Post on 24-Jun-2015
Ahora, para “ir mejor” (incluso conseguir “ir mucho mejor”),necesitamos algo dramáticamente diferente a lo que
hicimos… Ahora necesitamos entrenarnos para jugar un juegototalmente nuevo...Un juego llamado re‐imaginartotalmente nuevo...Un juego llamado re imaginar
Tom Peters, ¡Re‐imagina!, 2004
GESTION DE DOCUMENTOS GESTION DE DOCUMENTOS DE ARCHIVODE ARCHIVODE ARCHIVODE ARCHIVO
Visualizando su aplicación en Sistemas Archivísticos Universitarios
Lic. ARCANGEL EDUARDO SANCHEZ GOMEZLic. ARCANGEL EDUARDO SANCHEZ GOMEZDepartamento de Documentación, Información y Archivo
Facultad de Ciencias‐UCVarcangel.sanchez@ciens.ucv.ve
http://espanol.groups.yahoo.com/group/grupoarbiven
ContenidoContenido
Algunas realidadesg
Que podemos hacer ante esta realidad
Gestión Documental:
Definición
Beneficios
Objetivos
Como aplicar la Gestión Documental
Programa de Gestión de Documentos dePrograma de Gestión de Documentos deArchivo
Norma ISO 15489 para la Gestión de Documentosde Archivo
Situación de la UCV en materia de Gestión deDocumentos de Archivo
Sistema de Gestión de Documentos de Archivo(SIGEDA)( )
Al lid dAl lid dAlgunas realidadesAlgunas realidadesInexistencia en la organización de una unidad, servicio o dependencia encargada de todo lorelacionado con los documentos de archivo
Desorganización de documentos en las oficinas
Acumulación y mala instalación de documentos que influyen sobre su conservación
Existencia de depósitos de documentos (fondos acumulados)
Ausencia de un profesional o profesionales de la información en la planta de RRHH
No se diseñan y aplican lineamientos y herramientas archivísticas (Cuadro de Clasificación,Tablas de Retención Documental, Inventarios, Listados, etc.)
No se registra el ingreso, egreso y paso por los documentos por las oficinas durante sug g , g y p p ptrámite
No se controla la producción de copias de documentos
No se eliminan documentos / Se eliminan documentos sin evaluar su vigencia, valores y uso
d l l h d l ó l d lInexistencia de un reglamento para los archivos de la organización y el uso y manejo de losdocumentos de archivo
No existen manuales de procedimientos ni manuales de documentos administrativos, por lotanto los procedimientos no se han simplificado, normalizado y documentado
Los documentos no han sido normalizados
Entre otros
¿ Qué podemos hacer anteesta realidad?
Sistema de Gestión de Documentos y Archivo
D fi i ió d G tió D t lD fi i ió d G tió D t lDefinición de Gestión DocumentalDefinición de Gestión Documental
Consejo Internacional de Archivos (1984): el área de la gestión administrativa generalj ( ) g gencargada de conseguir economía y eficiencia en la creación, mantenimiento, uso yselección de los documentos, esto es, durante su ciclo de vida completo. Es decir, desde secrea, tramita, organiza o se decide la conservación temporal, conservación permanente oeliminación de un documento
Norma ISO 15489 (2001): Ámbito de la gestión administrativa responsable del controleficiente y sistemático en la creación, recepción, mantenimiento, uso y eliminación de losdocumentos, incluyendo procesos para capturar y mantener la prueba y la información de lasdocumentos, incluyendo procesos para capturar y mantener la prueba y la información de lasactividades y transacciones en forma de documentos.
