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MINISTERIO DE DESARROLLO PRODUCTIVO Y ECONOMIA PLURAL
ZONA FRANCA COMERCIAL E INDUSTRIAL DE COBIJA Gestión 2009
REGLAMENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN Y MANEJO DEL FONDO ROTATIVO 1
REGLAMENTO PARA LA ADMINISTRACION Y MANEJO
DEL FONDO ROTATIVO
CAPITULO I
ASPECTOS GENERALES
ARTÍCULO 1.(OBJETIVO).- El MANUAL DE PROCEDIMIENTOS para la
administración y manejo del Fondo Rotativo para Gastos Menores de Oficina, tiene por
objeto determinar las atribuciones, deberes y obligaciones de los servidores públicos,
formalizando la plena responsabilidad con relación a la buena utilización de los recursos
de la Zona Franca Comercial e Industrial de Cobija.
ARTÍCULO 2. (DEFINICIÓN DE FONDO ROTATIVO PARA GASTOS MENORES
DE OFICINA).- Fondo Rotativo para Gastos Menores de Oficina, es el monto de dinero
que destina la Zona Franca Comercial e Industrial de Cobija, para satisfacer de
emergencia necesidades de compras menores de oficina para bienes y/o servicios cuando
no exista en almacenes.
Las compras por valor igual o menor a Bs. 1.000,00 (UN MIL 00/100 BOLIVIANOS) como
apoyo a las Unidades Funcionales para que cumplan sus objetivos de gestión.
ARTÍCULO 3. (MARCO LEGAL).- El presente Manual de Procedimientos ha sido
elaborado en el marco de las siguientes disposiciones legales vigentes:
"Ley 1178 de Administración y Control Gubernamental" (SAFCO) , Articulo 1
incisos c) y d) Articulo 14 incisos a) y b), Articulo 31 incisos a), b) y c), Articulo 38
Decreto supremo Nº 23318 – A.
Decreto Supremo 27328 del 30/01/2004, que aprueba las Normas Básicas del SABS.
D.S. 27330 31 Enero 2004, simplificación de tramites.
ARTÍCULO 4. (SU FUNCIONAMIENTO Y APLICACIÓN).- El Manual de
Procedimientos se aplica para:
Definir el conducto regular de las compras menores de oficina.
Definir cómo funciona el Fondo Rotativo, los recursos con que cuenta y forma de
reposición.
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Definir un conjunto de actividades que permita la asignación UNIFORME de
recursos a las unidades funcionales.
Definir un sistema de control para el cargo y descargo de cada Responsable.
ARTÍCULO 5. (ÁMBITO DE APLICACIÓN).- El presente MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS se constituye en el instrumento administrativo al que deben sujetarse
los Servidores Públicos de la Zona Franca Comercial e Industrial de Cobija responsables
del USO Y OTORGACION DE FONDOS ROTATIVOS para Gastos Menores de Oficina y
su Administración.
El alcance del presente Manual de Procedimientos comprende a la totalidad de los
servidores públicos de la Zona Franca Comercial e Industrial de Cobija en sus distintos
niveles jerárquicos, en función activa y bajo relación de dependencia por contrato de
trabajo de cualquier tipo, en ocasión de tener que cumplir funciones de trabajo en el área
urbana o rural, para la institución.
ARTÍCULO 6. (CUMPLIMIENTO).- La aplicación del presente Manual de
Procedimientos es responsabilidad de la Unidad Administrativa – Financiera de la Zona
Franca Comercial e Industrial de Cobija; estará sujeto a control del adecuado
cumplimiento por Auditoria Interna de acuerdo a las normas legales y disposiciones en
vigencia.
Ningún Servidor Público de Zofra – Cobija, podrá alegar desconocimiento al presente
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS como excusa o justificación de omisión, infracción o
violación de cualquiera de las disposiciones o el conducto regular.
ARTÍCULO 7. (REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN).- La Unidad Administrativa –
Financiera, la Jefatura de Contabilidad y Presupuestos en coordinación con el Área de
Reglamentos y Manuales una vez al año revisará el presente MANUAL con base en el
análisis de la experiencia de su aplicación introduciendo las modificaciones para su
actualización permanente.
ARTÍCULO 8. (DEFINICIÓN DE FONDO ROTATIVO).- El Fondo Rotativo es el
desembolso anticipado de Recursos Financieros que es autorizado mediante Resolución
Administrativa expresa, destinado a las Unidades o Áreas dependientes de Zofra – Cobija,
para cubrir gastos emergentes de requerimientos prioritarios para el cumplimiento de las
actividades de la institución. De acuerdo a las necesidades debidamente justificadas de
una Unidad o Área funcional determinada, el Director General Ejecutivo podrá autorizar
mediante Resolución Administrativa, más de un Fondo Rotativo.
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ARTÍCULO 9. (ASIGNACIÓN DE RECURSOS).- Para la asignación de recursos a
través del Fondo Rotativo, deberá tomarse en cuenta los siguientes aspectos.
a) La creación de un Fondo Rotativo, deberá ser aprobado mediante Resolución
Administrativa, en la que se deben presentar al Director General Ejecutivo todas las
justificaciones suficientes para tal fin, mediante un informe o comunicación escrita por
cada uno de Jefes de Unidad solicitantes
b) Los desembolsos para los Fondos Rotativos se realizaran con cargo al presupuesto
aprobado de la gestión de la Zona Franca Comercial e Industrial y que estén
consignados en el POA correspondiente.
c) En la Resolución Administrativa que autoriza la creación de un Fondo Rotativo, deberá
especificarse claramente el nombre del Responsable, el monto y destino de acuerdo a
las partidas asignadas en el Presupuesto.
