
NSI… NO REQUIERE ACCIÓN/ QUIZÁS ME SIRVA…
Productividad personal: Procesamiento y organización Productividad personal: Procesamiento y organización Productividad personal: Recopilación Productividad: Procesamiento y organización
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Productividad personal: Procesamiento y organización Productividad personal: Procesamiento y organización Productividad personal: Recopilación Productividad: Procesamiento y organización
El cerebro es un «yonki» adicto a tachar
Nos sentimos atraídos por el «índice de tachabilidad»
No podemos hacer cosas o ideas, solo acciones
¡¡¡ ATENCIÓN !!! ¿CÓMO DEFINIR NUESTRAS ACCIONES
CON UN LENGUAJE PRODUCTIVO?
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“Cosas” que hacer, asuntos
Bandeja de entrada
¿Qué es?
¿Requiere acción esta semana?
¿Cuál es la acción siguiente?
SÍ
¿Te llevará menos de dos minutos?
SÍ
Hacerlo
Productividad personal: Procesamiento y organización Productividad personal: Procesamiento y organización Productividad personal: Recopilación Productividad: Procesamiento y organización
SI… REQUIERE ACCIÓN/ MENOS DE 2 MINUTOS…
Ejemplo: Hacer una reserva para comer en el restaurante Donostiarra
Siguiente ACTIVIDAD FÍSICA NECESARIA, VISIBLE y EJECUTABLE DE UNA VEZ par a que la situación de algo avance, con un verbo descriptivo
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“Cosas” que hacer, asuntos
Bandeja de entrada
¿Qué es?
¿Requiere acción esta semana?
¿Cuál es la acción siguiente?
SÍ
¿Te llevará menos de dos minutos?
SÍ NO
Hacerlo Delegarlo
A la espera (de que lo hagan)
SI… REQUIERE ACCIÓN/ MÁS DE 2 MINUTOS/ CADUCA Y LO PUEDE HACER OTRO…
Ejemplo: Isabel me enviará el resumen mensual
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“Cosas” que hacer, asuntos
Bandeja de entrada
¿Qué es?
¿Requiere acción esta semana?
¿Cuál es la acción siguiente?
SÍ
¿Te llevará menos de dos minutos?
SÍ NO
Hacerlo Delegarlo Diferirlo
Agenda (fecha para hacerlo)
SI… REQUIERE ACCIÓN/ MÁS DE 2 MINUTOS/ CADUCA CON FECHA …
Ejemplo: Reunión de grupo de trabajo del proyecto “X” el 25/3
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“Cosas” que hacer, asuntos
Bandeja de entrada
¿Qué es?
¿Requiere acción esta semana?
¿Cuál es la acción siguiente?
SÍ
¿Te llevará menos de dos minutos?
SÍ NO
Hacerlo Delegarlo Diferirlo
Próximas acciones (en cuanto pueda)
Ejemplo: Preparar la reunión con el cliente X
SI… REQUIERE ACCIÓN/ MÁS DE 2 MINUTOS/ CADUCA SIN FECHA …
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Viaje a USA organizado
“Cosas” que hacer, asuntos
Bandeja de entrada
¿Qué es?
¿Requiere acción?
¿Cuál es la acción siguiente?
SÍ, varias
¿Te llevará menos de dos minutos?
SÍ NO
Hacerlo Delegarlo Diferirlo
Lista de Proyectos
Proyecto de varios pasos
A la espera (de que lo hagan)
Agenda (fecha para hacerlo)
Próximas acciones (en cuanto pueda)
SI… REQUIERE ACCIÓN/ PERO ES UN RESULTADO QUE REQUIERE MÁS DE UNA ACCIÓN…
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“Cosas” que hacer, asuntos
Bandeja de entrada
¿Qué es?
¿Cuál es la acción siguiente?
SÍ
NO
¿Te llevará menos de dos minutos?
SÍ NO
Hacerlo Delegarlo Diferirlo
Papelera
“Incubadora” (Seguimiento)
Archivo (cuando haga
falta)
Lista de proyectos
Proyecto de varios pasos
A la espera (de que lo hagan)
Agenda (fecha para hacerlo)
Próximas acciones (en cuanto pueda)
« Diagrama de flujo de trabajo »
¿Requiere acción?, ¿Es acción o proyecto?
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Productividad personal: Procesamiento y organización Productividad personal: Procesamiento y organización Productividad personal: Recopilación
1. PAPELERA 2. INCUBADORA 3. ARCHIVO DE CONSULTA O REFERENCIA 4. LISTA A LA ESPERA 5. AGENDA 6. LISTA DE PRÓXIMAS ACCIONES 7. LISTA DE PROYECTOS… 8. LISTA DE MATERIAL DE APOYO A PROYECTOS 9. LISTA DE CONTROL/ RUTINAS
ORGANIZAR: 7 HERRAMIENTAS + 2
Productividad: Procesar y Organizar
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PARA ELEGIR ACCIONES: CONTEXTOS
Productividad personal: Procesamiento y organización Productividad personal: Procesamiento y organización Productividad personal: Recopilación Productividad: Procesar y Organizar
Lugar: #oficina, #casa, #recados, #cualquiera
Herramienta: #teléfono, #ordenador, #mail, #conectado, #desconectado
Persona: @Persona1, @Persona2, etc.
