SEMINARIO DE ACTUALIZACIÓN II ING. JUAN MANUEL ROJAS OCHANTE

TENDENCIAS TECNOLÓGICAS

CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS INFORMÁTICOS

Marketing Finanzas RHH Logística Producción

Nivel estratégico

Nivel operativo

Nivel de gestión

CLASIFICACION DE LOS SI Pensarlos en función del nivel organizacional al

que van dirigidos

A medida que asciende el escalafón

baja el nivel de agregación (es decir, el nivel de detalle), se incorpora información del entorno y se hace

más énfasis en el largo plazo.

Nivel estratégico

Nivel operativo

Nivel de gestión

Usaban los datos de transacciones para generar informes (o listados) que agilizaban la toma de decisiones.

Con ellos se comparaban los objetivos previstos con los resultados para cada área funcional.

Sistemas de Info para la gestión (MIS-Management Information Systems) 60 ´s

Un poco de historia…

Estos son de carácter menos estructurado y dirigidos a la dirección. El directivo necesita herramientas para diagnosticar el problema (análisis) y para elegir la mejor alternativa (simulación y planificación).

Incorporan herramientas de trabajo en grupo

Sistemas de inferencia (motores expertos)

Sirven para la decisión y el seguimiento de acciones, incorporan herramientas gráficas.

Sistemas de soporte a la dirección(DSS) 80´s- 90´s

Ambos necesitan buenas herramientas de gestión de datos como datawarehousing o datamining.

1. De soporte a las actividades operativas:

Mecanizan actividades operativas intensivas en el manejo de datos.

Ejemplos: aplicaciones de contabilidad, nómina, programas técnicos.

Hoy en día se habla de dos tipos de SI

*Aceleran el procesamiento de actividades empresariales

*Reducen los costos administrativos

*Suministran información rutinaria a

administradores.

*Su interés particular es la

eficiencia operativa.

*Normalmente producen informes

estándares.

2. De soporte a las decisiones y control de gestión:

Estos se clasifican también de acuerdo al tipo de proceso al que se dirigen: financiero, RRHH, marketing, etc.

*No generan reportes tan

generales sino que solucionan problemas más

específicos

*Operan desde una perspectiva

administrativa

*Es un conjunto de modelos útiles (base de modelos), datos e información (bases de datos) y sistemas y

procedimientos (interfaz de usuario) para el tomador de

decisiones.

Permite extraer y manipular información de una manera flexible.

Permite al usuario definir interactivamente qué información necesita y cómo combinarla.

Suele incluir herramientas de simulación, modelización, etc.

Puede combinar información de de los sistemas transaccionales internos de la empres con los de otra empresa externa.

Puede ser implantados para su uso en Web, en entornos de escritorio o en dispositivos móviles

pasivos. Es un sistema de ayudas para el proceso de toma de decisiones, pero que no puede llevar a cabo una decisión explícita, sugerencias o soluciones.

activos.Puede llevar a cabo dicha decisiones, sugerencias o soluciones.

cooperativos.Permite al encargado de la toma de decisiones (o a sus asesores) modificar, completar o perfeccionar las sugerencias de decisiones proporcionadas por el sistema, antes de enviar de vuelta al sistema para su validación.

Haettenschwiler los clasifica así:

Suelen ser sistemas de información interactivos y amigables, con altos estándares de diseño gráfico y visual, ya que están dirigidos al usuario final.

El primero ayuda a hacer correctamente las cosas…El segundo a hacer las cosas correctas.

Comunidad de intereses: de todos y para todos

Carácter sistémico: interrelación de las informaciones.

Confidencialidad: informaciones con diferentes niveles de acceso.

Utilidad: información relevante para la organización.

Responsabilidad individual compartida: cada uno es responsable de la información que se introduce al sistema y del uso y divulgación que se da a la información disponible en el mismo.

Cualquiera de estos dos tipos de sistemas tiene estos principios…

Un sistema de información le sirve principalmente a una organización para:

1.Automatización de procesos operativos.

2.Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones.

3. Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.

RECORDEMOS…

ENFOQUE DE GESTION Y DIRECCION

El responsable del sistema de información global de la

empresa, tiene que concebirla como un todo,

con modulos independientes, que se van integrando, para

producir un único resultado y es que la información fluya de

manera oportuna y veraz para agilizar todos los

procesos.

Por tal motivo se debe mirar a la organización como un todo , y ser

un integrador de informacion en vez de un operador parcial de

la misma.

O sistemas de planificación de recursos empresariales o sistemas integrados de gestión (Enterprise resource planning) son sistemas de información gerenciales, compuestos por módulos funcionales adaptados a las necesidades de cada cliente, con una base de datos centralizada.

Los sistemas ERP típicamente manejan la producción, logística, distribución, inventario, envíos, facturas y contabilidad, pero también la calidad y la administración de recursos humanos.