CAPITULO II
MONTO Y MOVIMIENTO DEL FONDO ROTATIVO PARA
GASTOS MENORES DE OFICINA
ARTÍCULO 10. (MONTO Y DESTINO DEL FONDO ROTATIVO PARA GASTOS
MENORES DE OFICINA).- El monto asignado al responsable del manejo del Fondo
Rotativo para Gastos Menores de Oficina es de:
REPARTICIÓN MONTO BASE LEGAL Unidad Administrativa y Financiera Bs. 10.000,00
Unidad de Asesoría Jurídica Bs. 3.000,00
ARTÍCULO 11. (DISPOSICIÓN DEL FONDO ROTATIVO PARA GASTOS MENORES
DE OFICINA).- Los recursos asignados al Fondo Rotativo para Gastos Menores de
Oficina - Caja Chica, solo podrán ser utilizados en casos de emergencia y solamente para
compras de ítems incluidos en las partidas presupuestarias y de acuerdo a la naturaleza de
la Unidad o Área Funcional respectiva.
Los recursos asignados al Fondo Rotativo para Gastos menores de Oficina, únicamente
podrán ser utilizados de acuerdo a la partida presupuestaria y al clasificador de gastos
vigente para compras menores de oficina por la Caja Chica de la Unidad Administrativa –
Financiera, Caja Chica del Área de Contabilidad y Presupuestos, Caja Chica de la
Unidad de Asesoría Jurídica.
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ARTÍCULO 12. (APERTURA DEL FONDO ROTATIVO).- Otros Fondos Rotativos, se
crearán mediante Resolución Administrativa específica
ARTÍCULO 13. (PREVISIÓN PRESUPUESTARIA).- Para la correspondiente
asignación de recursos en las partidas del presupuesto de gastos menores de oficina, la
Dirección General Ejecutiva, Unidades, Áreas, Programas y Proyectos de la Zona Franca
Comercial e Industrial de Cobija, deberán programar en el POA respectivo, para su
inclusión en el presupuesto anual de los gastos en las partidas correspondientes.
ARTÍCULO 14. (ENCARGADO DE MANEJO).-
El Encargado de administrar el FONDO ROTATIVO DE GASTOS MENORES DE
OFICINA será el Encargado de Tesorería – Cajero Habilitado.
El encargado del Fondo Rotativo, tendrá la responsabilidad de recibir las Solicitudes de
Fondos de Caja Chica (Formulario ZFC/ACP/SFCC-001), debidamente autorizadas por el
inmediato superior en jerarquía del solicitante, verificando si cumplen con los requisitos
establecidos y realizar su seguimiento hasta el momento del pago y descargo documentado
de los mismos.
El Encargado del manejo de administrar el Fondo, guardará y custodiará todo el efectivo
desembolsado para el funcionamiento del Fondo Rotativo.
ARTÍCULO 15. (PAGOS O GASTOS).- Los pagos o gastos que se efectúen con los
recursos del Fondo Rotativo para gastos menores de Oficina, deben ser requerimientos de
urgencia justificada, según las necesidades de las Unidades Funcionales.
Todo desembolso deberá estar autorizado por el Jefe de Unidad.
En el caso expreso de materiales y suministros, éstos serán adquiridos únicamente cuando
en Almacenes de ZOFRA, se evidencie la inexistencia de los mismos.
Análogamente para el caso de compra de servicios cuando el Área de Bienes y Servicios no
esté en condiciones de ejecutar el servicio demandado.
ARTÍCULO 16. (USUARIOS DEL FONDO).- El Fondo Rotativo para gastos menores de
Oficina, es solamente para funcionarios regulares de Zofra – Cobija o funcionarios de
proyectos de la misma.
Funcionarios o personeros de Convenios y contratos específicos con Zofra – Cobija,
también son beneficiarios del Fondo.
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Para invitados especiales, funcionarios de Instituciones colaboradoras y otras, se aplica el
Manual de Procedimientos Especial.
ARTÍCULO 17. (RESPALDO DE FACTURAS).- Todos los gastos deben ser respaldados
con facturas fiscales extendidas a nombre de la “Zona Franca Comercial e Industrial de
Cobija (ZOFRA – COBIJA)” consignando el Numero de Identificación Tributaria (NIT)
Nº 1015913022 y con el detalle de la compra en la glosa de la Factura o Nota Fiscal,
exceptuando los montos iguales o menores a Bs. 5.00.- (Cinco 00/100 Bolivianos).
En caso de compras y/o servicios sin Facturas, el Cajero Habilitado, retendrá los
impuestos de Ley y adjuntará un RECIBO OFICIAL (ZFC/ACP/SFCC-002) con la firma y
número de Cedula de Identidad del vendedor o alternativamente la huella digital del
comerciante registrando el descuento del impuesto de ley.
Si las compras de bienes o servicios se realizan en puestos de ventas ambulantes y
ocasionales, deberá llenarse necesariamente un RECIBO OFICIAL INTERNO
(ZFC/ACP/SFCC-002) para la constancia del gasto por montos menores o iguales a Bs.
5,00.- con el nombre y firma (o huella digital) del vendedor.
ARTÍCULO 18. (RECONOCIMIENTO DE PASAJES URBANOS).- El reconocimiento por concepto de pasajes urbanos adquiridos en situación de emergencia
previamente a la autorización de la solicitud de caja chica o para los casos de viajes
oficiales del área rural a Cobija, se realizará de acuerdo con las tarifas oficiales de
transporte terrestre o fluvial, nacional o internacional salvo demostración documentada de
precio superior.
De acuerdo al destino de la comisión de servicio dentro del radio urbano de la Ciudad de
Cobija, los pasajes podrán ser para taxi, moto taxi nacionales o internacionales según el
caso y en función de la disponibilidad de servicios de transporte público, las vías de acceso,
la urgencia u otros factores similares.
ARTÍCULO 19. (CÁLCULO DEL VALOR DE LOS PASAJES).- El solicitante estimara
el valor total de los pasajes a utilizar en la comisión, en caso de recibir menor cantidad,
mediante la presentación de los boletos correspondientes o el Recibo Oficial, el Encargado
del Fondo Rotativo para gastos menores de Oficina - Caja Chica, repondrá el faltante
mediante actualización de la solicitud, para evitar la elaboración de planilla adicional.
Asimismo, si se estimó en demasía, el sobrante, devolverá adjuntando el recibo utilizado y
actualizando la solicitud de fondos de caja chica para evitar la elaboración de planilla
adicional.
