Servicio de Biblioteca UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DE CARTAGENA Gestión de adquisiciones. Ávila 9 de...

Gestión de adquisiciones. Ávila 9 de junio 2004

Servicio de Biblioteca UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DE CARTAGENA

GESTIÓN DE ADQUSICIONES EN LA UNIVERSIDAD

POLITÉCNICA DE CARTAGENA

Mª Dolores Munuera NietoMaría Espinosa Ruipérez

Introducción

• Estructura del Servicio de Biblioteca:– Modelo semicentralizado y coordinado– Servicios Centrales – Salas de Campus:

• Una sala en cada campus.– Alfonso XIII– Muralla del Mar

• Una de ellas alberga los Servicios Centrales.

Servicios centrales: Adquisiciones

• Centraliza todo el material documental adquirido en la Universidad con independencia de de los conceptos presupuestarios con cargo a los cuales hayan sido adquiridos.

• Se excluyen las publicaciones periódicas y bases de datos.

• Dispone de presupuesto propio y específico.

Planificación

• Evaluación inicial y estudio de las necesidades:– Gestionar todos los procesos involucrados en la adquisición

de recursos desde la solicitud de los usuarios, envío de pedidos a los diferentes proveedores, recepción de materiales, comunicación a los usuarios y control presupuestario.

• Configuración del módulo de adquisiciones y WebCat.• Desarrollo. • Mantenimiento y evaluación.

Parametrización (I)• Versión 99 deUnicorn• Configuración general:

– Sistema multibiblioteca:• Sala 1: Alfonso XIII• Sala 2: Muralla del Mar• Biblioteca Digital

– Fijar la biblioteca dónde se van a centralizar las adquisiciones.

– Crear la localización para los registros de adquisiciones

Parametrización (III)

• Configuración de WebCat.– Establecer los tipos de

solicitudes que los distintos grupos de usuarios de la biblioteca pueden enviar a la sección de adquisiciones.

– Sólo las solicitudes de adquisiciones de PDI y alumnos se gestionan a través del módulo de solicitudes de unicorn.

Parametrización (III)• Configuración del módulo de adquisiciones:

– Establecer los niveles para las agrupaciones de fondos.– Determinar los grupos de proveedores.

– Establecer la moneda local y las equivalencias con el resto de monedas que vamos a utilizar.

– Determinar las razones de reclamación

– Determinar las repuestas de reclamación

– Establecer tipo de pedido: firme

– Establecer los código de existencias.

– Establecer los campos de información adicional tanto en el pedido como en la línea de pedido.

Gestión de fondos (I)

• Creación– Crear los fondos de acuerdo al

reparto presupuestario.– Id de fondo conciso y

utilizado en el ámbito universitario.

– Nombre expresivo respecto al contenido del fondo pero no muy largo. En información adicional se utilizará el campo de nota para poner el nombre completo del fondo.

Gestión de fondos (II)

• Agrupaciones por niveles.– De lo específico a lo

general.• Centros

• Departamentos

• Áreas

• Programas de doctorado

• Master...

Gestión de fondos (III)

– Establecer el presupuesto de cada fondo y los bloqueos en aquellos campos que nos interesen.

• Mantenimiento– Revisión y ajuste del

reparto presupuestario

– Refinanciación

– Eliminación de fondos que no se utilizarán en un nuevo ciclo.

Gestión de fondos (IV)

• Información del estado de fondo mediante los informes generados por Unicorn– Estado presupuestario

– Estado de pedidos

– Mensual

– A Directores y Auxiliares administrativos de Centros, Departamentos , Institutos de investigación, Masters y Servicios universitarios.

Gestión de proveedores• Crear los ficheros base de proveedores:

– Id corto y representativo.– Grupos. – Información sobre reclamaciones, cancelaciones y descuentos.

• Mantenimiento permanente de los datos del proveedor. Muy importante E-mail actualizado.

• Comunicación con los proveedores:– Pedidos.– Reclamaciones.

Gestión de solicitudes• Visualización diaria de las solicitudes

enviadas por el WebCat.– Solicitud de PDI– Solicitud de Alumnos

• Edición de la solicitud:– Cambio de estado: nueva-contestada– Fecha de visualización y respuesta– Texto de respuesta al usuario.

Gestión de pedidos (I)• Crear pedidos

– Asignación manual del Id de pedido.– Utilización del campo “NOTA”de información adicional.– Segmentos

• Obras en varios volúmenes• Varios peticionarios

– De la misma o distinta sala– Con el mismo o distinto fondo– Distinto fondo y distinta sala

• Varios ejemplares– Para distintos usuarios– Para distintos fondos– Para distintas salas (códigos de existencias)

Gestión de pedidos (II)

• Enviar los pedidos a los proveedores.• Notificar al usuario que su solicitud de compra ha

sido procesada.• Repuesta del proveedor a la notificación de

pedido.• Respuesta del proveedor sobre el estado del

pedido: agotado, fuera de imprenta...• Recepción de los documentos del pedido y de la

factura.

Edición de pedido para las notas de agotados, no publicados, etc.

Facturación (I)

• Crear factura:– Especial atención en:

• Fecha de facturación

• Campo comentario y nota de información adicional.

– Enlazar las líneas de factura a la línea de pedido correspondiente.

– Enlazar cada factura con el fondo correspondiente.

• Pagar factura.

Facturación (II). Factura con distintos fondos

Informes (I)

• DIARIOS– Notificación de compra a las librerías

– Notificación de compra al usuario

– Notificación del estado del pedido:

• AGOTADO– AGPI

– AGFO

• NOT YET PUB

• ANULADO

– Reclamaciones a las librerías

Informes (II)

• MENSUALES – Información del estado económico de un fondo

– Información de los ejemplares adquiridos con cargo a un fondo

– Control de facturación

• ANUALES– Refinanciación de fondos y proveedores

Notificación de compra a las librerías y a los peticionarios

Notificación del estado del pedido: Agotados

Notificación del estado del pedido: Anulado, NYP

Reclamaciones a las librerías

Información sobre el estado económico de un fondo.

Información de los ejemplares adquiridos con cargo a un fondo.

Control de facturación:Unicorn-Sorolla

• Problemas– En Unicorn facturamos todo, en

Sorolla sólo facturamos lo que se compra con cargo al presupuesto de la biblioteca.

– En Unicorn hay varios fondos en Sorolla sólo existe un fondo

• Soluciones– Utilizar la fecha de “facturado el”

para diferenciar las facturas que se pagan en Unicorn y Sorolla de las que sólo se pagan en Unicorn.

Control de facturación:Unicorn-Sorolla

Refinanciación de fondos y proveedores

Borrar las líneas de pedido que contengan: AGOTADO, NYP, ANULADO

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