Antes de los ERP cada departamento usaba sistemas diferentes eso dispersaba los datos.

ALGUNOS EJEMPLOS SISTEMAS ERP

Los sistemas ERP son llamados ocasionalmente back office ya que indican que el cliente y el público general no están directamente involucrados.

Facilitan la gestión de los recursos en la empresa

Para ofrecer mejor servicio a los clientes

Reducir plazos de entrega

Minimizar los inventarios

Integran flujos de información de los distintos departamentos de la empresa

Todo está integrado porque al cliente lo que le interesa es el resultado final (visión por procesos + flujos de actividades que atraviesan diferentes unidades)

Son importantes porque…

•Capacidad de parametrización y

customización

•Interfaz de usuario adaptada y flexible

•Integración con otras aplicaciones

•Capacidad de acceso a información

•Ayudas en línea, etc.

Caracteristicas de un ERP

Funcionalidad

Criterios técnicos (plataformas, lenguajes, bases de datos)

Criterios económicos (licencias, beneficios tangibles e intangibles)

Criterios organizativos (evaluación del impacto de cambio en la organización)

Facilidad de uso

Proveedores y referencias (del fabricante y la empresa de consultoría)

Criterios de elección

SISTEMAS DE EXPERTOS

*Se pueden incluir dentro de la categoría de SI para toma de

decisiones.

*Resuelven problemas específicos de determinada área utilizando

sistemas de inteligencia artificial.

Los sistemas de expertos

*Para esto parten de una serie de conocimientos y reglas de manipulación de los mismos, siendo capaces de generar nuevos conocimientos, imitando la manera de proceder de un experto.

Base de datos de conocimientos

Base de datos de reglas

Motor de inferencia

Generación de nuevos conocimientos

Propone soluciones a determinados problemas

Cómo funcionan…

El uso de Sistemas Expertos es especialmente recomendado en las siguientes situaciones:

-Cuando los expertos humanos en una determinada

materia son escasos.

-En situaciones complejas, donde la subjetividad humana puede llevar a conclusiones erróneas.

-Cuando es muy elevado el volumen de datos que ha

de considerarse para obtener una conclusión.

que apoyan por ejemplo la decisión de introducir un nuevo producto al mercado a través de proyecciones.

Son útiles también en ambientes académicos.

Sistemas de simulación de negocios

TIC´s EN LAS ORGANIZACIONES

Infraestructuras

Hardware, software básico (sistemas operativos, bases de datos) y las redes de comunicaciones

Una BD es un conjunto estructurado de datos que se guardan en un sistema informático y sobre los cuales es posible efectuar operaciones de consulta, modificación, inserción o eliminación.

Hay índices, tipos de datos (números, fechas, imágenes) esto permite que ordenar por determinado campos de registro.

Se pueden hacer consultas (queries) y se relacionan dos o más tablas por medio de campos claves.

Qué es una base de datos?

Access de Microsoft, dBase, FileMaker, Paradox (para personas y empresas pequeñas)

SQL server de microsoft, DB2 Informix y Sybase (para medianas y grandes empresas)

Sistemas gestores de Bases de datos

usuarios programas

SGBD

datos

1. Adecuación de equipos con tarjetas de red (NIC Network interface card) encargada del envío y recepción de datos.

2. Adecuación de un cableado o una red inalámbrica.

3. Deben existir dispositivos de interconexión para las redes LAN (locales) y las WAN (redes de área amplia -wide area networks- fibras ópticas) (bridges, routers, gateways, etc)

Redes de comunicaciones

Para garantizar la seguridad las organizaciones emplean FIREWALLS Y PROXIES que son hardware para realizar

esta función.

Los primeros realizan filtrados a partir de reglas dadas por el administrador, en función de las direcciones IP o fuentes de destino y del servicio al que corresponden (puertos).

El proxy es un intermediario entre los equipos de la red local e internet y el administrador permite o niega los accesos a

ciertas páginas.

Las organizaciones también necesitan instalar una serie de SERVIDORES, que son computadores con cierta capacidad de proceso y

almacenamiento, donde se instalan aplicaciones y

herramientas específicas para gestionar cada uno de los

servicios (acceso a páginas, trasferencia de carpetas,

ejecución remota de aplicaciones)

(virtual private network) están restringidas a un grupo cerrado de usuarios (para teletrabajadores o empelados móviles, o agencias)

Es mas barata, al usar medios públicos con recursos compartidos por muchos usuarios y es flexible.

Es muy útil para el trabajo con clientes y proveedores.

VPN

TRABAJO COLABORATIVO EN LAS ORGANIZACIONES

Procesos intencionales de un grupo para alcanzar objetivos, con software y herramientas para facilitar y dar soporte al trabajo

Qué es?