ARTÍCULO 20. (OBLIGACIONES).-
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a) El Encargado responsable de la administración y manejo del Fondo Rotativo para
Gastos menores de Oficina, deberá tomar los recaudos necesarios para la custodia y
control de los recursos destinados a los fines para los que fue creado, obligándose al
estricto cumplimiento del presente Manual de Procedimientos.
b) El Encargado de la administración y manejo del Fondo Rotativo para Gastos
menores de Oficina deberá revisar, aprobar o rechazar la documentación de
respaldo de cada uno de los gastos efectuados por el solicitante (solicitud aprobada
y sellada, recibo de fondos, facturas). Deberá controlar que las facturas
correspondan a la lista de partida presupuestaria y al clasificador de gastos.
c) El Encargado de la administración y manejo del Fondo Rotativo para Gastos
menores de Oficina deberá autorizar, exigir y revisar la documentación de respaldo
de cada uno de los gastos efectuados.
d) El Servidor Público, responsable de la administración del Fondo Rotativo, a tiempo
de presentar la documentación respaldatoria para la reposición de Fondos, deberá
en cada una de las Facturas presentadas, sellar con la leyenda “Gasto Efectuado –
Fondo Rotativo” para su inhabilitación posterior.
e) El Servidor Público que ha recibido el Fondo Rotativo, deberá presentar en el
transcurso de 72 horas la documentación de respaldo (Facturas), estando el
Encargado de la administración y manejo del Fondo Rotativo para Gastos menores
de Oficina facultado para informar al Área de Recursos Humanos para descontarle
de sus haberes en casos de incumplimiento.
f) El Encargado de Descargos realizara la revisión de los documentos y la reposición
del Fondo Rotativo para Gastos Menores de Oficina, deberá elaborar el informe de
conformidad en un máximo de cinco días calendario, para su posterior ingreso al
sistema contable.
g) La reposición del Fondo Rotativo y presentación de la documentación respaldatoria,
podrá reponerse al 80% de gastos del Fondo.
h) Las Unidades involucradas en la revisión de los documentos y la reposición de
Fondos Rotativos deberá efectuar el trámite en un máximo de tres días calendario.
ARTÍCULO 21. (PROHIBICIONES).- Se establecen las siguientes prohibiciones para el
uso del Fondo Rotativo:
a) Pagos por materiales y suministros que son adquiridos en forma rutinaria para las
actividades de Zofra – Cobija.
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b) Cubrir préstamos, vales, gastos particulares, cambio de cheque sea cual fuera la
jerarquía del solicitante.
c) Cancelar pagos entre responsables de Fondos Rotativos.
d) El gasto para adquisiciones o compras de servicios por montos mayores a Bs.
1.000,00 (Un Mil 00/100 Bolivianos).
e) El fraccionamiento en dos ó más cantidades, destinado a cubrir la misma
adquisición o servicio.
f) La adquisición de activos fijos, aunque el monto este dentro del los limites
señalados.
g) Pagos por materiales y suministros que existan en Almacenes de Zofra – Cobija.
h) Pagos por ejecución de servicios que pueda ejecutar el Área de Bienes y Servicios.
i) Pagos no consignados en partidas presupuestarias.
j) Pago de sueldos y salarios o pago de servicios personales, cualquiera sea su índole.
k) Regalos, salutaciones, ofrendas florales, obsequios y otros presentes de acuerdo al
D.S. N° 27327 del 31 de enero 2004.
En caso de incumplimiento, el Responsable del manejo del Fondo Rotativo para gastos
menores de Oficina, será pasible a lo previsto por la Ley Nº 1178 y sus Reglamentos.
El Responsable de la administración del Fondo Rotativo, queda encargado de aceptar o
rechazar todas las compras de artículos y servicios, rechazará aquellos productos que no
estén en el clasificador de gastos y el solicitante deberá devolver el monto correspondiente.
ARTÍCULO 22. (ARQUEO DEL FONDO ROTATIVO PARA GASTOS MENORES DE
OFICINA).-
La Unidad Administrativa y Financiera, conjuntamente la Unidad de Auditoria Interna de
Zofra – Cobija practicarán arqueos periódicos y sorpresivos a los Encargados del Fondo
Rotativo para Gastos Menores de Oficina Caja Chica del Área de Contabilidad y
Presupuestos, Caja Chica de la Unidad de Asesoría Jurídica.
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La Unidad de Auditoria Interna y el Jefe del Área de Contabilidad y Presupuestos de Zofra
– Cobija, tienen facultades para realizar arqueos sorpresa en el momento que juzguen
necesario como medida de control, para que el (los) responsable (s) del manejo del Fondo
Rotativo para gastos menores de Oficina, tengan relación de sus gastos en forma ordenada
y cronológica.
El Jefe de la Unidad Administrativa Financiera deberá practicar arqueos al Responsable
del Fondo Rotativo. El total del dinero en efectivo, mas las rendiciones de cuenta deben ser
iguales al importe del fondo desembolsado.
ARTÍCULO 23. (ARCHIVO TRANSITORIO).- El Responsable del Fondo Rotativo para
Gastos menores de Oficina, debe mantener al día y en orden la información
correspondiente el manejo de registro de los montos recibidos y desembolsado, de manera
que pueda proporcionar en cualquier momento, la información que le sea requerida.
ARTÍCULO 24. (DELEGACIÓN DE RESPONSABILIDAD).- El responsable de la
Administración del Fondo Rotativo para Gastos menores de Oficina, no esta autorizado
para delegar su responsabilidad a otro Servidor Público, salvo causas de fuerza mayor y
con autorización expresa.
CAPITULO III
DE LAS RENDICIONES DE CUENTAS
ARTÍCULO 25. (RENDICIÓN DE CUENTAS DEL SOLICITANTE).- Es imprescindible
para la rendición de cuenta documentada del funcionario solicitante y usuario de Caja
Chica, la presentación solamente de:
Todas las facturas de los artículos comprados (o los recibos oficiales de Zofra
Cobija utilizadas en las compras).