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PARA ELEGIR ACCIONES: SUBCONTEXTOS
Productividad personal: Procesamiento y organización Productividad personal: Procesamiento y organización Productividad personal: Recopilación Productividad: Procesar y Organizar
Tiempo: Mucho, poco…
Energía: Alta, baja…
Combinaciones:
• Mucho tiempo y energía, Poco tiempo y energía… • #Enfoque, #Rápidas, #Zombies
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Productividad personal: Mantenimiento del sistema Productividad personal: Procesamiento y organización Productividad personal: Procesamiento y organización Productividad personal: Recopilación Productividad: Revisar
REVISAR
Consultar tu sistema para decidir qué debes hacer
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Productividad personal: Mantenimiento del sistema Productividad personal: Procesamiento y organización Productividad personal: Procesamiento y organización Productividad personal: Recopilación Productividad: Revisar
1. A diario: procesar bandejas entrada y revisar agenda y próximas acciones
2. Semanal: todas las listas
3. Cuando necesites
REVISAR PARA MANTENER Y OPTAR
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1. Compromisos de la agenda
2. Evaluar las acciones por criterios (contexto, tiempo y energía)
Productividad personal: Mantenimiento del sistema Productividad personal: Procesamiento y organización Productividad personal: Procesamiento y organización Productividad personal: Recopilación Productividad: Revisar
REVISIÓN DIARIA
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1. Captura y procesa lo pendiente
2. Revisa y piensa en tu agenda
3. Revisa y actualiza tu(s) lista(s) de proyectos (al menos una acción)
4. Actualiza tus listas de próximas
acciones y «próximas semanas»
5. Revisa tu lista «A la espera»
Productividad personal: Mantenimiento del sistema Productividad personal: Procesamiento y organización Productividad personal: Procesamiento y organización Productividad personal: Recopilación Productividad: Revisar
REVISIÓN SEMANAL
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HACER
Productividad personal: Ejecución
La expresión de la productividad:
En cada momento
lo más adecuado
Productividad personal: Mantenimiento del sistema Productividad personal: Procesamiento y organización Productividad personal: Procesamiento y organización Productividad personal: Recopilación Productividad: Hacer
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FORMAS DE TRABAJAR
Productividad personal: Ejecución
Según surge
Productividad personal: Mantenimiento del sistema Productividad personal: Procesamiento y organización Productividad personal: Procesamiento y organización Productividad personal: Recopilación Productividad: Ejecución
Trabajo predefinido
Definir el trabajo
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FORMAS DE TRABAJAR: SEGÚN SURGE
Productividad personal: Ejecución Productividad personal: Mantenimiento del sistema Productividad personal: Procesamiento y organización Productividad personal: Procesamiento y organización Productividad personal: Recopilación Productividad: Ejecución
Intentar evitar interrupciones
Aprender a gestionarlas: 1. “Espera un segundo” 2. Capturar qué estabas
haciendo exactamente 3. Mandarlo a la bandeja de
entrada
Evaluar
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FORMAS DE TRABAJAR: DEFINIR EL TRABAJO
Productividad personal: Ejecución Productividad personal: Mantenimiento del sistema Productividad personal: Procesamiento y organización Productividad personal: Procesamiento y organización Productividad personal: Recopilación Productividad: Ejecución
Es “procesar” y “organizar” Es lo que mayor retorno produce
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FORMAS DE TRABAJAR: TRABAJO PREDEFINIDO
Productividad personal: Ejecución Productividad personal: Mantenimiento del sistema Productividad personal: Procesamiento y organización Productividad personal: Procesamiento y organización Productividad personal: Recopilación Productividad: Ejecución
Agenda
Próximas acciones por criterios
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Productividad personal: Ejecución Productividad personal: Mantenimiento del sistema Productividad personal: Procesamiento y organización Productividad personal: Procesamiento y organización Productividad personal: Recopilación Productividad: Hacer
UN EJEMPLO DE DÍA DE TRABAJO CON GTD
1. Procesar las bandejas de entrada para tener las listas actualizadas.
2. Echar un vistazo a la lista “a la espera” y enviar recordatorios necesarios.
3. Según contexto y energía, tiempo para trabajar en proyectos más importantes. No hay recetas (2-3 bloques de trabajo pesado y 2-3 de no pesado (intensidad)
4. Descansos de 5 minutos entre bloque y bloque
5. Revisión rápida de todo el sistema