Ley General de Archivos de la República de Colombia (594‐2000): conjunto de actividadesadministrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de laadministrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de ladocumentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destinofinal, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
óóBeneficios de la Gestión DocumentalBeneficios de la Gestión Documental
Establece una política institucional en materia de gestión de los documentos en laorganización donde se instaure
Determina responsabilidades y competencias en la materia
Facilita la definición, simplificación, documentación y difusión de los procedimientos dela organización y sus directricesla organización y sus directrices
Se Integra en los sistemas administrativos e informáticos de la organización y en susprocesos generales
Permite que se considere a los documentos como un recurso valioso y un activoimportante en la organización
Requiere de un criterio sistemático, coherente y exhaustivo para su gestión
Su finalidad es la de proteger y conservar los documentos como evidencia de los actosd i ió (t ti i d l t ió li d )de una organización (testimonio de las actuación realizadas)
Sirve de apoyo a actividades habituales y a la toma de decisiones posteriores
Actúa como garantía de rendición de cuentas, actuales y futuras: la organización deberíapoder probar mediante sus documentos que realiza sus actividades de acuerdo con elpoder probar mediante sus documentos que realiza sus actividades de acuerdo con elmarco normativo
Llansó (2007) / Norma ISO 15489-1:2001
óóObjetivos de la Gestión DocumentalObjetivos de la Gestión Documental
Simplificación, documentación y difusión de los procesos y procedimientos
Diseño normalizado de los documentos
No creación de documentos innecesarios, duplicidad y presencia deversiones caducas
Registro, control del uso, trámite y circulación de los documentos a través desistemas informáticos o manuales
Organización (clasificación, ordenación y descripción) de los documentos
Conservación e instalación de documentos a bajo coste en los archivos de lainstitución
Valoración, selección y eliminación de documentos que carezcan de valorpara la gestión y el futuro (Salvaguarda del patrimonio histórico ydocumental)
Aseguramiento de la disponibilidad de los documentos esenciales ensituaciones de crisis o emergencia
Cruz Mundet (2006)
¿ Cómo aplicar la Gestión Documental?Documental?
Llansó (2007) / Norma ISO 15489-1:2001
PROGRAMA DE PROGRAMA DE GESTIÓN DEGESTIÓN DEGESTIÓN DE GESTIÓN DE
DOCUMENTOSDOCUMENTOSDOCUMENTOSDOCUMENTOS
Llansó (2007) / Norma ISO 15489-1:2001
P d G tió d D tP d G tió d D tPrograma de Gestión de DocumentosPrograma de Gestión de Documentos
D t i l d t d b d d di i t éDetermina los documentos que deben ser creados en cada procedimiento y quéinformación es necesaria de incluir en ellos
Decide la forma y la estructura con la que los documentos deben ser creados ycapturados y las tecnologías aplicables para su gestióncapturados y las tecnologías aplicables para su gestión
Determina los metadatos que se deben crear con cada documento y en losprocesos documentales y cómo deben ser vinculados y gestionados de formaconstante
Determina los requisitos para recuperar, usar y transmitir documentos durantelos procesos de negocio y por otros posibles usuarios y los plazos de conservaciónnecesarios para cumplirlos
D id ó i l d d l l i iDecide cómo organizar los documentos de manera que se cumplan los requisitosnecesarios para su uso
Evalúa los riesgos que se derivarían de la ausencia de documentos quetestimonien las actividades realizadastestimonien las actividades realizadas
ISO 15489-1:2001
Programa de Gestión de DocumentosPrograma de Gestión de DocumentosPrograma de Gestión de DocumentosPrograma de Gestión de Documentos
Conserva los documentos y se permite el acceso a los mismos a lo largo deltiempo, con objeto de satisfacer las necesidades de la organización y lasexpectativas de la sociedad