El “pedido de materiales y suministros” con sello “sin existencias” de Almacenes,
cuando se trata de compra de artículos y/o compra de servicios (excepto pasajes
urbanos).
El Recibo de “Fondos de Caja Chica” (ZFC/ACP/SFCC-001) autorizado por el
Jefe de Unidad para compra por caja chica o aprobado por el Encargado del Fondo
Rotativo para gastos menores de Oficina – Caja Chica.
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ARTÍCULO 26. (DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO – FACTURAS Y RECIBOS).-
Las compras deben ser respaldadas con Facturas Fiscales extendida a nombre de la “Zona
Franca Comercial e Industrial de Cobija (Zofra – Cobija)” consignando el NIT Nº
1015913022 y con el detalle de la compra en la glosa de la Factura o Nota Fiscal,
exceptuando los montos iguales o menores a Bs. 5.00.
Toda rendición de cuentas deberá llevar la factura, o el recibo que acredite el gasto. En
todos los casos que no se tengan facturas, se deberán adjuntar el recibo oficial de la Zona
Franca Comercial e Industrial de Cobija, con el nombre y firma del transportista como
documentos que acompañan el descargo como constancia del gasto.
No se autorizará ni aceptara la rendición de cuentas documentada, si la documentación que
respalda no es clara y precisa.
Las rendiciones de cuentas no deben sobre pasar el monto fijado, Zofra – Cobija no
reconocerá el saldo deudor.
ARTÍCULO 27. (CONTABILIZACIÓN DE LOS DEUDORES DE FONDO
ROTATIVO).- Para la reposición del FONDO ROTATIVO, con carácter previo, la Unidad
Administrativa – Financiera por el conducto regular contabilizará en Libro Auxiliar de
Contabilidad a los Deudores de rendición de cuenta documentada por concepto de
GASTOS MENORES DE OFICINA que el encargado de administrar el fondo, cursó por
conducto regular.
ARTÍCULO 28. (DESCARGO DEL ENCARGADO DEL FONDO ROTATIVO).- El (la)
responsable del manejo del FONDO ROTATIVO PARA GASTOS MENORES DE OFICINA,
deberá efectuar el descargo correspondiente en el formulario “PLANILLA DE
RENDICIONES DE CUENTA”, adjuntando los documentos que sustenten todos los
gastos o las adquisiciones.
ARTÍCULO 29. (RENDICIÓN DE CUENTAS).- El (la) Responsable del manejo del
FONDO ROTATIVO PARA GASTOS MENORES DE OFICINA, en su rendición de cuentas
deberá adjuntar para cada compra solicitada, tres documentos:
La factura o facturas inhabilitadas con sello.
El “Pedido de Materiales y Suministros” con sello “SIN EXISTENCIA” de
Almacenes.
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El recibo de fondos entregado (ZFC/ACP/SFCC-001) autorizado por el
Responsable del área para la compra y/o aprobado por el Encargado del Fondo
Rotativo para gastos menores de Oficina.
No se autorizará la reposición del Fondo Rotativo para gastos Menores de Oficina, si la
documentación que respalda no es clara y precisa.
ARTÍCULO 30. (FORMA DE DESCARGO).- El (la) Responsable del Fondo Rotativo
para Gastos menores de Oficina deberá efectuar el descargo correspondiente respetando el
conducto regular, mediante informe dirigido al Jefe de la Unidad Administrativa –
Financiera, adjuntando las facturas.
En caso de cambio del responsable del Fondo Rotativo para Gastos menores de Oficina,
además del descargo respectivo, si existiera efectivo aún no cancelado, este debe ser
depositado en caja dependiente del Encargado de Tesorería de la Unidad Administrativa –
Financiera, (en caso de que no haya sucursal bancaria en la ciudad) o en la cuenta
corriente de Zofra – Cobija utilizando papeleta de Depósito Bancario, debidamente sellada
por el Banco, la que deberá adjuntarse a la rendición de cuentas.
ARTÍCULO 31. (MONTO DE LA RENDICIÓN DE CUENTAS).-
Las rendiciones de cuentas del Responsable del manejo del FONDO ROTATIVO PARA
GASTOS MENORES DE OFICINA - Caja Chica, no deben sobrepasar el monto fijado (de
Bs. 10.000,00 para la Caja Chica de la Unidad Administrativa – Financiera y Bs. 3.000,00
para la Caja Chica de la Unidad de Asesoría Jurídica según la tabla anterior), la Zona
Franca Comercial e Industrial de Cobija no reconocerá el saldo deudor a favor del
responsable del manejo de Caja Chica.
ARTÍCULO 32. (VICIOS DE NULIDAD).- Cuando las facturas y otros comprobantes,
tengan raspaduras o enmiendas, alteraciones, añadiduras dudosas en la fecha, monto,
nombre o sello, no serán reconocidas para efectos de descargos.
ARTÍCULO 33. (DISPOSICIONES PARA LA RENDICIÓN DE CUENTAS DEL
RESPONSABLE DEL FONDO ROTATIVO).-
a) Es obligación del funcionario responsable de un FONDO ROTATIVO PARA GASTOS
MENORES DE OFICINA presentar la rendición de cuentas en la planilla
correspondiente y documentos de respaldo en el agotamiento del Fondo.
b) Está permitida la presentación de dicha rendición de cuentas cuando el gasto sea hasta
del 80% del mismo, para efectos de reposición adelantada, en previsión a demoras en el
trámite.
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c) La rendición de cuentas documentada será dirigida (por el conducto regular) a la
Unidad Administrativa – Financiera adjuntando los documentos de descargo para que
el Responsable de Descargos verifique en detalle los documentos presentados.
Facturas.
Recibos que no tengan NIT del vendedor.
Recibos oficiales de ZOFRA COBIJA
Facturas cuyas fecha de cancelación sea anterior a la fecha de entrega de los
fondos.