Lotus Notes-Outlook (con todas sus herramientas)

Chat-Foros

Sistemas de videoconferencia

Sistemas de reunión electrónica

Pizarras electrónicas

Herramientas para el trabajo colaborativo en las organzaciones (Sistemas groupware)

Suscripciones a grupos temáticos de noticias (RSS: Rich Site Summary , un formato XML para sindicar o compartir contenido en la web)

Widgets

Google docs (escritura en grupo, edición compartida

Wikis

Otras herramientas web que apoyan el trabajo colaborativo

Sistemas de workflow (o de gestión de flujos de trabajo)

Sistemas de workflow (o de gestión de flujos de trabajo)

secuencia de tareas en las que intervienen unos participantes, desempeñando cada uno un papel determinado, donde una serie de documentos son

manipulados y transferidos entre los participantes, y en los que se hace uso de cierta información que fluye paralelamente a la ejecución de las tareas, todo ello de acuerdo a un conjunto de reglas y procedimientos para alcanzar un

determinado objetivo.

Secuencia de tareas (rutas)

Participantes cada uno con una función (roles)

Políticas (Reglas)

Rutas, roles y reglas

(quién hace qué, en qué orden y bajo qué condiciones)

Elementos de un workflow (las 3 R)

Para su diseño se usan diagramas de flujos de datos.

El motor del sistema involucra a las personas y los procesos de acuerdo a la tarea y al medio el medio (por mail, aplicación etc)

La interfaz del sistema es importante para que las personas hagan bien su tarea.

Diseño y definición de los

procesos

Herramientas de análisis, modelado y definición de procesos de negocio

Motor del sistema de workflows

Aplicaciones y herramientas

Bases de datos

Usuarios

Ejecución y control de los procesos

Interacción de los usuarios y las aplicaciones

Herramientas para el procesamiento de imágenes (reconocimiento óptico de caracteres)

Gestión documental (control de versiones, enrutamiento)

Servicios de directorio sirven para la localización de recursos y personas dentro de la organización

Servicios de mensajería y correo electrónico (facilitan el intercambio de información entre las personas) Usan dispositivos para transferir datos de las aplicaciones encapsulados dentro de correo electrónico.

Herramientas de groupware (agendas compartidas, foros, boletines de noticias, ejecución compartida de aplicaciones)

Tecnologías usadas en los sistemas de workflow

Nivel organizacional

Nivel informativo

Nivel funcional

Nivel de comportamiento (secuencial, divergente, convergente)

Metodología para el desarrollo de workflow

Iniciado

En ejecución

Suspendido

Completado

Terminado

Estados de los procesos

Workflows basados en imágenes: digitalizan documentos

Workflows basados en formularios: se introduce la información en campos

Workflows basados en coordinación: se centran más en los aspectos relativos a la comunicación que en los propios flujos de infomación.

Tipos de workflow

Una aplicación de Flujos de Trabajo (workflow)

automatiza la secuencia de acciones, actividades o tareas utilizadas para la ejecución del proceso,

incluyendo el seguimiento del estado de cada una

de sus etapas y la aporte de las herramientas

necesarias para gestionarlo.

Workflows

Mejoran las secuencias de actividades en la empresa (que constituyen los procesos) generadoras de valor

para el cliente.

Sistemas de workflow (o de gestión de flujos de trabajo)

Antes de construir un workflow requiere un análisis previo de cada uno de los procesos de la empresa :

Sistemas de workflow (o de gestión de flujos de trabajo)

-Secuencia de las actividades que se realizan

-Personas que intervienen en ellas

-Papel que estas desempeñan

-Información necesaria para cada uno de los procesos

-Documentos que se manipulan

-Políticas implantadas

Interrelación con otros procesos

Ventajas

-Integran las actividades del proceso

-Facilitan la comunicación y coordinación entre las personas que hacen las tareas en dicho proceso

-Se mejora el flujo de información asociado a las activdades del proceso

Sistemas de workflow (o de gestión de flujos de trabajo)

Sirven para que las empresas mejoren su rendimiento

Para mejorar los procesos y automatizarlos (reducir el tiempo)

Las personas que los usan adquieren nuevas competencias en TIC´s

Sistemas de workflow (o de gestión de flujos de trabajo)

El propósito de los sistemas de workflow, o BPMS - Business Process Management Systems, es acercar personas, procesos y máquinas, con el objeto de reducir tiempo y acelerar la realizaciób de un trabajo.

Existen en el mercado varios productos como sFlowMind, openEDMS, cardiff, sistemas IBM, etc.

Existen muchas metodologías que culminan en la implementación de un sistema de este tipo como son Diagrama de Roles, de colaboración, BPMN, IDEF0, Ciclos de trabajo, etc.