Cumple con los requisitos legales y reglamentarios las normas aplicables y laCumple con los requisitos legales y reglamentarios, las normas aplicables y lapolítica de la organización
Garantiza que los documentos se conserven en un entorno seguro
Asegura que los documentos sólo se conserven durante el periodo de tiempoAsegura que los documentos sólo se conserven durante el periodo de tiemponecesario o requerido; y
Identifica y evalúa las oportunidades para mejorar la eficacia, eficiencia o calidadde los procesos, las decisiones y las acciones que puedan derivarse de una mejorcreación o gestión de los documentos
Llansó (2007) / Norma ISO 15489-1:2001
Programa de Gestión de DocumentosPrograma de Gestión de DocumentosPrograma de Gestión de DocumentosPrograma de Gestión de Documentos
Subsistemas Herramientas Funcionales
Herramientas Normativas
Herramientas OperativasFuncionales Normativas Operativas
• Archivo Gestión• Archivo Intermedio• Archivo Histórico
• Control Documental• Clasificación y
Ordenación• Descripción
• Reglamento delSistema de Gestiónde Documentos yArchivo
• Formación deusuarios(Capacitación delRecurso Humano)Descripción
• Instalación y Depósito• Valoración, Selección
y Eliminación• Transferencia de
F d
Archivo• Manual de Normas y
Procedimientos
Recurso Humano)• Cuadro de
Interlocutores(Responsables de losArchivos de laO i ió )Fondos
• Programa deDocumentos Vitales yde Prevención deRiesgos
Organización)
g
Cruz Mundet (2006)
Programa de Gestión de DocumentosPrograma de Gestión de DocumentosPrograma de Gestión de DocumentosSistema de Archivo
Programa de Gestión de DocumentosSistema de Archivo
C j t á i d hi ( tióConjunto orgánico de archivos (gestión,administrativos, intermedio e histórico)vinculados por una dirección central quenormaliza los procesos y políticasp y parchivísticas y focaliza la información en unpunto accesible a la consulta interna yexterna.
Heredia (1991) nos señala que un sistema dearchivo se configura como un conjunto deactividades articuladas a través de una redactividades articuladas a través de una redde centros y de servicios técnicos, paraestructurar la recogida, transferencia,depósito, organización, descripción y
d l dservicio de los documentos
Programa de Gestión de DocumentosPrograma de Gestión de DocumentosPrograma de Gestión de DocumentosHerramientas funcionales
Programa de Gestión de DocumentosHerramientas funcionales
Programa deDocumentos
Vitales
Norma ISO 15489Norma ISO 15489Gestión de DocumentosGestión de Documentos
Norma ISO 15489Norma ISO 15489
Es un referente metodológico y conceptual para el establecimiento de lascaracterísticas de los documentos, instrumentos, sistemas y procesosdocumentales.
S l hit di l l t bl i i t d i i i lSupone el mayor hito mundial en el establecimiento de principios y reglaspara gestión de documentos y archivos, al estar avaladointernacionalmente por el máximo organismo normalizador (ISO)
Es una base para las buenas prácticas en gestión de documentos, útil paratodas las organizaciones, por muy avanzadas y por mucha experiencia quetengan en esa labor.g
Es neutral en cuanto a tecnología, ya que puede aplicarse tanto endocumentos en papel como electrónicos
Llansó (2007)
Norma ISO 15489Norma ISO 15489
Los principios y metodologías contenidas en la norma sirven tanto a lasorganizaciones privadas como públicas, sea cual sea su tamaño, tipo oubicación de la organización, e independientemente del nivel detecnología a utilizar
Los implicados clave en la aplicación de la norma son los altos directivosde las organizaciones, que pueden no estar familiarizados con las ventajasde una buena gestión documental, o no ser conscientes de lasg ,consecuencias de su inexistencia
Proporciona una visión excelente de los conceptos de gestión ded t l t ól d l i f iódocumentos a los tecnólogos de la información
Su objetivo es definir los procesos clave de la gestión de documentos entérminos que el personal de cualquier nivel (incluyendo el de gestión y eltérminos que el personal de cualquier nivel (incluyendo el de gestión y elno técnico) pueda entender
Llansó (2007)
¿ Como estamos en la UCV en materia de Gestión de
Documentos ?Documentos ?