ARTÍCULO 34. (DE LAS RETENCIONES DE IMPUESTOS).- El (la) Responsable de la
administración del Fondo Rotativo para gastos menores de oficina, a tiempo de solicitar la
reposición del Fondo, deberá depositar en la cuenta corriente del Servicio Nacional de
Impuestos, todos los fondos retenidos por concepto de impuestos, que calculó y retuvo para
aquellas compras que no tiene factura con impuestos, así como aquellos gastos que
tampoco lo tienen.
El Responsable de la administración del Fondo Rotativo incluirá la papeleta de depósito de
los montos por concepto de impuestos retenidos, en su rendición de cuentas.
CAPITULO IV
DE LA REPOSICIÓN DEL FONDO ROTATIVO PARA
GASTOS MENORES DE OFICINA
ARTÍCULO 35. (CARÁCTER PREVIO DE LA REPOSICIÓN DEL FONDO
ROTATIVO).- Para la reposición del FONDO ROTATIVO, con carácter previo, la Unidad
Administrativa – Financiera por el conducto regular contabilizará en Libro Auxiliar de
Contabilidad a los deudores de rendición de cuenta documentada por concepto de GASTOS
MENORES DE OFICINA que el Encargado de Administrar el Fondo Rotativo para gastos
menores de Oficina, cursó por conducto regular.
ARTÍCULO 36. (SOLICITUD DE REPOSICIÓN).- Para la solicitud de reposición del
Fondo Rotativo, El Responsable deberá presentar imprescindiblemente la Planilla de
rendiciones de cuentas y el Comprobante de Ejecución Presupuestaria, documentos
respaldatorios a la Unidad Administrativa – Financiera para conocimiento; debiendo ésta
Unidad encaminar al Área de Contabilidad y Presupuestos para su revisión.
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La Unidad Administrativa – Financiera de Zofra – Cobija a través del Responsable de
Descargos (dependiente del Área de Contabilidad y Presupuestos) procederá a la revisión
del informe y documentación de respaldo y una vez aprobado el descargo, se continúa con
el proceso de elaborar el cheque de reposición que deberá ser emitido a la orden del
responsable del Fondo Rotativo.
Para la reposición del FONDO ROTATIVO PARA GASTOS MENORES DE OFICINA, La
Unidad Administrativa – Financiera de Zofra – Cobija, procederá a la revisión del informe
y la “PLANILLA DE RENDICIONES DE CUENTA” (documentación de respaldo),
verificando la partida presupuestaria y una vez aprobado el descargo, se elaborará el
cheque de reposición que deberá ser emitido a la orden del responsable del Fondo Rotativo
para Gastos menores de Oficina.
ARTÍCULO 37. (REPOSICIÓN DEL FONDO ROTATIVO).- El Fondo Rotativo, permite
rendiciones parciales, cuando se haya gastado el 80% (Ochenta por ciento) del total del
fondo, mientras se tramita la reposición, se podrá disponer del 20% (Veinte por Ciento)
restante, para cada reposición necesariamente debe presentarse los documentos de
respaldo correspondiente.
La Reposición del Fondo Rotativo se efectuará únicamente cuando el descargo presentado
no tenga observaciones que originaron el gasto. Por ningún motivo, se otorgará un nuevo
monto si previamente el anterior no fue descargado correctamente.
ARTÍCULO 38. (DISPOSICIONES PARA LA REPOSICIÓN DEL FONDO ROTATIVO PARA GASTOS MENORES DE OFICINA).- La reposición del Fondo Rotativo para
Gastos Menores de Oficina, se efectuará únicamente cuando el descargo presentado no
tenga observaciones que originaron el gasto. Por ningún motivo, se otorgará un nuevo
monto si previamente el anterior no fue descargado correctamente.
a) La rendición de cuentas documentada será dirigida a la Unidad Administrativa –
Financiera, los documentos de descargo serán remitidos al Área de Contabilidad y
Presupuestos (Responsable de Descargos) para que verifique en detalle los
documentos presentados.
b) El Responsable de Descargos rechazará en caso de presentarse:
Facturas incompletas.
Notas de venta que no tengan nombre y/o NIT de la Zona Franca Comercial e
Industrial de Cobija (Zofra – Cobija, NIT 1015913022).
Facturas cuyas fecha de cancelación sea anterior a la fecha de entrega de los
fondos.
Las facturas que no tengan las especificaciones claras de cantidad, o detalle
de la adquisición.
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ARTÍCULO 39. (CIERRE CONTABLE DEL FONDO PARA GASTOS MENORES DE
OFICINA).- El FONDO ROTATIVO PARA GASTOS MENORES DE OFICINA, se cerrará
contablemente al 31 de Diciembre de cada año, para el efecto el responsable presentara su
descargo debidamente documentado y el importe del FONDO ROTATIVO PARA GASTOS
MENORES DE OFICINA no será objeto de reposición. En caso de existir efectivo aun no
gastado, este deberá ser depositado en la respectiva cuenta corriente de origen de los
Fondos y la Boleta de Deposito Bancario deberá adjuntarse al descargo.
Para el siguiente año, la Unidad Administrativa – Financiera de la Zona Franca Comercial
e Industrial de Cobija, tramitará una nueva Resolución Administrativa que habilite
nuevamente al responsable de la Administración de Fondo Rotativo para Gastos Menores
de Oficina.
ARTÍCULO 40. (SOLICITUD DE INCREMENTO).- La solicitud de Incremento del
Fondo Rotativo, deberá formularse a la Unidad Administrativa – Financiera de Zofra –
Cobija, explicando las causas justificadas que originan el pedido de incremento. La
Unidad Administrativa – Financiera emitirá su informe circunstanciando y solicitará se
emita la Resolución Administrativa correspondiente.
ARTÍCULO 41. (REDUCCIÓN DEL MONTO DEL FONDO).- La Reducción del Fondo
Rotativo, podrá efectuarse sobre la base de los informes de la Unidad de Auditoria Interna
y de la Unidad Administrativa – Financiera de Zofra – Cobija, cuando el monto asignado
sea alto y la frecuencia de rotación sea demasiado lenta, la reducción se efectuará
mediante Resolución Administrativa.