Para recordar…

Inteligencia de Negocios Business Intelligence (BI)

Inteligencia de Negocios BI

Cadena de Valor de la Información

B I

Jerarquia de las Soluciones

Es el proceso que por excelencia extrae, manipula, procesa, combina, explora y analiza los datos para presentarlos como información

Que es Inteligencia de Negocios

Es una estrategia que organiza la informacion estructurada y no estructurada al rededor de temas de negocio, usando habilitantes tecnologicos y de proceso que garanticen la calidad de la misma.

Administracion

Administracion por procesos

Es el proceso de integracion y tratamiento de los datos para convertirlos en información que permita apoyar a la toma de decisiones en la organización.

Que es Inteligencia de Negocios

Jerarquia en la Toma de Decisiones

Beneficios :

• Con información se aumentan las posibilidades de llevar a cabo más y mayores transacciones de venta.

• Entender de una manera más

oportuna las necesidades del entorno.

• Ventaja Competitiva basados en una toma de decisiones más informada.

Cuadro comparativo de las diferentes plataformas

Proceso de Inteligencia de Negocios

Inteligencia de Negocios por procesos:

Mejorar a las organizaciones generando entendimiento del negocio a todos los empleados llevándolos a tomar mejores decisiones, más relevantes y más rápido.

Vision de la Inteligencia de Negocios

Por que usar BI ? Quiero información al día.!!!!!!!! Y que sea confiable, relevante

en

mi Escritorio pero Yaaa…

Por que usar BI ?

VENTAJA COMPETITIVA

TOMA DE DECISIONES

CONOCIMIENTO

INFORMACION

DATO S

INTELIGENCIA DE NEGOCIOS

Que es Data Warehouse ?

• Es un repositorio (deposito) para almacenar y analizar información numérica.

• Es una de las partes centrales de

un sistema de BI • Almacena datos que son

estables y verificables. • Entonces … En que se diferencia

con una base de datos transaccional?

BD transaccional vs. DW

Transaccional Data Warehouse

Se enfoca en soportar actividades Se enfoca en la toma de decisiones

Se enfoca en los detalles Se enfoca en los agregados

Diseñada para una aplicación específica Cubre todo el negocio integrando diversas fuentes de datos

Representa el “Ahora” Representa la “Historia”

Respuestas rápidas para información a nivel de detalle

Respuestas rápidas para información sumarizada

Arquitectura Business Intelligence

Aplicaciones

Procesos de Extracción, Transformación y Carga

Data Mining

• Estadísticas

• Análisis de Tendencias y Comportamientos

• Proyecciones

• Análisis de FCE

• Análisis de Datos Sumarizados

Análisis Multidimensional

Reportes y Consultas

• Análisis del Detalle de

Información

Data Warehouse (Data Mart)

• Modelo del Negocio

Integrado • Repositorio de Información • Metadata

Datos Externos

Data Warehouse o Data Mart ?

“Podemos comenzar construyendo Data Marts con resultados inmediatos,

para no postergar las decisiones de negocios y el análisis de información,

pero hacerlos siempre teniendo una visión integral del negocio”

Teddy Dale

Consultor Internacional

Data Mart Ventas Data Mart

Marketing Data Mart Finanzas

Dw

Herramientas de Análisis

C O N O C. D E L N E G O C I O

Servidor

Base de Datos

Red

Carga

Limpieza

Transformación

Extracción Diseño

Componentes de una solución BI

Qué buscamos con Business Intelligence ?

Dar soporte a la estrategia del Negocio ....

Brindando alta capacidad de análisis

Rápidas respuestas y tiempos de respuesta predecibles

Fácil navegación

Acceso amplio a la información

Bajo costo de posesión

¿Que no es Business Intelligence ?

NO es una tecnología, se apoya en ella

NO da una única solución, se enfoca en la visión y las necesidades de cada negocio

NO brinda un sistema de Tecnología, brinda un medio para analizar la información para gente del negocio

Que puedo hacer con BI? Se puede: • Generar reportes globales o por secciones • Crear una base de datos de clientes

• Crear escenarios con respecto a una decisión • Hacer pronósticos de ventas y devoluciones

• Compartir información entre departamentos • Análisis multidimensionales

• Generar y procesar datos • Cambiar la estructura de toma de decisiones

• Mejorar el servicio al cliente

Áreas donde comúnmente es utilizada BI :

• Ventas: Análisis de ventas; Detección de clientes importantes; Análisis de productos, líneas, mercados; Pronósticos y proyecciones.

• Marketing: Segmentación y análisis de clientes;

Seguimiento a nuevos productos. • Finanzas: Análisis de gastos; Rotación de cartera;

Razones Financieras. • Manufactura: Productividad en líneas; Análisis de

desperdicios; Análisis de calidad; Rotación de inventarios y partes críticas.

- Embarques: Seguimiento de embarques; Motivos por los cuales se pierden pedidos.

GRACIAS!!!!!!!!