ió d dió d dComo estamos en gestión de documentosComo estamos en gestión de documentos
L UCV M l d N P di i t d tLa UCV no posee Manuales de Normas y Procedimientos que documentenlas diversas actividades que hay que realizar y como han de efectuarse a nivelacadémico y administrativo
Los procesos y procedimientos no están identificados, simplificados yautomatizados
En la mayoría de los casos los procesos y procedimientos administrativos ys
En la mayoría de los casos los procesos y procedimientos administrativos yacadémicos se presentan y difunden a través de circulares, o porconversaciones entre el personal
No se ha instalado en la UCV y en muchas de sus dependencias unidadesNo se ha instalado en la UCV y en muchas de sus dependencias, unidadesencargadas del registro y control de la recepción y envío de documentos en suformato papel (Unidades de Correspondencia y Mensajería). La producción,recepción y envío y trámite de los documentos no se registra y controla deforma centralizada
ió d dió d dComo estamos en gestión de documentosComo estamos en gestión de documentos
Se realizan gestiones que muchas veces han de ser devueltas al interesado através de reparos, por el no cumplimiento de un procedimiento, de la consignaciónadecuada de recaudos, o la utilización inadecuada de formatos de documentos, o laelaboración de documentos con información no pertinente, entre otros aspectos
No podemos informar a un miembro de la comunidad universitaria por donde vala tramitación de una gestión
No hay manera de recuperar información sobre los trámites académicos ys
y p yadministrativos realizados. Se depende de la memoria del personal para buscar losdocumentos que se han tramitado
No existe un control manual o automatizado de los trámites académicos yNo existe un control manual o automatizado de los trámites académicos yadministrativos, por lo que muchos se realizan de forma extemporánea,incumpliendo con las normativas nacionales y universitarias
ió d dió d dComo estamos en gestión de documentosComo estamos en gestión de documentos
Los formatos de los documentos (tipos documentales) no se han normalizado,por lo que para la realización de los diversos trámites se utilizan en su mayoría losoficios y memorándums y no tipos documentales diseñados específicamente paracada trámite a realizar
A pesar que en muchas dependencias existe un Archivo Central, no se haconsolidado un Sistema de Archivo y un Sistema de Gestión de Documentos deArchivo
s Se acumulan grandes cantidades de documentos en las oficinas, los cuales seorganizan en muchos casos de forma empírica
No se eliminan documentos que vayan perdiendo valor, vigencia y usoNo se eliminan documentos que vayan perdiendo valor, vigencia y uso
No se transfieren documentos con valor histórico para su conservaciónpermanente a un Archivo Histórico (Salvaguarda del Patrimonio Histórico yDocumental)Documental)
Hay razones para ir hacia un….
Sistema de Gestión deSistema de Gestión deDocumentos y Archivos
i d ió d hii d ió d hiSistema de Gestión de Documentos y ArchivoSistema de Gestión de Documentos y Archivo
La Facultad de Ciencias posee un Sistema de Archivo el cual poco a poco seLa Facultad de Ciencias posee un Sistema de Archivo el cual poco a poco seestá consolidando a través de la normalización de los procesos archivísticos, laorganización de los documentos en las distintas dependencias, la transferencia dedocumentos de valor histórico al Archivo Histórico de la Facultad, la eliminación dedocumentos que han perdido valor, vigencia y uso y la capacitación del RRHH
Departamento de DocumentaciónInformación y Archivo
sSistema de Gestión de Documentos y
Archivo (SIGEDA)
Archivos de Gestión
Archivos Administrativos
