Ministerio de Conquistadores Unión Peruana del Sur2016

La secretaría es el rayo X del Club, ya

que a través de ella es posible analizar la

estructura delClub, su

organización, disciplina y

compromiso con su propia historia.

CLUB

Para un buen funcionamiento de la secretaría, primero es necesario que el

secretario designe prioridades y establezca lo que debe ser realizado inmediatamente.

El secretario siempre debe estar actualizado y adquirir más conocimientos.

Sus funciones principales son las de mantenimiento y actualización de los libro de actas, actos,

inscripciones, registros de correspondencia, etc.

ARCHIVOSTodo el material de la secretaría debe ser cuidadosamente guardado y organizado, para poder preservar esa historia. Para hacer las cosas más fáciles, el secretario debe guardar

el material que no se usa y formar un archivo muerto;

Informes y fotografías

Una secretaría debe tener:Archivo muerto

Carpetas individuales para cada miembro

Carpetas de las unidades

Correspondencias enviadas y recibidas

REGISTROEl secretario del Club es el responsable del registro de todos los miembros, así como de la actualización de todos los datos. El registro se hace a través de un formulario personalizado y debe haber una copia de todas las fichas en la carpeta del Club.

Aunque el registro sea virtual, es

necesario tener una copia física en

la secretaría del Club.

También es necesario adjuntar al registro una ficha de salud de cada conquistador para saber si tiene

alguna enfermedad crónica, alergia, o si necesita de algún

medicamento.

LIBRO DE ACTASEl libro de Actas es el registro de los puntos de discusión y resultados de todas las reuniones

de la Comisión Ejecutiva y la Comisión Regular. Se puede hacer de forma digital o manual, y ambas

tienen la misma utilidad.

Acta ManuscritaHay libros específicos para hacer el libro de actas. Las páginas deben estar enumeradas, y en la primera página deben estar las Condiciones de Apertura con la descripción del uso al que se destinará.

Acta DigitalesEste modelo de acta muestra una forma más

objetiva de los puntos tratados en la reunión, y hace mención, en la narración, solo de los votos.

LIBRO DE ACTIVIDADESEste es un libro histórico, que el Club debe

mantener, de todas las actividades realizadas en suexistencia. Para esto el Club adopta un modelo de

carpeta o cuaderno y hace un pequeño informede los puntos principales luego de cada evento.

CARPETA DE CAMPORÍLa elaboración de esta carpeta es responsabilidad del

secretario, y debe contener todos los puntos del manual del Camporí en orden y con la descripción de las actividades y

las firmas correspondientes.

LIBRO DE OROEl libro de oro está destinado al registro de todos los

patrocinadores y colaboradores del Club. Con la fecha respectiva de la colaboración.

CIRCULAREl circular es un documento de comunicación oficial entre el Club de Conquistadores y cualquier entidad, empresa u organismo público.

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