ARTÍCULO 42. (RESPONSABILIDAD DE LA REDUCCIÓN O INCREMENTO DEL
MONTO).- La reducción o incremento del monto correspondiente al Fondo, es
responsabilidad del Administrador del Fondo Rotativo, mediante justificación técnica en
informe específico dirigido a la MAE.
CAPITULO V
DE LAS SANCIONES
ARTÍCULO 43. (SANCIONES PARA EL RESPONSABLE DE LA CUSTODIA DEL FONDO).- Si el arqueo realizado por la Unidad de Auditoria Interna y los controles que
pueda realizar la Unidad Administrativa – Financiera determinan un saldo que no fuera
rendido, el Encargado de Caja de la Administración del Fondo Rotativo tendrá un plazo de
48 horas a partir de la notificación, para ser efectivo la diferencia, caso contrario se
cobrará la tasa de interés vigente y las sanciones que determine la Unidad de Auditoria
Interna.
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ARTÍCULO 44. (SANCIONES PARA EL SERVIDOR PÚBLICO).-
a) El Servidor Público usuario de los recursos de caja chica que no efectúe el descargo
en el plazo establecido de cinco (5) días hábiles a la fecha de la compra será
sancionado.
b) En caso de incumplimiento el Responsable de la Administración del Fondo Rotativo
para Gastos menores de Oficina, instruirá mediante nota al Área de Recursos
Humanos con copias a la Unidad de Auditoria Interna, la retención de su Papeleta
de haberes.
c) Efectuada la retención de la Papeleta de Pago y, si aún no hubiese efectuado el
descargo de fondos, el responsable de la Administración del Fondo Rotativo para
Gastos menores de Oficina emitirá el informe correspondiente, para el descuento del
monto total a través de la papeleta de pago.
d) Si a tiempo de reponer el Fondo Rotativo, aún no descargó el funcionario con la
presentación del informe de gastos, el Encargado de la Administración del Fondo
Rotativo para Gastos Menores de Oficina, cursara por conducto regular a la
Jefatura de Contabilidad y Presupuestos para que se emita la respectiva Nota de
Debito, liberándose de ésta manera la responsabilidad del Encargado de la
Administración del Fondo Rotativo para gastos menores de Oficina de los recursos
no descargados.
La deuda será contabilizada mediante un documento y Nota de Débito a nombre del
funcionario deudor, en Libro Auxiliar de Contabilidad, liberándose de esta manera al
responsable del Fondo Rotativo para Gastos menores de Oficina del correspondiente
cargo, para ello deberá firmar el respectivo comprobante de contabilidad como requisito
para recoger su papeleta de pago.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO PARA EL FONDO
I. PROCEDIMIENTO OPERATIVO.
A. Origen de la Adquisición de Artículos o Compra de Servicios.
Una compra de emergencia de gastos menores de oficina se genera por una de
las cuatro causas o motivos:
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1. Inexistencia en almacenes de bienes o servicios para un Plan de Trabajo de la
Unidad o Área funcional, en aplicación o ejecución.
2. Una actividad imprevista o no planificada en la oficina, que demanda
productos o servicios que no existen en almacenes.
3. Disposición por orden superior.
4. Emergencia en la oficina o repartición para atender asunto novedoso,
imprevisto, de ejecución inmediata, de improvisación esencial.
B. Solicitud de material o servicio.
a) La Unidad o Área Funcional que requiera dinero para la compra de un bien
fungible o contratar un servicio con precio menor a Bs. 1.000,00 que sea
Gasto de Emergencia y que no exista en almacenes, inicia el proceso
corriente con el formulario de “Pedido de Materiales y Suministros”, El
Solicitante llena el formulario con la firma del Jefe del Área ó Unidad, según
corresponda.
b) Presenta en Almacenes el “Pedido de Materiales y Suministros” y si en
almacenes existe el pedido, éste entrega de acuerdo a procedimiento
específico, en caso de inexistencia o no disponibilidad sella la solicitud.
c) El formulario de “Pedido de Materiales y Suministros” debe llevar un sello
de Almacenes de Zofra – Cobija de “NO EXISTENCIA DEL BIEN
SOLICITADO” o “NO EXISTENCIA DEL SERVICIO SOLICITADO”
según corresponda.
C. Solicitud de compra menor.
a) El solicitante en función de precio del bien o servicio requerido, solicita al
Responsable del FONDO ROTATIVO PARA GASTOS MENORES DE
OFICINA el monto mediante el formulario de “Solicitud de Fondos
Rotativo”.
b) La “Solicitud de Fondos Rotativos”, debe ser autorizado por el Responsable
del FONDO ROTATIVO PARA GASTOS MENORES DE OFICINA, quien
previamente deberá verificar si el monto y el objeto del gasto esta relacionado
con la partida presupuestaria correspondiente.
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c) El solicitante presentará al jefe o responsable de su área para su
autorización.
d) El Jefe inmediato superior del solicitante autoriza la compra mediante su
firma, comprobando el motivo u objeto determinado y la no disponibilidad en
Almacenes o Bienes y Servicios.
II. PARA EL LLENADO DEL FORMULARIO “Solicitud de Fondos Rotativo”
DEBE TENER EN CUENTA LOS SIGUIENTES ASPECTOS:
a) El solicitante para las compras anota en el formulario de solicitud:
Nombre o descripción del artículo, producto o servicio a ser comprado y que
tiene que estar en el codificador: Clasificador por Objeto del Gasto.
Si el producto a ser adquirido no está en el clasificador por objeto del gasto,
requiere de una aprobación expresa del Jefe inmediato superior
correspondiente, quien asume la responsabilidad por el costo de la adquisición
cuando se de el caso de su rechazo por las auditorias futuras.
La cantidad pedida, el tiempo del servicio a ser contratado o el trabajo
específico a ser ejecutado.
Su nombre y apellido como funcionario regular de Zofra – Cobija.
Calcula en base a los precios del mercado local y determina aproximadamente
el monto de la compra, necesario para el cumplimiento de su misión.