Centro de Documentación e Información Administrativa
ArchivoGeneral
ArchivoIntermedio
ArchivoHistórico
i d ió d hii d ió d hiSistema de Gestión de Documentos y ArchivoSistema de Gestión de Documentos y Archivo
La Facultad de Ciencias posee un CentroLa Facultad de Ciencias posee un Centrode Computación con personal altamentecapacitado para el diseño de sistemas yaplicaciones que apoyen la automatizaciónde los procesos, la producción de tiposdocumentales normalizados y el registro ycontrol de los trámites
s La Facultad de Ciencias posee unaadecuada plataforma tecnológica para eldesarrollo del Sistema de Gestión deD h h d h dDocumentos, hasta ahora desaprovechada
i d ió d hii d ió d hiSistema de Gestión de Documentos y ArchivoSistema de Gestión de Documentos y Archivo
En que estamos trabajando en el Sistema de Gestión de Documentos y Archivo:
Normar el sistema (Reglamento)
Diseñar una política y lineamientos a seguir
Establecimiento, simplificación y documentación de los procedimientos (Manuales de
Procedimientos)
Normalización de tipos documentales
Diseño de una aplicación informática para la elaboración de los documentos, registro de sus
s metadatos y el control de la tramitación, permitiendo a sus usuarios producir documentos y
realizar trámites de forma secuencial a partir del proceso y procedimiento establecido
Diseño y aplicación de las operaciones técnicas de archivo: identificación, valoración,
clasificación, ordenación, transferencia, selección, eliminación y/o conservación permanente
Prever la utilización a futuro de documentos electrónicos en la organización
Digitalización de documentos vitales / Preservación y resguardo de documentos vitales
Gestión de depósitos
Re-imaginar
Procedimientos Administrativos
Catálogo de Procedimientos Manuales de Procedimientos
SIGEDASIGeDA
Normalización de los Tipos Documentales
Identificación y
Catálogo de DocumentosManuales de Documentos Administrativos
Producción
Recepción Externa
Registro y Control
Identificación yValoración de
Series
Creación Interna Catálogo deSeries
Documentalesg yEntrada, Salida y Trámite de Documentos
Organización
Clasificación Ordenación DescripciónClasificación Ordenación Descripción
Instalación
Preservación
Cuadro deClasificación
ISAD‐G / ISAAR (CPF)ISDF /ISIAH
Inventarios, Censos,Listas, Índices
Guías, Catálogos
Selección
, g
ConservaciónTemporal
ConservaciónPermanente
Eliminación
Tabla de Retención Documental
Retención
TransferenciasRegistro y ControlSistema de Archivo
Sánchez, Arcángel©2009
ESTUDIO DE IDENTIFICACIÓN DE SERIES DOCUMENTALES
1.‐Datos de identificación de la serie:
1.1.‐ Denominación:
1.2.‐ Definición:
2.‐ Legislación:
2.1.‐ General:
2.2.‐ Específica:
3.‐ Unidad administrativa productora:
4.‐ Trámite administrativo y documentos básicos que forman el expediente1:
5.‐ Ordenación de la serie:
6.‐ Series relacionadas:
7.‐ Documentos recapitulativos y publicaciones íntegras o parciales:
8.‐ Propuesta de Calendario de Conservación:
8.1.‐ Valoración de la serie documental2:
Valor de la Serie X Razones Valor Administrativo Aquel que tienen los documentos para la administración que los ha
producido, como testimonio de sus procedimientos y actividades. Permanecerá mientras la serie y sus documentos tengan vigencia administrativa
Valor Legal Aquél que pueden tener los documentos para servir como testimonio ante la Ley
Valor Jurídico Aquél del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por el derecho común
Valor Fiscal Aquél que tienen los documentos que pueden servir de testimonio
1 Destacar en cursiva los tipos documentales 2 Marque con un (X) la casilla del valor identificado de la serie, elimine el texto referencial y escriba las razones por las cuales la serie posee dicho valor.
