PROTOCOLO Y COPIAS

O Qué errores se cometen en la formación del

protocolo que se consideran insubsanables

y cómo se corrigen.

INSUBSANABLES

O alterar la numeración cardinal de los instrumentos,

O Alterar la numeración cardinal de la foliación

O Alteral el orden de la serie; (excepto protocolizaciones o

compra de otro lote)

O dejar una página en blanco no líneas.

O o inutilización de una hoja o pliegos¿? del protocolo,

• El notario acudirá a un Juez de Primera Instancia del orden civil, el cual al constatar el error y en vista de las razones expuestas por el notario, podrá acordar la enmienda, levantándose al efecto un acta, certificación de la cual se agregará entre los comprobantes del protocolo.

• El juez sólo constata el error, si se trata de la alteración de la numeración no puede agregar otro número sólo darle validez. P.e. si hay dos instrumentos con el mismo número no puede agregar al segundo “un bis” o una “A”

Cuando el notario se encuentra ausente o ha

fallecido, quién es el encargado de extender

copias o testimonios de los instrumentos que

obran en el protocolo.

AUSENCIA

• Si la ausencia es mayor de un año debe ENTREGAR, (no depositar porque él es el depositario) en el Archivo General de Protocolos en la capital, o al juez de primera instancia civil donde no exista oficina del AGP quien lo remitirá al AGP; por lo que es el director del archivo quien debe extender las copias o testimonios.

• Si la ausencia es menor, a un año el protocolo debe ser depositado en otro notario quien podrá extender testimonios e informes en relación al protocolo depositado.

• Debe darse aviso firmado por ambos notarios al AGP, en la capital, o al juez de primera instancia civil en los departamentos donde no exista oficina del AGP. El aviso contendrá la dirección de la oficina del notario depositario.

FALLECIMIENTO

O El protocolo debe de entregarse al Archivo

General de Protocolos por lo que

corresponde al Director del mismo extender

los testimonios y copias.

PROTOCOLO

Etimología:

Del griego PROTOS: primero, principal.

Y COLLUM: lugar, parte o miembro.

O

Del latín COLLATIO: confrontación o cotejo.

PROTOS: primera confrontación.

ACEPCIÓN ACTUAL:

Conjunto de escrituras públicas y otros instrumentos públicos hechos durante un año, por orden cronológico y en forma prescrita por la ley. Art. 8 Código de Notariado

¿Por qué es la colección ordenada?

Art. 13 num 2 c. de n.

¿Por qué es la colección anual?

Art. 11 c. de n.

FINALIDADES

O Durabilidad

O Seguridad

O Función de publicidad limitada a los

contratos entre vivos. Art. 22 c. de n.

PROPIEDAD O DEPÓSITO

LA PROPIEDAD del protocolo la tiene el Estado, quien delega en el notario la fe pública para ello deposita el protocolo en el notario.

EL DEPÓSITO: El notario guarda y conserva el protocolo como depositario, por toda su vida profesional; por lo que en caso de ausencia, al ser inhabilitado o a su fallecimiento debe devolverse al Estado por medio del Archivo General de Protocolos.

Siendo técnicamente incorrecto decir “mi protocolo, o protocolo del notario”, lo correcto es “protocolo a cargo del notario…”

CONTENIDO

Art. 8 Código de Notariado:

O Escrituras

O Actas de protocolización

O Razones de legalización de firmas y

O Otros documentos que el notario registra de

conformidad con el Código de Notariado

(esta ley): razón de cierre, índice, atestados.

FORMALIDADES

EN CUANTO A FORMACIÓN DEL PROTOCOLO:

O APERTURA:

Con el primer instrumento público autorizado, previo pago del derecho de apertura. Art. 11 y 12 c. de n.

¿Y si no se paga el derecho de apertura de protocolo?

O Se forma por hojas de papel sellado especial para protocolos. Art. 9 c. de n. Se vende a notarios activos y habilitados.

¿Se puede encomendar al procurador su compra?

¿Se puede adquirir papel sellado especial para protocolos por encargo de otro notario?

FORMALIDADES

O CARACTERÍSTICAS DEL PAPEL SELLADO:

O El protocolo del escribano de gobierno y de los agentes diplomáticos y consulares, testimonios e índice: de lino o similar. Art. 10 c. de n.

O FOLIACIÓN CARDINAL en cifras: 1, 2, 3…

O ININTERRUPCIÓN DE LA NUMERACIÓN FISCAL: excepto cuando protocolice documentos o haya terminado la serie que esté usando. Art. 13 num 6 c. de n.

FORMALIDADES

O ESPACIOS EN BLANCO: que permitan intercalaciones se llenarán con una línea ANTES DE QUE sea firmado. Art. 13 num 7 c. de n.

O CIERRE: Art. 12 c. de n.

1. Cada año, el 31 de diciembre; o

2. Cuando dejare de cartular.

¿Y si no redacta la razón de cierre?

¿Qué efectos se producen en el protocolo y en los instrumentos públicos que contiene?

¿Se podría redactar después del índice?

FORMALIDADES

O ÍNDICE: Posterior, en papel común. Pueden usarse cifras y abreviaturas. Art. 15 c de n.

¿Cuál es el efecto de redactar parte del índice en el reverso de la hoja de papel sellado especial de protocolos que sobre?

O ATESTADOS: al final del protocolo, se refieren a los

documentos que tengan relación con los instrumentos

autorizados. P.e. fotocopias de títulos de propiedad o

de representación, copia de acta de sobrevivencia o del

inventario, copia de documentos de identificación, recibo

de apertura, constancia de entrega de testimonios

especiales, avisos de cancelación, avisos trimestrales, etc.