Solicita el monto mediante el llenado del espacio “Solicitud de Fondos
Rotativo”.
Para casos excepcionales de pasajes urbanos, el solicitante debe estimar el
costo de los pasajes hasta llegar a destino de la misión encomendada y el
costo del retorno. Para el caso que el solicitante no conozca los precios, el
Responsable de administrar el Fondo aplicará sus tablas internas.
La estimación del costo es importante porque se debe evitar en lo posible
otorgar dinero en cantidad menor que causará dificultades al solicitante para
llegar a destino y desarrollar su misión, para el caso de entregar mayor
cantidad de dinero para pasajes o para compras, el monto sobrante se
devolverá al Encargado del Fondo, actualizando el formulario Solicitud de
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Fondos Rotativo. (para evitar complicaciones en el trámite de descargos, se
recomienda no realizar el depósito del dinero sobrante en el Banco).
El formulario de Solicitud de Fondos Rotativo, debe ser autorizado en primera
instancia directamente por el responsable del Fondo Rotativo de pasajes y
viáticos rurales, para la cual deberá verificar si el monto y el objeto del gasto
está relacionado con la partida presupuestaria correspondiente.
ESPECIFICACIONES.
Toda solicitud de compra autorizada por el Jefe de la Unidad Administrativa
Financiera, debe especificar con claridad el nombre y la cantidad; a fin de facilitar
el cálculo de la liquidación correspondiente.
SOLICITUD DE FONDOS ROTATIVOS. En todos los casos el funcionario que tiene que cumplir con sus labores utilizando
los materiales o servicios necesitados debe llenar el formulario pre-impreso
“Solicitud de Fondos Rotativo”, en original y una copia.
D. Actividades para el Desembolso de Fondos Rotativo.
El Encargado administrador responsable del Fondo Rotativo recibe el
Formulario “Solicitud de Fondos Rotativo” debidamente llenado, comprueba la
autorización del Jefe inmediato superior.
a) El Encargado administrador responsable del Fondo Rotativo de compras
menores, personalmente verifica con la analista de descargos que el
solicitante no tenga cargos pendientes, y adjunta a la solicitud la
“certificación de cargos pendientes de la Unidad Administrativa Financiera
fondos en avance No…”,
b) Si el solicitante tiene un cargo pendiente, el Encargado de administrar el
Fondo, rechazará la solicitud. El Encargado mediante proveído, cursa la
solicitud directamente a la jefatura para anular la solicitud.
c) Si el solicitante no tiene rendición de cargos pendientes o rechazados, está
habilitado para recibir los fondos rotativos.
E. Desembolso de fondos
a) El administrador responsable del fondo rotativo, verifica el objeto del gasto,
monto y procede con el desembolso de la cantidad de dinero.
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b) El responsable de la administración del Fondo Rotativo, archiva
transitoriamente el Comprobante de Solicitud de Fondos.
F. Uso de los Fondos
a) El solicitante al comprar el bien y/o contratar el servicio, la calidad, y cantidad
de los mismos ES DE SU RESPONSABILIDAD, así como también es de su
responsabilidad adquirir el tipo de bien que DEBE estar comprendido en la lista
de partida presupuestaria y el clasificador de gastos.
b) Toda adquisición debe estar respaldada con la factura y con el nombre de Zona
Franca Comercial e Industrial de Cobija; NIT 1015913022 o el documento de
descargo correspondiente.
c) En caso de contratación de servicios, el solicitante debe verificar el servicio
recepcionado.
G. Factura o recibo de los Fondos
a) El solicitante al contratar el servicio debe solicitar o recabar el recibo con el
precio del servicio.
b) Toda compra debe estar respaldada con recibo, ticket, billete o la factura
correspondiente.
c) En caso de contratación de servicios particular, improvisado, el solicitante debe
elaborar un recibo utilizando el “Recibo Oficial”.
H. Documentos para la Rendición de Cuentas o Descargo del Gasto
a) El solicitante guarda las facturas, pasajes o documento para su rendición de
cuentas o de respaldo de la compra, para luego entregar por escrito
(preferentemente) al administrador responsable del Fondo Rotativo.
b) El Encargado verificará la autenticidad de los documentos y que coincidan con
el monto solicitado.
c) El solicitante archiva transitoriamente hasta preparar la rendición de cuenta
documentada.
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I. Aprobación del Gasto
a) El solicitante entrega por escrito la factura o documento de respaldo al
administrador responsable del Fondo Rotativo, comparando con el comprobante
de la solicitud de fondos, el monto y el concepto que a originado el gasto.
Verifica la autenticidad de los documentos para la rendición de cuenta
documentada.
b) Cuando se trate de varias facturas, el solicitante en una sola nota dirigida al
Responsable del Fondo incluirá el detalle de las facturas entregadas para
aprobación del gasto.
c) Para ambos casos guardará una copia de la nota de entrega de las facturas,
como respaldo personal de su correcta utilización de los fondos.
d) Si el solicitante considera mucho trámite burocrático puede obviar esta entrega
por escrito, (es recomendable pero no indispensable) no es parte del
procedimiento del Fondo para gastos menores de oficina.
J. Descargo de los gastos menores de atención a delegación o visitante
El Funcionario que compró o pagó servicios, por ejemplo de atención de delegación
en restaurante, debe preparar la siguiente documentación, una vez concluido el
servicio.
Informe de actividades desarrolladas incluyendo firma de los invitados.
Pasajes utilizados (Boletos, tickets y/o Billetes).
Recibos de servicios comprados en el agasajo a delegación o visitante importante
(pontón, gasolina o combustible y alquiler de deslizador o de avioneta o
motocicleta, porteador).
Facturas o recibos oficiales.
Papeleta del Depósito bancario por el dinero no utilizado.
Boleto o ticket o recibo de pasajes utilizados imprevistos o no calculados (para el
reintegro).
K. Descargo de los gastos imprevistos en curso, seminario, foro, presentación,
trabajo extraordinario de oficina.