del cumplimiento de obligaciones tributarias Valor Contable o Financiero
Aquél que tienen los documentos que pueden servir de explicación o justificación de operaciones destinadas al control presupuestario
Valor Histórico Aquél que posee un documento como fuente primaria para la historia Valor Informativo Aquél que sirve de referencia para la elaboración o reconstrucción de
cuales quiera actividades de la Administración. Permanecerá ya que es testimonio de la actividad administrativa de la institución y/o dependencia
Valor Científico‐Técnico
Aquél que tienen los documentos que pueden servir como muestra del desarrollo de la actividad científica de la institución y el país
8.2.‐ Propuesta de Conservación y/o Eliminación:
Ejemplar Principal Tipos Documentales Soporte Tipo de Muestreo Plazo Conservación Total Eliminación Parcial Eliminación Total Ejemplar Secundario
Tipos Documentales Soporte Tipo de Muestreo Plazo Conservación Total Eliminación Parcial Eliminación Total 9.‐ Soportes Alternativos: 10.‐ Acceso:
Tipo de Acceso X Normas y Especificaciones para el Acceso Restringido Exige informe previo 25 años o más Libre Acceso 11.‐ Observaciones:
Cuadro de Clasificación FuncionalCuadro de Clasificación Funcional‐‐UnificadoUnificado
1 GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS
1.1 Desarrollo de recursos humanos
1.1.1 Descripción de puestos de trabajo
1.1.2 Expedientes de evaluación del desempeño
1.1.3 Expedientes personales
1.1.4 Expedientes de selección de personal
1.1.5 Circulares y notas internas
1.2 Administración del personal
1.2.1 Nóminas
1.2.2 Certificados IRPF
1.2.3 Seguros sociales (TC-1 y TC-2)
1.2.4 Relaciones con Mutuas de Accidentes
1.2.5 Partes de alteraciones (permisos y vacaciones)
1.2.6 Partes de confirmación (incapacidades temporales) ( p p )
1.2.7 Partes de accidentes de trabajo
1.3 Relaciones laborales
1.3.1 Convenios laborales
1.3.2 Expedientes de elecciones sindicales
1.3.3 Expedientes de sanciones (inspecciones de trabajo) 1.3.3 Expedientes de sanciones (inspecciones de trabajo)
1.3.4 Expedientes de demandas
1.4 Formación
1.4.1 Planes de formación
1.4.2 Expedientes de cursos de formación
1 5 Prevención de riesgos laborales 1.5 Prevención de riesgos laborales
1.5.1 Programas de prevención
1.5.2 Estudios de evaluación de riesgos
1.5.3 Planificación de acciones preventivas
UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA FACULTAD DE CIENCIAS
DEPARTAMENTO DE DOCUMENTACIÓN, INFORMACIÓN Y ARCHIVO Página: ___ / ____
Fecha de Aprobación: ___ /___ /____
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Abreviaturas: Orig: Original A: Administrativo F: Fiscal T: Técnico P: Permanente S: Selección AG: Archivo de Gestión Cop: Copia L: Legal C: Contable H: Histórico Tem: Temporal D:Digitalización AC: Archivo Central I: Informativo E: Eliminación AH: Archivo Histórico PP: Plazo Precaucional
Unidad Administrativa: CENTRO DE COMPUTACIÓN DE LA FACULTAD DE CIENCIAS DE LA UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA
Código
Tradición
Doc.
Nombre de la Serie Nombre de la Subserie
Valores
Custodia
Períodos de Retención en años
Base Legal Procedimientos
Orig Cop A L F C T H I P Temp E S D AG AC AH PP
X Expedientes de Actas
de Sesiones del Consejo Universitario
X X X 2
Al término de la retención eliminar en el Archivo de Gestión
X Expedientes de Actas de Sesiones de los
Consejos de Escuela X X X 2
Al término de la retención eliminar en el Archivo de Gestión
X
Expedientes de Actas de Sesiones de la
Comisión de Investigación
X X X 2
Al término de la retención eliminar en el Archivo de Gestión
X
Expedientes de Actas de Sesiones de Reuniones de
Dependencias de la Facultad
X X X 5 15 X
Al término de la retención en el Archivo de Gestión remitir al Archivo Central e Histórico en donde se conservarán permanentemente