FORMALIDADES

O EMPASTADO: (no encuadernado) dentro de los treinta días siguientes a su cierre.

RELATIVAS A LOS INSTRUMENTOS PÚBLICOS:

O IDIOMA: español, oficial.

O MEDIO: máquina o impresora o a mano de manera legible y sin abreviaturas.

O NUMERACIÓN CARDINAL: 1,2, 3 o UNO, DOS, TRES…

O RIGUROSO ORDEN CRONOLÓGICO.

FORMALIDADES

O SIN ESPACIOS, sólo para las firmas y la

autorización.

O EN EL CUERPO (antecedentes y

estipulación) las fechas, números o

cantidades se expresarán con letras.

¿letras, y cifras entreparéntesis?

O DISCREPANCIAS: entre lo escrito en letras y

cifras, se estará a lo escrito en letras. Art.

13 num. 4.

FORMALIDADES

O Los documentos que deban insertarse o las partes conducentes que se transcriban, se copiarán textualmente. P.e. boleta de depósito en la constitución de sociedad mercantil.

O Las adiciones, entrerrenglonaduras, testados, excedidos (art. 4 reglamento de la ley de timbres) deben salvarse al final del instrumento ANTES DE QUE SEA FIRMADO. Caso contrario serán nulas.

O Enmendaduras son prohibidas, borrar o corrector líquido.

COPIAS NOTARIALES

COPIA O TESTIMONIO

En la legislación guatemalteca, TESTIMONIO y COPIA SIMPLE LEGALIZADA, que por su naturaleza son DOCUMENTOS NOTARIALES no instrumentos públicos.

RAZÓN DE SER:

Quedando el instrumento público incorporado al protocolo, resulta la necesidad de proveer a los interesados de traslados o reproducciones del original que reciben el nombre de copias para probar y ejercer sus derechos.

DEFINICIONES

O La reproducción literal de un instrumento público, protocolado, autorizado por notario competente con las formalidades de derecho. (Fernández Casado)

O “el testimonio literal dela escritura matriz, expedido en forma legal” (Salvat)

O Copia fiel de los instrumentos protocolares extendida, sellada y firmada por el notario. Art. 66 c, de n.

O NO EXISTEN LAS HIJUELAS,DESDE LA ENTRADA EN VIGOR DEL CÓDIGO DE NOTARIADO, NUNCA HAN EXISTIDO. O SI ALGUNA VEZ EXISTIERON FUERON DEROGADAS POR EL CÓDIGO DE NOTARIADO O EL CÓDIGO PROCESAL CIVIL Y MERCANTIL.

CLASES

O POR RAZÓN DE SU EFICACIA: auténticas o simples.

O POR RAZÓN DE SU CONTEXTO: totales o parciales.

O POR PRIORIDAD DE SU EXPEDICIÓN: primeras y segundas o subsiguientes.

La copia notarial con verdadera trascendencia jurídica es la copia total y autorizada, se caracteriza porque en ella hay una autenticación semejante a la del instrumento original matriz expedida con las formalidades exigidas por la ley.

Art. 66, 67, 69, 70, 71 c de n.

COPIAS SIMPLES LEGALIZADAS Art. 73 c de n O Se expiden sin formalidad, excepto fiscal. Un timbre

de cincuenta centavos por cada hoja.

O Por su finalidad y por su falta de garantías probatorias (excepto en la constitución de patrimonio familiar) carecen de trascendencia jurídica sus efectos son meramente informativos.

O Otorgarle valor a estas copias equivaldría a negarle toda razón de ser al testimonio.

O No se sabe si se pagó o no el impuesto respectivo.

O Mientras no se regule adecuadamente, su uso es limitado y su valor puramente informativo.

¿Se puede extender fotocopia simple de los instrumentos protocolares?

EXPEDICIÓN

O El notario autorizante, o el notario que tenga

a su cargo del protocolo por ausencia del

primero.

O Archivo General de Protocolos, en casos de

ausencia por más de un año, inhabilitación

o fallecimiento del notario.

O PERSONAS CON DERECHO A OBTENERLAS:

O Los otorgantes y cualquier persona que lo

solicite.

NEGATIVA DEL NOTARIO Art. 74, 76 c. de n.

O Si el notario se negare a extender testimonio, el juez de primera instancia civil, previa audiencia por veinticuatro horas al notario, para que exponga las razones que tuviere para negarse, dictará resolución y si ella fuere en el sentido de que se dé el testimonio y el notario no la , ordenará la ocupación del tomo respectivo y designará el notario que ha de extenderla.

O Algunos jueces, incidentan la petición.

FORMALIDADES DEL TESTIMONIO

O Manuscritos,

O A máquina,

O Impresas por cualquier otro medio (impresora)

O Fotocopia o fotostática la cual debe completarse con una hoja en la que se asentará la razón y se adherirán los timbres, si fuere el caso.

O Todas las hojas deben ir numeradas, selladas y firmadas por el notario.

O Indicación de número de hojas que se compone, personas a quienes se extiende,

O Lugar y fecha en que se compulse.

FORMALIDADES DEL TESTIMONIO

O Los documentos o diligencias protocoladas se considerarán parte de las escrituras respectivas, se insertarán en el testimonio.

O El plano certificada con una razón sellada y firmada por el notario en que se hará constar su identidad.

O Si se extiende por mandato judicial se inserta la providencia que lo ordene

O Si se extiende un notario por encargo de otro (ausencia menor de un año) deberá indicarse tal circunstancia.