El Funcionario que compró o pagó servicios, por ejemplo de atención de refrigerio
imprevisto por extensión de horario o por día no laborable u otra causal, a
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participantes de ZOFRA COBIJA a una charla oficial o seminario, por ejemplo de
Instructores de La Paz comprando en snacks o en restaurante, debe preparar la
siguiente documentación, una vez concluido el servicio.
Informe de actividades desarrolladas incluyendo firma de los participantes
(alumnos invitados o personal de la oficina).
Pasajes utilizados (Boletos, tickets y/o Billetes).
Recibos de servicios comprados en el refrigerio a los alumnos o funcionarios de
la oficina (pontón, gasolina o combustible y alquiler de deslizador o de avioneta
o motocicleta, porteador).
Facturas o recibos oficiales.
Papeleta del Depósito bancario por el dinero no utilizado.
Boleto o ticket o recibo de pasajes utilizados imprevistos o no calculados (para el
reintegro).
L. Rendición de Cuentas.
a) El administrador responsable del fondo Rotativo, elabora la planilla de
Rendición de Cuentas, adjuntado al documento respaldatorio, cuando tenga el
80% del monto gastado.
b) Presenta la documentación a la Unidad Administrativa y Financiera para su
conocimiento y posterior revisión por la Unidad Financiera Correspondiente.
c) En caso que no exista ninguna observación, el responsable de Descargos, sella la
planilla con la leyenda: “DESCARGADO CONFORME” y entrega una copia al
responsable del fondo su constancia.
(Rendición de cuentas)
a) Los fondos con destino al Fondo Rotatorio, deben ser rendidos al Jefe de la
Unidad Financiera como responsable de la Administración del Fondo
Rotativo correspondiente, inmediatamente se agote este.
b) En caso de que el responsable del Fondo Rotativo, no efectúe el descargo
correspondiente al Administrador del Fondo Rotativo el Jefe de la Unidad
Financiera, de acuerdo a la fecha del último gasto, establecerá un plazo
máximo de 48 horas (dos días) para regularizar el mismo, caso contrario se
le establecerá las responsabilidades y sanciones correspondiente por
apropiación indebida de fondos públicos.
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c) El responsable de la administración del Fondo Rotativo por intermedio del
ENCARGADO DE DESCARGOS, al recibir el descargo deberá verificar los
documentos de respaldo, comprobar sumas y comparar el monto entregado,
el cual deberá ser igual al gasto efectuado. Si el gasto fuera menor al monto
entregado, el responsable del fondo rotativo deberá reponer de inmediato la
diferencia existente ya que estos comprobantes deben ser descargados en el
Fondo Rotativo correspondiente.
M. Plazo de Presentación del Descargo
Si el Servidor Público no presentase su descargo en el plazo de cinco días hábiles
mencionados en el presente Manual de Procedimientos, El Encargado del Fondo
Rotativo de pasajes y viáticos no dará curso a ninguna solicitud de viáticos del
mismo servidor publico por nueva solicitud de fondos o comisión de servicio y se
comunicara tal situación a la Unidad Administrativa y Financiera, para que a través
de la Unidad de Recursos Humanos se realice el descuento del haber del
funcionario, sobre la totalidad de los montos entregados.
N. Elaboración de la planilla de fondos rotativos
a) El Encargado o responsable de la Administración del Fondo Rotativo, elabora la
“planilla de fondos rotativos” correspondiente, en original y dos copias:
1. Original para Encargado del fondo
2. Copia para el Encargado del fondo
3. Copia para el interesado
b) El Encargado o responsable de la Administración del Fondo Rotativo, archiva
para el respectivo descargo el original y copias de la “planilla de fondo
rotativo”.
c) Sella y firma, quedando para su descargo el original de la planilla, guarda las
copias de la “planilla de fondo rotativo”.
d) El encargado o responsable de la Administración del Fondo Rotativo archiva
temporalmente la copia de la planilla y copia de la solicitud de fondo rotativo,
hasta que proceda el interesado al descargo correspondiente.
La liquidación deberá ser calculada de acuerdo a las disposiciones legales en
materia tributaria vigentes (12,5% IVA y 3% IT sobre saldos no descargados con
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facturas), que deberán ser empozadas por el Servidor Público en los formularios
respectivos en la agencia bancaria o deberá retenerse el correspondiente monto.
O. Cobros Indebidos y Descargos Inoportunos
En caso de evidenciarse que un Servidor Público comisionado, cobro indebidamente
o en demasía o si la falta del descargo en forma oportuna, provocara perjuicios a la
Zona Franca Comercial e Industrial de Cobija por demora o falta de supervisión en
los trabajos del sector correspondiente. La Unidad dará parte a la Unidad
Administrativa y Financiera para que a través de la Unidad de Recursos Humanos
aplique las sanciones y multas establecidas en las reglamentaciones vigentes.
Artículo 44.- (Autorización de Pago de Viáticos Sin haber efectuado Descargos por
Comisiones Anteriores)
En caso de que un Jefe de Unidad o Director, autorice un nuevo pago de viáticos,
existiendo cuentas por rendir, recurrirá en falta, de conformidad a lo dispuesto en la Ley
1178 de Administración y Control Gubernamental, específicamente los artículos 14), 29) y
38).
Artículo 46.- (Sanciones)
a) El servidor Público responsable del Fondo Rotativo que no efectúe el descargo de
acuerdo a la fecha del último comprobante de gasto, tendrá 24 horas (un día) para
rendir cuentas.
b) En caso de incumplimiento el responsable de la administración del Fondo
Rotativo, instruirá mediante nota a la Unidad de Recursos humanos, la retención
de su papeleta de haberes.
c) Efectuada. La retención de la papeleta de pago y si aún no hubiese efectuado el
descargo correspondiente, el responsable de la administración del Fondo Rotativo
emitirá el informe respectivo, para el descuento del monto total a través de la
papeleta de pago, sin reposición del monto.
Artículo 47.- (Compras Indebidas)
Si el solicitante adquirió artículos indebidos o fuera de la lista del clasificador de gastos, el
monto será recuperado por descuento en sus haberes del mes siguiente próximo.